Przejdź do głównej zawartości

Ustawienia Księgowości

Aby móc konfigurować ustawienia księgowości, pracownik musi mieć uprawnienia „Ustawienia księgowości” (sekcja Administracja) (B_EAS) oraz „Zamknięcie okresu” (B_CCLP). Nie powinien być administratorem z uprawnieniem „Administracja systemem” (B_ADM).

Zamknięcie okresu​

W bloku Zamknięcie okresu możesz zabezpieczyć dane przed jakimikolwiek zmianami wstecznymi, które występują przed datą blokady określoną w transakcjach, recepturach, dokumentach magazynowych, harmonogramach i obecnościach pracowników oraz kalkulacjach płac. Nie musisz wypełniać tych pól podczas pierwszej konfiguracji systemu. Tylko pracownik z uprawnieniem „Zamknięcie okresu” (B_CCLP) może zmieniać ustawienia zamknięcia okresu oraz dokonywać niezbędnego planowania. Mechanizm zamknięcia okresu jest szczegółowo opisany w artykule Blokowanie dokumentów.

Ustawienia dnia księgowego​

W bloku Ustawienia dnia księgowego określ, kiedy się zaczyna i kiedy kończy.

Dzień księgowy to zasada dotycząca daty transakcji biznesowej. Ta data służy jako odniesienie do aktualizacji ceny pozycji (jeśli została zmieniona przez zamówienie) lub do kalkulacji płac za godziny przepracowane zgodnie z harmonogramem.

Ustaw początek i koniec dnia księgowego, aby system mógł określić, do której daty odnosić daną operację. Data, na którą zostanie zarejestrowana operacja, jest określana przez ustawienia Końca dnia księgowego. Jeśli czas otwarcia zmiany kasy jest późniejszy niż koniec dnia księgowego, data otwarcia zmiany będzie następnym dniem.

Domyślnie dzień księgowy zaczyna się o 6:00 i kończy o 23:00. Możesz zmienić domyślne ustawienia. Załóżmy, że początek dnia księgowego ustawiono na 6:00, a koniec na 16:00. Jeśli zmiana zostanie otwarta o 16:15, będzie to już następny dzień.

Ustawienia zarządzania zapasami​

Blok ustawień zarządzania zapasami:

  • Jeśli zaznaczono opcję Oddziel VAT od kosztu przy przyjęciu towaru, element księgowania VAT od sprzedaży, pole konta VAT staje się dostępne do określenia konta (w planie kont), które będzie używane do gromadzenia kwot VAT nałożonych na przyjęte towary i sprzedane pozycje. Załóżmy, że wybrałeś domyślne konto VAT typu Inne zobowiązania bieżące z Planu kont.

  • Zgodnie z lokalnymi przepisami księgowymi, stawka VAT może nie być wliczona w cenę produktu, lecz dodawana w momencie sprzedaży. Aby włączyć tę opcję, odznacz pole VAT wliczony w koszt pozycji. VAT jest wtedy obliczany na podstawie całkowitej kwoty. Przykład obliczenia:

    Sałatka grecka: 2 porcje × 12,30 € = 24,60 €     VAT: 24,60 € × 5% = 1,23 €

    Zupa grzybowa: 2 porcje × 9,06 € = 18,12 €     VAT: 18,12 € × 5% = 0,90 €

    SUMA CZĘŚCIOWA: 24,60 + 18,12 = 42,72 €     VAT: 1,23 + 0,90 = 2,13 €

    SUMA: 42,72 + 2,13 = 44,85 €

  • Jeśli zaznaczono VAT wliczony w koszt pozycji, VAT będzie obliczany według wzoru:

    Kwota brutto × stawka VAT ÷ (100 + stawka VAT)

    Przykład obliczenia:

    Spaghetti: 1 porcja × 9,5 €, stawka VAT = 5%

    VAT = 9,5 € × 5% ÷ (100% + 5%) = 0,45 €

  • Jeśli zaznaczono opcję Ostrzeżenie o ujemnym saldzie, a zapas spowodował ujemne saldo magazynowe lub towar ma zostać wprowadzony do ksiąg przy ujemnym saldzie, system wyświetli ostrzeżenie i operację można przerwać.

     

    Specjalne uprawnienie (B_WNB) pozwala pracownikowi na zatwierdzanie dokumentów magazynowych nawet jeśli skutkują one ujemnym saldem magazynowym.

  • Opcja Zezwalaj na księgowanie zapisów sprzedaży prowadzących do ujemnego salda określa, jak system obsługuje automatyczne zapisy rozchodu generowane na podstawie sprzedaży zarejestrowanej na kasie. Jeśli jest zaznaczona, wszystkie zapisy sprzedaży i rozchodu zostaną zaksięgowane, w tym te, które spowodowały ujemne saldo magazynowe. Jeśli nie jest zaznaczona, takie dokumenty nie będą księgowane automatycznie. Operację tę trzeba wykonać ręcznie. Tylko pracownik z odpowiednimi uprawnieniami (patrz wyżej) może zaksięgować takie dokumenty bez zmian.

