Jak skonfigurować zakup żywności od zewnętrznych dostawców
Opis i ogólne zasady zamówień realizowanych w biurze internetowym znajdziesz w artykule Zamówienia.
Proszę, czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jakie ustawienia należy wykonać, zanim zaczniesz kupować od zewnętrznych dostawców.
Warunki wstępne
- Dodaj dostawców, od których będziesz kupować artykuły spożywcze.
- Przygotuj szablon produktu, jeśli chcesz go użyć podczas zakupów.
Dodawanie procesu zakupowego
Aby dodać nowy proces (zbiór reguł definiujących proces zakupowy podczas obsługi zamówień w aplikacji Routine Restaurant Operations), przejdź do Ustawienia systemu & Konserwacja > Magazyn > Zakupy i kliknij Dodaj.
Proces zakupowy podzielony jest na kilka etapów.
START
- Nadaj nazwę procesowi zakupowemu i dodaj opis.
- Wybierz Zewnętrzne zamówienie jako typ zamówienia.
SKLEPY
Wybierz sklepy, w których chcesz używać tego procesu zakupowego.
Dostępne są następujące opcje:
- Wszystkie sklepy — wszystkie lokalizacje Twojej sieci będą mogły korzystać z tego procesu do zakupu żywności.
- Wybrane sklepy — tylko wybrane lokalizacje będą mogły korzystać z tego procesu.
- Wszystkie sklepy w szablonie — zostaną wybrane wszystkie sklepy należące do określonego szablonu sklepu. Ten proces zakupowy może być używany tylko w restauracjach, w których takie szablony są skonfigurowane.
HARMONOGRAM
Brak określonego harmonogramu
Jeśli nie ma stałego harmonogramu, pracownik restauracji składa zamówienie ręcznie, gdy zapasy żywności się kończą.
-
Wybierz Brak określonego harmonogramu.
-
Określ, jak szybko dostawca powinien dostarczyć zamówienie po jego otrzymaniu w polu Czas realizacji (dni).
-
Określ, jak szybko zamówienie powinno zostać zatwierdzone i wysłane do dostawcy w polu Czas na zatwierdzenie (dni).
Jeśli w polu Czas na zatwierdzenie (dni) wpiszesz 0 i zamówienie nie zostanie zatwierdzone i wysłane do dostawcy przed godziną 23:00, zostanie automatycznie anulowane.
-
W polu Złożyć przed określ, kiedy zamówienie powinno zostać złożone u dostawcy, aby zostało dostarczone na czas.
-
W polu Częstotliwość zamówień (dni) określ, jak długo wystarczą Twoje zapasy, zanim będziesz musiał zamówić więcej towaru.
Użyj tego pola, jeśli ilość towaru jest szacowana automatycznie (zobacz krok Ilość). System automatycznie oszacuje ilość produktu wystarczającą do przetrwania do następnej dostawy.
Stały harmonogram
Gdy towary są dostarczane według stałego harmonogramu, zamówienia są generowane automatycznie.
- Wybierz opcję Stały harmonogram. System automatycznie utworzy zamówienie zakupu przed datą dostawy, w zależności od ustawień.
- Wybierz okres (dzień, tydzień, miesiąc lub rok), a następnie datę lub dzień tygodnia oraz godzinę dostawy.
- Określ, jak szybko dostawca powinien dostarczyć zamówienie po jego otrzymaniu w polu Czas realizacji (dni).
- Określ, ile dni pracownik restauracji ma na zmianę i potwierdzenie zamówienia, zanim zostanie ono złożone u dostawcy, w polu Czas na zatwierdzenie (dni).
- W polu Złożyć przed określ, kiedy zamówienie powinno zostać złożone u (wysłane do) dostawcy, aby zostało dostarczone na czas.
Na przykład towary powinny być dostarczane w każdy piątek o godzinie 10:00. Restauracja ma 2 dni na sprawdzenie i zatwierdzenie zamówienia, a dostawca ma 2 dni na przygotowanie i dostawę towaru. Oznacza to, że zamówienie będzie generowane w każdy poniedziałek, a pracownik restauracji powinien je zatwierdzić do godziny 13:00 w środę i wysłać do dostawcy.
