Towary i Magazyny

W zależności od struktury sieci i komunikacji między punktami sprzedaży, możliwe jest skonfigurowanie dowolnego schematu przepływu zapasów w Syrve. W tym celu należy użyć następujących ustawień:

• Magazyny, będące głównymi obiektami zapasów oraz oddzielnymi działami organizacyjnymi sieci, powinny być zarejestrowane w centrali i powiązane z konkretnym punktem sprzedaży (lub zakładem produkcyjnym). Rejestracja ta odbywa się na pierwszym etapie konfiguracji korporacji. Informacje te będą automatycznie replikowane w punktach sprzedaży.
• Księga referencyjna listy zapasów. W Syrve jednostkami zapasów są towary, pozycje, przygotowane komponenty, modyfikatory oraz usługi. Użyj księgi referencyjnej listy zapasów do prowadzenia ewidencji i konfiguracji zapasów, szczegóły znajdziesz w Liście zapasów. Dodawanie, usuwanie i edycja pozycji listy zapasów powinny być wykonywane wyłącznie w Syrve HQ.
• Katalog dostawców. Dostawcy są jednym z uczestników przepływu zapasów. Współpraca z dostawcami jest rejestrowana w systemie za pomocą faktur. Każdy dostawca musi być zarejestrowany w systemie.
• Księga jednostek miar zawiera listę jednostek miar pozycji.

Dane ewidencji zapasów mogą być importowane do Syrve HQ z systemów zewnętrznych. Na przykład lista dostawców lub faktury zakupu. Do tego celu stosowane są specjalne skrypty. Prosimy o kontakt z działem wsparcia Syrve lub partnerem, od którego zakupiono system.

Przyjęcie towarów

Towary i materiały trafiają do Głównego Magazynu PDF od innych firm (dostawców) na podstawie faktur zakupu. Towary zewnętrzne trafiają bezpośrednio do Głównych Magazynów Punktów Sprzedaży na podstawie faktur zakupu.

Faktury zakupu mogą być rejestrowane zarówno w centrali, jak i w restauracjach. Dzięki funkcji wymiany danych informacje wprowadzone w centrali są replikowane w punktach sprzedaży, a wszystkie dane wprowadzone w punktach sprzedaży są przesyłane do centrali.

Po zatwierdzeniu faktury, salda zapasów oraz wskaźniki kosztów są przeliczane. Szczegółowy opis tej procedury znajduje się w artykule Obliczanie kosztów.

Procedura wypełniania faktury jest szczegółowo opisana w artykule Faktura zakupu.

Kontrola cen zakupu

Aby planować i kontrolować ceny zakupu, Syrve umożliwia prowadzenie osobnej listy cen dla każdego dostawcy. Lista cen pokazuje ceny dla określonych towarów oraz dopuszczalną odchyłkę cenową (%), a także zachowanie systemu w przypadku wystąpienia odchyłki: zabronić zatwierdzania dokumentów zakupu, wydać ostrzeżenie lub nie podejmować żadnych działań.

Zaksięgowanie towarów i pozycji

Istnieje kilka sposobów na dokonanie zaksięgowania z magazynu (oprócz zaksięgowań na podstawie inwentaryzacji i transferów wewnętrznych – patrz niżej):

• Na podstawie zapisu sprzedaży. Dokument ten jest tworzony automatycznie, gdy sprzedawane są towary lub pozycje zawierające dany produkt (przy zamykaniu zamówienia). Może być również tworzony ręcznie. Co jest zaksięgowane – składniki czy pozycja – definiują ustawienia Metody zaksięgowania określone na karcie listy zapasów.
• Przy księgowaniu zapisu gotowania. Składniki pozycji lub przygotowanego komponentu zostaną zaksięgowane zgodnie z zapisem, jednak ich saldo magazynowe wzrośnie.
• Na podstawie faktury wydania lub zwrotu.
• Na podstawie zapisu zaksięgowania. Tworzony jest automatycznie, gdy pozycja zostaje usunięta z zamówienia i zaksięgowana (na POS), lub ręcznie, jeśli pozycja nie może być już używana.
• Na podstawie zapisu substytucji.
• Przy księgowaniu zapisu rozdziału. Produkt będący przedmiotem rozdziału jest zaksięgowany z magazynu, podczas gdy powstałe składniki są rejestrowane na stanie.

