Rejestracja pracowników

Aby zarejestrować pracowników, potrzebujesz uprawnień „Edytuj uprawnienia dostępu” (B_EP) oraz „Dodaj, usuń, edytuj akta pracowników” (B_EE).

Aby pracownik mógł pracować w Syrve, musi być zarejestrowany w systemie jako użytkownik. W tym celu:

1. Wybierz pozycję Pracownicy w menu Pracownicy.
2. W pojawiającym się oknie kliknij przycisk Dodaj w lewym górnym rogu, a otworzy się okno Akta osobowe.
3. Wypełnij zakładki akt.
4. Po zakończeniu kliknij Zapisz.

Listę pracowników można wyeksportować do pliku MS Excel. Na przykład można utworzyć książkę telefoniczną pracowników. W tym celu włącz kolumnę telefon i zapisz tę listę do pliku.

Podstawowe informacje

Wypełnij zakładkę Podstawowe informacje danymi osobowymi pracownika.

Pole Nazwa użytkownika jest wymagane.

Identyfikator pracownika jest generowany automatycznie. Możesz zmienić tę wartość, ale musi być unikalna w systemie.

Wybierz Stanowisko z listy, które definiuje domyślne uprawnienia pracownika. System poprosi Cię o ustawienie wynagrodzenia pracownika zgodnie z wybranym stanowiskiem. Po potwierdzeniu monitu stawka wynagrodzenia stanowiska zostanie skopiowana do Akt pracownika. Aby przypisać pracownikowi kilka stanowisk, zaznacz wymagane pozycje. W takim przypadku pracownik będzie mógł pracować tylko pod jednym z nich naraz. Uprawnienia dostępu odpowiadające przypisanemu stanowisku będą obowiązywać tylko wtedy, gdy pracownik zaloguje się pod tą rolą.

Informacje w polach Nazwisko i Imię są używane do tworzenia listy obecności (z Dziennika obecności).

Aby ustawić uprawnienia pracownika, użyj linku Edytuj uprawnienia.

Pracownik może używać tej samej karty do pracy w różnych oddziałach sieci. Na przykład jako kelner w jednym oddziale i jako kasjer w innym. Pracownik używa tej samej karty lub swojego PIN-u i loguje się do Syrve POS pod swoją rolą. Aby korzystać z Syrve Office w różnych oddziałach, pracownik powinien używać unikalnych w sieci danych logowania. W tym celu do nazwy można dodać prefiks, np. Store1_Hetfield i Store2_Hetfield.

Aby umożliwić pracownikom zakup towarów i usług po specjalnych cenach, wybierz dla nich kategorię cenową.

Dodatkowe informacje

W polu Data umowy określ datę zatrudnienia i ustaw dostęp pracownika do systemu.

Aby określić datę zakończenia zatrudnienia, użyj pola Koniec zatrudnienia.

Pracownik może logować się do Syrve POS, przesuwając swoją osobistą kartę magnetyczną lub wpisując indywidualny PIN. Jeśli używasz czytnika kart, podaj numer karty magnetycznej pracownika w polu Nr karty lub kliknij i przesuń kartę.

System może automatycznie wygenerować PIN pracownika. W tym celu użyj przycisku Generuj. Lub ustaw PIN ręcznie. Musi on spełniać następujące wymagania:

• PIN musi być unikalny w obrębie jednego sklepu.

• Zachowaj tę samą długość PIN-u dla wszystkich pracowników, ponieważ są one weryfikowane na podstawie pierwszych cyfr. Na przykład kody 111 i 1111 są traktowane jako takie same.

• Dane logowania mogą być używane do logowania się do Syrve. Ustaw je w polach Nazwa użytkownika, Hasło i Potwierdzenie hasła. Pracownik może później zmienić swoje hasło. Aby zmienić hasło innego pracownika, musisz mieć uprawnienie „Edytuj uprawnienia” (B_EP).

W Syrve Office pracownik odpowiada za swój sklep (pole Odpowiedzialny) i może mieć uprawnienia do obsługi modułu finansowego. To ustawienie ogranicza dostęp pracownika do danych finansowych punktu sprzedaży. Dostęp do informacji finansowych całej sieci jest ustawiany w Syrve HQ.

Dla wszystkich transakcji związanych z naliczaniem, potrącaniem i wypłatą wynagrodzenia pracownikom (na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami”) można ustawić różne „koncepcje”. Możesz także uzyskać zestawienie przepływów pieniężnych według tego wskaźnika. W tym celu ustaw Koncepcję w aktach pracownika.

