Szablony Dokumentów

Przegląd

W aplikacji Syrve możesz skonfigurować układ dokumentów tworzonych w systemie, korzystając z szablonów dokumentów.

Szablony są tworzone w Ustawienia systemu i konserwacja > Szablony dokumentów i są używane do generowania dokumentów, takich jak zamówienia zakupu i faktury elektroniczne.

Szablony pozwalają na standaryzację wyglądu dokumentów i automatyczne wypełnianie ich danymi z systemu.

Zanim zaczniesz

Przed utworzeniem szablonów dokumentów upewnij się, że wymagane przepływy pracy dokumentów są już skonfigurowane w aplikacji Syrve.

Dla szablonów zamówień zakupu, przepływy pracy zakupów muszą być skonfigurowane w Ustawienia systemu i konserwacja > Inwentarz > Zakupy. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule Przepływy pracy zakupów. 

Dla szablonów faktur elektronicznych, e-fakturowanie musi być skonfigurowane i dostępne dla sklepu.

Użytkownik konfigurujący szablony musi mieć prawa dostępu do Ustawienia systemu i konserwacja > Szablony dokumentów oraz do powiązanych sekcji dokumentów, w których będą używane szablony.

Rodzaje szablonów dokumentów

W aplikacji Syrve możesz utworzyć dwa rodzaje szablonów dokumentów do użycia w swoim sklepie:

• Zamówienia zakupu. Używane do zamawiania produktów i artykułów od dostawców.
• Faktury elektroniczne. Używane do tworzenia faktur wysyłanych elektronicznie do klientów, kontrahentów, dostawców lub innych stron.

Oba rodzaje są tworzone i konfigurowane w ten sam sposób.

Jak utworzyć szablon dokumentu

Aby utworzyć szablon dokumentu:

1. Przejdź do Ustawienia systemu i konserwacja > Szablony dokumentów.

2. Kliknij + Dodaj szablon.

3. W oknie popup, wprowadź nazwę, wybierz typ, i zmień rozmiar szablonu oraz marginesy, jeśli to konieczne. Możesz zmienić te parametry później, jeśli zajdzie taka potrzeba, klikając  obok nazwy szablonu.

4. Kliknij Dodaj.

   

Struktura szablonu

Szablon składa się z grup, a każda grupa może zawierać do 4 komponentów: 

• Tekst — dodaje statyczny lub dynamiczny tekst, taki jak tytuł dokumentu, numer, data, nazwa dostawcy lub komentarze. 
• Obraz — dodaje logo lub inny obraz do dokumentu.
• Tabela — dodaje tabelę opartą na danych systemowych, na przykład produkty zawarte w zamówieniu zakupu lub fakturze. 
• Tabela niestandardowa — dodaje ręcznie skonfigurowaną tabelę, która nie jest powiązana z źródłem danych systemowych. Może być używana do statycznych bloków, sekcji podsumowań, podpisów lub niestandardowych układów. 

Możesz dodać tyle grup tekstu, obrazów lub tabel do szablonu dokumentu, ile potrzebujesz, klikając . Każda grupa może mieć maksymalnie 4 komponenty.

Dodawanie treści do szablonu

Tekst

1. W wierszu edycji grupy kliknij + a następnie Tekst.

2. Na karcie Ogólne wprowadź wszystkie wymagane parametry. W polu Tekst na dole karty wprowadź wymagany tekst, np. Zamówienie zakupu.

3. Możesz uczynić tekst dynamicznym, wstawiając zmienne (zobacz sekcję Korzystanie ze zmiennych i funkcji poniżej).

   

   Dodawanie tekstu do szablonu zamówienia zakupu

   

   Dodawanie tekstu do szablonu faktury elektronicznej

4. Gdy grupa zostanie dodana, kliknij  aby zmienić którykolwiek z powyższych parametrów.

5. Po dodaniu kilku elementów do grupy, możesz zmienić ich układ. Aby to zrobić, naciśnij i przytrzymaj   przeciwko wymaganej grupie, przeciągnij i upuść ją według uznania.

Obrazy

1. Jeśli chcesz dodać obraz do tej samej grupy, kliknij + a następnie Obraz.

2. W oknie popup wprowadź szerokość i wysokość obrazu, wybierz wyrównanie i załaduj obraz. Jeśli to konieczne, dodaj marginesy.