  • Metoda księgowania to metoda kalkulacji kosztu zapasów w Syrve. Koszt może być obliczany jako ruchoma ważona średnia wartość. Więcej informacji o tych metodach znajdziesz w artykule Przykład kalkulacji kosztu. Jeśli zmienisz wartość w tym polu, koszt zostanie automatycznie przeliczony we wszystkich dokumentach magazynowych w otwartym okresie. Jeśli punkt sprzedaży jest restauracją sieciową zarządzaną przez Syrve HQ, metoda księgowania jest ustawiana na poziomie korporacyjnym i nie można jej zmienić na poziomie punktu sprzedaży.

    Można uniknąć występowania ujemnych sald podczas księgowania dokumentów rozchodu. Służy do tego specjalne ustawienie serwera. Ustawienie to jest domyślnie wyłączone, a zapisy rozchodu są zapisywane normalnie.

  • Domyślna kategoria podatkowa może być przydatna, jeśli w Twojej działalności głównie używasz jednej kategorii podatkowej. Ta kategoria będzie automatycznie stosowana do wszystkich nowych pozycji najwyższego poziomu (nie należących do żadnej grupy asortymentowej) oraz grup asortymentowych.

Ustawienia faktur​

Ustawienia faktur umożliwiają automatyczne wypełnianie pól nowej faktury na podstawie najnowszych danych z faktury zakupu (lub wydatkowej) zarejestrowanej w systemie oraz pozwalają na wpisywanie nazwy produktu na fakturze używając nazwy produktu dostawcy (lub kodu):

  • Jeśli zaznaczono opcję Używaj ceny LIFO, pole Cena będzie automatycznie wypełniane najnowszymi danymi z faktury zakupu po wybraniu produktu w nowej fakturze.
  • Jeśli zaznaczono opcję Używaj daty najnowszej faktury, pole Data i godzina przyjęcia/wydań produktu w nowej fakturze będzie automatycznie wypełniane najnowszymi danymi z faktury.
  • Jeśli zaznaczono opcję Używaj magazynu zgodnie z najnowszą fakturą, pole Rejestruj/Wysyłaj z magazynu w nowej fakturze będzie automatycznie wypełniane najnowszymi danymi.
  • Zaznacz opcję Używaj tylko produktów dostawcy, jeśli została przeprowadzona synchronizacja „produkty dostawcy - nasze produkty”, patrz artykuł Dostarczone towary. Wtedy podczas wpisywania produktów dostawcy pola „Nasza nazwa pozycji” („Nasz kod”) będą automatycznie wypełniane.
  • Zaznacz opcję Numer faktury jest wymagany, aby pole faktury VAT było obowiązkowe podczas tworzenia faktury zakupu. Ponadto, jeśli pole pozostanie puste, system nie pozwoli zapisać faktury.
  • W menu rozwijanym Domyślny algorytm kalkulacji kosztu usługi wybierz sposób, w jaki koszt usługi będzie uwzględniany w cenie pozycji. Koszt pośredni będzie automatycznie obliczany zgodnie z tym algorytmem, jeśli faktura zawiera usługę, która nie uczestniczy w ruchach magazynowych. Więcej szczegółów o uwzględnianiu kosztu usługi w cenie produktu znajdziesz w artykule Faktura zakupu.

Ustawienia dokumentów​

Blok ustawień dokumentów:

  • Tutaj można ustawić czas składania (księgowania) dokumentów magazynowych. Czas składania definiuje kolejność księgowania dokumentów, czyli kolejność, w jakiej zmiany wprowadzone przez te dokumenty będą stosowane.

Dla każdego typu dokumentu dostępne są następujące opcje:

  • Określony czas (w godzinach i minutach)

  • Aktualny czas

  • Czas zamknięcia zmiany (dokument jest tworzony na określony czas, ale po zamknięciu zmiany kasy czas zostaje ustawiony na czas zamknięcia)

     

    Czas składania ustawiany automatycznie może być zmieniany ręcznie podczas tworzenia dokumentu. Aby to zrobić, użytkownik musi mieć uprawnienie B_CEDT.

