Towary i Magazyny

W zależności od struktury sieci i komunikacji między punktami sprzedaży, w Syrve można skonfigurować dowolny schemat ruchów magazynowych. W tym celu należy użyć następujących ustawień:

• Magazyny, będące głównymi obiektami magazynowymi i oddzielnymi działami organizacyjnymi sieci, muszą być zarejestrowane w centrali (HQ) i powiązane z konkretnym punktem sprzedaży (lub zakładem produkcyjnym). Rejestracja ta odbywa się na pierwszym etapie konfiguracji korporacji. Informacje te będą automatycznie replikowane w punktach sprzedaży.
• Księga towarów. W Syrve jednostkami magazynowymi są towary, pozycje, przygotowane komponenty, modyfikatory oraz usługi. Do prowadzenia ewidencji magazynowej i konfiguracji używa się księgi towarów, szczegóły znajdują się w Księdze towarów. Dodawanie, usuwanie i edytowanie pozycji w księdze towarów powinno odbywać się wyłącznie w Syrve HQ.
• Katalog dostawców. Dostawcy są jednym z uczestników przepływu magazynowego. Współpraca z dostawcami jest rejestrowana w systemie za pomocą faktur. Każdy dostawca musi być zarejestrowany w systemie.
• Księga jednostek miar zawiera listę jednostek miar pozycji.

Dane ewidencji magazynowej mogą być importowane do Syrve HQ z systemów zewnętrznych. Na przykład lista dostawców lub faktury zakupowe. Do tego celu używane są specjalne skrypty. Prosimy o kontakt z działem wsparcia Syrve lub partnerem, od którego zakupiono system.

Przyjęcie towarów

Towary i materiały trafiają do Głównego Magazynu PDF od innych firm (dostawców) na podstawie faktur zakupowych. Towary zewnętrzne trafiają bezpośrednio do Głównych Magazynów punktów sprzedaży na podstawie faktur zakupowych.

Faktury zakupowe mogą być rejestrowane zarówno w centrali, jak i w restauracjach. Dzięki funkcji wymiany danych informacje wprowadzone w centrali są replikowane w punktach sprzedaży, a wszystkie dane wprowadzone w punktach sprzedaży są przesyłane do centrali.

Po zatwierdzeniu faktury, salda magazynowe oraz wskaźniki kosztów są przeliczane. Szczegółowy opis tej procedury znajduje się w artykule Obliczanie kosztów.

Procedura wypełniania faktury opisana jest szczegółowo w artykule Faktura zakupowa.

Kontrola cen zakupu

Aby planować i kontrolować ceny zakupu, Syrve pozwala na prowadzenie osobnej listy cen dla każdego dostawcy. Lista cen pokazuje ceny dla określonych towarów oraz dopuszczalne odchylenie ceny (%), a także zachowanie systemu w przypadku wystąpienia odchylenia: zabronić zatwierdzania dokumentów zakupowych, wydać ostrzeżenie lub nie podejmować żadnych działań.

Rozchód towarów i pozycji

Istnieje kilka sposobów na dokonanie rozchodu z magazynu (oprócz rozchodów na podstawie inwentaryzacji i transferów wewnętrznych – patrz poniżej):

• Na podstawie zapisu sprzedaży. Dokument ten jest tworzony automatycznie, gdy sprzedawane są towary lub pozycje zawierające dany produkt (przy zamknięciu zamówienia). Może być też tworzony ręcznie. Co jest rozchodowane – składniki czy pozycja – definiują ustawienia Metody rozchodu określone w karcie towaru.
• Przy księgowaniu zapisu gotowania. Składniki pozycji lub przygotowanego komponentu zostaną rozchodowane zgodnie z zapisem, jednak ich saldo magazynowe wzrośnie.
• Na podstawie faktury rozchodu lub zwrotu.
• Na podstawie zapisu rozchodu. Tworzony jest automatycznie, gdy pozycja jest usuwana z zamówienia i rozchodowana (na POS), lub ręcznie, jeśli pozycja nie może być już używana.
• Na podstawie zapisu substytucji.
• Przy księgowaniu zapisu rozdziału. Produkt będący przedmiotem rozdziału jest rozchodowany z magazynu, natomiast powstałe składniki są rejestrowane na stanie.

Saldo magazynowe powinno być przeliczane natychmiast w dacie i godzinie księgowania dokumentu magazynowego.

