Frekwencja Pracowników

Kontrola i Zmiana Frekwencji

Możesz sprawdzić, którzy z Twoich pracowników mają otwarte zmiany i kiedy je rozpoczęli, a także zobaczyć ich frekwencję na konkretną datę. W tym celu stuknij > Edytuj frekwencję. W nowym oknie możesz zmienić i zaakceptować frekwencję pracownika, przejść do jego strony osobistej lub rozpocząć jego zmianę.

Domyślnie okno podglądu frekwencji wyświetla szczegóły bieżącego dnia na podstawie rzeczywistego czasu wejścia wszystkich pracowników, ich zaplanowanych zmian oraz uwzględnionych godzin pracy. Wybraną datę można zmienić, stukając przyciski < lub > lub korzystając z kalendarza, który otwiera się po kliknięciu przycisku z datą.

Okno widoku frekwencji pokazuje listę pracowników oraz informacje o ich frekwencji i zmianach. System wyświetli następujące informacje o każdym pracowniku na wybrany dzień:

• Imię i stanowisko.
• Czas frekwencji (po prawej stronie od imienia pracownika).
• Zaakceptowane (Wejście, Wyjście). Potwierdzony czas wejścia i wyjścia. Można zarejestrować wiele frekwencji. Jeśli zmiana nie jest zamknięta, pole Wyjście będzie miało znak myślnika; jeśli w danym dniu nie zarejestrowano frekwencji, pojawi się brak frekwencji. Czas wejścia/wyjścia wykraczający poza wybrany dzień będzie oznaczony gwiazdką.
• Uwzględnione (Czas, Typ). Uwzględnione godziny pracy w ramach tej frekwencji oraz zasada rozliczania (patrz poniżej).
• Harmonogram (Wejście, Wyjście). Początek i koniec zaplanowanej zmiany lub brak zaplanowanych zmian.
• Notatka. Powody kar, np. Spóźnione wejście, Wcześniejsze wyjście lub Nieobecność.

Szczegóły frekwencji są podawane w różnych kolorach.

• Zaakceptowane frekwencje są zielone.
• Otwarte frekwencje są żółte.
• Problemowe frekwencje (np. spóźnione wejście, nieobecność, poza harmonogramem, nadgodziny) są różowe.
• Komentarze do problemowych frekwencji są czerwone.

Możesz grupować/odgrupowywać listę pracowników według stanowiska. W tym celu stuknij Grupuj. Przycisk zmieni kolor na żółty po stuknięciu, a lista zostanie pogrupowana.

W lewym górnym rogu tabeli znajdują się przyciski do filtrowania danych według frekwencji i zmian. Poniżej widoczny jest przycisk Wszystkie Stanowiska oraz przyciski z nazwami stanowisk. Po lewej stronie nazwy widoczna jest liczba pracowników zajmujących to stanowisko. Przyciski te służą do filtrowania danych według stanowiska.

Domyślnie system pokazuje wszystkie frekwencje – aktywowany jest przycisk Wszystkie frekwencje. Aby filtrować dane według pracowników, którzy się zameldowali lub wymeldowali, stuknij odpowiedni przycisk. Oprócz filtra według frekwencji (Wszystkie/Otwarte/Zamknięte frekwencje) możesz ustawić dodatkowe warunki wyboru pracowników z frekwencją lub przypisanymi zmianami (Dostępna frekwencja i Dostępne zmiany w przyciskach harmonogramu).

Możesz wykluczyć niepotrzebne stanowiska, stukając przyciski z nazwami. Takie przyciski zostaną dezaktywowane (szare). Aby powrócić do informacji o wszystkich pracownikach, kliknij Wszystkie Stanowiska, a przyciski stanowisk zostaną podświetlone na żółto.

Akceptacja Frekwencji

Wybierz datę w oknie podglądu frekwencji. Aby zaakceptować frekwencję pracownika, kliknij odpowiedni wiersz.

OBSZAR HARMONOGRAMU w górnej części okna wyskakującego pokazuje szczegóły dotyczące zaplanowanych na ten dzień zmian oraz powody kar lub nieobecności, jeśli występują.

OBSZAR FREKWENCJI poniżej pokazuje rzeczywiste i zaakceptowane godziny frekwencji na ten dzień:

• GODZINY RZECZYWISTE. Czas wejścia i wyjścia. Jeśli zmiana jest otwarta, pole Wyjście będzie miało myślnik. Czas wejścia/wyjścia wykraczający poza wybrany dzień będzie oznaczony gwiazdką. Jeśli frekwencja została ręcznie utworzona przez menedżera, to pole będzie puste.

   

  Jeśli pracownik jeszcze się nie wymeldował, ta frekwencja nie może zostać zaakceptowana. W tym celu musisz wymusić zamknięcie takiej zmiany, stukając Zamknij otwarte frekwencje, a dopiero potem ją zaakceptować.

• ZAAKCEPTOWANE. Potwierdzone godziny wejścia i wyjścia. Można zarejestrować wiele frekwencji. Jeśli zmiana jest otwarta, pole Wyjście będzie miało myślnik.

• ZASADA AKCEPTACJI. Zasada zarządzania czasem pracy. Dostępne opcje to:

  • Według harmonogramu. Uwzględniona zostanie tylko ta część zaakceptowanego czasu, która przypada na co najmniej jedną zaplanowaną zmianę.
  • Według czasu. Uwzględniony zostanie cały zaakceptowany czas.
  • Nie akceptuj. Frekwencja nie zostanie zaakceptowana.

