System magazynowy

Magazynowanie jest jednym z głównych pododdziałów punktu sprzedaży odpowiedzialnym za ewidencję przepływu towarów i zasobów materialnych. Podczas konfiguracji podsystemu magazynowego Syrve należy wypełnić i skonfigurować następujące książki referencyjne:

• Magazyny
• Dostawcy
• Jednostki miary
• Lista magazynowa

Rejestracja magazynu jest pierwszym etapem konfiguracji punktu sprzedaży. Dostawcy są również uczestnikami przepływu towarów i zasobów materialnych. Współpraca z dostawcami jest rejestrowana w systemie za pomocą faktur. Każdy dostawca musi być zarejestrowany w systemie w tym celu.

Przyjęcie towaru

Przyjęcie towaru do magazynu punktu sprzedaży jest dokumentowane fakturami zakupu. Bezpośrednio po zaksięgowaniu tych faktur, saldo magazynowe i wskaźniki kosztów są przeliczane. Szczegółowy opis tej procedury znajduje się w Obliczaniu kosztów.

Procedura wypełniania faktury jest szczegółowo opisana w przewodniku Tworzenie faktury zakupu.

Złożenie faktury odzwierciedla się w rejestracji odpowiednich transakcji na kontach punktu sprzedaży (patrz Transakcje faktury zakupu).

Kontrola ceny zakupu

Aby planować i kontrolować ceny towarów zakupionych od dostawców, Syrve umożliwia prowadzenie osobnej listy cenowej dla każdego dostawcy. Ta lista cenowa definiuje możliwe ceny dla określonych towarów oraz dopuszczalną odchyłkę cenową (%), a także określa zachowanie systemu w takich sytuacjach: zabronić złożenia dokumentu zakupu, wydać ostrzeżenie o sytuacji lub nie ostrzegać.

Wydanie z magazynu

Istnieje kilka sposobów na dokonanie wydania z magazynu (dla wydania opartego na dokumentach wynikających z inwentaryzacji i transferów wewnętrznych patrz poniżej):

• Na podstawie zamówienia sprzedaży (patrz Rejestr sprzedaży). Dokument ten jest tworzony automatycznie, gdy sprzedawany jest produkt lub danie (zamknięcie zamówienia), które zawiera ten produkt jako składnik. Może być również tworzony ręcznie. Co jest wydawane – składniki czy samo danie – definiuje ustawienie Metody wydania określone w karcie listy magazynowej.
• Po zaksięgowaniu rejestru gotowania. Składniki produktu lub półproduktu zostaną wydane zgodnie z rejestrem, jednak saldo magazynowe produktu lub półproduktu wzrośnie (patrz Gotowanie).
• Na podstawie faktury kosztowej lub zwrotnej (patrz przewodnik Tworzenie faktury kosztowej oraz Faktura zwrotna).
• Na podstawie rejestru wydania. Tworzony automatycznie, gdy produkt jest usuwany z zamówienia i wydawany (w Syrve POS), lub ręcznie, na przykład gdy produkt nie może być już używany (patrz Wydanie).
• Na podstawie rejestru substytucji (patrz Tworzenie rejestru substytucji).

Saldo powinno być przeliczone natychmiast w dacie i godzinie zaksięgowania dokumentu inwentaryzacyjnego.

Jeśli kilka dokumentów inwentaryzacyjnych wpływających na ilość i koszt towarów jest zarejestrowanych z tą samą datą i godziną, ustalana jest następująca kolejność priorytetów:

1. Dokumenty inwentaryzacji
2. Dokumenty wydania
3. Dokumenty przyjęcia towaru do magazynu

Na przykład, jeśli utworzono rejestr wydania, na podstawie którego wszystkie towary zostały wydane, a następnie wprowadzono fakturę na te towary z nową ceną, koszt tych towarów zostanie obliczony na podstawie ilości towarów po złożeniu rejestru wydania.

