Towary i magazyny

W zależności od struktury sieci i komunikacji między placówkami, w Syrve można skonfigurować dowolny schemat ruchów magazynowych. W tym celu użyj następujących ustawień:

• Magazyny, będące głównymi obiektami magazynowymi i oddzielnymi działami organizacyjnymi sieci, muszą być zarejestrowane w centrali i powiązane z konkretną placówką (lub zakładem produkcyjnym). Rejestracja ta odbywa się na pierwszym etapie konfiguracji korporacji. Informacje te będą automatycznie replikowane w placówkach.
• Księga referencyjna listy towarów. W Syrve jednostkami magazynowymi są towary, pozycje, przygotowane komponenty, modyfikatory i usługi. Użyj księgi referencyjnej listy towarów do prowadzenia ewidencji magazynowej i konfiguracji, szczegóły znajdziesz w Liście towarów. Dodawanie, usuwanie i edycja pozycji listy towarów powinny być wykonywane wyłącznie w Syrve HQ.
• Katalog dostawców. Dostawcy są jednym z uczestników przepływu magazynowego. Współpraca z dostawcami jest rejestrowana w systemie za pomocą faktur. W tym celu każdy dostawca musi być zarejestrowany w systemie.
• Księga referencyjna jednostek miar zawiera listę jednostek miar pozycji.

Dane ewidencji magazynowej mogą być importowane do Syrve HQ z systemów zewnętrznych. Na przykład lista dostawców lub faktury zakupowe. Do tego celu używane są specjalne skrypty. Prosimy o kontakt z działem wsparcia Syrve lub naszym partnerem, od którego zakupiono system.

Przyjęcie towarów

Towary i materiały trafiają do Głównego Magazynu PDF od innych firm (dostawców) na podstawie faktur zakupowych. Towary zewnętrzne trafiają bezpośrednio do Głównych Magazynów placówek na podstawie faktur zakupowych.

Faktury zakupowe mogą być rejestrowane zarówno w centrali, jak i w restauracjach. Dzięki funkcji wymiany danych informacje wprowadzone w centrali są replikowane w placówkach, a wszystkie dane wprowadzone w placówkach są przesyłane do centrali.

Po złożeniu faktury salda magazynowe i wskaźniki kosztów są przeliczane. Szczegółowy opis tej procedury znajdziesz w Obliczaniu kosztów.

Procedura wypełniania faktury opisana jest szczegółowo w artykule Faktura zakupowa.

Kontrola cen zakupów

Aby planować i kontrolować ceny zakupów, Syrve umożliwia prowadzenie osobnej listy cen dla każdego dostawcy. Lista cen pokazuje ceny dla określonych towarów oraz dopuszczalną odchyłkę ceny (%), a także zachowanie systemu w przypadku wystąpienia odchyłki: zabronić zatwierdzania dokumentów zakupowych, wydać ostrzeżenie lub nie podejmować żadnych działań.

Rozchód towarów i pozycji

Istnieje kilka sposobów na dokonanie rozchodu z magazynu (oprócz rozchodów na podstawie inwentaryzacji i transferów wewnętrznych – patrz poniżej):

• Na podstawie zapisu sprzedaży. Dokument ten jest tworzony automatycznie, gdy sprzedawane są towary lub pozycje zawierające dany produkt (przy zamknięciu zamówienia). Może być również tworzony ręcznie. Co jest rozchodowane – składniki czy pozycja – definiują ustawienia Metody rozchodu określone w karcie listy towarów.
• Przy księgowaniu zapisu gotowania. Składniki pozycji lub przygotowanego komponentu zostaną rozchodowane zgodnie z zapisem, jednak ich saldo magazynowe wzrośnie.
• Na podstawie faktury rozchodu lub zwrotu.
• Na podstawie zapisu rozchodu. Tworzony jest automatycznie, gdy pozycja jest usuwana z zamówienia i rozchodowana (na POS), lub ręcznie, jeśli pozycja nie może być już używana.
• Na podstawie zapisu substytucji.
• Przy księgowaniu zapisu rozdziału. Produkt będący przedmiotem rozdziału jest rozchodowany z magazynu, podczas gdy powstałe składniki są rejestrowane na stanie.

