Workflow Zakupów Żywności
Aby zapoznać się z opisem i ogólnymi zasadami zamówień realizowanych w biurze internetowym, sprawdź artykuł Zakupy.
Proszę czytać dalej, aby dowiedzieć się, jakie ustawienia należy wykonać, zanim zaczniesz kupować od zewnętrznych dostawców.
Warunki wstępne
- Dodaj dostawców, od których będziesz kupować artykuły spożywcze.
- Przygotuj szablon produktu, jeśli chcesz go użyć podczas zakupów.
Dodawanie Workflow Zakupów
Aby dodać nowy workflow (zbiór reguł definiujących proces zakupów podczas obsługi zamówień w aplikacji Routine Restaurant Operations), przejdź do Ustawienia Systemu & Konserwacja > Magazyn > Zakupy i kliknij Dodaj.
Workflow zakupów jest podzielony na kilka etapów.
START
- Nadaj nazwę workflow zakupów i dodaj opis.
- Wybierz Zamówienie zewnętrzne jako typ zamówienia.
SKLEPY
Wybierz sklepy, w których chcesz używać tego workflow zakupów.
Dostępne opcje:
- Wszystkie sklepy — wszystkie lokalizacje Twojej sieci będą mogły korzystać z tego workflow do zakupu żywności.
- Wybrane sklepy — tylko wybrane lokalizacje będą mogły korzystać z tego workflow.
- Wszystkie sklepy w szablonie — zostaną wybrane wszystkie sklepy należące do określonego szablonu sklepu. Ten workflow zakupów może być używany tylko w restauracjach, gdzie takie szablony są skonfigurowane.
HARMONOGRAM
Brak zdefiniowanego harmonogramu
Jeśli nie ma stałego harmonogramu, pracownik restauracji składa zamówienie ręcznie, gdy zapasy żywności się wyczerpią.
-
Wybierz Brak zdefiniowanego harmonogramu.
-
Określ, jak szybko dostawca powinien dostarczyć zamówienie po jego otrzymaniu w polu Czas realizacji (dni).
-
Określ, jak szybko zamówienie powinno zostać zatwierdzone i wysłane do dostawcy w polu Czas na zatwierdzenie (dni).
Jeśli w polu Czas na zatwierdzenie (dni) wpiszesz 0 i zamówienie nie zostanie zatwierdzone i wysłane do dostawcy przed 23:00, zostanie automatycznie anulowane.
-
W polu Złóż przed określ, kiedy zamówienie powinno zostać złożone u dostawcy, aby zostało dostarczone na czas.
-
W polu Częstotliwość zamówień (dni) określ, jak długo wystarczą Twoje zapasy, zanim będziesz musiał zamówić więcej towaru.
Użyj tego pola, jeśli ilość towaru jest szacowana automatycznie (patrz krok Ilość). System automatycznie oszacuje ilość produktu wystarczającą do przetrwania do następnej dostawy.

Stały harmonogram
Gdy towary są dostarczane według stałego harmonogramu, zamówienia są generowane automatycznie.
- Wybierz opcję Stały harmonogram. System automatycznie utworzy zamówienie zakupu przed datą dostawy, w zależności od ustawień.
- Wybierz okres (dzień, tydzień, miesiąc lub rok), a następnie datę lub dzień tygodnia oraz godzinę dostawy.
- Określ, jak szybko dostawca powinien dostarczyć zamówienie po jego otrzymaniu w polu Czas realizacji (dni).
- Określ, ile dni pracownik restauracji ma na zmianę i potwierdzenie zamówienia, zanim zostanie ono złożone u dostawcy, w polu Czas na zatwierdzenie (dni).
- W polu Złóż przed określ, kiedy zamówienie powinno zostać złożone (wysłane) do dostawcy, aby zostało dostarczone na czas.
