Przejdź do głównej zawartości

Korporacja

Konfiguracja​

Aby skonfigurować strukturę i kolejność interakcji między jednostkami w Twojej firmie, użyj następujących elementów:

  • Korporacja
  • Osoba prawna
  • Dział organizacyjny
  • Produkcja
  • Punkt sprzedaży
  • Magazyn
  • Centrala, główny magazyn

Każdy z nich ma szereg specyficznych ustawień. Zarówno centrala, jak i główny magazyn mają ten sam zestaw wskaźników, podobnie jak produkcja.

System posiada określone zasady rozwoju hierarchii. Na przykład magazyn może należeć tylko do punktu sprzedaży lub zakładu produkcyjnego, a nie bezpośrednio do korporacji.

Uprawnienia​

Aby przeglądać i edytować strukturę korporacji, pracownicy muszą posiadać uprawnienie „Administracja systemem” (B_ADM). Tylko to uprawnienie umożliwia dostęp do sekcji Korporacja > Ustawienia korporacji.

Aby pracować z magazynami korporacji, pracownik potrzebuje uprawnienia „Wyświetlanie i zmiana konfiguracji punktu sprzedaży” (B_EC). Posiadając to uprawnienie, pracownicy mogą dodawać nowe magazyny, edytować i usuwać istniejące.

Ustawienia korporacji​

Przejdź do bloku Właściwości, aby skonfigurować korporację:

  • Nazwa i opis
  • Szablon numeratora Szczegóły znajdziesz w artykule Numeracja dokumentów.
  • GLN — numer firmy w systemie EDI.

Ustawienia ogólne​

Euro jest domyślną walutą używaną w księgowości, rozliczeniach z gośćmi, zarządzaniu wynikami finansowymi oraz raportowaniu. Jest to konfigurowane na poziomie korporacyjnym i obowiązuje dla wszystkich jednostek sieci.

Aby ustawić walutę, wykonaj następujące kroki:

  1. W polu Waluta wybierz typ jednostki pieniężnej używanej do rozliczeń finansowych w Syrve.
  2. W polu Interfejs graficzny wpisz główny symbol waluty, który będzie wyświetlany w oknach systemu.
  3. W polu W raportach wpisz symbole głównej i dodatkowej (ułamkowej) jednostki pieniężnej używanej w raportach generowanych przez system oraz numeryczny kod waluty.
  4. W bloku Wyświetlanie w Syrve POS skonfiguruj walutę dla interfejsu kasy:
    • Pokaż cyfry ułamkowe.
    • Pokaż symbole waluty obok kwot.
    • Lokalizacja symbolu waluty względem kwot: na początku lub na końcu.
  5. Określ nominały banknotów, które mają być wyświetlane na przyciskach wejściowych w Syrve POS.

W bloku Zaokrąglanie:

  1. Skonfiguruj zaokrąglanie cen. Aby umożliwić rozliczenia z gośćmi bez reszty, możesz ustawić zaokrąglanie cen do najmniejszego nominału banknotu. Na przykład ustaw zaokrąglanie do 50 jednostek pieniężnych. W takim przypadku kwoty mniejsze lub równe 25 są pomijane, a kwoty przekraczające 25 są zaokrąglane w górę do 50. Tak więc 123,45 zostanie zaokrąglone w dół do 100, a 125,10 zaokrąglone w górę do 150. Ceny po rabacie (lub podwyższeniu) są zaokrąglane po zastosowaniu rabatów/dopłat.
  2. Dokładność kwot w Syrve Office — liczba miejsc po przecinku w wartościach pieniężnych (cena, koszt netto, kwota itp.). Jeśli wybrano „0”, będą używane wartości całkowite.
  3. Zaznacz Zaokrąglaj cenę zamówienia na korzyść gościa, aby zaokrąglić cenę zamówienia do euro, pomijając centy. Jeśli suma zamówienia jest liczbą ułamkową, zostanie zastosowany rabat, aby usunąć centy, których nie można usunąć z zamówienia. Zaokrąglanie odbywa się niezależnie od rodzaju płatności: fiskalnej lub nie, czy używane są punkty bonusowe Syrve Loyalty, czy nie. Kwota pominiętych centów kumuluje się na specjalnym koncie i zostanie uwzględniona w rejestrze przyjęcia usługi. Rabat, konto i usługa powinny być określone w ustawieniach Zaokrąglania na korzyść gościa na karcie Opłata za usługę.

Możesz włączyć akceptację płatności w różnych walutach. W takim przypadku kwoty zapłacone w dodatkowych walutach będą przeliczane po określonym kursie wymiany w celu prowadzenia rozliczeń finansowych.

