Rejestracja Pracowników

Aby zarejestrować pracowników, potrzebujesz uprawnień „Edytuj uprawnienia dostępu” (B_EP) i „Dodawaj, usuwaj, edytuj pliki pracowników” (B_EE).

Aby pracownik mógł pracować w Syrve, musi być zarejestrowany w systemie jako użytkownik. W tym celu:

1. Wybierz pozycję Pracownicy w menu Pracownicy.
2. W otwartym oknie kliknij przycisk Dodaj w lewym górnym rogu, a otworzy się okno Plik Personalny.
3. Wypełnij zakładki pliku.
4. Po zakończeniu kliknij Zapisz.

Listę pracowników można wyeksportować do pliku MS Excel. Na przykład, możesz stworzyć książkę telefoniczną pracowników. W tym celu włącz kolumnę z telefonem i zapisz tę listę do pliku.

Podstawowe Informacje

Wypełnij zakładkę Podstawowe Informacje danymi osobowymi pracownika.

Pole Nazwa użytkownika jest wymagane.

Identyfikator pracownika jest generowany automatycznie. Możesz zmienić tę wartość, ale musi być unikalna w systemie.

Wybierz Stanowisko z listy, które definiuje domyślne uprawnienia pracownika. System poprosi Cię o ustawienie wynagrodzenia pracownika zgodnie z wybranym stanowiskiem. Po potwierdzeniu, stawka wynagrodzenia zostanie skopiowana do Pliku Pracownika. Aby przypisać kilka stanowisk pracownikowi, zaznacz wymagane pozycje. W takim przypadku pracownik będzie mógł pracować tylko na jednym z nich jednocześnie. Uprawnienia dostępu odpowiadające przypisanemu stanowisku będą obowiązywać tylko wtedy, gdy pracownik zaloguje się na to stanowisko.

Informacje w polach Nazwisko i Imię są używane do tworzenia arkusza czasu pracy (z Dziennika Obecności).

Aby ustawić uprawnienia pracownika, użyj linku Edytuj uprawnienia.

Pracownik może używać tej samej karty do pracy w różnych oddziałach sieci. Na przykład jako kelner w jednym oddziale i jako kasjer w innym. Ten pracownik używa tej samej karty lub swojego PIN-u i loguje się do Syrve POS pod swoją rolą. Aby korzystać z Syrve Office w różnych oddziałach, pracownik powinien używać swoich unikalnych w ramach sieci danych logowania. W tym celu do nazwy może być dodany prefiks, np. Store1_Hetfield i Store2_Hetfield.

Aby umożliwić pracownikom zakup towarów i usług po specjalnych cenach, wybierz dla nich kategorię cenową.

Dodatkowe Informacje

W polu Data Umowy określ datę zatrudnienia i ustaw dostęp pracownika do systemu.

Aby określić datę zakończenia zatrudnienia, użyj pola Koniec zatrudnienia.

Pracownik może zalogować się do Syrve POS przesuwając swoją osobistą kartę magnetyczną lub wprowadzając swój indywidualny PIN. Jeśli używasz czytnika kart, określ numer karty magnetycznej pracownika w polu Nr Karty lub kliknij i przesuń kartę.

System może automatycznie wygenerować PIN pracownika. W tym celu użyj przycisku Generuj. Lub ustaw PIN ręcznie. Musi spełniać następujące wymagania:

• PIN musi być unikalny w jednym sklepie.

• Zachowaj tę samą długość PIN-u dla wszystkich pracowników, ponieważ są weryfikowani na podstawie pierwszych cyfr. Na przykład, kody 111 i 1111 są traktowane jako takie same.

• Dane logowania mogą być używane do logowania się do Syrve. Ustaw je w polach Nazwa logowania, Hasło i Potwierdzenie hasła. Pracownik może później zmienić swoje hasło. Aby zmienić hasło innego pracownika, musisz mieć uprawnienie „Edytuj uprawnienia” (B_EP).

W Syrve Office pracownik jest odpowiedzialny za swój sklep (pole Odpowiedzialny) i może mieć uprawnienia do obsługi modułu finansowego. To ustawienie ogranicza dostęp pracownika do danych finansowych punktu sprzedaży. Dostęp do informacji finansowych całej sieci jest ustawiany w Syrve HQ.

Różne „koncepcje” mogą być ustawione dla wszystkich transakcji związanych z obliczaniem, potrącaniem i wypłatą wynagrodzenia pracownikom (na koncie "Bieżące Rozliczenia z Pracownikami"). Możesz również uzyskać Rachunek Przepływów Pieniężnych podzielony według tego wskaźnika. W tym celu ustaw Koncepcję w pliku pracownika.

