Rejestr Płac

W Syrve używamy rejestrów płac do przeprowadzania obliczeń płacowych i wypłacania wynagrodzeń pracownikom. Dokument ten jest tworzony ręcznie przez odpowiedzialnego pracownika dla każdego okresu płacowego. W jednym okresie można utworzyć tylko jeden rejestr płac.

Zasadniczo główna część wynagrodzenia jest wypłacana w następnym miesiącu kalendarzowym. W rejestrze płac płatności odnoszą się do określonego okresu, niezależnie od czasu ich realizacji.

Rejestr płac opiera się na transakcjach naliczeń/odliczeń dokonanych na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami”, które przypadają na okres dokumentu, oraz na płatnościach, które mają określony numer rejestru. Zawiera listę pracowników, którzy mają zarejestrowane obliczenia płacowe za okres lub należne kwoty.

Do obsługi rejestrów płac wymagane są specjalne uprawnienia: „Tworzenie i edytowanie rejestrów płac” (B_EPP) oraz „Podgląd rejestrów płac” (B_VPP). Pracownicy odpowiedzialni za konto „Bieżące rozliczenia z pracownikami” mogą rejestrować operacje naliczeń i płatności. „Miękkie” zamknięcie okresu nie wpływa na operacje dokumentów.

Rejestr płac może być używany do naliczania premii, wynagrodzeń i zaliczek na wynagrodzenie, rejestrowania odliczeń (kar) oraz kredytowania środków dla grupy pracowników.

 

W tym celu pracownik musi mieć uprawnienie „Rejestrowanie naliczeń i płatności dla pracowników” (B_PAY). W takim przypadku będzie miał dostępne opcje Naliczenie, Wydanie zaliczki, Wypłata, Odliczenie.

Aby wyświetlić rejestry płac, przejdź do Pracownicy lub Raporty i wybierz Rejestry płac.

Zobaczysz listę wszystkich rejestrów zarejestrowanych w punkcie sprzedaży dla wybranego okresu. Domyślnie jest to poprzedni miesiąc, jednak można ustawić dowolny okres. Można usunąć rejestr płac tylko wtedy, gdy nie ma zarejestrowanych płatności. Aby usunąć rejestr, najpierw anuluj wszystkie powiązane płatności.

Tworzenie rejestru

Aby utworzyć rejestr płac, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

1. Na liście Rejestry płac kliknij Utwórz.

2. W razie potrzeby edytuj automatycznie wygenerowany numer nowego rejestru płac, pod którym zostanie zarejestrowany w systemie. Numer może być niedostępny, jeśli system numeracji nie zawiera wymaganych danych. W takim przypadku zostaniesz poproszony o wygenerowanie numeru podczas zapisywania dokumentu.

3. Data początkowa jest ustawiona w polu Dla okresu od. Jest to dzień następujący po dacie końcowej poprzedniego okresu rejestru. Nie można jej zmienić. W polu Dla okresu do wprowadź datę końcową okresu. Domyślnie ustawiony jest ostatni dzień bieżącego miesiąca. Jeśli zmienisz okres, system sprawdzi, czy nie pokrywa się z innymi istniejącymi dokumentami.

4. Pole Pododdział pokazuje punkt sprzedaży, który dokona płatności.

5. Użyj pola Komentarz, aby wprowadzić dodatkowe informacje o dokumencie.

6. Zapisz rejestr. System sprawdzi, czy dokument ma unikalny numer i czy okres ważności nie pokrywa się z innymi rejestrami.

7. Możesz dodać pracowników brakujących w rejestrze. W tym celu kliknij Dodaj pracowników. Jeśli pracownik nie ma zarejestrowanej transakcji, nie zostanie pokazany w dokumencie.

8. Zarejestruj wszystkie niezbędne płatności i odliczenia.

Aby wydrukować rejestr płac dla wybranych pracowników, kliknij Drukuj w menu skrótów.

