Przejdź do głównej zawartości

Oświadczenie o ujemnym saldzie zapasów

Aby zapobiec ujemnym saldom, można tworzyć automatyczne inwentaryzacje (należy określić specjalne ustawienie w konfiguracji serwera).

Automatyczne uzgodnienia inwentaryzacyjne (oświadczenia o stanie zapasów) można tworzyć zarówno przy stosowaniu metody księgowej „ruchomej średniej ważonej”, jak i metody FIFO.

  1. Utwórz dokument wydania w zwykły sposób (powinno być zaznaczone księgowanie) i kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz). Mogą to być następujące dokumenty: Faktura wydania, Faktura zwrotu, Protokół likwidacji, Przesunięcie wewnętrzne, Protokół gotowania, Protokół zastępstwa, Protokół sprzedaży oraz Protokół rozliczenia.

  2. Jeśli księgowanie dokumentu spowoduje ujemne saldo, pojawi się komunikat ostrzegawczy. Aby utworzyć automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne i zaksięgować dokument inwentaryzacji, kliknij Tak.

Utworzone uzgodnienie inwentaryzacyjne otwiera się w Kroku 2 i jest wypełnione wszystkimi pozycjami z dokumentu źródłowego inwentaryzacji, które są na minusie. Automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne musi być utworzone z następującymi parametrami:

  • Data – utworzone na datę dokumentu źródłowego inwentaryzacji
  • Godzina – domyślnie ustawiony czas księgowania faktur zakupu (w ustawieniach sklepu)
  • Magazyn jest ustawiony z dokumentu źródłowego
  • LIFO jest ustawione według ostatniego zamówienia zakupu
  • Komentarz „Utworzono automatycznie przed kompensacją ujemnego salda” jest ustawiony.

Jeśli dokument, np. faktura zwrotu, obejmuje kilka magazynów, zostaną utworzone oddzielne uzgodnienia inwentaryzacyjne na tę samą datę dla każdego magazynu, gdzie konieczna jest korekta ujemnego salda.

Jeśli automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne dla magazynu już istnieje na tę datę, zostanie ono uzupełnione o pozycje na minus zgodnie z dokumentem wydania, a faktyczna ilość dla pozycji już istniejących w uzgodnieniu inwentaryzacyjnym również zostanie zmieniona.

Przykład 1. Kompensacja ujemnego salda zapasów​

W punkcie sprzedaży koszt pozycji magazynowych jest obliczany metodą FIFO, z możliwością tworzenia automatycznego uzgodnienia inwentaryzacyjnego dla ujemnych sald (istnieje specjalne ustawienie w konfiguracji serwera).

  1. Na dzień bieżący (10.04.17) i godzinę (12:15) w magazynie głównym jest 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

Zarejestruj przesunięcie wewnętrzne 15 kg pomidorów, 20 kg ogórków do magazynu „kuchnia” na tę datę i godzinę.

Aby skompensować ujemne saldo powstałe po zaksięgowaniu dokumentu przesunięcia wewnętrznego, potrzebujesz 15 kg pomidorów i 20 kg ogórków w tym magazynie.

  1. Po wypełnieniu dokumentu kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz), a następnie Tak. Zostanie utworzone automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne, które skoryguje ujemne saldo, a dokument przesunięcia wewnętrznego zostanie zaksięgowany.
  1. Sprawdź stany magazynowe.

Saldo magazynu „kuchnia”: 15 kg pomidorów, 20 kg ogórków.

Saldo magazynu głównego: 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  1. Otwórz utworzone uzgodnienie inwentaryzacyjne, otworzy się w Kroku 2. Automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne zostało utworzone z następującymi parametrami:

    • Na datę przesunięcia wewnętrznego (10.04.17)
    • Czas księgowania faktur zakupu w ustawieniach sklepu (11:59)
    • Magazyn – Główny
    • LIFO jest ustawione według ostatniej faktury zakupu z 10.04.17 o godzinie 11:59.

  2. Przejdź do Kroku 3 i utwórz oświadczenie o stanie zapasów (Drukuj – Oświadczenie o stanie zapasów). W oświadczeniu o stanie zapasów jest nadwyżka: 15 kg pomidorów i 20 kg ogórków.

Przykład 2. Automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne w magazynie na tę datę już istnieje​

Po wykonaniu pierwszego przykładu saldo w magazynie głównym wynosi: 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  1. Zarejestruj przyjęcie towaru do magazynu głównego po tych samych cenach na bieżącą datę (10.03.11) i godzinę (18:00).
  2. Sprawdź saldo magazynu głównego. Po zaksięgowaniu faktury saldo magazynu głównego wynosi: 2 kg pomidorów, 3 kg ogórków.
  3. Z tego magazynu dokonaj likwidacji: 3 kg pomidorów, 1 kg ogórków i podaj datę (10.03.11) oraz godzinę (19:00).

Aby skompensować ujemne saldo powstałe po zaksięgowaniu dokumentu przesunięcia wewnętrznego (patrz Przykład 1) i protokołu likwidacji, potrzebujesz 11 kg pomidorów, 17 kg ogórków w tym magazynie.

  1. Po wypełnieniu dokumentu kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz), a następnie Tak.

  2. Zostanie wykonane automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne na dzień 10.03.11 (patrz Przykład 1). Ujemne saldo zostanie skorygowane, a protokół likwidacji zaksięgowany. Sprawdź saldo magazynu głównego. W magazynie głównym jest 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  3. Otwórz zmienione uzgodnienie inwentaryzacyjne (z datą 10.03.2011), otworzy się w Kroku 2.

Koszt towarów w automatycznym uzgodnieniu inwentaryzacyjnym jest określony według ostatniej faktury zakupu z 10.03.11 o godzinie 9:00 (patrz Przykład 1).

Jeśli koszt towarów w protokole likwidacji jest ustawiony według faktury zaksięgowanej o godzinie 18:00, wartości w tych dwóch dokumentach (automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne i protokół likwidacji) będą się różnić.

  1. Przejdź do Kroku 3 i utwórz oświadczenie o stanie zapasów (Drukuj – Oświadczenie o stanie zapasów).

Po wykonaniu Przykładu 1 w oświadczeniu o stanie zapasów była nadwyżka:

0 kg pomidorów i 0 kg ogórków.

Po dokonaniu zmian w automatycznym uzgodnieniu inwentaryzacyjnym pojawiła się nadwyżka w oświadczeniu o stanie zapasów:

16 – 5 = 11 kg pomidorów, 17 kg ogórków (bez zmian).

Przykład 3. Kompensacja ujemnego salda w różnych magazynach​

Na dzień bieżący (11.03.11) i godzinę (16:40) w magazynie głównym jest 60 kg ziemniaków, a w magazynie „kuchnia” 19 kg frytek. Utwórz fakturę zwrotu z różnych magazynów na tę datę i godzinę: 65 kg ziemniaków z magazynu głównego i 20 kg frytek z magazynu „kuchnia”.

Aby złożyć fakturę zwrotu, musisz skorygować ujemne saldo: w magazynie głównym brakuje 65 – 60 = 5 kg ziemniaków, a w magazynie „kuchnia” 20 – 19 = 1 kg frytek.

Dla każdego magazynu zostaną utworzone oddzielne automatyczne uzgodnienia inwentaryzacyjne (faktura zwrotu z datą 11.03.11) na datę dokumentu źródłowego i czas księgowania faktur zakupu z ustawień sklepu (09:00). Koszt towarów jest określony metodą LIFO.

Sprawdź saldo w tych magazynach: 0 kg ziemniaków i 0 kg frytek.