Faktura zakupowa

Tworzenie faktury zakupowej

Aby zarejestrować przyjęcie towaru do magazynu, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij Utwórz i wybierz Faktura zakupowa. Jedną z istniejących faktur można użyć jako szablonu dla nowej. W tym celu używamy przycisku Kopiuj lub pozycji Kopiuj w menu kontekstowym.

1. W razie potrzeby edytuj automatycznie wygenerowany numer księgowy, pod którym faktura zostanie zarejestrowana w systemie. Numer może być niedostępny, jeśli system numeracji nie zawiera wymaganych danych. W takim przypadku zostaniesz poproszony o wygenerowanie numeru podczas zapisywania dokumentu.
2. W razie potrzeby zmień datę i godzinę rejestracji faktury w polu Data i godzina przyjęcia towaru. Domyślnie używana jest wartość podana na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach sklepu. Jeśli zaznaczona jest opcja Użyj daty najnowszej faktury, pole to zostanie wypełnione zgodnie z najnowszą zarejestrowaną w systemie fakturą.
3. Wybierz nazwę dostawcy produktu z listy Dostawca.
4. Jeśli wszystkie towary są zaksięgowane w jednym magazynie, zaznacz pole po lewej stronie pola Rejestr i wybierz magazyn z listy. Jeśli towary określone na fakturze są rejestrowane w różnych magazynach, to pole powinno pozostać odznaczone, a odpowiedni magazyn należy wskazać dla każdego elementu w polu Rejestr. Ta kolumna pojawi się w tabeli po usunięciu zaznaczenia.

Magazyn można ustawić automatycznie, korzystając z najnowszej faktury zarejestrowanej w systemie.

W tym celu zaznacz opcję Użyj magazynu zgodnie z najnowszą fakturą w ustawieniach sklepu.

1. Faktury dostawców mogą być opłacane przez pracownika, któremu specjalnie przydzielono środki na ten cel. W takim przypadku zaznacz pole po lewej stronie pola Pracownik kredytowany i wybierz go z listy. Po zaksięgowaniu faktury jej kwota zostanie odpisana z konta tego pracownika (na koncie „Wydane pieniądze do rozliczenia”).

2. Szczegóły dotyczące zaksięgowanych towarów są podawane w raportach i mogą podlegać określonemu konceptowi. W tym celu wybierz jego nazwę w polu Koncept.

3. W razie potrzeby możesz ustawić następujące wskaźniki: numer faktury dostawcy (pole Nr ref.), numer i datę faktury VAT (pola Faktura VAT i Data) oraz numer listu przewozowego (pole List przewozowy). Możesz ustawić numer faktury VAT jako pole obowiązkowe. W tym celu zaznacz opcję Numer faktury jest wymagany na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach sklepu.

4. Wypełnij pola na karcie Dostawa i płatność:

   • Pole Termin płatności pokazuje przewidywaną datę zapłaty faktury. Do daty zaksięgowania faktury dodawany jest okres karencji i data rozliczenia. Parametry te są określone w karcie dostawcy. Jeśli karta dostawcy nie określa okresu karencji, termin płatności można ustawić ręcznie.

     Jeśli pole to jest wypełnione, po zaksięgowaniu faktury pojawi się nowy wpis w harmonogramie płatności określający nadchodzącą płatność.

   • Po dokonaniu płatności należy ręcznie określić Datę płatności, ponieważ nie jest ona wypełniana automatycznie.

   • Określ, czy towary są zgodne z zamówieniem i dostarczone na czas. W obecnej wersji Syrve ta informacja może być eksportowana do systemów zewnętrznych.

5. Dla każdego elementu wypełnij odpowiednie pola faktury. Typy elementów dostępnych do zaksięgowania są określone przez wybraną kartę: Wszystkie, Towary, Pozycje, Półprodukty, Usługi lub Modyfikatory.

