Towary i magazyny

W zależności od struktury sieci i komunikacji między placówkami, możliwe jest skonfigurowanie dowolnego schematu przepływu zapasów w Syrve. W tym celu użyj następujących ustawień:

• Magazyny, będące głównymi obiektami zapasów oraz oddzielnymi działami organizacyjnymi sieci, powinny być zarejestrowane w centrali i powiązane z konkretną placówką (lub zakładem produkcyjnym). Rejestracja ta powinna zostać dokonana na pierwszym etapie konfiguracji korporacji. Informacje te zostaną automatycznie zreplikowane w placówkach.
• Księga referencyjna listy zapasów. W Syrve jednostkami zapasów są towary, pozycje, przygotowane komponenty, modyfikatory oraz usługi. Użyj księgi referencyjnej listy zapasów do prowadzenia ewidencji i konfiguracji zapasów, szczegóły znajdziesz w Liście zapasów. Dodawanie, usuwanie i edycja pozycji listy zapasów powinny być wykonywane wyłącznie w centrali Syrve.
• Katalog dostawców. Dostawcy są jednym z uczestników przepływu zapasów. Współpraca z dostawcami jest rejestrowana w systemie za pomocą faktur. W tym celu każdy dostawca musi być zarejestrowany w systemie.
• Księga referencyjna jednostek miar zawiera listę jednostek miar pozycji.

Dane ewidencji zapasów mogą być importowane do centrali Syrve z systemów zewnętrznych. Na przykład lista dostawców lub faktury zakupu. Do tego celu używane są specjalne skrypty. Prosimy o kontakt z działem wsparcia Syrve lub naszym partnerem, od którego zakupiono system.

Przyjęcie towarów

Towary i materiały trafiają do Głównego Magazynu PDF od innych firm (dostawców) na podstawie faktur zakupu. Towary zewnętrzne trafiają bezpośrednio do Głównych Magazynów placówek na podstawie faktur zakupu.

Faktury zakupu mogą być rejestrowane zarówno w centrali, jak i w restauracjach. Dzięki funkcji wymiany danych informacje wprowadzone w centrali są replikowane w placówkach, a wszystkie dane wprowadzone w placówkach są przesyłane do centrali.

Po zatwierdzeniu faktury salda zapasów i wskaźniki kosztów są przeliczane. Szczegółowy opis tej procedury znajduje się w artykule Obliczanie kosztów.

Procedura wypełniania faktury opisana jest szczegółowo w artykule Faktura zakupu.

Kontrola ceny zakupu

Aby planować i kontrolować ceny zakupu, Syrve umożliwia prowadzenie osobnej listy cen dla każdego dostawcy. Lista cen pokazuje ceny dla określonych towarów oraz dopuszczalne odchylenie ceny (%), a także zachowanie systemu w przypadku wystąpienia odchylenia: zabronić zatwierdzania dokumentów zakupu, wydać ostrzeżenie lub nie podejmować żadnych działań.

Rozchód towarów i pozycji

Istnieje kilka sposobów na dokonanie rozchodu z magazynu (oprócz rozchodów na podstawie inwentaryzacji i transferów wewnętrznych – patrz poniżej):

• Na podstawie zapisu sprzedaży. Dokument ten jest tworzony automatycznie podczas sprzedaży towarów lub pozycji zawierających ten produkt (przy zamknięciu zamówienia). Może być również tworzony ręcznie. Co jest rozchodowane – składniki czy pozycja – definiują ustawienia Metody rozchodu określone w karcie listy zapasów.
• Podczas zatwierdzania zapisu gotowania. Składniki pozycji lub przygotowanego komponentu zostaną rozchodowane zgodnie z zapisem, jednak ich saldo magazynowe wzrośnie.
• Na podstawie faktury rozchodu lub zwrotu.
• Na podstawie zapisu rozchodu. Tworzony jest automatycznie, gdy pozycja jest usuwana z zamówienia i rozchodowana (na POS), lub ręcznie, jeśli pozycja nie może być już używana.
• Na podstawie zapisu substytucji.
• Podczas zatwierdzania zapisu podziału. Produkt będący przedmiotem podziału jest rozchodowany z magazynu, a powstałe składniki są rejestrowane na stanie.