3. Kliknij Dodaj.

   

Tabele

1. Aby dodać tabelę do tej samej grupy, nad którą pracujesz, kliknij + a następnie Tabela. Aby dodać tabelę do nowej grupy, kliknij + Dodaj grupę następnie + a potem Tabela.
2. W oknie popup wybierz wymagane parametry.
3. W polu Dane dla tabeli wybierz źródło danych dla tabeli. 
4. W bloku Ustawienia tabeli dodaj wymaganą liczbę kolumn, klikając .
5. Każda kolumna zostanie później wypełniona szczegółami zamówienia zakupu lub faktury. Możesz dodać tyle kolumn, ile potrzebujesz. 
6. Jeśli niektóre z wcześniej dodanych kolumn nie są już potrzebne, usuń je, klikając  w prawym górnym rogu odpowiedniego wiersza.
7. Użyj  aby przeciągnąć i upuścić grupy w wymagane miejsce.
8. Poniżej znajduje się przykład szablonu zamówienia zakupu utworzonego w aplikacji Syrve:

Kolumny tabeli

• Nazwa kolumny. Wyświetlana w nagłówku tabeli.
• Wartość kolumny. Określa, jakie dane są wyświetlane w kolumnie.
• Wyrównanie tekstu. Lewo, środek lub prawo.
• Szerokość kolumny, %. Określa, ile miejsca zajmuje kolumna.
• Pokaż sumę kolumny. Wyświetla sumy dla kolumn liczbowych.

Tabela niestandardowa

Użyj Tabeli niestandardowej, gdy struktura tabeli jest wymagana do celów układu lub gdy wartości są wprowadzane ręcznie w szablonie.

W przeciwieństwie do zwykłej Tabeli, Tabela niestandardowa nie jest wypełniana z wybranego źródła danych. Jest to przydatne dla:

• tabel statycznych
• sekcji podsumowań
• niestandardowych układów niepowiązanych z danymi systemowymi

Treść dynamiczna

Szablony dokumentów mogą zawierać zarówno treść statyczną, jak i dynamiczną.

Treść statyczna jest wprowadzana ręcznie i pozostaje taka sama za każdym razem, gdy dokument jest generowany. Na przykład może to być tytuł, uwaga prawna lub stały nagłówek tabeli.

Treść dynamiczna jest wstawiana za pomocą zmiennych i funkcji. Gdy dokument jest generowany, aplikacja Syrve zastępuje zmienne rzeczywistymi wartościami z dokumentu, takimi jak numer zamówienia, nazwa sklepu, dostawca, nazwa produktu, ilość, cena lub data faktury.

Praca ze zmiennymi i funkcjami

Szablony obsługują dynamiczne dane za pomocą wbudowanych zmiennych i funkcji.

Wszystkie dostępne wartości są już zdefiniowane w systemie i można je wybrać z kart Zmienne i Funkcje.

Zmienne

Zmienne są zastępowane rzeczywistymi wartościami, gdy dokument jest generowany.

Aby wstawić zmienną:

1. Otwórz kartę Zmienne.
2. Skopiuj wymaganą zmienną.
3. Wklej ją w polu tekstowym lub wartości kolumny w nawiasach kwadratowych.

Przykłady:

[orderNumber]

[storeName]

[productName]

Zmienne z wieloma polami

Niektóre zmienne zawierają kilka powiązanych wartości (na przykład dostawca lub organizacja).

W większości przypadków te pola mogą być używane bezpośrednio jako oddzielne zmienne:

[productName]

[internalSku]

[email]

Jednak jeśli nazwy pól się powtarzają (na przykład name lub fullAddress), może być konieczne określenie zmiennej za pomocą notacji kropkowej, aby uniknąć niejednoznaczności:

[supplier.name]

[customer.name]

Funkcje

Funkcje są opcjonalne. Są przydatne, gdy wartość musi być sformatowana lub obliczona przed wyświetleniem w dokumencie. Mogą być używane do formatowania wartości, wykonywania obliczeń lub dostosowywania sposobu wyświetlania danych. Są one wstawiane w taki sam sposób jak zmienne — w nawiasach kwadratowych.