• Wprowadź nazwę towaru do zaksięgowania w polu Nasza nazwa produktu. Możesz także użyć „Pozycji dostawcy” do rejestracji towarów do zaksięgowania (zobacz Wprowadzanie pozycji według nazw (kodów) podanych przez dostawców).
• Wprowadź ilość otrzymanych towarów w kolumnie W opakowaniu. W takim przypadku wartość podana w dokumentach dostawcy może różnić się od faktycznie otrzymanej. Wtedy należy ją określić w polu Rzeczywista ilość. W przypadku zmiany ilości towaru w opakowaniu, rzeczywista ilość podana na fakturze zostanie automatycznie zmieniona.
• Wprowadź cenę pozycji. Po wybraniu pozycji system użyje ceny podanej na najnowszej fakturze zakupowej (w polu Cena jednostkowa opakowania). Aby to zrobić, w ustawieniach sklepu musi być zaznaczona opcja Użyj ceny LIFO. Możesz skonfigurować system do współpracy z dostawcą według cennika.
• Określ stawkę VAT. Jeśli jest podana w karcie magazynowej produktu, stawka VAT zostanie uwzględniona automatycznie. W razie potrzeby można jednak zmienić tę wartość lub wprowadzić ją ręcznie.
• Jeśli magazyn przyjęcia nie jest wspólny dla wszystkich towarów, należy go wybrać w polu Rejestr.

1. Przejdź do następnej linii faktury, aby wprowadzić kolejny element. Aby usunąć pozycję z faktury, kliknij prawym przyciskiem myszy odpowiedni wiersz tabeli i wybierz Usuń w menu kontekstowym.
2. Po wprowadzeniu wszystkich towarów kliknij Zapisz i zamknij. Domyślnie wszystkie faktury są zapisywane i księgowane. Odznacz pole Księguj, jeśli chcesz zapisać fakturę bez jej księgowania.

Od czasu do czasu możesz chcieć zmienić swój cennik — dodać nowe pozycje lub zmienić ceny detaliczne. W tym celu wybierz wymagane pozycje na fakturze zakupowej i kliknij Akcje > Przeliczenie.

Zostanie utworzona aktualizacja cen dla tych pozycji z datą następującą po bieżącej. Możesz tu zastosować automatyczne mechanizmy kalkulacji cen (zobacz Aktualizacje cen).

Zgodnie z prawem wszystkie dostarczone towary muszą mieć odpowiednie certyfikaty jakości. Dokumenty te mogą być przechowywane w systemie i określane podczas rejestracji produktu jako pozycji magazynowej (na karcie Zdjęcia). Certyfikat jakości dostarczonego towaru można później wydrukować z formularza faktury dla danej pozycji. W tym celu kliknij Akcje w oknie faktury i wybierz Certyfikaty. W oknie dialogowym podaj numer certyfikatu jakości i certyfikatu higienicznego, a następnie kliknij Raport. Dokument można wydrukować z okna podglądu.

Możesz opłacić zapisaną fakturę zakupową. W menu Akcje wybierz Zapłać. Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi w artykule Zadłużenie wobec kontrahentów.

Z faktury zakupowej można również wydrukować inne dokumenty, na przykład list przewozowy. W tym celu kliknij Akcje i wybierz odpowiednią opcję — Drukuj.

Możesz także wydrukować list przewozowy z nazwami pozycji dostawcy. Dokument zostanie poprawnie wydrukowany tylko wtedy, gdy pozycje zostały zidentyfikowane za pomocą kodu lub nazwy pozycji dostawcy. Aby wydrukować fakturę, kliknij Akcje i wybierz Drukuj (według produktów dostawcy).

Jeśli w ustawieniach sklepu pole Używaj produktów dostawcy jest odznaczone, drukowanie faktury z nazwami pozycji dostawcy nie będzie dostępne.

Możesz wydrukować listy przewozowe dla kilku faktur zakupowych jednocześnie. W tym celu zaznacz je na liście, przytrzymując klawisz Ctrl lub Shift, a następnie kliknij w menu kontekstowym Raporty/Drukuj — Faktura zakupowa (uproszczona forma listu przewozowego).

Po kliknięciu pozycji menu kontekstowego Raporty otworzy się okno podglądu raportu, z którego można go wydrukować. Pozycja Drukuj otwiera standardowe okno drukowania.

Raporty Ruchów magazynowych oraz Raport powiązań składników są dostępne z menu kontekstowego faktury. Ruch magazynowy jest pokazywany tylko dla tych magazynów, które zostały określone w oryginalnym dokumencie.

Rozbieżności w ilościach

Ilość towarów podana w dokumentach dostawcy może różnić się od faktycznie otrzymanej. Jeśli rozbieżności nie mogą zostać skorygowane przy przyjęciu towaru, do księgowości będą używane tylko dane z oryginalnego dokumentu. Jednak rozbieżności w ilości, jak również uzgodniona cena i pozycje (dostarczono niewłaściwy towar) powinny być zarejestrowane w systemie i mogą być dalej wykorzystywane do rozstrzygania sporów.