Rejestr płac dostarcza następujących informacji o każdym pracowniku:

• Imię i nazwisko pracownika w systemie, ID i rola.
• Saldo otwarcia - saldo konta pracownika na dzień rozpoczęcia dokumentu.
• Naliczone - naliczone kwoty za okres. Kwota transakcji kredytowych na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami” według kontrahenta. Obejmują one następujące transakcje: BONUS, PERC, HOURPAY, ACCWGS, MAN i DA.
• Odliczone - kwota odliczeń za okres. Kwota transakcji debetowych PENALTY, CLOSEMP, PREPAY, CRED, MAN na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami”, a także transakcje faktur wydatkowych EXPINV (gdzie pracownik jest określony jako klient).
• Płatności - kwota płatności odnoszących się do dokumentu (według numeru) niezależnie od daty ich realizacji. Oznacza to, że płatności to kwota transakcji kredytowych WDA i ADVPMNT na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami”. Mają one ten sam numer co rejestr płac, niezależnie od rzeczywistej daty rejestracji płatności.
• Kwota należna - kwota, którą punkt sprzedaży jest winien swoim pracownikom (Saldo otwarcia + Naliczone - Odliczone - Płatności).

Informacje o rozliczeniach z pracownikami można grupować według kolumny „Stanowisko”. Rejestr płac można eksportować do MS Excel.

 

Podczas rejestrowania płatności na koncie korespondencyjnym „Bieżące rozliczenia z pracownikami” w planie kont przy użyciu funkcji Wypłata, w raporcie skonsolidowanych wynagrodzeń lub podczas ręcznego tworzenia transakcji „Bieżące rozliczenia z pracownikami”, należy określić numer rejestru płac. Zalecamy jednak rejestrowanie płatności dokonanych w ramach rejestru płac, aby uniknąć błędów.

Użyj karty konta „Bieżące rozliczenia z pracownikami”, aby uzyskać dostęp do rejestru płac. W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy wymaganą transakcję i wybierz opcję Pokaż dokument w menu skrótów. Użyj rejestru, aby uzyskać dostęp do karty konta „Bieżące rozliczenia z pracownikami”. Kliknij prawym przyciskiem myszy pracownika i wybierz opcję Szczegóły konta w menu skrótów. W rezultacie karta pokaże wszystkie transakcje związane z wybranym pracownikiem, które miały miejsce w okresie rejestru, którego użyłeś do nawigacji do karty.

Naliczenia i odliczenia

Naliczenie lub odliczenie może być zarejestrowane automatycznie lub ręcznie.

Rejestracja ręczna może być przeprowadzona z rejestru płac, raportu osobistego, raportu skonsolidowanych wynagrodzeń oraz z sekcji Pracownicy > Naliczenia lub Odliczenia. Jeśli chcesz zarejestrować naliczenie lub odliczenie dla grupy pracowników, możesz użyć rejestru płac lub raportu skonsolidowanych wynagrodzeń.

Jeśli pracownik zajmuje kilka stanowisk, wszystkie ręczne naliczenia zostaną przypisane do głównego stanowiska określonego w karcie pracownika.

Aby naliczyć premię lub nałożyć karę dla grupy pracowników w rejestrze płac, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

1. Wybierz pracowników do naliczenia/odliczenia.

   • Domyślnie rejestr pokazuje tylko tych pracowników, którzy mieli zarejestrowane transakcje w punkcie sprzedaży za okres. W razie potrzeby dodaj brakujących pracowników. W tym celu kliknij przycisk Dodaj pracowników, wybierz wymaganych pracowników i kliknij OK.
   • Wybierz jednego lub więcej pracowników, używając klawiszy Ctrl lub Shift.

2. Kliknij Naliczenie... lub Odliczenie... W nowym oknie:

   1. Określ datę operacji. Domyślnie jest to bieżąca data.
   2. Pole Pododdział pokazuje dział organizacji określony w rejestrze płac.
   3. Wybierz typ naliczenia/odliczenia. Można je skonfigurować w sekcjach Pracownicy > Typy naliczeń/ Typy odliczeń.
   4. Kwota naliczona/odliczona jest automatycznie wypełniana dla każdego pracownika i opiera się na ustawieniach. Aby zmienić kwotę, umieść kursor w polu Kwota i wprowadź wymaganą wartość. Jeśli wprowadzona zostanie wartość zerowa, transakcja nie zostanie zarejestrowana.
   5. Wprowadź dodatkowe informacje o naliczeniu/odliczeniu w polu Komentarz. Informacje te zostaną wyświetlone w transakcji.

