Przejdź do głównej zawartości

Ustawienia Księgowości

Aby móc konfigurować ustawienia księgowości, pracownik musi mieć uprawnienia „Ustawienia księgowości” (sekcja Administracja) (B_EAS) oraz „Zamknięcie okresu” (B_CCLP). Nie powinien być administratorem z uprawnieniem „Administracja systemem” (B_ADM).

Zamknięcie okresu​

W bloku Zamknięcie okresu możesz zabezpieczyć dane przed wszelkimi zmianami wstecznymi, które wystąpią przed datą blokady określoną w transakcjach, recepturach, dokumentach magazynowych, harmonogramach i obecnościach pracowników oraz kalkulacjach płac. Nie musisz wypełniać tych pól podczas pierwszej konfiguracji systemu. Tylko pracownik z uprawnieniem „Zamknięcie okresu” (B_CCLP) może zmieniać ustawienia zamknięcia okresu oraz dokonywać niezbędnego planowania. Mechanizm zamknięcia okresu jest szczegółowo opisany w artykule Blokowanie dokumentów.

Ustawienia dnia księgowego​

W bloku Ustawienia dnia księgowego określ, kiedy dzień księgowy się zaczyna i kiedy się kończy.

Dzień księgowy to zasada dotycząca daty operacji gospodarczej. Data ta służy jako odniesienie do aktualizacji ceny pozycji (jeśli została zmieniona przez zamówienie) lub do kalkulacji płac za godziny przepracowane zgodnie z harmonogramem.

Ustaw początek i koniec dnia księgowego, aby system mógł określić, do której daty przypisać daną operację. Data, na którą zostanie zarejestrowana operacja, jest określana przez ustawienia Końca dnia księgowego. Jeśli czas otwarcia zmiany kasy jest późniejszy niż koniec dnia księgowego, data otwarcia zmiany będzie przypisana do następnego dnia.

Domyślnie dzień księgowy zaczyna się o 6:00 i kończy o 23:00. Możesz zmienić domyślne ustawienia. Załóżmy, że początek dnia księgowego ustawiono na 6:00, a koniec na 16:00. Jeśli zmiana zostanie otwarta o 16:15, będzie przypisana do następnego dnia.

Ustawienia zarządzania zapasami​

Blok ustawień zarządzania zapasami:

  • Jeśli zaznaczono opcję Oddziel VAT od kosztu przy przyjęciu towarów, pozycja rozliczeniowa VAT sprzedaży staje się dostępna do określenia konta (w planie kont), które będzie używane do gromadzenia kwot VAT nałożonych na przyjęte do magazynu towary oraz sprzedane pozycje. Załóżmy, że wybrałeś domyślne konto VAT typu Inne zobowiązania bieżące z Planu kont.

  • Zgodnie z lokalnymi przepisami księgowymi, stawka VAT może nie być wliczona w cenę produktu, lecz dodawana w momencie sprzedaży. Aby włączyć tę opcję, odznacz pozycję VAT wliczony w koszt pozycji. VAT jest wtedy obliczany na podstawie kwoty całkowitej. Przykład obliczenia:

    Sałatka grecka: 2 porcje × 12,30 € = 24,60 €     VAT: 24,60 € × 5% = 1,23 €

    Zupa grzybowa: 2 porcje × 9,06 € = 18,12 €     VAT: 18,12 € × 5% = 0,90 €

    SUMA CZĘŚCIOWA: 24,60 + 18,12 = 42,72 €     VAT: 1,23 + 0,90 = 2,13 €

    SUMA: 42,72 + 2,13 = 44,85 €

  • Jeśli zaznaczono VAT wliczony w koszt pozycji, VAT będzie obliczany według wzoru:

    Kwota brutto × stawka VAT ÷ (100 + stawka VAT)

    Przykład obliczenia:

    Spaghetti: 1 porcja × 9,5 €, stawka VAT = 5%

    VAT = 9,5 € × 5% ÷ (100% + 5%) = 0,45 €

  • Jeśli zaznaczono pozycję Ostrzeżenie o ujemnym saldzie, a zapas magazynowy spowodował ujemne saldo lub towary mają zostać wprowadzone do ksiąg przy ujemnym saldzie, system wyświetli ostrzeżenie i operacja może zostać przerwana.

     

    Specjalne uprawnienie (B_WNB) pozwala pracownikowi na zatwierdzanie dokumentów magazynowych nawet jeśli skutkują one ujemnym saldem magazynowym.

  • Pozycja Zezwól na księgowanie zapisów sprzedaży prowadzących do ujemnego salda określa, jak system obsługuje automatyczne zapisy rozchodu generowane na podstawie sprzedaży zarejestrowanej na kasie. Jeśli jest zaznaczona, wszystkie zapisy sprzedaży i rozchodu zostaną zaksięgowane, włącznie z tymi, które spowodowały ujemne saldo magazynowe. Jeśli nie jest zaznaczona, takie dokumenty nie będą księgowane automatycznie. Operację tę trzeba wykonać ręcznie. Tylko pracownik z odpowiednimi uprawnieniami (patrz wyżej) może zaksięgować takie dokumenty bez zmian.

