Przejdź do głównej zawartości

Ustawienia Księgowości

Aby móc konfigurować ustawienia księgowości, pracownik musi mieć uprawnienia „Ustawienia księgowości” (sekcja Administracja) (B_EAS) oraz „Zamknięcie okresu” (B_CCLP). Nie powinien być administratorem z uprawnieniem „Administracja systemu” (B_ADM).

Zamknięcie Okresu​

W bloku Zamknięcie okresu możesz zabezpieczyć dane przed jakimikolwiek zmianami wstecznymi, które występują przed datą blokady określoną w transakcjach, recepturach, dokumentach magazynowych, harmonogramach i obecnościach pracowników oraz obliczeniach płac. Nie musisz wypełniać tych pól podczas pierwszej konfiguracji systemu. Tylko pracownik z uprawnieniem „Zamknięcie okresu” (B_CCLP) może zmieniać ustawienia zamknięcia okresu oraz dokonywać niezbędnego planowania. Mechanizm zamknięcia okresu jest szczegółowo opisany w artykule Blokowanie dokumentów.

Ustawienia Dnia Księgowego​

W bloku Ustawienia dnia księgowego określ, kiedy się zaczyna i kiedy się kończy.

Dzień księgowy to zasada dotycząca daty transakcji biznesowej. Ta data służy jako odniesienie do aktualizacji ceny pozycji (jeśli została zmieniona przez zamówienie) lub do obliczenia płac za godziny przepracowane zgodnie z harmonogramem.

Ustaw początek i koniec dnia księgowego, aby system mógł określić, do której daty odnosić daną operację. Data, na którą zostanie zarejestrowana operacja, jest określana przez ustawienia Końca dnia księgowego. Jeśli czas otwarcia zmiany kasy jest późniejszy niż koniec dnia księgowego, data otwarcia zmiany będzie następnego dnia.

Domyślnie dzień księgowy zaczyna się o 6:00 i kończy o 23:00. Możesz zmienić domyślne ustawienia. Załóżmy, że początek dnia księgowego ustawiono na 6:00, a koniec na 16:00. Jeśli zmiana zostanie otwarta o 16:15, będzie to następny dzień.

Ustawienia Zarządzania Magazynem​

Blok ustawień zarządzania magazynem:

  • Jeśli zaznaczono opcję Oddziel VAT od kosztu przy przyjęciu towaru, pozycja rozliczeniowa VAT sprzedaży staje się dostępna do określenia konta (w planie kont), które będzie używane do gromadzenia kwot VAT nałożonych na przyjęte do magazynu towary i sprzedane pozycje. Załóżmy, że wybrałeś domyślne konto VAT typu Inne zobowiązania bieżące z Planu kont.

  • Zgodnie z lokalnymi przepisami księgowymi, stawka VAT może nie być wliczona w cenę produktu, lecz doliczana w momencie sprzedaży. Aby włączyć tę opcję, odznacz pozycję VAT wliczony w koszt pozycji. VAT jest obliczany na podstawie kwoty całkowitej. Przykład obliczenia:

    Sałatka grecka: 2 porcje × 12,30 € = 24,60 €     VAT: 24,60 € × 5% = 1,23 €

    Zupa grzybowa: 2 porcje × 9,06 € = 18,12 €     VAT: 18,12 € × 5% = 0,90 €

    SUMA CZĘŚCIOWA: 24,60 + 18,12 = 42,72 €     VAT: 1,23 + 0,90 = 2,13 €

    SUMA: 42,72 + 2,13 = 44,85 €

  • Jeśli zaznaczono VAT wliczony w koszt pozycji, VAT będzie obliczany według wzoru:

    Kwota z VAT × stawka VAT ÷ (100 + stawka VAT)

    Przykład obliczenia:

    Spaghetti: 1 porcja × 9,5 €, stawka VAT = 5%

    VAT = 9,5 € × 5% ÷ (100% + 5%) = 0,45 €

  • Jeśli zaznaczono opcję Ostrzeżenie o ujemnym saldzie, a w wyniku operacji magazynowej powstanie ujemne saldo magazynowe lub towary mają zostać wprowadzone do ksiąg przy ujemnym saldzie, system wyświetli ostrzeżenie i operację można przerwać.

     

    Specjalne uprawnienie (B_WNB) pozwala pracownikowi na zatwierdzanie dokumentów magazynowych nawet jeśli powodują one ujemne saldo magazynowe.

  • Pozycja Zezwól na księgowanie zapisów sprzedaży prowadzących do ujemnego salda definiuje, jak system obsługuje automatyczne zapisy rozchodowe generowane na podstawie sprzedaży zarejestrowanej na kasie. Jeśli jest zaznaczona, wszystkie zapisy sprzedaży i rozchodów zostaną zaksięgowane, w tym te, które spowodowały ujemne saldo magazynowe. Jeśli nie jest zaznaczona, takie dokumenty nie będą księgowane automatycznie. Operację tę trzeba wykonać ręcznie. Tylko pracownik z odpowiednimi uprawnieniami (patrz wyżej) może zaksięgować takie dokumenty bez zmian.