Saldo zapasów powinno być przeliczane natychmiast w dacie i godzinie księgowania dokumentu magazynowego.

Jeśli kilka dokumentów magazynowych wpływających na ilość i koszt towarów jest rejestrowanych pod tym samym datą i godziną, obowiązuje następująca kolejność priorytetów:

1. Dokumenty inwentaryzacji
2. Dokumenty zaksięgowania
3. Dokumenty przyjęcia zapasów

Na przykład, jeśli utworzono zapis zaksięgowania, na podstawie którego wszystkie towary zostały zaksięgowane, a następnie utworzono fakturę na te towary po nowej cenie, koszt towarów zostanie obliczony na podstawie ilości po zatwierdzeniu zapisu zaksięgowania.

Inwentaryzacja

Kontrola salda zapasów w pododdziałach sieci odbywa się za pomocą standardowych inwentaryzacji. Wyniki inwentaryzacji są rejestrowane w Listach inwentaryzacyjnych, które określają zarówno saldo księgowe, jak i faktyczne. Sumy są rejestrowane przez zaksięgowanie niedoboru i nadwyżki w transakcjach.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacji odbywa się w trzech krokach: obliczenie ilości przygotowanych komponentów (pierwszy krok), porównanie faktycznie przechowywanych towarów (drugi krok) z ilością wynikającą z dokumentów. W wyniku może zostać zarejestrowany niedobór lub nadwyżka określonych towarów. W trzecim kroku określane są konta rejestrujące niedobory lub nadwyżki oraz odpowiedzialność materialną. Szczegóły znajdziesz w artykule Inwentaryzacja.

Do komputerowego wspomagania rejestracji produktów i ich faktycznej ilości używany jest skaner kodów kreskowych. Szczegóły w artykule Inwentaryzacja ze skanerem kodów kreskowych.

Należy pamiętać, że jeśli zostanie wykryty i zarejestrowany niedobór w zapisie inwentaryzacji, zmiany należy wprowadzać w dokumencie, który zarejestrował niedobór, a nie tworzyć nowy dokument. W przeciwnym razie może to prowadzić do zniekształcenia danych księgowych punktu sprzedaży, ponieważ ilość towarów na stanie w danym momencie wpływa na ich koszt, który jest używany do obliczania zysku uzyskanego ze sprzedaży tych towarów. Po edycji dokumentu inwentaryzacji kwoty transakcji kont odpowiadające temu dokumentowi są zmieniane automatycznie.

Transfer wewnętrzny

Istnieją dwa sposoby rejestracji transferu towarów z jednego magazynu do drugiego:

• Dokument Transfer wewnętrzny. Jednak nie zalecamy używania tego dokumentu do transferu towarów między punktami sprzedaży. Tylko centrala posiada informacje o wszystkich magazynach sieci, podczas gdy punkt sprzedaży ich nie ma. W związku z tym, jeśli dokument ten zostanie użyty, pozostanie niezaksięgowany po replikacji w Syrve, co uniemożliwi zobaczenie faktycznego salda zapasów.
• Para powiązanych dokumentów – Faktura wydania (z magazynu) i Faktura zakupu (do magazynu). W tym przypadku magazyny mogą należeć do różnych podmiotów prawnych i punktów sprzedaży działających w ramach jednej sieci. Po zapisaniu faktury wydania, faktura zakupu jest tworzona automatycznie, ale księgowana jest tylko operacja wydania. Towary mogą być przenoszone po koszcie lub z narzutem. Magazyn „do” przyjmuje towary po cenie zakupu i rejestruje operację przyjęcia. W przypadku wystąpienia rozbieżności przy przyjęciu towarów, można korygować tylko część wydania operacji, podczas gdy część przyjęcia zmienia się automatycznie. Procedura rejestracji tej operacji jest opisana w artykule Transfer w dwóch dokumentach.