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja oznacza sprawdzenie, czy majątek punktu sprzedaży odpowiada danym księgowym. Inwentaryzacja jest procesem czasochłonnym, szczególnie gdy jest przeprowadzana podczas godzin pracy punktu sprzedaży. Syrve umożliwia szybkie i dokładne przeprowadzenie inwentaryzacji na podstawie danych w czasie rzeczywistym.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacyjnego (patrz Przewodnik inwentaryzacji) odbywa się w trzech etapach: obliczanie ilości półproduktów (pierwszy etap) oraz porównanie faktycznie przechowywanych towarów z aktualną docelową ilością określoną w dokumentach (drugi etap). W wyniku może zostać odnotowany niedobór lub nadwyżka określonych towarów. Trzeci krok to określenie kont, na których zostaną zarejestrowane wykryte niedobory lub nadwyżki oraz odpowiedzialność materialna.

Do automatycznego wprowadzania danych o produktach i ich faktycznej ilości można użyć skanera kodów kreskowych (patrz Inwentaryzacja ze skanerem kodów kreskowych).

Odpowiednie transakcje zostaną zarejestrowane na kontach punktu sprzedaży na podstawie rejestru inwentaryzacji, a niezbędne zmiany zostaną również wprowadzone do danych księgowych.

Należy pamiętać, że jeśli zostanie wykryty i zarejestrowany niedobór w rejestrze inwentaryzacji, zmiany muszą zostać wprowadzone do dokumentu, który ten niedobór zarejestrował, zamiast tworzyć nowy dokument. Brak takiego działania może prowadzić do zniekształcenia danych księgowych punktu sprzedaży, ponieważ ilość towarów w magazynie w danym momencie wpływa na ich koszt, który jest używany do obliczania zysków ze sprzedaży tych towarów. Po edycji dokumentu inwentaryzacji kwoty transakcji na kontach odpowiadające temu dokumentowi są zmieniane automatycznie.

Transfer wewnętrzny

Istnieją dwa sposoby rejestracji transferu towarów z jednego magazynu do drugiego:

• Za pomocą specjalnego dokumentu Transfer wewnętrzny. Jednak dokument ten nie powinien być używany do transferu towarów z magazynu jednego punktu sprzedaży do innego punktu w tej samej sieci.
• Za pomocą pary powiązanych dokumentów – Faktury kosztowej (z magazynu) oraz Faktury zakupu (do magazynu). Magazyny mogą należeć do różnych podmiotów prawnych i punktów sprzedaży działających w ramach sieci. Po zapisaniu faktury kosztowej automatycznie tworzona jest faktura zakupu, ale księgowana jest tylko operacja kosztowa. Towary mogą być przekazywane po koszcie netto lub z narzutem. Magazyn przyjmujący przyjmuje towary po cenie zakupu i akceptuje (księguje) operację przyjęcia towaru. W przypadku wykrycia rozbieżności podczas przyjęcia towaru, można poprawić tylko dane w części kosztowej operacji, podczas gdy część przyjęcia zmienia się automatycznie.

Rejestr substytucji

Rejestr substytucji służy do rejestrowania procesu gotowania dania z dowolnego zestawu składników lub do ewidencji zróżnicowanego wyboru towarów, produktów, prac i usług. Po zakończeniu procesu gotowania rejestrowana jest dostępność dania w magazynie, a składniki są wydawane.

W przypadku produkcji gotowego produktu zawartość i ilość użytych materiałów źródłowych w substytucji mogą się różnić. Jednocześnie ilość gotowego produktu nie musi być równa łącznej ilości użytych materiałów. Koszt gotowych produktów jest obliczany na podstawie rzeczywistego procesu produkcji i jest równy całkowitemu kosztowi wszystkich składników.

Oznacza to, że rejestr substytucji jest dokumentem wielofunkcyjnym, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Inwentaryzacja. W celu zbilansowania wykrytych niedoborów i nadwyżek.
• Sprzedaż. Do obliczenia kosztu wydanych składników na podstawie sprzedaży pozycji menu.
• Zakupy. Rejestracja produktów (o tych samych właściwościach) zakupionych od różnych dostawców. Takie produkty reprezentują ten sam składnik w przepisie.