Wszystkie dostępne funkcje można znaleźć w zakładce Funkcje w edytorze szablonów.

Używanie funkcji ze zmiennymi

Możesz łączyć funkcje ze zmiennymi, aby przetwarzać i formatować dane w szablonie.

Aby użyć funkcji ze zmienną:

1. Otwórz zakładkę Funkcje i skopiuj funkcję.
2. Zamień fieldName na zmienną z zakładki Zmienne.

Przykład: [dateFormat(fieldName)] → [dateFormat(createDate)]

Obliczenia i wyrażenia

Możesz także wykonywać proste obliczenia:

[quantityOrdered * priceVatExclusive]

[sum(items, priceVatExclusive)]

[toFixed(sum(items, priceVatExclusive), 2)]

Mapowanie szablonów

Po utworzeniu szablonów można je mapować. Oznacza to, że jeśli masz jeden lub więcej szablonów tego samego typu, możesz wybrać, który z nich będzie używany jako domyślny szablon.

Aby wybrać domyślny szablon dokumentu:

1. Przejdź do zakładki Mapowanie szablonów.
2. Kliknij w kolumnie Nazwa szablonu i wybierz jeden z utworzonych szablonów dokumentów jako domyślny szablon dla jednego lub obu typów dokumentów.

Po skonfigurowaniu szablony są automatycznie używane w procesach generowania i wysyłania dokumentów, zapewniając spójne formatowanie we wszystkich dokumentach.

Mapowanie szablonów nie tworzy nowego szablonu. Określa jedynie, który istniejący szablon jest używany domyślnie dla każdego typu dokumentu.

Jeśli dostępnych jest kilka szablonów tego samego typu, mapowanie pomaga wybrać szablon, który powinien być stosowany automatycznie w procesach generowania dokumentów.

Jak używać szablonu dokumentu

Szablony dokumentów utworzone w aplikacji Syrve mogą być używane do generowania i wysyłania zamówień zakupu oraz e-faktur.

Jak używać szablonów e-faktur

Jeśli e-fakturowanie jest skonfigurowane w Twoim sklepie, możesz używać szablonów dokumentów do standaryzacji i uproszczenia procesu e-fakturowania. Aby wybrać szablon dokumentu do wysłania e-faktury:

1. Przejdź do Faktury w sekcji Zarządzanie biznesem.
2. Wybierz wymaganą fakturę i kliknij w kolumnie Akcje.
3. W oknie popup wybierz PDF na podstawie szablonu.
4. Faktura oparta na szablonie dokumentu utworzonym w aplikacji Syrve zostanie pobrana na Twoje urządzenie. Teraz możesz ją wysłać.

Jak używać szablonów zamówień zakupu

Szablony zamówień zakupu są wybierane w ustawieniach przepływu pracy zakupów. Więcej informacji o przepływach pracy zakupów i ich konfiguracji znajdziesz w artykule Przepływy pracy zakupów.

Aby wybrać utworzony szablon zamówienia zakupu jako domyślny szablon:

1. Przejdź do Ustawienia systemu i konserwacja > Inwentarz > Zakupy.
2. Otwórz istniejący przepływ pracy zakupów do edycji lub dodaj nowy.
3. Jeśli edytujesz jeden z wcześniej utworzonych przepływów, przejdź bezpośrednio do kroku WYSYŁANIE.
4. Wybierz Wyślij zamówienie automatycznie e-mailem.
5. W wierszu Format wybierz PDF_BY_TEMPLATE.
6. Zapisz zmiany.

Przykład wygenerowanego dokumentu

Po skonfigurowaniu i wybraniu szablonu dokumentu w odpowiednim przepływie pracy, aplikacja Syrve używa go do generowania dokumentu PDF.

Wygenerowany dokument zawiera układ skonfigurowany w szablonie oraz rzeczywiste dane z zamówienia zakupu lub e-faktury, takie jak numer dokumentu, data, dane dostawcy lub klienta, wiersze produktów, ilości, ceny, VAT i sumy.

PDF można następnie pobrać, wysłać e-mailem lub użyć zgodnie z skonfigurowanym przepływem pracy dokumentów.