Przejdź do głównej zawartości

Ustawienia Księgowości

Aby móc konfigurować ustawienia księgowości, pracownik musi mieć uprawnienia „Ustawienia księgowości” (sekcja Administracja) (B_EAS) oraz „Zamknij okres” (B_CCLP). Nie powinien być administratorem z uprawnieniem „Administracja systemu” (B_ADM).

Zamykanie Okresu​

W bloku Zamykanie Okresu możesz chronić dane przed wszelkimi zmianami wstecznymi, które występują przed datą blokady określoną w transakcjach, recepturach, dokumentach magazynowych, harmonogramach i obecnościach pracowników oraz kalkulacjach płacowych. Nie musisz wypełniać tych pól przy pierwszej konfiguracji systemu. Tylko pracownik z uprawnieniem „Zamknij okres” (B_CCLP) może zmieniać ustawienia zamykania okresu oraz dokonywać niezbędnego planowania. Mechanizm Zamykania Okresu jest szczegółowo opisany w artykule Blokowanie dokumentów.

Ustawienia Dnia Księgowego​

W bloku Ustawienia dnia księgowego określ, kiedy się zaczyna i kiedy kończy.

Dzień księgowy to zasada dotycząca daty operacji gospodarczej. Data ta służy jako odniesienie do aktualizacji ceny pozycji (jeśli zmieniona przez zamówienie) lub do kalkulacji płac za godziny przepracowane zgodnie z harmonogramem.

Ustaw początek i koniec dnia księgowego, aby system mógł określić, do której daty odnosić daną operację. Data, na którą zostanie zarejestrowana operacja, jest definiowana przez ustawienia Końca dnia księgowego. Jeśli czas otwarcia zmiany kasy jest późniejszy niż koniec dnia księgowego, data otwarcia zmiany będzie następnym dniem.

Domyślnie dzień księgowy zaczyna się o 6:00 i kończy o 23:00. Możesz zmienić domyślne ustawienia. Załóżmy, że początek dnia księgowego ustawiono na 6:00, a koniec na 16:00. Jeśli zmiana zostanie otwarta o 16:15, będzie to już następny dzień.

Ustawienia Zarządzania Magazynem​

Blok ustawień zarządzania magazynem:

  • Jeśli zaznaczono opcję Oddziel VAT od kosztu przy przyjęciu towarów, pozycja rozliczenia VAT ze sprzedaży, pole konta VAT staje się dostępne do określenia konta (w planie kont), które będzie używane do gromadzenia kwot VAT nałożonych na przyjęte do magazynu towary oraz sprzedane pozycje. Załóżmy, że wybrałeś domyślne konto VAT typu Inne zobowiązania bieżące z Planu kont.

  • Zgodnie z lokalnymi przepisami księgowymi, stawka VAT może nie być wliczona w cenę produktu, lecz doliczana w momencie sprzedaży. Aby włączyć tę opcję, odznacz pozycję VAT wliczony w koszt pozycji. VAT jest obliczany na podstawie całkowitej kwoty. Przykład obliczenia:

    Sałatka grecka: 2 porcje × 12,30 € = 24,60 €     VAT: 24,60 € × 5% = 1,23 €

    Zupa grzybowa: 2 porcje × 9,06 € = 18,12 €     VAT: 18,12 € × 5% = 0,90 €

    SUMA CZĘŚCIOWA: 24,60 + 18,12 = 42,72 €     VAT: 1,23 + 0,90 = 2,13 €

    SUMA: 42,72 + 2,13 = 44,85 €

  • Jeśli zaznaczono VAT wliczony w koszt pozycji, VAT będzie obliczany według wzoru:

    Kwota brutto × stawka VAT ÷ (100 + stawka VAT)

    Przykład obliczenia:

    Spaghetti: 1 porcja × 9,5 €, stawka VAT = 5%

    VAT = 9,5 € × 5% ÷ (100% + 5%) = 0,45 €

  • Jeśli zaznaczono pozycję Ostrzeżenie o ujemnym saldzie, a magazyn wykazuje ujemne saldo lub towary mają zostać wprowadzone do ksiąg przy ujemnym saldzie magazynowym, system wyświetli ostrzeżenie i operację można przerwać.

     

    Specjalne uprawnienie (B_WNB) pozwala pracownikowi na zatwierdzanie dokumentów magazynowych nawet jeśli skutkują one ujemnym saldem magazynowym.

  • Pozycja Zezwól na księgowanie zapisów sprzedaży prowadzących do ujemnego salda określa, jak system obsługuje automatyczne zapisy rozchodu generowane na podstawie sprzedaży zarejestrowanej na kasie. Jeśli zaznaczona, wszystkie zapisy sprzedaży i rozchodu zostaną zaksięgowane, w tym te, które spowodowały ujemne saldo magazynowe. Jeśli odznaczona, takie dokumenty nie będą księgowane automatycznie. Operację tę trzeba wykonać ręcznie. Tylko pracownik z odpowiednimi uprawnieniami (patrz wyżej) może zaksięgować takie dokumenty bez zmian.

