Płatności gotówkowe, płatności kartą bankową oraz płatności umowne

W Syrve używamy oddzielnych kont dla określonych grup płatności. Płatności otrzymane na podstawie umowy są rejestrowane na koncie „Pieniądze, bezgotówkowe”. Płatności kartą bankową (np. VISA lub MasterCard) są kumulowane na koncie „Pieniądze, acquiring”.

Konto „Pieniądze, w tranzycie” przeznaczone jest na kwoty przekazane inkasentom. „Pieniądze, bank” – do ewidencji środków dostępnych na rachunkach bankowych punktu sprzedaży.

Rodzaj płatności	Konto	Komentarz
Gotówka	Kasy fiskalne	Gdy płatność jest dokonana gotówką, kwota zamówienia jest księgowana na koncie „Kasy fiskalne” (konto przeciwstawne „Nierozliczone przychody”). Gotówka zebrana przy zamknięciu zmiany kasy jest rejestrowana jako zobowiązanie pracownika, który zatwierdził pobranie gotówki swoim kartą. Po zgłoszeniu transakcji przez tego pracownika, zobowiązanie musi zostać rozliczone.
Płatności na podstawie umowy	Pieniądze, bezgotówkowe	To konto służy do rejestrowania płatności bezgotówkowych (konfigurowalne w Syrve Loyalty). W Syrve rejestruje się wpłatę do sejfu przy przyjmowaniu zmiany kasy. Płatności te będą musiały zostać przeniesione na konto „Pieniądze, gotówka”.
Karty bankowe	Pieniądze, acquiring	Gdy bank nabywca przekaże środki na rachunek rozliczeniowy punktu sprzedaży, należy to odzwierciedlić w planie kont Syrve.

Operacje pobrania gotówki i rozliczeń zobowiązań mogą być wykonywane na terminalu kasowym i będą odzwierciedlane przez dowolne konto, a nie wyłącznie przez konto „Kasy fiskalne”. Opcję tę można skonfigurować w standardowych operacjach wypłat. W tym celu należy wskazać konto, które będzie używane zamiast konta „Kasy fiskalne” w polu Chef Account ustawień typu wypłaty. Konto, na które mają wpływać środki, musi być określone w polu Corr. Account (Sprzedaż detaliczna > Typy wpłat/wypłat).

Płatności umowne

Płatności umowne i ich kumulacja na oddzielnym koncie mogą być skonfigurowane za pomocą płatności bezgotówkowej Syrve Loyalty. W tym celu zaznacz opcję „Płatność przez terminal zewnętrzny” w ustawieniach płatności. W takim przypadku wszystkie płatności otrzymane na podstawie umowy będą kumulowane na koncie „Pieniądze, bezgotówkowe”.

Aby takie płatności były rejestrowane na oddzielnym koncie, należy je utworzyć w planie kont. Można na przykład utworzyć konto „Przychody ze sprzedaży na podstawie umowy” jako konto podrzędne do konta „Przychody ze sprzedaży”. W tym celu wybierz konto „Przychody ze sprzedaży”, kliknij skrót menu Utwórz konto podrzędne... i wpisz nazwę konta.

Płatności otrzymane na podstawie umowy oraz płatności gotówkowe muszą być uwzględnione w raporcie przepływów pieniężnych pod pozycją „Przychody” (określ w polu CF article). W razie potrzeby można utworzyć oddzielny artykuł CF dla płatności dokonanych na podstawie umowy.

Płatności gotówkowe, płatności kartą bankową lub płatności umowne

Po zakończeniu operacji płatności za zamówienie, jego koszt jest księgowany na koncie „Przychody ze sprzedaży przed rabatami” i rozksięgowany z konta „Nierozliczone przychody” (transakcja SALREV). Koszt zamówienia opłacony na podstawie umowy jest księgowany na koncie „Przychody ze sprzedaży na podstawie umowy”. Następnie, w zależności od wybranej metody płatności, rejestrowane są następujące transakcje:

• Jeśli gość zapłacił gotówką, kwota zamówienia jest przenoszona z konta „Nierozliczone przychody” na konto „Kasa fiskalna” (transakcja CASHSALE).
• Jeśli zamówienie zostało opłacone na podstawie umowy za pomocą Syrve Loyalty lub kuponów, kwota zamówienia jest przenoszona z konta „Nierozliczone przychody” na konto „Pieniądze, bezgotówkowe” (transakcja CARD).
• Jeśli zamówienie zostało opłacone kartą bankową, kwota zamówienia jest przenoszona z konta „Nierozliczone przychody” na konto „Pieniądze, acquiring” (transakcja CARD).

