Towary i Magazyny

W zależności od struktury sieci i komunikacji między lokalami, możliwe jest skonfigurowanie dowolnego schematu ruchów magazynowych w Syrve. W tym celu użyj następujących ustawień:

• Magazyny, będące głównymi obiektami magazynowymi i oddzielnymi działami organizacyjnymi sieci, powinny być zarejestrowane w centrali i powiązane z konkretnym lokalem (lub zakładem produkcyjnym). Rejestracja ta odbywa się na pierwszym etapie konfiguracji korporacji. Informacje te automatycznie replikują się w lokalach.
• Księga referencyjna listy towarów. W Syrve jednostkami magazynowymi są towary, pozycje, przygotowane komponenty, modyfikatory i usługi. Użyj księgi referencyjnej listy towarów do prowadzenia ewidencji magazynowej i konfiguracji, szczegóły znajdziesz w Liście towarów. Dodawanie, usuwanie i edycja pozycji listy towarów powinny być wykonywane wyłącznie w Syrve HQ.
• Katalog dostawców. Dostawcy są jednym z uczestników przepływu towarów. Współpraca z dostawcami jest rejestrowana w systemie za pomocą faktur. W tym celu każdy dostawca musi być zarejestrowany w systemie.
• Księga jednostek miar zawiera listę jednostek miar pozycji.

Dane ewidencji magazynowej mogą być importowane do Syrve HQ z systemów zewnętrznych. Na przykład lista dostawców lub faktury zakupowe. Do tego celu używane są specjalne skrypty. Prosimy o kontakt z działem wsparcia Syrve lub partnerem, od którego zakupiono system.

Przyjęcie towarów

Towary i materiały trafiają do Głównego Magazynu PDF od innych firm (dostawców) na podstawie faktur zakupowych. Towary zewnętrzne trafiają bezpośrednio do Głównych Magazynów Lokali na podstawie faktur zakupowych.

Faktury zakupowe mogą być rejestrowane zarówno w centrali, jak i w restauracjach. Dzięki funkcji wymiany danych informacje wprowadzone w centrali replikują się do lokali, a wszystkie dane wprowadzone w lokalach są przesyłane do centrali.

Po zatwierdzeniu faktury salda magazynowe i wskaźniki kosztów są przeliczane. Szczegółowy opis tej procedury znajduje się w artykule Obliczanie kosztów.

Procedura wypełniania faktury szczegółowo opisana jest w artykule Faktura zakupowa.

Kontrola cen zakupu

Aby planować i kontrolować ceny zakupu, Syrve umożliwia prowadzenie osobnej listy cen dla każdego dostawcy. Lista cen pokazuje ceny dla określonych towarów oraz dopuszczalną odchyłkę ceny (%), a także zachowanie systemu w przypadku wystąpienia odchyłki: zabronić zatwierdzania dokumentów zakupowych, wydać ostrzeżenie lub nie podejmować żadnych działań.

Rozchód towarów i pozycji

Istnieje kilka sposobów na dokonanie rozchodu z magazynu (oprócz rozchodów na podstawie inwentaryzacji i transferów wewnętrznych – patrz poniżej):

• Na podstawie zapisu sprzedaży. Dokument ten jest tworzony automatycznie, gdy sprzedawane są towary lub pozycje zawierające dany produkt (przy zamknięciu zamówienia). Może być także tworzony ręcznie. Co jest rozchodowane – składniki czy pozycja – definiują ustawienia Metody rozchodu określone w karcie listy towarów.
• Przy zaksięgowaniu zapisu gotowania. Składniki pozycji lub przygotowanego komponentu zostaną rozchodowane zgodnie z zapisem, jednak ich saldo magazynowe wzrośnie.
• Na podstawie faktury rozchodu lub zwrotu.
• Na podstawie zapisu rozchodu. Tworzony jest automatycznie, gdy pozycja jest usuwana z zamówienia i rozchodowana (na POS), lub ręcznie, jeśli pozycja nie może być już używana.
• Na podstawie zapisu substytucji.
• Przy zaksięgowaniu zapisu rozdziału. Produkt, który jest rozdzielany, jest rozchodowany z magazynu, natomiast powstałe składniki są rejestrowane na stanie.

