Kontrola dostępu do danych finansowych

Przegląd

Informacje finansowe Twojej firmy muszą być dostępne tylko dla wybranych pracowników: dyrektora finansowego, głównego księgowego lub innych pracowników działu księgowości. Inni pracownicy nie powinni mieć możliwości zmiany takich informacji ani nawet dostępu do nich. W przypadku dużych sieci restauracji, pracownicy jednego lokalu nie powinni mieć dostępu do informacji innych lokali. Nawet w obrębie jednego lokalu obowiązki mogą być podzielone: księgowy, który opłaca faktury, może nie mieć dostępu do konta bankowego firmy.

Aby kontrolować dostęp, możesz uczynić niektórych pracowników odpowiedzialnymi za restaurację i jej konta bankowe — mogą oni przeglądać raporty i zmieniać konta. Tutaj wyjaśniamy, jak możesz to zrobić w Syrve zgodnie z rolami pracowników. Najpierw zobaczmy, gdzie w Syrve możesz ustawić odpowiedzialność i jakie uprawnienia są używane w bloku finansowym, a następnie przejdźmy do przypadków użycia.

Konfiguracja dostępu

Aby uczynić pracownika odpowiedzialnym za lokal, należy posiadać następujące uprawnienia: „Wyświetlanie listy pracowników” (B_VE) oraz „Dodawanie, usuwanie i edytowanie kartotek pracowników” (B_EE).

W tym celu określ lokal w polu Odpowiedzialny na karcie Dodatkowe informacje w kartotece pracownika. Zaznacz wymagane lokale.

Pracownik ma dostęp do informacji finansowych lokalu, za który jest odpowiedzialny.

Po zalogowaniu do Syrve HQ widzisz tylko te lokale, w których przypisałeś odpowiedzialnego pracownika.

Przydzielanie odpowiedzialności w lokalu

Aby przypisać zarządców kont, musisz mieć uprawnienie „Edytuj plan kont” (B_ECOA) i zrobić to w trybie „wszystkie oddziały” w Syrve HQ.

Możesz to zrobić w szczegółach konta.

Pracownik może mieć dostęp do konta, jeśli jest przypisany jako odpowiedzialny za konto. Pracownik, który ma dostęp do konta, musi również być przypisany jako odpowiedzialny w lokalu i mieć uprawnienia do edycji operacji na koncie.

Jeśli pracownik nie ma dostępu do konta bankowego, dostęp do tego konta jest możliwy zgodnie z uprawnieniami i odpowiedzialnościami w bloku finansowym w lokalu.

Przydzielanie pracownika odpowiedzialnego za konto

Aby zmieniać plan kont, przeglądać i edytować konta, dokonywać operacji na kontach, opłacać faktury i generować sprawozdania przepływów pieniężnych, pracownik musi mieć specjalne uprawnienia. W tym celu wymagane są następujące uprawnienia:

Uprawnienie	Nazwa	Opis
B_FIN	Praca z finansami	Możliwość obsługi modułu finansowego — dostępna jest pozycja menu Finanse.
B_VCOA	Podgląd planu kont	Możliwość przeglądania listy kont — dostępna jest pozycja menu Finanse > Plan kont.
B_ECOA	Edycja planu kont	Możliwość edytowania, tworzenia i usuwania kont. Aby uzyskać dostęp do Planu kont, konieczne jest również posiadanie uprawnienia B_VCOA.
B_MCB	Otwarcie konta	Możliwość otwarcia konta i przeglądania operacji — dostępne są pozycje menu Finanse > Plan kont oraz przycisk Otwórz konto.
B_ECB	Tworzenie i edycja ręcznych operacji na koncie	Możliwość dokonywania operacji na kontach w Planie kont.
B_INVP	Opłacanie faktur	Możliwość opłacania faktur — dostępna jest pozycja menu Finanse > Zadłużenie wobec kontrahentów.
B_ECFA	Edycja pozycji przepływów pieniężnych	Możliwość edycji pozycji przepływów pieniężnych (Finanse > Pozycje przepływów pieniężnych).
B_VCFR	Podgląd raportu przepływów pieniężnych	Możliwość przeglądania sprawozdania przepływów pieniężnych (Finanse > Sprawozdanie przepływów pieniężnych).

