Płatności gotówkowe, płatności kartą bankową i płatności umowne

W Syrve używamy oddzielnych kont dla określonych grup płatności. Płatności otrzymane na podstawie umowy są rejestrowane na koncie „Pieniądze, bezgotówkowe”. Płatności kartą bankową (np. VISA lub MasterCard) są gromadzone na koncie „Pieniądze, acquiring”.

Konto „Pieniądze, w tranzycie” jest przeznaczone na kwoty przekazane inkasentom. „Pieniądze, bank” – do ewidencji środków dostępnych na rachunkach bankowych punktu sprzedaży.

Rodzaj płatności	Konto	Komentarz
Gotówka	Kasy fiskalne	Gdy płatność jest dokonana gotówką, kwota zamówienia jest obciążana z konta „Kasy fiskalne” (konto przeciwstawne „Przychody nierozdzielone”). Gotówka zebrana przy zamknięciu zmiany kasy jest rejestrowana jako dług pracownika, który zatwierdził zbiórkę gotówki swoim kartą. Gdy ten pracownik zgłosi transakcję, dług musi zostać odpisany.
Płatności otrzymane na podstawie umowy	Pieniądze, bezgotówkowe	To konto służy do rejestracji płatności bezgotówkowych (konfigurowalne w Syrve Loyalty). W Syrve rejestruje się wpłatę do sejfu przy przyjmowaniu zmiany kasy. Płatności te będą musiały zostać przypisane do konta „Pieniądze, gotówka”.
Karty bankowe	Pieniądze, acquiring	Gdy bank nabywca przekaże kwoty na rachunek rozliczeniowy punktu sprzedaży, należy to odzwierciedlić w planie kont Syrve.

Operacje zbiórki gotówki i zobowiązań mogą być wykonywane na terminalu kasowym i będą odzwierciedlane przez dowolne z kont, a nie wyłącznie przez konto „Kasy fiskalne”. Opcję tę można skonfigurować w standardowych operacjach wypłat. W tym celu należy określić konto, które będzie używane zamiast konta „Kasy fiskalne” w polu Chef Account ustawień typu wypłaty. Konto, na które mają trafić pieniądze, musi być określone w polu Corr. Account (Sprzedaż detaliczna > Typy wpłat/wypłat).

Płatności umowne

Płatności umowne i ich akumulacja na oddzielnym koncie mogą być skonfigurowane za pomocą płatności bezgotówkowej Syrve Loyalty. W tym celu zaznacz opcję „Płatność przez terminal zewnętrzny” w ustawieniach płatności. W takim przypadku wszystkie płatności otrzymane na podstawie umowy będą gromadzone na koncie „Pieniądze, bezgotówkowe”.

Aby takie płatności były rejestrowane na oddzielnym koncie, należy je utworzyć w planie kont. Możesz na przykład utworzyć konto „Przychody ze sprzedaży na podstawie umowy” jako konto podrzędne konta „Przychody ze sprzedaży”. W tym celu wybierz konto „Przychody ze sprzedaży”, kliknij skrót menu Utwórz konto podrzędne... i wpisz nazwę konta.

Płatności otrzymane na podstawie umowy oraz płatności gotówkowe muszą być uwzględnione w raporcie przepływów pieniężnych pod pozycją „Przychody” (określ w polu CF article). W razie potrzeby możesz utworzyć osobny artykuł CF dla płatności dokonanych na podstawie umowy.

Płatności gotówkowe, płatności kartą bankową lub płatności umowne

Po zakończeniu operacji płatności zamówienia jego koszt jest księgowany na koncie „Przychody ze sprzedaży przed rabatami” i obciążany z konta „Przychody nierozdzielone” (transakcja SALREV). Koszt zamówienia opłacony na podstawie umowy jest księgowany na koncie „Przychody ze sprzedaży na podstawie umowy”. Następnie, w zależności od wybranej metody płatności, rejestrowane są następujące transakcje:

• Jeśli gość zapłacił gotówką, kwota zamówienia jest przenoszona z konta „Przychody nierozdzielone” na konto „Kasa fiskalna” (transakcja CASHSALE).
• Jeśli zamówienie zostało opłacone na podstawie umowy za pomocą Syrve Loyalty lub kuponów, kwota zamówienia jest przenoszona z konta „Przychody nierozdzielone” na konto „Pieniądze, bezgotówkowe” (transakcja CARD).
• Jeśli zamówienie zostało opłacone kartą bankową, kwota zamówienia jest przenoszona z konta „Przychody nierozdzielone” na konto „Pieniądze, acquiring” (transakcja CARD).