  • Metoda księgowania to metoda kalkulacji kosztu zapasów w Syrve. Koszt może być obliczany jako ruchoma średnia ważona lub metodą FIFO. Więcej informacji o tych metodach znajdziesz w artykule Przykład kalkulacji kosztu. Jeśli zmienisz wartość w tym polu, koszt zostanie automatycznie przeliczony we wszystkich dokumentach magazynowych w otwartym okresie. Jeśli punkt sprzedaży jest restauracją sieciową zarządzaną przez Syrve HQ, metoda księgowania jest ustawiana na poziomie korporacyjnym i nie może być zmieniana na poziomie punktu sprzedaży.

     

    Niezależnie od ustawień dotyczących obsługi ujemnych sald, rejestracja w księgach z ujemnym saldem nie jest dozwolona, jeśli stosowana jest metoda FIFO (z wyjątkiem użycia dokumentu inwentaryzacji). Najpierw należy wyeliminować takie saldo.

    Można uniknąć występowania ujemnych sald podczas księgowania dokumentów rozchodu. Do tego celu służy specjalne ustawienie serwera. Domyślnie jest ono wyłączone, a zapisy rozchodu są zapisywane normalnie.

  • Domyślna kategoria podatkowa może być przydatna, jeśli w Twojej działalności przeważa jedna kategoria podatkowa. Ta kategoria będzie automatycznie przypisywana do wszystkich nowych pozycji najwyższego poziomu (nie należących do żadnej grupy magazynowej) oraz grup magazynowych.

Ustawienia faktur​

Ustawienia faktur umożliwiają automatyczne wypełnianie pól nowej faktury na podstawie danych z najnowszej faktury zakupu (lub rozchodu) zarejestrowanej w systemie oraz pozwalają na wpisywanie nazwy produktu na fakturze korzystając z nazwy produktu dostawcy (lub kodu):

  • Jeśli zaznaczono pozycję Używaj ceny LIFO, pole Cena będzie automatycznie wypełniane danymi z najnowszej faktury zakupu po wybraniu produktu w nowej fakturze.
  • Jeśli zaznaczono pozycję Używaj daty najnowszej faktury, pole Data i godzina przyjęcia/wydań produktu w nowej fakturze będzie automatycznie wypełniane danymi z najnowszej faktury.
  • Jeśli zaznaczono pozycję Używaj magazynu zgodnie z najnowszą fakturą, pole Rejestruj/Wysyłaj z magazynu w nowej fakturze będzie automatycznie wypełniane najnowszymi danymi.
  • Zaznacz opcję Używaj tylko produktów dostawcy, jeśli przeprowadzono dopasowanie „produkty dostawcy - nasze produkty”, zobacz artykuł Dostarczone towary. Wtedy podczas wpisywania produktów dostawcy pola „Nasza nazwa pozycji” („Nasz kod”) zostaną automatycznie wypełnione.
  • Zaznacz pozycję Numer faktury jest wymagany, aby pole faktury VAT było obowiązkowe podczas tworzenia faktury zakupu. Ponadto, jeśli pole pozostanie puste, system nie pozwoli zapisać faktury.
  • W rozwijanym menu Domyślny algorytm kalkulacji kosztu usługi wybierz sposób uwzględniania kosztu usługi w cenie pozycji. Koszt pośredni będzie automatycznie obliczany według tego algorytmu, jeśli faktura zawiera usługę, która nie uczestniczy w ruchach magazynowych. Więcej informacji o uwzględnianiu kosztu usługi w cenie produktu znajdziesz w artykule Faktura zakupu.

Ustawienia dokumentów​

Blok ustawień dokumentów:

  • Tutaj można ustawić czas składania (księgowania) dokumentów magazynowych. Czas składania definiuje kolejność księgowania dokumentów, czyli kolejność, w jakiej zmiany wprowadzone przez te dokumenty będą stosowane.

Dla każdego typu dokumentu dostępne są następujące opcje:

  • Określony czas (w godzinach i minutach)

  • Aktualny czas

  • Czas zamknięcia zmiany (dokument jest najpierw tworzony o określonym czasie, ale po zamknięciu zmiany kasy czas zostanie ustawiony na czas zamknięcia)

     

    Automatycznie ustawiony czas składania można zmienić ręcznie podczas tworzenia dokumentu. W tym celu użytkownik musi mieć uprawnienie B_CEDT.