ID/Licencja

Wprowadź dane paszportowe pracownika,

numer ubezpieczenia społecznego,

oraz Identyfikator Podatkowy na zakładce ID/Licencja. Dane te będą używane w formularzach drukowanych.

Wynagrodzenie

Historia stawek wynagrodzeń przypisanych pracownikowi zgodnie z jego rolą jest podana na zakładce Wynagrodzenie.

Aktywne stawki wynagrodzeń są podane pogrubioną czcionką.

Gdy wybierzesz stanowisko, system sugeruje stawki wynagrodzeń określone w jego opisie. Możesz z nich skorzystać lub przypisać indywidualne stawki dla każdego stanowiska w pliku pracownika. W tym celu:

5. Kliknij Ustaw stawki wynagrodzeń... To wywoła okno z tabelą ról przypisanych do pracownika (określonych na zakładce Podstawowe Informacje) i aktywnymi stawkami. Harmonogram jest ustawiony zgodnie z opisem roli. W przypadku harmonogramów „Harmonogram” i „Elastyczny”, wynagrodzenie jest obliczane automatycznie i jest szacowanym dochodem pracownika na miesiąc, który nie jest edytowalny.
6. Wybierz stanowisko, dla którego musisz przypisać stawkę. Stanowiska z wynagrodzeniem są grupowane w jednym wierszu. Takie role mają stałą stawkę wynagrodzenia.
7. W zależności od harmonogramu roli, określ stawkę wynagrodzenia w kolumnach Stawka godzinowa € (dla harmonogramów „Harmonogram” i „Elastyczny”) lub Wynagrodzenie (dla harmonogramu „Wynagrodzenie”).
8. Zdarza się, że osoba może być oficjalnie zatrudniona przez jedną firmę, ale pojawia się do pracy w innej należącej do innego podmiotu prawnego. I pracownik może tam otrzymywać posiłki pracownicze na konto swojego wynagrodzenia. Wynagrodzenie pracownika jest obliczane w sklepie, w którym się loguje. Aby obliczyć wynagrodzenie pracownika w jednym sklepie, zaznacz pozycję Uruchom obliczenia wynagrodzeń tylko w oddziale i wybierz wymagany sklep. Dla sklepów sieciowych użyj Syrve HQ, aby ustawić tę opcję.
9. Ustaw datę rozpoczęcia ważności dla określonych stawek wynagrodzeń w polu Zastosuj:.
10. Dla miesięcznego wynagrodzenia podzielonego na dwie części, określ pierwszą część zwaną „zaliczką” lub po prostu „zaliczką”.
11. Kliknij Zapisz.

Jeśli zmienisz stawki wynagrodzeń dla stanowiska, które zostało już przypisane pracownikowi, takie zmiany nie wpłyną na pracownika w żaden sposób. Dlatego musisz zmienić stawki wynagrodzeń w pliku pracownika.

Gdy edytujesz harmonogram dla roli, zarówno harmonogram, jak i stawki wynagrodzeń pracownika zostaną zaktualizowane, a czasami wartość stawki. Powiedzmy, że edytowałeś harmonogram dowolnej roli z wynagrodzeniem, a pracownik ma przypisaną inną rolę. W takim przypadku stawka wynagrodzenia (z zmienionym harmonogramem płatności) staje się taka sama jak istniejąca stawka.

Zmiany harmonogramu pracy roli wchodzą w życie:

• Od bieżącej daty, jeśli harmonogram pracy „Elastyczny” został zmieniony na „Harmonogram” i odwrotnie.
• Od pierwszego dnia miesiąca, jeśli harmonogram pracy „Wynagrodzenie” został zmieniony na „Elastyczny” lub „Harmonogram” i odwrotnie. W takim przypadku, jeśli harmonogram zostanie zmieniony pierwszego dnia miesiąca, wejdzie w życie od tej daty, ale jeśli zostanie zmieniony w dowolnym innym dniu, wejdzie w życie od pierwszego dnia następnego miesiąca.

Aby zapobiec zmianom wstecznym obliczeń wynagrodzeń, możesz ustawić okres edycji danych. Ta opcja zabrania pracownikom edytowania przepracowanych godzin, harmonogramów i stawek wynagrodzeń, które miały miejsce przed określoną datą, jeśli nie mają uprawnienia „Edytuj stawki wynagrodzeń, harmonogram i obecności w zamkniętym okresie” (B_EAP).

