Bazy danych

Przegląd

Bazy danych to sekcje aplikacji zawierające dane pogrupowane według wspólnego tematu i struktury, na przykład Jednostki miary lub Kategorie listy magazynowej. Baza danych może być wstępnie wypełniona lub w pełni dostosowana przez użytkowników. Dane z baz danych są wykorzystywane w różnych dokumentach, takich jak faktury zakupowe, zapisy kulinarne i inne, oraz w procesach, takich jak sprzedaż i likwidacje, co przyczynia się do ich dokładności i spójności.

Bazy danych znajdują się w Ustawienia systemu i konserwacja > Ustawienia systemu. W biurze internetowym dostępnych jest kilka grup baz danych:

• Lista magazynowa
• Sprzedaż detaliczna
• Cennik

Przyjrzyjmy się każdej z nich bliżej.

 

Użytkownicy planu podstawowego mają dostęp do następujących baz danych: Kategorie listy magazynowej, Rozmiary oraz Źródła zamówień.

Lista magazynowa

Sekcja Lista magazynowa zawiera następujące bazy danych:

• Jednostki miary. Lista jednostek miary używanych w całym systemie do śledzenia pozycji na liście magazynowej, takich jak produkty i przedmioty. Domyślnie baza ta zawiera już najczęściej używane jednostki miary, takie jak kilogramy i litry. Możesz jednak dodać także inne jednostki.

• Kategorie księgowe. Kategorie te grupują pozycje listy magazynowej według kluczowych cech, takich jak typ usługi lub ogólne właściwości. Ponadto kategorie księgowe są przydatne w raportach.

  W typowym pakiecie Syrve baza ta zawiera już najczęściej spotykane kategorie księgowe, takie jak Produkt lub Serwis, ale zawsze możesz dodać własne.

• Kategorie listy magazynowej. Ta klasyfikacja pozycji, składników i innych elementów listy magazynowej jest używana jako filtr w raportach. Na przykład mogą to być Desery, Kawa, Ciasta itd. 

• Kategorie podatkowe. Ta baza zawiera stawki VAT, które są następnie wykorzystywane w ustawieniach księgowych sklepu.

• Alergeny. Lista produktów spożywczych mogących wywołać reakcje alergiczne. Domyślnie baza zawiera już najczęstsze alergeny, ale możesz dodać inne używane w Twoim sklepie.

• Producenci. Każdy element listy magazynowej może mieć dodatkowo skonfigurowany atrybut — kraj pochodzenia. Atrybut ten może być później używany w szczegółowych raportach. Kraj produkcji może być również drukowany na fakturach VAT, natomiast dane producenta na paragonach i etykietach cenowych.

• Rozmiary. Niektóre pozycje menu dostępne są w różnych rozmiarach. Rozmiar definiuje ostateczny koszt pozycji oraz ilość użytych składników, które następnie są odpisywane. Użyj tej bazy do tworzenia wielu rozmiarów pozycji. Na przykład Espresso może występować w różnych rozmiarach: Mały, Średni i Duży.

• Tagi niestandardowe — atrybuty analityczne lub właściwości przypisane do pozycji, które pozwalają podzielić je na grupy, uzyskać lepszą analizę sprzedaży i szybko znaleźć pozycje na POS. Możesz także dodawać tagi, takie jak „Ostre”, „Nowość”, „Promocja” i inne, aby lepiej promować swoje pozycje na stronach internetowych i aplikacjach oraz wyróżniać je na ekranach klientów i cyfrowych tablicach reklamowych. Użyj tagów niestandardowych, aby śledzić najpopularniejsze pozycje w Twoim sklepie, sortując raporty sprzedaży.

Sprzedaż detaliczna

Baza danych Sprzedaż detaliczna składa się z następujących sekcji:

• Źródła zamówień. Pokazuje szczegóły wszystkich kanałów sprzedaży używanych w sklepie. Dane te są wykorzystywane do tworzenia prognoz, generowania zamówień zewnętrznych, tworzenia raportów oraz w usłudze Cloud API.

• Koncepcje. Koncepcja to atrybut analityczny używany do uzyskania szczegółów sprzedaży, przychodów i wydatków sklepów w ramach różnych koncepcji. Na przykład, dzieląc marki w jednej firmie, możesz utworzyć kilka koncepcji, nadając im określone nazwy marek. Lub dzieląc typy usług w jednej lokalizacji, możesz stworzyć takie koncepcje jak Bar, Na wynos i Na miejscu. Koncepcje są używane w dokumentach inwentaryzacyjnych, w rejestrach kontrahentów oraz w ustawieniach POS.

• Typ zamówienia. To wygodny sposób na rozdzielenie zamówień w zależności od rodzaju dostawy lub miejsca konsumpcji. Pozwala także na generowanie szczegółowych raportów, takich jak raporty OLAP sprzedaży dla kilku sklepów w sieci, oraz na ustawianie różnych stawek podatkowych dla typów usług; na przykład stawka dla na wynos jest zazwyczaj niższa niż dla konsumpcji na miejscu.

