Płać kuponem

Kupon to specjalny dokument płatniczy o z góry określonej wartości nominalnej, który może być przyjęty jako płatność za zamówienie tak samo jak gotówka. Jest to bezgotówkowy rodzaj płatności, który może być zarówno fiskalny, jak i niefiskalny. Oznacza to, że kupony mogą być początkowo dystrybuowane w zamian za gotówkę, powiedzmy z rabatem (lub rabat zostanie udzielony w momencie płatności), a następnie akceptowane jako forma zapłaty. Mogą też być rozdawane za darmo, na przykład w ramach promocji.

Kupony mogą być również wykorzystywane na posiłki pracownicze. Firma może zawrzeć umowę z kantyną na catering dla pracowników przy użyciu kuponów. Kantyna wydaje określoną liczbę kuponów o stałej wartości tej firmie, która następnie dokonuje przelewu na konto kantyny w wysokości wykorzystanych kuponów.

Certyfikaty podarunkowe

Załóżmy, że rozdajesz klientom bezpłatne kupony o stałej wartości, które mogą być wykorzystane do uzyskania rabatu w Twoim lokalu. W momencie płatności pełna wartość kuponu jest traktowana jako przychód. Jednak jeśli zamówienie jest w całości lub częściowo opłacone kuponami bezpłatnymi, kwota tej płatności jest traktowana jako koszt. Moglibyśmy zarejestrować wszystkie kupony jako koszt zaraz po ich wydaniu. Jednak sugerujemy, aby rozliczać tylko wykorzystane kupony i tylko w wysokości faktycznie użytej.

Powiedzmy, że wydałeś kilka kuponów o wartości 20 €. Nie rozliczasz tych kuponów, dopóki ktoś ich nie użyje. Jeśli gość zapłaci za zamówienie o wartości 3,2 € dwoma kuponami po 2 € każdy, to rejestrujesz 3,2 € jako prezent. Kwota ta musi zostać zaksięgowana jako koszt. Robisz to, określając konto w oknie akceptacji zmiany.

Konfiguracja kont

W przypadku kuponów podarunkowych (certyfikatów) skonfiguruj następujące konta w Przychodach/Wydatkach w Planie Kont:

1. Utwórz konto do rejestrowania wartości nominalnej wydanych kuponów, na przykład konto „Koszty certyfikatów” o typie „Inne koszty”.
2. Utwórz konto do przyjmowania kwot rabatów, na przykład konto „Przychody z certyfikatów” o typie „Przychody”.

Płatność kuponem

Aby skonfigurować kupon, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do Sprzedaż detaliczna > Typy płatności i kliknij Dodaj.
2. Wprowadź nazwę typu, a następnie nazwę, która ma być drukowana na paragonie.
3. Wybierz typ płatności „Kupon” i wprowadź wartość nominalną kuponu.
4. Określ konto przychodów, na przykład „Przychody z certyfikatów”.
5. Zamówienie można opłacić w Syrve POS jednym lub kilkoma kuponami. W tym celu należy określić ich liczbę. Jeśli zaznaczono opcję Ustaw dokładną kwotę, zostanie automatycznie wpłacona kwota równa wartości nominalnej kuponu pomnożonej przez liczbę kuponów. W takim przypadku możliwe są następujące sytuacje:
   • Jeśli kwota zamówienia nie przekracza wartości kuponu (lub łącznej wartości kilku kuponów), kwota zamówienia zostanie wpłacona automatycznie, a należność zostanie ustawiona na 0,00 € (nie jest dozwolona reszta).
   • Jeśli kwota zamówienia przekracza wartość kuponu (lub łączną wartość kilku kuponów), wartość kuponu zostanie wpłacona automatycznie, a różnica będzie do zapłaty.

Jeśli opcja Ustaw dokładną kwotę nie jest zaznaczona, po wprowadzeniu liczby kuponów należy określić kwotę do zapłaty za pomocą tego typu płatności.