Saldo magazynowe powinno być przeliczane natychmiast w dacie i godzinie zaksięgowania dokumentu magazynowego.

Jeśli kilka dokumentów magazynowych wpływających na ilość i koszt towarów jest rejestrowanych pod tym samym datą i godziną, obowiązuje następująca kolejność priorytetów:

1. Dokumenty inwentaryzacji
2. Dokumenty rozchodu
3. Dokumenty przyjęcia magazynowego

Na przykład, jeśli utworzysz zapis rozchodu, na podstawie którego wszystkie towary zostaną rozchodowane, a następnie utworzysz fakturę na te towary po nowej cenie, koszt towarów zostanie obliczony na podstawie ilości po zatwierdzeniu zapisu rozchodu.

Inwentaryzacja

Kontrola salda magazynowego w pododdziałach sieci odbywa się za pomocą standardowych inwentaryzacji. Wyniki inwentaryzacji są rejestrowane w Listach inwentaryzacyjnych, które określają zarówno saldo księgowe, jak i faktyczne. Sumy są rejestrowane przez rozchód niedoborów i zaksięgowanie nadwyżek w transakcjach.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacji odbywa się w trzech krokach: obliczenie ilości przygotowanych komponentów (krok pierwszy), porównanie faktycznie przechowywanych towarów (krok drugi) z ilością wynikającą z dokumentów. W wyniku może zostać zarejestrowany niedobór lub nadwyżka określonych towarów. W trzecim kroku zostaną określone konta rejestrujące niedobory lub nadwyżki oraz odpowiedzialność materialną. Szczegóły znajdziesz w artykule Inwentaryzacja.

Do komputerowej rejestracji produktów i ich faktycznej ilości używany jest skaner kodów kreskowych. Szczegóły w artykule Inwentaryzacja ze skanerem kodów kreskowych.

Należy pamiętać, że jeśli zostanie wykryty i zarejestrowany niedobór w zapisie inwentaryzacyjnym, zmiany należy wprowadzać w dokumencie, który zarejestrował niedobór, a nie tworzyć nowy. W przeciwnym razie może to prowadzić do zniekształcenia danych księgowych lokalu, ponieważ ilość towarów na stanie w konkretnym momencie wpływa na ich koszt, który jest używany do obliczania zysku ze sprzedaży tych towarów. Po edycji dokumentu inwentaryzacji kwoty transakcji kont odpowiadające temu dokumentowi są zmieniane automatycznie.

Transfer wewnętrzny

Istnieją dwa sposoby rejestracji transferu towarów z jednego magazynu do drugiego:

• Dokument Transfer wewnętrzny. Jednak nie zalecamy używania tego dokumentu do transferu towarów między lokalami. Tylko centrala posiada informacje o wszystkich magazynach sieci, natomiast lokal ich nie ma. W związku z tym, jeśli dokument ten zostanie użyty, pozostanie niezaksięgowany po replikacji w Syrve, co uniemożliwi zobaczenie faktycznego salda magazynowego.
• Para powiązanych dokumentów – Faktura rozchodu (z magazynu) i Faktura zakupu (do magazynu). W tym przypadku magazyny mogą należeć do różnych podmiotów prawnych i lokali działających w ramach jednej sieci. Po zapisaniu faktury rozchodu automatycznie tworzona jest faktura zakupu, ale księgowana jest tylko operacja rozchodu. Towary mogą być przekazywane po koszcie lub z narzutem. Magazyn „do” przyjmuje towary po cenie zakupu i dokonuje operacji przyjęcia. W przypadku niezgodności przy przyjęciu towarów możliwa jest korekta tylko części rozchodu, natomiast część przyjęcia zmienia się automatycznie. Procedura rejestracji tej operacji opisana jest w artykule Transfer w dwóch dokumentach.

