Automatyczne zamawianie

Kiedy pracownicy kupują składniki do przygotowania potraw, tworzą zamówienia na podstawie swojego doświadczenia i wizualnej oceny stanu zapasów. Proces ten zajmuje dużo czasu i może skutkować błędną oceną potrzebnej ilości żywności. Aby zmniejszyć liczbę błędów i zaoszczędzić czas, można skorzystać z automatycznego obliczania wielkości zamówienia.

Metody obliczania

Podczas składania zamówienia można zastosować następujące metody obliczania ilości żywności:

• Do maksimum. Głównym celem jest uzupełnienie towarów w magazynie do poziomu maksymalnego. Jeśli maksymalny poziom dla danego towaru nie jest ustawiony, ilość tego produktu w zamówieniu będzie równa zero. Jeśli wybierzesz tę metodę, ale nie określisz dostawcy, system użyje ostatniego używanego dostawcy. Zostanie utworzone zamówienie dla każdego takiego dostawcy, w którym ilość towaru będzie odpowiadać ostatniej dostawie zrealizowanej przez wykonawcę.

Aby użyć tej metody, musisz określić minimalny poziom zapasów w każdym magazynie na karcie listy magazynowej każdego produktu na zakładce Dodatkowe informacje.

• Według najnowszej dostawy. Ilość towaru jest określana na podstawie najnowszej faktury zakupu od wybranego dostawcy, użytej do wprowadzenia tych towarów do własności. Jeśli nie było dostaw od tego dostawcy, ilość będzie równa zero.
• Według średniej sprzedaży. Ilość towaru jest określana na podstawie danych o zużyciu z wybranego okresu.

Do obliczenia ilości towaru metodą Według średniej sprzedaży stosuje się następujący wzór:

Ilość = (Wielkość zużycia / liczba dni w okresie) * (Czas dostawy + Szacowana liczba dni),

gdzie:

• Czas dostawy – liczba dni potrzebnych dostawcy na dostarczenie towaru.
• Szacowana liczba dni – jak długo zamówiona ilość wystarczy.
• Dane wejściowe do określenia wielkości zużycia pobierane są z następujących dokumentów:
  • Faktury wydatkowe
  • Protokóły likwidacji
  • Zapisy kulinarne
  • Zamówienia sprzedaży (bankietowe i niebankietowe)

Do obliczeń wykorzystywane są zarówno dokumenty tworzone ręcznie, jak i zarejestrowane w Syrve POS w wybranym okresie.

Wycenianie

W przypadku automatycznego obliczania system uzupełnia ceny pozycji w zamówieniu. Zależy to od tego, czy określiłeś dostawcę, oraz od dostępności cenników zawierających pary Nasz Towar - Towar Dostawcy.

• Załóżmy, że określiłeś dostawcę. System wyszuka cenę w cenniku dostawcy dla każdej wskazanej pozycji. Jeśli nie ma takiego towaru lub cennika dostawcy, cena będzie zależeć od tego, czy w ustawieniach punktu sprzedaży lub korporacji jest zaznaczona opcja Wstaw cenę wg LIFO:
  • Zaznaczona opcja – system uzupełni pola cen na podstawie najnowszej faktury otrzymanej od wybranego dostawcy, na której towar był dostarczony.
  • Niezaznaczona opcja – używana jest cena zero.
• Załóżmy, że nie określiłeś dostawcy, ale wybrałeś opcję Według najnowszej dostawy. System najpierw ustali dostawcę każdej pozycji na podstawie najnowszej faktury użytej do dostarczenia towaru. Następnie cena zostanie uzupełniona jak opisano powyżej, tak jakbyś wyraźnie określił dostawcę. Jeśli taka faktura nie zostanie znaleziona, zostanie użyta cena zero.

Obliczanie zamówień zewnętrznych

Funkcja obliczania zamówień zewnętrznych jest dostępna w następujących dokumentach:

1. Raport stanu magazynu:
   1.  Wybierz towary, które mają być zamówione lub zrób to później w oknie parametrów obliczania.
   2. Wybierz Akcje > Zamówienie.
   3. Przejdź do wypełnienia pól w oknie parametrów zamówienia (patrz poniżej).
2. Okno tworzenia zamówienia lub edycji niezrealizowanego zamówienia:
   1. Otwórz Produkcja i logistyka > Zamówienia towarów i produktów.
   2. Kliknij Utwórz lub otwórz niezaksięgowane zamówienie. W tym momencie możesz wypełnić tabelę towarami bez określania ich ilości.
   3. Kliknij Oblicz zamówienie i przejdź do określenia parametrów obliczania zamówienia. Przycisk Zamówienie i Oblicz zamówienie są dostępne, jeśli posiadasz uprawnienie B_CEXORD Tworzenie zamówień zewnętrznych.

