Szablony dokumentów

Przegląd

W aplikacji Syrve możesz skonfigurować układ dokumentów tworzonych w systemie, korzystając z szablonów dokumentów.

Szablony tworzy się w Ustawienia systemowe i konserwacja > Szablony dokumentów i służą do generowania dokumentów takich jak zamówienia zakupowe i e-faktury.

Szablony pozwalają na standaryzację wyglądu dokumentów oraz automatyczne wypełnianie ich danymi z systemu.

Zanim zaczniesz

Przed utworzeniem szablonów dokumentów upewnij się, że wymagane przepływy pracy dokumentów są już skonfigurowane w aplikacji Syrve.

Dla szablonów zamówień zakupowych, przepływy zakupowe muszą być skonfigurowane w Ustawienia systemowe i konserwacja > Magazyn > Zakupy. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule Przepływy zakupowe.

Dla szablonów e-faktur, e-fakturowanie musi być skonfigurowane i dostępne dla sklepu.

Użytkownik konfigurujący szablony musi mieć prawa dostępu do Ustawienia systemowe i konserwacja > Szablony dokumentów oraz do powiązanych sekcji dokumentów, w których szablony będą używane.

Rodzaje szablonów dokumentów

W aplikacji Syrve możesz tworzyć dwa typy szablonów dokumentów do użytku w Twoim sklepie:

• Zamówienia zakupowe. Służą do zamawiania produktów i towarów od dostawców.
• E-faktury. Służą do tworzenia faktur wysyłanych elektronicznie do klientów, kontrahentów, dostawców lub innych stron.

Oba typy tworzy się i konfiguruje w taki sam sposób.

Jak utworzyć szablon dokumentu

Aby utworzyć szablon dokumentu:

1. Przejdź do Ustawienia systemowe i konserwacja > Szablony dokumentów.

2. Kliknij + Dodaj szablon.

3. W oknie popup wpisz nazwę, wybierz typ oraz zmień rozmiar szablonu i marginesy, jeśli to konieczne. Parametry te możesz zmienić później, klikając  obok nazwy szablonu.

4. Kliknij Dodaj.

   

Struktura szablonu

Szablon składa się z grup, a każda grupa może zawierać do 4 komponentów: 

• Tekst — dodaje statyczny lub dynamiczny tekst, taki jak tytuł dokumentu, numer, data, nazwa dostawcy lub komentarze. 
• Obraz — dodaje logo lub inny obraz do dokumentu.
• Tabela — dodaje tabelę opartą na danych systemowych, na przykład produkty zawarte w zamówieniu zakupowym lub fakturze. 
• Tabela niestandardowa — dodaje ręcznie skonfigurowaną tabelę, która nie jest powiązana z danymi systemowymi. Może być używana do statycznych bloków, sekcji podsumowujących, podpisów lub niestandardowych układów. 

Możesz dodać dowolną liczbę grup tekstów, obrazów lub tabel do szablonu dokumentu, klikając . Każda grupa może zawierać maksymalnie 4 komponenty.

Dodawanie zawartości do szablonu

Tekst

1. W wierszu edycji grupy kliknij +, a następnie Tekst.

2. Na karcie Ogólne wpisz wszystkie wymagane parametry. W polu Tekst na dole karty wpisz wymagany tekst, np. Zamówienie zakupowe.

3. Możesz uczynić tekst dynamicznym, wstawiając zmienne (zobacz sekcję Używanie zmiennych i funkcji poniżej).

   

   Dodawanie tekstu do szablonu zamówienia zakupowego

   

   Dodawanie tekstu do szablonu e-faktury

4. Po dodaniu grupy kliknij , aby zmienić dowolny z powyższych parametrów.

5. Po dodaniu kilku elementów do grupy możesz zmienić ich układ. Aby to zrobić, przytrzymaj  przy wybranej grupie, przeciągnij i upuść ją w wybrane miejsce.

Obrazy

1. Jeśli chcesz dodać obraz do tej samej grupy, kliknij +, a następnie Obraz.

2. W oknie popup wpisz szerokość i wysokość obrazu, wybierz wyrównanie i załaduj obraz. W razie potrzeby dodaj marginesy.

