Dziennik obecności

Przegląd

Dziennik obecności dostarcza informacji o godzinach wejścia/wyjścia każdego pracownika. Umożliwia to:

• Uwzględnienie faktycznego czasu przepracowanego przez pracownika
• Kontrolę obecności pracowników
• Dokonywanie obliczeń płacowych

Dziennik obecności przedstawia tabelę, w której pracownicy są umieszczeni w wierszach, a daty w kolumnach. Komórki tabeli pokazują obecności w formacie wybranym w polu Widok:

• Godziny pracy, na przykład 16:00 – 22:00.
• Czas trwania, na przykład 6:00.

Aby sporządzić dziennik:

1. Przejdź do Pracownicy > Dziennik obecności.

2. Wybierz Okres obecności: tydzień, miesiąc lub niestandardowy. Aby przejść do następnego lub poprzedniego tygodnia lub miesiąca, użyj lub .

3. Aby wyświetlić tylko określoną rolę w tym okresie, wybierz ją w polu Filtr stanowiska.

4. Domyślnie tabela pokazuje tylko tych pracowników, którzy mają zarejestrowaną co najmniej jedną obecność w wybranym okresie. Aby zobaczyć pełną listę pracowników, zaznacz Pokaż wszystkich pracowników.

5. Kliknij Aktualizuj.

Aby znaleźć pracownika lub zmianę na liście, zacznij wpisywać w polu Szukaj.

Z dziennika obecności można dowiedzieć się, według jakiego harmonogramu pracownik miał pracować w dniu zarejestrowania obecności. W tym celu wybierz obecność i pozycję w menu kontekstowym Harmonogram. Można usunąć dane wejścia pracownika (Usuń w menu kontekstowym).

W dzienniku obecności stosowane są następujące legendy:

Legenda	Opis
	Typ dziennika - Godziny pracy. Godziny wejścia/wyjścia zarejestrowane w Syrve POS. Kolor czcionki zależy od typu obecności. Wszystkie obecności są domyślnie oznaczone jako Przepracowane, a ich ramy czasowe podane są na czarno.
	Typ dziennika - Czas trwania. Czas trwania obecności
	Otwarte zmiany mają podaną godzinę rozpoczęcia, ale godzina zakończenia jest zastąpiona napisem "niezamknięte".
	Obecność wybranego pracownika na dzień bieżący.
	Przyszła obecność wybranego pracownika (np. urlopy chorobowe lub wypoczynkowe).
	Powody nieobecności, takie jak urlop, zwolnienie lekarskie lub nieobecność, mają odpowiednie skróty określone przy konfiguracji obecności (np. U, ZL lub NB).
	Obecność, której faktyczny czas wejścia/wyjścia (zarejestrowany w Syrve POS) różni się od zaplanowanego.
	Obecność, której czas trwania przekracza 24 godziny.
	Obecność, której czas trwania jest krótszy niż 24 godziny i nakłada się na inną obecność.
	Obecność została zarejestrowana w innym punkcie sprzedaży niż ten, który prowadzi obliczenia płacowe.
	Obecność została skopiowana do schowka.

Jeśli czas trwania obecności jest krótszy niż 24 godziny, ale godziny rozpoczęcia i zakończenia zostały zarejestrowane w różnych datach, zostanie ona podana w komórce wejścia. Załóżmy, że zmiana została otwarta o 20:00 5 października i zamknięta o 4:00 6 października. W takim przypadku obecność zostanie wyświetlona w kolumnie 5 października.

Jeśli czas trwania obecności przekracza 24 godziny, zostanie ona podana w kilku komórkach przed datą wyjścia.

Przedłużone obecności są automatycznie zamykane po upływie liczby dni określonej w polu Automatycznie zamknij obecność po na karcie Zarządzanie czasem pracy w ustawieniach sklepu.

Powód zamknięcia obecności jest określony w polu komentarza. W Syrve POS ta obecność pozostaje otwarta. A gdy pracownik zamknie taką przedłużoną zmianę, czas wyjścia nie zostanie zarejestrowany.

