Rejestracja pracowników

Aby zarejestrować pracowników, potrzebujesz uprawnień „Edytuj uprawnienia dostępu” (B_EP) oraz „Dodaj, usuń, edytuj akta pracowników” (B_EE).

Aby pracownik mógł pracować w Syrve, musi być zarejestrowany w systemie jako użytkownik. W tym celu:

1. Wybierz pozycję Pracownicy w menu Pracownicy.
2. W pojawiającym się oknie kliknij przycisk Dodaj w lewym górnym rogu, a otworzy się okno Akta personalne.
3. Wypełnij zakładki akt.
4. Po uzupełnieniu wszystkiego kliknij Zapisz.

Listę pracowników można wyeksportować do pliku MS Excel. Na przykład możesz stworzyć książkę telefoniczną pracowników. W tym celu włącz kolumnę telefon i zapisz tę listę do pliku.

Podstawowe informacje

Wypełnij zakładkę Podstawowe informacje danymi osobowymi pracownika.

Pole Nazwa użytkownika jest wymagane.

Identyfikator pracownika jest generowany automatycznie. Możesz zmienić tę wartość, ale musi być unikalna w systemie.

Wybierz Stanowisko z listy, które definiuje domyślne uprawnienia pracownika. System poprosi Cię o ustawienie wynagrodzenia pracownika zgodnie z wybranym stanowiskiem. Po potwierdzeniu system skopiuje stawkę wynagrodzenia stanowiska do Akt pracownika. Aby przypisać pracownikowi kilka stanowisk, zaznacz wymagane pozycje. W takim przypadku pracownik będzie mógł pracować tylko na jednym z nich w danym czasie. Uprawnienia dostępu odpowiadające przypisanemu stanowisku będą obowiązywać tylko wtedy, gdy pracownik zaloguje się pod tą rolą.

Informacje w polach Nazwisko i Imię są wykorzystywane do tworzenia listy obecności (z Dziennika obecności).

Aby ustawić uprawnienia pracownika, użyj linku Edytuj uprawnienia.

Pracownik może używać tej samej karty do pracy w różnych oddziałach sieci. Na przykład jako kelner w jednym oddziale i jako kasjer w innym. Ten pracownik używa tej samej karty lub swojego PIN-u i loguje się do Syrve POS pod swoją rolą. Aby korzystać z Syrve Office w różnych oddziałach, pracownik powinien używać unikalnych w sieci danych logowania. W tym celu można dodać przedrostek do nazwy, np. Store1_Hetfield i Store2_Hetfield.

Aby umożliwić pracownikom zakup towarów i usług po specjalnych cenach, wybierz dla nich kategorię cenową.

Dodatkowe informacje

W polu Data umowy określ datę zatrudnienia i ustaw dostęp pracownika do systemu.

Aby określić datę zakończenia zatrudnienia, użyj pola Koniec zatrudnienia.

Pracownik może logować się do Syrve POS, przesuwając swoją osobistą kartę magnetyczną lub wpisując indywidualny PIN. Jeśli używasz czytnika kart, wpisz numer karty magnetycznej pracownika w polu Nr karty lub kliknij i przesuń kartę.

System może automatycznie wygenerować PIN pracownika. W tym celu użyj przycisku Generuj. Lub ustaw PIN ręcznie. Musi on spełniać następujące wymagania:

• PIN musi być unikalny w obrębie jednego sklepu.

• Zachowaj tę samą długość PIN-u dla wszystkich pracowników, ponieważ weryfikacja odbywa się na podstawie pierwszych cyfr. Na przykład kody 111 i 1111 są traktowane jako takie same.

• Dane logowania mogą być używane do logowania się do Syrve. Ustaw je w polach Nazwa użytkownika, Hasło oraz Potwierdzenie hasła. Pracownik może zmienić swoje hasło później. Aby zmienić hasło innego pracownika, musisz mieć uprawnienie „Edytuj uprawnienia” (B_EP).

W Syrve Office pracownik odpowiada za swój sklep (pole Odpowiedzialny) i może mieć uprawnienia do obsługi modułu finansowego. To ustawienie ogranicza dostęp pracownika do danych finansowych punktu sprzedaży. Dostęp do informacji finansowych całej sieci jest ustawiany w Syrve HQ.

Dla wszystkich transakcji związanych z naliczaniem, potrącaniem i wypłatą wynagrodzenia pracownikom (na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami”) można ustawić różne „koncepcje”. Możesz także uzyskać zestawienie przepływów pieniężnych według tego wskaźnika. W tym celu ustaw Koncepcję w aktach pracownika.