W zależności od harmonogramu pracy pracownika (Według harmonogramu lub Elastyczny), w kolumnie ZASADA AKCEPTACJI będą dostępne przyciski Według harmonogramu lub Według czasu. Jeśli pracownik pracuje według harmonogramu, jego godziny pracy mogą być zaakceptowane w ramach harmonogramu lub wcale nie zaakceptowane. W przypadku elastycznego harmonogramu mogą być zaakceptowane według czasu lub wcale nie zaakceptowane.

Aby uwzględnić godziny pracy dla danej frekwencji, wybierz odpowiednią zasadę zarządzania czasem pracy, kolejno stukając przyciski Według harmonogramu/Według czasu oraz Nie akceptuj.

• GODZINY UWZGLĘDNIONE. Uwzględnione godziny pracy w ramach frekwencji.

W prawym dolnym rogu widoczna jest łączna liczba uwzględnionych godzin dla frekwencji pracownika w wybranym dniu. Po zmianie frekwencji pracownika stuknij OK.

Jeśli godziny frekwencji lub łączna liczba godzin frekwencji pracownika zarejestrowana w dniu rozliczeniowym przekroczy maksymalną dozwoloną wartość, system wyświetli komunikat o błędzie podczas potwierdzania.

Maksymalną liczbę godzin zmiany można ustawić na karcie Zarządzanie czasem pracy w Ustawieniach Sklepu w Syrve Office.

Wymuszone Wyjście

Jeśli pracownik opuścił pracę bez odnotowania tego faktu, możesz wymusić jego wyjście.

1. W oknie edycji frekwencji stuknij Zamknij otwarte frekwencje i przesuń kartę z przypisanym uprawnieniem „Wymuszone wyjście” (F_KIS).
2. System wpisze aktualny czas w polu Wyjście w kolumnie GODZINY RZECZYWISTE. Jeśli kilka zmian jest otwartych, po ich zamknięciu zostaną połączone w jedną frekwencję o maksymalnym czasie trwania.

Możesz zamknąć lub otworzyć zmianę dowolnego pracownika z jego strony osobistej. W tym celu stuknij przycisk Strona Osobista. Zobacz artykuł Strona Osobista.

Dodawanie Frekwencji

W razie potrzeby możesz dodać jedną lub więcej frekwencji dla pracownika na wybraną datę.

1. W oknie edycji frekwencji stuknij Dodaj frekwencję i przesuń kartę z przypisanym uprawnieniem „Wymuszone wyjście” (F_KIS).
2. W oknie wyskakującym ustaw wymagany czas rozpoczęcia i zakończenia. Możesz określić czas rozpoczęcia i czas trwania, a czas zakończenia zostanie ustawiony automatycznie. Przy ustawianiu czasu używaj strzałek góra/dół oraz przycisków z cyframi. Do dodania komentarza użyj klawiatury ekranowej.
3. W razie potrzeby wpisz komentarz i stuknij OK.
4. Po dodaniu wszystkich niezbędnych wejść na wybraną datę stuknij OK.

Edycja Frekwencji

Możesz zmienić frekwencję na wybraną datę.

1. W oknie edycji frekwencji stuknij datę w kolumnie ZAAKCEPTOWANE.
2. W oknie wyskakującym ustaw wymagany czas rozpoczęcia i zakończenia.
3. W razie potrzeby wpisz komentarz i stuknij OK.
4. Po ustawieniu wszystkiego stuknij OK.

Usuwanie Frekwencji

W razie potrzeby możesz anulować frekwencję pracownika na wybraną datę.

1. W oknie edycji frekwencji stuknij frekwencję w kolumnie ZAAKCEPTOWANE.
2. W oknie wyskakującym stuknij Usuń frekwencję.
3. Potwierdź usunięcie, stukając OK.
4. Po usunięciu stuknij OK.

Z okna edycji frekwencji możesz przejść do strony osobistej pracownika i sprawdzić, ile zarobił w potwierdzonym czasie oraz wymusić zamknięcie lub otwarcie jego zmiany.

Możesz otrzymywać aktualizacje czasu wejścia/wyjścia każdego pracownika i edytować ich frekwencję w Syrve Office.

Rejestrowanie Godzin Pracy

Informacje o frekwencji są przesyłane z Syrve POS na serwer i są dostępne w dzienniku frekwencji Syrve Office. Jeśli używanych jest wiele terminali POS i pracownicy zapominają się wymeldować, na serwerze mogą gromadzić się otwarte frekwencje, co może powodować awarie systemu.

W takim przypadku możesz wyłączyć wymianę danych. W tym celu przejdź do Narzędzia > Operacje awaryjne i stuknij Nie używaj terminala do rejestrowania godzin pracy. Po włączeniu lub wyłączeniu tej opcji osobiste zmiany otwarte na tym terminalu zostaną automatycznie zamknięte i nie zostaną zapisane na serwerze. Aktualny użytkownik zostanie wymeldowany, a terminal zablokowany. Aby włączyć rejestrowanie godzin pracy, musisz mieć uprawnienie „Wymuszone wyjście”.

Raport Frekwencji

Jeśli masz odpowiednie uprawnienia, możesz uruchomić i wydrukować raport Obecności Pracowników na dzień lub okres księgowy. W tym celu przejdź do Zaawansowanego Menu, wybierz Raporty i wybierz Raporty Niestandardowe > Obecność Pracowników.

Po prawej stronie ekranu zobaczysz raport pokazujący obecność (oraz komentarze, jeśli zostały pozostawione przez menedżera) na dzień księgowy na wszystkich terminalach. Możesz ustawić datę lub okres raportu oraz określić, czy raport ma zawierać niezamknięte obecności, obecności rozpoczęte przed okresem oraz obecności zakończone po okresie. Czas rozpoczęcia/zakończenia obecności przekraczający określony okres będzie oznaczony gwiazdką.