Jeśli kilka dokumentów magazynowych wpływających na ilość i koszt towarów jest zarejestrowanych pod tym samym datą i godziną, obowiązuje następująca kolejność priorytetów:

1. Dokumenty inwentaryzacji
2. Dokumenty rozchodu
3. Dokumenty przyjęcia magazynowego

Na przykład, jeśli utworzono zapis rozchodu, na podstawie którego wszystkie towary zostały rozchodowane, a następnie utworzono fakturę na te towary po nowej cenie, koszt towarów zostanie obliczony na podstawie ilości po zatwierdzeniu zapisu rozchodu.

Inwentaryzacja

Kontrola salda magazynowego w oddziałach sieci odbywa się za pomocą standardowych inwentaryzacji. Wyniki inwentaryzacji są rejestrowane w Listach inwentaryzacyjnych, które określają zarówno saldo księgowe, jak i faktyczne. Sumy są rejestrowane przez rozchód niedoborów i zaksięgowanie nadwyżek w transakcjach.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacji odbywa się w trzech krokach: obliczenie ilości przygotowanych komponentów (pierwszy krok), porównanie faktycznie przechowywanych towarów (drugi krok) z ilością wynikającą z dokumentów. W wyniku może zostać zarejestrowany niedobór lub nadwyżka określonych towarów. W trzecim kroku określane są konta, które rejestrują niedobory lub nadwyżki, a także odpowiedzialność materialną. Szczegóły znajdują się w artykule Inwentaryzacja.

Do komputerowej rejestracji produktów i ich faktycznej ilości używany jest skaner kodów kreskowych. Szczegóły w artykule Inwentaryzacja ze skanerem kodów kreskowych.

Należy pamiętać, że jeśli zostanie wykryty i zarejestrowany niedobór w zapisie inwentaryzacyjnym, zmiany należy wprowadzać w dokumencie, który zarejestrował niedobór, zamiast tworzyć nowy dokument. W przeciwnym razie może to spowodować zniekształcenie danych księgowych punktu sprzedaży, ponieważ ilość towarów na stanie w danym momencie wpływa na ich koszt, który jest używany do obliczania zysku ze sprzedaży tych towarów. Po edycji dokumentu inwentaryzacji kwoty transakcji na kontach odpowiadające temu dokumentowi są zmieniane automatycznie.

Transfer wewnętrzny

Istnieją dwa sposoby rejestracji transferu towarów z jednego magazynu do drugiego:

• Dokument Transfer wewnętrzny. Nie zalecamy jednak używania tego dokumentu do transferu towarów między punktami sprzedaży. Tylko centrala posiada informacje o wszystkich magazynach sieci, natomiast punkt sprzedaży nie. W związku z tym, jeśli dokument zostanie użyty, pozostanie niezaksięgowany po replikacji w Syrve, co uniemożliwi zobaczenie faktycznego salda magazynowego.
• Para powiązanych dokumentów – Faktura rozchodu (z magazynu) i Faktura zakupu (do magazynu). W tym przypadku magazyny mogą należeć do różnych podmiotów prawnych i punktów sprzedaży działających w ramach jednej sieci. Po zapisaniu faktury rozchodu automatycznie tworzona jest faktura zakupu, ale księgowana jest tylko operacja rozchodu. Towary mogą być przekazywane po koszcie lub z narzutem. Magazyn „do” przyjmuje towary po cenie zakupu i dokonuje operacji przyjęcia. W przypadku wystąpienia rozbieżności przy przyjęciu towarów, można korygować tylko część rozchodu, natomiast część przyjęcia zmienia się automatycznie. Procedura rejestracji tej operacji opisana jest w artykule Transfer w dwóch dokumentach.

Zapis substytucji

Zapis substytucji służy do rejestracji przygotowania pozycji przy użyciu zdefiniowanego przez użytkownika zestawu składników lub do rejestracji wyboru towarów, produktów, prac i usług. Po zakończeniu procesu gotowania rejestrowana jest dostępność pozycji na stanie, a składniki są rozchodowane.

W procesie przygotowania produktu końcowego zawartość i ilość materiałów źródłowych (użytych w substytucji) mogą się różnić. W takim przypadku waga produktu końcowego nie musi być równa sumie wag użytych składników. Koszt gotowych pozycji jest obliczany podczas przygotowania i jest równy łącznemu kosztowi wszystkich składników.

Oznacza to, że zapis substytucji jest dokumentem wielofunkcyjnym i może być używany do rejestrowania wyników następujących operacji:

• Inwentaryzacja – do wyrównania stwierdzonych niedoborów i nadwyżek.
• Sprzedaż – obliczenie kosztu rozchodu na podstawie sprzedaży różnorodnego zestawu pozycji.
• Przyjęcie dostawy – rejestracja produktów zakupionych od różnych dostawców, które mają identyczne cechy i właściwości. Będą one odpowiadać pojedynczemu składnikowi w przepisie.