Do tego służą dwie kolumny ilości — W opakowaniu i Rzeczywista ilość. Jeśli wartości w tych kolumnach nie będą się zgadzać, zostaną podświetlone na różowo, a po najechaniu kursorem pojawi się podpowiedź z różnicą ilości.

Po zaksięgowaniu dokumentu ilość podana w kolumnie W opakowaniu zostanie wprowadzona do ksiąg, ale dokument, w którym zarejestrowano rozbieżność, będzie oznaczony ikoną na liście dokumentów. Rozbieżności w ilościach można później zarejestrować w dokumentach rozchodu lub fakturach zwrotnych. Jeśli rzeczywista ilość przekracza ilość towarów w opakowaniu, te pozycje również zostaną wyróżnione. Komunikat ostrzegawczy pokaże te rozbieżności ze znakiem „minus”.

Ten sam ikon używany jest dla faktur wydatkowych (część wewnętrznego transferu) w przypadku, gdy odpowiednia faktura zakupu rejestruje rozbieżności ilościowe. Dokument dostarcza dane o faktycznie otrzymanej ilości towarów.

Wprowadzanie pozycji według nazw (kodów) podanych przez dostawców

Nazwę otrzymanego produktu można wprowadzić na dwa sposoby: używając nazwy, pod którą towar jest zarejestrowany w kartotece magazynowej (w kolumnie Nasza nazwa produktu) lub nazwy podanej w dokumentach dostawcy (w kolumnie Nazwa produktu dostawcy).

Pola Kod dostawcy i Nazwa produktu dostawcy są dostępne, jeśli na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach sklepu jest zaznaczona opcja Używaj produktów dostawcy.

Towary można wprowadzać do kartotek tylko za pomocą nazwy dostawcy, jeśli „produkt dostawcy” i „nasz produkt” są ze sobą zgodne. To dopasowanie można skonfigurować wcześniej w karcie magazynowej pozycji na zakładce Produkty dostawcy, w cenniku dostawcy lub podczas uzupełniania faktury.

Jeśli nazwy są dopasowane, dostępne będą nie tylko towary i półprodukty zarejestrowane w kartotece magazynowej, ale także „towary zewnętrzne” w polu Nazwa produktu dostawcy. Są to towary dostawcy, którego wskazano na fakturze (pole Dostawca).

Jeśli wybierzesz „towary zewnętrzne”, automatycznie zostanie wybrana pozycja kartoteki magazynowej, w której zarejestrowano przyjęcie (w polu Nasza nazwa produktu).

W razie potrzeby można zarejestrować towary pod nazwami dostawcy bez weryfikacji cen. W tym celu dopasuj „nasz produkt” i „produkt dostawcy” w cenniku i wybierz opcję „Nie pokazuj ostrzeżeń”.

Usługa wliczona w cenę produktu

Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, koszt dostawy i innych usług dodatkowych może być ujęty jako osobna pozycja kosztowa lub może być wliczony w cenę zakupionych produktów.

Koszt usługi jest równomiernie rozdzielany pomiędzy fakturowane pozycje i opiera się na koszcie oraz ilości towarów. Kolumna Dod. Koszty pokaże kwotę przypisaną do każdej pozycji, która zostanie dodana do jej kosztu podczas rejestracji księgowania, jednak suma faktury pozostanie niezmieniona.

Jeśli firma posiada osobne konto VAT, rozdział usługi dotyczy kosztu towarów netto VAT, a następnie osobno kwoty VAT.

Aby uwzględnić koszt usług w koszcie towarów, wykonaj następujące kroki:

1. Utwórz fakturę zakupu jak opisano powyżej.
2. Dodaj usługę do rozdzielenia. Usługa musi mieć w karcie magazynowej na zakładce Właściwości główne włączoną opcję Brak transferu magazynowego.
3. W menu Akcje wybierz
   • Rozdziel koszt usług według kwoty. Do obliczeń używany jest koszt towarów. Najpierw obliczany jest współczynnik rozdziału według wzoru:

Całkowite usługi / Całkowite pozostałe towary

Wartość w kolumnie Dod. Koszty dla każdej pozycji obliczana jest według wzoru:

Współczynnik rozdziału * Cena produktu

• Rozdziel koszt usług według ilości. Do obliczeń używana jest ilość zapakowanego produktu. Współczynnik rozdziału obliczany jest według wzoru:

Całkowite usługi / Całkowita ilość zapakowanych towarów

Wartość w kolumnie Dod. Koszty dla każdej pozycji obliczana jest według wzoru:

Współczynnik rozdziału * Ilość zapakowanych towarów

 

Te opcje są dostępne, jeśli faktura zawiera usługę z włączoną opcją Brak transferu magazynowego.

