Automatyczne Zamawianie

Kiedy pracownicy kupują składniki do przygotowania produktów, tworzą zamówienia na podstawie swojego doświadczenia i wizualnej oceny stanu zapasów. Proces ten zajmuje dużo czasu i może prowadzić do błędnej oceny wymaganej ilości jedzenia. Aby zredukować błędy i zaoszczędzić czas, można użyć automatycznego obliczania wielkości zamówienia.

Metody obliczeń

Podczas składania zamówienia można zastosować następujące metody obliczania ilości jedzenia:

• Do maksimum. Głównym celem jest uzupełnienie towarów w magazynie do maksymalnego poziomu. Jeśli maksymalny poziom niektórych towarów nie jest ustawiony, to ilość tego produktu będzie wynosić zero w zamówieniu. Jeśli wybierzesz tę metodę, ale nie określisz dostawcy, system użyje ostatniego dostawcy. Zostanie utworzone zamówienie dla każdego takiego dostawcy, w którym ilość towarów będzie odpowiadać ostatniej dostawie przeprowadzonej przez kontrahenta.

Aby użyć tej metody, musisz określić minimalny poziom zapasów w każdym magazynie na karcie listy zapasów każdego produktu w zakładce Dodatkowe Informacje.

• Według ostatniej dostawy. Ilość towarów jest określana na podstawie najnowszej faktury zakupu od wybranego dostawcy, użytej do umieszczenia tych towarów w posiadaniu. Jeśli nie było towarów otrzymanych od tego dostawcy, ilość będzie równa zero.
• Według średniej sprzedaży. Ilość towarów jest określana na podstawie danych o zużyciu z wybranego okresu.

Do obliczania ilości towarów metodą Według średniej sprzedaży używana jest następująca formuła:

Ilość = (Wolumen zużycia / dni w okresie) * (Czas dostawy + Szacowana liczba dni),

gdzie:

• Czas dostawy - liczba dni potrzebna dostawcy na dostarczenie towarów.
• Szacowana liczba dni - jak długo zamówiona ilość wystarczy.
• Dane wejściowe używane do określenia wolumenu zużycia są pobierane z następujących dokumentów:
  • Faktury wydatkowe
  • Zapisy odpisów
  • Zapisy gotowania
  • Zamówienia sprzedaży (bankietowe i niebankietowe)

Zarówno ręcznie utworzone dokumenty, jak i zarejestrowane w Syrve POS w wybranym okresie są używane do obliczeń.

Ceny

W przypadku automatycznego obliczania system wypełnia ceny przedmiotów w zamówieniu. To zależy od tego, czy określiłeś dostawcę, czy nie, oraz od dostępności cenników zawierających pary Nasz Przedmiot - Przedmiot Dostawcy.

• Załóżmy, że określiłeś dostawcę. System wyszuka cenę w cenniku dostawcy dla każdego określonego przedmiotu. Jeśli nie ma takiego przedmiotu lub cennika dostawcy, cena będzie zależeć od tego, czy w ustawieniach punktu sprzedaży lub korporacji zaznaczono Wstaw cenę według LIFO:
  • Zaznaczony przedmiot - system wypełni pola cenowe używając najnowszej faktury otrzymanej od wybranego dostawcy, przedmiot został otrzymany.
  • Niezaznaczony przedmiot - używana jest cena zero.
• Załóżmy, że nie określiłeś dostawcy, ale wybrałeś przedmiot Według ostatniej dostawy. Na początku system określi dostawcę każdego przedmiotu zgodnie z najnowszą fakturą używaną do dostarczenia towarów. Następnie cena zostanie wypełniona jak opisano powyżej, jakbyś wyraźnie określał dostawcę. Jeśli nie można znaleźć takiej faktury, używana jest cena zero.

Obliczanie zamówień zewnętrznych

Funkcja obliczania zamówień zewnętrznych jest dostępna w następujących dokumentach:

1. Raport Bilansu Magazynowego:
   1. Wybierz towary, które mają być zamówione, lub zrób to później w oknie parametrów obliczeń.
   2. Wybierz Działania > Zamówienie.
   3. Przejdź do wypełniania pól w oknie parametrów zamówienia (patrz poniżej).
2. Okno tworzenia zamówienia lub edycji zaległego zamówienia:
   1. Otwórz Produkcja i logistyka > Zamówienie przedmiotów i produktów.
   2. Kliknij Utwórz lub otwórz niezaksięgowane zamówienie. W tym momencie możesz wypełnić tabelę towarami bez określania ich ilości.
   3. Kliknij Oblicz Zamówienie i przejdź do określenia parametrów obliczeń zamówienia. Przyciski Zamówienie i Oblicz Zamówienie są dostępne, jeśli masz uprawnienia B_CEXORD Tworzenie zamówień zewnętrznych.