Zapis substytucji

Zapis substytucji służy do rejestracji przygotowania pozycji przy użyciu zdefiniowanego przez użytkownika zestawu składników lub do rejestrowania wyboru towarów, produktów, prac i usług. Po zakończeniu procesu gotowania rejestrowana jest dostępność pozycji na stanie, a składniki są rozchodowane.

W procesie przygotowania produktu końcowego zawartość i ilość materiałów źródłowych (użytych w substytucji) mogą się różnić. W takim przypadku waga produktu końcowego nie musi być równa sumie wag użytych składników. Koszt gotowych produktów jest obliczany podczas przygotowania i jest równy całkowitemu kosztowi wszystkich składników.

Oznacza to, że zapis substytucji jest dokumentem wielofunkcyjnym i może być używany do rejestrowania wyników następujących operacji:

• Inwentaryzacja – do zbilansowania wykrytych niedoborów i nadwyżek.
• Sprzedaż – obliczenie kosztu rozchodu na podstawie sprzedaży różnorodnego zestawu pozycji.
• Przyjęcie dostawy – rejestracja produktów zakupionych od różnych dostawców o identycznych cechach i właściwościach. Będą one odpowiadać pojedynczemu składnikowi w przepisie.

Na przykład, śmietana 10% (kg):

• Śmietana Danone 10%, szt. (250g)
• Śmietana Kraft 10%, szt. (400g)

Proces przygotowania (z użyciem zapisu substytucji) może wyglądać następująco:

1. Istnieją dwa produkty, które mają własne receptury (metoda rozchodu „Rozchód według składnika”). Są one używane w innym posiłku, np. „bar sałatkowy”.
2. Te dwa produkty są gotowane, co jest rejestrowane w ewidencji gotowania. Ich składniki są rozchodowane zgodnie z recepturą, a gotowe produkty są przyjmowane na stan.
3. Trzeci produkt, składający się z pierwszych dwóch, jest sprzedawany. Jest on rozchodowany, co powoduje powstanie salda ujemnego.
4. Tworzony jest dokument zamiany, aby zarejestrować dostępność określonej ilości trzeciego produktu. W tym momencie rozchodowana jest ilość pierwszego i drugiego produktu określona w dokumencie.

Asortyment produktów

Zestawy produktów asortymentowych odnoszą się do grupy gotowych do spożycia produktów tej samej kategorii, które mają podobny skład i są sprzedawane w tym samym przedziale cenowym: sałatki, dania mięsne, wypieki itp.

Jeśli punkt sprzedaży oferuje asortyment produktów, które nie są przygotowywane na zamówienie, lecz oferowane gościom jako gotowe do spożycia, proces ich produkcji i sprzedaży przebiega następująco:

1. Pracownicy na stanowiskach przygotowawczych otrzymują zamówienia na wyprodukowanie produktów w ilości niezbędnej i wystarczającej do zaspokojenia popytu.
2. Po przygotowaniu produkty są przekazywane do strefy sprzedaży. Fakt ten jest rejestrowany ręcznie w karcie racji.
3. Posiłki są sprzedawane na wagę lub porcję. Produkty w zestawie drukowane są jako jedna pozycja na rachunku, z podaniem ceny, łącznej wagi i ceny.
4. Na koniec dnia tworzony jest Rejestr gotowania zawierający skonsolidowane dane o gotowych produktach przekazanych ze strefy przygotowania do strefy sprzedaży. Rejestr gotowania może być tworzony automatycznie, jeśli przekazanie zostało prawidłowo zarejestrowane.
   • Składniki są rozchodowane zgodnie z recepturami, a gotowe produkty przyjmowane na stan.
   • Koszt produkcji jest automatycznie obliczany dla każdego produktu (zgodnie ze wzorem na koszt surowców).
5. Tworzony jest specjalny dokument - Rejestr zamiany, aby zarejestrować przekazanie produktów z zestawu do sprzedaży:
   • Tworzona jest lista produktów w zestawie (uwzględniając wcześniej zarejestrowany rejestr gotowania) i uzupełniana o stan magazynowy produktów.
   • Niesprzedane produkty mogą zostać rozchodowane lub uwzględnione w rejestrze zamiany (koszt zestawu zależy od metody rejestracji takich produktów).
   • Określana jest objętość sprzedanego zestawu.