6. Aby wydrukować paragon fiskalny za zamówienie, zaznacz opcję Jest fiskalny.
7. Aby wydrukować paragon niefiskalny za zamówienie, zaznacz opcję Drukuj paragon niefiskalny.
8. Jeśli nie chcesz, aby ten typ płatności był stosowany do wszystkich produktów i grup, zaznacz opcję Tylko dla wybranych produktów i grup i wybierz wymagane produkty oraz grupy z listy.
9. W razie potrzeby ustaw inne parametry, wprowadź dodatkowe informacje o tej metodzie płatności i kliknij przycisk Zapisz.

W obecnej wersji systemu zalecamy, aby nie łączyć kuponu o jednej wartości z innymi metodami płatności lub kuponami o innej wartości, dlatego odznacz opcję Może być łączony z innymi typami płatności. Jeśli zamówienie jest opłacone kuponem o jednej wartości, a pozostała kwota kuponem o innej wartości lub gotówką, to całkowita kwota zamówienia będzie miała ustawione konto przychodów „Przychody ze sprzedaży przed rabatami” zamiast konta określonego w ustawieniach kuponu. W takim przypadku raport zysków i strat uwzględni przychody z kuponów w sumie „Przychody ze sprzedaży przed rabatami”. Jednak zawsze możesz sprawdzić pełne informacje o kuponach w Raporcie przepływów pieniężnych lub w raporcie sprzedaży OLAP.

Kwoty kuponów w raportach

Raport kasowy Syrve POS

Załóżmy, że klientom wydano 10 kuponów o wartości 2 € i 15 kuponów o wartości 4 €. Kupony zostały wykorzystane następująco: zamówienie nr 38 o wartości 20 € opłacone kuponami 2 €, zamówienie nr 37 o wartości 58 € opłacone kuponami 4 €.

Otwórz raport kasowy „047 Zamówienia według typu płatności za zmianę”. W zmianie nr 30 widzisz kwoty zapłacone kuponami, łącznie 78 €.

Zamknij zmianę kasy.

Rejestr sprzedaży

Otwórz Rejestr sprzedaży dla tej zmiany. Tutaj widzisz listę pozycji sprzedanych w zamian za kupony. Konto przychodów „Przychody z certyfikatów” jest ustawiane automatycznie. Łączna kwota to 38 €.

Raporty zmiany kasy

Szczegóły płatności kuponem można znaleźć np. w Raporcie zamówień. Aby to zrobić, przejdź do Sprzedaż detaliczna > Zmiany kasy, wybierz naszą zmianę nr 41 i kliknij skrót menu Wyświetl raport zamówień zmiany.

Raport sprzedaży OLAP

Aby dowiedzieć się, ile kuponów zostało wykorzystanych w określonym okresie i jaka była ich łączna wartość, uruchom raport sprzedaży OLAP z parametrem Liczba kuponów w grupie Płatność.

Możesz uruchomić ten raport na podstawie istniejącego raportu OLAP, np. Typ płatności. Ustaw okres: „Bieżący dzień.” Dodaj do raportu następujące parametry: Liczba kuponów; Grupa zamówienia: Numer paragonu, Numer zmiany, Numer stolika, Kasjer oraz Liczba kuponów.

Widzisz, że zamówienie nr 140 zostało opłacone kuponami: 10 kuponów o wartości 20 €; zamówienie nr 141 zostało opłacone kuponami: 15 kuponów o wartości 58 €. Wykorzystano 25 kuponów o różnych wartościach na łączną kwotę 78 €.

Raport zysków i strat

Otwórz raport zysków i strat. Ustaw okres: „Bieżący dzień” i kliknij Aktualizuj. Zobaczysz kwoty rabatów kuponowych w pozycji „Przychody” oraz wartości nominalne w pozycji „Wydatki”.

W tym raporcie możesz sprawdzić szczegóły transakcji na kontach, na przykład „Koszty certyfikatów”. Aby to zrobić, kliknij dwukrotnie na sumę konta. Zostaniesz przeniesiony do karty konta, gdzie zobaczysz listę operacji za dany okres.

