Zarządzanie magazynem

Operacje magazynowe, takie jak przyjęcie towaru, likwidacja, przygotowanie pozycji, inwentaryzacja itp., są rejestrowane w systemie za pomocą powiązanych dokumentów. Dokumenty tego samego typu są wyświetlane w jednym oknie, które otwiera się po kliknięciu pozycji w sekcji Dokumenty w Zarządzaniu magazynem.

Ten artykuł omawia obsługę dokumentów i list dokumentów: sortowanie, filtrowanie, tworzenie, drukowanie itp. Specyficzne funkcje są opisane oddzielnie dla każdego typu dokumentu.

Uprawnienia

Możliwość obsługi dokumentów magazynowych przez użytkownika jest określona przez posiadane przez niego uprawnienia. Użytkownik na przykład może tworzyć różne dokumenty, jeśli ma do tego uprawnienia.

Aby uniknąć błędów lub nadużyć, ogranicz uprawnienia pracowników zgodnie z rolą, jaką pełnią w Twojej firmie. Szczegóły znajdziesz w artykule Podział uprawnień.

Lista dokumentów

Domyślnie lista pokazuje dokumenty utworzone w ciągu ostatniego miesiąca. Aby wyświetlić dokumenty z innego okresu, wybierz go w polu Za okres za pomocą kalendarza.

Jeśli usuniesz dokument przez pomyłkę, zaznacz Pokaż usunięte, aby go zobaczyć.

Listę dokumentów można filtrować według jednego lub więcej parametrów. W tym celu wpisz wymaganą wartość w wierszu oznaczonym . Lista pokaże tylko te dokumenty, które zawierają potrzebne informacje. Załóżmy, że chcesz filtrować dokumenty według konkretnego magazynu. Wpisz jego nazwę (lub jej część) w polu Magazyn. Lista pokaże tylko te dokumenty, które należą do interesującego Cię magazynu.

 

Wyszukiwanie dokumentów według nazwy magazynu

Możesz grupować dokumenty według niemal wszystkich pól. W tym celu przeciągnij i upuść nagłówek wybranej kolumny do specjalnego obszaru nad listą. Grupowanie może mieć więcej niż jeden poziom. Użyj klawiszy oraz , aby rozwinąć lub zwinąć zgrupowaną listę.

Grupowanie dokumentów według magazynów

Do sortowania listy dokumentów możesz użyć dowolnego parametru. Kliknij nagłówek kolumny, a dane zostaną ułożone w kolejności rosnącej. Pojawi się ikona . Jeśli klikniesz ją ponownie, kierunek sortowania zmieni się na przeciwny ().

Aby filtrować dane za pomocą kreatora filtrów, najedź kursorem na nazwę kolumny i kliknij . Wybierz pozycję Warunek z listy rozwijanej, określ warunki filtra i kliknij OK.

Wyszukiwanie dokumentów za pomocą kreatora filtrów: wykluczanie dokumentów dostawy z listy

Edycja grupowa

Użyj tej funkcji, aby obsługiwać kilka dokumentów jednocześnie. W tym celu zaznacz je na liście, przytrzymując klawisz Ctrl lub Shift, a następnie wybierz odpowiednią pozycję z menu kontekstowego.

System będzie wyświetlał powiadomienia o wykonywanych przez Ciebie działaniach edycji grupowej.

Jeśli podczas księgowania kilku faktur lub wysyłki towarów na ich podstawie wystąpią błędy lub ostrzeżenia, pojawi się okno edycji grupowej. Możesz tam sprawdzić szczegóły i zobaczyć status operacji. Aby kontynuować edycję, zaznacz wymagane dokumenty i kliknij Zaksięguj wybrane. Aby zaznaczyć wszystkie dokumenty, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny z nich i wybierz Zaznacz wszystko.

Grupowe księgowanie dokumentów

Dokumenty

Tworzenie

Domyślnie numery dokumentów są przypisywane automatycznie zgodnie z ustawionym szablonem. Szczegóły znajdziesz w artykule Numeracja dokumentów.