Aby przyjmować płatności w różnych walutach, wykonaj następujące kroki:

  1. Utwórz dodatkowe waluty na liście walut. W tym celu zobacz Lista walut.
  2. Ustaw kurs wymiany dla głównej jednostki pieniężnej. Szczegóły znajdziesz w artykule Kursy walut.

Możesz określić symbole oddzielające kwoty pieniędzy w Syrve. Na przykład możesz zmienić separator między częścią całkowitą a ułamkową z przecinka na kropkę, a separator między rzędami cyfr również można zmienić z odstępu na przecinek: 123,456,789.00. Wskaźniki ilościowe w raportach również są wyświetlane z ustawionymi separatorami. Parametry te są ustawiane w ustawieniach regionalnych Windows (Panel sterowania > Region i język > przycisk Dodatkowe ustawienia > karta Liczby w oknie Dostosuj format).

W bloku Logotypy wybierz logo korporacyjne i wzór dokumentu.

Skonfiguruj Ogólny wykres przygotowania — dodaj typy miejsc produkcji, które mogą być używane w punktach sprzedaży. Ich nazwy będą używane w całej korporacji i będą stanowić obowiązkową właściwość wszystkich sprzedawanych pozycji. W momencie konfiguracji punktu sprzedaży każdy typ miejsca produkcji powinien być powiązany z magazynem, z którego będą odpisywane składniki pozycji odpowiadające temu typowi. W ten sposób możesz mieć w sieci jedną wspólną listę cen i ten sam zestaw pozycji, tylko że ich składniki będą odpisywane z różnych magazynów.

W bloku Dane osobowe i powiadomienia:

  • Zaznacz Wymagaj zgody na przetwarzanie danych osobowych, aby pracownicy prosili nowych gości o zgodę na przetwarzanie i przechowywanie ich danych osobowych. Dzięki temu w plikach gości w Syrve HQ i Syrve POS będzie dostępne pole Zgoda na przetwarzanie danych osobowych.
  • Zaznacz Domyślnie nowi goście są powiadamiani o statusie zamówienia, aby wszyscy nowi klienci dostawy otrzymywali powiadomienia SMS o zmianach w zamówieniu. Ten parametr nie wpływa na istniejących klientów.

W bloku Nazwy dań możesz zmienić domyślne nazwy dań według własnego uznania (Przystawki, Danie główne, Desery itp.). Ułatwi to obsługę dużych zamówień bankietowych, obsługiwanych przez więcej niż jednego kelnera — każdy będzie wiedział, co należy do której części posiłku.

Aby zmienić nazwę dania, usuń zaznaczenie przy danym daniu w kolumnie Użyj domyślnej nazwy. Następnie wpisz nową nazwę w kolumnie Nazwa. Zapisz zmiany.

Ustawienia księgowe​

Zamknięcie okresu

W bloku Zamknięcie okresu możesz zabezpieczyć dane przed jakimikolwiek zmianami wstecznymi, które występują przed datą blokady określoną w transakcjach, recepturach, dokumentach magazynowych, harmonogramach i obecnościach pracowników oraz obliczeniach płac dla wszystkich sklepów w Twojej sieci. Nie musisz wypełniać tych pól podczas pierwszej konfiguracji systemu. Tylko pracownik z uprawnieniem „Zamknij okres” (B_CCLP) może zmieniać ustawienia zamknięcia okresu oraz dokonywać niezbędnego planowania. Mechanizm Zamknięcia okresu jest szczegółowo opisany w artykule Blokowanie dokumentów.

Blok ustawień dokumentów:

  1. Określ czas, który będzie używany do składania dokumentów inwentaryzacyjnych, chyba że zostanie zmieniony ręcznie. Aby zmienić czas podczas tworzenia dokumentu, użytkownik musi mieć uprawnienie „Edytuj czas dokumentu” (B_CEDT). Ustaw domyślny czas składania dokumentu. Możesz wybrać jedną z opcji dla każdego typu dokumentu: aktualny czas, określony czas lub czas zamknięcia zmiany.
  2. Jeśli zaznaczysz opcję Używaj kodów kreskowych podczas tworzenia dokumentów, użytkownicy będą mogli dodawać produkty do dokumentów inwentaryzacyjnych za pomocą kodów kreskowych (pojawi się kolumna Kod kreskowy).
  3. Jeśli podczas inwentaryzacji zazwyczaj nie masz przygotowanych posiłków lub składników, zaznacz opcję Pomijaj pierwszy krok inwentaryzacji. W takim przypadku inwentaryzacja rozpocznie się od drugiego kroku — wprowadzenia pozostałej liczby posiłków i towarów zarejestrowanych w dokumentach gotowania i przyjęcia.
  4. Pole Data nie może wykraczać poza aktualną datę o więcej niż: uniemożliwi tworzenie dokumentów na przyszłe daty. Jeśli spróbujesz zarejestrować dokument, którego data przekracza bieżącą o określoną wartość, system wyświetli ostrzeżenie. Pomaga to uniknąć błędów przy określaniu daty dokumentu.
  5. W polu VAT w cenach zakupu określ, w jaki sposób system powinien pokazywać ceny w cennikach, fakturach zakupu, wydaniach i zwrotach, rejestrach przyjęć usług i świadczeń:
    • VAT wliczony. Dokumenty pokazują cenę za jednostkę opakowania z VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, kwota bez VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (z VAT), stawka VAT = 20%. Kwota bez VAT = 4,16 €, kwota VAT = 0,84 €.
    • VAT niewliczony. Dokumenty pokazują ceny bez VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, kwota z VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (bez VAT), stawka VAT = 20%. Kwota z VAT = 6 €, kwota VAT = 1 €.
  6. W swojej produkcji możesz korzystać z szerokiego wyboru towarów, ale na co dzień zamawiasz tylko ich niewielką część. Aby poprawić wydajność systemu, zaznacz Usuń puste ciągi w zamówieniach wewnętrznych dla pozycji i produktów. Po zapisaniu zamówienia wewnętrznego niechciane pozycje zostaną usunięte. Aby zamówić więcej pozycji, utwórz nowe zamówienie.

W bloku Ustawienia faktury włącz automatyczne wypełnianie pól nowej faktury na podstawie najnowszej faktury zakupu (lub wydatku) zarejestrowanej w systemie oraz pozwól na wpisywanie nazwy produktu na fakturze przy użyciu nazwy produktu dostawcy (lub kodu):

  • Gdy wybierzesz produkt w nowej fakturze i zaznaczysz opcję Użyj ceny LIFO, pole Cena zostanie automatycznie wypełnione danymi z najnowszej faktury zakupu.
  • Jeśli zaznaczysz opcję Użyj daty najnowszej faktury, pole Data i godzina przyjęcia/wydań produktu w nowej fakturze zostanie automatycznie wypełnione danymi z najnowszej faktury.
  • Jeśli zaznaczysz opcję Użyj magazynu zgodnie z najnowszą fakturą, pole Zaksięguj jako przyjęte do magazynu/Wydaj z magazynu w nowej fakturze zostanie automatycznie wypełnione danymi z najnowszej faktury.
  • Zaznacz opcję Używaj tylko produktów dostawcy, jeśli została przeprowadzona korelacja „produkty dostawcy – nasze produkty”. Wtedy podczas wpisywania produktów dostawcy pola „Nasza nazwa pozycji” („Nasz kod”) zostaną automatycznie wypełnione. Jak skonfigurować tę korelację, zobacz w artykule Dostarczone towary.
  • Zaznacz opcję Numer faktury jest wymagany, aby pole faktury VAT było obowiązkowe podczas tworzenia faktury zakupu. Ponadto, jeśli pole pozostanie puste, system nie pozwoli zapisać faktury. Ustawienie to nie jest replikowane w RMS i dotyczy dokumentów tworzonych w Syrve HQ.
  • W rozwijanym menu Domyślny algorytm obliczania kosztu usługi wybierz sposób uwzględniania kosztu usługi w cenie pozycji. Narzut zostanie automatycznie obliczony według tego algorytmu, jeśli faktura zawiera usługę, która nie uczestniczy w ruchach magazynowych. Więcej informacji o uwzględnianiu kosztu usługi w cenie produktu znajdziesz w artykule Faktura zakupu.

W bloku Domyślne konta wybierz konta w polach Konto przychodów z faktury wydatkowej (dla transferów wewnętrznych) oraz Konto kosztów (dla transferów wewnętrznych), które domyślnie będą używane do automatycznego wypełniania faktury wydatkowej w przypadku transferu wewnętrznego w dwóch dokumentach. Jeśli faktura wydatkowa zostanie utworzona automatycznie, system wypełni pola. Jeśli jednak utworzysz fakturę ręcznie, pojawi się monit o użycie domyślnych kont przy wyborze kontrahenta wewnętrznego.

W bloku Ustawienia podatków i opłat lokalnych przypisz wstępnie skonfigurowane dodatkowe podatki i opłaty do lokalnych podatków systemu, aby Syrve wykorzystywał je w raportach, eksportach i zapisach finansowych.

Jak skonfigurować takie dodatkowe opłaty, sprawdź w artykule Podatki i opłaty lokalne.