1. Zapisz i zaksięguj fakturę.

Możesz ustawić algorytm rozdziału, który będzie stosowany domyślnie na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach sklepu. Dod. koszty będą obliczane według tego algorytmu i sprawdzane w menu Akcje.

Rozważmy przykłady uwzględnienia usług w cenie fakturowanego produktu. Dodajmy kilka pozycji do faktury oraz usługę dostawy świadczoną przez dostawcę. Usługa ma włączoną opcję Brak transferu magazynowego.

Rozdział według kwoty. Wybierz pozycję Rozdziel koszt usług według kwoty w menu Akcje. Obliczenia rozdziału przedstawia tabela:

Nr.	Nazwa	Cena, €	Ilość	Razem, €	Udział	Dodatkowe koszty, €
1	Ziemniaki	1	10	10	0.2041 = 5 / 24.5	2.04 = 0.2041 * 10
2	Marchew	0.7	5	3.5		0.72 = 0.2041 * 3.5
3	Kapusta	0.7	11	7.7		1.57 = 0.2041 * 7.7
4	Pomidor	1.1	3	3.3		0.67 = 0.2041 * 3.3
5	Dostawa	5	1	-	-	-
Razem (bez usług)			29	24.5

Faktura pokazuje następujące:

Rozdział według ilości. Wybierz pozycję Rozdziel koszt usług według ilości w menu Akcje. Obliczenia rozdziału przedstawiono w tabeli:

Nr.	Nazwa	Cena, €	Ilość	Razem, €	Współczynnik	Dodatkowe koszty, €
1	Ziemniaki	1	10	10	0.1724 = 5 / 29	1.72 = 0.1724 * 10
2	Marchew	0.7	5	3.5		0.87 = 0.1724 * 5
3	Kapusta	0.7	11	7.7		1.89 = 0.1724 * 11
4	Pomidor	1.1	3	3.3		0.52 = 0.1724 * 3
5	Dostawa	5	1	-	-	-
Razem (bez usług)			29	24.5

Faktura pokazuje następujące:

Kontrola cen na fakturze zakupu

Jeśli dla towarów zakupionych od danego dostawcy została skonfigurowana lista cen, wartość jednostkowa zostanie wprowadzona automatycznie.

Jeśli cena zmieni się w wyniku wprowadzenia nowych danych dostawy i będzie poza dozwolonymi limitami ustalonymi w cenniku, komórka zostanie podświetlona na różowo, a po najechaniu kursorem pojawi się podpowiedź opisująca powód tego stanu.

Jeśli zakazane jest księgowanie takich faktur i nie posiadasz specjalnych uprawnień, nie będziesz mógł zapisać i zaksięgować dokumentu zawierającego towary o niedozwolonych cenach.

Faktury, które mają pewne rozbieżności z cennikiem, są oznaczone na liście faktur ikoną .

Możesz kontrolować ceny, jeśli to konieczne, bez prowadzenia kartoteki „towary zewnętrzne”. W tym celu ustaw w cenniku wyrównanie „nasz produkt” do „nasz produkt” i wybierz „Ostrzegaj” lub „Zabroń księgowania”.

Tworzenie dokumentu rozchodu lub faktury zwrotnej dla rozbieżności ilościowych

Możesz utworzyć dokument rozchodu lub fakturę zwrotną dla rozbieżności na podstawie faktury, na której takie rozbieżności zostały zarejestrowane przy przyjęciu towaru. W tym celu otwórz dokument z ikoną , kliknij Akcje i wybierz odpowiednią pozycję. Zostaną uwzględnione wszystkie pozycje faktury zawierające rozbieżności.

Na fakturze pozycje z rozbieżnościami są podświetlone na różowo (pola ilości), a po najechaniu kursorem pojawia się podpowiedź pokazująca różnicę ilości. Ilość z minusem oznacza różnicę dodatnią (rzeczywista ilość przekracza ilość towaru w opakowaniu). Dla tych różnic (rozbieżności) nie tworzy się dokumentów rozchodu ani faktur zwrotnych.