Bazy danych

Przegląd

Bazy danych to sekcje aplikacji zawierające dane pogrupowane według wspólnego tematu i struktury, na przykład Jednostki miar lub Kategorie listy magazynowej. Baza danych może być wstępnie wypełniona lub całkowicie dostosowana przez użytkowników. Dane z bazy danych są wykorzystywane w różnych dokumentach, takich jak faktury zakupowe, zapisy kulinarne i inne, oraz w procesach, takich jak sprzedaż i likwidacje, co przyczynia się do ich dokładności i spójności.

Bazy danych znajdują się w Ustawienia systemu i konserwacja > Ustawienia systemu. W biurze internetowym dostępnych jest kilka grup baz danych:

• Lista magazynowa
• Sprzedaż detaliczna
• Cennik

Przyjrzyjmy się każdej z nich bliżej.

 

Użytkownicy planu podstawowego mają dostęp do następujących baz danych: Kategorie listy magazynowej, Rozmiary oraz Źródła zamówień.

Lista magazynowa

Sekcja Lista magazynowa zawiera następujące bazy danych:

• Jednostki miar. Lista jednostek miar używanych w całym systemie do śledzenia pozycji na liście magazynowej, takich jak produkty i artykuły. Domyślnie baza danych zawiera już najczęściej używane jednostki miar, takie jak kilogramy i litry. Możesz jednak dodać także inne jednostki.

• Kategorie księgowe. Kategorie te grupują pozycje listy magazynowej według kluczowych cech, takich jak rodzaj usługi lub ogólne właściwości. Ponadto kategorie księgowe są przydatne w raportach.

  W typowym pakiecie Syrve baza ta zawiera już najczęściej spotykane kategorie księgowe, takie jak Produkt lub Usluga, ale zawsze możesz dodać własne.

• Kategorie listy magazynowej. Ta klasyfikacja pozycji, składników i innych elementów listy magazynowej jest używana jako filtr w raportach. Na przykład mogą to być Desery, Kawa, Ciasta itd. 

• Kategorie podatkowe. Ta baza danych zawiera stawki VAT, które są następnie wykorzystywane w ustawieniach księgowych sklepu.

• Alergeny. Lista produktów spożywczych, które mogą powodować reakcje alergiczne. Domyślnie baza danych zawiera już najczęstsze alergeny, ale możesz dodać inne stosowane w Twoim sklepie.

• Producenci. Każdy element listy magazynowej może mieć skonfigurowany dodatkowy atrybut — kraj pochodzenia. Atrybut ten może być później używany w szczegółowych raportach. Kraj produkcji może być również drukowany na fakturach VAT, natomiast dane producenta na paragonach i metkach cenowych.

• Rozmiary. Niektóre pozycje menu dostępne są w różnych rozmiarach. Rozmiar definiuje ostateczny koszt pozycji oraz ilość składników użytych i następnie rozliczonych. Użyj tej bazy danych, aby tworzyć różne rozmiary pozycji. Na przykład Espresso może występować w różnych rozmiarach: Mały, Średni i Duży.

• Tagi niestandardowe — atrybuty analityczne lub właściwości przypisane do pozycji, które pozwalają podzielić je na grupy, uzyskać lepszą analizę sprzedaży i szybko znaleźć pozycje na POS. Możesz także dodawać tagi, takie jak „Ostre”, „Nowość”, „Promocja” i inne, aby lepiej promować swoje pozycje na stronach internetowych i w aplikacjach oraz wyróżniać je na ekranach klientów i cyfrowych tablicach informacyjnych. Użyj tagów niestandardowych, aby śledzić najpopularniejsze pozycje w Twoim sklepie, sortując raporty sprzedaży.

Sprzedaż detaliczna

Baza danych Sprzedaż detaliczna składa się z następujących sekcji:

• Źródła zamówień. Pokazuje szczegóły wszystkich kanałów sprzedaży używanych w sklepie. Dane te są wykorzystywane do tworzenia prognoz, generowania zamówień zewnętrznych, tworzenia raportów oraz w usłudze Cloud API.

• Koncepcje. Koncepcja to atrybut analityczny używany do uzyskania szczegółów sprzedaży, przychodów i wydatków sklepów w ramach różnych koncepcji. Na przykład, dzieląc marki w jednej firmie, możesz stworzyć kilka koncepcji nadając im określone nazwy marek. Lub dzieląc rodzaje obsługi w jednej lokalizacji, możesz utworzyć takie koncepcje jak Bar, Na wynos i Na miejscu. Koncepcje są używane w dokumentach inwentaryzacyjnych, w rejestrach kontrahentów oraz w ustawieniach POS.

• Typ zamówienia. To wygodny sposób na rozdzielenie zamówień w zależności od rodzaju dostawy lub miejsca konsumpcji. Pozwala również na generowanie szczegółowych raportów, takich jak raporty sprzedaży OLAP dla kilku sklepów w sieci, oraz na ustawianie różnych stawek podatkowych dla rodzajów obsługi; na przykład stawka dla zamówień na wynos jest zwykle niższa niż dla zamówień na miejscu.

