Uzgadnianie stanów magazynowych na koniec dnia

Uprawnienia

Aby pracować z dokumentami magazynowymi, Twoi pracownicy muszą mieć przyznane odpowiednie uprawnienia. Aby dowiedzieć się, jakie uprawnienia są wymagane do obsługi operacji magazynowych, zobacz artykuł Separation of Permissions.

Uzgadnianie stanów magazynowych

Tworzenie dokumentu

1. Przejdź do Zarządzanie Magazynem > Uzgadnianie stanów magazynowych.
2. Kliknij Utwórz.
3. W polu Numer w razie potrzeby edytuj automatyczny numer nowego dokumentu. Numer może nie zostać wygenerowany, jeśli brakuje niektórych wymaganych danych. W takim przypadku system poprosi o wygenerowanie numeru podczas zapisywania.
4. W polu Data określ dzień uzgadniania stanów magazynowych. Czas utworzenia dokumentu jest określony w ustawieniach sklepu. Na podstawie tej daty i godziny system porównuje stany faktyczne i księgowe.
5. W polu Magazyn wybierz magazyn, w którym chcesz przeprowadzić uzgadnianie stanów.
6. Wykonaj wszystkie kroki uzgadniania.

Krok 1. Inwentaryzacja przygotowanych produktów i półproduktów

1. Policz przygotowane produkty i półprodukty, które nie mają jeszcze odpisanych składników, i dodaj je do tabeli: wybierz nazwę i określ faktyczną ilość. Jeśli pozycja menu ma więcej niż jeden rozmiar, dodaj osobny wiersz dla każdego rozmiaru.

   Możesz dodać zarówno pozycje menu, jak i półprodukty do listy:

   • Użyj metody „Odpis składników”, jeśli składniki są odpisywane w momencie sprzedaży.
   • Jeśli nie są rejestrowane w karcie gotowania, co oznacza, że ich składniki nie zostały odpisane.

2. Aby szybko wypełnić listę inwentaryzacyjną, wybierz w menu Akcje opcje Wypełnij wszystkimi półproduktami, Wypełnij wszystkimi pozycjami lub Wypełnij według salda, ruchu i kategorii. Dokument zostanie uzupełniony półproduktami i pozycjami menu (z metodą „Odpis składników” i przepisami).

    

   Dla Twojej wygody podczas wypełniania listy używaj skrótów klawiszowych. Wprowadź wartość i naciśnij Enter. Przytrzymaj klawisz Ctrl i naciśnij Home lub End, aby przejść odpowiednio do pierwszego lub ostatniego wiersza.

3. Kliknij Dalej.

    

   Wróć, jeśli musisz poprawić błędy obliczeń. W tym celu kliknij Wstecz.

Krok 2. Inwentaryzacja zakupionych towarów, pozycji menu i półproduktów

Towary użyte do przygotowania półproduktów i pozycji menu określonych w pierwszym kroku zostały już obliczone przez system i wstawione do tabeli.

1. Teraz musisz określić stan magazynowy towarów, gotowych produktów i półproduktów, które zostały zaksięgowane w kartach gotowania:

   1. Wybierz wymagany produkt z listy rozwijanej Produkt.
   2. Jeśli pozycja ma więcej niż jeden rodzaj opakowania lub musisz wprowadzić stan produktu w systemie, który jest częścią półproduktu obliczonego w pierwszym kroku, dodaj nowy wiersz. W tym celu kliknij lewym przyciskiem myszy na pozycję i wybierz z menu kontekstowego Dodaj bieżącą pozycję. Nowy wiersz zostanie scalony z istniejącym, a ich suma zostanie obliczona. Ta wartość zostanie porównana ze stanem księgowym.
   3. Listę inwentaryzacyjną można automatycznie wypełnić:
      • Pozycjami z listy magazynowej. W tym celu kliknij Akcje i następnie Wypełnij wszystkimi produktami lub Wypełnij wszystkimi półproduktami.
      • Pozycjami, które na dzień uzgadniania stanów mają dodatni lub ujemny stan magazynowy albo wystąpił ruch. Możesz je sortować według konkretnej grupy lub kategorii księgowej. W tym celu kliknij Akcje i następnie Wypełnij według salda, ruchu i kategorii i wybierz wymagany element.

2. Wprowadź faktyczny stan magazynowy i kliknij Zapisz na końcu wiersza. System pokaże stan księgowy, porówna go z faktycznymi wartościami i zarejestruje różnicę. W przypadku rozbieżności możesz przeliczyć saldo pozycji. Jednak korekta zostanie zarejestrowana w systemie. Aby zapisać wszystkie pozycje naraz, wybierz w menu kontekstowym Zapisz wszystko.