Zapis substytucji

Zapis substytucji służy do rejestracji przygotowania pozycji przy użyciu zdefiniowanego przez użytkownika zestawu składników lub do rejestrowania wyboru towarów, produktów, prac i usług. Po zakończeniu procesu gotowania rejestrowana jest dostępność pozycji na stanie, a składniki są zaksięgowane.

W procesie przygotowania produktu końcowego zawartość i ilość materiałów źródłowych (użytych w substytucji) mogą się różnić. W takim przypadku waga produktu końcowego nie musi być równa sumie wag użytych składników. Koszt gotowych pozycji jest obliczany podczas przygotowania i jest równy łącznemu kosztowi wszystkich składników.

Oznacza to, że zapis substytucji jest dokumentem wielofunkcyjnym i może być używany do rejestrowania wyników następujących operacji:

• Inwentaryzacja – do wyrównania stwierdzonych niedoborów i nadwyżek.
• Sprzedaż – obliczenie kosztu zaksięgowania na podstawie sprzedaży różnorodnych zestawów pozycji.
• Przyjęcie dostawy – rejestracja produktów zakupionych od różnych dostawców, które mają identyczne cechy i właściwości. Będą one odpowiadać pojedynczemu składnikowi w przepisie.

Na przykład, śmietana 10 % (kg):

• Śmietana Danone 10 %, szt. (250g)
• Śmietana Kraft 10 %, szt. (400g)

Proces przygotowania (z użyciem zapisu substytucji) może wyglądać następująco:

1. Istnieją dwa produkty, które mają własne receptury (metoda rozchodu „Rozchód według składnika”). Są one używane w innym posiłku, np. „bar sałatkowy”.
2. Te dwa produkty są gotowane, co jest rejestrowane w zapisie gotowania. Ich składniki są rozchodowane zgodnie z recepturą, a gotowe produkty są przyjmowane do magazynu.
3. Trzeci produkt, składający się z pierwszych dwóch, jest sprzedawany. Jest rozchodowany i powstaje saldo ujemne.
4. Tworzony jest zapis substytucji, aby zarejestrować dostępność określonej ilości trzeciego produktu. W tym momencie rozchodowana jest ilość pierwszego i drugiego produktu określona w dokumencie.

Asortyment produktów

Zestawy produktów asortymentowych odnoszą się do grupy gotowych produktów tej samej kategorii, które mają podobny skład i są sprzedawane w tym samym przedziale cenowym: sałatki, dania mięsne, wyroby cukiernicze itp.

Jeśli punkt sprzedaży oferuje asortyment produktów, które nie są przygotowywane na zamówienie, lecz są dostępne dla gości jako gotowe do spożycia, proces ich produkcji i sprzedaży przebiega następująco:

