QuickBooks

Integracja QuickBooks eksportuje dane sprzedaży z Syrve do QuickBooks Online jako faktury i płatności. Możesz eksportować dane ręcznie lub skonfigurować automatyczne eksporty.

 

Integracja jest dostępna w ramach oddzielnej licencji na integrację z QuickBooks.

Zanim zaczniesz

Przed skonfigurowaniem integracji upewnij się, że:

• Licencja QuickBooks Integration jest aktywowana.
• Możesz zalogować się do firmy QuickBooks Online, którą chcesz połączyć.
• Konta QuickBooks, kody podatkowe, działy i klienci wymagane do mapowania są skonfigurowane.
• Możesz zalogować się do portalu dewelopera Intuit za pomocą konta Intuit powiązanego z Twoją firmą QuickBooks Online.

Uzyskaj dane połączenia QuickBooks

Aby uzyskać Client ID i Client Secret wymagane do połączenia QuickBooks z Syrve:

1. Przejdź do portalu dewelopera Intuit.

2. Zaloguj się, używając tego samego konta Intuit, którego używasz dla QuickBooks Online. Nie musisz tworzyć oddzielnego konta.

3. Otwórz My Hub > App dashboard.

4. Kliknij Create an app.

5. Wybierz QuickBooks Online and Payments.

6. Wprowadź nazwę aplikacji, na przykład Syrve QuickBooks Integration, i utwórz aplikację.

7. Otwórz utworzoną aplikację.

8. Otwórz stronę Keys & OAuth dla środowiska, które chcesz połączyć:

   • Production — dla działającej firmy QuickBooks.
   • Development — dla firmy QuickBooks Sandbox.
   

9. Skopiuj Client ID i Client Secret.

Wprowadzisz te dane w konfiguracji QuickBooks w Syrve. Client Secret z Intuit odpowiada polu Secret key w Syrve.

 

Rozwój i produkcja używają różnych danych uwierzytelniających. Uzyskaj dane dla środowiska, które zamierzasz wybrać w Syrve.

Dodaj konfigurację QuickBooks

Aby dodać konfigurację:

1. Na stronie głównej aplikacji Syrve przejdź do Integrations > Data Exchange.

   

2. Kliknij Add.

3. Wprowadź nazwę konfiguracji, na przykład QuickBooks.

4. Wybierz QuickBooks jako typ konfiguracji.

5. Wybierz sklepy, których dane chcesz eksportować.

6. Wprowadź opis, jeśli to konieczne.

7. Utwórz konfigurację.

Połącz QuickBooks z Syrve

Aby połączyć konfigurację z QuickBooks Online:

1. Otwórz utworzoną konfigurację QuickBooks.

2. Kliknij Edit.

   

3. Otwórz zakładkę Connection Settings.

4. Wybierz środowisko odpowiadające Twoim danym Intuit:

   • Production — dla działającej firmy QuickBooks.
   • Sandbox — dla testowej firmy QuickBooks.

5. Wprowadź Client ID i Secret key uzyskane z portalu dewelopera Intuit, jak opisano w Uzyskaj dane połączenia QuickBooks.

6. Kliknij Connect.

   

7. Na stronie Intuit zaloguj się do swojego konta QuickBooks Online.

   

8. Wybierz firmę QuickBooks, którą chcesz połączyć.

9. Autoryzuj Syrve do dostępu do danych firmy.

Zostaniesz przekierowany do Syrve. Integracja ładuje elementy QuickBooks, konta, kody podatkowe, działy i klientów wymaganych do mapowania.

 

Jedno konto Syrve może być połączone tylko z jedną firmą QuickBooks. Aby połączyć inną firmę, najpierw odłącz obecną firmę.

Wybierz klienta

QuickBooks wymaga, aby każda faktura była powiązana z klientem. Możesz użyć restauracji jako klienta dla faktur tworzonych przez integrację. Aby to zrobić, utwórz klienta w QuickBooks, używając nazwy restauracji.

1. Otwórz zakładkę Global Configurations.
2. W polu Customer wybierz klienta QuickBooks utworzonego dla restauracji.

 

Jeśli wymagany klient nie jest dostępny na liście, utwórz go w QuickBooks i odśwież dane w Syrve.

Ustawienia silnika

Ustawienia dla silników eksportu faktur i płatności są w trakcie opracowywania. Zakładka Engine settings obecnie nie zawiera opcji konfiguracyjnych, więc możesz ją pominąć.

Mapuj dane Syrve i QuickBooks

Otwórz zakładkę Mapping i skonfiguruj wszystkie mapowania wymagane do eksportu.

Mapuj kategorie księgowe

Kategorie księgowe Syrve są mapowane na elementy w liście Products and services QuickBooks. Przed skonfigurowaniem tego mapowania utwórz element w QuickBooks dla każdej kategorii księgowej, którą planujesz eksportować.

Każdy element QuickBooks używany do mapowania musi:

• mieć typ Service;
• mieć nazwę zaczynającą się od Syrve-.

Dodaj prefiks ręcznie podczas tworzenia lub edytowania elementu w QuickBooks. Użyj formatu Syrve-<CategoryName>, na przykład Syrve-Food, Syrve-Drinks lub Syrve-Delivery. Część po Syrve- powinna identyfikować odpowiadającą kategorię księgową Syrve.

 

Nazwy kategorii księgowych nie są z góry określone przez integrację. Używaj nazw odpowiadających kategoriom księgowym skonfigurowanym dla Twojej restauracji i upewnij się, że każdy wymagany element QuickBooks ma typ Service i prefiks -Syrve.

