System magazynowy

Magazynowanie jest jednym z głównych podziałów punktu sprzedaży do ewidencji przepływu towarów i zasobów materialnych. Podczas konfiguracji podsystemu magazynowego Syrve należy wypełnić i skonfigurować następujące podręczniki:

• Magazyny
• Dostawcy
• Jednostki miary
• Lista magazynowa

Rejestracja magazynu jest pierwszym etapem konfiguracji punktu sprzedaży. Dostawcy również uczestniczą w przepływie towarów i zasobów materialnych. Współpraca z dostawcami jest rejestrowana w systemie za pomocą faktur. Każdy dostawca musi być zarejestrowany w systemie.

Przyjęcie towaru

Przyjęcie towaru do magazynu punktu sprzedaży jest dokumentowane fakturami zakupu. Bezpośrednio po zaksięgowaniu tych faktur przeliczane są saldo magazynowe i wskaźniki kosztów. Szczegółowy opis tej procedury znajduje się w Obliczaniu kosztów.

Procedura wypełniania faktury jest szczegółowo opisana w przewodniku Tworzenie faktury zakupu.

Złożenie faktury odzwierciedla się w rejestracji odpowiednich transakcji na kontach punktu sprzedaży (zobacz Transakcje faktury zakupu).

Kontrola ceny zakupu

Aby planować i kontrolować ceny towarów kupowanych od dostawców, Syrve umożliwia prowadzenie osobnej listy cenowej dla każdego dostawcy. Ta lista cenowa definiuje możliwe ceny dla określonych towarów oraz dopuszczalne odchylenie ceny (%), a także ustala zachowanie systemu w takich sytuacjach: zabronić złożenia dokumentu zakupu, wydać ostrzeżenie o sytuacji lub nie ostrzegać.

Wydanie z magazynu

Istnieje kilka sposobów dokonania wydania z magazynu (dla wydania na podstawie dokumentów wyników inwentaryzacji i transferów wewnętrznych patrz poniżej):

• Na podstawie zamówienia sprzedaży (zobacz Rejestr sprzedaży). Dokument ten jest tworzony automatycznie, gdy sprzedawany jest produkt lub danie (zamknięcie zamówienia), które zawiera ten produkt jako składnik. Może być również tworzony ręcznie. To, co jest wydawane – składniki czy samo danie – definiują ustawienia Metody wydania określone w karcie listy magazynowej.
• Po zaksięgowaniu zapisu gotowania. Składniki produktu lub półproduktu zostaną wydane zgodnie z zapisem, jednak saldo magazynowe produktu lub półproduktu wzrośnie (zobacz Gotowanie).
• Na podstawie faktury kosztowej lub zwrotnej (zobacz przewodnik Tworzenie faktury kosztowej oraz Faktura zwrotna).
• Na podstawie zapisu wydania. Tworzony automatycznie, gdy produkt jest usuwany z zamówienia i wydawany (w Syrve POS), lub ręcznie, na przykład jeśli produkt nie może być już używany (zobacz Wydanie).
• Na podstawie zapisu substytucji (zobacz Tworzenie zapisu substytucji).

Saldo powinno być przeliczone natychmiast w dacie i czasie zaksięgowania dokumentu inwentaryzacji.

Jeśli kilka dokumentów inwentaryzacyjnych wpływających na ilość i koszt towarów jest zarejestrowanych z tym samym datą i godziną, ustalana jest następująca kolejność priorytetów:

1. Dokumenty inwentaryzacji
2. Dokumenty wydania
3. Dokumenty przyjęcia towaru do magazynu

Na przykład, jeśli utworzono zapis wydania, na podstawie którego wszystkie towary zostały wydane, a następnie wprowadzono fakturę na te towary z nową ceną, koszt tych towarów zostanie obliczony na podstawie ilości towarów po złożeniu zapisu wydania.