Na przykład, śmietana 10 % (kg):

• Śmietana Danone 10 %, szt. (250g)
• Śmietana Kraft 10 %, szt. (400g)

Proces przygotowania (z użyciem zapisu substytucji) może wyglądać następująco:

1. Istnieją dwa produkty, które mają własne przepisy („Rozchód według składnika” – metoda rozchodu). Są one używane w innym posiłku, np. „bar sałatkowy”.
2. Te dwa produkty są gotowane, co jest rejestrowane w ewidencji gotowania. Ich składniki są rozchodowane zgodnie z przepisem, a gotowe produkty są przyjmowane na stan.
3. Trzeci produkt, składający się z pierwszych dwóch, jest sprzedawany. Jest rozchodowany i powstaje saldo ujemne.
4. Tworzony jest dokument zamiany, aby zarejestrować dostępność określonej ilości trzeciego produktu. W tym momencie rozchodowana jest ilość pierwszego i drugiego produktu określona w dokumencie.

Asortyment produktów

Zestawy asortymentowe odnoszą się do grupy gotowych produktów tej samej kategorii, które mają podobny skład i są sprzedawane w tym samym przedziale cenowym: sałatki, dania mięsne, wypieki itp.

Jeśli punkt sprzedaży oferuje asortyment produktów, które nie są przygotowywane na zamówienie, lecz są oferowane gościom jako gotowe do spożycia, proces ich produkcji i sprzedaży przebiega następująco:

1. Pracownicy na stanowiskach przygotowawczych otrzymują zamówienia na wyprodukowanie produktów w ilości niezbędnej i wystarczającej do zaspokojenia popytu.
2. Po przygotowaniu produkty są przekazywane do części sprzedażowej. Fakt ten jest rejestrowany ręcznie w karcie racji.
3. Dania są sprzedawane na wagę lub porcję. Produkty w zestawie są drukowane jako jedna pozycja na rachunku, z podaniem ceny, łącznej wagi i ceny.
4. Na koniec dnia tworzony jest Rejestr gotowania zawierający skonsolidowane dane o gotowych produktach przekazanych z obszaru przygotowania do sprzedaży. Rejestr gotowania może być tworzony automatycznie, jeśli transfer jest prawidłowo przeprowadzony.
   • Składniki są rozchodowane zgodnie z przepisami, a gotowe produkty przyjmowane na stan.
   • Koszt produkcji jest automatycznie obliczany dla każdego produktu (zgodnie ze wzorem na koszt surowców).
5. Tworzony jest specjalny dokument – Rejestr zamiany, aby zarejestrować przekazanie produktów ze zestawu do sprzedaży:
   • Tworzona jest lista produktów w zestawie (uwzględniając wcześniej zarejestrowany rejestr gotowania) i uzupełniana o stan magazynowy produktów.
   • Niesprzedane produkty mogą zostać rozchodowane lub uwzględnione w rejestrze zamiany (koszt zestawu zależy od metody rejestracji takich produktów).
   • Określana jest objętość sprzedanego zestawu.

Przekazywanie produktów z obszaru przygotowania do sprzedaży

Karty racji mogą być używane do rejestrowania przekazania gotowych produktów z obszaru przygotowania do części sprzedażowej (szczegóły w sekcji Asortyment produktów). Nazwy gotowych produktów i ich ilości muszą być ręcznie wprowadzone do kart racji. Dane z karty racji mogą być dalej używane do rejestrowania rejestrów gotowania.

Szablon karty racji można wydrukować bezpośrednio z systemu Syrve. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć dowolny z istniejących rekordów na liście rejestrów gotowania i kliknąć przycisk Karta racji. Otworzy się podgląd wypełnionego szablonu, który można wydrukować.

Jednak Syrve pozwala na pełną automatyzację procesu i rezygnację z papierowej dokumentacji. Kucharz może zważyć posiłek przeznaczony do sprzedaży na kasie, nie wyjmując go z pojemnika. W takim przypadku rejestr gotowania jest tworzony automatycznie. Jeśli kucharz pobierze coś ze stanowiska oczekiwania, powinno to zostać zarejestrowane na kasie i odzwierciedlone w automatycznie utworzonym dokumencie.

Aby zarejestrować przepływ produktów sprzedawanych na wagę przy użyciu kasy, należy ustawić szereg parametrów opisanych w artykule Syrve Kitchen - Ruch towarów na kasie.