• Typy wpłat/wypłat służą do rejestrowania wpłat i wypłat gotówki dokonanych przy kasie, które nie są związane bezpośrednio ze sprzedażą oraz do rejestrowania przepływów gotówkowych w Planie kont. Przy wypłacie gotówka jest przenoszona z konta głównego na konto korespondujące, a odwrotnie przy wpłacie. Syrve POS może być używany do rejestrowania wypłat gotówki (pieniądze przekazane kelnerowi), przelewów gotówki z sejfu do banku (zbiórka gotówki) oraz zaliczek dla dostawców.

• Powód usunięcia. Podczas pracy z zamówieniami czasami konieczne jest usunięcie pozycji, które zostały już wysłane do kuchni lub dla których wydrukowano już rachunek dla gościa. Takie sytuacje mogą wystąpić z powodu błędu pracownika restauracji, anulowania zamówienia przez gościa itp. Powód usunięcia określa, czy dana pozycja zostanie odpisana ze stanu magazynowego, czy nie.

  Domyślnie istnieją dwa główne typy usunięcia: Z odpisem i Bez odpisu. W razie potrzeby możesz ustawić inne powody usunięcia.

• Opłata serwisowa. Ta baza zawiera zasady księgowe dotyczące specjalnych rabatów i dopłat. Takie rabaty mogą być wymogiem prawnym, a dopłaty służą jako opłata za usługi.

  Opłata serwisowa określa rabat lub dopłatę oraz usługę, które powinny do siebie odpowiadać. Jeśli do zamówienia zostanie dodany rabat, system generuje zapis przyjęcia usługi, a dla dopłaty zapis świadczenia usługi. Konto określone w ustawieniach opłaty serwisowej jest wstawiane do zapisu; wszystkie kwoty opłaty trafiają na to konto. Komentarz do zapisu wskazuje terminal oraz datę i godzinę wygenerowania zapisu. Ten zapis można edytować po zamknięciu zmiany kasy.

  Domyślnie istnieją dwie opłaty za zaokrąglenie, których nie można usunąć: Zaokrąglenie ceny jednostkowej na korzyść gościa oraz Zaokrąglenie na korzyść gościa. Opłata za dopłatę serwisową jest dodawana ręcznie.

• Typy płatności. Ta baza zawiera różne typy płatności akceptowane przez lokal — takie jak gotówka, bezgotówkowe, karty bankowe oraz niestandardowe typy płatności (np. dla integracji z agregatorami), a także płatności pokrywane przez lokal.

• Rabaty i dopłaty. Ta baza pozwala na dodawanie, edytowanie i usuwanie rabatów i dopłat stosowanych w lokalu. Domyślnie zawiera cztery typy, których nie można edytować ani usuwać:

  • Zaokrąglenie ceny jednostkowej na korzyść gościa

  • Zaokrąglenie na korzyść gościa

  • Zaokrąglenie ceny pozycji w dół (rabat) na paragonie podczas dzielenia pozycji

  • Zaokrąglenie ceny pozycji w górę (dopłata) na paragonie podczas dzielenia pozycji

Na karcie Ograniczenia możesz określić tryb obsługi, do którego ma zastosowanie rabat lub dopłata, oraz ustawić harmonogram, włączając opcję Stosuj tylko w następującym okresie.

Utworzone rabaty i dopłaty mogą być stosowane do całkowitej wartości zamówienia lub do kwoty po odliczeniu innych rabatów. Możesz także określić, do której kategorii pozycji ma być stosowany rabat/dopłata — lub zastosować go do wszystkich kategorii. Opcje te konfiguruje się na karcie Wartość i typ.

Na karcie Miejsca sprzedaży możesz dezaktywować rabat i określić, do których restauracji w sieci ma on zastosowanie.

 

Rabaty i dopłaty tworzone w aplikacji Syrve są dostępne dla wszystkich typów płatności.

Baza danych Cennik

Sekcja Cennik składa się z następujących baz danych:

• Kategorie cenowe ustalają różne opcje cenowe dla pozycji w oparciu o warunki sprzedaży. Są to szablony z określonym rabatem lub dopłatą używane do ustalania specjalnych cen na produkty i usługi. Na przykład możesz utworzyć takie kategorie cenowe jak Bankiet lub Szczęśliwa godzina, aby zmienić cenę pozycji zamawianej w określonych godzinach lub podczas bankietu. 

• Kategorie cenowe są używane:

  • W aktualizacjach cen: przy ustalaniu cen pozycji dla różnych sekcji sklepu;
  • W rozliczeniach z kontrahentami: dla różnych kategorii gości, pracowników lub dostawców;
  • W programach lojalnościowych: kategorie cenowe mogą być przypisane do kart lojalnościowych.

