Dziennik obecności

Przegląd

Dziennik obecności dostarcza informacji o godzinach wejścia/wyjścia każdego pracownika. Pozwala to na:

• Uwzględnienie faktycznego czasu przepracowanego przez pracownika
• Kontrolę obecności pracowników
• Dokonywanie obliczeń płacowych

Dziennik obecności przedstawia tabelę, w której pracownicy są podani w wierszach, a daty w kolumnach. Komórki tabeli pokazują obecności w formacie wybranym w polu Widok:

• Godziny pracy, na przykład 16:00 – 22:00.
• Czas trwania, na przykład 6:00.

Aby sporządzić dziennik:

1. Przejdź do Pracownicy > Dziennik obecności.

2. Wybierz Okres obecności: tydzień, miesiąc lub niestandardowy. Aby przejść do następnego lub poprzedniego tygodnia lub miesiąca, użyj lub .

3. Aby wyświetlić tylko określoną rolę w tym okresie, wybierz ją w polu Filtr stanowiska.

4. Domyślnie tabela pokazuje tylko tych pracowników, którzy mają co najmniej jedną zarejestrowaną obecność w wybranym okresie. Aby zobaczyć pełną listę pracowników, zaznacz Pokaż wszystkich pracowników.

5. Kliknij Aktualizuj.

Aby znaleźć pracownika lub zmianę na liście, zacznij wpisywać w pasku Szukaj.

Z dziennika obecności można dowiedzieć się, według jakiego harmonogramu pracownik miał pracować w dniu zarejestrowanej obecności. W tym celu wybierz obecność i opcję Harmonogram z menu kontekstowego. Można usunąć dane wejścia pracownika (Usuń w menu kontekstowym).

W dzienniku obecności używane są następujące legendy:

Legenda	Opis
	Typ dziennika - Godziny pracy. Zarejestrowane w Syrve POS godziny wejścia/wyjścia. Kolor czcionki zależy od typu obecności. Wszystkie obecności są domyślnie oznaczone jako Przepracowane, a ich ramy czasowe podane są na czarno.
	Typ dziennika - Czas trwania. Czas trwania obecności
	Otwarte zmiany mają podaną godzinę rozpoczęcia, natomiast godzina zakończenia jest zastąpiona napisem "nie zamknięta".
	Obecność wybranego pracownika na dzień bieżący.
	Przyszła obecność wybranego pracownika (np. zwolnienia lekarskie lub urlopy).
	Powody nieobecności, takie jak urlop, zwolnienie lekarskie lub nieobecność, mają odpowiednie skróty określone w konfiguracji obecności (np. U, ZL lub NB).
	Obecność, której faktyczny czas wejścia/wyjścia (zarejestrowany w Syrve POS) różni się od zaplanowanego.
	Obecność, której czas trwania przekracza 24 godziny.
	Obecność, której czas trwania jest krótszy niż 24 godziny i nakłada się na inną obecność.
	Obecność została zarejestrowana w innym punkcie sprzedaży niż ten, który wykonuje obliczenia płacowe.
	Obecność została skopiowana do schowka.

Jeśli czas trwania obecności jest krótszy niż 24 godziny, ale jej godziny rozpoczęcia i zakończenia zostały zarejestrowane na różne daty, zostanie ona podana w komórce wejścia. Załóżmy, że zmiana została otwarta o 20:00 5 października i zamknięta o 4:00 6 października. W takim przypadku obecność zostanie wyświetlona w kolumnie 5 października.

Jeśli czas trwania obecności przekracza 24 godziny, zostanie ona podana w kilku komórkach przed datą wyjścia.

Przedłużone obecności są automatycznie zamykane po upływie liczby dni określonej w polu Automatycznie zamknij obecność po na karcie Zarządzanie czasem pracy w ustawieniach sklepu.

Powód zamknięcia obecności jest podany w polu komentarza. W Syrve POS ta obecność pozostaje otwarta. Gdy pracownik zamknie taką przedłużoną zmianę, godzina wyjścia nie zostanie zarejestrowana.

Aby uzyskać więcej informacji na temat otwierania i zamykania zmiany, automatycznego zamykania i pomijania obecności, przejdź do Dziennik zdarzeń.