Saldo magazynowe powinno być przeliczane natychmiast w dacie i czasie księgowania dokumentu magazynowego.

Jeśli kilka dokumentów magazynowych wpływających na ilość i koszt towarów jest rejestrowanych pod tym samym datą i godziną, obowiązuje następująca kolejność priorytetów:

1. Dokumenty inwentaryzacji
2. Dokumenty rozchodu
3. Dokumenty przyjęcia magazynowego

Na przykład, jeśli utworzono zapis rozchodu, na podstawie którego wszystkie towary zostały rozchodowane, a następnie utworzono fakturę na te towary po nowej cenie, koszt towarów zostanie obliczony na podstawie ilości po zatwierdzeniu zapisu rozchodu.

Inwentaryzacja

Kontrola salda magazynowego w pododdziałach sieci odbywa się za pomocą standardowych inwentaryzacji. Wyniki inwentaryzacji są rejestrowane w Listach inwentaryzacyjnych, które określają zarówno saldo księgowe, jak i faktyczne. Sumy są rejestrowane przez rozchód niedoborów i zaksięgowanie nadwyżek w transakcjach.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacyjnego odbywa się w trzech krokach: obliczenie ilości przygotowanych komponentów (pierwszy krok), porównanie faktycznie przechowywanych towarów (drugi krok) z ilością wynikającą z dokumentów. W wyniku może zostać zarejestrowany niedobór lub nadwyżka określonych towarów. W trzecim kroku zostaną określone konta rejestrujące niedobory lub nadwyżki oraz odpowiedzialność materialną. Szczegóły znajdziesz w artykule Inwentaryzacja.

Do komputerowej rejestracji produktów i ich faktycznej ilości używany jest skaner kodów kreskowych. Szczegóły znajdziesz w artykule Inwentaryzacja ze skanerem kodów kreskowych.

Należy pamiętać, że jeśli zostanie wykryty i zarejestrowany niedobór w zapisie inwentaryzacyjnym, zmiany należy wprowadzać w dokumencie, który zarejestrował niedobór, a nie tworzyć nowy. W przeciwnym razie może to prowadzić do zniekształcenia danych księgowych placówki, ponieważ ilość towarów na stanie w określonym momencie wpływa na ich koszt, który jest używany do obliczenia zysku uzyskanego ze sprzedaży tych towarów. Po edycji dokumentu inwentaryzacji kwoty transakcji kont odpowiadające temu dokumentowi są zmieniane automatycznie.

Transfer wewnętrzny

Istnieją dwa sposoby rejestracji transferu towarów z jednego magazynu do drugiego:

• Dokument Transfer wewnętrzny. Jednak nie zalecamy używania tego dokumentu do transferu towarów między placówkami. Tylko centrala posiada informacje o wszystkich magazynach sieci, natomiast placówka ich nie ma. Dlatego, jeśli dokument ten zostanie użyty, pozostanie niezaksięgowany po replikacji w Syrve, co uniemożliwi zobaczenie faktycznego salda magazynowego.
• Para powiązanych dokumentów – faktura rozchodu (z magazynu) i faktura przyjęcia (do magazynu). W tym przypadku magazyny mogą należeć do różnych podmiotów prawnych i placówek działających w ramach jednej sieci. Po zapisaniu faktury rozchodu automatycznie tworzona jest faktura przyjęcia, ale księgowana jest tylko operacja rozchodu. Towary mogą być transferowane po koszcie lub z narzutem. Magazyn „do” przyjmuje towary po cenie zakupu i księguje operację przyjęcia. W przypadku wystąpienia rozbieżności przy przyjęciu towarów, można korygować tylko część rozchodu operacji, natomiast część przyjęcia zmienia się automatycznie. Procedura rejestracji tej operacji opisana jest w artykule Transfer w dwóch dokumentach.

