Ustawienia księgowe

Aby móc konfigurować ustawienia księgowe, pracownik musi mieć uprawnienia „Ustawienia księgowe” (sekcja Administracja) (B_EAS) oraz „Zamknięcie okresu” (B_CCLP). Nie powinien być administratorem z uprawnieniem „Administracja systemem” (B_ADM).

Zamknięcie okresu

W bloku Zamknięcie okresu możesz zabezpieczyć dane przed jakimikolwiek zmianami wstecznymi, które występują przed datą blokady określoną w transakcjach, recepturach, dokumentach magazynowych, harmonogramach i obecnościach pracowników oraz kalkulacjach płac. Nie jest wymagane wypełnianie tych pól podczas pierwszej konfiguracji systemu. Tylko pracownik z uprawnieniem „Zamknięcie okresu” (B_CCLP) może zmieniać ustawienia zamknięcia okresu oraz dokonywać niezbędnego planowania. Mechanizm Zamknięcia okresu jest szczegółowo opisany w artykule Blokowanie dokumentów.

Ustawienia dnia księgowego

W bloku Ustawienia dnia księgowego określ, kiedy się zaczyna i kiedy kończy.

Dzień księgowy to zasada dotycząca daty operacji gospodarczej. Data ta służy jako odniesienie do aktualizacji ceny pozycji (jeśli została zmieniona przez zamówienie) lub do kalkulacji płac za godziny przepracowane zgodnie z harmonogramem.

Ustaw początek i koniec dnia księgowego, aby system mógł określić, do której daty odnosić daną operację. Data, na którą zostanie zarejestrowana operacja, jest definiowana przez ustawienia Końca dnia księgowego. Jeśli czas otwarcia zmiany kasy jest późniejszy niż koniec dnia księgowego, data otwarcia zmiany będzie następnego dnia.

Domyślnie dzień księgowy zaczyna się o 6:00 i kończy o 23:00. Możesz zmienić domyślne ustawienia. Załóżmy, że początek dnia księgowego ustawiono na 6:00, a koniec na 16:00. Jeśli zmiana zostanie otwarta o 16:15, będzie to następny dzień.

Ustawienia zarządzania zapasami

Blok ustawień zarządzania zapasami:

• Jeśli zaznaczono opcję Oddziel VAT od kosztu przy przyjęciu towaru, pozycja VAT w rozliczeniu sprzedaży jest dostępna, pole konta VAT staje się dostępne do określenia konta (w planie kont), które będzie używane do gromadzenia kwot VAT nałożonych na zaksięgowane towary i sprzedane pozycje. Załóżmy, że wybrałeś domyślne konto VAT typu Inne zobowiązania bieżące z Planu kont.

• Zgodnie z lokalnymi przepisami księgowymi, stawka VAT może nie być wliczona w cenę produktu, lecz doliczana w momencie sprzedaży. Aby włączyć tę opcję, odznacz pozycję VAT wliczony w koszt pozycji. VAT jest obliczany na podstawie kwoty całkowitej. Przykład obliczenia:

  Sałatka grecka: 2 porcje × 12,30 € = 24,60 €     VAT: 24,60 € × 5% = 1,23 €

  Zupa grzybowa: 2 porcje × 9,06 € = 18,12 €     VAT: 18,12 € × 5% = 0,90 €

  SUMA CZĘŚCIOWA: 24,60 + 18,12 = 42,72 €     VAT: 1,23 + 0,90 = 2,13 €

  SUMA: 42,72 + 2,13 = 44,85 €

• Jeśli zaznaczono VAT wliczony w koszt pozycji, VAT będzie obliczany według wzoru:

  Kwota z VAT × stawka VAT ÷ (100 + stawka VAT)

  Przykład obliczenia:

  Spaghetti: 1 porcja × 9,5 €, stawka VAT = 5%

  VAT = 9,5 € × 5% ÷ (100% + 5%) = 0,45 €

• Jeśli zaznaczono pozycję Ostrzeżenie o ujemnym saldzie, a zapas skutkuje ujemnym stanem magazynowym lub towary mają zostać wprowadzone do ksiąg przy ujemnym stanie magazynowym, system wyświetli ostrzeżenie i operacja może zostać przerwana.

   

  Specjalne uprawnienie (B_WNB) pozwala pracownikowi na zatwierdzanie dokumentów magazynowych nawet jeśli skutkują one ujemnym stanem magazynowym.

• Pozycja Zezwól na księgowanie zapisów sprzedaży prowadzących do ujemnego salda definiuje, jak system obsługuje automatyczne zapisy rozchodu generowane na podstawie sprzedaży zarejestrowanej na kasie. Jeśli zaznaczona, wszystkie zapisy sprzedaży i rozchodu zostaną zaksięgowane, w tym te, które spowodowały ujemny stan magazynowy. Jeśli odznaczona, takie dokumenty nie będą księgowane automatycznie. Operację tę trzeba wykonać ręcznie. Tylko pracownik z odpowiednimi uprawnieniami (patrz powyżej) może zaksięgować takie dokumenty bez zmian.

