Formularze zamówień

Przegląd

Formularz zamówienia to szablon używany do tworzenia zamówienia na przygotowanie pozycji menu, półproduktów lub towarów.

Przed realizacją zamówień wewnętrznych należy utworzyć formularz zamówienia. Każdy dział, który otrzymuje zamówienia produkcyjne, musi mieć osobny formularz.

Każdy formularz zawiera listę produktów spożywczych do przygotowania. W formularzu zamówione towary są podzielone na zakładki, aby dział zamawiający mógł łatwo się w nich odnaleźć.

Jeden dostawca może mieć utworzonych kilka formularzy dziennie. Mogą one zawierać różne grupy towarów z różnymi terminami uzupełniania lub składania zamówienia. Aby odróżnić jeden formularz od drugiego, nadaj im opisowe nazwy.

Lista formularzy

Aby zobaczyć listę formularzy, przejdź do Produkcja i Logistyka > Formularze zamówień.

Aktywne formularze są podane pogrubioną czcionką, wygasłe i nieaktywne formularze ‒ zwykłą czcionką.

Usunięte formularze są przekreślone, jeśli zaznaczono opcję Pokaż usunięte.

Nie można przywrócić wygasłych i usuniętych formularzy. Można je skopiować, aby utworzyć nowy formularz. Aby filtrować formularze według dostawcy, wybierz dział w polu Wykonuje.

Nowy formularz

Aby utworzyć nowy formularz zamówienia:

1. Przejdź do Produkcja i Logistyka > Formularze zamówień.
2. Kliknij Utwórz i wybierz dział, który będzie realizował zamówienie.
3. Wprowadź nazwę formularza w polu Nazwa. Jeśli przewidujesz, że jeden dział będzie otrzymywał zamówienia pod kilkoma formularzami, nadaj im bardziej opisowe nazwy, aby je odróżnić.
4. Określ datę rozpoczęcia w polu Ważny od. Zamówienia można składać za pomocą tego formularza dopiero od tej daty.
5. W polu Do określ datę zakończenia ważności formularza. Po tej dacie nie będzie można składać zamówień za pomocą tego formularza.
6. W polu Komentarz wpisz dodatkowe informacje dotyczące formularza.
7. Kliknij Dodaj zakładkę.
8. Wprowadź Nazwa zakładki i wybierz magazyn wysyłkowy w polu Magazyn. Naciśnij OK.
9. W razie potrzeby dodaj kolejną zakładkę dla innej grupy produktów lub magazynu.

1. Przejdź do wybranej zakładki i uzupełnij listę produktów spożywczych:
    

   Zazwyczaj formularz zawiera wszystkie pozycje z listy magazynowej, których może potrzebować dział zamawiający. Jeśli w danym momencie nie potrzebujesz niektórych produktów spożywczych, pozostaw pole ilości puste.

• Zacznij wpisywać nazwę produktu w kolumnie Produkt i wybierz go z listy.
• Jeśli produkt lub pozycja menu ma różne rodzaje opakowań (np. pudełko z 20 ciasteczkami lub blister po 5 szt.), wybierz odpowiednią opcję w kolumnie Jednostka opakowania. Pole Ilość w opakowaniu zostanie uzupełnione automatycznie.
• Jeśli chcesz zamówić ten sam produkt w innym opakowaniu, dodaj nowy wiersz i wybierz wymagane opakowanie.
• Jednostki opakowań są konfigurowane w rekordzie listy magazynowej na zakładce Jednostki miary.
• W polu Komentarz wpisz dodatkowe informacje dotyczące produktu.

1. Kliknij Zapisz i zamknij.

Użyj przycisków oraz , aby przesunąć pozycję o jeden wiersz w górę lub w dół, jeśli chcesz uporządkować produkty w wymaganej kolejności.