3. Kliknij Dodaj.

   

Tabele

1. Aby dodać tabelę do tej samej grupy, nad którą pracujesz, kliknij +, a następnie Tabela. Aby dodać tabelę do nowej grupy, kliknij + Dodaj grupę, potem +, a następnie Tabela.
2. W oknie popup wybierz wymagane parametry.
3. W polu Dane do tabeli wybierz źródło danych dla tabeli. 
4. W bloku Ustawienia tabeli dodaj wymaganą liczbę kolumn, klikając .
5. Każda kolumna zostanie później wypełniona szczegółami zamówienia zakupowego lub faktury. Możesz dodać tyle kolumn, ile potrzebujesz. 
6. Jeśli niektóre z wcześniej dodanych kolumn nie są już potrzebne, usuń je, klikając  w prawym rogu odpowiedniego wiersza.
7. Użyj  do przeciągania i upuszczania grup w wybrane miejsce.
8. Poniżej przykład szablonu zamówienia zakupowego utworzonego w aplikacji Syrve:

Kolumny tabeli

• Nazwa kolumny. Wyświetlana w nagłówku tabeli.
• Wartość kolumny. Określa, jakie dane są wyświetlane w kolumnie.
• Wyrównanie tekstu. Do lewej, do środka lub do prawej.
• Szerokość kolumny, %. Określa, ile miejsca zajmuje kolumna.
• Pokaż sumę kolumny. Wyświetla sumy dla kolumn numerycznych.

Tabela niestandardowa

Użyj Tabeli niestandardowej, gdy struktura tabeli jest potrzebna do celów układu lub gdy wartości są wprowadzane ręcznie w szablonie.

W przeciwieństwie do zwykłej Tabeli, Tabela niestandardowa nie jest wypełniana z wybranego źródła danych. Jest to przydatne dla:

• tabel statycznych
• sekcji podsumowujących
• niestandardowych układów niezwiązanych z danymi systemowymi

Zawartość dynamiczna

Szablony dokumentów mogą zawierać zarówno zawartość statyczną, jak i dynamiczną.

Zawartość statyczna jest wprowadzana ręcznie i pozostaje taka sama za każdym razem, gdy dokument jest generowany. Na przykład może to być tytuł, notatka prawna lub stały nagłówek tabeli.

Zawartość dynamiczna jest wstawiana za pomocą zmiennych i funkcji. Gdy dokument jest generowany, aplikacja Syrve zastępuje zmienne rzeczywistymi wartościami z dokumentu, takimi jak numer zamówienia, nazwa sklepu, dostawca, nazwa produktu, ilość, cena lub data faktury.

Praca ze zmiennymi i funkcjami

Szablony obsługują dane dynamiczne za pomocą wbudowanych zmiennych i funkcji.

Wszystkie dostępne wartości są już zdefiniowane w systemie i można je wybrać z zakładek Zmienne i Funkcje.

Zmienne

Zmienne to symbole zastępcze, które są zastępowane rzeczywistymi wartościami podczas generowania dokumentu.

Aby wstawić zmienną:

1. Otwórz zakładkę Zmienne.
2. Skopiuj wymaganą zmienną.
3. Wklej ją w pole tekstowe lub wartość kolumny w nawiasach kwadratowych.

Przykłady:

[orderNumber]

[storeName]

[productName]

Zmienne z wieloma polami

Niektóre zmienne zawierają kilka powiązanych wartości (na przykład dostawca lub organizacja).

W większości przypadków te pola można używać bezpośrednio jako osobne zmienne:

[productName]

[internalSku]

[email]

Jeśli jednak nazwy pól się powtarzają (na przykład name lub fullAddress), może być konieczne określenie zmiennej za pomocą notacji kropkowej, aby uniknąć niejednoznaczności:

[supplier.name]

[customer.name]

Funkcje

Funkcje są opcjonalne. Są przydatne, gdy wartość musi być sformatowana lub obliczona przed wyświetleniem w dokumencie. Można ich używać do formatowania wartości, wykonywania obliczeń lub dostosowywania sposobu wyświetlania danych.

Wstawia się je tak samo jak zmienne — w nawiasach kwadratowych.