Aby uzyskać więcej informacji o otwieraniu i zamykaniu zmiany, automatycznym zamykaniu i pomijaniu obecności, przejdź do Dziennika zdarzeń.

Rejestracja obecności

Istnieje kilka sposobów rejestracji obecności:

• Automatycznie w Syrve POS - przy wejściu/wyjściu pracownika
• Automatycznie w Syrve Office - przy przypisywaniu niepracujących zmian - zwolnień lekarskich i urlopów. Aby skorzystać z tej opcji, musi być ona wcześniej skonfigurowana, zobacz Dziennik harmonogramu.
• Ręcznie w Syrve Office - może być używane do potwierdzania obecności pracowników na stałej pensji lub do edycji automatycznych obecności.

Obecność pracownika może być również zarejestrowana w jego osobistym raporcie (przycisk Akcje > Dodaj obecność).

Aby zarejestrować obecność ręcznie, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy wymaganą komórkę i wybierz Dodaj (lub Edytuj) w menu kontekstowym. Otworzy się okno Edytuj obecność. Jeśli pracownik zalogował się w Syrve POS tego dnia, dane wejścia/wyjścia zostaną wyświetlone w bloku po prawej stronie.

2. W razie potrzeby zmień datę obecności, godziny wejścia/wyjścia lub czas trwania w obszarze potwierdzenia obecności (po lewej).

3. Wybierz wymagany typ obecności. Współczynnik korekcyjny wstępnie skonfigurowany w typie obecności zostanie zastosowany podczas obliczeń płac. Na przykład, do wynagrodzenia może zostać zastosowany współczynnik 100%, 0 za nieobecność, 80% za zwolnienie lekarskie.

4. Gdy tworzysz obecność ręcznie w Syrve Office, domyślnie zaznaczony jest element Potwierdź ręcznie. Jeśli nakładające się obecności się łączą, ręcznie potwierdzona obecność nie zostanie usunięta. Jeśli element nie jest zaznaczony, taka obecność zostanie usunięta podczas łączenia.

5. Zapisz zmiany.

W ten sposób menedżer (lub inna odpowiedzialna osoba) może zaliczyć, nie zaliczyć, zmniejszyć lub zwiększyć nadgodziny zarejestrowane w Syrve POS, a także zmienić typ obecności pracownika zgodnie z rzeczywistą sytuacją za pomocą opcji ręcznej rejestracji obecności.

Można przyspieszyć planowanie, kopiując powtarzające się zmiany. Opcje kopiowania i wklejania są dostępne z menu kontekstowego oraz za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+C i Ctrl+V. Skopiowana do schowka obecność będzie wyróżniona na żółto w tabeli.

Pracownicy otrzymują wynagrodzenie tylko za potwierdzone obecności. Mogą być one zaliczane pracownikom na dwa sposoby: automatycznie lub ręcznie przez menedżera. Zależy to od ustawień zamknięcia zmiany kasy.

Jeśli obecność jest potwierdzana automatycznie, godziny wejścia/wyjścia odpowiadają rzeczywistym godzinom zarejestrowanym w Syrve POS.

Jeśli potwierdzenie obecności jest ustawione na ręczne, zaakceptowane godziny wejścia/wyjścia pracownika muszą zostać określone przez menedżera podczas zamknięcia zmiany kasy lub w Syrve Office. Szczegóły dotyczące ręcznego potwierdzania obecności na terminalu znajdują się w artykule Obecność personelu.

Aby potwierdzić obecność w Syrve Office, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do Pracownicy > Rejestr obecności.
2. Otwórz obecność, którą chcesz potwierdzić.
3. Określ godzinę wyjścia. Element Potwierdź ręcznie jest domyślnie zaznaczony.
4. Kliknij Zapisz.

Zdarza się, że pracownicy rejestrują wejścia na różnych terminalach w ciągu dnia, lub menedżer tworzy obecności ręcznie w Syrve Office lub Syrve HQ. W rezultacie kilka nakładających się obecności łączy się w jedną. Zależy to od metody potwierdzania obecności: automatycznej lub ręcznej.