Zapis substytucji

Zapis substytucji służy do rejestracji przygotowania pozycji przy użyciu zdefiniowanego przez użytkownika zestawu składników lub do rejestracji wyboru towarów, produktów, prac i usług. Po zakończeniu procesu gotowania rejestrowana jest dostępność pozycji na stanie, a składniki są rozchodowane.

W procesie przygotowania produktu końcowego zawartość i ilość materiałów źródłowych (użytych w substytucji) mogą się różnić. W takim przypadku waga produktu końcowego nie musi być równa sumie wag użytych składników. Koszt gotowych produktów jest obliczany podczas przygotowania i jest równy łącznemu kosztowi wszystkich składników.

Oznacza to, że zapis substytucji jest dokumentem wielofunkcyjnym i może być używany do rejestrowania wyników następujących operacji:

• Inwentaryzacja – do zbilansowania wykrytych niedoborów i nadwyżek.
• Sprzedaż – obliczenie kosztu rozchodu na podstawie sprzedaży różnorodnego zestawu pozycji.
• Przyjęcie dostawy – rejestracja produktów zakupionych od różnych dostawców, które mają identyczne cechy i właściwości. Będą one odpowiadać pojedynczemu składnikowi w przepisie.

Na przykład śmietana 10 % (kg):

• Śmietana Danone 10 %, szt. (250g)
• Śmietana Kraft 10 %, szt. (400g)

Proces przygotowania (z użyciem zapisu substytucji) może wyglądać następująco:

1. Istnieją dwa produkty, które mają własne receptury (metoda rozchodu „Rozchód według składnika”). Są one używane w innym posiłku, np. „bar sałatkowy”.
2. Te dwa produkty są gotowane, co jest rejestrowane w dokumencie gotowania. Ich składniki są rozchodowane zgodnie z recepturą, a gotowe produkty są przyjmowane na stan.
3. Trzeci produkt, składający się z pierwszych dwóch, jest sprzedawany. Jest rozchodowany i powstaje saldo ujemne.
4. Tworzony jest dokument zamiany, aby zarejestrować dostępność określonej ilości trzeciego produktu. W tym momencie rozchodowana jest ilość pierwszego i drugiego produktu określona w dokumencie.

Asortyment produktów

Zestawy produktów mieszanych odnoszą się do grupy gotowych produktów tej samej kategorii, które mają podobny skład i są sprzedawane w tym samym przedziale cenowym: sałatki, dania mięsne, wypieki itp.

Jeśli punkt sprzedaży oferuje asortyment produktów, które nie są przygotowywane na zamówienie, lecz są oferowane gościom jako gotowe do spożycia, proces ich produkcji i sprzedaży przebiega następująco:

1. Pracownicy na stanowiskach przygotowawczych otrzymują zamówienia na wyprodukowanie ilości produktów niezbędnej i wystarczającej do zaspokojenia popytu.
2. Po przygotowaniu produkty są przekazywane do części sprzedażowej. Fakt ten jest ręcznie rejestrowany w karcie racji.
3. Posiłki są sprzedawane na wagę lub porcje. Produkty w zestawie są drukowane jako jedna pozycja na rachunku, z podaniem ceny, łącznej wagi i ceny.
4. Na koniec dnia tworzony jest Dokument gotowania zawierający skonsolidowane dane o gotowych produktach przekazanych z obszaru przygotowawczego do sprzedaży. Dokument gotowania może być tworzony automatycznie, jeśli transfer został przeprowadzony prawidłowo.
   • Składniki są rozchodowane zgodnie z recepturami, a gotowe produkty przyjmowane na stan.
   • Koszt produkcji jest automatycznie wyliczany dla każdego produktu (zgodnie ze wzorem koszt surowców).
5. Tworzony jest specjalny dokument - Dokument zamiany, aby zarejestrować przekazanie produktów z zestawu do sprzedaży:
   • Tworzona jest lista produktów w zestawie (z uwzględnieniem wcześniej zarejestrowanego dokumentu gotowania) i uzupełniana o stan magazynowy produktów.
   • Niesprzedane produkty mogą być rozchodowane lub uwzględniane w dokumencie zamiany (koszt zestawu zależy od metody rejestracji takich produktów).
   • Określana jest ilość sprzedanego zestawu.