Na przykład, Śmietana 10 % (kg):

• Śmietana Danone 10 %, szt. (250 g)
• Śmietana Kraft 10 %, szt. (400 g)

Proces przygotowania może wyglądać następująco:

1. Są dwie pozycje menu z dwoma różnymi przepisami (metoda wydania – „Wydaj składniki”). Obie są składnikami trzeciego dania, np. Sałatki Cezar.
2. Gdy te dwie pozycje są gotowe, jest to rejestrowane w rejestrze gotowania. Składniki są wydawane, a gotowe pozycje rejestrowane.
3. Gdy Sałatka Cezar, która zawiera pierwsze dwie pozycje, jest sprzedawana, jest wydawana i powstaje saldo ujemne.
4. Tworzony jest rejestr substytucji, aby zarejestrować dostępność Sałatki Cezar. W tym momencie ilość pierwszych dwóch pozycji określona w tym dokumencie jest wydawana.

Asortyment pozycji

Zestawy asortymentowe odnoszą się do grupy gotowych dań tej samej kategorii, które mają podobną zawartość i są sprzedawane w tym samym przedziale cenowym: sałatki, dania mięsne, wypieki itp. Gdy punkt sprzedaży oferuje zestaw różnorodnych dań, które nie są przygotowywane na zamówienie, lecz podawane gościom jako gotowe produkty, proces ich produkcji i sprzedaży przebiega następująco:

1. Pracownicy działów produkcji otrzymują zamówienia na wyprodukowanie dań w ilości niezbędnej i wystarczającej do obsługi procesu sprzedaży.

2. Dania są przygotowywane i przekazywane do części sprzedażowej (jest to rejestrowane w Arkuszu Racji, patrz Przekazywanie produktów z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży).

3. Dania są sprzedawane na wagę lub na porcje. Dania wchodzące w skład zestawu są drukowane jako jedna pozycja na rachunku, z wyszczególnieniem ceny, całkowitej wagi oraz wyliczonej ceny.

4. Na koniec dnia tworzony jest zapis produkcji (patrz Gotowanie), który zawiera skonsolidowane dane o gotowych produktach przekazanych z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży. Zapis produkcji może być tworzony automatycznie, jeśli przekazanie zostało prawidłowo dokonane, patrz Syrve Kitchen — Zarządzanie dokumentami na POS.

   • Składniki są rozchodowane, a gotowe dania rejestrowane jako przyjęte zgodnie z recepturami dań.
   • Koszt produkcji jest automatycznie obliczany dla każdej pozycji (z wykorzystaniem wzoru na koszt żywności).

5. Tworzony jest specjalny dokument - Zapis Substytucji (patrz sekcja Tworzenie zapisu substytucji) do rejestracji rozchodu dań ze zestawu na sprzedaż:

   • Tworzona jest lista dań w zestawie (z uwzględnieniem wcześniej zarejestrowanego zapisu produkcji) i uzupełniana stanem magazynowym dań.
   • Niesprzedane dania mogą zostać rozchodowane lub ujęte w zapisie substytucji (sposób rozliczenia takich dań wpłynie na koszt zestawu).
   • Określana jest wielkość sprzedanego zestawu.

Przekazywanie produktów z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży

Arkusze racji mogą być używane do rejestrowania przekazania gotowych produktów z obszaru przygotowania do sprzedaży (patrz sekcja Asortyment produktów dla szczegółowego opisu tego procesu). Nazwy gotowych produktów oraz ich ilość muszą być ręcznie wpisane do arkuszy racji. Informacje z tych arkuszy mogą być następnie wykorzystane przy rejestracji zapisów produkcji.

Szablon arkusza racji można wydrukować bezpośrednio z systemu Syrve. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć dowolny z istniejących zapisów na liście zapisów produkcji (Zarządzanie magazynem > Zapisy produkcji) i kliknąć Arkusz Racji. Otworzy się podgląd wypełnionego szablonu, który można wydrukować.