Przekazywanie produktów ze strefy przygotowania do strefy sprzedaży

Do rejestrowania przekazania gotowych produktów ze strefy przygotowania do strefy sprzedaży można używać kart racji (szczegóły w sekcji Asortyment produktów). Nazwy gotowych produktów i ich ilości muszą być ręcznie wprowadzane do kart racji. Dane z kart racji mogą być dalej wykorzystywane do rejestrowania rejestrów gotowania.

Szablon karty racji można wydrukować bezpośrednio z systemu Syrve. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć dowolny istniejący rekord na liście rejestrów gotowania i kliknąć przycisk Karta racji. Otworzy się podgląd wypełnionego szablonu, który można wydrukować.

System Syrve umożliwia jednak pełną automatyzację tego procesu i rezygnację z dokumentacji papierowej. Szef kuchni może zważyć posiłek przeznaczony do sprzedaży na kasie, nie wyjmując go z pojemnika. W takim przypadku rejestr gotowania tworzony jest automatycznie. Jeśli szef kuchni pobierze coś ze stanowiska oczekiwania, powinno to zostać zarejestrowane na kasie i odzwierciedlone w automatycznie utworzonym dokumencie.

Aby rejestrować przepływ produktów sprzedawanych na wagę za pomocą kasy, należy ustawić szereg parametrów opisanych w artykule Syrve Kitchen - Ruch towarów na kasie.

Sprzedaż

System wykorzystuje Rejestry Sprzedaży do rejestrowania sprzedaży detalicznej, która miała miejsce w każdym punkcie sprzedaży. System generuje raport Z za każdym razem, gdy zamykana jest zmiana kasy. Dane o przychodach i sprzedaży są automatycznie przesyłane do centrali na koniec dnia transakcyjnego za pomocą dowolnego dostępnego kanału komunikacji.

Pojedynczy rejestr sprzedaży obejmujący wszystkie produkty rozchodowane z jednego magazynu (mającego jedno i to samo miejsce produkcji) jest tworzony automatycznie na koniec każdego dnia transakcyjnego. Zawiera on listę sprzedanych produktów oraz informacje o ich ilości i cenach sprzedaży na podstawie wydrukowanych rachunków.

Automatycznie utworzony rejestr sprzedaży można edytować po zamknięciu dnia transakcyjnego na kasie. Może być to potrzebne w następujących przypadkach:

• Aby zmienić listę produktów w celu wyeliminowania przeksięgowań, wykluczenia towarów nielegalnych, dostosowania stawek podatkowych itp.
• Aby zmienić ilość w celu wyeliminowania ujemnego salda magazynowego.
• Aby zmienić ceny i sumy sprzedaży w celu wyrównania rozbieżności w rejestrach przychodów.

Rejestr rozdziału

Rejestr rozdziału służy do rejestrowania rozdzielania surowców na półprodukty lub składniki źródłowe. Podczas rozdziału produkt jest rozchodowany ze stanu, natomiast powstałe składniki są przyjmowane na stan.

Rejestr rozdziału jest dokumentem wielofunkcyjnym, który może służyć do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Rozbiór mięsa. Rejestruje rozbiór tusz mięsnych na produkty lub przygotowane komponenty, które następnie staną się odrębnymi pozycjami magazynowymi.
• Rozdział. Rozdział wcześniej przygotowanego produktu spożywczego lub pozycji na składniki.

Dokument rejestruje rozdział jednej pozycji magazynowej, co może skutkować pozyskaniem kilku nowych składników. Zawartość i ilości tych składników mogą się różnić. W takim przypadku łączna waga składników nie musi być równa wadze oryginalnego produktu. Całkowity koszt netto uzyskanych składników jest obliczany na podstawie wyników rozdziału i jest równy kosztowi rozdzielanego produktu.

Produkt dowolnego typu z listy magazynowej może być rozdzielany: towar, pozycja, przygotowany komponent, modyfikator. Powstałe składniki to towary, przygotowane komponenty i pozycje.