Rejestracja kosztów kuponów

Po zamknięciu zmiany kasy (w naszym przypadku nr 41) wykonaj operację „Akceptacja zmiany kasy”. W pierwszym kroku zmień konto rozliczenia z „Pieniądze, bezgotówkowe” na „Koszty kuponów”. W tym celu:

1. Wybierz płatność kuponem, używając Shift lub Ctrl oraz skrótu menu Ustaw konto według szablonu.
2. Wybierz konto „Koszty kuponów” i kliknij OK, konto to pojawi się w polu „Rozlicz – na konto” wybranych płatności.
3. Zapisz zmiany, klikając Zapisz i zamknij.

W efekcie kupony o różnych nominałach na łączną kwotę 78 € zostaną rozliczone.

Kupony na posiłki

Załóżmy, że firma zawarła umowę z Twoim lokalem (kantyną) na posiłki pracownicze przy użyciu specjalnych bezpłatnych kart posiłkowych. Wydałeś 20 kart o wartości 4 € i 10 kart o wartości 8 €.

Aby zarejestrować płatności takimi kartami posiłkowymi, utwórz konto przychodów, np. „Przychody z kart posiłkowych”. Skonfiguruj nominały (wartości) kart posiłkowych (kuponów) i określ artykuł CF „Przychody”.

Twoja kantyna serwuje „darmowe” posiłki dla pracowników firmy i po wykorzystaniu wszystkich 30 kart wystawia fakturę. Dopóki Twój lokal nie otrzyma pieniędzy od firmy, przychody kumulują się na koncie „Pieniądze, bezgotówkowe”. Po rozliczeniu środki zostaną przelane np. na konto „Pieniądze, bank”.

Możesz kontrolować liczbę wykorzystanych kart za pomocą raportu sprzedaży OLAP. W tym celu dodaj do raportu OLAP „Przychody według typu płatności” następujące parametry: w grupie Płatność – „Liczba kuponów” oraz w grupie Zamówienie – „Numer zamówienia”. Możesz zobaczyć, że zamówienie nr 29 zostało opłacone kartami na darmowy posiłek: 20 kart o wartości 80 €; zamówienie nr 30 zostało opłacone kartami: 10 kart o wartości 80 €. Łącznie 30 kart o różnej wartości na kwotę 160 €.

Możesz zarejestrować płatności od firmy (160 €) zarówno w momencie przyjmowania zmiany kasy (w przypadku płatności kartami musisz zmienić konto rozchodu z „Pieniądze, bezgotówkowe” na „Pieniądze, bank”) lub za pomocą jednej operacji wpłaty (z konta „Pieniądze, bank”).

Zaakceptuj płatności, korzystając z modelowej operacji wpłaty na karcie konta „Pieniądze, bank”. W ustawieniach wpłaty (np. „Rozliczenie darmowych posiłków”) określ „Pieniądze, bank” jako konto szefa, „Pieniądze, bezgotówkowe” jako konto kontrahenta oraz „Przelew wewnętrzny” jako pozycję CF.

Zarejestruj operację przyjęcia płatności w Syrve Office.

1. Otwórz konto „Pieniądze, bank” w Planie kont i wybierz opcję Pay In z menu skrótów.
2. W razie potrzeby zmień datę i godzinę wpłaty (domyślnie ustawiana jest bieżąca data).
3. W polu Typ paragonu określ powód wpłaty. Wybierz z listy typów wpłat „Rozliczenie darmowych posiłków”. Pola Konto źródłowe, Konto kontrahenta oraz Pozycja CF zostaną automatycznie wypełnione domyślnymi wartościami operacji.
4. W polu Kwota wpisz kwotę wpłaty (w naszym przypadku 160 €).
5. Jeśli to konieczne, wpisz komentarz i wydrukuj polecenie zapłaty gotówkowej.
6. Kliknij Zapisz.

7. Na karcie konta kliknij Aktualizuj. Automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja WDA „Pieniądze, bezgotówkowe” na „Pieniądze, bank” (pozycja CF „Przelew wewnętrzny”).

8. Raport CF „Przelew wewnętrzny” pokazuje uznanie konta „Pieniądze, bank” oraz obciążenie konta „Pieniądze, bezgotówkowe”.