Rejestr płac

W Syrve używamy rejestrów płac do przeprowadzania obliczeń płacowych i wypłacania wynagrodzeń pracownikom. Dokument ten jest tworzony ręcznie przez odpowiedzialnego pracownika dla każdego okresu płacowego. W jednym okresie można utworzyć tylko jeden rejestr płac.

Z zasady główna część wynagrodzenia jest wypłacana w następnym miesiącu kalendarzowym. W rejestrze płac płatności odnoszą się do określonego okresu niezależnie od czasu ich realizacji.

Rejestr płac opiera się na transakcjach naliczeń/odliczeń dokonanych na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami”, które przypadają na okres dokumentu, oraz na płatnościach, którym przypisano taki numer rejestru. Zawiera listę pracowników, dla których zarejestrowano obliczenia płacowe za dany okres lub kwoty należne.

Do obsługi rejestrów płac wymagane są specjalne uprawnienia: „Tworzenie i edycja rejestrów płac” (B_EPP) oraz „Podgląd rejestrów płac” (B_VPP). Pracownicy odpowiedzialni za konto „Bieżące rozliczenia z pracownikami” mogą rejestrować operacje naliczeń i płatności. „Miękkie” zamknięcie okresu nie wpływa na operacje dokumentu.

Rejestr płac może być używany do naliczania premii, wynagrodzeń i zaliczek na wynagrodzenie, rejestrowania potrąceń (kar) oraz do księgowania środków dla grupy pracowników.

 

Do tego pracownik musi posiadać uprawnienie „Rejestruj naliczenia i płatności dla pracowników” (B_PAY). W takim przypadku będą dostępne pozycje Naliczenie, Wydanie zaliczki, Wypłata, Potrącenie.

Aby wyświetlić rejestry płac, przejdź do Pracownicy lub Raporty i wybierz Rejestry płac.

Zobaczysz listę wszystkich rejestrów zarejestrowanych w placówce za wybrany okres. Domyślnie jest to poprzedni miesiąc, jednak możesz ustawić dowolny okres. Rejestr płac można usunąć tylko wtedy, gdy nie ma w nim zarejestrowanych płatności. Aby usunąć rejestr, najpierw anuluj wszystkie powiązane płatności.

 

Tworzenie rejestru

Aby utworzyć rejestr płac, wykonaj następujące kroki:

1. Na liście Rejestry płac kliknij Utwórz.

2. W razie potrzeby edytuj automatycznie wygenerowany numer nowego rejestru płac, pod którym zostanie zarejestrowany w systemie. Numer może być niedostępny, jeśli system numeracji nie zawiera wymaganych danych. W takim przypadku system poprosi o wygenerowanie numeru podczas zapisywania dokumentu.

3. Data początkowa jest ustawiona w polu Za okres od. Jest to dzień następujący po dacie końcowej poprzedniego okresu rejestru. Nie można jej zmienić. W polu Za okres do wpisz datę końcową okresu. Domyślnie ustawiany jest ostatni dzień bieżącego miesiąca. Jeśli zmienisz okres, system sprawdzi, czy nie nakłada się on na inne istniejące dokumenty.

4. Pole Oddział pokazuje placówkę, która dokona płatności.

5. W polu Komentarz możesz wpisać dodatkowe informacje dotyczące dokumentu.

6. Zapisz rejestr. System sprawdzi, czy dokument ma unikalny numer oraz czy okres ważności nie nakłada się na inne rejestry.

7. Możesz dodać pracowników, którzy nie znajdują się jeszcze w rejestrze. Aby to zrobić, kliknij Dodaj pracowników. Jeśli pracownik nie ma zarejestrowanych transakcji, nie będzie widoczny w dokumencie.

8. Zarejestruj wszystkie niezbędne płatności i potrącenia.

 

Aby wydrukować rejestr płac dla wybranych pracowników, kliknij Drukuj w menu skrótów.

