Blokowanie dokumentów

Możesz ustawić system tak, aby chronił Twoje dokumenty przed edycją, zapobiegał tworzeniu nowych lub usuwaniu istniejących dokumentów i receptur. Zasady automatycznego blokowania dokumentów można skonfigurować w bloku Zamknięcie okresu w ustawieniach księgowości punktu sprzedaży.

Możesz ustawić zamknięcie okresu dla punktu sprzedaży. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia księgowości w Ustawieniach sklepu w katalogu Administracja. Pracownik musi mieć uprawnienia „Ustawienia księgowości (Administracja)” (B_EAS) oraz „Zamknij okres” (B_CCLP). W takim przypadku nie może mieć uprawnienia „Administracja systemu” (B_ADM).

Zamknięcie okresu konfiguruje się za pomocą następujących parametrów. „Zamknięcie okresu do ustalonej daty tylko raz”, które jest konfigurowane w ustawieniach księgowości punktu sprzedaży lub korporacji w Syrve HQ. Informacje o blokowaniu danych we wszystkich punktach sieci znajdują się w raporcie „Lock date report” w sekcji Korporacja Syrve HQ.

Nie musisz przeprowadzać zamknięcia okresu przy pierwszej konfiguracji systemu.

Twarde zamknięcie okresu

Użyj pola Data ostatecznego zablokowania, aby ograniczyć edycję danych w czasie lub zabezpieczyć system przed wprowadzaniem nowych danych. Wybierz dowolną datę w tym polu, a żadne dokumenty nie będą mogły być tworzone ani przeksięgowywane, jeśli ich data księgowania jest wcześniejsza niż ta data.

Nikt nie może zmieniać dokumentów w twardo zamkniętym okresie. Można jedynie zmieniać sam okres.

Miękkie zamknięcie okresu

To blokuje dokument do określonej daty, ale niektórzy odpowiedzialni pracownicy mogą być z tego zwolnieni. W tym okresie tylko użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą tworzyć, edytować lub usuwać dokumenty magazynowe oraz tworzyć i edytować receptury.

Do tego celu służy parametr Data wstępnego zablokowania. To ustawienie może być używane razem z poprzednim lub niezależnie. Data zamknięcia okresu nie może być wcześniejsza niż data blokady dokumentu.

Uprawnienie „Praca z dokumentami w zablokowanym okresie” (B_WCP) pozwala użytkownikom tworzyć lub przeksięgowywać dokumenty przed datą wstępnego zablokowania. To uprawnienie nie dotyczy żadnych dokumentów w twardo zamkniętych okresach.

Tylko pracownik z uprawnieniem „Zamknij okres” (B_CCLP) może zmieniać ustawienia zamknięcia okresu, w tym harmonogram.

Jeśli pracownik nie ma uprawnienia „Praca z dokumentami w zablokowanym okresie” (B_WCP), nie może zmieniać dokumentów utworzonych przed datą miękkiej blokady.

Pole Przeksięgowany (np. na fakturze zakupu) nie będzie dostępne dla takiego pracownika, jeśli dokument ma miękką blokadę.

Jeśli receptura towaru należy do okresu miękkiej blokady, żaden pracownik nie może jej edytować, chyba że posiada uprawnienie „Praca z dokumentami w zablokowanym okresie” (B_WCP).

Harmonogram miękkiego zamknięcia okresu

Miękkie zamknięcie można zaplanować z wyprzedzeniem. Może to być operacja jednorazowa lub wykonywana co tydzień albo co miesiąc.

Określ nową datę blokady oraz kiedy to ustawienie ma zostać zastosowane.

Na przykład, jeśli chcesz zaplanować automatyczne zamknięcie (zablokowanie) na 15 stycznia (powiedzmy, że będzie zablokowane do 31 grudnia włącznie), musisz wypełnić pola Nowa data wstępnej blokady oraz Zamknij okres w odpowiednich polach i kliknąć Zapisz zmiany.

Ustawienie zamknięcia okresu

Jeśli operację blokowania trzeba wykonać tylko raz, oprócz dat blokady i wykonania w polu Okresowość zamknięcia wybierz „Raz”. Jeśli operację trzeba wykonywać regularnie, wybierz „Co tydzień” lub „Co miesiąc”.