Zarządzanie czasem pracy​

Na karcie Zarządzanie czasem pracy wykonaj następujące czynności:

  1. Określ Średnią liczbę godzin pracy w miesiącu. Domyślnie ustawione jest 170 godzin.
  2. Określ, czy chcesz automatycznie tworzyć powiązaną obecność (Zawsze, Nigdy lub Pytaj). Domyślnie ustawione jest „Zawsze”. W takim przypadku, jeśli pracownik ma przypisaną niepracującą zmianę (np. jest na urlopie lub chorobowym), obecność z godzinami nieobecności zostanie utworzona automatycznie.
  3. Określ Datę blokady. System zablokuje harmonogram i obecności pracowników do tej daty.

W bloku Ustawienia zaawansowane możesz włączyć opcję Ogranicz pracę w działach. W takim przypadku pracownik może pracować (logować się do Syrve POS) tylko w tych jednostkach organizacyjnych, które są określone na jego karcie na karcie Informacje dodatkowe. Jeśli opcja jest odznaczona, pracownicy mogą pracować we wszystkich placówkach sieci.

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy pracowali zgodnie z określonym harmonogramem, tj. mogli logować się do Syrve POS tylko w godzinach swojej zmiany, zaznacz opcję Ścisłe przestrzeganie harmonogramu.

Jeśli opcja Ścisłe przestrzeganie harmonogramu jest włączona:

  • Pracownik, który ma harmonogram pracy „Według harmonogramu”, może się logować w Syrve POS tylko w czasie swojej zmiany (zobacz Przypisywanie zmian). Poza tym czasem nie może się logować.
  • Pracownik z harmonogramem „Wynagrodzenie” lub „Elastyczny” może się logować o dowolnej porze. Jednak jeśli zaloguje się poza przypisaną zmianą, musi użyć karty z uprawnieniem „Potwierdź nieplanowaną obecność” (F_CWAUS).
  • Jeśli pracownik ma kilka ról, może przełączać się między nimi w Syrve POS. Rola jest niedostępna, jeśli ma harmonogram „Według harmonogramu” i pracownik nie ma przypisanych zmian w danym momencie.
  • Jeśli pracownik pełni kilka ról, ma tylko te uprawnienia, które są przypisane do aktualnej roli w Syrve POS, oraz ewentualne uprawnienia indywidualne.

Na przykład pracownik ma dwie role: Kierownik z harmonogramem „Wynagrodzenie” oraz Kasjer z harmonogramem „Według harmonogramu”. Pracownik ma przypisaną zmianę „Kasjer” na dziś od 8:00 do 13:00 oraz zmianę „Kierownik” od 14:00 do 18:00.

Pracownik loguje się do Syrve POS o 8:00 i chce się zameldować. Może wybrać jedną z dwóch ról. Wybiera Kasjera i się meldować. Następnie może przełączyć się na rolę Kierownika, ale musi użyć karty z uprawnieniem „Potwierdź nieplanowaną obecność” (F_CWAUS). O 13:00 wylogowuje się jako Kasjer.

O 14:00 meldowanie jako Kierownik. Rola Kasjera jest już niedostępna, ponieważ nie ma zaplanowanej takiej zmiany o tej porze.

Jeśli pracownik ma obie role z harmonogramem „Elastyczny” lub „Wynagrodzenie” lub ich kombinację, może się meldować lub przełączać między rolami w dowolnym czasie. Jednak jeśli nie ma zaplanowanej zmiany, musi użyć karty z uprawnieniem „Potwierdź pracę na stanowisku poza harmonogramem” (F_CWAUS).

Gdy opcja Ścisłe przestrzeganie harmonogramu jest wyłączona:

  • Jeśli pracownik ma kilka ról, loguje się i otrzymuje wynagrodzenie według roli ustawionej domyślnie. W takim przypadku nie może zmienić roli.
  • W Syrve POS ma uprawnienia wszystkich przypisanych ról oraz uprawnienia indywidualne.

W polu Automatyczne zamknięcie obecności po określ, ile dni ma upłynąć, zanim system zamknie obecność, jeśli pracownik zapomni to zrobić w Syrve POS. System zamknie obecność o godz. 23:00 tego samego dnia, gdy upłynie określona liczba dni.

Użyj bloku Format daty do ustawienia pierwszego dnia tygodnia. Może to być poniedziałek, niedziela lub inny dzień. Tutaj możesz także ustawić minimalną liczbę dni dla pierwszego tygodnia miesiąca. Format daty będzie używany do generowania raportów — tydzień będzie zaczynał się od tego dnia.

Plan/Rzeczywiste​

Na karcie Plan/Rzeczywiste określ konta, które chcesz uwzględnić w Rocznym analizie planu/rzeczywistego.