Rejestr płac zawiera następujące informacje o każdym pracowniku:

• Nazwę pracownika w systemie, ID oraz rolę.
• Saldo początkowe - saldo konta pracownika na dzień rozpoczęcia dokumentu.
• Naliczone - kwoty naliczone za okres. Kwota transakcji kredytowych na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami” według kontrahenta. Uwzględnione są następujące transakcje: BONUS, PERC, HOURPAY, ACCWGS, MAN oraz DA.
• Potrącone - kwota potrąceń za okres. Kwota transakcji debetowych PENALTY, CLOSEMP, PREPAY, CRED, MAN na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami”, a także transakcje faktur wydatkowych EXPINV (gdzie pracownik jest wskazany jako klient).
• Płatności - kwota płatności odnoszących się do dokumentu (wg numeru) niezależnie od daty ich dokonania. Oznacza to, że płatności to kwoty transakcji kredytowych WDA i ADVPMNT na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami”. Mają one ten sam numer co rejestr płac, niezależnie od faktycznej daty rejestracji płatności.
• Kwota należna - kwota, jaką placówka jest winna pracownikom (Saldo początkowe + Naliczone - Potrącone - Płatności).

Informacje o rozliczeniach z pracownikami można grupować według kolumny „Stanowisko”. Rejestr płac można wyeksportować do MS Excel.

 

Podczas rejestrowania płatności na koncie korespondencyjnym „Bieżące rozliczenia z pracownikami” w planie kont za pomocą funkcji Wypłata, w raporcie zbiorczym wynagrodzeń lub podczas ręcznego tworzenia transakcji „Bieżące rozliczenia z pracownikami” należy podać numer rejestru płac. Zalecamy jednak rejestrowanie płatności dokonywanych w ramach rejestru płac, aby uniknąć błędów.

Do dostępu do rejestru płac użyj karty konta „Bieżące rozliczenia z pracownikami”. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy na wybraną transakcję i wybierz w menu skrótów pozycję Pokaż dokument. Użyj rejestru, aby uzyskać dostęp do karty konta „Bieżące rozliczenia z pracownikami”. Kliknij prawym przyciskiem myszy na pracownika i wybierz w menu skrótów pozycję Szczegóły konta. W efekcie karta pokaże wszystkie transakcje związane z wybranym pracownikiem, które miały miejsce w okresie rejestru, z którego korzystałeś, aby przejść do karty.

Naliczenia i potrącenia

Naliczenie lub potrącenie może być rejestrowane automatycznie lub ręcznie.

Rejestracja ręczna może być przeprowadzona z rejestru płac, raportu osobistego, raportu zbiorczego wynagrodzeń oraz z sekcji Pracownicy > Naliczenia lub Potrącenia. Jeśli chcesz zarejestrować naliczenie lub potrącenie dla grupy pracowników, możesz użyć rejestru płac lub raportu zbiorczego wynagrodzeń.

Jeśli pracownik pełni kilka stanowisk, wszystkie ręczne naliczenia zostaną przypisane do głównego stanowiska określonego w karcie pracownika.

Aby naliczyć premię lub nałożyć karę dla grupy pracowników będąc w rejestrze płac, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz pracowników do naliczenia/potrącenia.

   • Domyślnie rejestr pokazuje tylko tych pracowników, którzy mieli zarejestrowane transakcje w placówce za dany okres. W razie potrzeby dodaj brakujących pracowników. W tym celu kliknij przycisk Dodaj pracowników, wybierz potrzebnych pracowników i kliknij OK.
   • Wybierz jednego lub więcej pracowników, używając klawiszy Ctrl lub Shift.

2. Kliknij Naliczenie... lub Potrącenie... W nowym oknie:

   1. Określ datę operacji. Domyślnie jest to data bieżąca.
   2. Pole Oddział pokazuje dział organizacji określony w rejestrze płac.
   3. Wybierz typ naliczenia/potrącenia. Można je skonfigurować w sekcjach Pracownicy > Typy naliczeń / Typy potrąceń.
   4. Kwota naliczenia/potrącenia jest automatycznie uzupełniana dla każdego pracownika na podstawie ustawień. Aby zmienić kwotę, umieść kursor w polu Kwota i wpisz wymaganą wartość. Jeśli wpiszesz zero, transakcja nie zostanie zarejestrowana.
   5. Wpisz dodatkowe informacje o naliczeniu/potrąceniu w polu Komentarz. Informacje te będą widoczne w transakcji.