Na przykład, towary powinny być dostarczane w każdy piątek o 10:00. Restauracja ma 2 dni na sprawdzenie i zatwierdzenie zamówienia, a dostawca ma 2 dni na przygotowanie i dostawę towaru. Oznacza to, że zamówienie będzie generowane w każdy poniedziałek, a pracownik restauracji powinien je zatwierdzić przed środą do godziny 13:00 i wysłać do dostawcy.

Jak ustawić taki harmonogram:

Szczegółowy harmonogram dostawcy
Gdy zamawiasz produkty według stałego harmonogramu, są one dostarczane w równych odstępach czasu: co 2 dni, co 5 dni itd. Ale czasem dostawca dostarcza codziennie, z wyjątkiem weekendów.
Jeśli tak jest, użyj opcji Szczegółowy harmonogram dostawcy.
Taki harmonogram można skonfigurować jako skrypt o prostej składni.
Zawiera siedem bloków — po jednym na każdy dzień tygodnia. Każdy dzień musi mieć określone następujące ustawienia:
-
shipmentDay — numer dnia: 1—poniedziałek, 2—wtorek, 3—środa itd.
-
shipmentAvailable — czy dostawa jest zaplanowana na ten dzień.
Jeśli tak: "shipmentAvailable": true.
Jeśli nie: "shipmentAvailable": false.
-
shipmentTime: godzina, minuta — czas dostawy.
-
dueDay, dueTime: godzina, minuta — termin potwierdzenia i wysłania zamówienia.
-
dayCreate — dzień tworzenia zamówienia.
Jeśli nie używasz parametru, wpisz null.
Ustawmy tygodniowy harmonogram zamówień: towary są dostarczane codziennie z wyjątkiem sobót i niedziel. Zamówienie zakupowe jest generowane codziennie, a żywność dostarczana następnego dnia. Aby mieć zamówienie dostarczone w poniedziałek, musisz je utworzyć i złożyć w piątek.

W przypadku takiego harmonogramu wklej skrypt w polu Harmonogram dostaw.
{
"scheduleItems": [
{
"shipmentDay": 1,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 5,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 5
},
{
"shipmentDay": 2,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 1,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 1
},
{
"shipmentDay": 3,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 2,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 2
},
{
"shipmentDay": 4,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 3,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 3
},
{
"shipmentDay": 5,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 4,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 4
},
{
"shipmentDay": 6,
"shipmentAvailable": false,
"shipmentTime": null,
"dueDay": null,
"dueTime": null,
"dayCreate": null
},
{
"shipmentDay": 7,
"shipmentAvailable": false,
"shipmentTime": null,
"dueDay": null,
"dueTime": null,
"dayCreate": null
}
]
}
DOSTAWCA
Aby wybrać dostawcę, od którego chcesz zamówić produkty spożywcze, wybierz opcję Wybrany dostawca z menu rozwijanego.
Wybierz dostawcę, którego wcześniej dodałeś w sekcji Dostawcy.
Aby złożyć zamówienie za pomocą systemu zarządzania dokumentami, włącz opcję Użyj GLN i podaj GLN w polu poniżej.
Jeśli wcześniej podałeś GLN w rekordzie dostawcy w aplikacji desktopowej back-office, nie włączaj tej opcji, system użyje go automatycznie.
Aby pominąć wybór dostawcy na tym etapie i wybrać go dopiero podczas składania i zatwierdzania zamówienia, wybierz opcję Wybierz dostawcę podczas zatwierdzania zamówienia.
PRODUKTY
Możesz przygotować listę produktów na trzy sposoby: dodać wszystkie produkty, wybrać produkty ręcznie lub użyć gotowego szablonu.
Wszystkie produkty
Wybierz tę opcję, aby wybrać dowolny produkt spożywczy z Twojej listy magazynowej.
Wybrane produkty
Aby dodać produkty ręcznie:
- Wybierz opcję Wybrane produkty.
- Kliknij Dodaj produkty.
- Zaznacz wymagane pozycje i kliknij Dodaj.

Szablon produktu
Aby użyć gotowej listy produktów spożywczych, wybierz Szablon produktu.