Wpłata do sejfu

Zamknięcie zmiany kasy

Kwoty gotówki zebrane z kasy (przy zamknięciu zmiany kasy) są obciążane z konta „Pieniądze wydane do rozliczenia” pracownika odpowiedzialnego za zamknięcie (transakcja CASHCOLL).

Raport przepływów pieniężnych pokazuje przychody pod pozycją „Pieniądze wydane do rozliczenia” oraz wpływy/wydatki na koncie „Kasy fiskalne”.

Przyjęcie zmiany kasy

Zmiana kasy jest przyjmowana w sekcji Sprzedaż detaliczna > Zmiany kasy. Przyjęcie zmiany odbywa się w trzech krokach.

Przyjęta może być tylko zamknięta zmiana kasy (jest oznaczona na zielono na liście). Jednak niektóre operacje można zweryfikować jeszcze przed jej zamknięciem. W tym celu należy mieć uprawnienie „Akceptuj zmiany kasy” (B_ACS).

Wpłata płatności umownych do sejfu

Aby wpłacić kwoty otrzymane na podstawie umowy do sejfu, należy zmienić konto rozliczenia z „Pieniądze, bezgotówkowe” na „Pieniądze, gotówka”. Zrób to na pierwszym kroku przyjęcia zmiany kasy:

1. Wybierz płatności umowne, używając klawiszy Shift lub Ctrl, a następnie kliknij skrót menu Ustaw konto na szablonie.
2. Wybierz konto „Pieniądze, gotówka” i kliknij OK.

Płatności umowne będą miały zmienione konto rozliczenia z „Pieniądze, bezgotówkowe” na „Pieniądze, gotówka” (w polu „Rozliczenie - Na konto”).

Po zapisaniu każda płatność bezgotówkowa będzie miała zarejestrowane transakcje (typ ShiftAccp):

D (Nowe konto) С (Stare konto). Artykuł CF przychodów

W naszym przykładzie każda płatność umowna będzie miała zarejestrowane transakcje ShiftAccp: D (Pieniądze, gotówka) С (Pieniądze, bezgotówkowe). Artykuł CF przychodów

Płatności kartą bankową

Płatności kartą bankową są księgowane na koncie „Pieniądze, acquiring”. Można to zobaczyć na pierwszym kroku przyjęcia zmiany kasy (w polu „Rozliczenie - Na konto”). Gdy płatności trafią na rachunek rozliczeniowy punktu sprzedaży, postępuj według procedury stosowanej przy przyjmowaniu płatności umownych, tj. przekaż środki na konto odpowiadające rachunkowi bankowemu.

Wpłata gotówki do sejfu

Gotówka zebrana przy zamknięciu zmiany kasy jest rejestrowana jako dług pracownika, który zatwierdził zbiórkę gotówki swoim kartą. Gdy ten pracownik zgłosi transakcję, dług musi zostać odpisany.

Zebrana gotówka zostanie odpisana w momencie przyjęcia zmiany kasy (drugi krok). W tym celu zmień konto rozliczenia „Pieniądze do rozliczenia” na konto „Pieniądze, gotówka”.

Środki mogą zostać obciążone (spłata długu) z konta „Pieniądze do rozliczenia”.

Kwota gotówki zebranej przy zamknięciu zmiany kasy jest prezentowana w następujący sposób:

D (Pieniądze do rozliczenia) Główny wykonawca (kierownik, który zamknął zmianę) С (Kasa fiskalna).

