Zaliczki i przedpłaty

Przegląd

Syrve umożliwia rejestrowanie zaliczek na zamówienia. Zaliczka może być dokonana gotówką, kartą bankową lub innymi metodami płatności, ale nie może być na koszt firmy.

To, czy ta operacja jest odzwierciedlona w księgach, zależy od ustawień określonych dla kas fiskalnych. Ustawienie Zaliczka fiskalna określa, czy zaliczka jest fiskalna, czy nie. Jeśli ustawienie jest włączone, zaliczka jest przetwarzana jako sprzedaż fiskalna z VAT. Jeśli jest wyłączone, zostanie wydrukowany paragon.

Paragon fiskalny za kwotę zamówienia netto po odjęciu zaliczki zostanie wydrukowany w momencie ostatecznego rozliczenia. Cały przychód z zamówienia jest księgowany jako sprzedaż na dzień zamknięcia zamówienia.

Jeśli kwoty zaliczek są rejestrowane na kasie fiskalnej, następujące operacje są zapisywane na odpowiednich kontach w momencie wydruku rachunku za otrzymaną kwotę: obciążenie konta „Kasy handlowe” i uznanie specjalnego konta „Zaliczka na zamówienia” (transakcja PREPAY).

Jeśli kasa fiskalna jest tak skonfigurowana, że kwoty zaliczek nie są rozliczane przez system, będą one gromadzone na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami” pracownika, który przyjął zaliczkę (transakcja PREPAY). Po rozliczeniu tej kwoty przez pracownika, musi ona zostać odpisana.

Po zamknięciu zamówienia z zaliczką, kwota zaliczki zostanie przeniesiona z konta „Zaliczka na zamówienia” na konto „Przychody ze sprzedaży”.

Jeśli zamówienie z zaliczką zostanie anulowane (kwota zaliczki zostanie zwrócona), na kontach zostanie zaksięgowana odwrotna transakcja REFPREPAY.

Raporty zaliczek gotówkowych Raporty 047 Zamówienia według typu płatności na zmianę oraz 016 Zamówienia według typu płatności pokazują paragony za zaliczki i zwroty zaliczek, które miały miejsce w bieżącej zmianie kasy, ale dotyczą zamówień, które nie zostały jeszcze opłacone i zostały zamknięte na innym terminalu (raport 047). Zaliczki i zwroty są podawane w raporcie terminala, na którym zarejestrowano operację (wydrukowano paragon fiskalny). Są one pokazane w odpowiedniej sekcji typu płatności.

Syrve umożliwia również rejestrowanie przedpłat dla dostawców. Użyj transakcji ręcznej lub standardowej operacji wypłaty (również w Syrve POS), aby to zrobić. Możesz opłacać faktury korzystając z przedpłat przekazanych dostawcy.

Konfiguracja zaliczki

Określ, jak ma być wyświetlana operacja zaliczki: czy zaliczka ma być rejestrowana na kasie fiskalnej (zostanie wydrukowany paragon zaliczkowy), czy ma być rozliczana przez kasjera, a kwota zaliczki zarejestrowana jako środki na koncie kasjera.

Można to dostosować dla kas fiskalnych. Blok Zaliczki fiskalne służy do ustawienia metody księgowania zaliczek na zamówienia.

W Syrve POS można przyjmować zaliczki na zamówienia tylko w trybach Restauracja lub Dostawa. Wykonaj następujące ustawienia w ustawieniach ogólnych punktu sprzedaży:

• Stawka VAT dla zaliczki – stawka VAT, która zostanie wydrukowana na rachunku fiskalnym przy przyjęciu zaliczki na zamówienie.
• Wymagaj potwierdzenia zaliczki – odpowiedzialny pracownik musi zbliżyć kartę, aby zarejestrować otrzymaną zaliczkę na zamówienie.
• Zamknij okno po wpłacie zaliczki – okno zaliczki zamyka się automatycznie po zarejestrowaniu zaliczki.

Ustawienia grupowe. Dla każdego punktu sprzedaży określ drukarkę w polu Drukarka paragonów, która będzie używana do drukowania paragonów sprzedaży, paragonów płatności, biletów wpłaty, paragonów wpłaty/wypłaty, raportów X/Z, kontroli kasy przy zamknięciu zmiany oraz informacji o karcie gościa. Paragony zaliczek i zwrotów zaliczek są również drukowane na tej drukarce w przypadku niefiskalnego typu płatności lub jeśli używany jest wirtualny FCR. Paragony zamknięcia lub anulowania zamówienia są drukowane na drukarce paragonów, jeśli zamówienie zawiera płatności niefiskalne lub jeśli jest określone, że paragony płatności i zwrotów muszą być zawsze drukowane.