Załóżmy następującą sytuację: w polu Nowa data wstępnej blokady ustawiłeś 31 lipca, w polu Zamknij okres w – 15 sierpnia, a w Okresowość zamknięcia – „Co miesiąc”.

Jeśli planujesz tę operację z wyprzedzeniem, a dziś jest 16 sierpnia, to po zapisaniu ustawień operacja będzie wykonywana regularnie od określonej daty (jutro).

Załóżmy, że ustawiłeś blokadę dokumentów na dziś (15 sierpnia). W takim przypadku po kliknięciu Zapisz zostanie natychmiast uruchomione automatyczne blokowanie dokumentów z datą do 31 lipca włącznie, a nowe daty blokady i wykonania zostaną ustawione.

Nowe wartości zostaną automatycznie wprowadzone odpowiednio w polach Nowa data wstępnej blokady i Zamknij okres w: 31 sierpnia i 15 września. Po wykonaniu blokady pole Data wstępnej blokady pokaże 31 sierpnia.

Miękka blokada dla punktów sieci

Jedna data miękkiej blokady może być zaplanowana dla wszystkich punktów sieci. Każdy punkt może mieć także własną datę blokady.

Aby anulować zaplanowaną operację, wystarczy wyczyścić pole Zamknij okres w.

Blokowanie danych zarządzania magazynem na ustaloną datę

Dane zarządzania magazynem można zablokować na określoną datę. Jest to konieczne np. gdy chcesz wyeksportować dane do zewnętrznego systemu finansowego. W takim przypadku błędy księgowe można poprawiać tylko za pomocą dokumentów korygujących tworzonych na granicy zamkniętego okresu. W tym celu odpowiedzialny pracownik sprawdza dokumenty magazynowe utworzone w określonym okresie (np. tygodniu) i zamyka go. Pracownik ustawia datę zamknięcia okresu tylko raz i nie będzie mógł jej ponownie otworzyć.

Pracownik z odpowiednimi uprawnieniami może zablokować okres dla punktu sprzedaży. W tym celu powinien przejść do Administracja > Ustawienia sklepu > zakładka Ustawienia księgowości > blok Zamknięcie okresu. Pracownik ma dostęp tylko do pola Data wstępnej blokady, pozostałe pola są niedostępne. Pole Okresowość zamknięcia pokazuje „Raz”.

Aby zablokować okres do 26 grudnia włącznie, wpisz tę datę w polu Data wstępnej blokady i zapisz ustawienia. Po tym nie będzie można pracować z dokumentami zaksięgowanymi przed 26 grudnia. Przed tą datą nie będzie możliwe tworzenie, edytowanie ani usuwanie dokumentów magazynowych oraz tworzenie i edytowanie receptur. Taką blokadę można stosować np. co tydzień. Data wstępnej blokady musi być późniejsza niż data poprzedniej blokady.

Po zamknięciu okresu w punkcie sprzedaży należy wykonać wymianę danych z Syrve HQ.

Aby ustawić taką blokadę, wykonaj następujące kroki:

• Przejdź do Administracja > Ustawienia sklepu > zakładka Ustawienia księgowości i nadaj odpowiedniemu pracownikowi uprawnienia „Ustawienia księgowości (Administracja)” (B_EAS) oraz „Zamknij okres” (B_CCLP). Taki pracownik nie powinien być administratorem ani mieć uprawnienia „Administracja systemu” (B_ADM).
• Aby móc zablokować okres do określonej daty tylko raz, zaznacz opcję Używaj tylko okresu wstępnej blokady w ustawieniach księgowości punktu sprzedaży lub korporacji w Syrve HQ. Następnie uruchom replikację danych. To ustawienie zostanie zastosowane w punkcie sprzedaży, ale nie będzie można go modyfikować.

Raport dat blokad w Syrve HQ

Pracownik HQ otrzymuje pełne informacje o blokadach danych, które miały miejsce we wszystkich punktach sieci. Zamknięty okres w punkcie oznacza, że dane są ustalone (zablokowane) i gotowe do eksportu. Raport Lock date report (sekcja Korporacja w Syrve HQ) służy do tych celów. Aby wyświetlić raport, należy posiadać uprawnienie „Konfiguracja raportu dat blokad” (B_VCPS).