Pieniądze nie są już rozliczane, lecz przekazywane na konto „Pieniądze”:

• Jeśli kwoty się zgadzają, dla każdej transakcji gotówkowej zostanie utworzona odpowiadająca transakcja ShiftAccp:

  С (Pieniądze do rozliczenia) Główny wykonawca (kierownik) - D (konto określone w polu „Z konta”). Artykuł CF „Konto kasy fiskalnej”

  W naszym przykładzie zostanie utworzona transakcja ShiftAccp, gdzie D (Pieniądze, gotówka) С (Pieniądze do rozliczenia). Artykuł CF „Konto kasy fiskalnej”

• Jeśli kwota jest mniejsza niż wyjęta z kasy (określona w polu „Kwota (rzeczywista)”), tworzone są następujące transakcje:

• Transakcja ShiftAccp С (Pieniądze do rozliczenia) Główny wykonawca (kierownik) - D (konto określone w polu „Z konta”). Wyświetlana jest kwota podana w polu „Kwota (rzeczywista)”. Artykuł CF „Konto kasy fiskalnej”

• Transakcja CASHSHORT С (Pieniądze do rozliczenia) Główny Wykonawca (kierownik) - D (konto wskazane w polu „Dodaj niedobór do konta”). Wykonawca Korespondencyjny (wykonawca wskazany dla niedoboru). Wyświetlana kwota jest równa różnicy między kwotami podanymi w polach „Kwota” i „Kwota (rzeczywista)”. Pozycja CF „Niedobór”.

Jeśli kwota przekracza kwotę wyjętą z kasy, tworzone są następujące transakcje:

• Transakcja CASHCOLL С (Pieniądze do rozliczenia) Główny Wykonawca (kierownik) - D (konto wskazane w polu „Z konta”). Wyświetlana jest kwota podana w polu „Kwota (rzeczywista)”, pozycja CF „Konto kasy”.
• Transakcja SURPLUS С (Pieniądze do rozliczenia) Główny Wykonawca (kierownik) - D (konto wskazane w polu „Dodaj nadwyżkę do konta”). Wykonawca Korespondencyjny (wykonawca wskazany dla nadwyżki). Wyświetlana kwota jest równa różnicy między kwotami podanymi w polach „Kwota” i „Kwota (rzeczywista)”. Pozycja CF „Nadwyżka”.

Zwrot pieniędzy do rozliczenia

Kwoty gotówki są obciążane z konta „Pieniądze do rozliczenia” pracownika odpowiedzialnego za zamknięcie zmiany (transakcja CASHCOLL) w momencie zamknięcia zmiany kasy w Syrve POS. Kwotę tę zobaczysz na drugim etapie akceptacji zmiany kasy.

Kwotę tę można odpisywać z karty konta „Pieniądze do rozliczenia” (pracownik zwraca pieniądze przekazane na konto). Aby to zrobić:

1. W Planie Kont kliknij dwukrotnie konto „Pieniądze do rozliczenia”.
2. Utwórz transakcję ręczną. W tym celu kliknij ostatni wiersz listy (bieżąca data i typ operacji są podświetlone na niebiesko).
3. W polu Konto korespondujące wybierz konto, na które mają trafić środki: „Pieniądze, gotówka”.
4. W polu Główny wykonawca wskaż pracownika i wpisz powód w polu Komentarz.
5. Aby raport odzwierciedlał przepływ gotówki wynikający z tej operacji, wybierz pozycję CF „Przelew wewnętrzny”.
6. W polu Kredyt wpisz kwotę do odpisania i kliknij Zapisz.
7. Saldo pracownika ulegnie zmianie.
8. Raport przepływów pieniężnych według pozycji „Przelew wewnętrzny” pokaże uznanie konta „Pieniądze, gotówka” i obciążenie konta „Pieniądze do rozliczenia”.

Przelew gotówki z sejfu do banku

Operacje wpłaty/wypłaty (zwane też pay in/out) mogą być wykonywane zarówno w Syrve POS, jak i Syrve Office w karcie konta planu kont.

Tranzyt gotówki

Zarejestruj ruch pieniędzy otrzymanych na podstawie umowy ze sejfu do banku: z konta „Pieniądze, gotówka” na konto „Pieniądze w tranzycie” – samochód transportowy gotówki.

Funkcja ta jest skonfigurowana w standardowej operacji wypłaty: konto szefa - „Pieniądze, gotówka”, konto korespondujące - „Pieniądze w tranzycie”.

Aby zarejestrować tę operację w Syrve Office, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij dwukrotnie konto „Pieniądze, gotówka” w Planie kont i wybierz Wypłata z menu rozwijanego Akcje.
2. W razie potrzeby zmień datę i godzinę wypłaty.
3. W polu Typ wypłaty określ cel wypłaty. Wybierz „Zbiórka gotówki” jako typ wypłaty. Pola „Z konta”, „Konto korespondujące” i „Pozycja CF” zostaną automatycznie wypełnione domyślnymi wartościami operacji.
4. W polu Kwota wpisz kwotę wypłaty.
5. W razie potrzeby wpisz komentarz i wydrukuj polecenie wypłaty gotówki.
6. Kliknij Zapisz.