Sprzedaż

System używa Rejestrów Sprzedaży do rejestrowania sprzedaży detalicznej, która miała miejsce w każdym punkcie sprzedaży. System generuje raport Z za każdym razem, gdy zamykana jest zmiana kasy. Dane o przychodach i sprzedaży są automatycznie przesyłane do centrali na koniec dnia transakcyjnego za pośrednictwem dowolnego dostępnego kanału komunikacji.

Pojedynczy rejestr sprzedaży obejmujący wszystkie produkty rozchodowane z jednego magazynu (mają one to samo miejsce produkcji) jest tworzony automatycznie na koniec każdego dnia transakcyjnego. Zawiera listę sprzedanych produktów oraz informacje o ich ilości i cenach sprzedaży na podstawie drukowanych rachunków.

Automatycznie utworzony rejestr sprzedaży można edytować po zamknięciu dnia transakcyjnego na kasie. Może to być potrzebne w następujących przypadkach:

• Aby zmienić listę stanów magazynowych w celu wyeliminowania przeksięgowań, wykluczenia towarów nielegalnych, dostosowania stawek podatkowych itp.
• Aby zmienić ilość w celu wyeliminowania ujemnego salda magazynowego.
• Aby zmienić ceny i sumy sprzedaży w celu wyrównania rozbieżności w rejestrach przychodów.

Rejestr podziału

Rejestr podziału służy do rejestrowania podziału surowców na półprodukty lub składniki źródłowe. Podczas podziału produkt jest rozchodowany ze stanu, natomiast powstałe składniki są przyjmowane na stan.

Rejestr podziału to dokument wielofunkcyjny, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Rozbiór mięsa. Rejestruje rozbiór tusz mięsnych na produkty lub przygotowane komponenty, które następnie stają się osobnymi pozycjami magazynowymi.
• Podział. Podział wcześniej przygotowanego produktu spożywczego lub pozycji na składniki.

Dokument rejestruje podział jednej pozycji ze stanu magazynowego, co może skutkować uzyskaniem kilku nowych składników. Zawartość i ilości tych składników mogą się różnić. W takim przypadku łączna waga składników nie musi być równa wadze oryginalnego produktu. Całkowity koszt netto uzyskanych składników jest obliczany na podstawie wyników podziału i jest równy kosztowi podzielonego produktu.

Produkt dowolnego typu ze stanu magazynowego może być podzielony: towar, pozycja, przygotowany komponent, modyfikator. Powstałe składniki to towary, przygotowane komponenty i pozycje.

Zwrot do dostawcy

W przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

• rozbieżności w przyjęciu dostawy, np. dostawa towarów niezamówionych, dostawa nadmiernych ilości towarów;
• towar jest wadliwy lub przeterminowany;

w systemie można utworzyć specjalny dokument rejestrujący zwrot towarów do dostawcy, tj. fakturę zwrotną. Warunki zwrotu, w tym ceny, są określone w umowie dostawy (cena zwrotu może być równa cenie zakupu, cenie rynkowej itp.).

Procedura wypełniania faktury zwrotnej została opisana w artykule Faktura zwrotna.

Obliczanie kosztów

Głównym wskaźnikiem służącym do obliczania zysków i strat poniesionych przez punkty sieci w wyniku ich działalności jest koszt netto, zwany po prostu kosztem.

Koszt towarów jest obliczany oddzielnie dla każdego magazynu, co oznacza, że ten sam produkt może mieć różny koszt w różnych magazynach. Wartość wyświetlana w słowniku stanów magazynowych jest obliczana jako średnia dla wszystkich magazynów.

System śledzi stan magazynowy każdego magazynu (każdy magazyn ma dedykowane konto w planie kont), który jest obliczany na podstawie kosztu towarów przyjętych i wydanych. Koszt produktu na stanie jest obliczany jako całkowity koszt netto pozostałych jednostek tego produktu. Po zaksięgowaniu dowolnego dokumentu zwiększającego ilość produktu na stanie (przyjęcie) koszt jest przeliczany.

W zależności od procedur księgowych stosowanych w punkcie sprzedaży, wartość zapasów towarów i materiałów w magazynie punktu może być obliczana jako wartość średnia ważona.

• Tworzenie wartości kosztu średniego ważonego

Rozważmy przykład zastosowania tej metody.

Po zaksięgowaniu nowej faktury koszt nowych towarów jest dodawany do kosztu towarów już znajdujących się w magazynie, a następnie dzielony przez łączną liczbę jednostek. Przy następnym przyjęciu koszt pozostałych jednostek będzie obliczany na podstawie kosztu poprzedniego przyjęcia.