ID/Dokument

Wprowadź dane paszportowe pracownika,

numer ubezpieczenia społecznego,

oraz NIP na zakładce ID/Dokument. Dane te będą wykorzystywane w drukowanych formularzach.

Wynagrodzenie

Historia stawek wynagrodzenia przypisanych pracownikowi zgodnie z jego rolą znajduje się na zakładce Wynagrodzenie.

Aktywne stawki wynagrodzenia są podane pogrubioną czcionką.

Po wybraniu stanowiska system sugeruje stawki wynagrodzenia określone w jego opisie. Możesz ich użyć lub przypisać indywidualne stawki dla każdego stanowiska w aktach pracownika. W tym celu:

5. Kliknij Ustaw stawki wynagrodzenia... Spowoduje to otwarcie okna z tabelą ról przypisanych pracownikowi (określonych na zakładce Podstawowe informacje) oraz aktywnych stawek. Harmonogram jest ustawiony zgodnie z opisem roli. W przypadku harmonogramów „Harmonogram” i „Elastyczny” wynagrodzenie jest obliczane automatycznie i stanowi szacunkowy miesięczny dochód pracownika, który nie jest edytowalny.
6. Wybierz stanowisko, dla którego chcesz przypisać stawkę. Stanowiska etatowe są grupowane w jednym wierszu. Takie role mają stałą stawkę wynagrodzenia.
7. W zależności od harmonogramu roli, określ stawkę w kolumnach Stawka godzinowa € (dla harmonogramów „Harmonogram” i „Elastyczny”) lub Wynagrodzenie (dla harmonogramu „Etat”).
8. Zdarza się, że osoba jest oficjalnie zatrudniona w jednej firmie, ale pojawia się do pracy w innej, należącej do innego podmiotu prawnego. Pracownik może tam otrzymywać posiłki pracownicze na koszt wynagrodzenia. Wynagrodzenie pracownika jest obliczane w sklepie, w którym się loguje. Aby obliczać wynagrodzenie pracownika w jednym sklepie, zaznacz opcję Oblicz wynagrodzenie tylko w oddziale i wybierz wymagany sklep. Dla sklepów sieciowych użyj Syrve HQ, aby ustawić tę opcję.
9. Ustaw datę rozpoczęcia obowiązywania określonych stawek w polu Obowiązuje od.
10. Aby podzielić miesięczne wynagrodzenie na dwie części, określ pierwszą część zwaną „zaliczką” lub po prostu „zaliczką”.
11. Kliknij Zapisz.

Jeśli zmienisz stawki wynagrodzenia dla stanowiska, które już zostało przypisane pracownikowi, takie zmiany nie wpłyną na tego pracownika. Dlatego musisz zmienić stawki wynagrodzenia w aktach pracownika.

Podczas edycji harmonogramu dla roli, zarówno harmonogram, jak i stawki wynagrodzenia pracownika zostaną zaktualizowane, a czasem także wartość stawki. Załóżmy, że edytowałeś harmonogram dowolnej roli etatowej, a pracownik ma przypisaną inną rolę. W takim przypadku stawka wynagrodzenia (z zmienionym harmonogramem płatności) stanie się taka sama jak istniejąca stawka.

Zmiany harmonogramu pracy roli wchodzą w życie:

• Od bieżącej daty, jeśli harmonogram „Elastyczny” został zmieniony na „Harmonogram” i odwrotnie.
• Od pierwszego dnia miesiąca, jeśli harmonogram „Etat” został zmieniony na „Elastyczny” lub „Harmonogram” i odwrotnie. W takim przypadku, jeśli harmonogram zostanie zmieniony pierwszego dnia miesiąca, zacznie obowiązywać od tej daty, ale jeśli zmiana nastąpi w innym dniu, zacznie obowiązywać od pierwszego dnia następnego miesiąca.

Aby zapobiec wstecznym zmianom w obliczeniach wynagrodzeń, możesz ustawić okres edycji danych. Opcja ta zabrania pracownikom edytowania przepracowanych godzin, harmonogramów i stawek wynagrodzenia, które miały miejsce przed określoną datą, jeśli nie mają uprawnienia „Edytuj stawki wynagrodzenia, harmonogram i obecności w zamkniętym okresie” (B_EAP).

