Uzgadnianie stanu magazynowego na koniec dnia

Uprawnienia

Aby pracować z dokumentami magazynowymi, Twoi pracownicy muszą mieć przyznane odpowiednie uprawnienia. Aby dowiedzieć się, jakie uprawnienia są wymagane do obsługi operacji magazynowych, zobacz artykuł Separation of Permissions.

Uzgadnianie stanu magazynowego

Tworzenie dokumentu

1. Przejdź do Zarządzanie Magazynem > Uzgadnianie stanu magazynowego.
2. Kliknij Utwórz.
3. W polu Numer w razie potrzeby edytuj automatyczny numer nowego dokumentu. Numer może nie zostać wygenerowany, jeśli brakuje niektórych wymaganych danych. W takim przypadku system poprosi o wygenerowanie numeru przy zapisie.
4. W polu Data określ dzień uzgadniania stanu magazynowego. Czas utworzenia dokumentu jest określony w ustawieniach sklepu. Na tę datę i godzinę system porównuje faktyczne i księgowe stany magazynowe.
5. W polu Magazyn wybierz magazyn, w którym chcesz przeprowadzić uzgadnianie stanu.
6. Wykonaj wszystkie kroki uzgadniania.

Krok 1. Inwentaryzacja przygotowanych produktów i półproduktów

1. Policzyć przygotowane produkty i półprodukty, których składniki nie zostały jeszcze rozliczone, i dodać je do tabeli: wybierz nazwę i określ faktyczną ilość. Jeśli pozycja menu ma więcej niż jeden rozmiar, dodaj osobny wiersz dla każdego rozmiaru.

   Możesz dodać zarówno pozycje menu, jak i półprodukty do listy:

   • Użyj metody „Rozlicz składniki”, jeśli składniki są rozliczane w momencie sprzedaży.
   • Jeśli nie są rejestrowane w zapisie gotowania, co oznacza, że ich składniki nie zostały rozliczone.

2. Aby szybko wypełnić listę inwentaryzacyjną, wybierz w menu Akcje pozycje Wypełnij wszystkimi półproduktami, Wypełnij wszystkimi pozycjami lub Wypełnij według stanu, ruchu i kategorii. Dokument zostanie uzupełniony półproduktami i pozycjami menu (z metodą „Rozlicz składniki” i recepturami).

    

   Dla wygody podczas wypełniania listy używaj skrótów klawiszowych. Wprowadź wartość i naciśnij Enter. Przytrzymaj klawisz Ctrl i naciśnij Home lub End, aby przejść odpowiednio do pierwszego lub ostatniego wiersza.

3. Kliknij Dalej.

    

   Wróć, jeśli musisz poprawić błędy obliczeń. W tym celu kliknij Wstecz.

Krok 2. Inwentaryzacja zakupionych towarów, pozycji menu i półproduktów

Towary użyte do przygotowania półproduktów i pozycji menu określonych w pierwszym kroku zostały już obliczone przez system i wstawione do tabeli.

1. Teraz musisz określić stan magazynowy towarów, gotowych produktów i półproduktów, które zostały zaksięgowane w zapisach gotowania:

   1. Wybierz wymagany produkt z listy rozwijanej Produkt.
   2. Jeśli pozycja ma więcej niż jeden rodzaj opakowania lub musisz wprowadzić stan produktu w systemie, który jest częścią półproduktu obliczonego w pierwszym kroku, dodaj nowy wiersz. W tym celu kliknij lewym przyciskiem myszy na pozycję i wybierz z menu kontekstowego Dodaj bieżącą pozycję. Nowy wiersz połączy się z istniejącym, a ich suma zostanie obliczona. Ta wartość zostanie porównana ze stanem księgowym.
   3. Lista inwentaryzacyjna może być automatycznie wypełniona:
      • Pozycjami z listy magazynowej. W tym celu kliknij Akcje, a następnie Wypełnij wszystkimi produktami lub Wypełnij wszystkimi półproduktami.
      • Pozycjami, które na dzień uzgadniania stanu mają dodatni lub ujemny stan magazynowy lub wystąpił ruch. Możesz je sortować według określonej grupy lub kategorii księgowej. W tym celu kliknij Akcje, a następnie Wypełnij według stanu, ruchu i kategorii i wybierz wymaganą pozycję.

2. Wprowadź faktyczny stan magazynowy i kliknij Zapisz na końcu wiersza. System pokaże stan księgowy, porówna go z faktycznym i zarejestruje różnicę. W przypadku rozbieżności możesz przeliczyć stan pozycji. Jednak korekta zostanie zarejestrowana w systemie. Aby zapisać wszystkie pozycje naraz, wybierz Zapisz wszystko w menu kontekstowym.

