Kontrola gotówki

Klienci często płacą gotówką za swoje zamówienia na dostawę. Aby mieć drobne, kierowcy muszą otrzymać trochę pieniędzy od menedżera na początku zmiany. W efekcie kierowcy mogą mieć przy sobie dużo gotówki. W Syrve możesz kontrolować te kwoty.

Ten artykuł wyjaśnia, jak skonfigurować proces wydawania gotówki kierowcom i przyjmowania od nich gotówki.

Scenariusz procesu

Menedżer wydaje gotówkę kierowcy. Na początku zmiany menedżer wydaje pieniądze kierowcy, aby miał trochę drobnych. Do tego celu używana jest operacja wypłaty (payout), w wyniku której ta kwota staje się długiem kierowcy.

Kierowca dostarcza zamówienia. Syrve monitoruje kwoty zamówień na dostawę dla każdego kierowcy. Gdy kierowca otrzymuje zapłatę, używana jest kolejna operacja wypłaty, która powoduje powstanie długu tego kierowcy. Dług jest obliczany w momencie zaksięgowania płatności za dostawę:

• Przy wysyłce. Dług jest rejestrowany, gdy kierowca oznacza zamówienie jako dostarczone.
• Przy zamknięciu. Dług jest rejestrowany, gdy zamówienie zostaje opłacone.

Kierowca przekazuje środki w ciągu dnia. W ciągu dnia kierowca widzi, że zbliża się do progu długu i wraca do restauracji, aby oddać gotówkę otrzymaną od klientów. Aby zmniejszyć kwotę, którą jest winien punktowi sprzedaży, na ekranie Dług pracowników używana jest operacja wpłaty (pay-in). Jeśli kierowca ma dużą zaległość, menedżer nie będzie mógł przydzielać mu kolejnych dostaw.

Kierowca otrzymuje nowe zamówienia. Po zmniejszeniu zaległości otrzymuje nowe zamówienia i realizuje dostawę.

Kierowca kończy pracę na koniec dnia. Na koniec dnia kierowca przekazuje całą gotówkę menedżerowi i kończy zmianę. Jeśli dług nie zostanie spłacony, kierowca nie będzie mógł zakończyć zmiany; będzie musiał uzyskać potwierdzenie menedżera, aby to zrobić.

Menedżer zamyka dzień. Gdy menedżer zamyka zmianę kasy, system sprawdza wszystkich pracowników (w tym kierowców) pod kątem zaległości (długów). Zmiana zostanie zablokowana tylko na tym stanowisku kasowym, gdzie zostały zaksięgowane płatności za dostawy (dla kierowców z długami). Aby zamknąć zmianę kasy, spłać dług.

To sposób na maksymalną kontrolę nad długami kierowców. Możesz wyłączyć kontrolę długu i pozwolić kierowcom na jego rozliczenie na koniec dnia.

Jak wydawać drobne kierowcom i przyjmować od nich płatności za zamówienia, znajdziesz w artykule Obsługa gotówki.

Konfiguracja

Aby skonfigurować kontrolę gotówki u kierowców, wykonaj następujące kroki:

1. W Syrve Office przejdź do Sprzedaż detaliczna > Typy wpłat/wypłat i utwórz następujące operacje:

   • typ wpłaty „Wpłata od kierowcy”

     Takie konta służą do rejestrowania gotówki, którą kierowca wkłada do kasy, aby spłacić swój dług.

   • typ wypłaty „Wypłata dla kierowcy”

     Takie konta służą do rejestrowania gotówki, którą kierowca otrzymuje od klientów za ich zamówienia.

     W ustawieniach wypłaty zaznacz opcję Zabroń ręcznego wprowadzania, ponieważ nie powinna być wyświetlana w Syrve POS. Kwoty są rejestrowane automatycznie na kontach, gdy kierowca oznacza zamówienie jako dostarczone.

   • typ wypłaty „Drobne kierowcy”

     Menedżer używa tego typu wypłaty, aby wydać kierowcy pieniądze na drobne do wydawania reszty klientom. Nazwa musi być jasna. Aby wypłata była widoczna w Syrve POS, odznacz opcję Zabroń ręcznego wprowadzania.

Więcej szczegółów dotyczących konfiguracji znajdziesz w artykule Typy wpłat i wypłat.

 

Możesz ustawić tylko jeden typ wypłaty zamiast dwóch i używać go w innych ustawieniach.

6. Przejdź do Administracja > Ustawienia sklepu > Ustawienia księgowości.
7. W bloku Pieniądze do rozliczenia przez pracownika zaznacz opcję Pieniądze do rozliczenia przez kierowcę.
8. Wybierz typ wpłaty „Wpłata od kierowcy”.
9. Wybierz typ wypłaty „Wypłata dla kierowcy”.
10. Wybierz „Drobne kierowcy” jako Typ wypłaty do rejestrowania drobnych. Kwoty wypłat określone w tym polu są również uwzględniane w raporcie „038 Płatności dla pracowników”.
11. Jeśli chcesz, aby podczas wydawania drobnych drukowany był paragon, zaznacz opcję Drukuj paragon.
12. Aby kontrolować zaległości, zaznacz opcję Sprawdzaj dług kierowcy i wprowadź kwoty:

• Powiadom kierowcę, jeśli dług jest wyższy niż. W ten sposób kierowca będzie wiedział, kiedy musi zwrócić pieniądze do kasy.
• Zabroń przydzielania kierowcy, jeśli dług jest wyższy niż. System nie pozwoli przydzielać zamówień kierowcom z dużymi zaległościami.

Jeśli kierowca jest wybierany przed opłaceniem zamówienia, jego zadłużenie jest weryfikowane w momencie wyboru, a następnie ponownie w momencie płatności. Jeśli kierowca jest wybierany po opłaceniu zamówienia, dług pracownika jest weryfikowany, gdy naciśnie przycisk Zapłać, jeśli ma nadaną uprawnienie Kierowca dostawy (D_DCO).

Jeśli klient składa zamówienie na odbiór osobisty, kwota długu nie jest weryfikowana.

1. Aby mieć dostępny przycisk Dokładna kwota podczas spłaty długu, zaznacz opcję Zezwól na wpisanie dokładnej kwoty do rejestracji długu.
2. Aby pozwolić pracownikom wpłacać więcej pieniędzy niż wymaga system, zaznacz opcję Zezwól na wpisanie kwoty większej niż dług.
3. Kliknij Zapisz zmiany.