• Metoda księgowania to metoda kalkulacji kosztu zapasów w Syrve. Koszt może być obliczany jako ruchoma średnia ważona. Więcej informacji o tych metodach znajdziesz w artykule Przykład kalkulacji kosztu. Jeśli zmienisz wartość w tym polu, koszt zostanie automatycznie przeliczony we wszystkich dokumentach magazynowych w otwartym okresie. Jeśli punkt sprzedaży jest restauracją sieciową zarządzaną przez Syrve HQ, metoda księgowania jest ustawiana na poziomie korporacyjnym i nie może być zmieniana na poziomie punktu sprzedaży.

  Można uniknąć występowania ujemnych sald podczas księgowania dokumentów rozchodu. Służy do tego specjalne ustawienie serwera. Ustawienie to jest domyślnie wyłączone, a zapisy rozchodu są zapisywane normalnie.

• Domyślna kategoria podatkowa może być wygodną opcją, jeśli w Twojej działalności głównie używasz jednej kategorii podatkowej. Kategoria ta będzie automatycznie stosowana do wszystkich nowych pozycji najwyższego poziomu (nie należących do żadnej grupy magazynowej) oraz grup magazynowych.

Ustawienia faktur

Ustawienia faktur umożliwiają automatyczne wypełnianie pól nowej faktury na podstawie danych z najnowszej faktury zakupowej (lub rozchodowej) zarejestrowanej w systemie oraz pozwalają na wpisanie nazwy produktu na fakturze przy użyciu nazwy produktu dostawcy (lub kodu):

• Jeśli zaznaczono pozycję Używaj ceny LIFO, pole Cena będzie automatycznie wypełniane danymi z najnowszej faktury zakupowej po wybraniu produktu w nowej fakturze.
• Jeśli zaznaczono pozycję Używaj daty najnowszej faktury, pole Data i godzina przyjęcia/wydań produktu w nowej fakturze będzie automatycznie wypełniane danymi z najnowszej faktury.
• Jeśli zaznaczono pozycję Używaj magazynu zgodnie z najnowszą fakturą, pole Rejestruj/Wysyłka z magazynu w nowej fakturze będzie automatycznie wypełniane najnowszymi danymi.
• Zaznacz pozycję Używaj tylko produktów dostawcy, jeśli przeprowadzono wyrównanie „produkty dostawcy - nasze produkty”, zobacz artykuł Dostarczone towary. Wtedy podczas wpisywania produktów dostawcy pola „Nasza nazwa pozycji” („Nasz kod”) będą automatycznie uzupełniane.
• Zaznacz pozycję Numer faktury jest wymagany, aby pole faktury VAT było obowiązkowe podczas tworzenia faktury zakupowej. Ponadto, jeśli pole pozostanie puste, system nie pozwoli zapisać faktury.
• W menu rozwijanym Domyślny algorytm kalkulacji kosztu usługi wybierz sposób, w jaki koszt usługi będzie wliczany w cenę pozycji. Koszt pośredni będzie automatycznie obliczany według tego algorytmu, jeśli faktura zawiera usługę, która nie uczestniczy w ruchach magazynowych. Więcej szczegółów na temat wliczania kosztu usługi w cenę produktu znajdziesz w artykule Faktura zakupowa.

Ustawienia dokumentów

Blok ustawień dokumentów:

• Tutaj można ustawić czas składania (księgowania) dokumentów magazynowych. Czas składania definiuje kolejność księgowania dokumentów, tj. kolejność, w jakiej zmiany (wprowadzone przez te dokumenty) będą stosowane.

Dla każdego typu dokumentu dostępne są następujące opcje:

• Określony czas (w godzinach i minutach)

• Aktualny czas

• Czas zamknięcia zmiany (dokument jest najpierw tworzony na określony czas, ale po zamknięciu zmiany kasy czas zostaje ustawiony na czas zamknięcia)

   

  Czas składania ustawiany automatycznie można zmienić ręcznie podczas tworzenia dokumentu. Aby to zrobić, użytkownik musi mieć uprawnienie B_CEDT.