3. Kliknij OK. Jeśli popełniłeś błąd przy wyborze pracowników, kliknij Anuluj i stwórz listę ponownie.

Po zakończeniu operacji każdy pracownik będzie miał zarejestrowaną transakcję naliczenia/odliczenia:

D (Wynagrodzenia) C (Bieżące rozliczenia z pracownikami)

Typ transakcji naliczenia – BONUS, typ transakcji odliczenia – PENALTY.

Zaliczka

Możesz wypłacić gotówkę za pomocą rejestru płac dopiero po zapisaniu dokumentu i przypisaniu mu numeru. Ponadto możesz zarejestrować zaliczkę w rejestrze płac, raporcie skonsolidowanych wynagrodzeń oraz w raporcie osobistym pracownika.

 

Jeśli pracownik zajmuje kilka ról, wszystkie ręczne płatności zostaną przypisane do głównego stanowiska określonego w pliku pracownika.

Aby dokonać płatności za pomocą rejestru płac, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

1. Otwórz rejestr płac i wybierz pracowników, którym chcesz zapłacić.
2. Kliknij Wydanie zaliczki. W nowym oknie:
3. Każdy pracownik będzie miał pokazane kwoty zaliczek (z pola Zaliczka na karcie Płatność). Może być również wypłacona inna kwota, na przykład w przypadku częściowej zaliczki. Takie wartości są wyróżnione kolorem. Jeśli wprowadzona zostanie wartość zero, transakcja nie zostanie zarejestrowana.
4. Określ datę operacji. Domyślnie jest to bieżąca data.
5. Pole Pododdział pokazuje dział organizacji, jak określono w rejestrze płac.
6. Określ konto, z którego zostaną wypłacone pieniądze. Możesz wybrać dowolne konto w sekcjach Aktywa, Pasywa lub Kapitał. Jeśli konto wymaga kontrahenta, należy go określić.
7. Aby odzwierciedlić przepływ gotówki wynikający z tej operacji w raporcie, określ artykuł przepływu gotówki (CF Item).
8. Numer bieżącego rejestru płac jest pokazany w polu Rejestr płac.

1. Możesz wprowadzić dodatkowe informacje na temat tej operacji w polu Komentarz.

2. Jeśli potrzebujesz wydrukować polecenie wypłaty gotówki i/lub sam rejestr płac, zaznacz odpowiednie pozycje. Podczas zapisywania tej operacji otworzy się okno podglądu dla każdego dokumentu, gdzie możesz wydrukować dokument lub wyeksportować go do MS Excel.

3. Kliknij OK. Jeśli popełniłeś błąd przy wyborze pracowników, kliknij Anuluj i stwórz listę ponownie.

Po zakończeniu operacji, dla każdego pracownika zostanie zarejestrowana transakcja naliczenia ADVPMNT:

Debet (Bieżące rozliczenia z pracownikami) / Kredyt (konto ustawione w momencie płatności) na kwotę płatności.

Obliczanie płac

Obliczanie płac dla grupy pracowników za pomocą rejestru płac odbywa się w ten sam sposób, co operacje naliczeń/odliczeń.

Jeśli pracownik zajmuje kilka stanowisk, wszystkie ręczne naliczenia (obliczenia) zostaną przypisane do głównego stanowiska, jak określono w karcie pracownika.

Aby naliczyć wynagrodzenie:

1. Otwórz rejestr płac i wybierz pracowników.

2. Kliknij Uruchom obliczenia płac. W nowym oknie:

   1. Określ datę operacji. Domyślnie jest to bieżąca data.
   2. Pole Pododdział pokazuje dział organizacji, jak określono w rejestrze płac.
   3. Każdy pracownik będzie miał pokazane kwoty wynagrodzenia (z pola Wynagrodzenie na karcie Płatność). Może być również wypłacona inna kwota, na przykład w przypadku częściowego obliczenia płac. Takie kwoty są wyróżnione kolorem. Jeśli wprowadzona zostanie wartość zero, transakcja nie zostanie zarejestrowana.
   4. Możesz wprowadzić dodatkowe informacje na temat tej operacji w polu Komentarz. Informacje te zostaną wyświetlone w transakcji naliczenia.