    

   Dokument inwentaryzacyjny zostanie automatycznie zapisany po obliczeniu stanu księgowego przynajmniej dla jednej pozycji.

3. Jeśli masz specjalne uprawnienie „Wypełnij stan księgowy w rejestrze uzgadniania stanu” (B_FIBR), możesz wypełnić kolumnę Faktyczna ilość stanem księgowym. W tym celu kliknij Wypełnij stan księgowy i wybierz opcję wypełnienia:

   • Wypełnij wszystko ‒ wszystkie wymienione pozycje zostaną automatycznie uzupełnione stanem księgowym (na dzień uzgadniania).
   • Wypełnij zerem ‒ wartości stanu księgowego zostaną wstawione tylko w niezapisane wiersze z zerową ilością.

Aby uzyskać wiarygodne dane inwentaryzacyjne, wprowadź faktyczną ilość produktów w wymaganych wierszach.

1. Możesz dostosować widok listy towarów. W tym celu zaznacz wymagane opcje:

   • Tylko zero ‒ wyświetlane są tylko towary o zerowej ilości.
   • Tylko pozycje z kroku 1 ‒ wyświetlane są składniki pozycji menu i półproduktów określonych w kroku 1.
   • Tylko zapisane ‒ wyświetlane są pozycje z zarejestrowaną ilością (przycisk Zapisz jest wciśnięty).

2. Jeśli retrospektywnie edytujesz receptury pozycji menu i półproduktów (np. z powodu zmiany klasyfikacji), które zostały rozbite na składniki w pierwszym kroku inwentaryzacji, możesz je przeliczyć w kroku drugim. Kliknij Przelicz krok 1, aby zmienić dane uzgadniania stanu. Zmodyfikowane wiersze są podświetlone na różowo.

    

   Aby usunąć wszystkie niezapisane resztki o zerowej ilości, kliknij Usuń zero. Aby usunąć konkretną pozycję z listy, wybierz odpowiednią opcję w menu kontekstowym.

3. Kliknij Dalej.

Krok 3. Zakończenie uzgadniania stanu magazynowego

Ta tabela wyświetla wszystkie nadwyżki i niedobory (jeśli występują) oraz pozostałą ilość towarów w magazynie. Domyślnie produkty na tej liście są pogrupowane według list magazynowych, do których należą. Aby zresetować to grupowanie, wybierz Usuń grupowanie. Masz również możliwość wyświetlenia wyników uzgadniania stanu tylko dla tych pozycji, które mają nadwyżki lub niedobory. W tym celu zaznacz Tylko rozbieżności.

Aby zakończyć uzgadnianie:

1. Wybierz konta, na które zostaną rozliczone nadwyżki i niedobory. Domyślnie ustawione są standardowe opcje.
2. Aby uwzględnić te wydatki (lub wpływy) z określonym konceptem w raportach, wybierz go w polu Koncept.
3. Aby utworzyć zestawienie inwentaryzacyjne, które przedstawia wyniki uzgadniania stanu za pomocą formularzy inwentaryzacyjnych oraz rejestr inwentaryzacyjny, kliknij Drukuj i wybierz wymagany formularz.
4. Kliknij Zapisz i zamknij. Domyślnie uzgadnianie stanu jest zapisywane i księgowane, dlatego pole Księguj jest zaznaczone. Jeśli nie chcesz księgować tego dokumentu w tym momencie, odznacz to pole.

Możesz wyeksportować listę pozycji do Excela na każdym etapie uzgadniania stanu. W tym celu wybierz Akcje > Eksportuj do Excela.

Znaleziono niedobór

Jeśli istnieje produkt z zarejestrowanym niedoborem:

1. Znajdź odpowiedni dokument na liście i kliknij go dwukrotnie. Pojawi się okno Krok 2 inwentaryzacji.
2. Kliknij Przelicz w wierszu odpowiadającym produktowi, którego ilość chcesz edytować. Ten wiersz stanie się nieaktywny, a na dole pojawi się nowy wiersz, w którym możesz wprowadzić wymaganą ilość.
3. Wprowadź całkowitą ilość produktu (nie tylko niedobór lub nadwyżkę) i kliknij Zapisz na końcu wiersza.
4. Zapisz dokument. Aby zmiany miały wpływ na działalność księgową firmy, ponownie zaksięguj dokument. W tym celu zaznacz pozycję Ponownie zaksięgowany.