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja oznacza sprawdzenie, czy majątek punktu sprzedaży odpowiada danym księgowym. Inwentaryzacja jest procesem czasochłonnym, szczególnie gdy jest przeprowadzana w godzinach pracy punktu sprzedaży. Syrve pozwala szybko i dokładnie przeprowadzić inwentaryzację na podstawie danych w czasie rzeczywistym.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacji (zobacz Przewodnik po inwentaryzacji) odbywa się w trzech etapach: obliczenie ilości półproduktów (pierwszy etap) oraz porównanie faktycznie przechowywanych towarów z aktualną docelową ilością określoną w dokumentach (drugi etap). W wyniku może zostać odnotowany niedobór lub nadwyżka określonych towarów. Trzecim krokiem jest określenie kont, na których zostaną zarejestrowane wykryte niedobory lub nadwyżki oraz odpowiedzialność materialna.

Do automatycznego wprowadzania danych o produktach i ich faktycznej ilości można użyć skanera kodów kreskowych (zobacz Inwentaryzacja za pomocą skanera kodów kreskowych).

Odpowiednie transakcje zostaną zarejestrowane na kontach punktu sprzedaży na podstawie zapisu inwentaryzacji, a także zostaną wprowadzone niezbędne zmiany w danych księgowych.

Należy pamiętać, że jeśli zostanie wykryty i zarejestrowany niedobór w zapisie inwentaryzacji, zmiany muszą być wprowadzone w dokumencie, który zarejestrował ten niedobór, zamiast tworzyć nowy dokument. Brak takiego działania może prowadzić do zniekształcenia danych księgowych punktu sprzedaży, ponieważ ilość towarów w magazynie w danym momencie wpływa na ich koszt, który jest używany do obliczania zysków ze sprzedaży tych towarów. Po edycji dokumentu inwentaryzacji kwoty transakcji na kontach odpowiadające temu dokumentowi są zmieniane automatycznie.

Transfer wewnętrzny

Istnieją dwa sposoby rejestracji transferu towarów z jednego magazynu do drugiego:

• Za pomocą specjalnego dokumentu Transfer wewnętrzny. Jednak tego dokumentu nie należy używać do transferu towarów z magazynu jednego punktu sprzedaży do innego punktu w tej samej sieci.
• Za pomocą pary powiązanych dokumentów – Faktury kosztowej (z magazynu) i Faktury zakupu (do magazynu). Magazyny mogą należeć do różnych podmiotów prawnych i punktów sprzedaży działających w ramach sieci. Po zapisaniu faktury kosztowej automatycznie tworzona jest faktura zakupu, ale księgowana jest tylko operacja kosztowa. Towary mogą być przekazywane po koszcie netto lub z narzutem. Magazyn przyjmujący towar przyjmuje go po cenie zakupu i akceptuje (księguje) operację przyjęcia towaru. Jeśli podczas przyjęcia towaru zostaną wykryte rozbieżności, można poprawić tylko dane w części kosztowej operacji, natomiast część przyjęcia zmienia się automatycznie.

Zapis substytucji

Zapis substytucji służy do rejestracji procesu przygotowania dania z dowolnego zestawu składników lub do rozliczania zróżnicowanego wyboru towarów, produktów, prac i usług. Po zakończeniu procesu gotowania rejestrowana jest dostępność dania w magazynie, a składniki są wydawane.

Podczas produkcji wyrobu gotowego zawartość i ilość użytych materiałów źródłowych w substytucji mogą się różnić. Jednocześnie ilość wyrobu gotowego nie musi być równa sumie ilości użytych materiałów. Koszt wyrobów gotowych jest obliczany na podstawie rzeczywistego procesu produkcji i jest równy łącznemu kosztowi wszystkich składników.

Oznacza to, że zapis substytucji jest dokumentem wielofunkcyjnym, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Inwentaryzacja. W celu wyrównania wykrytych niedoborów i nadwyżek.
• Sprzedaż. Do obliczenia kosztu wydanych składników na podstawie sprzedaży pozycji menu.
• Zakup. Rejestracja produktów (o tych samych właściwościach) zakupionych od różnych dostawców. Takie produkty stanowią ten sam składnik w przepisie.

