Faktura Zakupu

Tworzenie faktury zakupu

Aby zarejestrować odbiór towarów w magazynie, postępuj w następujący sposób:

1. Kliknij Utwórz i wybierz Faktura Zakupu. Jedna z istniejących faktur może być użyta jako szablon dla nowej. W tym celu używamy przycisku Kopiuj lub pozycji Kopiuj w menu skrótów.

1. W razie potrzeby edytuj automatycznie wygenerowany numer księgowy, pod którym faktura zostanie zarejestrowana w systemie. Numer może być niedostępny, jeśli system numeracji nie zawiera wymaganych danych. W takim przypadku zostaniesz poproszony o wygenerowanie numeru podczas zapisywania dokumentu.
2. W razie potrzeby zmień datę i godzinę rejestracji faktury w polu Data i godzina odbioru towaru. Domyślnie używana jest wartość podana na karcie Ustawienia księgowe w ustawieniach sklepu. Jeśli zaznaczono pozycję Użyj daty najnowszej faktury, to pole zostanie wypełnione zgodnie z najnowszą fakturą zarejestrowaną w systemie.
3. Wybierz nazwę dostawcy produktu z listy Dostawca.
4. Jeśli wszystkie towary są zarejestrowane w jednym magazynie, zaznacz pole po lewej stronie pola Rejestr i wybierz je z listy. Jeśli towary określone w fakturze są zarejestrowane w różnych magazynach, to pole powinno być odznaczone, a odpowiedni magazyn powinien być określony dla każdego przedmiotu w polu Rejestr. Ta kolumna pojawi się w tabeli po usunięciu zaznaczenia.

Magazyn można ustawić automatycznie, korzystając z najnowszej faktury zarejestrowanej w systemie.

W tym celu zaznacz Użyj magazynu zgodnie z najnowszą fakturą w ustawieniach sklepu.

1. Rachunki dostawcy mogą być opłacane przez pracownika, który specjalnie otrzymał środki na takie cele. W takim przypadku zaznacz pole po lewej stronie pola Pracownik kredytowy i wybierz go z listy. Po zaksięgowaniu faktury, jej kwota zostanie odpisana na koszt tego pracownika (na koncie „Wydane pieniądze, do rozliczenia”).

2. Szczegóły dotyczące zarejestrowanych towarów są podane w raportach i mogą podlegać określonemu konceptowi. W tym celu wybierz jego nazwę w polu Koncept.

3. W razie potrzeby możesz ustawić następujące wskaźniki: numer faktury dostawcy (pole Nr ref.), numer i datę faktury VAT (pola Faktura VAT i Data) oraz numer listu przewozowego (pole List przewozowy). Możesz uczynić numer faktury VAT polem wymaganym. W tym celu zaznacz Nr faktury jest wymagany na karcie Ustawienia księgowe w ustawieniach sklepu.

4. Wypełnij pola na karcie Dostawa i płatność:

   • Pole Termin płatności pokazuje oczekiwaną datę płatności faktury. Do daty zaksięgowania faktury dodawany jest okres karencji i data rozliczenia. Parametry te są określone w karcie dostawcy. Jeśli karta dostawcy nie określa okresu karencji, termin płatności można ustawić ręcznie.

     Jeśli to pole jest wypełnione, to po zaksięgowaniu faktury pojawi się nowy wpis w harmonogramie płatności określający nadchodzącą płatność.

   • Po dokonaniu płatności, określ Datę płatności ręcznie, ponieważ nie jest ona automatycznie wypełniana.

   • Określ, czy towary są zgodne z zamówieniem i dostarczone na czas. W bieżącej wersji Syrve informacje te mogą być eksportowane do systemów zewnętrznych.

5. Dla każdego przedmiotu wypełnij odpowiednie pola faktury. Rodzaj dostępnych do zarejestrowania przedmiotów jest określony przez wybraną kartę: Wszystkie, Towary, Przedmioty, Półprodukty, Usługi lub Modyfikatory.