Saldo zapasów powinno być przeliczane natychmiast w dniu i godzinie zatwierdzenia dokumentu magazynowego.

Jeśli kilka dokumentów magazynowych wpływających na ilość i koszt towarów jest zarejestrowanych pod tym samym dniem i godziną, obowiązuje następująca kolejność priorytetów:

1. Dokumenty inwentaryzacji
2. Dokumenty rozchodu
3. Dokumenty przyjęcia zapasów

Na przykład, jeśli utworzono zapis rozchodu, na podstawie którego wszystkie towary zostały rozchodowane, a następnie utworzono fakturę na te towary po nowej cenie, koszt towarów zostanie obliczony na podstawie ilości po zatwierdzeniu zapisu rozchodu.

Inwentaryzacja

Kontrola salda zapasów w oddziałach sieci odbywa się za pomocą standardowych inwentaryzacji. Wyniki inwentaryzacji są rejestrowane w Listach inwentaryzacyjnych, które określają zarówno saldo księgowe, jak i faktyczne. Sumy są rejestrowane przez rozchód niedoborów i zaksięgowanie nadwyżek w transakcjach.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacji odbywa się w trzech krokach: obliczenie ilości przygotowanych komponentów (pierwszy krok), porównanie faktycznie przechowywanych towarów (drugi krok) z ilością wynikającą z dokumentów. W wyniku może zostać zarejestrowany niedobór lub nadwyżka określonych towarów. W trzecim kroku określane są konta rejestrujące niedobory lub nadwyżki oraz odpowiedzialność materialną. Szczegóły znajdziesz w artykule Inwentaryzacja.

Do komputerowej rejestracji produktów i ich faktycznej ilości używany jest skaner kodów kreskowych. Szczegóły w artykule Inwentaryzacja ze skanerem kodów kreskowych.

Należy pamiętać, że jeśli zostanie wykryty i zarejestrowany niedobór w zapisie inwentaryzacyjnym, zmiany należy wprowadzać w dokumencie, który zarejestrował niedobór, a nie tworzyć nowy. W przeciwnym razie może to prowadzić do zniekształcenia danych księgowych placówki, ponieważ ilość towarów na stanie w danym momencie wpływa na ich koszt, który jest używany do obliczenia zysku uzyskanego ze sprzedaży tych towarów. Po edycji dokumentu inwentaryzacji kwoty transakcji kont odpowiadające temu dokumentowi są zmieniane automatycznie.

Transfer wewnętrzny

Istnieją dwa sposoby rejestracji transferu towarów z jednego magazynu do drugiego:

• Dokument Transfer wewnętrzny. Jednak nie zalecamy używania tego dokumentu do transferu towarów między placówkami. Tylko centrala posiada informacje o wszystkich magazynach sieci, podczas gdy placówka ich nie ma. Dlatego, jeśli dokument ten zostanie użyty, pozostanie niezaksiegowany po replikacji w Syrve, co uniemożliwi zobaczenie faktycznego salda zapasów.
• Para powiązanych dokumentów – Faktura rozchodu (z magazynu) i Faktura zakupu (do magazynu). W tym przypadku magazyny mogą należeć do różnych podmiotów prawnych i placówek działających w ramach jednej sieci. Po zapisaniu faktury rozchodu automatycznie tworzona jest faktura zakupu, ale tylko operacja rozchodu jest zatwierdzana. Towary mogą być przekazywane po koszcie lub z narzutem. Magazyn „do” przyjmuje towary po cenie zakupu i dokonuje operacji przyjęcia. W przypadku wystąpienia rozbieżności przy przyjęciu towarów, można poprawić tylko część rozchodu operacji, podczas gdy część przyjęcia zmienia się automatycznie. Procedura rejestracji tej operacji opisana jest w artykule Transfer w dwóch dokumentach.