ID/Dowód osobisty

Wprowadź dane paszportowe pracownika,

numer ubezpieczenia społecznego

oraz NIP na zakładce ID/Dowód osobisty. Dane te będą wykorzystywane w drukowanych formularzach.

Wynagrodzenie

Historia stawek wynagrodzenia przypisanych pracownikowi zgodnie z jego rolą znajduje się na zakładce Wynagrodzenie.

Aktywne stawki wynagrodzenia są podane pogrubioną czcionką.

Po wybraniu stanowiska system sugeruje stawki wynagrodzenia określone w jego opisie. Możesz ich użyć lub przypisać indywidualne stawki dla każdego stanowiska w aktach pracownika. W tym celu:

5. Kliknij Ustaw stawki wynagrodzenia... Spowoduje to otwarcie okna z tabelą ról przypisanych pracownikowi (określonych na zakładce Podstawowe informacje) oraz aktywnych stawek. Harmonogram jest ustawiony zgodnie z opisem roli. W przypadku harmonogramów „Harmonogram” i „Elastyczny” wynagrodzenie jest obliczane automatycznie i stanowi szacunkowy miesięczny dochód pracownika, który nie jest edytowalny.
6. Wybierz stanowisko, dla którego chcesz przypisać stawkę. Stanowiska etatowe są grupowane w jednym wierszu. Takie role mają stałą stawkę wynagrodzenia.
7. W zależności od harmonogramu roli określ stawkę w kolumnach Stawka godzinowa € (dla harmonogramów „Harmonogram” i „Elastyczny”) lub Wynagrodzenie (dla harmonogramu „Etat”).
8. Zdarza się, że osoba jest oficjalnie zatrudniona w jednej firmie, ale pracuje w innej należącej do innego podmiotu prawnego. Pracownik może tam otrzymywać posiłki pracownicze na koszt wynagrodzenia. Wynagrodzenie pracownika jest obliczane w sklepie, w którym się loguje. Aby obliczać wynagrodzenie pracownika w jednym sklepie, zaznacz opcję Uruchom obliczenia płac tylko w oddziale i wybierz wymagany sklep. W przypadku sklepów sieciowych tę opcję ustaw w Syrve HQ.
9. Ustaw datę rozpoczęcia obowiązywania określonych stawek wynagrodzenia w polu Obowiązuje od.
10. W przypadku miesięcznego wynagrodzenia podzielonego na dwie części określ pierwszą część nazwaną „zaliczką” lub po prostu „zaliczką”.
11. Kliknij Zapisz.

Jeśli zmienisz stawki wynagrodzenia dla stanowiska, które już było przypisane pracownikowi, takie zmiany nie wpłyną na pracownika. Dlatego musisz zmienić stawki wynagrodzenia w aktach pracownika.

Podczas edycji harmonogramu roli zarówno harmonogram, jak i stawki wynagrodzenia pracownika zostaną zaktualizowane, a czasem także wartość stawki. Załóżmy, że edytowałeś harmonogram dowolnej roli etatowej, a pracownik ma przypisaną inną rolę. W takim przypadku stawka wynagrodzenia (ze zmienionym harmonogramem płatności) stanie się taka sama jak istniejąca stawka.

Zmiany harmonogramu pracy roli wchodzą w życie:

• Od bieżącej daty, jeśli harmonogram „Elastyczny” został zmieniony na „Harmonogram” i odwrotnie.
• Od pierwszego dnia miesiąca, jeśli harmonogram „Etat” został zmieniony na „Elastyczny” lub „Harmonogram” i odwrotnie. W takim przypadku, jeśli harmonogram zostanie zmieniony pierwszego dnia miesiąca, zacznie obowiązywać od tej daty, ale jeśli zmiana nastąpi w innym dniu, wejdzie w życie od pierwszego dnia następnego miesiąca.

Aby zapobiec wstecznej zmianie obliczeń płac, możesz ustawić okres edycji danych. Ta opcja zabrania pracownikom edytowania przepracowanych godzin, harmonogramów i stawek wynagrodzenia, które miały miejsce przed określoną datą, jeśli nie mają uprawnienia „Edytuj stawki wynagrodzenia, harmonogram i obecności w zamkniętym okresie” (B_EAP).