W przypadku potwierdzenia automatycznego, nakładające się potwierdzone obecności zarejestrowane w tym samym pododdziale i na tym samym stanowisku łączą się. W efekcie pozostanie tylko jedna ręcznie potwierdzona obecność (z zaznaczonym elementem Potwierdź ręcznie). Jeśli taka obecność nie istnieje, spośród nakładających się zostanie wybrana najwcześniejsza, a pozostałe zostaną usunięte. Pozostała obecność będzie miała:

• Zarejestrowany w Syrve POS przedział czasu, będący połączeniem podobnych przedziałów nakładających się obecności.
• Potwierdzone daty wejścia/wyjścia nie ulegną zmianie.

Przyjmij następujące sytuacje:

• Nakładające się obecności utworzone w Syrve POS.
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 12:00 i zamkniętą o 14:00.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 13:00 i zamkniętą o 13:30.

Po wyjściu na Terminalu 1 obecności się połączą. Potwierdzony czas to 12:00-14:00.

• Dwie obecności utworzone w Syrve POS nakładają się na obecność ręczną.
  • Obecność 12:00-18:00 została utworzona ręcznie w Syrve Office.
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 16:00 i zamkniętą o 16:30.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 16:00 i zamkniętą o 17:00.

W rezultacie w systemie pozostanie tylko pierwsza obecność, pozostałe zostaną usunięte. Uwzględniony czas będzie obejmował okres 12:00-18:00.

W przypadku potwierdzenia ręcznego, łączą się tylko nakładające się, zamknięte i niepotwierdzone obecności zarejestrowane w tym samym pododdziale i na tym samym stanowisku. W efekcie taka połączona obecność będzie miała:

• Zarejestrowany w Syrve POS przedział czasu, będący połączeniem podobnych przedziałów nakładających się obecności.
• Potwierdzony przedział będący połączeniem wszystkich niepotwierdzonych przedziałów nakładających się obecności.

Przyjmij następujące sytuacje:

• Nakładające się i potwierdzone
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 14:00 i zamkniętą o 14:30.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 14:10 i zamkniętą o 14:20.

Podczas wyjścia obecności się połączą. Przedział czasowy połączonej obecności będzie wynosił 14:00-14:30.

• Nakładające się i opcjonalnie potwierdzone
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 14:00.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 14:10, zamkniętą i potwierdzoną o 14:20.
  • Terminal 1 ma obecność zamkniętą o 14:30.

W rezultacie obecności się nie połączą, ponieważ obecność na terminalu 2 została już potwierdzona.

• Nakładające się z obecnością ręczną
  • Obecność 12:00-18:00 została utworzona w Syrve Office.
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 14:00, zamkniętą i potwierdzoną o 16:00.

W rezultacie obecności się nie połączą, ponieważ pierwsza obecność została już potwierdzona w momencie potwierdzania drugiej.

Wszystkie połączone obecności będą widoczne w Dzienniku zdarzeń pod typem „Połącz kilka obecności”.

Aby wyeksportować Rejestr obecności do MS Excel, wybierz Eksportuj do Excela w menu Akcje. Rejestr zostanie wyeksportowany z uwzględnieniem grupowania, filtrowania i ustawionych parametrów użytkownika: „okres”, „pokaż wszystkich pracowników”, „Widok: Okres/Przedział”. W Excelu raport będzie wyglądał tak samo jak w Syrve Office.

Karta czasu pracy

Karta czasu pracy pokazuje godziny przepracowane przez pracowników. Kolumny arkusza zawierają kody obecności oraz liczbę przepracowanych godzin na każdy dzień w okresie rozliczeniowym. Arkusz nie pokazuje czasu, który nie został przepracowany z powodu nieobecności – podawane są tylko kody (odpowiednie kolumny pozostają puste).

Jeśli pracownik pracuje według stałego harmonogramu lub wynagrodzenia, karta czasu pracy pokazuje tylko czas przepracowany zgodnie z harmonogramem.

Jeśli pracownik pracuje według elastycznego harmonogramu, karta czasu pracy pokazuje wszystkie jego przepracowane godziny, niezależnie od harmonogramu.

Aby wydrukować lub wyeksportować kartę czasu pracy do Excela, kliknij przycisk Akcje i wybierz odpowiednią opcję.