3. Kliknij OK. Jeśli popełniłeś błąd przy wyborze pracowników, kliknij Anuluj i stwórz listę ponownie.

Po zakończeniu operacji, dla każdego pracownika zostanie zarejestrowana transakcja naliczenia ACCWGS:

D (Wynagrodzenia) C (Bieżące rozliczenia z pracownikami)

Ostateczne rozliczenie

Wypłata pieniędzy grupie pracowników za pomocą rejestru płac odbywa się w ten sam sposób, co wypłata zaliczek.

1. Otwórz rejestr płac i wybierz pracowników, którym ma zostać dokonana płatność.

2. Kliknij Wypłata. W nowym oknie:

   1. Pokazuje pełną kwotę dodatniego salda, które firma jest winna pracownikowi na dzień rejestru płac. Może być również wypłacona inna kwota, na przykład w przypadku częściowej płatności. W tym celu musisz zmienić wartość w polu Kwota. Jeśli wprowadzona zostanie wartość zero, transakcja nie zostanie zarejestrowana.
   2. W polu Typ wypłaty wybierz powód wypłaty. Lista ta zawiera typy wypłat, które mają określone konto „Bieżące rozliczenia z pracownikami”.
   3. Pola Z konta, Konto korygujące i CF Item zostaną automatycznie wypełnione zgodnie z określonym typem wypłaty w polu Typ wypłaty.
   4. Określ datę operacji. Domyślnie jest to bieżąca data.
   5. Pole Pododdział pokazuje dział organizacji, jak określono w rejestrze płac.
   6. Aby raport odzwierciedlał przepływ gotówki operacji, określ CF Item.
   7. Numer tego rejestru płac jest pokazany w polu Rejestr płac.
   8. Możesz wprowadzić dodatkowe informacje na temat tej operacji w polu Komentarz. Informacje te zostaną wyświetlone w transakcji naliczenia.
   9. Jeśli potrzebujesz wydrukować polecenie wypłaty gotówki lub rejestr operacji płac, zaznacz odpowiednie pozycje. Po potwierdzeniu operacji otworzy się okno podglądu dla każdego dokumentu, gdzie możesz wydrukować dokument lub wyeksportować go do MS Excel.

3. Kliknij OK. Jeśli popełniłeś błąd przy wyborze pracowników, kliknij Anuluj i stwórz listę ponownie.

Po zakończeniu operacji, dla każdego pracownika zostanie zarejestrowana transakcja WDA:

Debet (Bieżące rozliczenia z pracownikami) / Kredyt (konto ustawione w momencie płatności).

Jeśli zaległa kwota wynosi zero lub jest ujemna, żadne transakcje nie zostaną zarejestrowane.

Dokładność kwot

Konta zwolnionych pracowników z bliskimi zeru saldami mogą być dostosowane. Aby uniknąć wyświetlania tych sald jako zera i aby je zaksięgować, kwoty powinny być wyświetlane z większą dokładnością.

Na przykład, saldo wynoszące € 0.003456789 może być widoczne w rejestrze płac tylko wtedy, gdy ustawiona jest dokładność do 9 miejsc po przecinku. W tym celu używamy ustawienia Dokładność wyświetlanej kwoty, które pozwala wybrać dokładność 2, 4 lub 9 miejsc po przecinku. Dokładność można ustawić w rejestrze płac, skonsolidowanym raporcie płacowym i raporcie osobistym, wybierając odpowiednią pozycję menu skrótów. Domyślnie kwoty są dokładne do 2 miejsc po przecinku.

Kwoty z ustawioną dokładnością są wyświetlane w dialogach Wypłata, Naliczenie i Naliczenie wynagrodzeń. Jeśli zwolniony pracownik ma zadłużenie, kwota płatności będzie ujemna i powinna zostać naliczona. Kwota zadłużenia zostanie automatycznie wstawiona w oknie naliczeń. Do dostosowania konta można skonfigurować typ naliczenia o zerowej kwocie. Jeśli wybierzesz ten typ naliczenia, niezmienione kwoty należne nie ulegną zmianie.