Rejestracja obecności

Istnieje kilka sposobów rejestracji obecności:

• Automatycznie w Syrve POS – przy wejściu/wyjściu pracownika
• Automatycznie w Syrve Office – podczas przypisywania niepracujących zmian – zwolnień lekarskich i urlopów. Aby skorzystać z tej opcji, musi być ona uprzednio skonfigurowana, zobacz Dziennik harmonogramu.
• Ręcznie w Syrve Office – może być używane do potwierdzania obecności pracowników na stałej pensji lub do edycji automatycznych obecności.

Obecność pracownika można również zarejestrować w jego raporcie osobistym (przycisk Akcje > Dodaj obecność).

Aby zarejestrować obecność ręcznie, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy wymaganą komórkę i wybierz Dodaj (lub Edytuj) w menu kontekstowym. Otworzy się okno Edytuj obecność. Jeśli pracownik zalogował się w Syrve POS tego dnia, dane wejścia/wyjścia zostaną wyświetlone w bloku po prawej stronie.

2. W razie potrzeby zmień datę obecności, godziny wejścia/wyjścia lub czas trwania w obszarze potwierdzenia obecności (po lewej).

3. Wybierz wymagany typ obecności. Współczynnik korekcyjny wstępnie skonfigurowany w typie obecności zostanie zastosowany podczas obliczeń płac. Na przykład, do wynagrodzenia może zostać zastosowany współczynnik 100%, 0 za nieobecność, 80% za zwolnienie lekarskie.

4. Gdy ręcznie tworzysz obecność w Syrve Office, domyślnie zaznaczona będzie opcja Potwierdź ręcznie. Jeśli nakładające się obecności zostaną scalone, ręcznie potwierdzona obecność nie zostanie usunięta. Jeśli opcja nie będzie zaznaczona, taka obecność zostanie usunięta podczas scalania.

5. Zapisz zmiany.

W ten sposób menedżer (lub inna odpowiedzialna osoba) może zaliczyć, nie zaliczyć, zmniejszyć lub zwiększyć nadgodziny zarejestrowane w Syrve POS, a także zmienić typ obecności pracownika zgodnie z aktualną sytuacją za pomocą opcji ręcznej rejestracji obecności.

Można przyspieszyć planowanie, kopiując powtarzające się zmiany. Opcje kopiowania i wklejania są dostępne z menu kontekstowego oraz za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+C i Ctrl+V. Skopiowana do schowka obecność będzie wyróżniona na żółto w tabeli.

Pracownicy otrzymują wynagrodzenie tylko za potwierdzone obecności. Mogą być one zaliczane pracownikom na dwa sposoby: automatycznie lub ręcznie przez menedżera. Zależy to od ustawień zamknięcia zmiany kasy.

Jeśli obecność jest potwierdzana automatycznie, czasy wejścia/wyjścia odpowiadają rzeczywistym czasom zarejestrowanym w Syrve POS.

Jeśli potwierdzenie obecności jest ustawione na ręczne, zaakceptowane czasy wejścia/wyjścia pracownika określa menedżer podczas zamknięcia zmiany kasy lub w Syrve Office. Szczegóły dotyczące ręcznego potwierdzania obecności na terminalu znajdziesz w artykule Obecność personelu.

Aby potwierdzić obecność w Syrve Office, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do Pracownicy > Dziennik obecności.
2. Otwórz obecność, którą chcesz potwierdzić.
3. Określ czas wyjścia. Opcja Potwierdź ręcznie jest domyślnie zaznaczona.
4. Kliknij Zapisz.

Zdarza się, że pracownicy rejestrują wejścia na różnych terminalach w ciągu dnia, lub menedżer tworzy obecności ręcznie w Syrve Office lub Syrve HQ. W efekcie kilka nakładających się obecności zostaje scalonych w jedną. Zależy to od metody potwierdzania obecności: automatycznej lub ręcznej.

