Przejdź do głównej zawartości

Obecność Pracowników

Kontrola i Zmiana Obecności​

Możesz sprawdzić, którzy z Twoich pracowników mają otwarte zmiany i kiedy je rozpoczęli, a także zobaczyć ich obecność na wybrany dzień. W tym celu stuknij > Edytuj obecność. W nowym oknie możesz zmienić i zatwierdzić obecność pracownika, przejść do jego strony osobistej lub rozpocząć jego zmianę.

Domyślnie okno podglądu obecności wyświetla szczegóły bieżącego dnia na podstawie faktycznego czasu wejścia wszystkich pracowników, ich zaplanowanych zmian oraz naliczonych godzin pracy. Wybrany dzień można zmienić, stukając przyciski < lub > lub korzystając z kalendarza, który otwiera się po kliknięciu przycisku z datą.

Okno podglądu obecności pokazuje listę pracowników oraz informacje o ich obecności i zmianach. System wyświetli następujące informacje o każdym pracowniku na wybrany dzień:

  • Imię i stanowisko.
  • Czas obecności (po prawej stronie nazwy pracownika).
  • Zaakceptowane (Wejście, Wyjście). Potwierdzony czas wejścia i wyjścia. Można zarejestrować wiele obecności. Jeśli zmiana nie jest zamknięta, pole Wyjście będzie miało znak myślnika; jeśli w danym dniu nie zarejestrowano obecności, pojawi się komunikat Brak obecności. Czas wejścia/wyjścia przypadający poza wybranym dniem będzie oznaczony gwiazdką.
  • Naliczono (Czas, Typ). Naliczone godziny pracy w ramach tej obecności oraz zasada rozliczenia (patrz poniżej).
  • Harmonogram (Wejście, Wyjście). Początek i koniec zaplanowanej zmiany lub brak zaplanowanych zmian.
  • Notatka. Powody kar, np. Spóźnione wejście, Wcześniejsze wyjście lub Nieobecność.

Szczegóły obecności są podawane w różnych kolorach.

  • Zaakceptowane obecności są zielone.
  • Otwarte obecności są żółte.
  • Problemowe obecności (np. spóźnione wejście, nieobecność, poza harmonogramem, nadgodziny) są różowe.
  • Komentarze do problemowych obecności są czerwone.

Możesz grupować/odgrupowywać listę pracowników według stanowiska. W tym celu stuknij Grupuj. Przycisk zmieni kolor na żółty po stuknięciu, a lista zostanie pogrupowana.

W lewym górnym rogu tabeli znajdują się przyciski do filtrowania danych według obecności i zmian. Poniżej widoczny jest przycisk Wszystkie Stanowiska oraz przyciski z nazwami stanowisk. Po lewej stronie nazwy widoczna jest liczba pracowników na danym stanowisku. Te przyciski służą do filtrowania danych według stanowiska.

Domyślnie system pokazuje wszystkie obecności – aktywowany jest przycisk Wszystkie obecności. Aby filtrować dane według pracowników, którzy się zameldowali lub wymeldowali, stuknij odpowiedni przycisk. Oprócz filtra według obecności (Wszystkie/Otwarte/Zamknięte obecności) możesz ustawić dodatkowe warunki wyboru pracowników z obecnością lub przypisanymi zmianami (dostępne przyciski Obecność dostępna i Zmiany dostępne w harmonogramie).

Możesz wykluczyć niepotrzebne stanowiska, stukając przyciski z nazwami. Takie przyciski zostaną dezaktywowane (na szaro). Aby wrócić do informacji o wszystkich pracownikach, kliknij Wszystkie Stanowiska, a przyciski stanowisk zostaną podświetlone na żółto.

Zatwierdzanie Obecności​

Wybierz datę w oknie podglądu obecności. Aby zatwierdzić obecność pracownika, kliknij odpowiedni wiersz.

OBSZAR HARMONOGRAMU w górnej części okna podręcznego pokazuje szczegóły dotyczące zaplanowanych na ten dzień zmian, a także powody kar lub nieobecności, jeśli występują.

OBSZAR OBECNOŚCI poniżej pokazuje faktyczne i zatwierdzone godziny obecności na ten dzień:

  • GODZINY FAKTYCZNE. Czas wejścia i wyjścia. Jeśli zmiana jest otwarta, pole Wyjście będzie miało znak myślnika. Czas wejścia/wyjścia przypadający poza wybranym dniem będzie oznaczony gwiazdką. Jeśli obecność została ręcznie utworzona przez menedżera, to pole będzie puste.

     

    Jeśli pracownik jeszcze nie wymeldował się, ta obecność nie może zostać zatwierdzona. W tym celu musisz wymusić zamknięcie takiej zmiany, stukając Zamknij otwarte obecności i dopiero wtedy ją zatwierdzić.

  • ZATWIERDZONE. Potwierdzone godziny wejścia i wyjścia. Można zarejestrować wiele obecności. Jeśli zmiana jest otwarta, pole Wyjście będzie miało znak myślnika.

  • ZASADA ZATWIERDZANIA. Zasada zarządzania czasem pracy. Dostępne są następujące opcje:

    • Według harmonogramu. Naliczane będą tylko te godziny zatwierdzone, które przypadają na co najmniej jedną zaplanowaną zmianę.
    • Według czasu. Naliczany będzie cały zatwierdzony czas.
    • Nie zatwierdzaj. Obecność nie zostanie zatwierdzona.