  • Jeśli zaznaczono opcję Używaj kodów kreskowych podczas tworzenia dokumentów, użytkownicy mogą dodawać produkty do dokumentów magazynowych za pomocą kodów kreskowych (pojawi się kolumna Kod kreskowy).
  • Pole Wartość w polu Data nie może wykraczać poza aktualną datę o więcej niż: nie pozwoli na tworzenie dokumentów z datą przyszłą. Jeśli spróbujesz zarejestrować dokument z datą przekraczającą aktualną o wartość wstępnie skonfigurowaną, system wyświetli ostrzeżenie. Pomaga to uniknąć błędów przy określaniu daty dokumentu.
  • W polu VAT w cenach zakupu określ, jak system powinien wyświetlać ceny w cennikach, fakturach zakupu, wydatków i zwrotów, oraz w zapisach przyjęcia i świadczenia usług:
    • VAT wliczony. Dokumenty pokazują cenę za jednostkę opakowania z VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, kwota bez VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (z VAT), stawka VAT = 20%. Kwota bez VAT = 4,16 €, kwota VAT = 0,84 €.
    • VAT wyłączony. Dokumenty pokazują ceny bez VAT. Jeśli stawka VAT się zmieni, kwota z VAT jest przeliczana. Załóżmy, że kupujesz 1 kg bananów za 5 € (bez VAT), stawka VAT = 20%. Kwota z VAT = 6 €, kwota VAT = 1 €.
  • W produkcji możesz korzystać z szerokiego asortymentu towarów, ale na co dzień zamawiasz tylko jego niewielką część. Aby poprawić wydajność systemu, zaznacz opcję Usuń puste ciągi w zamówieniach wewnętrznych dla pozycji i produktów. Po zapisaniu Twoje zamówienie wewnętrzne będzie miało usunięte niechciane pozycje. Aby zamówić więcej pozycji, utwórz nowe zamówienie. Ustawienie jest dostępne w Syrve Office, jeśli jest połączone z Syrve Franchise i replikowane z Syrve HQ, ponieważ tylko w takim przypadku możesz obsługiwać zamówienia wewnętrzne.

Odpowiedzialna gotówka​

W bloku Gotówka do rozliczenia przez pracownika możesz skonfigurować operacje wpłat i wypłat, gdy zamówienie jest opłacane kelnerowi lub kierowcy. Aby zapłacić za zamówienie zdalnie, możesz użyć terminala mobilnego Orderman lub terminala POS Syrve. Szczegóły znajdziesz w artykułach Zapłać zamówienie kelnerowi oraz Kontrola gotówki.

Domyślne pozycje CF​

W bloku Domyślne pozycje CF określ pozycje przepływów pieniężnych dla operacji:

  • W polu Pozycja CF do wpłat/wypłat środków przy zamknięciu zmiany kasy wybierz pozycję CF, z którą będą powiązane operacje wpłat/wypłat.
  • W polu Pozycja CF dla przedpłaty wybierz pozycję CF, do której będzie przypisana przedpłata. Jeśli wybierzesz „Typ płatności”, transakcja będzie miała przypisany artykuł określony w ustawieniach typu płatności wybranych w momencie przedpłaty. Jeśli wybierzesz konkretną pozycję CF z listy, wszystkie transakcje przedpłaty będą przypisane do tego artykułu.

Domyślne konta​

W bloku Domyślne konta możesz skonfigurować konta, które będą używane do automatycznego uzupełniania podczas tworzenia dokumentów lub księgowania operacji:

  • Konto zwrotu przedpłaty rejestruje kwoty zwrotów przedpłaty, jeśli takie zwroty mają miejsce podczas innych zmian kasy.

  • W polach Konto przychodu faktury kosztowej (dla przelewów wewnętrznych) oraz Konto kosztów (dla przelewów wewnętrznych) wybierz konta, które domyślnie będą używane do automatycznego uzupełniania w fakturze kosztowej w przypadku przelewu wewnętrznego w dwóch dokumentach. Jeśli faktura kosztowa jest tworzona automatycznie, system uzupełni pola. Jeśli tworzysz fakturę ręcznie, pojawi się monit o użycie domyślnych kont przy wyborze kontrahenta wewnętrznego.

  • Zaznacz opcję Zwrot przedpłaty z kasy pod inną zmianą kasy, aby umożliwić fiskalny zwrot przedpłaty pod dowolną zmianą kasy. Jeśli opcja jest wyłączona, zwrot dokonany pod tą samą zmianą kasy będzie fiskalny, a pod inną — niefiskalny.

Wyciąg z rozliczeń​

Wyciąg z rozliczeń pokazuje historię wzajemnych rozliczeń z konkretnym kontrahentem zarejestrowanych za pomocą faktur i dokumentów płatności.

Jeśli chcesz, aby wyciąg z rozliczeń obejmował wszystkie transakcje z sekcji „Zobowiązania” planu kont, zaznacz ustawienie Użyj wszystkich kont zobowiązań. Po zaznaczeniu inne ustawienia stają się niedostępne.

Jeśli wyciąg z rozliczeń ma obejmować tylko wybrane transakcje, zaznacz ustawienie Użyj filtru kont. Następnie wybierz jedną z dwóch opcji:

  • Użyj domyślnego filtru kont

  • Możesz ręcznie skonfigurować listę kont — opcja Użyj domyślnego filtru kont jest odznaczona. Następnie wybierz wszystkie wymagane konta na liście Konta rozliczeń wzajemnych.

     

    Proszę zauważyć, że Depozyty gości, Depozyty pracowników oraz Zobowiązania wobec dostawców są zawsze uwzględniane w wyciągu z rozliczeń i nie można ich wyłączyć.