Aby skonfigurować okres edycji, przejdź do zakładki Zarządzanie czasem pracy w Ustawieniach sklepu. Określ datę blokady w bloku Okres edycji danych i zapisz.

Jeśli używasz Syrve HQ, to pole nie jest edytowalne w Syrve Office.

Zdjęcie

Dodaj zdjęcie pracownika na zakładce Zdjęcie. Podczas oglądania nagrań w dzienniku zdarzeń możesz zobaczyć zdjęcie pracownika i porównać je z obrazem z nagrania.

Szczegóły znajdziesz w artykule Nadzór wideo.

Aby dodać zdjęcie, kliknij Wybierz i wybierz plik obrazu (BMP, JPG, GIF lub PNG). Zakładka pokaże zdjęcie oraz jego rozmiar w pikselach.

Rekordy zdrowotne i badania

Aby utrzymać aktualność rekordów zdrowotnych i badań pracowników, określ daty ich wydania.

Aby ustawić datę badania lekarskiego i dodać je do rekordu zdrowotnego, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij Dodaj.
2. Wybierz wymagane pozycje i kliknij OK.
3. Określ datę wydania dla każdego badania w formacie DD/MM/RRRR lub wybierz ją w kalendarzu. W takim przypadku data wygaśnięcia badania zostanie automatycznie oszacowana zgodnie z okresem ważności skonfigurowanym w katalogu badań lekarskich.

4. Kliknij Zapisz, aby zastosować wprowadzone zmiany i zamknąć rekord.

Aby zarządzać wpisami w rekordzie zdrowotnym, użyj menu znajdującego się nad listą badań:

Aby wyznaczyć procedurę medyczną i ustawić jej datę dla kilku pracowników jednocześnie, użyj narzędzia do grupowej edycji. W tym celu:

1. Wybierz kilku pracowników, przytrzymując Shift lub Ctrl.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy wybrane wiersze i wybierz Edytuj.
3. W wyskakującym oknie możesz edytować procedury dla wybranych pracowników. Procedura jest taka sama jak przy edycji karty zdrowia jednego użytkownika.

Zwróć uwagę na następujące kwestie:

• Jeśli wszyscy wybrani użytkownicy mają badanie lekarskie, a data rozpoczęcia ważności nie jest zgodna, badanie będzie wyświetlane szarym fontem (kilka wartości).
• Jeśli wszyscy wybrani użytkownicy mają badanie lekarskie, a data rozpoczęcia ważności jest zgodna, badanie będzie miało podane daty rozpoczęcia i zakończenia.
• Jeśli wszyscy wybrani użytkownicy mają badanie lekarskie, a data rozpoczęcia ważności nie jest ustawiona, pole badania będzie puste.
• Gdy dodasz nowe badanie lekarskie, procedura, którą mają tylko niektórzy użytkownicy, zostanie oznaczona ikoną . Procedurę tę można wyznaczyć wszystkim użytkownikom, ale data wydania dla tych, którzy mają ją po raz pierwszy, pozostanie pusta.

Dostępność

Planując pracę pracownika, musisz znać jego grafik i dostępność.

Na przykład:

• Pracownik pracuje według harmonogramu 2:2 lub 5:2.
• Załóżmy, że student, mający niepełny etat jako kelner, jest dostępny w poniedziałki i środy od 14:00 do 23:00 oraz przez całą niedzielę.
• Pracownik jest poza miastem lub na uczelni.

Użyj zakładki Dostępność, aby zaplanować takie okresy. Okresy te będą widoczne w grafiku i będziesz mógł sprawdzić, kiedy pracownik jest dostępny.

Domyślnie ten dział nie jest skonfigurowany, co oznacza, że pracownik jest zawsze dostępny.

Możesz skonfigurować okresowy plan zmian pracownika w bloku Harmonogram dostępności pracownika. Na przykład plan dwie zmiany pracy/dwie wolne lub pięć dni pracy/dwa dni wolne. W tym celu:

1. Kliknij Dodaj.
2. Określ datę rozpoczęcia harmonogramu w polu Ważne od.
3. Podaj nazwę harmonogramu.
4. Określ rotację zmian w polu Dni. Na przykład plan dwie zmiany pracy/dwie wolne trwa cztery dni, plan pięć dni pracy/dwa dni wolne trwa 7 dni. Minimalna wartość, jaką możesz podać w tym polu, to 1, a maksymalna to 7.
5. Określ, kiedy pracownik jest niedostępny w harmonogramie poniżej. Użyj myszy, aby zaznaczyć wymagane daty. Aby wybrać kilka przedziałów, przytrzymaj Ctrl. Dostępność pracownika jest podświetlona na zielono, niedostępność – na czerwono.
6. Domyślnym interwałem czasowym w harmonogramie dostępności jest jedna godzina. Dla dokładniejszego planowania zaznacz dokładność 15 minut.
7. Kliknij Zapisz.