Na przykład, Śmietana 10 % (kg):

• Danone Śmietana 10 %, szt. (250 g)
• Kraft Śmietana 10 %, szt. (400 g)

Proces przygotowania może wyglądać następująco:

1. Istnieją dwie pozycje menu z dwoma różnymi przepisami (metoda wydania – „Wydaj składniki”). Obie są składnikami trzeciego dania, np. Sałatki Cezar.
2. Gdy te dwa produkty są gotowe, jest to rejestrowane w zapisie gotowania. Składniki są wydawane, a gotowe produkty rejestrowane.
3. Gdy Sałatka Cezar, która zawiera pierwsze dwa produkty, zostaje sprzedana, jest wydawana i powstaje ujemne saldo.
4. Tworzony jest zapis substytucji, aby zarejestrować dostępność Sałatki Cezar. W tym momencie ilość pierwszych dwóch produktów określona w tym dokumencie jest wydawana.

Asortyment pozycji

Zestawy asortymentowe odnoszą się do grupy gotowych dań tej samej kategorii, które mają podobną zawartość i są sprzedawane w tym samym przedziale cenowym: sałatki, dania mięsne, wypieki itd. Gdy punkt sprzedaży oferuje zestaw różnorodnych dań, które nie są przygotowywane na zamówienie, lecz podawane gościom jako gotowe produkty, proces ich produkcji i sprzedaży przebiega następująco:

1. Pracownicy działów produkcji otrzymują zamówienia na przygotowanie dań w ilości niezbędnej i wystarczającej do obsługi procesu sprzedaży.

2. Dania są przygotowywane i przekazywane do części sprzedażowej (jest to rejestrowane w Arkuszu Racji, patrz Przekazywanie produktów z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży).

3. Dania są sprzedawane na wagę lub na porcję. Dania wchodzące w skład zestawu są drukowane jako jedna pozycja na rachunku, z podaniem ceny, łącznej wagi oraz wyliczonej ceny.

4. Na koniec dnia tworzony jest zapis produkcji (patrz Gotowanie), który zawiera skonsolidowane dane o gotowych produktach przekazanych z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży. Zapis produkcji może być tworzony automatycznie, jeśli przekazanie zostało prawidłowo dokonane, patrz Syrve Kitchen — Zarządzanie dokumentami przy POS.

   • Składniki są odpisywane, a gotowe dania rejestrowane jako przyjęte zgodnie z recepturami dań.
   • Koszt produkcji jest automatycznie obliczany dla każdego produktu (z wykorzystaniem formuły kosztu żywności).

5. Tworzony jest specjalny dokument - Zapis Zamienników (patrz sekcja Tworzenie zapisu zamienników), służący do rejestracji odpisu dań ze zestawu na sprzedaż:

   • Tworzona jest lista dań w zestawie (z uwzględnieniem wcześniej zarejestrowanego zapisu produkcji) i uzupełniana o stan magazynowy dań.
   • Niesprzedane dania mogą być odpisane lub ujęte w zapisie zamienników (sposób rozliczenia takich dań będzie miał wpływ na koszt zestawu).
   • Określana jest wielkość sprzedanego zestawu.

Przekazywanie produktów z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży

Arkusze racji mogą być używane do rejestrowania przekazania gotowych produktów z obszaru przygotowania do sprzedaży (patrz sekcja Asortyment produktów dla szczegółowego opisu tego procesu). Nazwy gotowych produktów oraz ich ilość muszą być ręcznie wprowadzone do arkuszy racji. Informacje z tych arkuszy mogą być następnie wykorzystane przy rejestrowaniu zapisów produkcji.

Szablon arkusza racji można wydrukować bezpośrednio z systemu Syrve. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć dowolny z istniejących zapisów na liście zapisów produkcji (Zarządzanie magazynem > Zapisy produkcji) i kliknąć Arkusz Racji. Otworzy się podgląd wypełnionego szablonu, który można wydrukować.