W przypadku potwierdzenia automatycznego, nakładające się potwierdzone obecności zarejestrowane w tej samej jednostce organizacyjnej i na tym samym stanowisku scalają się. W efekcie pozostanie tylko jedna ręcznie potwierdzona obecność (z zaznaczoną opcją Potwierdź ręcznie). Jeśli taka obecność nie istnieje, spośród nakładających się zostanie wybrana najwcześniejsza, a pozostałe zostaną usunięte. Pozostała obecność będzie miała:

• Zarejestrowany w Syrve POS przedział czasu będący scaleniem podobnych przedziałów nakładających się obecności.
• Potwierdzone daty wejścia/wyjścia nie ulegną zmianie.

Przyjmij następujące sytuacje:

• Nakładające się obecności utworzone w Syrve POS.
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 12:00 i zamkniętą o 14:00.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 13:00 i zamkniętą o 13:30.

Po wyjściu na Terminalu 1 obecności zostaną scalone. Potwierdzony czas będzie wynosił 12:00-14:00.

• Dwie obecności utworzone w Syrve POS nakładają się na obecność ręczną.
  • Obecność 12:00-18:00 została ręcznie utworzona w Syrve Office.
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 16:00 i zamkniętą o 16:30.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 16:00 i zamkniętą o 17:00.

W efekcie w systemie pozostanie tylko pierwsza obecność, pozostałe zostaną usunięte. Uwzględniony czas będzie obejmował okres 12:00-18:00.

W przypadku potwierdzenia ręcznego, scalają się tylko nakładające się zamknięte i niepotwierdzone obecności zarejestrowane w tej samej jednostce organizacyjnej i na tym samym stanowisku. W efekcie scalona obecność będzie miała:

• Zarejestrowany w Syrve POS przedział czasu będący scaleniem podobnych przedziałów nakładających się obecności.
• Potwierdzony przedział będący scaleniem wszystkich niepotwierdzonych przedziałów nakładających się obecności.

Przyjmij następujące sytuacje:

• Nakładające się i potwierdzone
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 14:00 i zamkniętą o 14:30.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 14:10 i zamkniętą o 14:20.

Podczas wyjścia obecności zostaną scalone. Przedział czasowy scalonej obecności wyniesie 14:00-14:30.

• Nakładające się i opcjonalnie potwierdzone
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 14:00.
  • Terminal 2 ma obecność utworzoną o 14:10 i zamkniętą oraz potwierdzoną o 14:20.
  • Terminal 1 ma obecność zamkniętą o 14:30.

W efekcie obecności nie zostaną scalone, ponieważ obecność na terminalu 2 była już potwierdzona.

• Nakładające się z obecnością ręczną
  • Obecność 12:00-18:00 została utworzona w Syrve Office.
  • Terminal 1 ma obecność utworzoną o 14:00 i zamkniętą oraz potwierdzoną o 16:00.

W efekcie obecności nie zostaną scalone, ponieważ pierwsza obecność była już potwierdzona w momencie potwierdzania drugiej.

Wszystkie scalone obecności będą widoczne w Dzienniku zdarzeń pod typem „Scal kilka obecności”.

Aby wyeksportować Dziennik obecności do MS Excel, wybierz Eksport do Excela w menu Akcje. Dziennik zostanie wyeksportowany z uwzględnieniem grupowania użytkownika, filtrowania i ustawionych parametrów: „okres”, „pokaż wszystkich pracowników”, „Widok: Okres/Przedział”. W Excelu raport będzie wyglądał tak samo jak w Syrve Office.

Karta czasu pracy

Karta czasu pracy pokazuje godziny przepracowane przez pracowników. Kolumny arkusza zawierają kody obecności oraz liczbę przepracowanych godzin na każdy dzień w okresie rozliczeniowym. Arkusz nie pokazuje czasu nieprzepracowanego z powodu nieobecności – podawane są tylko kody (odpowiednie kolumny pozostają puste).

Jeśli pracownik pracuje według stałego harmonogramu lub wynagrodzenia, karta czasu pracy pokazuje tylko czas przepracowany zgodnie z harmonogramem.

Jeśli pracownik pracuje według elastycznego harmonogramu, karta czasu pracy pokazuje wszystkie jego godziny pracy niezależnie od harmonogramu.

Aby wydrukować lub wyeksportować kartę czasu pracy do Excela, kliknij przycisk Akcje i wybierz odpowiednią opcję.