1. Pracownicy na stanowiskach przygotowawczych otrzymują zamówienia na wyprodukowanie produktów w ilości niezbędnej i wystarczającej do zaspokojenia popytu.
2. Po przygotowaniu produkty są przekazywane do strefy sprzedaży. Fakt ten jest rejestrowany ręcznie w arkuszu racji.
3. Posiłki są sprzedawane na wagę lub porcje. Produkty w zestawie są drukowane jako jedna linia na rachunku, z podaniem ceny, łącznej wagi i ceny.
4. Na koniec dnia tworzony jest Zapis gotowania zawierający skonsolidowane dane o gotowych produktach przekazanych ze strefy przygotowania do strefy sprzedaży. Zapis gotowania może być tworzony automatycznie, jeśli przekazanie zostanie przeprowadzone prawidłowo.
   • Składniki są rozchodowane zgodnie z recepturami, a gotowe produkty są przyjmowane do magazynu.
   • Koszt produkcji jest automatycznie obliczany dla każdego produktu (zgodnie ze wzorem na koszt surowców).
5. Tworzony jest specjalny dokument - Zapis substytucji rejestrujący przekazanie produktów ze zestawu do sprzedaży:
   • Tworzona jest lista produktów w zestawie (uwzględniająca wcześniej zarejestrowany zapis gotowania) i uzupełniana o stan magazynowy produktów.
   • Niesprzedane produkty mogą zostać rozchodowane lub uwzględnione w zapisie substytucji (koszt zestawu zależy od metody rejestracji takich produktów).
   • Określana jest ilość sprzedanego zestawu.

Przekazywanie produktów ze strefy przygotowania do strefy sprzedaży

Arkusze racji mogą być używane do rejestrowania przekazania gotowych produktów ze strefy przygotowania do strefy sprzedaży (szczegóły w sekcji Asortyment produktów). Nazwy gotowych produktów i ich ilości muszą być ręcznie wprowadzone do arkuszy racji. Dane z arkuszy racji mogą być następnie wykorzystane do rejestracji zapisów gotowania.

Szablon arkusza racji można wydrukować bezpośrednio z systemu Syrve. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć dowolny z istniejących zapisów na liście zapisów gotowania i kliknąć przycisk Arkusz racji. Otworzy się podgląd wypełnionego szablonu, który można wydrukować.

Jednak Syrve pozwala na pełną automatyzację tego procesu i rezygnację z papierowej dokumentacji. Szef kuchni może zważyć posiłek przeznaczony do sprzedaży na kasie, nie wyjmując go z pojemnika. W takim przypadku zapis gotowania jest tworzony automatycznie. Jeśli szef kuchni pobierze coś ze stacji wydawania, powinno to zostać zarejestrowane na kasie i odzwierciedlone w automatycznie utworzonym dokumencie.

Aby zarejestrować przepływ produktów sprzedawanych na wagę za pomocą kasy fiskalnej, należy ustawić szereg parametrów opisanych w artykule Syrve Kitchen - Ruch towarów na kasie.

Sprzedaż

System wykorzystuje Zapisy sprzedaży do rejestrowania sprzedaży detalicznej, która miała miejsce w każdym punkcie sprzedaży. System generuje raport Z za każdym razem, gdy zamykana jest zmiana na kasie. Dane o przychodach i sprzedaży są automatycznie przesyłane do centrali na koniec dnia transakcyjnego za pomocą dowolnego dostępnego kanału komunikacji.

Pojedynczy zapis sprzedaży obejmujący wszystkie produkty rozchodowane z jednego magazynu (mającego to samo miejsce produkcji) jest tworzony automatycznie na koniec każdego dnia transakcyjnego. Zawiera listę sprzedanych produktów oraz informacje o ich ilości i cenach sprzedaży na podstawie drukowanych rachunków.

Automatycznie utworzony zapis sprzedaży może być edytowany po zamknięciu dnia transakcyjnego na kasie. Może to być potrzebne w następujących przypadkach:

• Aby zmienić listę magazynową w celu wyeliminowania przeksięgowań, wykluczenia towarów nielegalnych, dostosowania stawek podatkowych itp.
• Aby zmienić ilość w celu wyeliminowania ujemnego salda magazynowego.
• Aby zmienić ceny i sumy sprzedaży w celu wyrównania rozbieżności w zapisach przychodów.

Zapis rozdziału

Zapis rozdziału służy do rejestrowania rozdzielania produktów spożywczych na półprodukty lub składniki bazowe. Podczas rozdziału produkt jest rozchodowany z magazynu, natomiast powstałe składniki są przyjmowane do magazynu.