W karcie konta kliknij Aktualizuj. Automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja WDA „Pieniądze, gotówka” do „Pieniądze w tranzycie” (pozycja CF „Przelew wewnętrzny”).

Raport przepływów pieniężnych według pozycji „Przelew wewnętrzny” pokazuje uznanie konta „Pieniądze w tranzycie” i obciążenie konta „Pieniądze, gotówka”.

Aby zarejestrować tę operację na kasie, wykonaj następujące kroki:

1. W menu zaawansowanym kliknij Wypłać gotówkę, a następnie Przelew z sejfu do banku.
2. Wpisz kwotę i kliknij przycisk Wypłać.

W Syrve Office automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja WDA „Pieniądze, gotówka” do „Pieniądze w tranzycie” (pozycja CF „Przelew wewnętrzny”).

Przyjmowanie wpłat

Wyciąg bankowy służy do zasilenia konta „Pieniądze, bank”. Opcja ta jest skonfigurowana w standardowej operacji wypłaty: konto szefa - „Pieniądze, bank”, konto korespondujące - „Pieniądze w tranzycie”.

 

Uwaga. Syrve może automatycznie importować wyciągi bankowe z programów bankowości internetowej, a także tworzyć transakcje kredytowe i debetowe. Szczegóły w artykule Import wyciągu bankowego.

Zarejestruj operację przyjęcia wpłaty w Syrve Office.

1. Otwórz konto „Pieniądze, bank” w Planie kont i wybierz Wpłata z menu rozwijanego Akcje.
2. W razie potrzeby zmień datę i godzinę wpłaty (domyślnie ustawiona jest bieżąca data).
3. W polu Typ wpłaty określ powód wpłaty. Wybierz z listy „Przyjmowanie wpłat z wyciągu bankowego”. Pola „Z konta”, „Konto korespondujące” i „Pozycja CF” zostaną automatycznie wypełnione domyślnymi wartościami operacji.
4. W polu Kwota wpisz kwotę wpłaty.
5. W razie potrzeby wpisz komentarz i wydrukuj polecenie wypłaty gotówki.
6. Kliknij Zapisz.

W karcie konta kliknij Aktualizuj. Automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja WDA „Pieniądze w tranzycie” do „Pieniądze, bank” (pozycja CF „Przelew wewnętrzny”).

Raport przepływów pieniężnych według pozycji „Przelew wewnętrzny” pokazuje uznanie konta „Pieniądze, bank” i obciążenie konta „Pieniądze w tranzycie”.

Akceptowanie płatności kartą bankową

Można akceptować płatności kartą bankową zarówno w momencie akceptacji zmiany kasy (dla płatności kartą bankową należy zmienić konto rozliczeniowe z „Pieniądze, acquiring” na „Pieniądze, bank”), jak i za pomocą operacji wpłaty (z karty konta „Pieniądze, bank”).

W każdym przypadku, jeśli należy uiścić opłatę serwisową, musi zostać zarejestrowana druga transakcja przenosząca opłatę z konta „Pieniądze, acquiring” na konto „Wydatki”.

Jeśli przelew został wykonany podczas akceptacji zmiany kasy, opłata musi zostać odpisana z konta „Pieniądze, bank”.

Rozważmy alternatywną metodę akceptacji płatności za pomocą operacji wpłaty. Wyciąg banku nabywcy służy do zasilenia konta „Pieniądze, bank”. Standardowa operacja wpłaty może być skonfigurowana w ten sposób: konto szefa - „Pieniądze, bank”, konto korespondujące - „Pieniądze, acquiring”.

Zarejestruj operację przyjęcia wpłaty w Syrve Office tak jak przy uznaniu konta „Pieniądze, bank”. Zobacz Przyjmowanie wpłat powyżej.

Automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja WDA „Pieniądze, acquiring” do „Pieniądze, bank” (pozycja CF „Przelew wewnętrzny”).

Raport przepływów pieniężnych według pozycji „Przelew wewnętrzny” pokazuje uznanie konta „Pieniądze, bank” i obciążenie konta „Pieniądze, acquiring”.