Oddzielenie uprawnień

Przeglądanie raportów restauracji

Możesz przyznać niektórym pracownikom uprawnienia do przeglądania raportów finansowych i operacji na kontach tylko wybranych oddziałów. Raporty będą obejmować tylko te oddziały.

Przyznajmy Jamesowi Hetfieldowi dostęp do raportów finansowych i kont East-1.

1. Wybierz ten lokal w polu Odpowiedzialny w kartotece pracownika.
2. Przyznaj temu pracownikowi następujące uprawnienia: B_FIN, B_VCOA, B_VBALR, B_VPLR oraz B_VCFR.
3. Nie musisz określać odpowiedzialnego za konto.

Ustawienie Jamesa Hetfielda jako odpowiedzialnego za East-1

Ten pracownik będzie widział tylko East-1 po zalogowaniu do Syrve HQ.

W Planie kont widzi tylko saldo East-1. Bilans, raport zysków i strat oraz sprawozdanie przepływów pieniężnych pokazują tylko kwoty należące do East-1, a jest to jedyny lokal dostępny w filtrze Oddział.

Plan kont pokazuje tylko saldo East-1

 

Bilans obejmuje tylko East-1

Raport zysków i strat pokazuje dane tylko z East-1

Przyznajmy temu pracownikowi uprawnienie do przeglądania operacji na kontach — „Otwórz konto” (B_MCB). Dla porównania, przyznajmy Larsowi Ulrichowi to samo uprawnienie do obsługi finansów, ale również uczynimy go odpowiedzialnym pracownikiem we wszystkich lokalach sieci.

Pracownik	Odpowiedzialny za sklep	Uprawnienia do obsługi finansów	Odpowiedzialny za konto
Lars Ulrich	cały łańcuch	B_FIN, B_VCOA, B_VBALR, B_VPLR, B_VCFR, B_MCB, B_ECOA	menedżerowie kont nie są ustawieni
James Hetfield	tylko w East-1		menedżerowie kont nie są ustawieni

W tym przypadku Lars może, po zalogowaniu się do Syrve HQ, przeglądać transakcje wszystkich sklepów. James — tylko transakcje East-1. Może zobaczyć tylko salda otwarcia i zamknięcia tego sklepu.

Lars może zobaczyć transakcje wszystkich sklepów

James może przeglądać tylko transakcje swojego sklepu

Jeśli pracownik ma uprawnienia „Wyświetl plan kont” (B_VCOA) oraz „Otwórz konto” (B_MCB), może uzyskać dostęp do Planu kont i otworzyć listę transakcji poprzez podwójne kliknięcie lub użycie pozycji w menu kontekstowym — Transakcje konta. Jeśli ma tylko uprawnienie B_MCB, pracownik musi przejść do Finanse > Otwórz konto i wybrać wymagane konto, aby zobaczyć transakcje.

Obsługa Planu Kont

Twój Dyrektor Finansowy nie tylko musi przeglądać transakcje, ale także zmieniać strukturę planu kont i edytować konta całego łańcucha. W tym celu musi mieć możliwość edycji planu kont:

1. Przypisz mu odpowiedzialnego pracownika w całym łańcuchu.
2. Przyznaj następujące uprawnienia: „Praca z finansami” (B_FIN), „Wyświetl plan kont” (B_VCOA), „Otwórz konto” (B_MCB), „Twórz i edytuj ręczne transakcje kont” (B_ECB) oraz „Edytuj plan kont” (B_ECOA).

Dyrektor Finansowy może zmieniać strukturę planu kont i edytować konta

Obsługa Dostępnych Kont

Często zdarza się, że księgowi mogą tylko przeglądać dane potrzebne do swojej pracy i nie mają dostępu do pozostałych kont. Zobaczmy, jak można zapewnić dostęp do konkretnych kont.