3. Kliknij OK. Jeśli popełniłeś błąd przy wyborze pracowników, kliknij Anuluj i utwórz listę ponownie.

Po zakończeniu operacji każdy pracownik będzie miał zarejestrowaną transakcję naliczenia/potrącenia:

D (Wynagrodzenia) C (Bieżące rozliczenia z pracownikami)

Typ transakcji naliczenia – BONUS, typ transakcji potrącenia – PENALTY.

Zaliczka

Możesz wypłacić gotówkę za pomocą rejestru płac dopiero po zapisaniu dokumentu i nadaniu mu numeru. Ponadto możesz zarejestrować zaliczkę będąc w rejestrze płac, raporcie zbiorczym wynagrodzeń oraz raporcie osobistym pracownika.

 

Jeśli pracownik pełni kilka ról, wszystkie ręczne płatności zostaną przypisane do głównego stanowiska określonego w karcie pracownika.

Aby dokonać płatności za pomocą rejestru płac, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz rejestr płac i wybierz pracowników, którym chcesz wypłacić pieniądze.
2. Kliknij Wydaj zaliczkę. W nowym oknie:
3. Każdy pracownik będzie miał wyświetloną kwotę zaliczki (z pola Zaliczka na karcie Płatność). Może zostać wypłacona również inna kwota, na przykład w przypadku częściowej zaliczki. Takie wartości są wyróżnione kolorem. Jeśli zostanie wpisana wartość zero, transakcja nie zostanie zarejestrowana.
4. Określ datę operacji. Domyślnie jest to data bieżąca.
5. Pole Oddział pokazuje dział organizacji zgodnie z rejestrem płac.
6. Wskaż konto, z którego zostaną wypłacone pieniądze. Możesz wybrać dowolne konto z sekcji Aktywa, Pasywa lub Kapitał. Jeśli konto wymaga wskazania kontrahenta, powinieneś go określić.
7. Aby odzwierciedlić przepływ gotówki wynikający z tej operacji w raporcie, określ pozycję przepływu gotówki (CF Item).
8. Numer bieżącego rejestru płac jest pokazany w polu Rejestr płac.

1. Możesz wpisać dodatkowe informacje dotyczące tej operacji w polu Komentarz.

2. Jeśli potrzebujesz wydrukować polecenie wypłaty gotówki i/lub sam rejestr płac, zaznacz odpowiednie opcje. Podczas zapisywania operacji otworzy się okno podglądu dla każdego dokumentu, gdzie możesz wydrukować dokument lub wyeksportować go do MS Excel.

3. Kliknij OK. Jeśli popełniłeś błąd przy wyborze pracowników, kliknij Anuluj i utwórz listę ponownie.

Po zakończeniu operacji u każdego pracownika zostanie zarejestrowana transakcja naliczenia ADVPMNT:

Winien (Rozliczenia bieżące z pracownikami) / Ma (konto ustawione w momencie wypłaty) na kwotę płatności.

Obliczanie płac

Obliczanie płac dla grupy pracowników przy użyciu rejestru płac odbywa się tak samo jak operacje naliczeń/odliczeń.

Jeśli pracownik pełni kilka stanowisk, wszystkie ręczne naliczenia (obliczenia) zostaną przypisane do stanowiska głównego określonego w karcie pracownika.

Aby naliczyć wynagrodzenie:

1. Otwórz rejestr płac i wybierz pracowników.

2. Kliknij Uruchom obliczenia płac. W nowym oknie:

   1. Określ datę operacji. Domyślnie jest to data bieżąca.
   2. Pole Oddział pokazuje dział organizacji zgodnie z rejestrem płac.
   3. Każdy pracownik będzie miał wyświetloną kwotę wynagrodzenia (z pola Wynagrodzenie na karcie Płatność). Może zostać wypłacona również inna kwota, na przykład w przypadku częściowego obliczenia płac. Takie kwoty są wyróżnione kolorem. Jeśli zostanie wpisana wartość zero, transakcja nie zostanie zarejestrowana.
   4. Możesz wpisać dodatkowe informacje dotyczące tej operacji w polu Komentarz. Informacje te będą widoczne w transakcji naliczenia.