Aby skonfigurować okres edycji, przejdź do zakładki Zarządzanie Czasem Pracy w Ustawieniach Sklepu. Określ datę blokady w bloku Okres edycji danych i zapisz.

Jeśli używasz Syrve HQ, to pole nie jest edytowalne w Syrve Office.

Zdjęcie

Dodaj zdjęcie pracownika na zakładce Zdjęcie. Podczas oglądania filmów w dzienniku zdarzeń możesz zobaczyć zdjęcie pracownika i porównać je z obrazem wideo.

Szczegóły znajdziesz w Nadzór Wideo.

Aby dodać zdjęcie, kliknij Wybierz i wybierz plik obrazu (BMP, JPG, GIF lub PNG). Zakładka pokaże zdjęcie i jego rozmiar w pikselach.

Rekordy Zdrowotne i Testy

Aby utrzymać aktualność rekordów zdrowotnych i testów pracowników, określ ich daty wydania.

Aby ustawić datę badania lekarskiego i dodać ją do rekordu zdrowotnego, postępuj w ten sposób:

1. Kliknij Dodaj.
2. Wybierz wymagane pozycje i kliknij OK.
3. Określ datę wydania dla każdego testu w formacie DD/MM/RRRR lub wybierz ją w kalendarzu. W takim przypadku data wygaśnięcia testu zostanie oszacowana automatycznie zgodnie z okresem ważności skonfigurowanym w katalogu testów medycznych.

4. Kliknij Zapisz, aby zastosować wprowadzone zmiany i zamknąć rekord.

Aby zarządzać wpisami w rekordach zdrowotnych, użyj menu znajdującego się nad listą testów:

Aby wyznaczyć procedurę medyczną i ustawić jej datę dla kilku pracowników jednocześnie, użyj narzędzia do grupowej edycji. W tym celu:

1. Wybierz kilku pracowników, trzymając Shift lub Ctrl.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy wybrane wiersze i wybierz Edytuj.
3. W oknie pop-up możesz edytować procedury dla wybranych pracowników. Procedura jest taka sama jak edytowanie rekordu zdrowotnego jednego użytkownika.

Zwróć uwagę na następujące kwestie:

• Jeśli wszyscy użytkownicy mają badanie medyczne, a data rozpoczęcia ważności nie jest zgodna, test będzie miał szarą czcionkę (kilka wartości).
• Jeśli wszyscy użytkownicy mają badanie medyczne, a data rozpoczęcia ważności jest zgodna, test będzie miał daty rozpoczęcia i zakończenia.
• Jeśli wszyscy użytkownicy mają badanie medyczne, a data rozpoczęcia ważności nie jest ustawiona, pole testu będzie puste.
• Gdy dodajesz nowe badanie medyczne, procedura, którą ma tylko część użytkowników, będzie oznaczona . Ta procedura może być przypisana wszystkim użytkownikom, ale data wydania dla tych, którzy mają ją po raz pierwszy, będzie pusta.

Dostępność

Planując pracę pracownika, musisz być świadomy jego harmonogramu i dostępności.

Na przykład:

• Pracownik pracuje według harmonogramu 2:2 lub 5:2.
• Załóżmy, że student, mający pracę na pół etatu jako kelner, jest dostępny w poniedziałki i środy od 14:00 do 23:00 oraz przez całą niedzielę.
• Pracownik jest poza miastem lub w szkole.

Użyj zakładki Dostępność, aby zaplanować takie okresy. Okresy te będą odzwierciedlone w harmonogramie i będziesz mógł dowiedzieć się, kiedy pracownik jest dostępny.

Domyślnie ta sekcja nie jest skonfigurowana, co oznacza, że pracownik jest zawsze dostępny.

Możesz skonfigurować okresowy plan zmian pracownika w bloku harmonogramu dostępności pracownika. Na przykład, dwie na/dwie wolne zmiany lub pięć na/dwie wolne zmiany. W tym celu:

1. Kliknij Dodaj.
2. Określ datę rozpoczęcia harmonogramu w polu Ważne od.
3. Określ nazwę harmonogramu.
4. Określ rotację zmian w polu Dni. Na przykład, plan zmian dwie na/dwie wolne trwa cztery dni, plan pięć na/dwie wolne trwa 7 dni. Minimalna wartość, którą możesz określić w tym polu, to 1, a maksymalna to 7.
5. Określ, kiedy pracownik jest niedostępny w poniższym harmonogramie. W tym celu użyj myszy, aby wybrać wymagane daty. Aby wybrać kilka przedziałów, naciśnij Ctrl. Dostępność pracownika jest zaznaczona na zielono, niedostępność—na czerwono.
6. Jedna godzina to domyślny przedział czasowy w harmonogramie dostępności. Dla dokładniejszego planowania zaznacz dokładność 15-minutową.
7. Kliknij Zapisz.