  • Metoda księgowania to metoda kalkulacji kosztu zapasów w Syrve. Koszt może być liczony jako ruchoma średnia ważona lub metodą FIFO. Więcej informacji o tych metodach znajdziesz w artykule Przykład kalkulacji kosztu. Jeśli zmienisz wartość w tym polu, koszt zostanie automatycznie przeliczone we wszystkich dokumentach magazynowych w otwartym okresie. Jeśli punkt sprzedaży jest restauracją sieciową zarządzaną przez Syrve HQ, metoda księgowania jest ustawiana na poziomie korporacyjnym i nie można jej zmienić na poziomie punktu sprzedaży.

     

    Niezależnie od ustawień dotyczących obsługi ujemnych sald, rejestracja w księgach z ujemnym saldem nie jest dozwolona, jeśli stosowana jest metoda FIFO (z wyjątkiem użycia dokumentu inwentaryzacji). Najpierw musisz wyeliminować takie saldo.

    Można uniknąć powstawania ujemnych sald podczas księgowania dokumentów rozchodowych. Do tego celu służy specjalne ustawienie serwera. Ustawienie to jest domyślnie wyłączone, a zapisy rozchodowe są zapisywane normalnie.

  • Domyślna kategoria podatkowa może być przydatną opcją, jeśli w Twojej działalności głównie używasz jednej kategorii podatkowej. Ta kategoria będzie automatycznie stosowana do wszystkich nowych pozycji najwyższego poziomu (nie należących do żadnej grupy magazynowej) oraz grup magazynowych.

Ustawienia Faktur​

Ustawienia faktur umożliwiają automatyczne wypełnianie pól nowej faktury na podstawie danych z ostatniej zarejestrowanej faktury zakupu (lub dokumentu rozchodowego) oraz pozwalają na wprowadzanie nazwy produktu na fakturze używając nazwy produktu dostawcy (lub kodu):

  • Jeśli zaznaczono opcję Użyj ceny LIFO, pole Cena będzie automatycznie wypełniane danymi z ostatniej faktury zakupu po wybraniu produktu w nowej fakturze.
  • Jeśli zaznaczono opcję Użyj daty ostatniej faktury, pole Data i godzina przyjęcia/wydań produktu w nowej fakturze będzie automatycznie wypełniane danymi z ostatniej faktury.
  • Jeśli zaznaczono opcję Użyj magazynu zgodnie z ostatnią fakturą, pole Rejestruj/Wydaj z magazynu w nowej fakturze będzie automatycznie wypełniane ostatnimi danymi.
  • Zaznacz opcję Używaj tylko produktów dostawcy, jeśli została przeprowadzona synchronizacja „produkty dostawcy - nasze produkty”, patrz artykuł Dostarczone Towary. Wtedy podczas wprowadzania produktów dostawcy pola „Nasza nazwa pozycji” („Nasz kod”) będą wypełniane automatycznie.
  • Zaznacz pozycję Numer faktury jest wymagany, aby pole faktury VAT było obowiązkowe podczas tworzenia faktury zakupu. Ponadto, jeśli pole pozostanie puste, system nie pozwoli zapisać faktury.
  • W rozwijanym menu Domyślny algorytm obliczania kosztu usługi wybierz sposób uwzględniania kosztu usługi w cenie pozycji. Koszt pośredni będzie automatycznie obliczany według tego algorytmu, jeśli faktura zawiera usługę, która nie uczestniczy w ruchach magazynowych. Więcej informacji o uwzględnianiu kosztu usługi w cenie produktu znajdziesz w artykule Faktura zakupu.

Ustawienia Dokumentów​

Blok ustawień dokumentów:

  • Tutaj można ustawić czas składania (księgowania) dokumentów magazynowych. Czas składania definiuje kolejność księgowania dokumentów, czyli sekwencję, w jakiej zmiany wprowadzone przez te dokumenty zostaną zastosowane.

Dla każdego typu dokumentu dostępne są następujące opcje:

  • Określony czas (w godzinach i minutach)

  • Aktualny czas

  • Czas zamknięcia zmiany (dokument jest tworzony na określony czas, ale po zamknięciu zmiany kasy czas zostanie ustawiony na czas zamknięcia)

     

    Czas składania ustawiany automatycznie można zmienić ręcznie podczas tworzenia dokumentu. W tym celu użytkownik musi mieć uprawnienie B_CEDT.