Zapis substytucji

Zapis substytucji służy do rejestracji przygotowania pozycji z użyciem zdefiniowanego przez użytkownika zestawu składników lub do rejestracji wyboru towarów, produktów, prac i usług. Po zakończeniu procesu gotowania rejestrowana jest dostępność pozycji na stanie, a składniki są rozchodowane.

W procesie przygotowania produktu końcowego zawartość i ilość materiałów źródłowych (użytych w substytucji) mogą się różnić. W takim przypadku waga produktu końcowego nie musi być równa sumie wag użytych składników. Koszt gotowych produktów jest obliczany podczas przygotowania i jest równy łącznemu kosztowi wszystkich składników.

Oznacza to, że zapis substytucji jest dokumentem wielofunkcyjnym i może być używany do rejestrowania wyników następujących operacji:

• Inwentaryzacja W celu zbilansowania stwierdzonych niedoborów i nadwyżek.
• Sprzedaż Obliczenie kosztu rozchodu na podstawie sprzedaży różnorodnych zestawów pozycji.
• Przyjęcie dostawy Rejestracja produktów zakupionych od różnych dostawców, które mają identyczne cechy i właściwości. Będą odpowiadać pojedynczemu składnikowi w przepisie.

Na przykład, śmietana 10 % (kg):

• Śmietana Danone 10 %, szt. (250g)
• Śmietana Kraft 10 %, szt. (400g)

Proces przygotowania (z użyciem zapisu substytucji) może wyglądać następująco:

1. Istnieją dwa produkty, które mają własne receptury („Rozchód według składnika” – metoda rozchodu). Są one wśród produktów używanych w innym posiłku, np. „bar sałatkowy”.
2. Te dwa produkty są gotowane, co jest rejestrowane w rejestrze gotowania. Ich składniki są rozchodowane zgodnie z recepturą, a gotowe do spożycia produkty są przyjmowane na stan.
3. Trzeci produkt, składający się z pierwszych dwóch, jest sprzedawany. Jest rozchodowany i powstaje saldo ujemne.
4. Tworzony jest dokument zamiany, aby zarejestrować dostępność określonej ilości trzeciego produktu. W tym momencie rozchodowana jest ilość pierwszego i drugiego produktu określona w dokumencie.

Asortyment produktów

Zestawy produktów mieszanych odnoszą się do grupy gotowych do spożycia produktów tej samej kategorii, które mają podobny skład i są sprzedawane w tym samym przedziale cenowym: sałatki, dania mięsne, wypieki itp.

Jeśli punkt sprzedaży oferuje asortyment produktów, które nie są gotowane na zamówienie, lecz są podawane gościom jako gotowe do spożycia, proces ich produkcji i sprzedaży przebiega następująco:

1. Pracownicy na stanowiskach przygotowawczych otrzymują zamówienia na wyprodukowanie produktów w ilości niezbędnej i wystarczającej do zaspokojenia popytu.
2. Po przygotowaniu produkty są przekazywane do strefy sprzedaży. Fakt ten jest ręcznie rejestrowany w karcie racji.
3. Posiłki są sprzedawane na wagę lub na porcje. Produkty w zestawie są drukowane jako jedna pozycja na rachunku, z podaniem ceny, łącznej wagi i ceny.
4. Na koniec dnia tworzony jest Rejestr gotowania zawierający skonsolidowane dane o gotowych produktach przekazanych ze strefy przygotowania do strefy sprzedaży. Rejestr gotowania może być tworzony automatycznie, jeśli transfer został przeprowadzony poprawnie.
   • Składniki są rozchodowane zgodnie z recepturami, a gotowe do spożycia produkty są przyjmowane na stan.
   • Koszt produkcji jest automatycznie obliczany dla każdego produktu (zgodnie ze wzorem na koszt surowców).
5. Tworzony jest specjalny dokument - Rejestr zamiany, aby zarejestrować przekazanie produktów ze zestawu do sprzedaży:
   • Tworzona jest lista produktów w zestawie (z uwzględnieniem wcześniej zarejestrowanego rejestru gotowania) i uzupełniana o stan magazynowy produktów.
   • Niesprzedane produkty mogą być rozchodowane lub uwzględnione w rejestrze zamiany (koszt zestawu zależy od metody rejestracji takich produktów).
   • Określana jest wielkość sprzedanego zestawu.