Jednak Syrve pozwala na pełną automatyzację tego procesu i wyeliminowanie papierowej dokumentacji. Szef kuchni może zważyć danie na sprzedaż bezpośrednio przy kasie, bez wyjmowania go z pojemnika. W takim przypadku zapis produkcji jest tworzony automatycznie. Jeśli szef kuchni pobierze coś z półki sprzedażowej, powinno to zostać rozliczone na kasie i odzwierciedlone w automatycznie utworzonym dokumencie.

Aby zarejestrować przepływ dań sprzedawanych na wagę przy kasie, należy ustawić szereg parametrów opisanych w sekcji Konfiguracja Syrve Kitchen i ruch towarów przy kasie.

Sprzedaż

Zamówienie sprzedaży jest stosowane w firmach cateringowych przy metodach płatności zawierających dane o sprzedaży przygotowanych produktów: nazwę, ilość i cenę.

W Syrve zamówienia sprzedaży są tworzone zarówno automatycznie (na podstawie danych sprzedażowych rejestrowanych przez Syrve POS), jak i ręcznie, gdy wymagana jest rejestracja sprzedaży.

Pojedyncze zamówienie sprzedaży dla wszystkich dań rozchodowanych z jednego magazynu (o tym samym miejscu produkcji) jest tworzone automatycznie na koniec każdego dnia transakcyjnego. Dokument jest składany na koniec tego dnia transakcyjnego. Zawiera listę sprzedanych dań, informacje o ich ilości oraz cenie sprzedaży na podstawie wydrukowanych paragonów.

Automatycznie utworzone zamówienie sprzedaży może być edytowane po zamknięciu dnia transakcyjnego na kasie. Dokument może wymagać korekty, jeśli konieczna jest zamiana pozycji magazynowej w celu wyeliminowania przeksięgowania.

Zapis Rozdziału

Zapis Rozdziału to dokument wielofunkcyjny, który może służyć do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Rozdział.  Rozdzielenie wyprodukowanego półproduktu lub dania na składniki źródłowe.
• Rozbiór. Rejestruje rozbiór tusz mięsnych na produkty lub półprodukty, które następnie stają się oddzielnymi pozycjami magazynowymi.

Dokument ten rejestruje rozdzielenie jednej pozycji magazynowej, co może skutkować powstaniem kilku nowych składników. Zawartość i ilość tych składników może się różnić. Całkowita waga składników nie musi być równa wadze produktu źródłowego. Całkowity koszt netto uzyskanych składników jest wyliczany na podstawie wyników rozdziału i jest równy rozchodowanemu kosztowi netto rozdzielonego produktu.

Produkt dowolnego typu z listy magazynowej może zostać rozdzielony: towar, pozycja, półprodukt, modyfikator. Towary, półprodukty i dania mogą być składnikami docelowymi.

Zwrot do Dostawcy

W przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

• wykrycie niezgodności podczas odbioru dostawy; np. dostawa niezamówionych towarów, dostawa nadmiernej ilości zamówionych towarów
• wykrycie wad lub przeterminowanych towarów

w systemie można utworzyć specjalny dokument rejestrujący zwrot towarów do dostawcy, tj. fakturę zwrotną. Warunki zwrotu, w tym ceny, określone są w umowie dostawy (cena zwrotu może być równa cenie zakupu, cenie rynkowej itp.).

Procedura wypełniania faktury zwrotnej jest opisana w przewodniku Zwrot do Dostawców.

Obliczanie Kosztów

Koszt towarów jest obliczany oddzielnie dla każdego magazynu, co oznacza, że ten sam towar może mieć różne koszty w różnych magazynach. Wartość wyświetlana dla towaru w kartotece magazynowej jest obliczana jako średnia dla wszystkich magazynów.

W zależności od procedur księgowych wdrożonych w punkcie sprzedaży, wartość towarów i materiałów magazynowanych przez punkt może być obliczana jako średnia ważona lub metodą FIFO.

• Tworzenie wartości kosztu średniego ważonego

Oto przykład tej metody.