Jednak Syrve pozwala na pełną automatyzację tego procesu i wyeliminowanie papierowej dokumentacji. Szef kuchni może zważyć danie na sprzedaż bezpośrednio przy kasie, bez wyjmowania go z pojemnika. W takim przypadku zapis produkcji jest tworzony automatycznie. Jeśli szef kuchni pobiera coś z półki sprzedażowej, powinno to zostać rozliczone przy kasie i odzwierciedlone w automatycznie utworzonym dokumencie.

Aby zarejestrować przepływ dań sprzedawanych na wagę przy kasie, należy ustawić szereg parametrów opisanych w sekcji Konfiguracja Syrve Kitchen i ruch towarów przy kasie.

Sprzedaż

Zamówienie sprzedaży jest stosowane w firmach cateringowych przy użyciu metod płatności zawierających dane o sprzedaży przygotowanych produktów: nazwę, ilość i cenę.

W Syrve zamówienia sprzedaży tworzone są zarówno automatycznie (na podstawie danych sprzedażowych rejestrowanych przez Syrve POS), jak i ręcznie, gdy wymagana jest rejestracja sprzedaży.

Pojedyncze zamówienie sprzedaży dla wszystkich dań odpisanych z jednego magazynu (o tym samym miejscu produkcji) jest tworzone automatycznie na koniec każdego dnia transakcji. Dokument jest składany na koniec tego dnia transakcji. Zawiera listę sprzedanych dań, informacje o ich ilości oraz cenie sprzedaży na podstawie wydrukowanych paragonów.

Automatycznie utworzone zamówienie sprzedaży może być edytowane po zamknięciu dnia transakcji na kasie. Dokument może wymagać korekty, jeśli konieczna jest zamiana pozycji magazynowej w celu wyeliminowania przeksięgowania.

Zapis Rozdziału

Zapis Rozdziału to dokument wielofunkcyjny, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Rozdział.  Rozdzielanie wyprodukowanego półproduktu lub dania na składniki źródłowe.
• Rozbiór mięsa. Rejestruje rozbiór tusz mięsa na produkty lub półprodukty, które następnie stają się osobnym towarem magazynowym.

Dokument ten rejestruje rozdział jednej pozycji magazynowej, co może skutkować powstaniem kilku nowych składników. Zawartość i ilość tych składników może się różnić. Łączna waga składników nie musi być równa wadze produktu źródłowego. Łączny koszt netto uzyskanych składników jest wyliczany na podstawie wyników rozdziału i jest równy odpisanemu kosztowi netto rozdzielonego produktu.

Produkt dowolnego typu z listy magazynowej może zostać rozdzielony: towar, pozycja, półprodukt, modyfikator. Towary, półprodukty i dania mogą być składnikami docelowymi.

Zwrot do Dostawcy

W przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

• wykrycie niezgodności podczas odbioru dostawy; np. dostawa niezamówionych towarów, dostawa nadmiernej ilości zamówionych towarów
• wykrycie wad lub przeterminowanych towarów

W systemie można utworzyć specjalny dokument rejestrujący zwrot towarów do dostawcy, tj. fakturę zwrotną. Warunki zwrotu, w tym ceny, określone są w umowie dostawy (cena zwrotu może być równa cenie zakupu, cenie rynkowej itp.).

Procedura wypełniania faktury zwrotnej jest opisana w przewodniku Zwrot do Dostawców.

Obliczanie Kosztów

Koszt towarów jest obliczany oddzielnie dla każdego magazynu, co oznacza, że ten sam towar może mieć różne koszty w różnych magazynach. Wartość wyświetlana dla towarów w katalogu listy magazynowej jest obliczana jako średnia dla wszystkich magazynów.

W zależności od procedur księgowych stosowanych w punkcie sprzedaży, wartość towarów i materiałów magazynowanych przez punkt może być obliczana jako średnia ważona lub metodą FIFO.

• Tworzenie wartości kosztu średniego ważonego

Oto przykład tej metody.