ILOŚĆ
Określ sposób, w jaki system powinien oszacować ilość produktów w zamówieniu:
-
Jeśli chcesz, aby system oszacował ilość na podstawie prognozy sprzedaży, wybierz opcję Użyj prognozy. Jeśli dopiero zaczynasz i nie masz sprzedaży, prognoza nie zadziała, a ilość produktów nie zostanie obliczona. Aby móc korzystać z prognozy, potrzebujesz co najmniej dwóch tygodni danych sprzedażowych. Jeśli w Twoim zamówieniu nie zostanie określona żadna ilość (ilość produktu wynosi 0) i etap zatwierdzania zostanie pominięty, zamówienie zostanie anulowane.
W polu Procent końcowej prognozy określ, czy chcesz zamawiać ilości ściśle według prognozy (100%), poniżej prognozy (np. 80%) lub powyżej prognozy (np. 120%).
-
Wybierz opcję Ilość według dni tygodnia, aby określić inną ilość na każdy dzień. Może to być przydatne, jeśli nie masz historii sprzedaży i prognoza nie zadziała. Ilość rozbita według dni tygodnia jest określana w specjalnym polu, do którego wklejasz dane z arkusza Excel. W tym celu musisz stworzyć tabelę Excel z wymaganymi nagłówkami kolumn: productSku, productName, mainUnit, qtyMonday, qtyTuesday, qtyWednesday, qtyThursday, qtyFriday, qtySaturday, qtySunday. Następnie określ przybliżoną ilość produktu na każdy dzień, zapisz tabelę w formacie CSV, przekonwertuj powstały plik na format JSON i wklej dane do pola.
Plik powinien wyglądać mniej więcej tak:
Wymaganą ilość można określić za pomocą specjalnego zestawu znaków — skryptu.
Przykład skryptu[
{
"productSku":"6501106",
"qtyMonday": 0,
"qtyTuesday":1,
"qtyWednesday":3,
"qtyThursday":2,
"qtyFriday":2,
"qtySaturday":3,
"qtySunday": 3
},
{
"productSku":"6501102",
"qtyMonday": 10,
"qtyTuesday":15,
"qtyWednesday":13,
"qtyThursday":8,
"qtyFriday":13,
"qtySaturday":12,
"qtySunday": 20
}
] -
Wybierz opcję Nie sugeruj, aby ręcznie wprowadzić wymaganą ilość podczas składania zamówienia. System nie będzie automatycznie uzupełniał ilości. Jeśli użyjesz tej opcji i etap zatwierdzania zostanie pominięty (opcja Wymagane zatwierdzenie jest wyłączona), zamówienie zostanie anulowane, ponieważ nie będzie zawierało żadnej ilości.
-
Jeśli wcześniej złożyłeś przynajmniej jedno zamówienie, możesz użyć go do ustalenia ilości produktów. W tym celu wybierz Powtórz ostatnie zamówienie.
-
Jeśli w szablonie określono maksymalną ilość i wybrano ten szablon w kroku PRODUKTY, możesz użyć ustawienia Maksymalna ilość ze szablonu. Podczas składania zamówienia system ustawi ilość na maksymalną określoną w szablonie produktu. Stan magazynowy nie będzie brany pod uwagę.
-
Aby zamówić wystarczającą ilość na kilka dni z uwzględnieniem produktów na stanie, użyj opcji Prognoza wielodniowa.
JEDNOSTKI
Określ źródło jednostek opakowań.
Aby użyć jednostek opakowań z aktywnego cennika dostawcy, wybierz Auto.
Jeśli w kroku PRODUKTY wybrałeś szablon produktu, możesz wybrać pozycję Jednostki ze szablonu. Jednostki opakowań podświetlone na zielono są dostępne.
Jeśli dostawca ma cennik, system porównuje jednostki opakowań określone w szablonie z tym cennikiem. Możesz użyć tylko tych jednostek, które występują na obu listach.