Aby zmienić harmonogram, kliknij go dwukrotnie lub wybierz wymagany i kliknij Edytuj.

Możesz utworzyć kilka harmonogramów dostępności. W takim przypadku wcześniej utworzony harmonogram pozostanie w mocy do daty rozpoczęcia nowego.

Możesz wykluczyć niektóre dni i okresy z harmonogramu dostępności w bloku Indywidualne okresy dostępności. Na przykład, pracownik nie jest dostępny w środy, ale może pojawić się w środę w przyszłym tygodniu.

Aby ustawić indywidualny okres, postępuj zgodnie z tymi krokami:

1. Wybierz jeden z elementów w polu Typ: Dostępny lub Niedostępny.
2. Ustaw indywidualne daty rozpoczęcia i zakończenia.

Kliknij LMB w dowolnym obszarze listy. To utworzy skonfigurowany okres.

Nowa karta pracownika

Aby zalogować się do Syrve POS, pracownicy przesuwają swoje osobiste karty magnetyczne. Aby utworzyć nową kartę w przypadku jej zgubienia, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz element Pracownicy w menu Pracownicy.
2. Znajdź danego pracownika na liście. Aby szybko wyszukać, wpisz imię pracownika lub jego część w pasku wyszukiwania. System pokazuje znalezionych pracowników w miarę wpisywania jego imienia.
3. Otwórz kartotekę osobową pracownika. W tym celu kliknij dwukrotnie wiersz pracownika.
4. Przejdź do zakładki Dodatkowe informacje.
5. Umieść kursor w polu Nr karty i usuń stary numer. Wprowadź nowy numer karty.
6. Zapisz ustawienia.

Grupowa edycja

Jeśli niektóre zmiany dotyczą więcej niż jednego pracownika, użyj grupowej edycji, aby zaoszczędzić czas. W tym celu wybierz pracowników, trzymając klawisze Ctrl i Shift, i kliknij Edytuj w menu skrótów.

Następujące elementy można edytować w oknie pop-up:

• Stanowisko. Znak obok stanowiska oznacza, że nie wszyscy wybrani pracownicy mają przypisaną tę rolę lub nie jest ona główna.
  • Aby przypisać stanowisko do wybranych pracowników, zaznacz je— . Aby ustawić stawkę płacy dla tego stanowiska, przejdź do zakładki Płatności i wybierz stawkę z opisu stanowiska lub pozostaw ją na zero, aby wprowadzić stawkę później.
  • Aby uczynić stanowisko głównym, zaznacz je w kolumnie Główna rola.
• Stawki płac. Zakładka Płatności pokazuje tylko te role, które zostały zaznaczone na zakładce Stanowiska (przypisane do wybranych pracowników). Stanowiska z wynagrodzeniem są grupowane w jednym wierszu. Jeśli pole Zaliczka pokazuje 0,00, oznacza to, że wszyscy pracownicy mają ustawione różne zaliczki.
  • Aby ustawić stawkę płacy, określ ją w kolumnie Wynagrodzenie lub Stawka godzinowa w zależności od harmonogramu pracy na zakładce Płatności naprzeciwko danego stanowiska. Jeśli pracownik wcześniej zajmował stanowisko z wynagrodzeniem, którego nie anulowałeś, stawka płacy wszystkich stanowisk z wynagrodzeniem pozostanie niezmieniona po zapisaniu.
  • Aby ustawić zaliczkę (pierwsza połowa wynagrodzenia w przypadku wypłaty dwumiesięcznej) dla wszystkich pracowników, wprowadź wymaganą wartość w polu Zaliczka.
• Badania medyczne. Wybrane testy i badania, a także wyznaczone daty, dotyczą wszystkich wybranych pracowników. Aby zaplanować testy, kliknij Dodaj, zaznacz wymagane pozycje i kliknij OK. Określ datę wydania dla każdego testu.

Zmiana hasła do Syrve Office

Pracownik może zmienić swoje hasło do Syrve Office niezależnie od swoich uprawnień. W tym celu wszyscy pracownicy, którzy mają swoje nazwy użytkownika i hasła do Syrve Office, muszą przejść do Administracja > Zmień swoje hasło.