Wszystkie dostępne funkcje znajdziesz na zakładce Funkcje w edytorze szablonu.

Używanie funkcji ze zmiennymi

Możesz łączyć funkcje ze zmiennymi, aby przetwarzać i formatować dane w szablonie.

Aby użyć funkcji ze zmienną:

1. Otwórz zakładkę Funkcje i skopiuj funkcję.
2. Zamień fieldName na zmienną z zakładki Zmienne.

Przykład: [dateFormat(fieldName)] → [dateFormat(createDate)]

Obliczenia i wyrażenia

Możesz także wykonywać proste obliczenia:

[quantityOrdered * priceVatExclusive]

[sum(items, priceVatExclusive)]

[toFixed(sum(items, priceVatExclusive), 2)]

Mapowanie szablonów

Po utworzeniu szablonów można je mapować. Oznacza to, że jeśli masz jeden lub więcej szablonów tego samego typu, możesz wybrać, który z nich będzie używany jako domyślny szablon.

Aby wybrać domyślny szablon dokumentu:

1. Przejdź do zakładki Mapowanie szablonów.
2. Kliknij  w kolumnie Nazwa szablonu i wybierz jeden z utworzonych szablonów dokumentów jako domyślny szablon dla jednego lub obu typów dokumentów.

Po skonfigurowaniu szablony są automatycznie używane w procesach generowania i wysyłki dokumentów, zapewniając spójne formatowanie we wszystkich dokumentach.

Mapowanie szablonów nie tworzy nowego szablonu. Definiuje jedynie, który istniejący szablon jest domyślnie używany dla każdego typu dokumentu.

Jeśli dostępnych jest kilka szablonów tego samego typu, mapowanie pomaga wybrać szablon, który powinien być automatycznie stosowany w procesach generowania dokumentów.

Jak korzystać z szablonu dokumentu

Szablony dokumentów utworzone w aplikacji Syrve mogą być używane do generowania i wysyłania zamówień zakupów oraz faktur elektronicznych.

Jak korzystać z szablonów faktur elektronicznych

Jeśli fakturowanie elektroniczne jest skonfigurowane w Twoim sklepie, możesz używać szablonów dokumentów, aby ustandaryzować i uprościć proces fakturowania elektronicznego. Aby wybrać szablon dokumentu do wysłania faktury elektronicznej:

1. Przejdź do Faktury w sekcji Zarządzanie biznesem.
2. Wybierz wymaganą fakturę i kliknij  w kolumnie Akcje.
3. W oknie podręcznym wybierz PDF oparty na szablonie.
4. Faktura oparta na szablonie dokumentu utworzonym w aplikacji Syrve zostanie pobrana na Twoje urządzenie. Możesz ją teraz wysłać.

Jak korzystać z szablonów zamówień zakupów

Szablony zamówień zakupów wybiera się w ustawieniach workflow zakupowego. Więcej informacji o workflow zakupowych i ich konfiguracji znajdziesz w artykule Workflow zakupowe.

Aby wybrać utworzony szablon zamówienia zakupów jako domyślny szablon:

1. Przejdź do Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy.
2. Otwórz istniejący workflow zakupowy do edycji lub dodaj nowy.
3. Jeśli edytujesz jeden z wcześniej utworzonych workflow, przejdź bezpośrednio do kroku WYSYŁANIE.
4. Wybierz Automatyczne wysyłanie zamówienia e-mailem.
5. W wierszu Format wybierz PDF_BY_TEMPLATE.
6. Zapisz zmiany.

Przykład wygenerowanego dokumentu

Po skonfigurowaniu i wybraniu szablonu dokumentu w odpowiednim workflow, aplikacja Syrve używa go do wygenerowania dokumentu PDF.

Wygenerowany dokument zawiera układ skonfigurowany w szablonie oraz rzeczywiste dane z zamówienia zakupów lub faktury elektronicznej, takie jak numer dokumentu, data, dane dostawcy lub klienta, pozycje produktów, ilości, ceny, VAT i sumy końcowe.

PDF można następnie pobrać, wysłać e-mailem lub użyć zgodnie z skonfigurowanym workflow dokumentu.