Wypełnij pola w oknie parametrów obliczania zamówienia w następujący sposób:

3. Wybierz dostawcę. Jeśli pozostawisz to pole puste, system ustali, kto ostatnio dostarczył takie towary i utworzy kilka zamówień do każdego z takich dostawców.
4. Określ jeden lub kilka magazynów, do których ma być przypisane zamówienie:
   • Jeśli wybierzesz jeden magazyn, tylko ten magazyn będzie używany do obliczenia ilości i dokumentowania przyjęcia towaru.
   • Jeśli określisz kilka magazynów, wielkość zamówienia zostanie obliczona dla wszystkich wybranych magazynów. W efekcie otrzymasz skonsolidowaną listę towarów w jednym zamówieniu. Towary zostaną przyjęte i wprowadzone do własności w jednym magazynie, który wybierzesz w nagłówku zamówienia.
   • Zaznacz odpowiednie pole, aby utworzyć osobne zamówienie dla każdego magazynu. W takim przypadku zarówno obliczanie ilości, jak i przyjęcie towaru zostaną przeprowadzone dla każdego wybranego magazynu.
5. Określ towary, które chcesz zamówić, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Dostępne są następujące kryteria wyboru:
   • Dla wybranych pozycji. Można zamówić wszystkie pozycje z kartoteki magazynowej. Zaznacz wszystkie potrzebne towary i grupy.

• Kategorie. Dostępny jest wybór towarów pogrupowanych według kategorii.

• Cennik. Możesz wybrać towary z cennika wybranego dostawcy.

1. Wybierz metodę obliczania ilości towarów.

2. Jeśli wybierzesz metodę Według średniej sprzedaży, wprowadź następujące parametry:

   • Okres obliczeniowy.
   • Czas dostawy.
   • Szacowana liczba dni.

3. Aby uwzględnić towary zużyte zarówno na zamówienia regularne, jak i bankietowe, zaznacz Uwzględnij zamówienia bankietowe.

4. Aby uwzględnić towary już znajdujące się w magazynie w obliczeniach, zaznacz opcję Z uwzględnieniem aktualnego stanu magazynu. System oszacuje wymaganą ilość towarów na podstawie średniej sprzedaży i odejmie ilość znajdującą się w magazynie. Na przykład, jeśli w magazynie jest wystarczająca ilość towaru (więcej niż potrzeba), nie trzeba składać zamówienia.

5. Aby uwzględnić wszystkie wybrane towary w zamówieniu niezależnie od obliczonej ilości, odznacz opcję Wyklucz wyniki z ilością NULL. Ten parametr jest domyślnie zaznaczony, co wyklucza towary o zerowej ilości z zamówienia.

6. Aby zamówić pełną ilość jednostek opakowaniowych, zaznacz opcję Zaokrąglij wyniki do jednostki opakowania. Załóżmy, że obliczenia pokazują, że trzeba zamówić 18 kg pomarańczy. Karta magazynowa tego produktu ma skonfigurowaną jednostkę opakowania 10 kg Pudełko. Jeśli parametr jest zaznaczony i wybierzesz tę jednostkę opakowania w zamówieniu, system wpisze 2 sztuki takiego opakowania, a ilość wyniesie 20 kg.

7. Kliknij Utwórz zamówienie.

System utworzy nowe zamówienie zewnętrzne, jeśli opiera się ono na raporcie Stan magazynu, lub uzupełni tabelę towarami i ilościami, jeśli obliczenia wykonano z nowego zamówienia.

Wypełnij pozostałe pola i zapisz dokument zgodnie z opisem w artykule Zamówienia zewnętrzne.

Obliczanie zamówień wewnętrznych

Automatyczne obliczanie ilości towarów jest również dostępne dla zamówień wewnętrznych. Procedura ta jest podobna do obliczania zamówień zewnętrznych z kilkoma wyjątkami.

• Funkcje obliczania są dostępne tylko w oknie zamówienia zewnętrznego. Kliknij Oblicz zamówienie, aby wywołać okno parametrów obliczania.
• Szablony zamówień mają wstępnie skonfigurowane pola Wykonawca, magazyn odbiorcy oraz lista towarów. Dlatego wystarczy wybrać metodę obliczania ilości towarów w oknie parametrów obliczania zamówienia. Dostępne są te same metody obliczania co dla zamówień zewnętrznych.