ZATWIERDZENIE
Przed wysłaniem zamówienia do dostawcy może być konieczne jego sprawdzenie i zatwierdzenie przez pracownika restauracji.
-
Aby uwzględnić ten etap w procesie zakupowym, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie w bloku Ustawienia zatwierdzania w sekcji Zamówienie.
Jeśli opcja jest włączona, zamówienie zakupu musi zostać zatwierdzone przez pracownika posiadającego uprawnienie „Zatwierdzanie zamówienia przez pracownika”.
Aby umożliwić kierownikowi sklepu dalsze zatwierdzanie zamówień, jeśli przekraczają określone kwoty, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie kierownika i określ kwotę zamówienia, która wywołuje ten etap. Taki pracownik musi mieć uprawnienie „Zatwierdzanie zamówienia przez kierownika”.
Aby umożliwić kierownikowi centrali posiadającemu uprawnienie „Zatwierdzanie zamówienia przez centralę” kontrolę nad najdroższymi zamówieniami, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie centrali i określ odpowiednią kwotę.
Jeśli odpowiedzialny pracownik nie zatwierdzi zamówienia w określonym czasie, zostanie ono anulowane.
Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie od razu przyjmuje status Wysłane i jeśli wysyłka jest ustawiona na automatyczną, zostanie wysłane do dostawcy. Upewnij się, że ilości produktów są określone (np. prognoza zadziałała), w przeciwnym razie zamówienie zostanie anulowane.
-
Jeśli w ustawieniach dostawcy określono Minimalną kwotę zamówienia, zamówienie o mniejszej wartości nie może być wysłane automatycznie i musi zostać potwierdzone przez pracowników.
-
Aby umożliwić pracownikom edycję zamówienia podczas zatwierdzania i dodanie do niego dodatkowych produktów, włącz opcję Zezwól na dodawanie produktów.
-
Aby zamówienie po zatwierdzeniu od razu przyjęło status Wysłane, włącz opcję Wyślij zamówienie od razu.
Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie przyjmie status Zatwierdzone po zakończeniu tego etapu, a następnie automatycznie przejdzie do statusu Wysłane w zależności od ustawień w kroku HARMONOGRAM.
-
Włącz opcję Zezwól na zmianę daty dostawy, aby umożliwić pracownikom zmianę daty dostawy podczas zatwierdzania.
-
Zazwyczaj w zamówieniu wstawiane są ceny z cenników dostawcy. Jeśli jednak nie korzystasz z cenników, możesz wprowadzić ceny ręcznie podczas zatwierdzania. W tym celu włącz parametr Zezwól na zmianę cen.

WYSYŁKA
Wybierz, w jaki sposób chcesz przesłać zamówienie do dostawcy:
- Jeśli zamawiasz towary telefonicznie lub e-mailem, wybierz opcję Wyślij zamówienie ręcznie.
- Jeśli chcesz, aby system automatycznie wysyłał zamówienia zakupowe e-mailem, wybierz opcję Wyślij zamówienie automatycznie e-mailem i dokonaj niezbędnych ustawień:
-
ID klienta. Twój kod restauracji w systemie dostawcy.
-
Do. Adres e-mail dostawcy.
-
Od. Adres e-mail pracownika wysyłającego zamówienie.
-
Nadawca. Imię i nazwisko pracownika wysyłającego zamówienie.
-
Wyślij kopię do nadawcy.
-
Wyślij kopię do pracowników z rolami. Wybierz rolę pracownika, któremu zostanie wysłana kopia zamówienia zakupowego z listy dostępnych ról.
-
Format.
- HTML — zamówienie zostanie wysłane w treści e-maila
- XLSX — zamówienie zostanie dołączone jako plik XLSX
- PDF — zamówienie zostanie dołączone jako plik PDF
-
Format Excela. Wybierz Prosty lub Rozszerzony.
[+] Przykład zamówienia zakupowego w formacie HTML
-


- Jeśli chcesz, aby system automatycznie wysyłał zamówienia do serwera FTP, wybierz opcję Wyślij zamówienie automatycznie na FTP i dokonaj niezbędnych ustawień:
- ID klienta. Twój kod restauracji w systemie dostawcy.
