Liczenie produktów

Przegląd

Wszystkie aktywne spisy można znaleźć w sekcji Codzienne operacje restauracyjne > Magazyn > Spis inwentaryzacyjny.

Tutaj możesz sprawdzić status spisu, podjąć się spisu i przejść do liczenia oraz utworzyć spis ręcznie. Aby to zrobić, kliknij Utwórz i wybierz z listy rozwijanej wcześniej skonfigurowany spis. Zaplanowane spisy tworzone są automatycznie i powinny być wykonywane regularnie przez odpowiedzialnego pracownika. Wszystkie spisy przechodzą przez kilka etapów, na których otrzymują odpowiedni status.

Ten artykuł wyjaśnia, jak przeprowadzić spis inwentaryzacyjny za pomocą urządzeń mobilnych w miejscach, gdzie obowiązki są podzielone między menedżerów a innych pracowników. Jeśli nie ma podziału obowiązków, wszystkie kroki wykonuje ten sam pracownik, który posiada wszystkie wymagane uprawnienia.

Przeprowadzanie spisu inwentaryzacyjnego

Krok 1. Menedżer inicjuje spis

Dokument inwentaryzacyjny tworzony jest automatycznie w nocy. Jednocześnie menedżer otrzymuje e-mail z linkiem do tego dokumentu. Może otworzyć ten dokument bez logowania.

1. Otwórz e-mail z webowego biura i kliknij link.
2. Naciśnij Start.

Przypisani pracownicy otrzymają link do tego dokumentu e-mailem. Otworzą dokument i rozdzielą między siebie obszary magazynowe.

Pracownicy zalogowani i uprawnieni do przeprowadzania spisów inwentaryzacyjnych otrzymają odpowiednie e-maile, jeśli mają podany adres e-mail.

Krok 2. Pracownik przeprowadza spis

1. Otwórz e-mail i kliknij link.
2. Przejdź do pierwszego obszaru magazynowego. Na smartfonie naciśnij Start obok nazwy obszaru. Jeśli obszary magazynowe nie są skonfigurowane, będzie tylko jeden przycisk Start.

3. Zweryfikuj ilość pierwszego produktu i wpisz wartość. Naciśnij przycisk plus, jeśli chcesz dodać ilość znalezioną gdzie indziej. Naciśnij OK. Możesz wprowadzać ilość zarówno w jednostkach bazowych (sztuki, kilogramy, litry), jak i w jednostkach opakowań (pudełka, butelki itp.).

   

4. Włącz przełącznik Szybkie przejście, aby szybko przejść do następnego produktu po wprowadzeniu ilości. Zaoszczędzi to kilka kliknięć pracownikowi podczas liczenia zapasów.

5. Policz pozostałe produkty w obszarze i wprowadź wartości.

6. Jeśli produktu brakuje, naciśnij brak na stanie. Pole ilości pokaże zero.

7. Po policzeniu wszystkich towarów w obszarze naciśnij Zakończ liczenie obszaru. Ten przycisk jest dostępny, jeśli przynajmniej jedno pole ilości każdego produktu w obszarze jest wypełnione.

8. Aby upewnić się, że nie pominąłeś żadnych produktów na liście, włącz opcję Pokaż niekompletne w spisie inwentaryzacyjnym. System wyświetli tylko te produkty, które nie zostały policzone.

9. Przejdź do następnego obszaru magazynowego i naciśnij Start.

   Obszar, który został zinwentaryzowany, pokaże nazwisko pracownika, który przeprowadził spis.

10. Powtarzaj punkty 2 do 6, aż wszystkie towary we wszystkich obszarach zostaną policzone.

11. Naciśnij Zakończ liczenie obszaru. Zostaniesz przeniesiony do okna logowania. Powiadom menedżera o zakończeniu spisu.

Krok 3. Menedżer finalizuje spis

Gdy pracownicy zakończą spis inwentaryzacyjny, menedżer może zatwierdzić dokument, aby zarejestrować ilości w systemie.

Aby sfinalizować spis, otwórz dokument i naciśnij Zatwierdź.

Używanie skanera kodów kreskowych do znajdowania produktów

Jeśli masz skonfigurowany skaner kodów kreskowych, możesz go użyć do szybkiego znajdowania produktów podczas przeprowadzania spisu.

 

Aby produkt był możliwy do wyszukania przez skaner, powinien mieć podany kod kreskowy na karcie Jednostki miary w karcie produktu w aplikacji desktopowej back-office.

Jak znaleźć produkt

1. Podłącz skaner USB do telefonu komórkowego.

2. Zeskanuj kod kreskowy produktu lub naciśnij  aby wprowadzić kod kreskowy ręcznie.

    

   Narzędzie lupy służy do wprowadzania kodów kreskowych tylko produktów sztukowych.

3. Numer kodu kreskowego zostanie automatycznie wpisany w pasku wyszukiwania. Jeśli wcześniej wprowadziłeś dane kodu kreskowego w Syrve Office, produkt zostanie znaleziony, a jego szczegóły pojawią się na ekranie.