Gdy nowa faktura jest zaksięgowana, koszt towarów zarejestrowanych jako przyjęte jest dodawany do kosztu towarów już znajdujących się w magazynie, a następnie ta ilość jest dzielona przez łączną liczbę jednostek. Przy kolejnym przyjęciu koszt pozostałych jednostek będzie obliczany na podstawie kosztu wyliczonego po poprzednim przyjęciu.

Na przykład, w magazynie zarejestrowano 20 jednostek produktu, koszt każdej jednostki wynosi 0,60 €, a łączny koszt to 12,00 €. Dziesięć jednostek zostało przyjętych po 0,70 €, więc wartość przyjęcia to 7,00 €. Łączny koszt 30 jednostek (20+10) w magazynie wynosi 12,00 € + 7,00 € = 19,00 €. Koszt każdej jednostki to 19/30 = 0,63 €.

• Metoda FIFO.

Metoda First-In-First-Out (FIFO) opiera się na założeniu, że towary, które najdłużej znajdują się w magazynie, będą pierwsze sprzedane lub zużyte. Stan magazynu na koniec okresu będzie uważany za zakupiony podczas ostatniej operacji zakupu.

Na przykład, w magazynie zarejestrowano przyjęcie 20 jednostek po 0,60 € i 10 jednostek po 0,70 €. Później zarejestrowano zużycie 15 jednostek. To zużycie zostanie obliczone jako 15x0,60 € = 9,00 €. Następnie zużyto kolejne 10 jednostek. Koszt tego zużycia to 5x0,60 € + 5x0,70 € = 6,50 €. Koszt netto towarów w ostatniej operacji zużycia zostanie obliczony następująco: 6,50 € / 10 = 0,65 €.

 

Metoda FIFO nie jest już wspierana. Prosimy o korzystanie z innych metod obliczania kosztów.

Dania lub półprodukty (tj. pozycje z recepturą) mogą być również rejestrowane w magazynie wraz z towarami. Te pozycje korzystają z następującej metody odpisu: Odpis dania lub półproduktu. Dostępność tych pozycji w magazynie jest rejestrowana w zapisach produkcji. Koszt tych dań jest obliczany tak samo jak dla produktów. Koszt dań odpisanych według receptury ("Odpis składników" metoda odpisu) jest obliczany jako łączny koszt ich składników.

Jeśli danie jest dostępne w kilku magazynach, jego koszt odzwierciedlony w katalogu listy magazynowej jest obliczany jako średni koszt według magazynu, ale odpisywany (np. przy sprzedaży produktów) zgodnie z kosztem w magazynie, który jest określony przez typ miejsca produkcji.

 

Przy obliczaniu kosztu zestawu różnorodnych dań zawsze używana jest wartość MWAC (ruchomy średni ważony koszt) dań wchodzących w skład zestawu.

System oferuje również wskaźniki kosztów do wykorzystania w analizie zarządczej. Są one wyświetlane na karcie listy zapasów w zakładce Przepisy. Wskaźniki te to: MWAC, LIFOC, COST oraz LIFOCRP. Zobacz Przykład obliczania kosztów, aby zobaczyć przykład ich kalkulacji.

Syrve pozwala zarządzać ujemnym saldem w magazynie. Taka sytuacja może wystąpić, jeśli faktura zakupu za towary przyjęte do magazynu nie została zarejestrowana na czas lub przepis dania jest nieprawidłowy i określa większe ilości składników niż faktycznie użyte.

W takim przypadku koszt jest obliczany w następujący sposób:

• Jeśli istnieje dodatnie saldo towarów w co najmniej jednym magazynie, koszt jest obliczany na podstawie tego salda (ujemne saldo nie jest brane pod uwagę).
• Jeśli nie ma dodatniego salda, koszt jest obliczany na podstawie istniejącego ujemnego salda.