Aby zmienić harmonogram, kliknij go dwukrotnie lub wybierz wymagany i kliknij Edytuj.

Możesz utworzyć kilka harmonogramów dostępności. W takim przypadku wcześniej utworzony harmonogram pozostanie w mocy do daty rozpoczęcia nowego.

Możesz wykluczyć niektóre dni i okresy z harmonogramu dostępności w bloku Indywidualne okresy dostępności. Na przykład pracownik nie jest dostępny w środy, ale może pojawić się w środę w przyszłym tygodniu.

Aby ustawić indywidualny okres, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz jedną z opcji w polu Typ: Dostępny lub Niedostępny.
2. Ustaw indywidualne daty rozpoczęcia i zakończenia.

Kliknij LPM w dowolnym miejscu listy. Spowoduje to utworzenie skonfigurowanego okresu.

Nowa karta pracownika

Aby zalogować się do Syrve POS, pracownicy przesuwają swoje osobiste karty magnetyczne. Aby utworzyć nową kartę w przypadku jej zgubienia, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz pozycję Pracownicy w menu Pracownicy.
2. Znajdź danego pracownika na liście. Aby szybko wyszukać, wpisz imię lub jego część w polu Szukaj. System pokazuje znalezionych pracowników podczas wpisywania nazwy.
3. Otwórz kartę personalną pracownika. W tym celu kliknij dwukrotnie wiersz pracownika.
4. Przejdź do zakładki Informacje dodatkowe.
5. Umieść kursor w polu Nr karty i usuń stary numer. Wprowadź nowy numer karty.
6. Zapisz ustawienia.

Grupowa edycja

Jeśli pewne zmiany dotyczą więcej niż jednego pracownika, użyj grupowej edycji, aby zaoszczędzić czas. W tym celu zaznacz pracowników, przytrzymując klawisze Ctrl i Shift, a następnie kliknij Edytuj w menu kontekstowym.

W wyskakującym oknie można edytować następujące elementy:

• Stanowisko. Znak obok stanowiska oznacza, że nie wszyscy wybrani pracownicy mają przypisaną tę rolę lub nie jest ona główna.
  • Aby przypisać stanowisko wybranym pracownikom, zaznacz je — . Aby ustawić stawkę płacy dla tego stanowiska, przejdź do zakładki Wynagrodzenie i wybierz stawkę z opisu stanowiska lub pozostaw zero, aby wprowadzić stawkę później.
  • Aby ustawić stanowisko jako główne, zaznacz je w kolumnie Główna rola.
• Stawki płac. Zakładka Wynagrodzenie pokazuje tylko te role, które zostały zaznaczone na zakładce Stanowiska (przypisane do wybranych pracowników). Stanowiska na podstawie wynagrodzenia miesięcznego są grupowane w jednym wierszu. Jeśli pole Zaliczka pokazuje 0,00, oznacza to, że wszyscy pracownicy mają różne ustawione zaliczki.
  • Aby ustawić stawkę płacy, podaj ją w kolumnie Wynagrodzenie lub Stawka godzinowa na zakładce Wynagrodzenie naprzeciwko danego stanowiska, w zależności od harmonogramu pracy. Jeśli pracownik miał stanowisko oparte na wynagrodzeniu miesięcznym, którego nie anulowałeś, stawka płacy dla wszystkich stanowisk miesięcznych pozostanie niezmieniona po zapisaniu.
  • Aby ustawić zaliczkę (pierwszą połowę wynagrodzenia w przypadku wypłaty dwukrotnych miesięcznych), wpisz wymaganą wartość w polu Zaliczka.
• Badania lekarskie. Wybrane badania i terminy dotyczą wszystkich wybranych pracowników. Aby zaplanować badania, kliknij Dodaj, zaznacz wymagane pozycje i kliknij OK. Określ datę wydania dla każdego badania.

Zmiana hasła do Syrve Office

Pracownik może zmienić swoje hasło do Syrve Office niezależnie od uprawnień. W tym celu wszyscy pracownicy posiadający nazwy użytkownika i hasła Syrve Office muszą przejść do Administracja > Zmień hasło.