- Protokół FTP. Wybierz protokół serwera FTP.
- Host FTP. Adres serwera FTP.
- Port FTP. Port serwera FTP.
- Login FTP i hasło FTP. Dane uwierzytelniające do serwera FTP.
- Folder FTP. Folder na serwerze, w którym umieszczasz plik zamówienia.
- Rozszerzenie pliku. Wybierz format zamówienia zgodnie z wymaganiami dostawcy.
- Jeśli masz integrację z systemem Freshware EDI, wybierz FreshWare i wprowadź dane uwierzytelniające podane przez integratora.
Ten krok nie wpływa na sam przebieg procesu — zamówienie nie zostanie przesunięte do kolejnego etapu ani nie zmieni statusu. To ustawienie definiuje jedynie sposób wysyłki (przekazania) zamówienia do dostawcy.
POTWIERDZENIE
Określ, czy zamówienie wymaga potwierdzenia przez dostawcę.
Nie wymagane
Jeśli Twój dostawca może dostarczyć towar bez dodatkowej akceptacji, wybierz Brak wymaganego potwierdzenia. Zamówienie automatycznie przyjmie status Potwierdzone.
Wymagane potwierdzenie
Jeśli potrzebujesz uzyskać potwierdzenie od dostawcy, wybierz Ręczne potwierdzenie. W takim przypadku pracownik restauracji kontaktuje się z dostawcą telefonicznie lub w inny sposób, aby uzgodnić ilości i produkty oraz potwierdzić zamówienie.
Jeśli w momencie potwierdzenia dostawca będzie miał nowe ceny, pracownicy mogą je dostosować w zamówieniu. W tym celu włącz opcję Dostawca może zmienić cenę jednostkową.

Jeśli masz integrację z systemem Freshware EDI, wybierz FreshWare.
WYSYŁKA
Ręczna
Aby kontrolować odbiór produktów i ręcznie tworzyć fakturę zakupu, wybierz opcję Ręczna wysyłka i określ typ magazynu, do którego powinien zostać przyjęty produkt.
Wybierz Typ magazynu odbioru z listy rozwijanej.
Po potwierdzeniu zamówienia przez dostawcę musisz zaakceptować zamówienie. Po akceptacji zamówienie jest uznawane za wysłane, a faktura zakupu zostanie wygenerowana.
Automatyczna
Jeśli chcesz, aby wysyłka była generowana i potwierdzana automatycznie, wybierz Automatyczna wysyłka.
Wybierz typ magazynu, do którego powinien zostać przyjęty produkt.
Domyślnie faktura jest tworzona w zaplanowanym terminie dostawy zgodnie z ustawieniami harmonogramu. Jeśli chcesz, aby faktura była tworzona w dniu potwierdzenia zamówienia, włącz odpowiednią opcję.
Użyj opcji Zezwól na ręczne nadpisanie, aby umożliwić pracownikom akceptację dostawy przed zaplanowanym terminem dostawy, na przykład jeśli dostawca dostarczy towar wcześniej.
Wybierz FreshWare, jeśli potrzebujesz skonfigurować integrację.
PRZYJĘCIE
Automatyczne przyjęcie
Jeśli przyjęcie nie jest wymagane i możesz zaksięgować towar zgodnie z fakturą dostawcy, wybierz opcję Automatyczne przyjęcie.
Ręczne przyjęcie
Jeśli chcesz, aby towar został sprawdzony przed zaksięgowaniem, wybierz Ręczne przyjęcie.
Pracownicy mogą mieć możliwość zmiany niektórych parametrów zamówienia. W tym celu włącz wymagane opcje:
-
Zezwól na zmianę jednostek. Może zajść potrzeba zmiany jednostek opakowań, jeśli nie są zgodne z zamówieniem.