Zapis rozdziału jest dokumentem wielofunkcyjnym, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Rozbiór mięsa. Rejestruje rozbiór tusz mięsnych na produkty lub przygotowane komponenty, które następnie stają się odrębnymi pozycjami magazynowymi.
• Rozdział. Rozdzielanie wcześniej przygotowanego jedzenia lub produktu na składniki.

Dokument rejestruje rozdział jednej pozycji z listy magazynowej, co może skutkować pozyskaniem kilku nowych składników. Zawartość i ilości tych składników mogą się różnić. W takim przypadku łączna waga składników nie musi być równa wadze oryginalnego produktu. Całkowity koszt netto uzyskanych składników jest obliczany na podstawie wyników rozdziału i jest równy kosztowi rozdzielanego produktu.

Produkt dowolnego typu z listy magazynowej może być rozdzielany: towar, pozycja, przygotowany komponent, modyfikator. Powstałe składniki to towary, przygotowane komponenty i pozycje.

Zwrot do dostawcy

W przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

• rozbieżności w odbiorze dostawy, np. dostawa towarów niezamówionych, dostawa nadmiernej ilości towarów;
• towary są wadliwe lub przeterminowane;

w systemie można utworzyć specjalny dokument rejestrujący zwrot towarów do dostawcy, tj. fakturę zwrotną. Warunki zwrotu, w tym ceny, są określone w umowie dostawy (cena zwrotu może być równa cenie zakupu, cenie rynkowej itp.).

Procedura wypełniania faktury zwrotnej jest opisana w artykule Faktura zwrotna.

Obliczanie kosztów

Głównym wskaźnikiem służącym do obliczania zysków i strat poniesionych przez punkty sieci w wyniku ich działalności jest koszt netto lub po prostu koszt.

Koszt towarów jest obliczany oddzielnie dla każdego magazynu, co oznacza, że ten sam produkt może mieć różny koszt w różnych magazynach. Wartość wyświetlana w kartotece magazynowej jest obliczana jako średnia dla wszystkich magazynów.

System śledzi stan magazynowy każdego magazynu (każdy magazyn ma dedykowane konto w planie kont), który jest obliczany na podstawie kosztu towarów przyjętych i wydanych. Koszt produktu w magazynie jest obliczany jako całkowity koszt netto pozostałych jednostek tego produktu. Po zaksięgowaniu dowolnego dokumentu zwiększającego ilość produktu w magazynie (przyjęcie) koszt jest przeliczany.

W zależności od procedur księgowych wdrożonych w punkcie, wartość zapasów towarów i materiałów w magazynie punktu może być obliczana jako ważona wartość średnia.

• Tworzenie ważonej wartości średniej kosztu

Rozważmy przykład zastosowania tej metody.

Gdy zostaje zaksięgowana nowa faktura, koszt nowych towarów jest dodawany do kosztu towarów już znajdujących się w magazynie, a następnie dzielony przez łączną liczbę jednostek. Przy kolejnym przyjęciu koszt pozostałych jednostek będzie obliczany na podstawie kosztu poprzedniego przyjęcia.

Załóżmy, że w magazynie zarejestrowano 20 jednostek produktu, koszt każdej jednostki wynosi 0,60 €, a całkowity koszt to 12,00 €. Dodatkowo przyjęto 10 jednostek po 0,70 € każda, więc wartość przyjęcia wynosi 7,00 €. Całkowity koszt 30 (20+10) jednostek w magazynie to 12+7=19 €. Koszt każdej jednostki to 19/30 = 0,63 €.

• Metoda FIFO

 

Metoda FIFO nie jest już wspierana. Prosimy o korzystanie z innych metod obliczania kosztów.