4. Wprowadź dostępne ilości ręcznie. Następnie przejdź do następnego produktu na liście inwentaryzacyjnej.

Automatyczne wprowadzanie wagi produktu za pomocą kodu kreskowego

Gdy użytkownik skanuje kod kreskowy za pomocą podłączonego skanera, waga zeskanowanego produktu jest automatycznie wpisywana w polu Ilość, jeśli kod kreskowy zawiera dane o wadze.

Możesz też wprowadzić kod kreskowy ręcznie. Aby to zrobić, naciśnij przycisk kodu kreskowego . Następnie kliknij ikonę klawiatury, aby w nowym oknie wpisać kod kreskowy ważonego produktu.

 

Przycisk kodu kreskowego służy do wprowadzania kodów kreskowych tylko produktów oznaczonych i ważonych. Nie działa z produktami sztukowymi.

Rozbieżności

Po naciśnięciu przycisku Zatwierdź system sprawdza rozbieżności między zarejestrowanymi a zinwentaryzowanymi ilościami.

Jeśli rozbieżność przekracza dopuszczalny próg, pojawi się ostrzeżenie. System zasugeruje ponowne przeliczenie ilości produktów z rozbieżnościami.

Menedżer powinien poprosić odpowiedniego pracownika o ponowne zweryfikowanie ilości towarów w obszarze i poprawienie danych:

3. Naciśnij Popraw obok obszaru magazynowego.

   

4. Towary z problemami ilościowymi są wyróżnione na żółto. Ponownie policz towary i wpisz ilość. Naciśnij OK, aby przejść do następnego produktu z rozbieżnościami.

   

5. Naciśnij Zakończ liczenie obszaru.

Gdy pracownik poprawi ilość, menedżer naciska Zatwierdź, a następnie OK.

Masz tylko jedną próbę poprawienia ilości produktu. Po ponownym zatwierdzeniu ilość zostanie zarejestrowana w systemie.

Jeśli włączone są powiadomienia dotyczące spisu inwentaryzacyjnego, system wyśle e-maile z informacjami o rozbieżnościach.

Utrata połączenia z Internetem

Możesz liczyć zapasy nawet jeśli połączenie z Internetem jest słabe lub utracone . Po przywróceniu połączenia dane zostaną zsynchronizowane z chmurą biura. W tym celu nie zamykaj strony spisu inwentaryzacyjnego na urządzeniu mobilnym, dopóki nie będziesz online. Ikona „Brak Internetu” musi zniknąć z ekranu.

Po przywróceniu Internetu szczegóły spisu zostaną przesłane do menedżera, który zakończy spis po otrzymaniu danych ze wszystkich obszarów magazynowych.

Przeterminowany spis inwentaryzacyjny

Jeśli pracownicy nie zdążyli przeprowadzić spisu i jest on przeterminowany, mogą przedłużyć ważność spisu. W tym celu pracownik powinien mieć uprawnienie „Przedłuż spis inwentaryzacyjny” (INV_COUNT_PROLONG).

Aby przedłużyć okres spisu, przejdź do Operacje sklepu > Magazyn > Spis inwentaryzacyjny. Kliknij Przedłuż obok wymaganego spisu. Okres spisu zostanie przedłużony i spis stanie się dostępny.

Wyniki spisu inwentaryzacyjnego

Wyniki spisu inwentaryzacyjnego możesz sprawdzić po jego zakończeniu:

1. Zaloguj się do Syrve i przejdź do bloku Codzienne operacje restauracyjne.
2. Przejdź do Magazyn > Spis inwentaryzacyjny.
3. W bloku Zakończone spisy na dole znajdź wymagany dokument. Powinien mieć status Zakończony.
4. Kliknij Pokaż.
5. Aktywne, pominięte i zakończone spisy inwentaryzacyjne można przeglądać w bloku Spis inwentaryzacyjny.

Tabela zawiera następujące informacje:

• Zarejestrowana w systemie ilość towarów.
• Rzeczywista ilość towarów zweryfikowana podczas inwentaryzacji.
• Rozbieżność między ilością zarejestrowaną a rzeczywistą.

Towary mogą być liczone w jednostkach bazowych lub jednostkach opakowaniowych; mogą być przechowywane w różnych obszarach. Aby dowiedzieć się więcej o towarach, kliknij .

Pytania i odpowiedzi

P: Czy inwentaryzację może przeprowadzać jednocześnie kilku pracowników?

O: Inwentaryzacja może być prowadzona równocześnie przez kilku pracowników. Jednak do jednego obszaru magazynowego może mieć dostęp tylko jeden pracownik w danym czasie.

P: Dlaczego zamiast przycisku Start pojawia się nazwisko innego pracownika?

O: Oznacza to, że inny pracownik już rozpoczął inwentaryzację w tym obszarze magazynowym.

P: Pracownik przypadkowo kliknął Start w niewłaściwym obszarze, a inny pracownik nie może rozpocząć procedury. Co można zrobić?

O: Po naciśnięciu Start inni pracownicy nie mogą weryfikować tego obszaru magazynowego. Kierownik może usunąć pracowników z obszarów magazynowych. W tym celu musi otworzyć dokument inwentaryzacji, kliknąć znak krzyżyka obok nazwiska pracownika i potwierdzić. Teraz obszar jest dostępny dla innych pracowników, którzy mogą kliknąć Start lub Kontynuuj, jeśli inny pracownik wprowadził już jakieś dane.