Jak skonfigurować taki harmonogram:
Szczegółowy harmonogram dostawcy
Gdy zamawiasz produkty według stałego harmonogramu, są one dostarczane w równych odstępach czasu: co 2 dni, co 5 dni itd. Ale czasem dostawca dostarcza codziennie z wyjątkiem weekendów.
W takim przypadku użyj opcji Szczegółowy harmonogram dostawcy.
Taki harmonogram można skonfigurować jako skrypt o prostej składni.
Zawiera siedem bloków — po jednym na każdy dzień tygodnia. Każdy dzień musi mieć określone następujące ustawienia:
-
shipmentDay — numer dnia: 1—poniedziałek, 2—wtorek, 3—środa itd.
-
shipmentAvailable — czy dostawa jest zaplanowana na ten dzień.
Jeśli tak: "shipmentAvailable": true.
Jeśli nie: "shipmentAvailable": false.
-
shipmentTime: godzina, minuta — czas dostawy.
-
dueDay, dueTime: godzina, minuta — termin potwierdzenia i wysłania zamówienia.
-
dayCreate — dzień utworzenia zamówienia.
Jeśli nie używasz parametru, wpisz null.
Skonfigurujmy tygodniowy harmonogram zamówień: towary są dostarczane codziennie z wyjątkiem sobót i niedziel. Zamówienie zakupowe jest generowane codziennie, a żywność dostarczana następnego dnia. Aby zamówienie zostało dostarczone w poniedziałek, musisz je utworzyć i złożyć w piątek.
W przypadku takiego harmonogramu wklej skrypt w polu Harmonogram dostaw.
{
"scheduleItems": [
{
"shipmentDay": 1,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 5,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 5
},
{
"shipmentDay": 2,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 1,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 1
},
{
"shipmentDay": 3,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 2,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 2
},
{
"shipmentDay": 4,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 3,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 3
},
{
"shipmentDay": 5,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 4,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 4
},
{
"shipmentDay": 6,
"shipmentAvailable": false,
"shipmentTime": null,
"dueDay": null,
"dueTime": null,
"dayCreate": null
},
{
"shipmentDay": 7,
"shipmentAvailable": false,
"shipmentTime": null,
"dueDay": null,
"dueTime": null,
"dayCreate": null
}
]
}
DOSTAWCA
Aby wybrać dostawcę, od którego chcesz zamówić produkty spożywcze, wybierz opcję Wybrany dostawca z menu rozwijanego.
Wybierz dostawcę, którego wcześniej dodałeś w sekcji Dostawcy.
Aby złożyć zamówienie za pomocą systemu zarządzania dokumentami, włącz opcję Użyj GLN i podaj GLN w polu poniżej.
Jeśli wcześniej podałeś GLN w rekordzie dostawcy w aplikacji back-office na komputerze, nie włączaj tej opcji, system użyje go automatycznie.
Aby pominąć wybór dostawcy na tym etapie i wybrać go dopiero podczas składania i zatwierdzania zamówienia, wybierz opcję Wybierz dostawcę podczas zatwierdzania zamówienia.
PRODUKTY
Istnieje wiele sposobów dodawania produktów do workflow — wybierz opcję, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Wszystkie produkty
Wybierz tę opcję, aby wybrać dowolny produkt spożywczy z Twojej listy magazynowej.
Produkty z kategorii
Użyj tej opcji, aby dodać całą kategorię z listy magazynowej. Kliknij Dodaj, aby dodać wstępnie skonfigurowane kategorie listy magazynowej. Takie kategorie są zdefiniowane w karcie listy magazynowej.
Produkty z grup
Użyj tej opcji, aby dodać wszystkie produkty z grupy listy magazynowej. Wybierz wymagane grupy.
Produkty z cenników
Użyj tej opcji, aby dodać produkty z wybranego cennika.
Wybrane produkty
Aby dodać produkty ręcznie:
- Wybierz opcję Wybrane produkty.
- Kliknij Dodaj produkty.