  • Jeśli zaznaczono opcję Używaj kodów kreskowych przy tworzeniu dokumentów, użytkownicy mogą dodawać produkty do dokumentów magazynowych za pomocą kodów kreskowych (pojawi się kolumna Kod kreskowy).
  • Pole Wartość w polu Data nie może wykraczać poza aktualną datę o więcej niż: nie pozwoli na tworzenie dokumentów z datą przyszłą. Jeśli spróbujesz zarejestrować dokument z datą przekraczającą bieżącą o wartość skonfigurowaną wcześniej, system wyświetli ostrzeżenie. Pomaga to uniknąć błędów przy określaniu daty dokumentu.
  • W polu VAT w cenach zakupu określ, w jaki sposób system powinien wyświetlać ceny w cennikach, fakturach zakupu, rozchodu i zwrotu, oraz w zapisach przyjęcia i świadczenia usług:
  • VAT wliczony. Dokumenty pokazują cenę za jednostkę opakowania z VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, kwota bez VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (z VAT), stawka VAT = 20%. Kwota bez VAT = 4,16 €, kwota VAT = 0,84 €.
  • VAT niewliczony. Dokumenty pokazują ceny bez VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, kwota z VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (bez VAT), stawka VAT = 20%. Kwota z VAT = 6 €, kwota VAT = 1 €.
  • W produkcji możesz korzystać z szerokiego wyboru towarów, ale na co dzień zamawiasz tylko ich niewielką część. Aby poprawić wydajność systemu, zaznacz opcję Usuń puste pozycje w zamówieniach wewnętrznych dla towarów i produktów. Po zapisaniu, Twoje zamówienie wewnętrzne będzie miało usunięte niechciane pozycje. Aby zamówić więcej towarów, utwórz nowe zamówienie. Ustawienie jest dostępne w Syrve Office, jeśli jest połączone z Syrve Franchise i replikowane z Syrve HQ, ponieważ tylko w takim przypadku możesz obsługiwać zamówienia wewnętrzne.

Rozliczalna gotówka​

W bloku Gotówka do rozliczenia przez pracownika możesz skonfigurować operacje wpłaty i wypłaty, gdy zamówienie jest opłacane przez kelnera lub kierowcę. Aby zapłacić za zamówienie zdalnie, możesz użyć terminala mobilnego Orderman lub terminala POS Syrve. Szczegóły znajdziesz w artykułach Zapłać zamówienie kelnerowi oraz Kontrola gotówki.

Domyślne pozycje CF​

W bloku Domyślne pozycje CF określ pozycje przepływu gotówki dla operacji:

  • W polu Pozycja CF do wpłaty/wypłaty środków przy zamknięciu zmiany kasy wybierz pozycję CF, z którą będą powiązane operacje wpłaty/wypłaty.
  • W polu Pozycja CF dla przedpłaty wybierz pozycję CF, do której będzie przypisana przedpłata. Jeśli wybierzesz „Typ płatności”, transakcja będzie miała przypisany artykuł określony w ustawieniach typu płatności wybranych w momencie przedpłaty. Jeśli wybierzesz konkretną pozycję CF z listy, wszystkie transakcje przedpłaty będą przypisane do tego artykułu.

Domyślne konta​

W bloku Domyślne konta możesz skonfigurować konta, które będą używane do automatycznego uzupełniania podczas tworzenia dokumentów lub księgowania operacji:

  • Konto zwrotu przedpłaty rejestruje kwoty zwrotu przedpłaty, jeśli takie zwroty mają miejsce podczas innych zmian kasy.

  • W polach Konto przychodu faktury kosztowej (dla transferów wewnętrznych) oraz Konto kosztów (dla transferów wewnętrznych) wybierz konta, które domyślnie będą używane do automatycznego uzupełniania w fakturze kosztowej w przypadku transferu wewnętrznego w dwóch dokumentach. Jeśli faktura kosztowa jest tworzona automatycznie, system uzupełni pola. Jeśli tworzysz fakturę ręcznie, pojawi się prośba o użycie domyślnych kont przy wyborze kontrahenta wewnętrznego.

  • Zaznacz opcję Zwrot przedpłaty z kasy pod inną zmianą kasy, aby umożliwić fiskalny zwrot przedpłaty pod dowolną zmianą kasy. Jeśli ustawienie jest wyłączone, zwrot dokonany pod tą samą zmianą kasy będzie fiskalny, a pod inną – niefiskalny.

Wyciąg rozliczeniowy​

Wyciąg rozliczeniowy pokazuje historię wzajemnych rozliczeń z konkretnym kontrahentem zarejestrowanych fakturami i dokumentami płatności.

Jeśli chcesz, aby wyciąg rozliczeniowy obejmował wszystkie transakcje z sekcji „Zobowiązania” w planie kont, wybierz ustawienie Użyj wszystkich kont zobowiązań. Po zaznaczeniu inne ustawienia stają się niedostępne.

Jeśli wyciąg rozliczeniowy ma obejmować tylko wybrane transakcje, zaznacz ustawienie Użyj filtru kont. Następnie wybierz jedną z dwóch opcji:

  • Użyj domyślnego filtru kont

  • Możesz ręcznie skonfigurować listę kont — opcja Użyj domyślnego filtru kont jest odznaczona. Następnie wybierz wszystkie wymagane konta na liście Konta wzajemnych rozliczeń.

     

    Zwróć uwagę, że depozyty gości, depozyty pracowników oraz zobowiązania wobec dostawców są zawsze uwzględniane w wyciągu rozliczeniowym i nie można ich wyłączyć.