Oto przykład. Koszt pewnego produktu w magazynie po ostatnim zaksięgowaniu faktury wynosi 0,60 €. Po tym nie wpłynęły nowe faktury, a produkt został użyty, więc w pewnym momencie zarejestrowano ujemne saldo tego produktu: -5 jednostek po 0,60 € = -3,00 €. Dziesięć jednostek po 0,80 € każda zostało przyjętych na podstawie nowej faktury, a na koncie magazynu zarejestrowano transakcję na kwotę 8,00 €. Całkowity koszt zapasu wynosi 5,00 € (−3,00 € + 8,00 €), a liczba jednostek — 5 (–5 + 10). W związku z tym netto koszt każdej z tych 5 jednostek produktu wynosi 1,00 €, ale nie jest to prawda, ponieważ przedmioty w magazynie kosztują 0,80 € za sztukę. Po przyjęciu nowych towarów Syrve dokonuje rozliczenia kosztu po fakcie pomiędzy transakcjami rozchodu zarejestrowanymi po nagromadzeniu ujemnego salda, co pozwala uzyskać poprawną aktualną wartość kosztu.

 

W niektórych przypadkach, gdy w obrębie punktu sprzedaży wyznaczonych jest kilka magazynów i zachodzą między nimi wewnętrzne transfery towarów, opisana powyżej operacja może wejść w pętlę. Jeśli tak się stanie, zostanie zarejestrowana specjalna transakcja korygująca (CORRCOST) koszt magazynu. Specjalna transakcja „Kompensacja ujemnego salda magazynu” działa jako konto rozliczeniowe dla tych transakcji.

Koszt jest przeliczany za każdym razem, gdy produkt lub danie, które może być zarejestrowane za pomocą jednego z następujących dokumentów, zostaje przyjęte, a nie na koniec okresu sprawozdawczego.

• Faktura
• Karta gotowania
• Transfer wewnętrzny

Jeśli punkt sprzedaży obsługuje proces opisany w Asortymencie towarów, należy stosować następującą procedurę składania dokumentów magazynowych (określoną przez czas składania), aby zapewnić poprawne obliczenie kosztu żywności:

1. Karta gotowania
2. Karta zamienników
3. Zamówienie sprzedaży

Analiza przepływu zasobów materiałowych

Syrve udostępnia następujące raporty do monitorowania i analizy przyjęć, sprzedaży oraz salda towarów w magazynie punktu sprzedaży:

• Raport salda zapasów – ilość towarów w magazynie punktu sprzedaży na wybrany dzień.
• Szczegółowy bilans obrotów – raport o ilości towarów w magazynie punktu sprzedaży oraz ich koszcie na początek i koniec wybranego okresu.
• Raport ruchu zapasów – zmiany salda przechowywanych towarów lub dań w określonym okresie (przyjęcia, zużycie i saldo) oraz szczegółowe informacje o dokumentach rejestrujących te zmiany.
• Raport zakupów za okres – łączna wartość faktur, na podstawie których towary zostały zarejestrowane jako przyjęte do magazynów punktu sprzedaży oraz szczegółowe informacje o dostawcach tych towarów.
• Raport sprzedaży za okres – ilości i wartości towarów oraz dań sprzedanych przez różne sekcje punktu sprzedaży. Raport ten może służyć jako podstawa do tworzenia zamówienia sprzedaży gotowych produktów lub Karty Menu.
• Raport inwentaryzacji – informacje o wszystkich dokumentach rejestrujących ruch zapasów w magazynach punktu sprzedaży.
• Raport powiązań składników – informacje o wszystkich daniach, które wykorzystują dany produkt jako jeden ze składników.
• Raporty niestandardowe – narzędzie pozwalające tworzyć raporty użytkownika z określonym zestawem parametrów.

Więcej informacji na temat takich raportów znajdziesz w Analizie ruchu zapasów.

Syrve przetwarza wszystkie dane w czasie rzeczywistym, więc każde dane wejściowe są natychmiast odzwierciedlane we wszystkich powiązanych procesach. Na przykład, gdy zostanie zarejestrowana nowa faktura jako przyjęta, saldo zapasów natychmiast zmieni się zgodnie z ilością przyjętych towarów.