Wpłata do sejfu

Zamknięcie zmiany kasy

Kwoty gotówki zebrane z kasy (przy zamknięciu zmiany kasy) są rozksięgowywane z konta „Pieniądze wydane do rozliczenia” pracownika odpowiedzialnego za zamknięcie (transakcja CASHCOLL).

Raport przepływów pieniężnych pokazuje przychody pod pozycją „Pieniądze wydane do rozliczenia” oraz wpływy/wydatki na koncie „Kasy fiskalne”.

Przyjęcie zmiany kasy

Zmiana kasy jest przyjmowana w sekcji Sprzedaż detaliczna > Zmiany kasy. Przyjęcie zmiany odbywa się w trzech krokach.

Przyjąć można tylko zamkniętą zmianę kasy (jest zielona na liście). Jednak niektóre operacje można zweryfikować jeszcze przed jej zamknięciem. W tym celu należy mieć nadane uprawnienie „Przyjmowanie zmian kasy” (B_ACS).

Wpłata płatności umownych do sejfu

Aby wpłacić kwoty otrzymane na podstawie umowy do sejfu, należy zmienić konto rozksięgowania z „Pieniądze, bezgotówkowe” na „Pieniądze, gotówka”. Wykonaj to w pierwszym kroku przyjęcia zmiany kasy:

1. Wybierz płatności umowne za pomocą klawiszy Shift lub Ctrl, a następnie kliknij skrót menu Ustaw konto na szablonie.
2. Wybierz konto „Pieniądze, gotówka” i kliknij OK.

Płatności umowne będą miały zmienione konto rozksięgowania z „Pieniądze, bezgotówkowe” na „Pieniądze, gotówka” (w polu „Rozksięgowanie - Na konto”).

Po zapisaniu każda płatność bezgotówkowa będzie miała zarejestrowane transakcje (typ ShiftAccp):

D (Nowe konto) С (Stare konto). Artykuł CF przychodu

W naszym przykładzie każda płatność umowna będzie miała zarejestrowane transakcje ShiftAccp: D (Pieniądze, gotówka) С (Pieniądze, bezgotówkowe). Artykuł CF przychodu

Płatności kartą bankową

Płatności kartami bankowymi są księgowane na koncie „Pieniądze, acquiring”. Można to zobaczyć na pierwszym kroku przyjęcia zmiany kasy (w polu „Rozksięgowanie - Na konto”). Gdy środki wpłyną na rachunek rozliczeniowy punktu sprzedaży, należy wykonać procedurę stosowaną przy przyjmowaniu płatności umownych, tj. przenieść środki na konto odpowiadające rachunkowi bankowemu.

Wpłata gotówki do sejfu

Gotówka zebrana przy zamknięciu zmiany kasy jest rejestrowana jako zobowiązanie pracownika, który zatwierdził pobranie gotówki swoim kartą. Po zgłoszeniu transakcji przez tego pracownika, zobowiązanie musi zostać rozliczone.

Zebrana gotówka zostanie rozksięgowana w momencie przyjęcia zmiany kasy (drugi krok). W tym celu zmień konto rozksięgowania „Pieniądze do rozliczenia” na konto „Pieniądze, gotówka”.

Środki mogą być rozksięgowane (spłata zobowiązania) z konta „Pieniądze do rozliczenia” kartą.

Kwota gotówki zebranej przy zamknięciu zmiany kasy jest pokazana następująco:

D (Pieniądze do rozliczenia) Główny wykonawca (kierownik, który zamknął zmianę) С (Kasa fiskalna).