Po zaksięgowaniu nowej faktury koszt towarów zarejestrowanych jako przyjęte jest dodawany do kosztu towarów już znajdujących się w magazynie, a następnie ta suma jest dzielona przez łączną liczbę jednostek. Przy kolejnym przyjęciu koszt pozostałych jednostek będzie obliczany na podstawie kosztu wyliczonego po poprzednim przyjęciu.

Na przykład w magazynie zarejestrowano 20 jednostek produktu, koszt każdej jednostki wynosi 0,60 €, a całkowity koszt to 12,00 €. Dziesięć jednostek zostało przyjętych po 0,70 €, więc wartość przyjęcia wynosi 7,00 €. Całkowity koszt 30 jednostek (20+10) w magazynie to 12,00 € + 7,00 € = 19,00 €. Koszt każdej jednostki wynosi 19/30 = 0,63 €.

• Metoda FIFO.

Metoda First-In-First-Out (FIFO) opiera się na założeniu, że towary, które najdłużej znajdują się w magazynie, będą pierwsze sprzedane lub zużyte. Stan magazynu na koniec okresu będzie uważany za zakupiony podczas ostatniej operacji zakupu.

Na przykład w magazynie zarejestrowano przyjęcie 20 jednostek po 0,60 € i 10 jednostek po 0,70 €. Później zarejestrowano zużycie 15 jednostek. To zużycie zostanie obliczone jako 15 x 0,60 € = 9,00 €. Następnie zużyto kolejne 10 jednostek. Koszt tego zużycia to 5 x 0,60 € + 5 x 0,70 € = 6,50 €. Koszt netto towarów w ostatniej operacji zużycia zostanie obliczony następująco: 6,50 € / 10 = 0,65 €.

 

Metoda FIFO nie jest już wspierana. Prosimy o korzystanie z innych metod obliczania kosztów.

Dania lub półprodukty (czyli pozycje z recepturą) mogą być również rejestrowane w magazynie obok towarów. Te pozycje korzystają z następującej metody rozchodu: Rozchód dania lub półproduktu. Dostępność tych pozycji w magazynie jest rejestrowana w zapisach produkcji. Koszt tych dań jest obliczany tak samo jak dla produktów. Koszt dań rozchodowanych według receptury ("Rozchód składników" metoda rozchodu) jest obliczany jako łączny koszt ich składników.

Jeśli danie jest dostępne w kilku magazynach, jego koszt odzwierciedlony w kartotece magazynowej jest obliczany jako średni koszt według magazynu, ale rozchodowany (np. przy sprzedaży produktów) zgodnie z kosztem w magazynie, który jest określany przez typ miejsca produkcji.

 

Przy obliczaniu kosztu zestawu różnorodnych dań zawsze używana jest wartość MWAC (ruchomy średni ważony koszt) dań wchodzących w skład zestawu.

System oferuje również wskaźniki kosztów do wykorzystania w analizie zarządczej. Są one wyświetlane na karcie listy zapasów w zakładce Przepisy. Wskaźniki te to: MWAC, LIFOC, KOSZT oraz LIFOCRP. Zobacz Przykład kalkulacji kosztu, aby zobaczyć przykład ich obliczania.

Syrve pozwala zarządzać ujemnym saldem w magazynie. Taka sytuacja może wystąpić, jeśli faktura zakupu za towary przyjęte do magazynu nie została zarejestrowana na czas lub przepis dania jest niepoprawny i określa większe ilości składników niż faktycznie użyte.

W takim przypadku koszt obliczany jest w następujący sposób:

• Jeśli w co najmniej jednym magazynie istnieje dodatnie saldo towarów, koszt jest obliczany na podstawie tego salda (ujemne saldo nie jest brane pod uwagę).
• Jeśli nie ma dodatniego salda, koszt jest obliczany na podstawie istniejącego ujemnego salda.

