Dziennik obecności

Przegląd

Dziennik obecności dostarcza informacji o godzinach wejścia/wyjścia każdego pracownika. Pozwala to na:

• Uwzględnienie faktycznego czasu przepracowanego przez pracownika
• Kontrolę obecności pracownika
• Dokonywanie obliczeń płacowych

Dziennik obecności przedstawia tabelę, w której pracownicy są podani w wierszach, a daty w kolumnach. Komórki tabeli pokazują obecności w formacie wybranym w polu Widok:

• Godziny pracy, na przykład 16:00 – 22:00.
• Czas trwania, na przykład 6:00.

Aby sporządzić dziennik:

1. Przejdź do Pracownicy > Dziennik obecności.

2. Wybierz Okres obecności: tydzień, miesiąc lub niestandardowy. Aby przejść do następnego lub poprzedniego tygodnia lub miesiąca, użyj lub .

3. Aby wyświetlić tylko określoną rolę w tym okresie, wybierz ją w polu Filtr stanowiska.

4. Domyślnie tabela pokazuje tylko tych pracowników, którzy mają co najmniej jedną zarejestrowaną obecność w wybranym okresie. Aby zobaczyć pełną listę pracowników, zaznacz Pokaż wszystkich pracowników.

5. Kliknij Aktualizuj.

Aby znaleźć pracownika lub zmianę na liście, zacznij pisać w pasku Szukaj.

Z dziennika obecności można dowiedzieć się, według jakiego harmonogramu pracownik miał pracować w dniu zarejestrowania obecności. W tym celu wybierz obecność i pozycję menu skrótów Harmonogram. Można usunąć dane wejścia pracownika (Usuń w menu skrótów).

W dzienniku obecności używane są następujące legendy:

Legenda	Opis
	Typ dziennika - Godziny pracy. Godziny wejścia/wyjścia zarejestrowane w Syrve POS. Kolor czcionki zależy od typu obecności. Wszystkie obecności są domyślnie oznaczone jako Przepracowane, a ich ramy czasowe podane są na czarno.
	Typ dziennika - Czas trwania. Czas trwania obecności
	Otwarte zmiany mają pokazany czas rozpoczęcia, ale czas zakończenia jest zastąpiony napisem „niezamknięte”.
	Obecność wybranego pracownika na dzień bieżący.
	Przyszła obecność wybranego pracownika (np. zwolnienia lekarskie lub urlopy).
	Powody nieobecności, takie jak urlop, zwolnienie lekarskie lub nieobecność bez usprawiedliwienia, mają odpowiednie skróty określone przy konfiguracji obecności (np. U, ZL lub NB).
	Obecność, której faktyczny czas wejścia/wyjścia (zarejestrowany w Syrve POS) różni się od zaplanowanego.
	Obecność, której czas trwania przekracza 24 godziny.
	Obecność, której czas trwania jest krótszy niż 24 godziny i nakłada się na inną obecność.
	Obecność została zarejestrowana w punkcie sprzedaży innym niż ten, który realizuje obliczenia płacowe.
	Obecność została skopiowana do schowka.

Jeśli czas trwania obecności jest krótszy niż 24 godziny, ale jej godziny rozpoczęcia i zakończenia zostały zarejestrowane w różnych datach, zostanie ona pokazana w komórce wejścia. Załóżmy, że zmiana została otwarta o 20:00 5 października i zamknięta o 4:00 6 października. W takim przypadku obecność zostanie wyświetlona w kolumnie 5 października.

Jeśli czas trwania obecności przekracza 24 godziny, będzie ona pokazana w kilku komórkach przed datą wyjścia.

Przedłużone obecności są automatycznie zamykane po upływie liczby dni określonej w polu Automatycznie zamknij obecność po na karcie Zarządzanie czasem pracy w ustawieniach sklepu.

Powód zamknięcia obecności jest określony w polu komentarza. W Syrve POS ta obecność pozostaje otwarta. Gdy pracownik zamknie taką przedłużoną zmianę, czas wyjścia nie zostanie zarejestrowany.