Możesz utworzyć nowy dokument na podstawie istniejącego. W tym celu kliknij Kopiuj w menu kontekstowym lub przycisk Kopiuj.

Jeśli tworzysz dokumenty ręcznie, koszt pozycji na liście magazynowej oraz ich stan magazynowy zostaną wyświetlone dopiero po kliknięciu przycisku Aktualizuj.

W dokumentach magazynowych różne typy pozycji magazynowych są umieszczone na różnych zakładkach. Typ dostępnych pozycji jest określany przez wybraną zakładkę nad listą, na której pracujesz: „Wszystkie” (domyślnie), „Towary”, „Pozycje”, „Półprodukty”, „Usługi” lub „Modyfikatory”.

Możesz używać kodów kreskowych do dodawania towarów do dokumentów.

W tym celu zaznacz parametr Używaj kodów kreskowych przy tworzeniu dokumentów w ustawieniach sklepu.

 Kolumna Kod kreskowy pojawi się w dokumentach. Za każdym razem, gdy zostanie wprowadzony kod kreskowy produktu, w dokumencie automatycznie zostanie użyta jednostka opakowania powiązana z tym produktem.

W Syrve możesz rejestrować dokumenty magazynowe dotyczące likwidacji, które generują ujemny stan magazynowy, jak również przyjęcia towarów, których stan magazynowy jest ujemny.

Opcję tę można skonfigurować na zakładce Ustawienia księgowości w ustawieniach systemu i jest dostępna, jeśli posiadasz odpowiednie uprawnienia.

Jeśli jednak używasz metody FIFO, nie możesz przyjmować towarów o ujemnym stanie magazynowym. W takim przypadku pojawi się ostrzeżenie, gdy spróbujesz zarejestrować taką operację.

Podczas tworzenia dokumentów magazynowych możesz określić czas księgowania. Aby to zrobić, musisz mieć uprawnienie „Edytuj czas dokumentu” (B_CEDT). Jeśli użytkownik nie ma takiego uprawnienia, dokument zostanie utworzony z datą i godziną ustawioną w ustawieniach sklepu na zakładce Ustawienia księgowości.

Transakcje

Aby poznać transakcje dokumentu i powiązane konta, kliknij Akcje > Pokaż transakcje. System pokaże dane wszystkich kont biorących udział w transakcji. Ta opcja jest dostępna tylko dla pracowników z uprawnieniami: „Praca z finansami” (B_FIN) oraz „Otwórz konto” (B_MCB).

Wszystkie możliwe transakcje dokumentów opisane są w artykule Listę transakcji.  

Drukuj

Wszystkie formularze do wydruku, które można wywołać z poziomu dokumentu, można również wydrukować z ogólnej listy dokumentów. Możesz drukować tylko zapisany dokument. Jeśli dokument jest utworzony i ma numer, ale nie został jeszcze zapisany, nie możesz go wydrukować.

Edytuj

Aby wyświetlić, edytować lub zaksięgować dokument, wybierz go i kliknij Otwórz lub kliknij dwukrotnie.

Jeśli po obejrzeniu faktury chcesz ją pozostawić bez zmian, kliknij Wyjdź bez zapisywania. Kliknij Zapisz i zamknij, aby zapisać zmiany. Domyślnie faktura zostanie zapisana i ponownie zaksięgowana, co oznacza, że zmiany zostaną zastosowane. Jeśli chcesz anulować księgowanie faktury, otwórz ją, odznacz pozycję ponowne księgowanie i kliknij Zapisz i zamknij.

Raporty

Użyj menu kontekstowego faktury, przesunięcia wewnętrznego lub dokumentu likwidacji, aby uzyskać raporty Ruch magazynowy i Wykaz składników. Użyj menu kontekstowego Raportu stanu magazynowego, aby otworzyć raport Ruch magazynowy. Raport pokazuje tylko te magazyny, które zostały określone w oryginalnym dokumencie.

W raporcie możesz rozbić dane (np. według magazynów). Możesz otworzyć ten raport w osobnym oknie dla każdego magazynu. Raporty takie jak Ruch magazynowy, Szczegółowy bilans obrotów i Stan magazynowy można przeglądać w kilku oknach.