Ustawienia sekcji. Jeśli zaznaczono opcję Zezwalaj na płatność za zamówienie bez rachunku gościa, kasjer będzie mógł przyjmować płatności (lub zaliczki) za zamówienia w Syrve POS bez drukowania biletów kuchennych lub rachunków gościa. Jeśli opcja jest odznaczona, przycisk Kasa będzie niedostępny w oknie zamówienia Syrve POS do momentu wydrukowania rachunku gościa. Dla zamówienia z niewydrukowanymi pozycjami zostanie również wydrukowany bilet kuchenny.

Syrve POS pozwala zmieniać wygląd drukowanych rachunków, metek/cenówek oraz raportów za pomocą konfigurowalnych szablonów. Dostosuj paragon zaliczki/zwrotu. Zobacz Szablony paragonów i etykiet.

Do obsługi zaliczek wymagane są specjalne uprawnienia dostępu:

F_PRPRE	Wykonaj zaliczkę	Użyj przycisku Zaliczka (w oknie płatności), aby złożyć zaliczkę.
F_REP	Autoryzuj usunięcie zaliczki	Możliwość potwierdzenia usunięcia zaliczki.

Przyjrzyjmy się bliżej, jak system rejestruje zaliczki gotówkowe i kartą bankową.

Zaliczka gotówkowa

W tym przykładzie rozważmy, jak system obsługuje zaliczki gotówkowe.

1. Przyjmij zamówienie w Syrve POS i dokonaj zaliczki gotówką. Na przykład kwota zamówienia to 19 €, zaliczka – 1 €. Szczegóły zaliczki można znaleźć w:

   • Bloku WPŁACONO GOTÓWKĄ w raporcie 047 Zamówienia według typu płatności na zmianę.

     

   • Raporcie przepływów pieniężnych (konto „Kasy handlowe”), który pokazuje transakcję wpłaty pod artykułem przepływów pieniężnych: Zaliczka (1 €). 

     

   • Koncie „Zaliczka na zamówienia”, na którym zostanie utworzona transakcja PREPAY, Dt (Kasy handlowe) – Ct (Zaliczka na zamówienia). 

     

2. Zamknij zamówienie, płacąc pozostałą część gotówką. Szczegóły płatności zamówienia można znaleźć w:

   • Raporcie przepływów pieniężnych (konto „Kasy handlowe”), który pokazuje transakcję wpłaty pod artykułami przepływów pieniężnych: Przychód (9 €) i Zaliczka (1 €). 

     

   • Koncie „Przychód nierozdzielony”, na którym zostanie utworzona transakcja SALREV, kwota paragonu wynosi 10 €. 

Zaliczka kartą bankową

Teraz rozważmy zaliczki kartą bankową.

1. Przyjmij zamówienie w Syrve POS i dokonaj zaliczki kartą bankową. Na przykład kwota zamówienia to 50 €, zaliczka – 45 €. Szczegóły zaliczki można znaleźć w:

   • Raporcie przepływów pieniężnych (konto „Pieniądze, acquiring”), który pokazuje transakcję wpłaty pod artykułem przepływów pieniężnych: Zaliczka (45 €). 

     

   • Koncie „Zaliczka na zamówienia”, na którym zostanie utworzona transakcja PREPAY, Dt (Pieniądze, acquiring) – Ct (Zaliczka na zamówienia).

2. Zamknij zamówienie, płacąc pozostałą część gotówką. Szczegóły płatności zamówienia (z uwzględnieniem konta z pierwszego przykładu) można znaleźć w:

   • Bloku „Przychód kartą” w raporcie kasy fiskalnej 047 Zamówienia według typu płatności na zmianę (zaliczka kartą bankową). 

     

   • Raporcie przepływów pieniężnych, który pokazuje Przychód (10 + 6 = 16 €) na koncie „Kasy handlowe” oraz Zaliczki na kontach „Pieniądze, acquiring” (45 €) i „Kasy handlowe” (5 €). 

     

   • Koncie „Przychód nierozdzielony”, na którym zostanie utworzona transakcja SALREV; kwota paragonu wzrosła (10 + 50 = 60 €). 

Zaliczka na bankiet lub dostawę

Możesz przeglądać zaliczki na bankiety i dostawy w sekcji Raporty (lub Sprzedaż detaliczna) > Bankiety, rezerwacje, dostawy.