Pieniądze nie są już rozliczane, lecz przeniesione na konto „Pieniądze”:

• Jeśli kwoty się zgadzają, dla każdej transakcji gotówkowej zostanie utworzona odpowiadająca transakcja ShiftAccp:

  С (Pieniądze do rozliczenia) Główny wykonawca (kierownik) - D (konto określone w polu „Z konta”). Artykuł CF „Konto kasy fiskalnej”

  W naszym przykładzie zostanie utworzona transakcja ShiftAccp, gdzie D (Pieniądze, gotówka) С (Pieniądze do rozliczenia). Artykuł CF „Konto kasy fiskalnej”

• Jeśli kwota jest mniejsza niż wyjęta z kasy (określona w polu „Kwota (rzeczywista)”), tworzone są następujące transakcje:

• Transakcja ShiftAccp С (Pieniądze do rozliczenia) Główny wykonawca (kierownik) - D (konto określone w polu „Z konta”). Wyświetlana jest kwota podana w polu „Kwota (rzeczywista)”. Artykuł CF „Konto kasy fiskalnej”

• Transakcja CASHSHORT С (Pieniądze do rozliczenia) Główny Wykonawca (kierownik) - D (konto wskazane w polu „Dodaj niedobór do konta”). Wykonawca Korespondencyjny (wykonawca wskazany dla niedoboru). Wyświetlana kwota jest równa różnicy między kwotami wskazanymi w polach „Kwota” i „Kwota (rzeczywista)”. Pozycja CF „Niedobór”.

Jeśli kwota przekracza kwotę wyjętą z kasy, tworzone są następujące transakcje:

• Transakcja CASHCOLL С (Pieniądze do rozliczenia) Główny Wykonawca (kierownik) - D (konto wskazane w polu „Z konta”). Wyświetlana jest kwota wskazana w polu „Kwota (rzeczywista)”, pozycja CF „Kasa”.
• Transakcja SURPLUS С (Pieniądze do rozliczenia) Główny Wykonawca (kierownik) - D (konto wskazane w polu „Dodaj nadwyżkę do konta”). Wykonawca Korespondencyjny (wykonawca wskazany dla nadwyżki). Wyświetlana kwota jest równa różnicy między kwotami wskazanymi w polach „Kwota” i „Kwota (rzeczywista)”. Pozycja CF „Nadwyżka”.

Zwrot pieniędzy do rozliczenia

Kwoty gotówki są obciążane z konta „Pieniądze do rozliczenia” pracownika odpowiedzialnego za zamknięcie zmiany (transakcja CASHCOLL) w momencie zamknięcia zmiany kasy w Syrve POS. Kwotę tę zobaczysz na drugim etapie akceptacji zmiany kasy.

Kwotę tę można odpisywać z karty konta „Pieniądze do rozliczenia” (pracownik zwraca pieniądze przekazane na konto). W tym celu:

1. W Planie Kont kliknij dwukrotnie konto „Pieniądze do rozliczenia”.
2. Utwórz transakcję ręczną. W tym celu kliknij ostatni wiersz listy (bieżąca data i typ operacji są podświetlone na niebiesko).
3. W polu Konto korespondencyjne wybierz konto, na które mają trafić środki: „Pieniądze, gotówka”.
4. W polu Główny wykonawca wskaż pracownika i wpisz powód w polu Komentarz.
5. Aby raport odzwierciedlał przepływ gotówki wynikający z tej operacji, wskaż pozycję CF „Transfer wewnętrzny”.
6. W polu Kredyt wpisz kwotę do odpisania i kliknij Zapisz.
7. Saldo pracownika ulegnie zmianie.
8. Raport przepływów pieniężnych według pozycji „Transfer wewnętrzny” pokaże uznanie konta „Pieniądze, gotówka” oraz obciążenie konta „Pieniądze do rozliczenia”.

Przelew gotówki z sejfu do banku

Operacje wpłaty/wypłaty (zwane także pay in/out) mogą być wykonywane zarówno w Syrve POS, jak i Syrve Office w karcie konta planu kont.

Tranzyt gotówki

Zarejestruj ruch pieniędzy otrzymanych na podstawie umowy z sejfu do banku: z konta „Pieniądze, gotówka” na konto „Pieniądze w tranzycie” – samochód tranzytowy.

Funkcja ta jest skonfigurowana w standardowej operacji wypłaty: konto szefa - „Pieniądze, gotówka”, konto korespondencyjne - „Pieniądze w tranzycie”.

Aby zarejestrować tę operację w Syrve Office, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij dwukrotnie konto „Pieniądze, gotówka” w Planie kont i wybierz Wypłata z menu rozwijanego Akcje.
2. W razie potrzeby zmień datę i godzinę wypłaty.
3. W polu Typ wypłaty określ cel wypłaty. Wybierz „Zbiórka gotówki” jako typ wypłaty. Pola „Z konta”, „Konto korespondencyjne” i „Pozycja CF” zostaną automatycznie wypełnione domyślnymi wartościami operacji.
4. W polu Kwota wpisz kwotę wypłaty.
5. W razie potrzeby wpisz komentarz i wydrukuj polecenie wypłaty gotówki.
6. Kliknij Zapisz.