• Wprowadź nazwę towarów do zarejestrowania w polu Nasza nazwa produktu. Możesz również użyć „Przedmioty dostawcy” do rejestracji towarów do zarejestrowania (zobacz Wprowadzanie przedmiotów według ich nazw (kodów) podanych przez dostawców).
• Wprowadź ilość otrzymanych towarów w kolumnie W opakowaniu. W takim przypadku wartość podana w dokumentach dostawcy może różnić się od rzeczywiście otrzymanej. Wówczas będzie trzeba to określić w polu Rzeczywista ilość. W przypadku zmiany ilości towarów w opakowaniu, rzeczywista ilość określona w fakturze automatycznie się zmieni.
• Wprowadź cenę przedmiotu. Po wybraniu przedmiotu system użyje ceny określonej w najnowszej fakturze zakupu (w Cena jednostkowa opakowania). W tym celu w ustawieniach sklepu musi być zaznaczona pozycja Użyj ceny LIFO. Możesz skonfigurować system do pracy z dostawcą zgodnie z cennikiem.
• Określ stawkę VAT. Jeśli jest określona w karcie listy magazynowej produktu, stawka VAT zostanie automatycznie uwzględniona. Jeśli to konieczne, można jednak zmienić tę wartość lub wprowadzić ją ręcznie.
• Jeśli magazyn odbiorczy nie jest wspólny dla wszystkich towarów, powinien być wybrany w polu Rejestr.

1. Przejdź do następnej linii faktury, aby wprowadzić kolejny przedmiot. Aby usunąć przedmiot z faktury, kliknij prawym przyciskiem myszy na odpowiedni wiersz tabeli i wybierz Usuń w menu skrótów.
2. Kliknij Zapisz i zamknij po wprowadzeniu wszystkich towarów. Domyślnie wszystkie faktury są zapisywane i księgowane. Odznacz pole Księguj, jeśli chcesz zapisać fakturę bez jej księgowania.

Od czasu do czasu możesz chcieć zmienić swój cennik - dodać nowe przedmioty lub zmienić ceny detaliczne. W tym celu wybierz wymagane przedmioty w fakturze zakupu i kliknij Działania > Przecena.

Aktualizacja ceny dla tych przedmiotów zostanie utworzona na dzień następujący po bieżącym. Tutaj możesz zastosować mechanizmy automatycznego obliczania cen (zobacz Aktualizacje cen).

Zgodnie z prawem, wszystkie dostarczone towary muszą mieć odpowiednie certyfikaty jakości. Dokumenty te mogą być przechowywane w systemie i określane podczas rejestracji produktu jako element listy magazynowej (na karcie Obrazy). Certyfikat jakości dostarczonego przedmiotu może być później wydrukowany z formularza faktury dla przedmiotu. W tym celu kliknij Działania w oknie faktury i wybierz Certyfikaty. W oknie pop-up określ numer certyfikatu jakości i certyfikatu higieny i kliknij Raport. Możesz wydrukować dokument z okna podglądu.

Możesz opłacić zapisaną fakturę zakupu. W menu Działania wybierz Zapłać. Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi w artykule Zadłużenie wobec kontrahentów.

Inne dokumenty mogą być również drukowane z faktury zakupu, na przykład list przewozowy. W tym celu kliknij Działania i wybierz opcję - Drukuj.

Możesz również wydrukować list przewozowy z nazwami przedmiotów dostawcy. Dokument zostanie wydrukowany poprawnie tylko wtedy, gdy zawierające przedmioty zostały zidentyfikowane przez kod lub nazwę przedmiotu dostawcy. Aby wydrukować fakturę, kliknij Działania i wybierz Drukuj (według produktów dostawcy).

Jeśli pole Użyj produktów dostawcy jest odznaczone w ustawieniach sklepu, drukowanie faktury z nazwami przedmiotów dostawcy nie będzie dostępne.

Możesz wydrukować listy przewozowe dla kilku faktur zakupu jednocześnie. W tym celu wybierz je na liście, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl lub Shift, a następnie kliknij Raporty/Drukuj — Faktura Zakupu (uproszczona forma listu przewozowego) w menu skrótów.