Przekazanie produktów z obszaru przygotowawczego do sprzedaży

Karty racji mogą być używane do rejestrowania przekazania gotowych produktów z obszaru przygotowawczego do części sprzedażowej (szczegóły w sekcji Asortyment produktów). Nazwy gotowych produktów i ich ilości muszą być ręcznie wpisane w kartach racji. Dane z karty racji mogą być dalej wykorzystywane do rejestracji dokumentów gotowania.

Szablon karty racji można wydrukować bezpośrednio z systemu Syrve. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć dowolny z istniejących rekordów na liście dokumentów gotowania i kliknąć przycisk Karta racji. Otworzy się podgląd wypełnionego szablonu, który można wydrukować.

Jednak Syrve pozwala na pełną automatyzację procesu i rezygnację z papierowej dokumentacji. Szef kuchni może zważyć posiłek przeznaczony do sprzedaży przy kasie, nie wyjmując go z pojemnika. W takim przypadku dokument gotowania jest tworzony automatycznie. Jeśli szef kuchni pobierze coś ze stanowiska oczekiwania, powinno to zostać zarejestrowane na kasie i odzwierciedlone w automatycznie utworzonym dokumencie.

Aby zarejestrować przepływ produktów sprzedawanych na wagę za pomocą kasy fiskalnej, należy ustawić szereg parametrów opisanych w artykule Syrve Kitchen - Ruch towarów przy kasie.

Sprzedaż

System wykorzystuje Rejestry Sprzedaży do rejestracji sprzedaży detalicznej, która miała miejsce w każdym punkcie sprzedaży. System generuje raport Z za każdym razem, gdy zamykana jest zmiana kasy. Dane o przychodach i sprzedaży są automatycznie przesyłane do centrali na koniec dnia transakcyjnego za pośrednictwem dowolnego dostępnego kanału komunikacji.

Pojedynczy rejestr sprzedaży obejmujący wszystkie produkty rozchodowane z jednego magazynu (mającego jedno i to samo miejsce produkcji) jest tworzony automatycznie na koniec każdego dnia transakcyjnego. Zawiera listę sprzedanych produktów oraz informacje o ich ilości i cenach sprzedaży na podstawie drukowanych rachunków.

Automatycznie utworzony rejestr sprzedaży można edytować po zamknięciu dnia transakcyjnego na kasie. Może to być potrzebne w następujących przypadkach:

• Aby zmienić listę stanów magazynowych w celu wyeliminowania przeksięgowań, wykluczenia towarów nielegalnych, dostosowania stawek podatkowych itp.
• Aby zmienić ilość w celu wyeliminowania ujemnego salda magazynowego.
• Aby zmienić ceny i sumy sprzedaży w celu wyrównania rozbieżności w rejestrach przychodów.

Dokument rozdziału

Dokument rozdziału służy do rejestracji rozdzielania surowców na półprodukty lub składniki źródłowe. Przy rozdziale produkt jest rozchodowany ze stanu, natomiast powstałe składniki są przyjmowane na stan.

Dokument rozdziału jest dokumentem wielofunkcyjnym, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Rozbiór mięsa. Rejestruje rozbiór tusz mięsnych na produkty lub przygotowane komponenty, które następnie stają się osobnymi pozycjami magazynowymi.
• Rozdział. Rozdział wcześniej przygotowanego jedzenia lub produktu na składniki.

Dokument rejestruje rozdział jednej pozycji z listy magazynowej, co może skutkować uzyskaniem kilku nowych składników. Zawartość i ilości tych składników mogą się różnić. W takim przypadku łączna waga składników nie musi być równa wadze oryginalnego produktu. Łączny koszt netto uzyskanych składników jest wyliczany na podstawie wyników rozdziału i jest równy kosztowi rozdzielanego produktu.

Produkt dowolnego typu z listy magazynowej może być rozdzielany: towar, pozycja, przygotowany komponent, modyfikator. Powstałe składniki to towary, przygotowane komponenty i pozycje.