Załóżmy, że w łańcuchu są dwaj księgowi:

• Kirk Hammet odpowiada za konto „Kasy handlowe” w całym łańcuchu.
• Jason Newsted odpowiada za konto „Kasy handlowe” tylko w East-1.

Ustawmy dostęp odpowiednio.

1. W pliku Kirka należy wybrać wszystkie sklepy w polu Odpowiedzialny, a w pliku Newsteda — tylko East-1.
2. Przyznaj następujące uprawnienia: B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB.
3. Obaj muszą być odpowiedzialni za konto „Kasy handlowe”.

Pracownik	Kierownik punktu (Odpowiedzialny)	Uprawnienia do obsługi finansów	Menedżer konta (Odpowiedzialny)
Kirk H.	cały łańcuch	B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB	„Kasy handlowe”
Jason N.	tylko w East-1	B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB	„Kasy handlowe”

W tym przypadku Kirk może tworzyć, edytować i usuwać transakcje „Kas handlowych” w całym łańcuchu.

Natomiast Jason może zmieniać transakcje „Kasy handlowej” tylko w East-1.

Obaj księgowi mogą zmieniać transakcje na innych kontach (które nie mają przypisanego odpowiedzialnego pracownika): Kirk — w całym łańcuchu, Jason — tylko w East-1.

Kirk może tworzyć, edytować i usuwać transakcje w całym łańcuchu

Dla porównania, przyznajmy innego pracownika z tymi samymi uprawnieniami i przypiszmy mu odpowiedzialnego pracownika w East-1, ale nie wskażemy go w koncie. W takim przypadku nie ma on dostępu do szczegółów konta „Kasy handlowe”. Może również zmieniać inne transakcje East-1, z wyjątkiem transakcji konta „Kasy handlowe”, za które nie jest odpowiedzialny.

Pracownik nie ma dostępu do konta Kasy handlowe

Anulowanie odpowiedzialności i cofanie uprawnień

Zastanówmy się, jak dostęp do kont zależy od przypisanej odpowiedzialności i przyznanych uprawnień finansowych. Załóżmy, że mamy tych samych księgowych — Kirka i Jasona. Kirk jest odpowiedzialny za konto „Kasy handlowe” w całym łańcuchu i ma wszystkie niezbędne uprawnienia do obsługi finansów.

Usuńmy odpowiedzialność za konto „Kasy handlowe”: będąc w szczegółach konta, wybierz je w polu Odpowiedzialny i kliknij Usuń. Teraz może przeglądać i edytować to konto, ale nie może zmieniać jego szczegółów, ponieważ Jason nadal jest odpowiedzialny za konto.

Kirk może przeglądać i edytować konto, ale nie może zmieniać jego szczegółów

Usuwamy pozostałego odpowiedzialnego pracownika na tym koncie. Teraz Kirk może edytować to konto, przeglądać i tworzyć transakcje we wszystkich sklepach.

Usuńmy odpowiedzialność Kirka za lokalizację. W tym celu odznacz wszystkie pola Odpowiedzialny na karcie Dodatkowe informacje w pliku pracownika. Teraz może przeglądać i edytować konto „Kasy handlowej”, ale nie może tworzyć transakcji (konto nie pokazuje szczegółów i nie może wybrać sklepu, do którego należy transakcja).

Jeśli cofniemy wszystkie uprawnienia związane z finansami, pracownik nie będzie mógł otwierać kont w Planie kont ani korzystać z opcji Otwórz konto.

Dowiedz się, kto jest odpowiedzialny

Aby dowiedzieć się, kto jest przypisany jako odpowiedzialny pracownik w sklepie:

1. Przejdź do głównego menu Pracownicy i wybierz katalog Pracownicy.
2. Wpisz nazwę sklepu w pasku wyszukiwania kolumny Odpowiedzialny.
3. Tabela pokaże tych pracowników, którzy mają ten sklep wskazany w polu Odpowiedzialny.