Oto przykład. Koszt pewnego produktu w magazynie po ostatnim zaksięgowaniu faktury wynosi 0,60 €. Po tym nie wpłynęły nowe faktury, a produkt został użyty, więc w pewnym momencie zarejestrowano ujemne saldo tego produktu: -5 jednostek po 0,60 € = -3,00 €. Pod nową fakturą przyjęto 10 jednostek po 0,80 € każda, a na koncie magazynu zarejestrowano transakcję na kwotę 8,00 €. Całkowity koszt zapasu wynosi 5,00 € (−3,00 € + 8,00 €), a liczba jednostek — 5 (–5+10). Zatem netto koszt każdej z tych 5 jednostek produktu wynosi 1,00 €, ale nie jest to prawda, ponieważ towary w magazynie kosztują 0,80 € za jednostkę. Po przyjęciu nowych towarów Syrve dokonuje rozliczenia kosztu po fakcie pomiędzy transakcjami rozchodu zarejestrowanymi po nagromadzeniu ujemnego salda, co pozwala uzyskać prawidłową aktualną wartość kosztu.

 

W niektórych przypadkach, gdy w ramach punktu sprzedaży wyznaczonych jest kilka magazynów i zachodzą między nimi wewnętrzne przesunięcia towarów, opisana powyżej operacja może wejść w pętlę. Jeśli tak się stanie, zostanie zarejestrowana specjalna transakcja korygująca (CORRCOST) koszt magazynu. Specjalna transakcja „Kompensacja ujemnego salda magazynowego” działa jako konto rozliczeniowe dla tych transakcji.

Koszt jest przeliczany za każdym razem, gdy produkt lub danie, które można zarejestrować za pomocą jednego z następujących dokumentów, zostanie przyjęte, a nie na koniec okresu sprawozdawczego.

• Faktura
• Karta gotowania
• Przesunięcie wewnętrzne

Jeśli punkt sprzedaży obsługuje proces opisany w Asortymencie towarów, stosowana jest następująca procedura składania dokumentów magazynowych (określona według czasu składania), aby zapewnić prawidłowe obliczenie kosztu żywności:

1. Karta gotowania
2. Karta substytucji
3. Zamówienie sprzedaży

Analiza przepływu zasobów materiałowych

Syrve udostępnia następujące raporty do monitorowania i analizy przyjęcia, sprzedaży oraz salda towarów w magazynie punktu sprzedaży:

• Raport salda zapasów – ilość towarów w magazynie punktu sprzedaży na wybrany dzień.
• Szczegółowy bilans obrotów – raport o ilości towarów w magazynie punktu sprzedaży oraz ich koszcie na początek i koniec wybranego okresu.
• Raport ruchu zapasów – zmiany salda przechowywanych towarów lub dań w określonym okresie (przyjęcie, zużycie i saldo) oraz szczegółowe informacje o dokumentach rejestrujących te zmiany.
• Raport zakupów za okres – łączna wartość faktur, na podstawie których towary zostały zarejestrowane jako przyjęte do magazynów punktu sprzedaży oraz szczegółowe informacje o dostawcach tych towarów.
• Raport sprzedaży za okres – ilości i wartości towarów i dań sprzedanych przez różne sekcje punktu sprzedaży. Raport ten może służyć jako podstawa do tworzenia zamówienia sprzedaży gotowych produktów lub Karty Menu.
• Raport inwentaryzacji – informacje o wszystkich dokumentach rejestrujących ruch zapasów w magazynach punktu sprzedaży.
• Raport powiązań składników – informacje o wszystkich daniach, które wykorzystują dany produkt jako jeden ze składników.
• Raporty niestandardowe – narzędzie umożliwiające tworzenie raportów użytkownika z określonym zestawem parametrów.

Więcej informacji na temat takich raportów znajdziesz w Analizie ruchu zapasów.

Syrve przetwarza wszystkie dane w czasie rzeczywistym, więc każde dane wejściowe są natychmiast odzwierciedlane we wszystkich powiązanych procesach. Na przykład, gdy zostanie zarejestrowana nowa faktura przyjęcia, saldo zapasów natychmiast zmieni się zgodnie z ilością przyjętych towarów.