Zwrot do dostawcy

W przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

• rozbieżności w odbiorze dostawy, np. dostawa towarów, które nie były zamawiane, dostawa nadmiernych ilości towarów;
• towary są wadliwe lub przeterminowane;

w systemie można utworzyć specjalny dokument rejestrujący zwrot towarów do dostawcy, tj. fakturę zwrotną. Warunki zwrotu, w tym ceny, są określone w umowie dostawy (cena zwrotu może być równa cenie zakupu, cenie rynkowej itp.).

Procedura wypełniania faktury zwrotnej jest opisana w artykule Faktura zwrotna.

Obliczanie kosztów

Głównym wskaźnikiem używanym do obliczania zysków i strat poniesionych przez punkty sieci w wyniku ich działalności jest koszt netto, zwany po prostu kosztem.

Koszt towarów jest obliczany oddzielnie dla każdego magazynu, co oznacza, że ten sam produkt może mieć różny koszt w różnych magazynach. Wartość wyświetlana w kartotece magazynowej jest obliczana jako średnia dla wszystkich magazynów.

System śledzi saldo magazynowe każdego magazynu (każdy magazyn ma dedykowane konto w planie kont), które jest obliczane na podstawie kosztu towarów przyjętych i wydanych. Koszt produktu na stanie jest obliczany jako całkowity koszt netto pozostałych jednostek tego produktu. Przy księgowaniu dowolnego dokumentu zwiększającego ilość produktu na stanie (przyjęcie) koszt jest przeliczany.

W zależności od procedur księgowych stosowanych w punkcie sprzedaży, wartość zapasów towarów i materiałów w magazynie punktu może być obliczana jako wartość średnia ważona lub metodą FIFO.

• Tworzenie wartości kosztu średniego ważonego

Rozważmy przykład zastosowania tej metody.

Po zaksięgowaniu nowej faktury koszt nowych towarów jest dodawany do kosztu towarów już znajdujących się w magazynie, a następnie dzielony przez łączną liczbę jednostek. Przy następnym przyjęciu koszt pozostałych jednostek będzie obliczany na podstawie kosztu poprzedniego przyjęcia.

Załóżmy, że w magazynie zarejestrowano 20 jednostek produktu, koszt każdej jednostki wynosi 0,60 €, a całkowity koszt to 12,00 €. Zaksięgowano dodatkowo 10 jednostek po 0,70 € każda, więc wartość przyjęcia wynosi 7,00 €. Całkowity koszt 30 (20+10) jednostek na stanie to 12 + 7 = 19 €. Koszt każdej jednostki to 19/30 = 0,63 €.

• Metoda FIFO Metoda FIFO (FIFO - First In, First Out) opiera się na założeniu, że zapasy są wykorzystywane w ciągu miesiąca i w każdym innym okresie w takiej samej kolejności, w jakiej zostały nabyte (otrzymane), co oznacza, że elementy zapasów, które trafiają do produkcji (sprzedaży) jako pierwsze, powinny być rozliczane po koszcie najwcześniej zakupionych pozycji, z uwzględnieniem kosztu zapasów na początku miesiąca. Ta metoda zakłada, że wycena zapasów na koniec miesiąca opiera się na rzeczywistym koszcie najnowszych zakupionych towarów, natomiast koszt sprzedanych towarów, produktów, prac lub usług obejmuje koszt najstarszych zakupów.

Na przykład, zarejestrowano 20 sztuk po 0,60 € każda oraz 10 sztuk po 0,70 € każda. Następnie odnotowano sprzedaż 15 sztuk. Koszt sprzedanych towarów należy obliczyć jako 15 x 0,60 € = 9,00 €. Ponownie sprzedano kolejne 10 sztuk. Koszt sprzedanych towarów to 5 x 0,60 € + 5 x 0,70 € = 6,50 €. Jednostkowy koszt najnowszych sprzedanych towarów oblicza się następująco: 6,50 € / 10 = 0,65 €.

 

Metoda FIFO nie jest już wspierana. Proszę używać innych metod do obliczania kosztu.