W zależności od harmonogramu pracy pracownika (według harmonogramu lub elastyczny), w kolumnie ZASADA ZATWIERDZANIA dostępne będą przyciski Według harmonogramu lub Według czasu. Jeśli pracownik pracuje według harmonogramu, jego godziny pracy mogą być zatwierdzone w ramach harmonogramu lub wcale nie zatwierdzone. W przypadku elastycznego harmonogramu może być zatwierdzony według czasu lub wcale nie zatwierdzony.

Aby naliczyć godziny pracy dla danej obecności, wybierz wymaganą zasadę zarządzania czasem pracy, kolejno stukając przyciski Według harmonogramu/Według czasu oraz Nie zatwierdzaj.

  • GODZINY ZATWIERDZONE. Naliczone godziny pracy w ramach obecności.

W prawym dolnym rogu widoczna jest łączna liczba naliczonych godzin dla obecności pracownika w wybranym dniu. Po zmianie obecności pracownika stuknij OK.

Jeśli godziny obecności lub łączna liczba godzin obecności pracownika zarejestrowanej w dniu rozliczeniowym przekroczą maksymalną dozwoloną wartość, system wyświetli komunikat o błędzie podczas potwierdzania.

Maksymalną liczbę godzin zmiany można ustawić na karcie Zarządzanie Czasem Pracy w Ustawieniach Sklepu w Syrve Office.

Wymuszone Wyjście​

Jeśli pracownik opuścił pracę bez zarejestrowania tego faktu, możesz wymusić jego wyjście.

  1. W oknie edycji obecności stuknij Zamknij otwarte obecności i przesuń kartę z przypisanym uprawnieniem „Wymuszone wyjście” (F_KIS).
  2. System wpisze aktualny czas w polu Wyjście kolumny GODZINY FAKTYCZNE. Jeśli kilka zmian jest otwartych, po ich zamknięciu zostaną one połączone w jedną obecność o maksymalnym czasie trwania.

Możesz zamknąć lub otworzyć zmianę dowolnego pracownika z jego strony osobistej. W tym celu stuknij przycisk Strona Osobista. Zobacz artykuł Strona Osobista.

Dodawanie Obecności​

W razie potrzeby możesz dodać jedną lub więcej obecności dla pracownika na wybrany dzień.

  1. W oknie edycji obecności stuknij Dodaj obecność i przesuń kartę z przypisanym uprawnieniem „Wymuszone wyjście” (F_KIS).
  2. W oknie podręcznym ustaw wymagany czas rozpoczęcia i zakończenia. Możesz określić czas rozpoczęcia i czas trwania, a czas zakończenia zostanie ustawiony automatycznie. Przy ustawianiu czasu używaj strzałek w górę/w dół oraz przycisków z cyframi. Do dodania komentarza użyj klawiatury ekranowej.
  3. W razie potrzeby wpisz komentarz i stuknij OK.
  4. Po dodaniu wszystkich niezbędnych wejść dla wybranego dnia stuknij OK.

Edycja Obecności​

Możesz zmienić obecność na wybrany dzień.

  1. W oknie edycji obecności stuknij datę w kolumnie ZATWIERDZONE.
  2. W oknie podręcznym ustaw wymagany czas rozpoczęcia i zakończenia.
  3. W razie potrzeby wpisz komentarz i stuknij OK.
  4. Po ustawieniu wszystkiego stuknij OK.

Usuwanie Obecności​

W razie potrzeby możesz anulować obecność pracownika na wybrany dzień.

  1. W oknie edycji obecności stuknij odpowiednią obecność w kolumnie ZATWIERDZONE.
  2. W oknie podręcznym stuknij Usuń obecność.
  3. Potwierdź usunięcie, stukając OK.
  4. Po usunięciu stuknij OK.

Z okna edycji obecności możesz przejść do strony osobistej pracownika i sprawdzić, ile zarobił w ramach potwierdzonego czasu oraz wymusić zamknięcie lub otwarcie jego zmiany.

Możesz otrzymywać aktualizacje dotyczące czasu wejścia/wyjścia każdego pracownika i edytować ich obecność w Syrve Office.

Rejestrowanie Godzin Pracy​

Informacje o obecności są przesyłane z Syrve POS na serwer i zapisywane w dzienniku obecności Syrve Office. Jeśli w użyciu jest wiele terminali POS i pracownicy zapominają się wymeldować, na serwerze mogą gromadzić się otwarte obecności, co może powodować awarie systemu.

W takim przypadku możesz wyłączyć wymianę danych. W tym celu przejdź do Narzędzia > Operacje awaryjne i stuknij Nie używaj terminala do rejestrowania godzin pracy. Po włączeniu lub wyłączeniu tej opcji osobiste zmiany otwarte na tym terminalu zostaną automatycznie zamknięte i nie zostaną zapisane na serwerze. Aktualny użytkownik zostanie wymeldowany, a terminal zablokowany. Aby włączyć rejestrowanie godzin pracy, musisz mieć uprawnienie „Wymuszone wyjście”.

Raport Obecności​

Jeśli masz odpowiednie uprawnienia, możesz uruchomić i wydrukować raport Obecności Pracowników na dzień lub okres księgowy. W tym celu przejdź do Zaawansowanego Menu, wybierz Raporty, a następnie wybierz Raporty Niestandardowe > Obecność Pracowników.

Po prawej stronie ekranu zobaczysz raport pokazujący obecność (oraz komentarze, jeśli zostały dodane przez menedżera) na dzień księgowy na wszystkich terminalach. Możesz ustawić datę lub okres raportu oraz określić, czy raport ma zawierać niezamknięte obecności, obecności rozpoczęte przed okresem oraz obecności zakończone po okresie. Czas rozpoczęcia/zakończenia obecności przekraczający określony okres będzie oznaczony gwiazdką.