  • Metoda księgowania to metoda kalkulacji kosztu magazynowego w Syrve. Koszt może być obliczany jako ruchoma średnia ważona. Więcej informacji o tych metodach znajdziesz w artykule Przykład kalkulacji kosztu. Jeśli zmienisz wartość w tym polu, koszt zostanie automatycznie przeliczone we wszystkich dokumentach magazynowych w otwartym okresie. Jeśli punkt sprzedaży jest restauracją sieciową zarządzaną przez Syrve HQ, metoda księgowania jest ustawiana na poziomie korporacyjnym i nie może być zmieniana na poziomie punktu sprzedaży.

    Można uniknąć występowania ujemnych sald przy księgowaniu dokumentów rozchodu. Służy do tego specjalne ustawienie serwera. Domyślnie jest ono wyłączone, a zapisy rozchodu są zapisywane normalnie.

  • Domyślna kategoria podatkowa może być przydatną opcją, jeśli w Twojej działalności głównie używasz jednej kategorii podatkowej. Ta kategoria będzie automatycznie stosowana do wszystkich nowych pozycji głównych (nie należących do żadnej grupy magazynowej) oraz grup magazynowych.

Ustawienia Faktur​

Ustawienia faktur umożliwiają automatyczne wypełnianie pól nowej faktury na podstawie najnowszych danych z faktury zakupowej (lub rozchodowej) zarejestrowanej w systemie oraz pozwalają na wpisanie nazwy produktu na fakturze używając nazwy produktu dostawcy (lub kodu):

  • Jeśli zaznaczono pozycję Używaj ceny LIFO, pole Cena będzie automatycznie wypełniane najnowszymi danymi z faktury zakupowej po wybraniu produktu w nowej fakturze.
  • Jeśli zaznaczono pozycję Używaj daty najnowszej faktury, pole Data i godzina przyjęcia/wydań produktu w nowej fakturze będzie automatycznie wypełniane najnowszymi danymi z faktury.
  • Jeśli zaznaczono pozycję Używaj magazynu zgodnie z najnowszą fakturą, pole Rejestruj/Wydaj z magazynu w nowej fakturze będzie automatycznie wypełniane najnowszymi danymi.
  • Zaznacz opcję Używaj tylko produktów dostawcy, jeśli przeprowadzono dopasowanie „produkty dostawcy - nasze produkty”, patrz artykuł Dostarczone towary. Wtedy podczas wpisywania produktów dostawcy pola „Nasza nazwa pozycji” („Nasz kod”) będą automatycznie uzupełniane.
  • Zaznacz pozycję Numer faktury jest wymagany, aby pole faktury VAT było obowiązkowe podczas tworzenia faktury zakupowej. Ponadto, jeśli pole pozostanie puste, system nie pozwoli zapisać faktury.
  • W menu rozwijanym Domyślny algorytm kalkulacji kosztu usługi wybierz sposób, w jaki koszt usługi będzie wliczany w cenę pozycji. Koszt pośredni będzie automatycznie obliczany zgodnie z tym algorytmem, jeśli faktura zawiera usługę, która nie uczestniczy w ruchach magazynowych. Więcej informacji o wliczaniu kosztu usługi w cenę produktu znajdziesz w artykule Faktura zakupowa.

Ustawienia Dokumentów​

Blok ustawień dokumentów:

  • Tutaj można ustawić czas składania (księgowania) dokumentów magazynowych. Czas składania definiuje kolejność księgowania dokumentów, czyli kolejność, w jakiej zmiany wprowadzone przez te dokumenty będą stosowane.

Dla każdego typu dokumentu dostępne są następujące opcje:

  • Określony czas (w godzinach i minutach)

  • Aktualny czas

  • Czas zamknięcia zmiany (dokument jest najpierw tworzony o określonym czasie, ale po zamknięciu zmiany kasy czas zostaje ustawiony na czas zamknięcia)

     

    Czas składania ustawiany automatycznie można zmienić ręcznie podczas tworzenia dokumentu. W tym celu użytkownik musi mieć uprawnienie B_CEDT.