Zwrot do dostawcy

W przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

• rozbieżności w odbiorze dostawy, np. dostawa towarów niezamówionych, dostawa nadmiernych ilości towarów;
• towary są uszkodzone lub przeterminowane;

w systemie można utworzyć specjalny dokument rejestrujący zwrot towarów do dostawcy, tj. fakturę zwrotną. Warunki zwrotu, w tym ceny, są określone w umowie dostawy (cena zwrotu może być równa cenie zakupu, cenie rynkowej itp.).

Procedura wypełniania faktury zwrotnej jest opisana w artykule Faktura zwrotna.

Obliczanie kosztów

Głównym wskaźnikiem używanym do obliczania zysków i strat poniesionych przez punkty sieci w wyniku ich działalności jest koszt netto lub po prostu koszt.

Koszt towarów jest obliczany oddzielnie dla każdego magazynu, co oznacza, że ten sam produkt może mieć różny koszt w różnych magazynach. Wartość wyświetlana w słowniku listy magazynowej jest obliczana jako średnia dla wszystkich magazynów.

System śledzi saldo magazynowe każdego magazynu (każdy magazyn ma dedykowane konto w planie kont), które jest obliczane na podstawie kosztu towarów przyjętych i wydanych. Koszt produktu na stanie jest obliczany jako łączny koszt netto pozostałych jednostek tego produktu. Przy księgowaniu dowolnego dokumentu zwiększającego ilość produktu na stanie (przyjęcie) koszt jest przeliczany.

W zależności od procedur księgowych wdrożonych w punkcie sprzedaży, wartość towarów i materiałów na stanie może być obliczana jako wartość średnia ważona lub metodą FIFO.

• Tworzenie wartości kosztu średniego ważonego

Rozważmy przykład zastosowania tej metody.

Gdy nowa faktura jest księgowana, koszt nowych towarów jest dodawany do kosztu towarów już znajdujących się w magazynie, a następnie dzielony przez łączną liczbę jednostek. W momencie kolejnego przyjęcia koszt pozostałych jednostek będzie obliczany na podstawie kosztu poprzedniego przyjęcia.

Załóżmy, że w magazynie zarejestrowano 20 jednostek produktu, koszt każdej jednostki wynosi 0,60 €, a łączny koszt to 12,00 €. Kolejne 10 jednostek zostało przyjętych po 0,70 € za sztukę, więc wartość przyjęcia to 7,00 €. Łączny koszt 30 (20+10) jednostek na stanie to 12 + 7 = 19 €. Koszt każdej jednostki wynosi 19/30 = 0,63 €.

• Metoda FIFO Metoda FIFO (FIFO - First In, First Out) opiera się na założeniu, że zapasy są wykorzystywane w ciągu miesiąca i w każdym innym okresie w takiej samej kolejności, w jakiej zostały nabyte (otrzymane), co oznacza, że towary wchodzące do produkcji (sprzedaży) jako pierwsze powinny być rozliczane po koszcie najwcześniej zakupionych pozycji, z uwzględnieniem kosztu zapasów na początku miesiąca. Metoda ta zakłada, że wycena towarów na stanie (magazynie) na koniec miesiąca opiera się na rzeczywistym koszcie najnowszych zakupionych towarów, natomiast koszt sprzedanych towarów, produktów, prac lub usług obejmuje koszt najstarszych zakupów.

Na przykład, zarejestrowano 20 sztuk po 0,60 € każda oraz 10 sztuk po 0,70 € każda. Następnie odnotowano sprzedaż 15 sztuk. Koszt sprzedanych towarów należy obliczyć jako 15x0,60 € = 9,00 €. Następnie sprzedano kolejne 10 sztuk. Koszt sprzedanych towarów wynosi 5*0,60 € + 5*0,70 € = 6,50 €. Jednostkowy koszt najnowszych sprzedanych towarów oblicza się następująco: 6,50 € / 10 = 0,65 €.

 

Metoda FIFO nie jest już wspierana. Proszę korzystać z innych metod do obliczania kosztu.