Po kliknięciu pozycji menu skrótów Raporty otworzy się okno podglądu raportu, w którym możesz go wydrukować. Pozycja Drukuj otwiera standardowe okno drukowania.

Raporty o ruchach magazynowych i Raport o odniesieniach składników można uzyskać z menu skrótów faktury. Ruch magazynowy jest pokazywany tylko dla tych magazynów, które zostały określone w oryginalnym dokumencie.

Rozbieżność w ilościach

Ilość towarów określona w dokumentach dostawcy może różnić się od rzeczywiście otrzymanej. Jeśli rozbieżności nie można skorygować przy odbiorze towarów, do księgowania będą używane tylko dane z oryginalnego dokumentu. Jednak rozbieżności w ilości, a także uzgodniona cena i przedmioty (dostarczono niewłaściwe towary) powinny być zarejestrowane w systemie i mogą być później użyte do rozwiązywania sporów.

Do tego służą dwie kolumny ilości — W opakowaniu i Rzeczywista ilość. Jeśli wartości podane w tych kolumnach nie pasują, zostaną podświetlone na różowo, a porada pokaże różnicę ilości, gdy na nie najedziesz.

Po zaksięgowaniu dokumentu ilość podana w kolumnie W opakowaniu zostanie wprowadzona do ksiąg, ale dokument, w którym zarejestrowano rozbieżność, zostanie oznaczony na liście dokumentów. Rozbieżność w ilościach można później zarejestrować w zapisach odpisów lub fakturach zwrotu.

Jeśli rzeczywista ilość przekracza ilość towarów w opakowaniu, te przedmioty również zostaną podświetlone. Wiadomość ostrzegawcza poda te rozbieżności z znakiem „minus”. Ten sam symbol jest używany dla faktur wydatków (część transferu wewnętrznego) w przypadku, gdy odpowiednia faktura zakupu rejestruje rozbieżności ilościowe. Dokument dostarcza danych o faktycznie otrzymanej ilości towarów.

Wprowadzanie pozycji według nazw (kodów) nadanych przez dostawców

Można wprowadzić nazwę otrzymanego produktu na dwa sposoby: używając nazwy, pod którą towary są zarejestrowane w książce referencyjnej listy magazynowej (w kolumnie Nasza nazwa produktu) lub nazwy podanej w dokumentach dostawcy (w kolumnie Nazwa produktu dostawcy).

Pola Kod dostawcy i Nazwa produktu dostawcy są dostępne, jeśli w zakładce Ustawienia księgowe w ustawieniach sklepu zaznaczono opcję Używaj produktów dostawcy.

Możesz wprowadzić towary do ksiąg używając nazwy dostawcy tylko wtedy, gdy „produkt dostawcy” i „nasz produkt” są zgodne. Tę zgodność można skonfigurować wcześniej w karcie listy magazynowej pozycji na zakładce Produkty dostawcy, w cenniku dostawcy lub podczas wypełniania faktury.

Jeśli nazwy są zgodne, w polu Nazwa produktu dostawcy będą dostępne nie tylko towary i półprodukty zarejestrowane w książce referencyjnej listy magazynowej, ale także „zewnętrzne towary”. Są to towary dostawcy, którego określiłeś w fakturze (pole Dostawca).

Jeśli wybierzesz „zewnętrzne towary”, pozycja listy magazynowej, w której zarejestrowano przyjęcie, zostanie automatycznie wybrana (w polu Nasza nazwa produktu).

Jeśli to konieczne, możesz zarejestrować towary według nazw dostawcy bez weryfikacji cen. W tym celu dopasuj „nasz produkt” i „produkt dostawcy” w cenniku i wybierz „Nie pokazuj ostrzeżeń”.

Usługa wliczona w cenę produktu

Zgodnie z przyjętą polityką księgową, koszt dostawy i innych dodatkowych usług może mieć osobną pozycję kosztową lub może być wliczony w cenę zakupionych produktów.