  • Jeśli zaznaczono Używaj kodów kreskowych podczas tworzenia dokumentów, użytkownicy mogą dodawać produkty do dokumentów magazynowych za pomocą kodów kreskowych (pojawi się kolumna Kod kreskowy).
  • Pole Wartość w polu Data nie może wykraczać poza aktualną datę o więcej niż: nie pozwoli na tworzenie dokumentów z datą w przyszłości. Jeśli spróbujesz zarejestrować dokument z datą przekraczającą aktualną o wartość skonfigurowaną wcześniej, system wyświetli ostrzeżenie. Pomaga to uniknąć błędów przy określaniu daty dokumentu.
  • W polu VAT w cenach zakupu określ, w jaki sposób system powinien wyświetlać ceny w cennikach, fakturach zakupowych, rozchodowych i zwrotach, oraz w zapisach przyjęcia i świadczenia usług:
    • VAT wliczony. Dokumenty pokazują cenę za jednostkę opakowania z VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, kwota bez VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (z VAT), stawka VAT = 20%. Kwota bez VAT = 4,16 €, kwota VAT = 0,84 €.
    • VAT wyłączony. Dokumenty pokazują ceny bez VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, kwota z VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (bez VAT), stawka VAT = 20%. Kwota z VAT = 6 €, kwota VAT = 1 €.
  • W swojej produkcji możesz korzystać z szerokiego wyboru towarów, ale na co dzień zamawiasz tylko ich niewielką część. Aby poprawić wydajność systemu, zaznacz opcję Usuń puste ciągi w zamówieniach wewnętrznych dla pozycji i produktów. Po zapisaniu zamówienia wewnętrznego niechciane pozycje zostaną usunięte. Aby zamówić więcej pozycji, utwórz nowe zamówienie. Ustawienie jest dostępne w Syrve Office, jeśli jest połączone z Syrve Franchise i replikowane z Syrve HQ, ponieważ tylko w takim przypadku możesz obsługiwać zamówienia wewnętrzne.

Odpowiedzialna gotówka​

W bloku Gotówka do rozliczenia przez pracownika możesz skonfigurować operacje wpłat i wypłat, gdy zamówienie jest opłacane kelnerowi lub kierowcy. Aby zapłacić za zamówienie zdalnie, możesz użyć terminala mobilnego Orderman lub terminala Syrve POS. Szczegóły znajdziesz w artykułach Zapłać zamówienie kelnerowi oraz Kontrola gotówki.

Domyślne pozycje CF​

W bloku Domyślne pozycje CF określ pozycje przepływów pieniężnych dla operacji:

  • W polu Pozycja CF do wpłaty/wypłaty środków przy zamknięciu zmiany kasy wybierz pozycję CF, z którą będą powiązane operacje wpłaty/wypłaty.
  • W polu Pozycja CF dla przedpłaty wybierz pozycję CF, do której będzie odnosić się przedpłata. Jeśli wybierzesz „Typ płatności”, transakcja będzie miała przypisany artykuł określony w ustawieniach typu płatności wybranych podczas przedpłaty. Jeśli wybierzesz konkretną pozycję CF z listy, wszystkie transakcje przedpłaty zostaną przypisane do tego artykułu.

Domyślne konta​

W bloku Domyślne konta możesz skonfigurować konta, które będą używane do automatycznego wypełniania podczas tworzenia dokumentów lub księgowania operacji:

  • Konto zwrotu przedpłaty rejestruje kwoty zwrotu przedpłaty, jeśli takie zwroty mają miejsce podczas innych zmian kasy.

  • W polach Konto przychodu faktury kosztowej (dla transferów wewnętrznych) oraz Konto kosztów (dla transferów wewnętrznych) wybierz konta, które domyślnie będą używane do automatycznego wypełniania faktury kosztowej w przypadku transferu wewnętrznego w dwóch dokumentach. Jeśli faktura kosztowa jest tworzona automatycznie, system wypełni pola. Jeśli jednak tworzysz fakturę ręcznie, pojawi się monit o użycie domyślnych kont przy wyborze kontrahenta wewnętrznego.

  • Zaznacz opcję Zwrot przedpłaty z kasy pod inną zmianą kasy, aby umożliwić fiskalny zwrot przedpłaty pod dowolną zmianą kasy. Jeśli ustawienie jest wyłączone, zwrot dokonany pod tą samą zmianą kasy będzie fiskalny, a pod inną — niefiskalny.

Wyciąg rozliczeniowy​

Wyciąg rozliczeniowy pokazuje historię wzajemnych rozliczeń z konkretnym kontrahentem zarejestrowanych fakturami i dokumentami płatności.

Jeśli chcesz, aby wyciąg rozliczeniowy obejmował wszystkie transakcje z sekcji „Zobowiązania” planu kont, wybierz ustawienie Użyj wszystkich kont zobowiązań. Po wybraniu tej opcji inne ustawienia stają się niedostępne.

Jeśli wyciąg rozliczeniowy ma obejmować tylko wybrane transakcje, zaznacz ustawienie Użyj filtra kont. Następnie wybierz jedną z dwóch opcji:

  • Użyj domyślnego filtra kont

  • Możesz ręcznie skonfigurować listę kont — opcja Użyj domyślnego filtra kont jest odznaczona. Następnie wybierz wszystkie wymagane konta na liście Konta wzajemnych rozliczeń.

     

    Zwróć uwagę, że Depozyty gości, Depozyty pracowników oraz Zobowiązania wobec dostawców są zawsze uwzględniane w wyciągu rozliczeniowym i nie można ich wyłączyć.