    

   Dokument inwentaryzacji zostanie automatycznie zapisany po obliczeniu stanu księgowego przynajmniej dla jednej pozycji.

3. Jeśli masz specjalne uprawnienie „Wypełnij stan księgowy w rejestrze uzgadniania stanów” (B_FIBR), możesz wypełnić kolumnę Faktyczna ilość stanem księgowym. W tym celu kliknij Wypełnij stan księgowy i wybierz opcję wypełniania:

   • Wypełnij wszystko ‒ wszystkie wymienione pozycje zostaną automatycznie uzupełnione stanem księgowym (na dzień uzgadniania).
   • Wypełnij zerem ‒ wartości stanu księgowego zostaną wstawione tylko w niezapisanych wierszach z zerową ilością.

Aby uzyskać wiarygodne dane inwentaryzacyjne, wprowadź faktyczną ilość produktów w wymaganych wierszach.

1. Możesz dostosować widok listy towarów. W tym celu zaznacz wymagane opcje:

   • Tylko zero ‒ wyświetlane są tylko towary o zerowej ilości.
   • Tylko pozycje z kroku 1 ‒ wyświetlane są składniki pozycji menu i półproduktów określonych w kroku 1.
   • Tylko zapisane ‒ wyświetlane są pozycje z zarejestrowaną ilością (przycisk Zapisz jest wciśnięty).

2. Jeśli retrospektywnie edytujesz przepisy pozycji menu i półproduktów (np. z powodu zmiany klasyfikacji), które zostały rozbite na składniki w pierwszym kroku inwentaryzacji, możesz je przeliczyć w kroku drugim. Kliknij Przelicz krok 1, aby zmienić dane uzgadniania stanów. Zmodyfikowane wiersze są podświetlone na różowo.

    

   Aby usunąć wszystkie niezapisane resztki o zerowej ilości, kliknij Usuń zero. Aby usunąć konkretną pozycję z listy, wybierz odpowiednią opcję w menu kontekstowym.

3. Kliknij Dalej.

Krok 3. Zakończenie uzgadniania stanów magazynowych

Ta tabela wyświetla wszystkie nadwyżki i niedobory magazynowe (jeśli występują), a także pozostałą ilość towarów na stanie. Domyślnie produkty na tej liście są pogrupowane według list magazynowych, do których należą. Aby zresetować to grupowanie, wybierz Rozgrupuj. Masz również opcję wyświetlenia wyników uzgadniania stanów tylko dla tych pozycji, które mają nadwyżki lub niedobory. W tym celu zaznacz Tylko rozbieżności.

Aby zakończyć uzgadnianie:

1. Wybierz konta, na które zostaną odpisane nadwyżki i niedobory. Domyślnie ustawione są standardowe opcje. 
2. Aby uwzględnić te wydatki (lub przychody) z określonym konceptem w raportach, wybierz go w polu Koncept.
3. Aby utworzyć zestawienie inwentaryzacyjne zawierające wyniki uzgadniania stanów za pomocą formularzy inwentaryzacyjnych oraz rejestr inwentaryzacyjny, kliknij Drukuj i wybierz wymagany formularz.
4. Kliknij Zapisz i zamknij. Domyślnie uzgadnianie stanów jest zapisywane i księgowane, dlatego pole Księguj jest zaznaczone. Jeśli nie chcesz księgować dokumentu w tym momencie, usuń zaznaczenie.

Na każdym etapie uzgadniania stanów możesz wyeksportować listę pozycji do Excela. W tym celu wybierz Akcje > Eksportuj do Excela.

Znaleziono niedobór

Jeśli istnieje produkt z zarejestrowanym niedoborem:

1. Znajdź odpowiedni dokument na liście i kliknij go dwukrotnie. Pojawi się okno inwentaryzacji Krok 2.
2. Kliknij Przelicz w wierszu odpowiadającym produktowi, którego ilość chcesz edytować. Ten wiersz stanie się nieaktywny, a na dole pojawi się nowy wiersz, w którym możesz wprowadzić wymaganą ilość.
3. Wprowadź całkowitą ilość produktu (nie tylko niedobór lub nadwyżkę) i kliknij Zapisz na końcu wiersza.
4. Zapisz dokument. Aby zmiany miały wpływ na działalność rachunkową firmy, przeksięguj dokument. W tym celu zaznacz pozycję Przeksięgowany.