- Zaznacz wymagane pozycje i kliknij Dodaj.
Szablon produktu
Aby użyć gotowej listy produktów spożywczych, wybierz Szablon produktu.
ILOŚĆ
Określ, w jaki sposób system powinien oszacować ilość produktów w zamówieniu:
-
Jeśli chcesz, aby system oszacował ilość na podstawie prognozy sprzedaży, wybierz opcję Użyj prognozy. Jeśli dopiero zaczynasz i nie masz sprzedaży, prognoza nie zadziała, a ilość produktu nie zostanie obliczona. Do korzystania z prognozy potrzebujesz co najmniej dwóch tygodni danych sprzedażowych. Jeśli Twoje zamówienie nie określa żadnej ilości (ilość produktu wynosi 0) i etap zatwierdzania jest pomijany, zamówienie zostanie anulowane.
W polu Procent końcowej prognozy określ, czy chcesz zamawiać ilości ściśle według prognozy (100%), poniżej prognozy (np. 80%) lub powyżej prognozy (np. 120%).

-
Wybierz opcję Ilość według dni tygodnia, aby określić inną ilość na każdy dzień. Może to być przydatne, jeśli nie masz historii sprzedaży i prognoza nie zadziała. Ilość rozbita według dni tygodnia jest określana w specjalnym polu, do którego wklejasz dane z arkusza Excel. Aby to zrobić, musisz:
-
Utworzyć tabelę w Excelu z wymaganymi nagłówkami kolumn: productSku, productName, mainUnit, qtyMonday, qtyTuesday, qtyWednesday, qtyThursday, qtyFriday, qtySaturday, qtySunday.
-
Określić przybliżoną ilość produktu na każdy dzień.
-
Zapisz tabelę w formacie CSV.
-
Przekonwertuj powstały plik do formatu JSON i wklej dane do pola.
Plik powinien wyglądać mniej więcej tak:
Wymaganą ilość można określić za pomocą specjalnego zestawu znaków — skryptu.Przykład skryptu[
{
"productSku":"6501106",
"qtyMonday": 0,
"qtyTuesday":1,
"qtyWednesday":3,
"qtyThursday":2,
"qtyFriday":2,
"qtySaturday":3,
"qtySunday": 3
},
{
"productSku":"6501102",
"qtyMonday": 10,
"qtyTuesday":15,
"qtyWednesday":13,
"qtyThursday":8,
"qtyFriday":13,
"qtySaturday":12,
"qtySunday": 20
}
]
-
-
Wybierz opcję Nie sugeruj, aby wprowadzić wymaganą ilość ręcznie w momencie składania zamówienia. System nie wypełni ilości automatycznie.
Jeśli użyjesz tej opcji, a etap zatwierdzania zostanie pominięty (opcja Wymagane zatwierdzenie jest wyłączona), Twoje zamówienie zostanie anulowane, ponieważ nie będzie zawierać żadnej ilości.
-
Jeśli wcześniej złożyłeś przynajmniej jedno zamówienie, możesz użyć go do ustawienia ilości produktu. W tym celu wybierz Powtórz ostatnie zamówienie.
-
Jeśli maksymalna ilość jest określona w szablonie, a szablon jest wybrany w kroku PRODUKTY, możesz użyć ustawienia Maksymalna ilość ze szablonu. Podczas składania zamówienia system ustawi ilość na maksymalną określoną w szablonie produktu. Stan magazynowy nie będzie brany pod uwagę.
-
Aby zamówić wystarczającą ilość na kilka dni z uwzględnieniem produktów na stanie, użyj opcji Prognoza wielodniowa.
JEDNOSTKI
Określ źródło jednostek opakowań.
- Aby użyć jednostek opakowań z aktywnego cennika dostawcy, wybierz Auto.
- Jeśli w kroku PRODUKTY wybrałeś szablon produktu, możesz wybrać pozycję Jednostki ze szablonu. Jednostki opakowań podświetlone na zielono są dostępne.
- Wybierz opcję Jednostki opakowań z cenników dostawcy (rozszerzone), aby użyć jednostek określonych w aktywnym cenniku.