-
Zezwól na dodawanie produktów. Możesz dodać towary do zamówienia, jeśli przesyłka zawiera pozycje, które nie były zamówione.
-
Zezwól na zmianę magazynu odbioru. Możesz zmienić magazyn odbioru. Użyj tej opcji, jeśli wybrano niewłaściwy magazyn.
-
Zezwól na zmianę VAT. Możesz zmienić stawkę VAT w zamówieniu, jeśli VAT jest wyłączony z cen zakupu w Ustawieniach księgowości.
-
Pracownik nie może zmieniać ceny jednostkowej z VAT. Włącz tę opcję, aby zabronić pracownikom zmiany ceny produktów za jednostkę, łącznie z VAT.
-
Pracownik może zmieniać sumę z VAT. Włącz tę opcję, aby umożliwić pracownikowi akceptującemu zamówienie zmianę całkowitej kwoty zamówienia, łącznie z VAT. System automatycznie przeliczy cenę jednostkową z VAT dla wszystkich produktów w zamówieniu.
-
Powiadamiaj w przypadku rozbieżności produktu. Podaj adres e-mail, na który chcesz otrzymywać raport o rozbieżnościach: różna ilość, cena lub produkt. Zalecamy podanie adresu e-mail dostawcy, aby był informowany o przyjęciu. Raport jest generowany w formacie Excel.
Jeśli inni pracownicy również powinni otrzymywać powiadomienia o rozbieżnościach, możesz skonfigurować dla nich powiadomienia e-mail i wybrać kanał Zakupy: Odchylenia.
REJESTRACJA
Dostarczona ilość produktu może różnić się od zamówionej. Może to powodować rozbieżność: rzeczywista ilość różni się od ilości zarejestrowanej w systemie.
Rozbieżność można wyeliminować na dwa sposoby: poprzez wystawienie faktury zwrotnej lub zaksięgowanie produktu jako przyjętego.
Zarejestruj jako przyjęte
Produkty są rejestrowane w ilości określonej w kroku PRZYJĘCIE.
Zarejestruj i utwórz fakturę zwrotną
Produkty są najpierw rejestrowane w magazynie faktury zakupu w zamówionej ilości. Rzeczywisty stan magazynowy zależy od powodu rozbieżności:
- Jeśli ilość jest mniejsza niż zamówiona i pracownik zgłosi tę rozbieżność w momencie przyjęcia, automatycznie zostanie wygenerowana faktura zwrotna. Posłuży ona do rozliczenia nadmiaru towaru.
- Jeśli ilość jest większa niż zamówiona, pracownik może ją ręcznie skorygować za pomocą faktury zakupu lub podczas inwentaryzacji.
Określ, jaka cena powinna być użyta do rejestracji produktów, korzystając z opcji Użyj ceny potwierdzonej przez pracowników:
- Jeśli opcja jest włączona, produkty zostaną zarejestrowane po cenie określonej w momencie przyjęcia.
- Jeśli opcja jest wyłączona, produkty zostaną zarejestrowane po cenie określonej w zamówieniu lub w momencie potwierdzenia.

Bez rejestracji
Towar nie zostanie zarejestrowany w systemie, a zamówienie od razu przyjmie status Zakończone. Użyj tej opcji, jeśli rejestrujesz produkty poza systemem.
ZAKOŃCZENIE
Sprawdź jeszcze raz wszystkie ustawienia przepływu pracy, aktywuj przepływ i kliknij Zapisz.
Usunięte przepływy zakupowe
Jeśli potrzebujesz zobaczyć usunięte przepływy zakupowe lub przywrócić jeden lub kilka z nich, przejdź do Syrve App > Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy. W prawym górnym rogu kliknij . Pojawi się nowe okno Pokaż tylko usunięte. Kliknij je, aby wyświetlić usunięte przepływy zakupowe. Kliknij ponownie, aby wrócić do listy bieżących przepływów.
Podczas przeglądania usuniętych przepływów zakupowych kliknij przycisk obok wybranego przepływu, aby go przywrócić.