Nie tylko towary, które mogą być zarejestrowane na stanie, ale także przedmioty i przygotowane komponenty (tj. przedmioty z recepturą), które mają następującą metodę rozchodu: „Rozchód gotowego wyrobu/półproduktu”. Dostępność tych przedmiotów na stanie jest rejestrowana przez zapisy kulinarne. Koszt takich przedmiotów jest obliczany w taki sam sposób, jak dla towarów. Koszt przedmiotów rozchodowanych według receptury („Rozchód składników” – metoda rozchodu) jest obliczany jako łączny koszt ich składników.

Jeśli przedmiot jest dostępny w kilku magazynach, jego koszt (podany w kartotece magazynowej) jest obliczany jako średni koszt we wszystkich magazynach, ale rozchód następuje (np. przy sprzedaży produktów) po koszcie określonym w magazynie zdefiniowanym przez typ miejsca produkcji.

Zasadniczo do obliczania kosztu asortymentu przedmiotów stosuje się MWAC (ruchomą ważoną średnią cenę).

System oferuje również wskaźniki kosztów do wykorzystania w analizie zarządczej. Wskaźniki te są wyświetlane na karcie magazynowej na zakładce Receptury. Wśród nich znajdują się MWAC, LIFOC, COST i LIFOCRP. Procedurę obliczania można znaleźć w artykule Przykład obliczania kosztu.

Syrve pozwala zarządzać ujemnymi stanami magazynowymi. Może się to zdarzyć, jeśli faktura zakupu za towary przyjęte na magazyn nie została zarejestrowana na czas lub receptura nie jest prawidłowo ustawiona i określa większe ilości składników niż faktycznie są używane.

W takim przypadku koszt oblicza się następująco:

• Jeśli w co najmniej jednym magazynie jest dodatni stan towarów, koszt oblicza się na podstawie tego stanu (ujemny stan nie jest brany pod uwagę).
• Jeśli nie ma dodatniego stanu, koszt oblicza się na podstawie istniejącego ujemnego stanu.

Załóżmy, że po zaksięgowaniu najnowszej faktury koszt danego przedmiotu w magazynie wynosi 0,60 €. Nie wpłynęły później nowe faktury, ale produkt został użyty, więc w pewnym momencie zarejestrowano ujemny stan: -5 sztuk po 0,60 € każda = -3,00 € łącznie.

Na podstawie nowej faktury przyjęto 10 sztuk po 0,80 € każda, a na koncie magazynowym zarejestrowano transakcję na kwotę 8,00 €. Koszt zapasów wyniósłby 5 € (-3 + 8). W związku z tym jednostkowy koszt każdej z tych 5 sztuk wynosi 1,00 €, co nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji, ponieważ przedmioty na stanie kosztują 0,80 € każda. Dlatego, aby uzyskać poprawny koszt, kwota 1,00 € jest rozdzielana retrospektywnie na transakcje rozchodu zarejestrowane po wystąpieniu ujemnego stanu.

W niektórych przypadkach, gdy punkt sprzedaży posiada więcej niż jeden magazyn i towary są przenoszone tam i z powrotem, powyższa operacja może się zapętlić. W takim przypadku zostanie zarejestrowana specjalna transakcja (CORRCOST typ), która skoryguje koszt zapasów. Specjalne konto „Korekta ujemnego stanu magazynowego” będzie kontem przeciwstawnym dla takich transakcji.

Koszt produktu lub przedmiotu jest przeliczany za każdym razem, gdy jest przyjmowany, a nie na koniec okresu sprawozdawczego. Produkt lub przedmiot może być zarejestrowany za pomocą jednego z następujących dokumentów:

• Faktura
• Zapis kulinarny
• Przesunięcie wewnętrzne

Jeśli punkt sprzedaży sprzedaje przedmioty z asortymentu, należy wdrożyć następującą procedurę składania dokumentów (określoną przez czas złożenia), aby zapewnić prawidłowe obliczenie kosztu przedmiotów:

1. Zapis kulinarny
2. Zapis substytucji
3. Zapis sprzedaży