Raport zamkniętych bankietów lub dostaw można wygenerować za pomocą akcji Pokaż raport zamówień.

Z tego raportu możesz przejść do pozycji zamówienia, korzystając z pozycji skrótu menu **Order Items**. Pokazuje ona pełne informacje o przedpłatach (na karcie **Payments**).

Na liście bankietów, rezerwacji i dostaw możesz uzyskać raport OLAP dotyczący transakcji (użyj pozycji skrótu menu Show OLAP), który również pokazuje przedpłatę za bankiet.

Usuwanie zamówienia z przedpłatą

Jeśli kwota zamówienia jest mniejsza niż kwota przedpłaty, system poprosi Cię o usunięcie przedpłaty po naciśnięciu Pay. Po potwierdzeniu operacji otworzy się okno edycji przedpłaty. Jeśli zamówienie jest puste, przedpłata jest zwracana w całości po zamknięciu zamówienia.

Jeśli w zamówieniu dokonano lub usunięto przedpłaty, nie można go usunąć. Takie zamówienia muszą być opłacone kwotą zero, podobnie jak zamówienia z usuniętymi wydrukowanymi pozycjami. Musisz to zrobić, aby uniknąć utraty zamówienia, gdy przedpłata została dokonana podczas jednej zmiany kasy, a usunięta podczas innej. I aby uniknąć rozbieżności, które mogą wystąpić między kwotami raportów Z a kwotami w kasie.

Załóżmy, że podczas poprzedniej zmiany dokonano przedpłaty w wysokości 2 €. Kwota ta została zarejestrowana w raporcie Z przy zamknięciu zmiany kasy. Podczas bieżącej zmiany zwróciliśmy przedpłatę. Gdybyśmy usunęli zamówienie, Syrve „zapomniałby” zarówno o wpłacie, jak i wypłacie przedpłaty. W efekcie raporty z poprzedniej zmiany nie zgadzałyby się z raportami FCR.

Przedpłata przetworzona na kilku FCR

System przechowuje powiązanie przedpłaty z FCR. Gdy zamówienie jest opłacone w całości, FCR użyty do dokonania przedpłaty może nie istnieć lub może nie mieć już żadnych pozycji.

W takim przypadku system działa według następującej zasady. Jeśli zamówienie ma przedpłatę dokonaną na konkretnym FCR, a w momencie płatności nie ma już żadnych pozycji, przedpłata jest uznawana za złożoną za pośrednictwem FCR, który nie ma przedpłaty. Jeśli takiego FCR nie ma, system używa FCR, który ma więcej pozycji.

Raport sprzedaży OLAP

Użyj raportu sprzedaży OLAP, aby uzyskać informacje o przychodach według rodzaju płatności oraz o przedpłatach i zwrotach przedpłat.

Przedpłata dla dostawcy

Użyj standardowej operacji wypłaty, aby dokonać przedpłaty. W tym celu skonfiguruj standardową operację wypłaty z konta „Money, bank” (pole Chef account) na konto „Suppliers advances” (pole Corr. Account).

Jeśli płatność jest gotówką, określ konto „Money, cash”, jeśli pieniądze są pobierane z sejfu, lub „Trade Cash Registers”, jeśli pieniądze są pobierane z kasy.

Taką wypłatę można wykonać na POS (jeśli wymagany typ płatności został dodany do dozwolonych typów w Payment Types Settings).

Do rejestracji przepływu gotówki może być użyty artykuł „Advances to suppliers”.

Przekazanie przedpłaty dostawcy

Dostawcy można przekazać zaliczkę, na przykład z konta „Money, bank”. Kwota ta jest używana do zapłaty faktury dostawcy. Kwota zaliczki jest widoczna w zestawieniu przepływów pieniężnych.

Do rejestracji przedpłaty dla dostawcy użyj transakcji ręcznej.

1. Otwórz konto „Money, bank” w Planie kont i utwórz transakcję ręczną.
   • W polu Corr. Account wpisz „Suppliers advances”.
   • W polu Corr. Contractor - dostawca („supplier 1”).
   • W polu Comment - „Advances to supplier”.
   • W polu Credit - kwota przedpłaty (400 €).
   • W polu CF article - wybierz „Advances to suppliers”.
2. Kliknij Save.

Po zapisaniu konta „Money, bank” saldo dostawcy ulegnie zmianie – „supplier 1” jest winien Twojej firmie 400 € (zgodnie z kontem „Suppliers advances”).