Nie tylko towary, które mogą być zarejestrowane w magazynie, ale także przedmioty i przygotowane komponenty (tj. przedmioty z recepturą), które mają następującą metodę rozchodu: „Rozchód gotowego przedmiotu/półproduktu”. Dostępność tych przedmiotów w magazynie jest rejestrowana przez zapisy produkcyjne. Koszt takich przedmiotów jest obliczany w taki sam sposób, jak dla towarów. Koszt przedmiotów, które zostały rozchodowane według receptury („Rozchód składników” jako metoda rozchodu), jest obliczany jako łączny koszt ich składników.

Jeśli przedmiot jest dostępny w kilku magazynach, jego koszt (podany w kartotece magazynowej) jest obliczany jako średni koszt we wszystkich magazynach, ale rozchód (np. przy sprzedaży produktów) następuje po koszcie określonym w magazynie zdefiniowanym przez typ miejsca produkcji.

Zasadniczo do obliczania kosztu asortymentu przedmiotów stosuje się MWAC (ruchomy ważony średni koszt).

System oferuje również wskaźniki kosztów do wykorzystania w analizie zarządczej. Wskaźniki te są wyświetlane na zakładce Receptury karty kartoteki magazynowej. Wśród nich znajdują się MWAC, LIFOC, COST oraz LIFOCRP. Procedurę obliczeń można znaleźć w artykule Przykład obliczania kosztu.

Syrve umożliwia zarządzanie ujemnymi stanami magazynowymi. Może się to zdarzyć, jeśli faktura zakupu towarów przyjętych do magazynu nie została zarejestrowana na czas lub receptura nie jest prawidłowo ustawiona i określa większe ilości składników niż faktycznie zużywane.

W takim przypadku koszt oblicza się następująco:

• Jeśli w co najmniej jednym magazynie jest dodatni stan towarów, koszt jest obliczany na podstawie tego stanu (ujemny stan nie jest brany pod uwagę).
• Jeśli nie ma dodatniego stanu, koszt jest obliczany na podstawie istniejącego ujemnego stanu.

Załóżmy, że po zaksięgowaniu najnowszej faktury koszt pewnego przedmiotu w magazynie wynosi 0,60 €. Nie wpłynęły żadne nowe faktury, ale produkt został użyty, więc w pewnym momencie zarejestrowano ujemny stan: -5 sztuk po 0,60 € każda = -3,00 € łącznie.

Pod nową fakturą przyjęto 10 sztuk po 0,80 € każda, a na koncie magazynowym zarejestrowano transakcję na kwotę 8,00 €. Koszt zapasów wyniósłby 5 € (-3 + 8). W związku z tym jednostkowy koszt każdej z tych 5 sztuk wynosi 1,00 €, co nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji, ponieważ przedmioty w magazynie kosztują 0,80 € każda. Dlatego, aby uzyskać prawidłowy koszt, kwota 1,00 € jest rozdzielana retrospektywnie na transakcje rozchodu, które zostały zarejestrowane po wystąpieniu ujemnego stanu.

W niektórych przypadkach, gdy punkt sprzedaży ma więcej niż jeden magazyn i towary są przenoszone tam i z powrotem, powyższa operacja może się powtarzać w pętli. W takim przypadku zostanie zarejestrowana specjalna transakcja (CORRCOST typ), która skoryguje koszt zapasów. Specjalne konto „Korekta ujemnego stanu magazynowego” będzie kontem przeciwstawnym dla takich transakcji.

Koszt produktu lub przedmiotu jest przeliczany za każdym razem, gdy jest przyjmowany, a nie na koniec okresu sprawozdawczego. Produkt lub przedmiot może być zarejestrowany za pomocą jednego z następujących dokumentów:

• Faktura
• Zapis produkcyjny
• Przesunięcie wewnętrzne

Jeśli punkt sprzedaży sprzedaje przedmioty z asortymentu, należy wdrożyć następującą procedurę składania dokumentów (określoną według czasu złożenia), aby zapewnić prawidłowe obliczenie kosztu przedmiotów:

1. Zapis produkcyjny
2. Zapis substytucji
3. Zapis sprzedaży