• Jeśli zaznaczono Używaj kodów kreskowych podczas tworzenia dokumentów, użytkownicy mogą dodawać produkty do dokumentów magazynowych za pomocą kodów kreskowych (pojawi się kolumna Kod kreskowy).
• Pole Wartość w Data nie może odbiegać od faktycznej daty o więcej niż: nie pozwoli na tworzenie dokumentów na daty przyszłe. Jeśli spróbujesz zarejestrować dokument, którego data przekracza bieżącą o skonfigurowaną wartość, system wyświetli ostrzeżenie. Pomaga to uniknąć błędów przy określaniu daty dokumentu.
• W polu VAT w cenach zakupu określ, w jaki sposób system powinien wyświetlać ceny w cennikach, fakturach zakupowych, rozchodowych i zwrotach, rejestrach przyjęć i świadczeń usług:
  • VAT wliczony. Dokumenty pokazują cenę za jednostkę opakowania z VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, Kwota bez VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (z VAT), stawka VAT = 20%. Kwota bez VAT = 4,16 €, kwota VAT = 0,84 €.
  • VAT niewliczony. Dokumenty pokazują ceny bez VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, Kwota z VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (bez VAT), stawka VAT = 20%. Kwota z VAT = 6 €, kwota VAT = 1 €.
• W produkcji możesz korzystać z szerokiego wyboru towarów, ale na co dzień zamawiasz tylko ich niewielką część. Aby poprawić wydajność systemu, zaznacz opcję Usuń puste ciągi w zamówieniach wewnętrznych dla pozycji i produktów. Po zapisaniu zamówienia wewnętrznego niechciane pozycje zostaną usunięte. Aby zamówić więcej pozycji, utwórz nowe zamówienie. Ustawienie jest dostępne w Syrve Office, jeśli jest połączone z Syrve Franchise i replikowane z Syrve HQ, ponieważ tylko w takim przypadku możesz obsługiwać zamówienia wewnętrzne.

Odpowiedzialna gotówka

W bloku Gotówka do rozliczenia przez pracownika możesz skonfigurować operacje wpłat i wypłat, gdy zamówienie jest opłacane kelnerowi lub kierowcy. Aby zapłacić za zamówienie zdalnie, możesz użyć terminala mobilnego Orderman lub terminala Syrve POS. Szczegóły znajdziesz w artykułach Zapłać zamówienie kelnerowi oraz Kontrola gotówki.

Domyślne pozycje CF

W bloku Domyślne pozycje CF określ pozycje przepływu gotówki dla operacji:

• W polu Pozycja CF do wpłaty/wypłaty środków przy zamknięciu zmiany kasy wybierz pozycję CF, z którą będą powiązane operacje wpłaty/wypłaty.
• W polu Pozycja CF dla przedpłaty wybierz pozycję CF, do której zostanie przypisana przedpłata. Jeśli wybierzesz „Typ płatności”, transakcja będzie miała przypisany artykuł określony w ustawieniach typu płatności wybranego w momencie przedpłaty. Jeśli wybierzesz konkretną pozycję CF z listy, wszystkie transakcje przedpłaty zostaną przypisane do tego artykułu.

Domyślne konta

W bloku Domyślne konta możesz skonfigurować konta, które będą używane do automatycznego uzupełniania podczas tworzenia dokumentów lub księgowania operacji:

• Konto zwrotu przedpłaty rejestruje kwoty zwrotów przedpłaty, jeśli takie zwroty mają miejsce podczas innych zmian kasy.

• W polach Konto przychodu faktury kosztowej (dla przelewów wewnętrznych) oraz Konto kosztów (dla przelewów wewnętrznych) wybierz konta, które domyślnie będą używane do automatycznego uzupełniania faktury kosztowej w przypadku przelewu wewnętrznego w dwóch dokumentach. Jeśli faktura kosztowa jest tworzona automatycznie, system uzupełni pola. Jeśli tworzysz fakturę ręcznie, zostaniesz poproszony o użycie domyślnych kont przy wyborze kontrahenta wewnętrznego.

• Zaznacz opcję Zwrot przedpłaty z kasy pod inną zmianą kasy, aby umożliwić fiskalny zwrot przedpłaty pod dowolną zmianą kasy. Jeśli ustawienie jest wyłączone, zwrot dokonany pod tą samą zmianą kasy będzie fiskalny, a pod inną – niefiskalny.

Rachunek uzgodnień

Rachunek uzgodnień pokazuje historię wzajemnych rozliczeń z konkretnym kontrahentem zarejestrowanych za pomocą faktur i dokumentów płatności.

Jeśli chcesz, aby rachunek uzgodnień obejmował wszystkie transakcje z sekcji „Zobowiązania” planu kont, wybierz ustawienie Użyj wszystkich kont zobowiązań. Po wybraniu inne ustawienia stają się niedostępne.

Jeśli rachunek uzgodnień ma obejmować tylko wybrane transakcje, zaznacz ustawienie Użyj filtru kont. Następnie wybierz jedną z dwóch opcji:

• Użyj domyślnego filtru kont

  

• Możesz ręcznie skonfigurować listę kont — opcja Użyj domyślnego filtru kont jest odznaczona. Następnie wybierz wszystkie wymagane konta na liście Konta wzajemnych rozliczeń.

   

  Zwróć uwagę, że Depozyty gości, Depozyty pracowników oraz Zobowiązania wobec dostawców są zawsze uwzględniane w rachunku uzgodnień i nie można ich wyłączyć.

  

Ustawienia podatków i opłat lokalnych

Przypisz wstępnie skonfigurowane podatki i opłaty do lokalnych slotów podatkowych systemu, aby Syrve mógł ich używać w raportach, eksportach i zapisach finansowych.

Jak skonfigurować podatki i opłaty lokalne, znajdziesz w artykule Podatki i opłaty lokalne.