• Typy wpłat/wypłat są używane do rejestrowania wpłat i wypłat gotówki dokonanych przy kasie, które nie są związane bezpośrednio ze sprzedażą, oraz do rejestrowania przepływu gotówki w Planie kont. Przy wypłacie gotówka jest przenoszona z konta głównego na konto korespondencyjne, a przy wpłacie na odwrót. Syrve POS może być używany do rejestrowania wypłat gotówki (pieniądze przekazywane kelnerowi), transferów gotówki z sejfu do banku (zbiórka gotówki) oraz zaliczek dla dostawców.

• Powód usunięcia. Podczas pracy z zamówieniami czasami konieczne jest usunięcie pozycji, które zostały już wysłane do kuchni lub dla których został już wydrukowany rachunek dla gościa. Takie sytuacje mogą wystąpić z powodu błędu pracownika restauracji, anulowania zamówienia przez gościa itp. Powód usunięcia określa, czy dana pozycja zostanie rozliczona ze stanu magazynowego, czy nie.

  Domyślnie istnieją dwa główne typy usunięcia: Z rozliczeniem i Bez rozliczenia. W razie potrzeby możesz ustawić inne powody usunięcia.

• Opłata serwisowa. Ta baza danych zawiera zasady księgowe dotyczące specjalnych rabatów i dopłat. Takie rabaty mogą być wymogiem prawnym, a dopłaty służą jako opłata za usługi.

  Opłata serwisowa określa rabat lub dopłatę oraz usługę, która powinna do niej odpowiadać. Jeśli do zamówienia zostanie dodany rabat, system generuje zapis przyjęcia usługi oraz zapis świadczenia usługi dla dopłaty. Konto określone w ustawieniach opłaty serwisowej jest wstawiane do zapisu; wszystkie kwoty opłaty trafiają na to konto. Komentarz do zapisu wskazuje terminal oraz datę i godzinę wygenerowania zapisu. Ten zapis można edytować po zamknięciu zmiany kasy.

  Domyślnie istnieją dwie opłaty za zaokrąglenie, których nie można usunąć: Zaokrąglenie ceny jednostkowej na korzyść gościa oraz Zaokrąglenie na korzyść gościa. Opłata za dopłatę serwisową jest dodawana ręcznie.

• Typy płatności. Ta baza danych zawiera różne typy płatności akceptowane w lokalu — takie jak gotówka, bezgotówkowe, karty bankowe oraz niestandardowe typy płatności (np. dla integracji z agregatorami), a także płatności pokrywane przez sam lokal.

• Rabaty i dopłaty. Ta baza danych pozwala dodawać, edytować i usuwać rabaty i dopłaty stosowane w lokalu. Domyślnie zawiera cztery typy, których nie można edytować ani usuwać:

  • Zaokrąglenie ceny jednostkowej na korzyść gościa

  • Zaokrąglenie na korzyść gościa

  • Zaokrąglenie ceny pozycji w dół (rabat) na paragonie przy dzieleniu pozycji

  • Zaokrąglenie ceny pozycji w górę (dopłata) na paragonie przy dzieleniu pozycji

Na karcie Ograniczenia możesz określić tryb obsługi, do którego ma zastosowanie rabat lub dopłata, oraz ustawić harmonogram, włączając opcję Stosuj tylko w następującym okresie.

Utworzone rabaty i dopłaty mogą być stosowane do całkowitej kwoty zamówienia lub do kwoty po odjęciu innych rabatów. Możesz także określić, do której kategorii pozycji ma być zastosowany rabat/dopłata — lub zastosować go do wszystkich kategorii. Opcje te konfiguruje się na karcie Wartość i typ.

Na karcie Miejsca sprzedaży możesz dezaktywować rabat oraz określić, do których restauracji w sieci ma on zastosowanie.

 

Rabaty i dopłaty utworzone w aplikacji Syrve są dostępne dla wszystkich typów płatności.

Baza danych Cennik

Sekcja Cennik składa się z następujących baz danych:

• Kategorie cenowe ustalają różne opcje cenowe dla pozycji w oparciu o warunki sprzedaży. Są to szablony z określonym rabatem lub dopłatą używane do ustalania specjalnych cen na produkty i usługi. Na przykład możesz utworzyć takie kategorie cenowe jak Bankiet lub Szczęśliwa godzina, aby zmienić cenę pozycji zamawianej w określonych godzinach lub podczas bankietu. 

• Kategorie cenowe są używane:

  • W aktualizacjach cen: przy ustalaniu cen pozycji dla różnych działów sklepu;
  • W rozliczeniach z kontrahentami: dla różnych kategorii gości, pracowników lub dostawców;
  • W programach lojalnościowych: kategorie cenowe mogą być przypisane do kart lojalnościowych.