  • Jeśli zaznaczono opcję Używaj kodów kreskowych podczas tworzenia dokumentów, użytkownicy mogą dodawać produkty do dokumentów magazynowych za pomocą kodów kreskowych (pojawi się kolumna Kod kreskowy).
  • Pole Wartość w polu Data nie może wykraczać poza aktualną datę o więcej niż: uniemożliwia tworzenie dokumentów na daty przyszłe. Jeśli spróbujesz zarejestrować dokument, którego data przekracza aktualną o skonfigurowaną wartość, system wyświetli ostrzeżenie. Pomaga to uniknąć błędów przy określaniu daty dokumentu.
  • W polu VAT w cenach zakupu określ, w jaki sposób system powinien wyświetlać ceny w cennikach, fakturach zakupu, rozchodowych i zwrotów, rejestrach przyjęć i świadczeń usług:
  • VAT wliczony. Dokumenty pokazują cenę za jednostkę opakowania z VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, kwota bez VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (z VAT), stawka VAT = 20%. Kwota bez VAT = 4,16 €, kwota VAT = 0,84 €.
  • VAT niewliczony. Dokumenty pokazują ceny bez VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, kwota z VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (bez VAT), stawka VAT = 20%. Kwota z VAT = 6 €, kwota VAT = 1 €.
  • W produkcji możesz korzystać z szerokiego wyboru towarów, ale na co dzień zamawiasz tylko ich niewielką część. Aby poprawić wydajność systemu, zaznacz opcję Usuń puste pozycje w zamówieniach wewnętrznych dla towarów i produktów. Po zapisaniu zamówienia wewnętrznego niechciane pozycje zostaną usunięte. Aby zamówić więcej pozycji, utwórz nowe zamówienie. Ustawienie jest dostępne w Syrve Office, jeśli jest połączone z Syrve Franchise i replikowane z Syrve HQ, ponieważ tylko w takim przypadku można obsługiwać zamówienia wewnętrzne.

Rozliczalna gotówka​

W bloku Gotówka do rozliczenia przez pracownika możesz skonfigurować operacje wpłat i wypłat, gdy zamówienie jest opłacane kelnerowi lub kierowcy. Aby zapłacić zamówienie zdalnie, możesz użyć terminala mobilnego Orderman lub terminala POS Syrve. Szczegóły znajdziesz w artykułach Zapłać zamówienie kelnerowi oraz Kontrola gotówki.

Domyślne pozycje przepływów pieniężnych (CF)​

W bloku Domyślne pozycje CF określ pozycje przepływów pieniężnych dla operacji:

  • W polu Pozycja CF do wpłat/wypłat przy zamknięciu zmiany kasy wybierz pozycję CF, z którą będą powiązane operacje wpłat/wypłat.
  • W polu Pozycja CF dla przedpłaty wybierz pozycję CF, do której będzie przypisana przedpłata. Jeśli wybierzesz „Typ płatności”, transakcja będzie miała przypisany artykuł określony w ustawieniach typu płatności wybranych w momencie przedpłaty. Jeśli wybierzesz konkretną pozycję CF z listy, wszystkie transakcje przedpłaty będą przypisane do tego artykułu.

Domyślne konta​

W bloku Domyślne konta możesz skonfigurować konta, które będą używane do automatycznego uzupełniania podczas tworzenia dokumentów lub księgowania operacji:

  • Konto zwrotu przedpłaty rejestruje kwoty zwrotów przedpłaty, jeśli takie zwroty mają miejsce podczas innych zmian kasy.

  • W polach Konto przychodu faktury kosztowej (dla przelewów wewnętrznych) oraz Konto kosztów (dla przelewów wewnętrznych) wybierz konta, które domyślnie będą używane do automatycznego uzupełniania faktury kosztowej w przypadku przelewu wewnętrznego w dwóch dokumentach. Jeśli faktura kosztowa jest tworzona automatycznie, system uzupełni pola. Jeśli tworzysz fakturę ręcznie, pojawi się monit o użycie domyślnych kont przy wyborze kontrahenta wewnętrznego.

  • Zaznacz opcję Zwrot przedpłaty z kasy pod inną zmianą kasy, aby umożliwić fiskalny zwrot przedpłaty pod dowolną zmianą kasy. Jeśli ustawienie jest wyłączone, zwrot dokonany pod tą samą zmianą kasy będzie fiskalny, a pod inną – niefiskalny.

Wyciąg rozliczeniowy​

Wyciąg rozliczeniowy pokazuje historię wzajemnych rozliczeń z konkretnym kontrahentem zarejestrowanych fakturami i dokumentami płatności.

Jeśli chcesz, aby wyciąg rozliczeniowy obejmował wszystkie transakcje z sekcji „Zobowiązania” planu kont, wybierz ustawienie Użyj wszystkich kont zobowiązań. Po wybraniu tej opcji inne ustawienia stają się niedostępne.

Jeśli wyciąg rozliczeniowy ma obejmować tylko wybrane transakcje, zaznacz ustawienie Użyj filtra kont. Następnie wybierz jedną z dwóch opcji:

  • Użyj domyślnego filtra kont

  • Możesz ręcznie skonfigurować listę kont — opcja Użyj domyślnego filtra kont jest odznaczona. Następnie wybierz wszystkie wymagane konta na liście Konta wzajemnych rozliczeń.

     

    Zwróć uwagę, że depozyty gości, depozyty pracowników oraz zobowiązania wobec dostawców są zawsze uwzględniane w wyciągu rozliczeniowym i nie można ich wyłączyć.