Jeśli dostawca ma cennik, system porównuje jednostki opakowań określone w szablonie z tym cennikiem. Możesz używać tylko tych jednostek, które znajdują się na obu listach.
ZATWIERDZENIE
Zanim wyślesz zamówienie do dostawcy, może być konieczne jego sprawdzenie i zatwierdzenie przez pracownika restauracji.
-
Aby uwzględnić ten krok w workflow zakupowym, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie w bloku Ustawienia zatwierdzania dla Zamówienia.
Jeśli opcja jest włączona, zamówienie zakupu musi zostać zatwierdzone przez pracownika posiadającego uprawnienie "Zatwierdzanie zamówienia przez pracownika".
-
Aby umożliwić kierownikowi sklepu dalsze zatwierdzanie zamówień zakupu, jeśli przekraczają określone kwoty, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie kierownika i określ kwotę zamówienia, która wywołuje ten krok. Taki pracownik musi mieć uprawnienie "Zatwierdzanie zamówienia przez kierownika".
-
Aby umożliwić kierownikowi centrali z uprawnieniem "Zatwierdzanie zamówienia przez centralę" kontrolę najdroższych zamówień, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie centrali i określ odpowiednią kwotę.
Jeśli odpowiedzialny pracownik nie zatwierdzi zamówienia w określonym czasie, zostanie ono anulowane. Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie od razu przyjmuje status Wysłane, a jeśli wysyłka jest ustawiona na automatyczną, zostanie wysłane do dostawcy. Upewnij się, że ilości produktów są określone (np. prognoza zadziałała), w przeciwnym razie zamówienie zostanie anulowane.
Jeśli w ustawieniach dostawcy określono Minimalną wartość zamówienia, zamówienie o mniejszej wartości nie może być wysłane automatycznie i musi zostać potwierdzone przez pracowników.
-
Aby zamówienie przyjęło status Wysłane zaraz po zatwierdzeniu, włącz opcję Wyślij zamówienie od razu.
-
Włącz opcję Zezwól na zmianę daty dostawy, aby umożliwić pracownikom zmianę daty dostawy podczas etapu zatwierdzania.
-
Aby umożliwić pracownikom edycję zamówienia podczas zatwierdzania i dodanie do niego dodatkowych produktów, włącz opcję Zezwól na dodawanie produktów.
Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie przyjmie status Zatwierdzone po zakończeniu tego kroku, a następnie automatycznie przejdzie do statusu Wysłane, w zależności od ustawień w kroku HARMONOGRAM.
-
Zazwyczaj w zamówieniu wstawiane są ceny z cenników dostawcy. Jeśli jednak nie używasz cenników, możesz wprowadzić ceny ręcznie na etapie zatwierdzania. W tym celu włącz parametr Zezwól na zmianę cen.
WYSYŁANIE
Wybierz, w jaki sposób chcesz złożyć zamówienie u dostawcy:
-
Jeśli zamawiasz towary telefonicznie lub e-mailem, wybierz Wyślij zamówienie ręcznie.
-
Jeśli chcesz, aby system automatycznie wysyłał zamówienia zakupowe e-mailem, wybierz Wyślij zamówienie automatycznie e-mailem i dokonaj niezbędnych ustawień:
-
ID klienta. Twój kod restauracji w systemie dostawcy.
-
Do. Adres e-mail dostawcy.
-
Od. Adres e-mail pracownika wysyłającego zamówienie.
-
Nadawca. Imię i nazwisko pracownika wysyłającego zamówienie.
-
Wyślij kopię do nadawcy.
-
Wyślij kopię do pracowników z rolami. Wybierz rolę pracownika, któremu zostanie wysłana kopia zamówienia zakupowego z listy dostępnych ról.
-
Format.
- HTML — zamówienie zostanie wysłane w treści e-maila
- XLSX — zamówienie zostanie dołączone jako plik XLSX
- PDF — zamówienie zostanie dołączone jako plik PDF
-
Format Excela. Wybierz Prosty lub Rozszerzony.