Nie tylko towary, które mogą być zarejestrowane w magazynie, ale także przedmioty i przygotowane komponenty (tj. przedmioty z recepturą), które mają następującą metodę rozchodu: „Rozchód gotowego przedmiotu/półproduktu”. Dostępność tych przedmiotów w magazynie jest rejestrowana za pomocą zapisów kulinarnych. Koszt takich przedmiotów jest obliczany w taki sam sposób, jak dla towarów. Koszt przedmiotów, które zostały rozchodowane na podstawie receptury („Metoda rozchodu: Rozchód składników”) jest obliczany jako łączny koszt ich składników.

Jeśli przedmiot jest dostępny w kilku magazynach, jego koszt (podany w kartotece magazynowej) jest obliczany jako średni koszt we wszystkich magazynach, ale rozchód następuje (np. przy sprzedaży produktów) po koszcie określonym w magazynie zdefiniowanym przez typ miejsca produkcji.

Zasadniczo do obliczania kosztu asortymentu przedmiotów stosuje się MWAC (ruchomy ważony średni koszt).

System oferuje również wskaźniki kosztów do wykorzystania w analizie zarządczej. Wskaźniki te są wyświetlane na karcie magazynowej w zakładce Receptury. Wśród nich znajdują się MWAC, LIFOC, COST oraz LIFOCRP. Procedurę obliczeń można zobaczyć w artykule Przykład obliczania kosztów.

Syrve pozwala zarządzać ujemnymi stanami magazynowymi. Może się to zdarzyć, jeśli faktura zakupu towarów przyjętych do magazynu nie została zarejestrowana na czas lub receptura nie została poprawnie ustawiona i określa większe ilości składników niż faktycznie używane.

W takim przypadku koszt jest obliczany w następujący sposób:

• Jeśli w co najmniej jednym magazynie zarejestrowany jest dodatni stan towarów, koszt jest obliczany na podstawie tego stanu (ujemny stan nie jest brany pod uwagę).
• Jeśli nie ma dodatniego stanu, koszt jest obliczany na podstawie istniejącego ujemnego stanu.

Załóżmy, że po zaksięgowaniu najnowszej faktury koszt danego przedmiotu w magazynie wynosi 0,60 €. Nie wpłynęły żadne nowe faktury, ale produkt był używany, więc w pewnym momencie zarejestrowano ujemny stan: -5 sztuk po 0,60 € każda = łącznie -3,00 €.

Pod nową fakturą przyjęto 10 sztuk po 0,80 € każda, a na koncie magazynowym zarejestrowano transakcję na kwotę 8,00 €. Koszt zapasów wyniósłby 5 € (-3 + 8). W związku z tym jednostkowy koszt każdej z tych 5 sztuk wynosi 1,00 €, co nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji, ponieważ przedmioty w magazynie kosztują 0,80 € każda. Dlatego, aby uzyskać poprawny koszt, kwota 1,00 € jest rozdzielana retrospektywnie pomiędzy transakcje rozchodowe zarejestrowane po wystąpieniu ujemnego stanu.

W niektórych przypadkach, gdy punkt sprzedaży ma więcej niż jeden magazyn i towary są przenoszone tam i z powrotem, powyższa operacja może się zapętlić. W takim przypadku zostanie zarejestrowana specjalna transakcja (CORRCOST typ), która skoryguje koszt zapasów. Specjalne konto „Korekta ujemnego stanu magazynowego” będzie kontem przeciwstawnym dla takich transakcji.

Koszt produktu lub przedmiotu jest przeliczany za każdym razem, gdy jest przyjmowany, a nie na koniec okresu sprawozdawczego. Produkt lub przedmiot może być zarejestrowany za pomocą jednego z następujących dokumentów:

• Faktura
• Zapis kulinarny
• Przesunięcie wewnętrzne

Jeśli punkt sprzedaży sprzedaje przedmioty z asortymentu, należy wdrożyć następującą procedurę składania dokumentów (określoną przez czas ich złożenia), aby zapewnić prawidłowe obliczenie kosztu przedmiotów:

1. Zapis kulinarny
2. Zapis substytucji
3. Zapis sprzedaży