3. Kliknij OK. Jeśli popełniłeś błąd przy wyborze pracowników, kliknij Anuluj i utwórz listę ponownie.

Po zakończeniu operacji u każdego pracownika zostanie zarejestrowana transakcja naliczenia ACCWGS:

Wn (Wynagrodzenia) Ma (Rozliczenia bieżące z pracownikami)

Rozliczenie końcowe

Wypłata pieniędzy grupie pracowników przy użyciu rejestru płac odbywa się tak samo jak wypłata zaliczki.

1. Otwórz rejestr płac i wybierz pracowników, którym ma zostać dokonana wypłata.

2. Kliknij Wypłata. W nowym oknie:

   1. Pokazywana jest dodatnia pełna kwota salda, którą firma jest winna pracownikowi na dzień rejestru płac. Może zostać wypłacona również inna kwota, na przykład w przypadku częściowej wypłaty. W tym celu należy zmienić wartość w polu Kwota. Jeśli zostanie wpisana wartość zero, transakcja nie zostanie zarejestrowana.
   2. W polu Typ wypłaty wybierz powód wypłaty. Lista ta zawiera typy wypłat, które mają określone konto „Rozliczenia bieżące z pracownikami”.
   3. Pola Z konta, Konto przeciwstawne oraz Pozycja przepływu gotówki (CF Item) zostaną automatycznie wypełnione zgodnie z wybranym typem wypłaty w polu Typ wypłaty.
   4. Określ datę operacji. Domyślnie jest to data bieżąca.
   5. Pole Oddział pokazuje dział organizacji zgodnie z rejestrem płac.
   6. Aby raport odzwierciedlał przepływ gotówki z operacji, określ Pozycję przepływu gotówki (CF Item).
   7. Numer tego rejestru płac jest pokazany w polu Rejestr płac.
   8. Możesz wpisać dodatkowe informacje dotyczące tej operacji w polu Komentarz. Informacje te będą widoczne w transakcji naliczenia.
   9. Jeśli potrzebujesz wydrukować polecenie wypłaty gotówki lub rejestr płac operacji, zaznacz odpowiednie opcje. Po potwierdzeniu operacji otworzy się okno podglądu dla każdego dokumentu, gdzie możesz wydrukować dokument lub wyeksportować go do MS Excel.

3. Kliknij OK. Jeśli popełniłeś błąd przy wyborze pracowników, kliknij Anuluj i utwórz listę ponownie.

Po zakończeniu operacji u każdego pracownika zostanie zarejestrowana transakcja WDA:

Winien (Rozliczenia bieżące z pracownikami) / Ma (konto ustawione w momencie wypłaty).

Jeśli kwota należności jest zerowa lub ujemna, nie zostaną zarejestrowane żadne transakcje.

Dokładność kwot

Konta zwolnionych pracowników z saldami bliskimi zeru mogą być korygowane. Aby uniknąć wyświetlania tych sald jako zer i ich uznania, kwoty powinny być wyświetlane z większą dokładnością.

Na przykład saldo 0,003456789 € może być widoczne w rejestrze płac tylko wtedy, gdy ustawiona jest dokładność do 9 miejsc po przecinku. Do tego celu używamy ustawienia Dokładność wyświetlanej kwoty, które pozwala wybrać dokładność 2, 4 lub 9 miejsc po przecinku. Dokładność można ustawić w rejestrze płac, skonsolidowanym raporcie płacowym oraz raporcie osobowym, wybierając odpowiednią opcję z menu kontekstowego. Domyślnie kwoty są dokładne do 2 miejsc po przecinku.

Kwoty z ustawioną dokładnością są wyświetlane w oknach dialogowych Wypłata, Naliczenie i Naliczenie wynagrodzeń. Jeśli zwolniony pracownik ma zadłużenie, kwota płatności będzie ujemna i powinna zostać naliczona. Kwota długu zostanie automatycznie wstawiona w oknie naliczeń. Dla korekty konta można skonfigurować typ naliczenia o wartości zerowej. Jeśli wybierzesz ten typ naliczenia, kwoty różne od zera nie ulegną zmianie.