[+] Przykład zamówienia zakupowego w HTML
[+] Przykład zamówienia zakupowego w XLSX
-
-
Jeśli chcesz, aby system automatycznie wysyłał zamówienia zakupowe na serwer FTP, wybierz pozycję Wyślij zamówienie automatycznie na FTP i dokonaj niezbędnych ustawień:
- ID klienta. Twój kod restauracji w systemie dostawcy.
- Protokół FTP. Wybierz protokół serwera FTP.
- Host FTP. Adres serwera FTP.
- Port FTP. Port serwera FTP.
- Login FTP i hasło FTP. Dane dostępowe do serwera FTP.
- Folder FTP. Folder na serwerze, w którym umieszczasz plik zamówienia.
- Rozszerzenie pliku. Wybierz format zamówienia zgodnie z wymaganiami dostawcy.
-
Jeśli masz integrację z systemem Freshware EDI, wybierz FreshWare i wprowadź dane uwierzytelniające podane przez integratora.
Ten krok nie wpływa na sam przebieg pracy — zamówienie nie zostanie przesunięte do następnego kroku ani nie zmieni statusu. To ustawienie definiuje jedynie sposób wysłania (złożenia) zamówienia u dostawcy.
POTWIERDZENIE
Określ, czy potrzebujesz, aby zamówienie zostało potwierdzone przez dostawcę.
- Brak wymaganego potwierdzenia. Wybierz tę opcję, jeśli Twój dostawca może dostarczyć towar bez dodatkowej akceptacji. Zamówienie automatycznie przyjmie status Potwierdzone.
- Potwierdzenie ręczne. Wybierz tę opcję, jeśli potrzebujesz uzyskać potwierdzenie od dostawcy. W takim przypadku pracownik restauracji kontaktuje się z dostawcą telefonicznie lub w inny sposób, aby uzgodnić ilości i produkty, a następnie potwierdza zamówienie. Jeśli w momencie potwierdzenia dostawca będzie miał nowe ceny, pracownicy mogą je dostosować w zamówieniu. W tym celu włącz opcję Dostawca może zmienić cenę jednostkową.
- Jeśli masz integrację z systemem Freshware EDI, wybierz FreshWare.
WYSYŁKA
Ręczna
Aby kontrolować odbiór produktów i ręcznie utworzyć fakturę zakupu, wybierz pozycję Wysyłka ręczna i określ typ magazynu, do którego produkt ma zostać przyjęty.
Wybierz Typ magazynu przyjęcia z listy rozwijanej.
Po potwierdzeniu zamówienia przez dostawcę musisz zaakceptować zamówienie. Po zaakceptowaniu zamówienie jest uznawane za wysłane, a faktura zakupu zostanie wygenerowana.
Automatyczna
Jeśli chcesz, aby wysyłka była generowana i potwierdzana automatycznie, wybierz Wysyłka automatyczna.
Wybierz typ magazynu, do którego produkt ma zostać przyjęty.
Domyślnie faktura jest tworzona w zaplanowanym terminie dostawy zgodnie z ustawieniami harmonogramu. Jeśli chcesz, aby faktura była tworzona w dniu potwierdzenia zamówienia, włącz odpowiednią opcję.
Użyj opcji Zezwól na ręczne nadpisanie, aby umożliwić pracownikom zaakceptowanie dostawy przed zaplanowanym terminem dostawy, na przykład jeśli dostawca dostarczy towary wcześniej.
W polu Typ magazynu przyjęcia wybierz magazyn.
Wybierz FreshWare, jeśli potrzebujesz skonfigurować integrację.
AKCEPTACJA
Automatyczna akceptacja
Jeśli akceptacja nie jest wymagana i możesz zaksięgować towary zgodnie z fakturą dostawcy, wybierz opcję Automatyczna akceptacja.
Ręczna akceptacja
Jeśli chcesz, aby towary zostały sprawdzone przed zaksięgowaniem, wybierz Ręczna akceptacja.
Pracownikom można zezwolić na zmianę niektórych parametrów zamówienia. W tym celu włącz wymagane opcje:
-
Zezwól na zmianę jednostek. Może być konieczna zmiana jednostek opakowania, jeśli różnią się od zamówionych.
