Przejdź do głównej zawartości

Rozmowy telefoniczne w centrum obsługi klienta

Łączenie operatorów call center z centralą PBX​

Operatorzy będą mogli odbierać połączenia od klientów oraz dzwonić do klientów i kierowców po dokonaniu następujących ustawień w ich kartach osobowych na karcie Dodatkowe informacje:

  1. Określ login i hasło do połączenia z centralą PBX.
  2. Można podać numer wewnętrzny dla każdego operatora.

Przyciski połączeń w centrum obsługi klienta są nieaktywne dla operatora, który nie jest połączony z centralą PBX.

Obsługa rozmów telefonicznych w centrum obsługi klienta​

Klient dzwoni do centrum obsługi klienta​

Usłyszysz sygnał dźwiękowy i zobaczysz wiadomość o przychodzącym połączeniu na ekranie zawierającym listę dostaw lub klientów. Numer przychodzącego połączenia zostanie wyświetlony w specjalnym polu. Dostępne będą również przyciski Odbierz i Odrzuć.

Podczas rozmowy z klientem możesz wyłączyć mikrofon. W tym celu kliknij przycisk Pauza. Klient pozostanie na linii, ale nie będzie cię słyszał.

Usługi dostawcze; przychodzące połączenie.

Klienci dostaw; przychodzące połączenie

Istniejące zamówienie​

Klient dzwoni do centrum obsługi klienta, aby zmienić zamówienie.

  1. Odbierz połączenie, klikając Odbierz.
  2. Załóżmy, że klient ma już zamówienie. System znajduje je po numerze telefonu i otwiera. Jeśli znaleziono kilka takich zamówień, otwiera się pierwsze według czasu dostawy.
  3. W razie potrzeby zmień adres dostawy lub zamówienie. Poinformuj klienta o nowej kwocie do zapłaty i wyślij ją do punktu odbioru.
  4. Kliknij Zakończ, jeśli zakończyłeś rozmowę z klientem. Połączenie można zakończyć w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zapisanie dostawy.

Nowe zamówienie​

Klient dzwoni do centrum obsługi klienta, aby złożyć nowe zamówienie.

  1. Odbierz połączenie, klikając Odbierz.
  2. Klient składa zamówienie. Załóżmy, że klient nie ma otwartych zamówień. System znajduje klienta po numerze telefonu i tworzy nową dostawę. Pole telefonu jest wypełnione numerem — który może być inny niż ostatnio używany do komunikacji z klientem.
  3. Utwórz nowe zamówienie jak zwykle i wyślij je do punktu odbioru.
  4. Po zapisaniu zamówienia do punktu odbioru wracasz do listy dostaw lub klientów.
  5. Zakończ rozmowę z klientem.

Możliwe są również następujące sytuacje. System szuka niezamkniętych zamówień po numerze przychodzącego połączenia. Jeśli nie ma żadnego, szuka klienta z danym numerem telefonu:

  • Załóżmy, że klient nie został znaleziony. W takim przypadku tworzona jest nowa dostawa, a numer jest wpisywany w polu telefonu.
  • Scenariusz, gdy znaleziono jednego klienta i tworzony jest dla niego nowy zamówienie, został opisany powyżej.
  • Jeśli znaleziono kilku klientów z tym numerem telefonu, otwiera się okno z listą klientów. Wybierz odpowiedniego klienta i utwórz dla niego nową dostawę.

Rozmowa z klientem lub kierowcą​

Możesz zadzwonić do klienta lub kierowcy jednym kliknięciem, używając odpowiednich przycisków w karcie dostawy. Rozmowę z klientem można również nawiązać/odebrać z listy klientów dostaw lub karty klienta.

Przycisk Zadzwoń do klienta znajduje się obok numeru telefonu klienta w karcie dostawy lub karcie klienta. Jest dostępny tylko wtedy, gdy numer telefonu klienta jest poprawnie wprowadzony.

Przycisk Zadzwoń do kierowcy znajduje się obok nazwiska kierowcy w karcie dostawy. Jest dostępny tylko wtedy, gdy kierowca został przypisany. Numer telefonu komórkowego powinien być również podany w karcie osobowej kierowcy. Klient (lub kierowca) odkłada słuchawkę, połączenie zostaje rozłączone. W razie potrzeby możesz zakończyć rozmowę, klikając Odrzuć.