Wypełnij pola w oknie parametrów obliczeń zamówienia w następujący sposób:

3. Wybierz dostawcę. Jeśli pozostawisz to pole puste, system określi, kto ostatnio dostarczył takie towary i utworzy kilka zamówień dla każdego takiego dostawcy.
4. Określ jeden lub kilka magazynów, do których zamówienie ma być przypisane:
   • Jeśli wybierzesz jeden magazyn, tylko ten magazyn będzie używany do obliczenia ilości i udokumentowania przyjęcia towarów.
   • Jeśli określisz kilka magazynów, objętość zamówienia zostanie obliczona dla wszystkich wybranych magazynów. W rezultacie otrzymasz skonsolidowaną listę towarów w jednym zamówieniu. Towary zostaną przyjęte i umieszczone w posiadaniu w jednym magazynie, który wybierzesz w nagłówku zamówienia.
   • Zaznacz odpowiednie pole, aby utworzyć osobne zamówienie dla każdego magazynu. W tym przypadku zarówno obliczenie ilości, jak i przyjęcie towarów zostanie przeprowadzone dla każdego wybranego magazynu.
5. Określ towary, które chcesz zamówić, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Dostępne są następujące kryteria wyboru:
   • Dla wybranych przedmiotów. Wszystkie przedmioty z książki referencyjnej listy zapasów mogą być zamówione. Zaznacz wszystkie niezbędne towary i grupy.

• Kategorie. Przedmioty pogrupowane według kategorii są dostępne do wyboru.

• Lista Cen. Możesz wybrać towary z listy cen wybranego dostawcy.

1. Wybierz metodę obliczania ilości towarów.

2. Jeśli wybierzesz metodę Według średniej sprzedaży, wprowadź następujące parametry:

   • Okres obliczeniowy.
   • Czas dostawy.
   • Szacowana liczba dni.

3. Aby uwzględnić towary zużyte zarówno na regularne zamówienia, jak i bankiety, zaznacz Uwzględnij zamówienia bankietowe.

4. Aby uwzględnić towary, które są już w magazynie w obliczeniach, zaznacz pozycję Z uwzględnieniem bieżącego stanu zapasów. System oszacuje wymaganą ilość towarów na podstawie średniej sprzedaży i odejmie ilość w magazynie. Na przykład, jeśli w magazynie jest wystarczająco dużo towarów (więcej niż potrzeba), nie musisz składać zamówienia.

5. Aby uwzględnić wszystkie wybrane towary w zamówieniu niezależnie od obliczonej ilości, odznacz Wyklucz wyniki z ilościami NULL. Ten parametr jest domyślnie zaznaczony, co wyklucza towary o zerowej ilości z zamówienia.

6. Aby zamówić całą ilość jednostek opakowania, zaznacz Zaokrąglij wyniki do jednostki opakowania. Powiedzmy, że obliczenia pokazują, że musimy zamówić 18 kg pomarańczy. Karta listy zapasów tego produktu ma skonfigurowane 10 kg jako jednostkę opakowania. Jeśli parametr jest zaznaczony i wybierzesz tę jednostkę opakowania w zamówieniu, system umieści 2 szt., takiego opakowania, a ilość wyniesie 20 kg.

7. Kliknij Utwórz Zamówienie.

System utworzy nowe zamówienie zewnętrzne, jeśli jest oparte na raporcie Bilans Magazynowy, lub wypełni tabelę towarami i ilościami, jeśli obliczenia zostały wykonane z nowego zamówienia.

Wypełnij pozostałe pola i zapisz dokument zgodnie z artykułem Zamówienia zewnętrzne.

Obliczanie zamówień wewnętrznych

Automatyczne obliczanie ilości towarów jest również dostępne dla zamówień wewnętrznych. Procedura ta jest podobna do obliczania zamówień zewnętrznych z kilkoma wyjątkami.

• Funkcje obliczania są dostępne tylko w oknie zamówień zewnętrznych. Kliknij Oblicz Zamówienie, aby wywołać okno parametrów obliczeń.
• Szablony zamówień mają wstępnie skonfigurowane pola Wykonawca, magazyn klienta i listę towarów. Dlatego musisz tylko wybrać metodę obliczania objętości towarów w oknie parametrów obliczeń zamówienia. Tutaj mamy te same metody obliczeń co dla zamówień zewnętrznych.