Przekazywanie produktów ze strefy przygotowania do strefy sprzedaży

Karty racji mogą być używane do rejestrowania przekazania gotowych produktów ze strefy przygotowania do strefy sprzedaży (szczegóły w sekcji Asortyment produktów). Nazwy gotowych produktów i ich ilości muszą być ręcznie wprowadzane do kart racji. Dane z karty racji mogą być dalej wykorzystywane do rejestrowania rejestrów gotowania.

Szablon karty racji można wydrukować bezpośrednio z systemu Syrve. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć dowolny z istniejących wpisów na liście rejestrów gotowania i kliknąć przycisk Karta racji. Otworzy się podgląd wypełnionego szablonu, który można wydrukować.

Jednak Syrve pozwala na pełną automatyzację procesu i rezygnację z papierowej dokumentacji. Szef kuchni może zważyć posiłek przeznaczony do sprzedaży na kasie bez wyjmowania go z pojemnika. W takim przypadku rejestr gotowania jest tworzony automatycznie. Jeśli szef kuchni pobierze coś ze stanowiska oczekiwania, powinno to zostać zarejestrowane na kasie i odzwierciedlone w automatycznie utworzonym dokumencie.

Aby zarejestrować przepływ produktów sprzedawanych na wagę za pomocą kasy fiskalnej, należy ustawić szereg parametrów opisanych w artykule Syrve Kitchen - Ruch towarów na kasie fiskalnej.

Sprzedaż

System wykorzystuje Rejestry Sprzedaży do rejestrowania sprzedaży detalicznej, która miała miejsce w każdym punkcie sprzedaży. System generuje raport Z za każdym razem, gdy zamykana jest zmiana kasy. Dane o przychodach i sprzedaży są automatycznie przesyłane do centrali na koniec dnia transakcyjnego za pomocą dowolnego dostępnego kanału komunikacji.

Pojedynczy rejestr sprzedaży obejmujący wszystkie produkty rozchodowane z jednego magazynu (mają one jedno i to samo miejsce produkcji) jest tworzony automatycznie na koniec każdego dnia transakcyjnego. Zawiera listę sprzedanych produktów oraz informacje o ich ilości i cenach sprzedaży na podstawie wydrukowanych rachunków.

Automatycznie utworzony rejestr sprzedaży może być edytowany po zamknięciu dnia transakcyjnego na kasie. Może to być potrzebne w następujących przypadkach:

• Aby zmienić listę produktów w celu wyeliminowania przeszeregowań, wykluczenia towarów nielegalnych, dostosowania stawek podatkowych itp.
• Aby zmienić ilość w celu wyeliminowania ujemnego salda magazynowego.
• Aby zmienić ceny i sumy sprzedaży w celu wyrównania rozbieżności w rejestrach przychodów.

Rejestr rozdziału

Rejestr rozdziału służy do rejestrowania rozdzielania produktów spożywczych na półprodukty lub składniki źródłowe. Podczas rozdziału produkt jest rozchodowany ze stanu, natomiast powstałe składniki są przyjmowane na stan.

