Obecność Personelu

Kontrola i Zmiana Obecności

Możesz sprawdzić, którzy z Twoich pracowników mają otwarte zmiany i kiedy je rozpoczęli, a także zobaczyć ich obecność na konkretną datę. W tym celu stuknij > Edytuj obecność. W nowym oknie możesz zmienić i zaakceptować obecność pracownika, przejść do jego strony osobistej lub rozpocząć jego zmianę.

Domyślnie okno przeglądu obecności wyświetla szczegóły bieżącego dnia na podstawie rzeczywistego czasu wejścia wszystkich pracowników, ich zaplanowanych zmian oraz uwzględnionych godzin pracy. Wybraną datę można zmienić, stukając przyciski < lub > lub korzystając z kalendarza, który otwiera się po kliknięciu przycisku z datą.

Okno widoku obecności pokazuje listę pracowników oraz informacje o ich obecności i zmianach. System wyświetli następujące informacje o każdym pracowniku na wybrany dzień:

• Imię i stanowisko.
• Czas obecności (po prawej stronie nazwy pracownika).
• Zaakceptowane (Wejście, Wyjście). Potwierdzony czas wejścia i wyjścia. Można zarejestrować wiele obecności. Jeśli zmiana nie jest zamknięta, pole Wyjście będzie miało znak kreski; jeśli w danym dniu nie zarejestrowano obecności, pojawi się brak obecności. Czas wejścia/wyjścia przypadający poza określonym dniem będzie oznaczony gwiazdką.
• Uznane (Czas, Typ). Uznane godziny pracy w ramach tej obecności oraz zasada rozliczenia (patrz poniżej).
• Harmonogram (Wejście, Wyjście). Początek i koniec zaplanowanej zmiany lub brak zaplanowanych zmian.
• Notatka. Powody kar, np. Spóźnione wejście, Wcześniejsze wyjście lub Nieobecność.

Szczegóły obecności są podawane w różnych kolorach.

• Zaakceptowane obecności są zielone.
• Otwarte obecności są żółte.
• Problemowe obecności (np. spóźnione wejście, nieobecność, poza harmonogramem, nadgodziny) są różowe.
• Komentarze do problemowych obecności są czerwone.

Możesz grupować/rozgrupowywać listę pracowników według stanowiska. W tym celu stuknij Grupuj. Przycisk zmieni kolor na żółty po stuknięciu, a lista zostanie pogrupowana.

W lewym górnym rogu tabeli znajdują się przyciski do filtrowania danych według obecności i zmian. Poniżej widoczny jest przycisk Wszystkie Stanowiska oraz przyciski z nazwami stanowisk. Po lewej stronie nazwy widoczna jest liczba pracowników na tym stanowisku. Przyciski te służą do filtrowania danych według stanowiska.

Domyślnie system pokazuje wszystkie obecności — przycisk Wszystkie obecności jest aktywowany. Aby filtrować dane według pracowników, którzy się zameldowali lub wymeldowali, stuknij odpowiedni przycisk. Oprócz filtra według obecności (Wszystkie/Otwarte/Zamknięte obecności) możesz ustawić dodatkowe warunki wyboru pracowników z obecnością lub przypisanymi zmianami (dostępność obecności i dostępność zmian w przyciskach harmonogramu).

Możesz wykluczyć niepotrzebne stanowiska, stukając przyciski z nazwami. Takie przyciski zostaną dezaktywowane (szare). Aby wrócić do informacji o wszystkich pracownikach, kliknij Wszystkie Stanowiska, a przyciski stanowisk zostaną podświetlone na żółto.

Akceptacja Obecności

Wybierz datę w oknie przeglądu obecności. Aby zaakceptować obecność pracownika, kliknij odpowiedni wiersz.

OBSZAR HARMONOGRAMU w górnej części okna podręcznego pokazuje szczegóły dotyczące zaplanowanych na ten dzień zmian, a także powody kar lub nieobecności, jeśli występują.

OBSZAR OBECNOŚCI poniżej pokazuje rzeczywiste i zaakceptowane godziny obecności dla tego dnia:

• RZECZYWISTE GODZINY. Czas wejścia i wyjścia. Jeśli zmiana jest otwarta, pole Wyjście będzie miało kreskę. Czas wejścia/wyjścia przypadający poza określonym dniem będzie oznaczony gwiazdką. Jeśli obecność została ręcznie utworzona przez menedżera, to pole będzie puste.

   

  Jeśli pracownik jeszcze się nie wymeldował, ta obecność nie może zostać zaakceptowana. W tym celu musisz wymusić zamknięcie takiej zmiany, stukając Zamknij otwarte obecności, a dopiero potem ją zaakceptować.

• ZAAKCEPTOWANE. Potwierdzone godziny wejścia i wyjścia. Można zarejestrować wiele obecności. Jeśli zmiana jest otwarta, pole Wyjście będzie miało kreskę.

• ZASADA AKCEPTACJI. Zasada zarządzania czasem pracy. Dostępne są następujące opcje:

  • Według harmonogramu. Uznawana będzie tylko ta część zaakceptowanego czasu, która przypada na co najmniej jedną zaplanowaną zmianę.
  • Według czasu. Uznawany będzie cały zaakceptowany czas.
  • Nie akceptuj. Obecność nie zostanie zaakceptowana.

W zależności od harmonogramu pracy pracownika (Według harmonogramu lub Elastyczny), w kolumnie ZASADA AKCEPTACJI będą dostępne przyciski Według harmonogramu lub Według czasu. Jeśli pracownik pracuje według harmonogramu, jego godziny pracy mogą być zaakceptowane w ramach harmonogramu lub wcale nie zaakceptowane. W przypadku harmonogramu elastycznego godziny mogą być zaakceptowane według czasu lub wcale nie zaakceptowane.