Aby uzyskać więcej informacji na temat otwierania i zamykania zmiany, automatycznego zamykania i pomijania obecności, przejdź do Dziennika zdarzeń.

Rejestracja obecności

Istnieje kilka sposobów rejestracji obecności:

• Automatycznie w Syrve POS - przy wejściu/wyjściu pracownika
• Automatycznie w Syrve Office - przy przypisywaniu zmian niepracujących - zwolnień lekarskich i urlopów. Aby korzystać z tej opcji, musi być ona wcześniej skonfigurowana, zobacz Dziennik harmonogramu.
• Ręcznie w Syrve Office - może być używany do potwierdzania obecności pracowników na stałej pensji lub do edycji automatycznych obecności.

Obecność pracownika może być również zarejestrowana w jego osobistym raporcie (przycisk Akcje > Dodaj obecność).

Aby zarejestrować obecność ręcznie, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy wymaganą komórkę i wybierz Dodaj (lub Edytuj) w menu skrótów. Otworzy się okno Edytuj obecność. Jeśli pracownik zalogował się w Syrve POS tego dnia, dane wejścia/wyjścia zostaną wyświetlone w bloku po prawej stronie.

2. W razie potrzeby zmień datę obecności, godziny wejścia/wyjścia lub czas trwania w obszarze potwierdzenia obecności (po lewej stronie).
3. Wybierz wymagany typ obecności.

Współczynnik korekcyjny wstępnie skonfigurowany w typie obecności zostanie zastosowany podczas obliczeń płac. Na przykład, do wynagrodzenia może zostać zastosowany współczynnik 100%, 0 dla nieobecności bez usprawiedliwienia, 80% dla zwolnienia lekarskiego.

1. Gdy tworzysz obecność ręcznie w Syrve Office, domyślnie zaznaczona jest opcja Potwierdź ręcznie. Jeśli nakładające się obecności zostaną scalone, ręcznie potwierdzona obecność nie zostanie usunięta. Jeśli opcja nie jest zaznaczona, taka obecność zostanie usunięta podczas scalania.
2. Zapisz zmiany.

W ten sposób menedżer (lub inna odpowiedzialna osoba) może zaliczyć, nie zaliczyć, zmniejszyć lub zwiększyć nadgodziny zarejestrowane w Syrve POS, a także zmienić typ obecności pracownika zgodnie z rzeczywistą sytuacją za pomocą opcji ręcznej rejestracji obecności.

Można przyspieszyć planowanie, kopiując powtarzające się zmiany. Opcje kopiowania i wklejania są dostępne z menu kontekstowego oraz za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+C i Ctrl+V. Skopiowana do schowka obecność będzie wyróżniona na żółto w tabeli.

Pracownicy otrzymują wynagrodzenie tylko za potwierdzone obecności. Mogą być one zaliczane pracownikom na dwa sposoby: automatycznie lub ręcznie przez menedżera. Zależy to od ustawień zamykania zmiany kasy.

Jeśli obecność jest potwierdzana automatycznie, godziny wejścia/wyjścia odpowiadają rzeczywistym godzinom zarejestrowanym w Syrve POS.

Jeśli potwierdzenie obecności jest ustawione na ręczne, zaakceptowane godziny wejścia/wyjścia pracownika określa menedżer podczas zamykania zmiany kasy lub w Syrve Office. Szczegóły dotyczące ręcznego potwierdzania obecności na terminalu znajdziesz w artykule Obecność personelu.

Aby potwierdzić obecność w Syrve Office, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do Pracownicy > Rejestr obecności.
2. Otwórz obecność, którą chcesz potwierdzić.
3. Określ godzinę wyjścia. Opcja Potwierdź ręcznie jest domyślnie zaznaczona.
4. Kliknij Zapisz.

Czasami pracownicy odbijają się na różnych terminalach w ciągu dnia, lub menedżer tworzy obecności ręcznie w Syrve Office lub Syrve HQ. W rezultacie kilka nakładających się obecności zostaje scalonych w jedną. Zależy to od metody potwierdzania obecności: automatycznej lub ręcznej.