Rejestr rozdziału to dokument wielofunkcyjny, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Rozbiór mięsa. Rejestruje rozbiór tusz mięsnych na produkty lub przygotowane komponenty, które następnie stają się odrębnymi pozycjami magazynowymi.
• Rozdzielanie. Rozdzielanie wcześniej przygotowanego jedzenia lub produktu na składniki.

Dokument rejestruje rozdzielenie jednej pozycji z listy magazynowej, co może skutkować pozyskaniem kilku nowych składników. Zawartość i ilości tych składników mogą się różnić. W takim przypadku łączna waga składników nie musi być równa wadze oryginalnego produktu. Łączny koszt netto uzyskanych składników jest obliczany na podstawie wyników rozdziału i jest równy kosztowi rozdzielanego produktu.

Produkt dowolnego typu z listy magazynowej może być rozdzielany: towar, pozycja, przygotowany komponent, modyfikator. Powstałe składniki to towary, przygotowane komponenty i pozycje.

Zwrot do dostawcy

W przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

• rozbieżności w przyjęciu dostawy, np. dostawa towarów, które nie były zamawiane, dostawa nadmiernej ilości towarów;
• towary są wadliwe lub przeterminowane;

w systemie można utworzyć specjalny dokument rejestrujący zwrot towarów do dostawcy, tj. fakturę zwrotną. Warunki zwrotu, w tym ceny, są określone w umowie dostawy (cena zwrotu może być równa cenie zakupu, cenie rynkowej itp.).

Procedura wypełniania faktury zwrotnej jest opisana w artykule Faktura zwrotna.

Obliczanie kosztów

Głównym wskaźnikiem używanym do obliczania zysków i strat poniesionych przez punkty sieci w wyniku ich działalności jest koszt netto lub po prostu koszt.

Koszt towarów jest obliczany oddzielnie dla każdego magazynu, co oznacza, że ten sam produkt może mieć różny koszt w różnych magazynach. Wartość wyświetlana w słowniku listy magazynowej jest obliczana jako średnia dla wszystkich magazynów.

System śledzi saldo magazynowe każdego magazynu (każdy magazyn ma dedykowane konto w planie kont), które jest obliczane na podstawie kosztu towarów przyjętych i wydanych. Koszt produktu w magazynie jest obliczany jako łączny koszt netto pozostałych jednostek tego produktu. Po zaksięgowaniu dowolnego dokumentu zwiększającego ilość produktu w magazynie (przyjęcie) koszt jest przeliczany.

W zależności od procedur księgowych wdrożonych w punkcie sprzedaży, wartość zapasów towarów i materiałów w magazynie punktu może być obliczana jako wartość średnia ważona.

• Tworzenie wartości kosztu średniego ważonego

Rozważ przykład zastosowania tej metody.

Po zaksięgowaniu nowej faktury koszt nowych towarów jest dodawany do kosztu towarów już znajdujących się w magazynie, a następnie dzielony przez łączną liczbę jednostek. W momencie kolejnego przyjęcia koszt pozostałych jednostek będzie obliczany na podstawie kosztu poprzedniego przyjęcia.

Załóżmy, że w magazynie zarejestrowano 20 jednostek produktu, koszt każdej jednostki wynosi 0,60 €, a łączny koszt to 12,00 €. Zaksięgowano 10 kolejnych jednostek po 0,70 € każda, więc kwota przyjęcia wynosi 7,00 €. Łączny koszt 30 (20+10) jednostek w magazynie to 12+7=19 €. Koszt każdej jednostki to 19/30 = 0,63 €.

• Metoda FIFO

 

Metoda FIFO nie jest już wspierana. Prosimy o korzystanie z innych metod do obliczania kosztów.