Aby uznać godziny pracy dla danej obecności, wybierz odpowiednią zasadę zarządzania czasem pracy, kolejno stukając przyciski Według harmonogramu/Według czasu oraz Nie akceptuj.

• GODZINY ZAAKCEPTOWANE. Uznane godziny pracy w ramach obecności.

W prawym dolnym rogu widoczna jest łączna liczba uznanych godzin dla obecności pracownika w wybranym dniu. Po zmianie obecności pracownika stuknij OK.

Jeśli godziny obecności lub łączna liczba godzin obecności pracownika zarejestrowanej w dniu rozliczeniowym przekroczą maksymalną dopuszczalną wartość, system wyświetli komunikat o błędzie podczas potwierdzania.

Maksymalną liczbę godzin zmiany można ustawić na karcie Zarządzanie Czasem Pracy w Ustawieniach Sklepu w Syrve Office.

Wymuszone Wyjście

Jeśli pracownik opuścił pracę bez zarejestrowania tego faktu, możesz wymusić jego wymeldowanie.

1. W oknie edycji obecności stuknij Zamknij otwarte obecności i przesuń kartę z przypisanym uprawnieniem „Wymuszone wymeldowanie” (F_KIS).
2. System wpisze aktualny czas w polu Wyjście w kolumnie RZECZYWISTE GODZINY. Jeśli kilka zmian jest otwartych, to po ich zamknięciu zostaną one połączone w jedną obecność o maksymalnym czasie trwania.

Możesz zamknąć lub otworzyć zmianę dowolnego pracownika z jego strony osobistej. W tym celu stuknij przycisk Strona Osobista. Zobacz artykuł Strona Osobista.

Dodawanie Obecności

W razie potrzeby możesz dodać jedną lub więcej obecności dla pracownika na konkretną datę.

1. W oknie edycji obecności stuknij Dodaj obecność i przesuń kartę z przypisanym uprawnieniem „Wymuszone wymeldowanie” (F_KIS).
2. W oknie podręcznym ustaw wymagany czas rozpoczęcia i zakończenia. Możesz określić czas rozpoczęcia i czas trwania, a czas zakończenia zostanie ustawiony automatycznie. Przy ustawianiu czasu używaj strzałek góra/dół oraz przycisków cyfr. Do dodania komentarza użyj klawiatury ekranowej.
3. W razie potrzeby wpisz komentarz i stuknij OK.
4. Po dodaniu wszystkich niezbędnych wejść na wybraną datę stuknij OK.

Edycja Obecności

Możesz zmienić obecność na wybraną datę.

1. W oknie edycji obecności stuknij datę w kolumnie ZAAKCEPTOWANE.
2. W oknie podręcznym ustaw wymagany czas rozpoczęcia i zakończenia.
3. W razie potrzeby wpisz komentarz i stuknij OK.
4. Po ustawieniu wszystkiego stuknij OK.

Usuwanie Obecności

W razie potrzeby możesz anulować obecność pracownika na wybraną datę.

1. W oknie edycji obecności stuknij odpowiednią obecność w kolumnie ZAAKCEPTOWANE.
2. W oknie podręcznym stuknij Usuń obecność.
3. Potwierdź usunięcie, stukając OK.
4. Po usunięciu stuknij OK.

Z okna edycji obecności możesz przejść do strony osobistej pracownika, sprawdzić, ile zarobił w potwierdzonym czasie oraz wymusić zamknięcie lub otwarcie jego zmiany.

Możesz otrzymywać aktualizacje dotyczące czasu wejścia/wyjścia każdego pracownika oraz edytować ich obecność w Syrve Office.

Rejestrowanie Godzin Pracy

Informacje o obecności są przesyłane z Syrve POS na serwer i dostępne w dzienniku obecności Syrve Office. Jeśli używanych jest wiele terminali POS i pracownicy zapominają się wymeldować, na serwerze mogą się gromadzić otwarte obecności, co może powodować awarie systemu.

W takim przypadku możesz wyłączyć wymianę danych. W tym celu przejdź do Narzędzia > Operacje awaryjne i stuknij Nie używaj terminala do rejestracji godzin pracy. Po włączeniu lub wyłączeniu tej opcji osobiste zmiany otwarte na tym terminalu zostaną automatycznie zamknięte i nie zostaną zapisane na serwerze. Aktualny użytkownik zostanie wymeldowany, a terminal zablokowany. Aby włączyć rejestrowanie godzin pracy, musisz mieć uprawnienie „Wymuszone wymeldowanie”.

Raport Obecności

Jeśli posiadasz odpowiednie uprawnienia, możesz uruchomić i wydrukować raport Obecności Pracowników na dzień lub okres księgowy. W tym celu przejdź do Zaawansowanego Menu, wybierz Raporty i wybierz Raporty Niestandardowe > Obecność Pracowników.

Po prawej stronie ekranu zobaczysz raport pokazujący obecność (oraz komentarze, jeśli zostały pozostawione przez menedżera) na dzień księgowy na wszystkich terminalach. Możesz ustawić datę lub okres raportu oraz określić, czy raport ma zawierać niezamknięte obecności, obecności rozpoczęte przed okresem oraz obecności zakończone po okresie. Czas rozpoczęcia/zakończenia obecności, który wykracza poza określony okres, będzie oznaczony gwiazdką.