-
Zezwól na dodawanie produktów. Możesz dodać towary do zamówienia, jeśli przesyłka zawiera pozycje, które nie były zamówione.
-
Zezwól na zmianę magazynu przyjęcia. Możesz zmienić magazyn przyjęcia. Użyj tej opcji, jeśli wybrano niewłaściwy magazyn.
-
Zezwól na zmianę VAT. Możesz zmienić stawkę VAT w zamówieniu, jeśli VAT jest wyłączony z cen zakupu w Ustawieniach księgowości.
-
Pracownik nie może zmieniać ceny jednostkowej z VAT. Włącz tę opcję, aby zabronić pracownikom zmiany ceny produktów za jednostkę, włącznie z VAT.
-
Pracownik może zmieniać kwotę brutto. Włącz tę opcję, aby umożliwić pracownikowi akceptującemu zamówienie zmianę kwoty brutto zamówienia, włącznie z VAT. System automatycznie przeliczy cenę jednostkową z VAT dla wszystkich produktów w zamówieniu.
-
Powiadamiaj w przypadku rozbieżności produktów. Określ adres e-mail, na który chcesz otrzymywać raport o rozbieżnościach: różna ilość, cena lub produkt. Zalecamy podanie adresu e-mail dostawcy, aby był na bieżąco informowany o akceptacji. Raport jest generowany w Excelu.
Jeśli inni pracownicy również powinni otrzymywać powiadomienia o rozbieżnościach, możesz skonfigurować dla nich powiadomienia e-mail i wybrać kanał Zakupy: Rozbieżności.
REJESTRACJA
Dostarczona ilość produktów może różnić się od zamówionej. Może to powodować rozbieżności: rzeczywista ilość różni się od ilości zarejestrowanej w systemie.
Rozbieżność można wyeliminować na dwa sposoby: wystawiając fakturę zwrotną lub księgując produkt jako przyjęty.
Zarejestruj jako przyjęte
Produkty są rejestrowane w ilości określonej w kroku AKCEPTACJA. W tym kroku możesz włączyć opcję Użyj cen podanych przez pracowników, jeśli nie korzystasz z cenników.
Zarejestruj i utwórz fakturę zwrotną
Produkty są najpierw rejestrowane w magazynie faktury zakupu w zamówionej ilości. Rzeczywisty stan magazynowy zależy od przyczyny rozbieżności:
- Jeśli ilość jest mniejsza niż zamówiona i pracownik określi tę rozbieżność w momencie akceptacji, automatycznie zostanie wygenerowana faktura zwrotna. Zostanie ona użyta do rozliczenia nadwyżki towaru.
- Jeśli ilość jest większa niż zamówiona, pracownik może ją ręcznie skorygować za pomocą faktury zakupu lub w trakcie inwentaryzacji.
Określ, jaka cena powinna być użyta do rejestracji produktów za pomocą opcji Użyj ceny potwierdzonej przez pracowników:
- Jeśli opcja jest włączona, produkty zostaną zarejestrowane po cenie podanej w momencie akceptacji.
- Jeśli opcja jest wyłączona, produkty zostaną zarejestrowane po cenie określonej w zamówieniu lub w momencie potwierdzenia.
ZAKOŃCZ
Sprawdź jeszcze raz wszystkie ustawienia przebiegu pracy, Aktywuj przebieg pracy i kliknij Zapisz.
Usunięte przebiegi zakupowe
Jeśli potrzebujesz zobaczyć usunięte przebiegi zakupowe lub przywrócić jeden lub kilka z nich, przejdź do Syrve App > Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy. W prawym górnym rogu kliknij
. Pojawi się nowe okno Pokaż tylko usunięte. Kliknij je, aby wyświetlić usunięte przebiegi zakupowe. Kliknij ponownie, aby wrócić do listy aktualnych przebiegów.
Podczas przeglądania usuniętych przebiegów zakupowych kliknij przycisk
obok wybranego przebiegu, aby go przywrócić.