Aby skonfigurować okres edycji, przejdź do zakładki Zarządzanie czasem pracy w Ustawieniach sklepu. Określ Datę blokady w bloku Okres edycji danych i zapisz.

Jeśli używasz Syrve HQ, to pole nie jest edytowalne w Syrve Office.

Zdjęcie

Dodaj zdjęcie pracownika na zakładce Zdjęcie. Podczas oglądania nagrań w dzienniku zdarzeń możesz zobaczyć zdjęcie pracownika i porównać je z obrazem z nagrania.

Szczegóły znajdziesz w artykule Monitoring wideo.

Aby dodać zdjęcie, kliknij Wybierz i wybierz plik obrazu (BMP, JPG, GIF lub PNG). Zakładka pokaże zdjęcie oraz jego rozmiar w pikselach.

Rejestry zdrowotne i badania

Aby utrzymać aktualność rejestrów zdrowotnych i badań pracowników, określ daty ich wydania.

Aby ustawić datę badania lekarskiego i dodać je do rejestru zdrowotnego, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij Dodaj.
2. Wybierz wymagane pozycje i kliknij OK.
3. Określ datę wydania dla każdego badania w formacie DD/MM/RRRR lub wybierz ją w kalendarzu. W takim przypadku data ważności badania zostanie automatycznie oszacowana zgodnie z okresem ważności skonfigurowanym w katalogu badań lekarskich.

4. Kliknij Zapisz, aby zastosować wprowadzone zmiany i zamknąć rekord.

Aby zarządzać wpisami w rejestrze zdrowotnym, użyj menu znajdującego się nad listą badań:

Aby wyznaczyć procedurę medyczną i ustawić jej datę dla kilku pracowników jednocześnie, użyj narzędzia do grupowej edycji. W tym celu:

1. Zaznacz kilku pracowników, przytrzymując Shift lub Ctrl.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy zaznaczone wiersze i wybierz Edytuj.
3. W oknie podręcznym możesz edytować procedury dla wybranych pracowników. Procedura jest taka sama jak przy edycji karty zdrowia jednego użytkownika.

Zwróć uwagę na następujące kwestie:

• Jeśli wszyscy wybrani użytkownicy mają badanie lekarskie, a data rozpoczęcia ważności się nie zgadza, badanie będzie wyświetlane szarą czcionką (kilka wartości).
• Jeśli wszyscy wybrani użytkownicy mają badanie lekarskie, a data rozpoczęcia ważności się zgadza, badanie będzie miało podane daty rozpoczęcia i zakończenia.
• Jeśli wszyscy wybrani użytkownicy mają badanie lekarskie, a data rozpoczęcia ważności nie jest ustawiona, pole badania będzie puste.
• Gdy dodasz nowe badanie lekarskie, procedura, którą mają tylko niektórzy użytkownicy, zostanie oznaczona ikoną . Procedura ta może być wyznaczona wszystkim użytkownikom, ale data wydania dla tych, którzy mają ją po raz pierwszy, będzie pusta.

Dostępność

Planując pracę pracownika, musisz znać jego grafik i dostępność.

Na przykład:

• Pracownik pracuje według grafiku 2:2 lub 5:2.
• Załóżmy, że student, mający niepełny etat jako kelner, jest dostępny w poniedziałki i środy od 14:00 do 23:00 oraz przez całą niedzielę.
• Pracownik jest poza miastem lub na uczelni.

Użyj zakładki Dostępność, aby zaplanować takie okresy. Okresy te będą widoczne w grafiku, dzięki czemu dowiesz się, kiedy pracownik jest dostępny.

Domyślnie ten dział nie jest skonfigurowany, co oznacza, że pracownik jest zawsze dostępny.

Możesz skonfigurować okresowy plan zmian pracownika w bloku Harmonogram dostępności pracownika. Na przykład dwie zmiany na/dwie zmiany wolne lub pięć zmian na/dwie zmiany wolne. W tym celu:

1. Kliknij Dodaj.
2. W polu Ważne od określ datę rozpoczęcia grafiku.
3. Podaj nazwę grafiku.
4. Określ rotację zmian w polu Dni. Na przykład plan dwie zmiany na/dwie zmiany wolne trwa cztery dni, plan pięć na/dwie wolne trwa 7 dni. Minimalna wartość, jaką możesz wpisać w tym polu, to 1, a maksymalna to 7.
5. Określ, kiedy pracownik jest niedostępny w poniższym harmonogramie. W tym celu użyj myszy, aby zaznaczyć wymagane daty. Aby zaznaczyć kilka przedziałów, przytrzymaj Ctrl. Dostępność pracownika jest podświetlona na zielono, niedostępność – na czerwono.
6. Domyślnym interwałem czasowym w harmonogramie dostępności jest jedna godzina. Dla dokładniejszego planowania zaznacz dokładność 15 minut.
7. Kliknij Zapisz.