Aby skonfigurować mapowanie:

1. Otwórz Accounting categories.
2. W kolumnie Export wybierz kategorie księgowe Syrve, których dane chcesz eksportować.
3. Dla każdej wybranej kategorii wybierz odpowiadający element QuickBooks w polu Accounting category (QuickBooks).

Mapuj kategorie podatkowe

1. Otwórz Tax categories.
2. W kolumnie Export wybierz kategorie podatkowe do uwzględnienia w eksporcie.
3. Mapuj każdą wybraną kategorię podatkową Syrve do kodu podatkowego QuickBooks z odpowiadającym traktowaniem podatkowym i stawką.

 

Stawki podatkowe nie są mapowane oddzielnie. Każda stawka podatkowa musi być skonfigurowana jako część odpowiadającego kodu podatkowego QuickBooks.

Mapuj sklepy

1. Otwórz Stores.
2. Mapuj każdy sklep Syrve do odpowiadającego działu QuickBooks.

Mapuj typy płatności

1. Otwórz Payment types.
2. Mapuj każdy typ płatności Syrve do konta QuickBooks, na którym powinny być rejestrowane odpowiadające płatności.

 

Integracja nie konwertuje walut. Eksportowane transakcje używają waluty skonfigurowanej w połączonej firmie QuickBooks.

Konfiguruj automatyczny eksport

Jeśli chcesz, aby Syrve automatycznie eksportowało dane, skonfiguruj harmonogram wymiany danych:

1. Otwórz zakładkę Data Exchange Schedule.
2. W polu CronTab expression wprowadź pięcioczęściowe wyrażenie Cron, które definiuje, kiedy eksport ma się odbywać. Możesz użyć crontab.guru, aby utworzyć i sprawdzić wyrażenie.
3. Sprawdź Next data exchange date wyświetlaną poniżej pola, aby zweryfikować następne zaplanowane uruchomienie.
4. Wybierz okres względem każdego zaplanowanego uruchomienia, wprowadź liczbę okresów i wybierz jednostkę czasu.
5. Kliknij Save.

Na przykład, aby eksportować dane za poprzedni dzień codziennie o 7:00, wprowadź 0 7 * * * w polu CronTab expression, wybierz Previous, wprowadź 1 i wybierz Day.

Eksportuj dane ręcznie

Możesz eksportować dane bezpośrednio do QuickBooks i sprawdzić, jak będą reprezentowane przed eksportem.

1. Otwórz konfigurację QuickBooks.
2. Określ okres eksportu, używając pól Data rozpoczęcia, Czas rozpoczęcia, Data zakończenia i Czas zakończenia.
3. Wykonaj jedną z następujących czynności:
   • Kliknij Podgląd, aby sprawdzić, jak dane będą reprezentowane w QuickBooks przed ich eksportem.
   • Kliknij Eksportuj, aby wyeksportować wybrane dane do QuickBooks.

Jeśli wygenerujesz podgląd, przejrzyj dokumenty, sumy i ostrzeżenia. Rozwiąż wszelkie problemy z mapowaniem, a następnie wygeneruj podgląd ponownie lub kliknij Eksportuj.

Eksport odbywa się w tle. Syrve pobiera i weryfikuje dane sprzedaży oraz tworzy odpowiednie dokumenty w QuickBooks Online.

 

Jeśli kategoria księgowa lub podatkowa używana w wybranym okresie nie jest zmapowana, eksport jest zablokowany. Uzupełnij wymagane mapowania i spróbuj ponownie.

Eksport odbywa się w tle. Syrve pobiera dane sprzedaży, weryfikuje mapowania i tworzy odpowiednie faktury oraz płatności w QuickBooks Online.

 

Jeśli kategoria księgowa lub podatkowa używana w wybranym okresie nie jest zmapowana, cały eksport jest zablokowany. Uzupełnij wymagane mapowania i ponownie przejrzyj dane.

Po udanym eksporcie odpowiednia faktura jest dostępna w QuickBooks Online i zawiera wyeksportowane dane sprzedaży.

Przeglądaj historię wymiany danych

Użyj historii wymiany danych, aby sprawdzić wyniki eksportów ręcznych i automatycznych.

Możesz otworzyć historię wymiany danych w jeden z następujących sposobów:

• Otwórz konfigurację QuickBooks i kliknij Historia.

  

• Wróć do strony Konfiguracja i kliknij Historia wymiany danych.

  

1. W polu Integracja wybierz QuickBooks.

2. W polu Sklep wybierz wymagany sklep.

3. W polu Data eksportu wybierz zakres dat eksportu.

4. Kliknij Pokaż.

5. Znajdź wymagany eksport i sprawdź jego okres danych, datę eksportu i status.

   

6. Kliknij Dowiedz się więcej, aby zobaczyć szczegółowe informacje o wybranym eksporcie.

Status eksportu jest wyświetlany jako procent w tabeli. W szczegółach eksportu zielony znak kontrolny wskazuje, że eksport zakończył się pomyślnie.

Usuń i przywróć konfigurację

Aby usunąć konfigurację QuickBooks, otwórz ją i kliknij Dezaktywuj. Konfiguracja zostanie usunięta z listy aktywnych konfiguracji, ale nie zostanie trwale usunięta.

Aby przywrócić usuniętą konfigurację:

1. Wróć do listy konfiguracji.
2. Włącz Pokaż usunięte.
3. Otwórz wymaganą konfigurację QuickBooks.
4. Kliknij Aktywuj.

Przywrócona konfiguracja pojawi się ponownie na liście aktywnych konfiguracji.