W przypadku potwierdzenia automatycznego, nakładające się potwierdzone obecności zarejestrowane w tym samym dziale i na tym samym stanowisku zostają scalone. W efekcie pozostanie tylko jedna ręcznie potwierdzona obecność (z zaznaczoną opcją Potwierdź ręcznie). Jeśli taka obecność nie istnieje, spośród nakładających się zostanie wybrana najwcześniejsza, a pozostałe zostaną usunięte. Pozostała obecność będzie miała:

• Zarejestrowany w Syrve POS przedział czasu będący połączeniem podobnych przedziałów nakładających się obecności.
• Potwierdzone godziny wejścia/wyjścia nie ulegną zmianie.

Załóżmy następujące sytuacje:

• Nakładające się obecności utworzone w Syrve POS.
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 12:00 i zamkniętą o 14:00.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 13:00 i zamkniętą o 13:30.

Po wyjściu z Terminala 1 obecności zostaną scalone. Potwierdzony czas to 12:00-14:00.

• Dwie obecności utworzone w Syrve POS nakładają się na ręczną obecność.
  • Obecność 12:00-18:00 została utworzona ręcznie w Syrve Office.
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 16:00 i zamkniętą o 16:30.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 16:00 i zamkniętą o 17:00.

W rezultacie w systemie pozostanie tylko pierwsza obecność, pozostałe zostaną usunięte. Uwzględniony czas to okres 12:00-18:00.

W przypadku potwierdzenia ręcznego, scalane są tylko nakładające się, zamknięte i niepotwierdzone obecności zarejestrowane w tym samym dziale i na tym samym stanowisku. W efekcie scalona obecność będzie miała:

• Zarejestrowany w Syrve POS przedział czasu będący połączeniem podobnych przedziałów nakładających się obecności.
• Potwierdzony przedział będący połączeniem wszystkich niepotwierdzonych przedziałów nakładających się obecności.

Załóżmy następujące sytuacje:

• Nakładające się i potwierdzone
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 14:00 i zamkniętą o 14:30.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 14:10 i zamkniętą o 14:20.

Po wyjściu obecności zostaną scalone. Przedział czasowy scalonej obecności to 14:00-14:30.

• Nakładające się i opcjonalnie potwierdzone
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 14:00.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 14:10, zamkniętą i potwierdzoną o 14:20.
  • Terminal 1 ma obecność zamkniętą o 14:30.

W rezultacie obecności nie zostaną scalone, ponieważ obecność na terminalu 2 została już potwierdzona.

• Nakładające się z ręczną obecnością
  • Obecność 12:00-18:00 została utworzona w Syrve Office.
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 14:00, zamkniętą i potwierdzoną o 16:00.

W rezultacie obecności nie zostaną scalone, ponieważ pierwsza obecność została już potwierdzona w momencie potwierdzania drugiej.

Wszystkie scalone obecności będą widoczne w Dzienniku zdarzeń pod typem „Scal kilka obecności”.

Aby wyeksportować Rejestr obecności do MS Excel, wybierz Eksportuj do Excela w menu Akcje. Rejestr zostanie wyeksportowany z uwzględnieniem grupowania, filtrowania i ustawionych parametrów: „okres”, „pokaż wszystkich pracowników”, „Widok: Okres/Przedział”. W Excelu raport będzie wyglądał tak samo jak w Syrve Office.

Karta czasu pracy

Karta czasu pracy pokazuje godziny przepracowane przez pracowników. Kolumny arkusza zawierają kody obecności oraz liczbę przepracowanych godzin na każdy dzień w okresie sprawozdawczym. Arkusz nie pokazuje czasu nieprzepracowanego z powodu nieobecności – podawane są tylko kody (odpowiednie kolumny pozostają puste).

Jeśli pracownik pracuje według stałego harmonogramu lub wynagrodzenia, karta czasu pracy pokazuje tylko czas, który przepracował zgodnie z harmonogramem.

Jeśli pracownik pracuje według elastycznego harmonogramu, karta czasu pracy pokazuje wszystkie przepracowane godziny niezależnie od harmonogramu.

Aby wydrukować lub wyeksportować kartę czasu pracy do Excela, kliknij przycisk Akcje i wybierz odpowiednią opcję.