Nie tylko towary, które mogą być zarejestrowane w magazynie, ale także artykuły i przygotowane komponenty (tzn. artykuły z recepturą), które mają następującą metodę rozchodu: „Rozchód gotowego artykułu/półproduktu”. Dostępność tych artykułów w magazynie jest rejestrowana przez zapisy produkcyjne. Koszt takich artykułów jest obliczany w taki sam sposób, jak dla towarów. Koszt artykułów, które zostały rozchodowane na podstawie receptury („Rozchód składników” – metoda rozchodu) jest obliczany jako łączny koszt ich składników.

Jeśli artykuł jest dostępny w kilku magazynach, jego koszt (podany w kartotece asortymentowej) jest obliczany jako średni koszt we wszystkich magazynach, ale rozchód następuje (np. przy sprzedaży produktów) po koszcie określonym w magazynie zdefiniowanym przez typ miejsca produkcji.

Zasadniczo do obliczania kosztu asortymentu artykułów stosuje się MWAC (ruchomą ważoną średnią cenę).

System oferuje również wskaźniki kosztów do wykorzystania w analizie zarządczej. Wskaźniki te są wyświetlane na karcie asortymentu na zakładce Receptury. Wśród nich znajdują się MWAC, LIFOC, COST oraz LIFOCRP. Zobacz artykuł Przykład obliczania kosztu dotyczący procedury obliczeniowej.

Syrve pozwala zarządzać ujemnymi stanami magazynowymi. Może się to zdarzyć, jeśli faktura zakupu towarów przyjętych do magazynu nie została zarejestrowana na czas lub receptura nie została poprawnie ustawiona i określa większe ilości składników niż faktycznie zużywane.

W takim przypadku koszt jest obliczany w następujący sposób:

• Jeśli w co najmniej jednym magazynie jest dodatni stan towarów, koszt jest obliczany na podstawie tego stanu (ujemny stan nie jest brany pod uwagę).
• Jeśli nie ma dodatniego stanu, koszt jest obliczany na podstawie istniejącego ujemnego stanu.

Załóżmy, że po zaksięgowaniu najnowszej faktury koszt pewnego artykułu w magazynie wynosi 0,60 €. Od tego czasu nie wpłynęły nowe faktury, ale produkt był używany, w związku z czym w pewnym momencie zarejestrowano ujemny stan: -5 jednostek po 0,60 € każda = łącznie -3,00 €.

Na podstawie nowej faktury przyjęto 10 jednostek po 0,80 € każda, a na koncie magazynu zarejestrowano transakcję na kwotę 8,00 €. Koszt zapasów wyniósłby 5 € (-3 + 8). W związku z tym jednostkowy koszt każdej z tych 5 jednostek wynosi 1,00 €, co nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji, ponieważ artykuły w magazynie kosztują 0,80 € każda. Dlatego, aby uzyskać poprawny koszt, kwota 1,00 € jest rozdzielana retrospektywnie pomiędzy transakcje rozchodowe zarejestrowane po wystąpieniu ujemnego stanu.

W niektórych przypadkach, gdy punkt sprzedaży posiada więcej niż jeden magazyn i towary są przemieszczane tam i z powrotem, powyższa operacja może się zapętlić. W takim przypadku zostanie zarejestrowana specjalna transakcja (CORRCOST typ), która skoryguje koszt zapasów. Specjalne konto „Korekta ujemnego stanu magazynowego” będzie kontem przeciwstawnym dla takich transakcji.

Koszt produktu lub artykułu jest przeliczany za każdym razem, gdy jest przyjmowany, a nie na koniec okresu sprawozdawczego. Produkt lub artykuł może być zarejestrowany za pomocą jednego z następujących dokumentów:

• Faktura
• Zapis produkcyjny
• Przesunięcie wewnętrzne

Jeśli punkt sprzedaży sprzedaje artykuły z asortymentu, należy wdrożyć następującą procedurę składania dokumentów (określoną przez czas zgłoszenia), aby zapewnić prawidłowe obliczenie kosztu artykułów:

1. Zapis produkcyjny
2. Zapis substytucji
3. Zapis sprzedaży