Załóżmy, że w magazynie zarejestrowano 20 jednostek produktu, koszt każdej jednostki wynosi 0,60 €, a całkowity koszt to 12,00 €. Dodatkowo przyjęto 10 jednostek po 0,70 € każda, więc wartość przyjęcia wynosi 7,00 €. Całkowity koszt 30 (20+10) jednostek na stanie to 12+7=19 €. Koszt każdej jednostki to 19/30 = 0,63 €.

• Metoda FIFO

 

Metoda FIFO nie jest już wspierana. Prosimy o korzystanie z innych metod obliczania kosztów.

Nie tylko towary, które można zarejestrować w magazynie, ale także artykuły i przygotowane komponenty (tj. artykuły z recepturą), które mają następującą metodę rozchodu: „Rozchód gotowego artykułu/półproduktu”. Dostępność tych artykułów w magazynie jest rejestrowana przez zapisy kulinarne. Koszt takich artykułów jest obliczany w taki sam sposób, jak dla towarów. Koszt artykułów, które zostały rozchodowane według receptury („Rozchód składników” – metoda rozchodu), jest obliczany jako łączny koszt ich składników.

Jeśli artykuł jest dostępny w kilku magazynach, jego koszt (podany w kartotece magazynowej) jest obliczany jako średni koszt we wszystkich magazynach, ale rozchód następuje (np. przy sprzedaży produktów) po koszcie określonym w magazynie zdefiniowanym przez typ miejsca produkcji.

Zasadniczo do obliczania kosztu asortymentu artykułów stosuje się MWAC (ruchomy ważony średni koszt).

System oferuje również wskaźniki kosztów do wykorzystania w analizie zarządczej. Wskaźniki te są wyświetlane na karcie magazynowej na zakładce Receptury. Wśród nich znajdują się MWAC, LIFOC, COST oraz LIFOCRP. Procedurę obliczania można zobaczyć w artykule Przykład obliczania kosztu.

Syrve umożliwia zarządzanie ujemnymi stanami magazynowymi. Może to mieć miejsce, jeśli faktura zakupu towarów przyjętych do magazynu nie została zarejestrowana na czas lub receptura nie jest prawidłowo ustawiona i określa większe ilości składników niż faktycznie są używane.

W takim przypadku koszt jest obliczany w następujący sposób:

• Jeśli w co najmniej jednym magazynie jest dodatni stan towaru, koszt jest obliczany na podstawie tego stanu (ujemny stan nie jest brany pod uwagę).
• Jeśli nie ma dodatniego stanu, koszt jest obliczany na podstawie istniejącego ujemnego stanu.

Załóżmy, że po zaksięgowaniu najnowszej faktury koszt pewnego artykułu w magazynie wynosi 0,60 €. Nie wpłynęły od tego czasu nowe faktury, ale produkt był używany, więc w pewnym momencie zarejestrowano ujemny stan: -5 jednostek po 0,60 € każda = łącznie -3,00 €.

Pod nową fakturą przyjęto 10 jednostek po 0,80 €, a na koncie magazynowym zarejestrowano transakcję na kwotę 8,00 €. Koszt zapasów wyniósłby 5 € (-3 + 8). W związku z tym jednostkowy koszt każdej z tych 5 sztuk wynosi 1,00 €, co nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji, ponieważ artykuły w magazynie kosztują 0,80 € każda. Dlatego, aby uzyskać poprawny koszt, kwota 1,00 € jest rozdzielana retrospektywnie na transakcje rozchodowe, które zostały zarejestrowane po wystąpieniu ujemnego stanu.

W niektórych przypadkach, gdy punkt sprzedaży posiada więcej niż jeden magazyn i towary są przenoszone tam i z powrotem, powyższa operacja może się zapętlić. W takim przypadku zostanie zarejestrowana specjalna transakcja (CORRCOST typ), która skoryguje koszt zapasów. Specjalne konto „Korekta ujemnego stanu magazynowego” będzie kontem przeciwstawnym dla takich transakcji.

Koszt produktu lub artykułu jest przeliczany za każdym razem, gdy jest przyjmowany, a nie na koniec okresu sprawozdawczego. Produkt lub artykuł może być zarejestrowany za pomocą jednego z następujących dokumentów:

• Faktura
• Zapis kulinarny
• Przesunięcie wewnętrzne

Jeśli punkt sprzedaży sprzedaje artykuły z asortymentu, należy wdrożyć następującą procedurę składania dokumentów (określoną przez czas złożenia), aby zapewnić prawidłowe obliczenie kosztu artykułów:

1. Zapis kulinarny
2. Zapis zamiennika
3. Zapis sprzedaży