W karcie konta kliknij Aktualizuj. Automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja WDA „Pieniądze, gotówka” na „Pieniądze w tranzycie” (pozycja CF „Transfer wewnętrzny”).

Raport przepływów pieniężnych według pozycji „Transfer wewnętrzny” pokazuje uznanie konta „Pieniądze w tranzycie” oraz obciążenie konta „Pieniądze, gotówka”.

Aby zarejestrować tę operację na kasie, wykonaj następujące kroki:

1. W menu zaawansowanym kliknij Wypłać gotówkę, a następnie Przelew z sejfu do banku.
2. Wprowadź kwotę i kliknij przycisk Wypłać.

W Syrve Office automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja WDA „Pieniądze, gotówka” na „Pieniądze w tranzycie” (pozycja CF „Transfer wewnętrzny”).

Przyjęcie płatności

Wyciąg bankowy służy do zasilenia konta „Pieniądze, bank”. Opcja ta jest skonfigurowana w standardowej operacji wypłaty: konto szefa - „Pieniądze, bank”, konto korespondencyjne - „Pieniądze w tranzycie”.

 

Uwaga. Syrve może automatycznie importować wyciągi bankowe z programów bankowości internetowej, a także umożliwia tworzenie transakcji kredytowych i debetowych. Szczegóły w artykule Import wyciągu bankowego.

Zarejestruj operację przyjęcia płatności w Syrve Office.

1. Otwórz konto „Pieniądze, bank” w Planie kont i wybierz Wpłata z menu rozwijanego Akcje.
2. W razie potrzeby zmień datę i godzinę wpłaty (domyślnie ustawiona jest bieżąca data).
3. W polu Typ wpłaty określ powód wpłaty. Z listy wybierz „Przyjmowanie płatności z wyciągu bankowego”. Pola „Z konta”, „Konto korespondencyjne” i „Pozycja CF” zostaną automatycznie wypełnione domyślnymi wartościami operacji.
4. W polu Kwota wpisz kwotę wpłaty.
5. W razie potrzeby wpisz komentarz i wydrukuj polecenie wpłaty gotówki.
6. Kliknij Zapisz.

W karcie konta kliknij Aktualizuj. Automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja WDA „Pieniądze w tranzycie” na „Pieniądze, bank” (pozycja CF „Transfer wewnętrzny”).

Raport przepływów pieniężnych według pozycji „Transfer wewnętrzny” pokazuje uznanie konta „Pieniądze, bank” oraz obciążenie konta „Pieniądze w tranzycie”.

Akceptacja płatności kartą bankową

Możliwe jest przyjmowanie płatności kartą bankową zarówno w trakcie akceptacji zmiany kasy (dla płatności kartą bankową należy zmienić konto rozliczeniowe z „Pieniądze, acquiring” na „Pieniądze, bank”), jak i poprzez pojedynczą operację wpłaty (z karty konta „Pieniądze, bank”).

W każdym przypadku, jeśli należy uiścić opłatę serwisową, musi zostać zarejestrowana druga transakcja przenosząca opłatę z konta „Pieniądze, acquiring” na konto „Wydatki”.

Jeśli przelew został wykonany w trakcie akceptacji zmiany kasy, opłata musi zostać odpisana z konta „Pieniądze, bank”.

Rozważmy alternatywną metodę przyjmowania płatności za pomocą operacji wpłaty. Wyciąg bankowy banku nabywcy służy do zasilenia konta „Pieniądze, bank”. Standardowa operacja wpłaty może być skonfigurowana w ten sposób: konto szefa - „Pieniądze, bank”, konto korespondencyjne - „Pieniądze, acquiring”.

Zarejestruj operację przyjęcia płatności w Syrve Office tak jak przy uznaniu konta „Pieniądze, bank”. Zobacz Przyjęcie płatności powyżej.

Automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja WDA „Pieniądze, acquiring” na „Pieniądze, bank” (pozycja CF „Transfer wewnętrzny”).

Raport przepływów pieniężnych według pozycji „Transfer wewnętrzny” pokazuje uznanie konta „Pieniądze, bank” oraz obciążenie konta „Pieniądze, acquiring”.