Raport przepływów pieniężnych według artykułu „Advances to suppliers” pokazuje uznanie konta „Suppliers advances” (400 €) oraz obciążenie konta „Money, bank” (-400 €).

Użyj standardowej operacji wypłaty, aby zarejestrować przedpłatę dla dostawcy.

1. Kliknij dwukrotnie konto „Money, bank” w Planie kont i wybierz w menu rozwijanym Actions opcję Payout.
2. W razie potrzeby zmień datę i godzinę wypłaty (domyślnie ustawiona jest bieżąca data).
3. W polu Payout Type określ cel wypłaty: „Advances to supplier”. Pola From account, Corr. Account i CF Article zostaną automatycznie wypełnione wartościami domyślnymi operacji.
4. W polu Contractor wybierz dostawcę („supplier 2”), któremu przekazujesz zaliczkę. W polu Amount wpisz kwotę wypłaty (400 €).
5. W razie potrzeby wpisz swój komentarz i wydrukuj polecenie wypłaty gotówki.
6. Kliknij Save.

Operację tę można również wykonać w Syrve POS.

Automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja WDA „Money, bank” na „Suppliers advances” (artykuł CF „Advances to suppliers”).

Saldo dostawcy ulegnie zmianie – „supplier 2” jest winien Twojej firmie 400 € (zgodnie z kontem „Suppliers advances”).

Raport przepływów pieniężnych według artykułu „Advances to suppliers” pokazuje uznanie konta „Suppliers advances” (800 €) oraz obciążenie konta „Money, bank” (-800 €). W naszych przykładach dostawcom przekazano następujące kwoty: 400 + 400 = 800 €.

Zapłata faktury z konta „Suppliers Advances”

Utwórz fakturę dla „supplier 1”, na przykład na 300 € („supplier 1” jest winien Twojej firmie 400 € zgodnie z kontem „Suppliers advances”).

Zapłać tę fakturę z konta „Suppliers advances”. W tym celu przejdź do Finances > Debt to Contractors, zaznacz fakturę w kolumnie Pay i kliknij Pay for selected documents. W nowym oknie określ konto rozliczeniowe jako „Suppliers advances”.

Artykuł CF „Payment for goods” zostanie ustawiony automatycznie. Artykuł ten został już skonfigurowany w katalogu artykułów CF dla płatności faktur (CF Articles > Operations > Invoices payment > Payment for goods).

Po kliknięciu Pay wybrany dokument zniknie z listy niezapłaconych dokumentów, a kwota zadłużenia wobec dostawców zmniejszy się (można ją zobaczyć w Contractors > Supplier Balance).

Otwórz konto „Suppliers advances” w Planie kont. Automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja INVPAY „Suppliers advances” na „Accounts payable to suppliers” (artykuł CF „Payment for goods”).

Po zapłaceniu saldo dostawcy ulegnie zmianie – teraz „supplier 1” jest winien Twojej firmie 100 € (zgodnie z kontem „Suppliers advances”).

Raport przepływów pieniężnych według artykułu „Payment for goods” pokazuje obciążenie konta „Suppliers advances” (300 €).

Utwórz fakturę dla „supplier 2”, na przykład na 2000 €, i zapłać ją z konta „Suppliers advances”. Artykuł CF „Payment for goods” zostanie ustawiony automatycznie.

Po zapłaceniu saldo dostawcy ulegnie zmianie – Twoja firma jest winna „supplier 2” 1600 € (zgodnie z kontem „Suppliers advances”).

Automatycznie zostanie zarejestrowana transakcja INVPAY „Suppliers advances” na „Accounts payable to suppliers” (artykuł CF „Payment for goods”). W naszym przypadku zapłacono fakturę na 2000 €.

Raport przepływów pieniężnych według artykułu „Payment for goods” pokazuje obciążenie konta „Suppliers advances”. W naszym przypadku wydatki wynoszą: -300 + (-2000) = -2300 €.

Dostawca zwraca zaliczkę

Jeśli dostawca zwraca zaliczkę (np. pieniądze zostały przekazane jako zaliczka, ale nie dostarczono części towarów) i operacja ta jest zarejestrowana w Syrve POS, zostanie zarejestrowany wpływ na konto przypisane do kasy, w której wydrukowano paragon za otrzymane pieniądze. W tym przypadku jako konto przeciwstawne zostanie użyte konto „Suppliers advances”, na które zostanie uznana otrzymana kwota.