• Okres ważności. Ta baza definiuje dostępność menu zewnętrznego — okres czasu, w którym klienci mogą zamawiać pozycje z niestandardowego menu zewnętrznego, na przykład „Śniadanie” dostępne tylko od 8:00 do 11:00.

Baza danych Finansów

Grupa Finanse zawiera następujące bazy danych:

• Plan kont **Ta baza danych pozwala na konfigurowanie kont używanych do księgowości. Konta są zorganizowane w cztery grupy: Aktywa, Pasywa, Przychody/Koszty oraz Kapitał własny. Domyślnie system zawiera prekonfigurowane typy kont powszechnie używane w branży restauracyjnej.

Możesz tworzyć nowe konta lub podkonta w każdej grupie. Grup kont nie można usuwać, ale poszczególne konta tak — z wyjątkiem kont Inwentaryzacji, które są usuwane automatycznie po usunięciu powiązanego magazynu. Plan kont można wyeksportować w formacie Excel.

 

Konta inwentaryzacyjne są tworzone automatycznie po dodaniu magazynu. W sieciowych lokalizacjach użytkownicy z uprawnieniami do przeglądania baz danych mogą widzieć konta inwentaryzacyjne tylko dla miejsc, w których są wskazani jako odpowiedzialni w swoim profilu pracownika.

• Elementy przepływów pieniężnych (CF Items)

  **Ta baza danych zawiera listę elementów używanych w operacjach przepływów pieniężnych. Są one wykorzystywane do generowania raportów przepływów pieniężnych. Elementy są pogrupowane w trzy typy aktywności: Finanse, Inwestycje oraz Operacje. Nie można tworzyć nowych typów aktywności.

  Przy dodawaniu nowego elementu CF należy przypisać go do jednej z trzech dostępnych grup. Elementy można usuwać, jeśli nie są już potrzebne, lub duplikować z nową nazwą i kodem.

Zarządzanie bazami danych

Uprawnienia

Pracownikom przydzielane są uprawnienia do obsługi baz danych zgodnie z ich rolami w sklepie.

Aby ustawić uprawnienia:

1. Przejdź do sekcji Ustawienia systemu i konserwacja.
2. Wybierz Ustawienia ogólne > Uprawnienia.
3. Rozwiń listę Bazy danych.

Tabela zawiera uprawnienia dla każdej grupy baz danych:

1. Podgląd — użytkownik może przeglądać wszystkie bazy danych z grupy. 
2. Edycja — użytkownik może tworzyć, edytować, kopiować, usuwać i przywracać elementy bazy danych w grupie.

Aby edytować bazę danych, użytkownik musi mieć uprawnienia zarówno do podglądu, jak i edycji.

Aby nadać uprawnienia, zaznacz pola na przecięciu wiersza uprawnienia i kolumny roli użytkownika. Kliknij Aktualizuj. Poniżej znajduje się przykład ustawiania uprawnień dla bazy danych listy stanów magazynowych:

Obsługa elementów bazy danych

We wszystkich bazach danych możesz dodawać, edytować, kopiować i usuwać elementy, przeglądać i przywracać usunięte elementy oraz eksportować je do Excela. Przyjrzyjmy się bliżej tym działaniom na przykładzie bazy danych Kategorie cen.

Dodawanie

Aby dodać nową kategorię cen:

1. Przejdź do Cennik > Kategorie cen.
2. Kliknij .
3. Wprowadź Nazwa i Kod.
4. Włącz opcję Ustaw ręcznie, jeśli dotyczy.
5. Kliknij Dodaj.

Edytowanie

Aby edytować wybraną kategorię cen:

1. W Cennik > Kategorie cen wybierz wymaganą kategorię.
2. Edytuj pola Nazwa i Kod.
3. W razie potrzeby włącz lub wyłącz pole wyboru Ustaw ręcznie.
4. Kliknij Zapisz.

Kopiowanie

Aby skopiować wybraną kategorię cen:

1. Wybierz wymaganą kategorię i kliknij .
2. W oknie podręcznym zmień informacje w polach Nazwa i Kod.
3. W razie potrzeby włącz pole wyboru Ustaw ręcznie.
4. Kliknij Zapisz.

Usuwanie

Aby usunąć kategorię cen z listy:

1. Wybierz wymaganą kategorię i kliknij .
2. Potwierdź usunięcie.

Przeglądanie i przywracanie usuniętych elementów

Aby wyświetlić usunięte kategorie cen, włącz opcję Pokaż usunięte, jeśli jest wyłączona.

Aby przywrócić usunięte kategorie, kliknij  w odpowiednim wierszu.

Eksport do Excela

Możesz wyeksportować wszystkie elementy bazy danych do pliku Excel. Aby to zrobić, kliknij . Plik Kategorie cen.xlsx zostanie pobrany automatycznie.

 

Jeśli baza danych jest pusta, opcja eksportu do Excela jest wyłączona.