Aby zmienić grafik, kliknij go dwukrotnie lub wybierz wymagany i kliknij Edytuj.

Możesz utworzyć kilka grafików dostępności. W takim przypadku wcześniej utworzony grafik pozostanie w mocy do daty rozpoczęcia nowego.

Możesz wykluczyć niektóre dni i okresy z grafiku dostępności w bloku Indywidualne okresy dostępności. Na przykład pracownik jest niedostępny w środy, ale może pojawić się w środę w przyszłym tygodniu.

Aby ustawić indywidualny okres, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz jedną z opcji w polu Typ: Dostępny lub Niedostępny.
2. Ustaw indywidualne daty rozpoczęcia i zakończenia.

Kliknij LPM w dowolnym obszarze listy. To utworzy skonfigurowany okres.

Nowa karta pracownika

Aby zalogować się do Syrve POS, pracownicy przesuwają swoje osobiste karty magnetyczne. Aby utworzyć nową kartę w przypadku jej zgubienia, wykonaj następujące kroki:

1. W menu Pracownicy wybierz pozycję Pracownicy.
2. Znajdź danego pracownika na liście. Aby szybko wyszukać, wpisz imię lub jego część w polu Wyszukaj. System pokazuje znalezionych pracowników podczas wpisywania.
3. Otwórz kartę personalną pracownika. W tym celu kliknij dwukrotnie wiersz pracownika.
4. Przejdź do zakładki Informacje dodatkowe.
5. Umieść kursor w polu Nr karty i usuń stary numer. Wprowadź nowy numer karty.
6. Zapisz ustawienia.

Grupowa edycja

Jeśli niektóre zmiany dotyczą więcej niż jednego pracownika, użyj grupowej edycji, aby zaoszczędzić czas. W tym celu zaznacz pracowników, przytrzymując klawisze Ctrl i Shift, a następnie kliknij Edytuj w menu skrótów.

W oknie podręcznym można edytować następujące elementy:

• Stanowisko. Znak obok stanowiska oznacza, że nie wszyscy wybrani pracownicy mają przypisaną tę rolę lub nie jest ona podstawowa.
  • Aby przypisać stanowisko wybranym pracownikom, zaznacz je — . Aby ustawić stawkę płacy dla tego stanowiska, przejdź do zakładki Wynagrodzenie i wybierz stawkę z opisu stanowiska lub pozostaw zero, aby wprowadzić stawkę później.
  • Aby uczynić stanowisko podstawowym, zaznacz je w kolumnie Rola główna.
• Stawki płac. Zakładka Wynagrodzenie pokazuje tylko te role, które zostały zaznaczone na zakładce Stanowiska (przypisane do wybranych pracowników). Stanowiska płacone na etat są grupowane w jednym wierszu. Jeśli pole Zaliczka pokazuje 0,00, oznacza to, że wszyscy pracownicy mają różne ustawione zaliczki.
  • Aby ustawić stawkę płacy, wpisz ją w kolumnie Wynagrodzenie lub Stawka godzinowa na zakładce Wynagrodzenie obok danego stanowiska, w zależności od harmonogramu pracy. Jeśli pracownik miał stanowisko płacone na etat, którego nie anulowałeś, stawka wszystkich stanowisk płaconych na etat pozostanie niezmieniona po zapisaniu.
  • Aby ustawić zaliczkę (pierwszą połowę wypłaty w przypadku dwukrotnych wypłat w miesiącu) dla wszystkich pracowników, wpisz wymaganą wartość w polu Zaliczka.
• Badania lekarskie. Wybrane badania i terminy dotyczą wszystkich wybranych pracowników. Aby zaplanować badania, kliknij Dodaj, zaznacz wymagane pozycje i kliknij OK. Określ datę wydania dla każdego badania.

Zmiana hasła do Syrve Office

Pracownik może zmienić swoje hasło do Syrve Office niezależnie od uprawnień. W tym celu wszyscy pracownicy, którzy mają swoje nazwy użytkownika i hasła do Syrve Office, muszą przejść do Administracja > Zmień hasło.