• Okres ważności. Ta baza danych określa dostępność menu zewnętrznego — okres, w którym klienci mogą zamawiać pozycje z niestandardowego menu zewnętrznego, na przykład „Śniadanie” dostępne tylko od 8:00 do 11:00.

Baza danych Finansów

Grupa Finanse zawiera następujące bazy danych:

• Plan kont **Ta baza danych pozwala na konfigurowanie kont używanych do księgowości. Konta są zorganizowane w cztery grupy: Aktywa, Pasywa, Przychody/Koszty oraz Kapitał własny. Domyślnie system zawiera wstępnie skonfigurowane typy kont powszechnie używane w branży restauracyjnej.

Możesz tworzyć nowe konta lub podkonta w każdej grupie. Grup kont nie można usuwać, ale poszczególne konta tak — z wyjątkiem kont Inwentaryzacji, które są usuwane automatycznie po usunięciu powiązanego magazynu. Plan kont można wyeksportować w formacie Excel.

 

Konta inwentaryzacyjne są tworzone automatycznie po dodaniu magazynu. W sieci lokalów użytkownicy z uprawnieniami do przeglądania baz danych widzą konta inwentaryzacyjne tylko dla miejsc, w których są wskazani jako odpowiedzialni w swoim profilu pracownika.

• Pozycje przepływów pieniężnych (CF Items)

  **Ta baza danych zawiera listę pozycji używanych w operacjach przepływów pieniężnych. Służą one do generowania raportów przepływów pieniężnych. Pozycje są pogrupowane w trzy typy aktywności: Finanse, Inwestycje oraz Operacje. Nie można tworzyć nowych typów aktywności.

  Przy dodawaniu nowej pozycji CF należy przypisać ją do jednej z trzech dostępnych grup. Pozycje można usuwać, jeśli nie są już potrzebne, lub kopiować z nową nazwą i kodem.

Zarządzanie bazami danych

Uprawnienia

Pracownikom przydziela się uprawnienia do obsługi baz danych zgodnie z ich rolami w sklepie.

Aby ustawić uprawnienia:

1. Przejdź do sekcji Ustawienia systemu i konserwacja.
2. Wybierz Ustawienia ogólne > Uprawnienia.
3. Rozwiń listę Bazy danych.

Tabela zawiera uprawnienia dla każdej grupy baz danych:

1. Podgląd — użytkownik może przeglądać wszystkie bazy danych z grupy. 
2. Edycja — użytkownik może tworzyć, edytować, kopiować, usuwać i przywracać elementy bazy danych w grupie.

Aby edytować bazę danych, użytkownik musi mieć uprawnienia zarówno do podglądu, jak i edycji.

Aby nadać uprawnienia, zaznacz pola, gdzie przecinają się wiersz uprawnienia i kolumna roli użytkownika. Kliknij Aktualizuj. Poniżej znajduje się przykład ustawiania uprawnień dla bazy danych listy magazynowej:

Obsługa elementów bazy danych

We wszystkich bazach danych możesz dodawać, edytować, kopiować i usuwać elementy, przeglądać i przywracać usunięte elementy oraz eksportować je do Excela. Przyjrzyjmy się bliżej tym działaniom na przykładzie bazy danych Kategorie cen.

Dodawanie

Aby dodać nową kategorię cen:

1. Przejdź do Cennik > Kategorie cen.
2. Kliknij .
3. Wprowadź Nazwa i Kod.
4. Włącz opcję Ustaw ręcznie, jeśli dotyczy.
5. Kliknij Dodaj.

Edytowanie

Aby edytować wybraną kategorię cen:

1. W Cennik > Kategorie cen wybierz wymaganą kategorię.
2. Edytuj pola Nazwa i Kod.
3. Jeśli dotyczy, zaznacz lub odznacz pole Ustaw ręcznie.
4. Kliknij Zapisz.

Kopiowanie

Aby skopiować wybraną kategorię cen:

1. Wybierz wymaganą kategorię i kliknij .
2. W oknie podręcznym zmień informacje w polach Nazwa i Kod.
3. Jeśli dotyczy, zaznacz pole Ustaw ręcznie.
4. Kliknij Zapisz.

Usuwanie

Aby usunąć kategorię cen z listy:

1. Wybierz wymaganą kategorię i kliknij .
2. Potwierdź usunięcie.

Przeglądanie i przywracanie usuniętych elementów

Aby wyświetlić usunięte kategorie cen, włącz opcję Pokaż usunięte, jeśli jest wyłączona.

Aby przywrócić usunięte kategorie, kliknij  w odpowiednim wierszu.

Eksport do Excela

Możesz wyeksportować wszystkie elementy bazy danych do pliku Excel. Aby to zrobić, kliknij . Plik Kategorie cen.xlsx zostanie pobrany automatycznie.

 

Jeśli baza danych jest pusta, opcja eksportu do Excela jest wyłączona.