Nowy formularz zamówienia można utworzyć na podstawie istniejącego. W tym celu wybierz formularz, który najbardziej odpowiada Twoim potrzebom z listy i kliknij Kopiuj.

Szybka obsługa listy

Aby szybciej obsługiwać pozycje na liście, używaj skrótów klawiaturowych.

• Insert — dodaje nowy produkt w środku listy, powyżej zaznaczonej pozycji. Następnie wybierz produkt w tym wierszu.
• Strzałka w dół — dodaje produkt, jeśli kursor znajduje się w ostatnim wierszu.
• Delete — usuwa produkt z listy.
• Alt — przytrzymaj Alt i przeciągnij produkt w dowolne miejsce.

Filtr magazynu

Domyślnie każdy dział może zamówić dowolny produkt wymieniony w formularzu. Jednak lista dostępnych towarów może być ograniczona dla każdego magazynu. Aby to zrobić:

1. Wypełnij tabelę.
2. Wybierz magazyn w polu Filtr magazynu.
3. Zaznacz pozycje, które mogą być zamawiane przez dany magazyn.
4. Powtórz tę czynność dla każdego magazynu.

Od tego momentu magazyn może zamawiać tylko określone pozycje.

Limity czasowe zamówień

Możesz ograniczyć okres, w którym przyjmowane są zamówienia na podstawie formularza. Jeśli zamówienie zostanie uzupełnione po tym okresie, skonsolidowane zamówienie będzie miało nowe towary w polu Zamówienie dodatkowe. Podczas realizacji zamówienia możesz odrzucić dodane towary.

Możesz zabronić przyjmowania zamówień na podstawie formularza. Zamówienie złożone po okresie przyjmowania może zostać zapisane tylko przez pracowników z uprawnieniem „Zatwierdzanie przeterminowanych zamówień” (B_OVOR).

Aby ustawić takie ograniczenia:

1. Kliknij Limity czasowe zamówień.
2. Zaznacz opcję Ogranicz przyjmowanie zamówień od i określ godzinę rozpoczęcia oraz liczbę dni ograniczenia.
3. Zaznacz opcję Zakończ przyjmowanie zamówień od i określ godzinę rozpoczęcia oraz liczbę dni ograniczenia.
4. Kliknij Zapisz.

Okres ograniczenia jest liczony od daty utworzenia zamówienia produkcyjnego. Załóżmy, że zamówienie zostało utworzone 15 listopada, a formularz jest ustawiony na ograniczenie przyjmowania zamówień 2 dni wcześniej i zakończenie przyjmowania 1 dzień wcześniej. Wówczas przyjmowanie zamówień będzie ograniczone od godziny 10:00, 13 listopada i zakończone 14 listopada o godzinie 10:00.

Akceptacja formularza

Załóżmy, że centrum dystrybucji dostarcza pieczywo w poniedziałki, a kanapki w poniedziałki, środy i piątki. Pieczywo należy zamawiać z 14-dniowym wyprzedzeniem, a kanapki ‒ z jednodniowym.

Należy utworzyć osobny formularz zamówienia dla każdej grupy produktów:

1. W Syrve HQ przejdź do Produkcja i Logistyka > Formularze zamówień.
2. Utwórz formularz dla pieczywa:
   1. Wprowadź nazwę ‒ „Produkty piekarnicze (P).”
   2. Kliknij Limity czasowe zamówień i określ 14 dni w wierszu Ogranicz przyjmowanie zamówień od.
   3. Dodaj zakładkę z pozycjami menu do przygotowania i zapisz formularz.
3. Utwórz formularz dla kanapek:
   1. Wprowadź nazwę ‒ „Kanapki (P, Ś, Pt).”
   2. Kliknij Limity czasowe zamówień i określ 1 dzień w wierszu Ogranicz przyjmowanie zamówień od.
   3. Dodaj zakładkę z pozycjami menu do przygotowania i zapisz formularz.
4. Wyślij oba formularze do swoich działów.