Koszt usługi jest równomiernie rozdzielany pomiędzy fakturowane pozycje i jest oparty na koszcie i ilości towarów. Kolumna Dodatkowe wydatki poda kwotę naprzeciw każdej pozycji, która zostanie dodana do jej kosztu, gdy nadejdzie czas na zarejestrowanie przyjęcia, ale suma faktury pozostanie niezmieniona.

Jeśli firma ma osobne konto VAT, dystrybucja usługi dotyczy kosztu towarów netto VAT, a następnie kwoty VAT osobno.

Aby włączyć koszt usług do kosztu towarów, postępuj zgodnie z tym:

1. Utwórz fakturę zakupu, jak opisano powyżej.
2. Dodaj usługę do rozdzielenia. Usługa musi mieć włączoną opcję Brak transferu magazynowego w karcie listy magazynowej na zakładce Główne właściwości.
3. W menu Działania wybierz
   • Rozdziel koszt usług według kwoty. Koszt towarów jest używany w obliczeniach. Najpierw współczynnik dystrybucji zostanie obliczony według wzoru:

Całkowite usługi / Całkowite inne towary

Wartość Dodatkowe wydatki dla każdej pozycji jest obliczana w następujący sposób:

Współczynnik dystrybucji * Cena produktu

• Rozdziel koszt usług według ilości. Ilość zapakowanego produktu jest używana w obliczeniach. Współczynnik dystrybucji jest obliczany według następującego wzoru:

Całkowite usługi / Całkowite zapakowane towary

Wartość Dodatkowe wydatki dla każdej pozycji jest następnie obliczana w następujący sposób:

Współczynnik dystrybucji * Ilość zapakowanych towarów

 

Te pozycje są dostępne, jeśli faktura ma usługę z włączoną opcją Brak transferu magazynowego.

1. Zapisz i zaksięguj fakturę.

Możesz ustawić algorytm dystrybucji, który będzie używany domyślnie na zakładce Ustawienia księgowe w ustawieniach sklepu. Dodatkowe wydatki będą obliczane zgodnie z tym algorytmem i będą sprawdzane w menu Działania.

Rozważmy przykłady, jak włączyć usługi w cenę fakturowanego produktu. Dodajmy kilka pozycji do faktury i usługę dostawy świadczoną przez dostawcę. Ustawienia usługi mają włączoną opcję Brak transferu magazynowego.

Dystrybucja według kwoty. Wybierz pozycję Rozdziel koszt usług według kwoty w menu Działania. Obliczenia dystrybucji są podane w tabeli:

Nr.	Nazwa	Cena, €	Ilość	Razem, €	Wskaźnik	Dodatkowe. koszty, €
1	Ziemniaki	1	10	10	0.2041 = 5 / 24.5	2.04 = 0.2041 * 10
2	Marchew	0.7	5	3.5		0.72 = 0.2041 * 3.5
3	Kapusta	0.7	11	7.7		1.57 = 0.2041 * 7.7
4	Pomidor	1.1	3	3.3		0.67 = 0.2041 * 3.3
5	Dostawa	5	1	-	-	-
Razem (bez usług)			29	24.5

Faktura pokazuje następujące:

Dystrybucja według ilości. Wybierz pozycję Rozdziel koszty usług według ilości w menu Akcje. Obliczenie dystrybucji jest podane w tabeli:

Nr.	Nazwa	Cena, €	Ilość	Razem, €	Współczynnik	Dodatkowe. koszty, €
1	Ziemniaki	1	10	10	0.1724 = 5 / 29	1.72 = 0.1724 * 10
2	Marchew	0.7	5	3.5		0.87 = 0.1724 * 5
3	Kapusta	0.7	11	7.7		1.89 = 0.1724 * 11
4	Pomidor	1.1	3	3.3		0.52 = 0.1724 * 3
5	Dostawa	5	1	-	-	-
Razem (bez usług)			29	24.5

Faktura pokazuje następujące:

Kontrola cen w fakturze zakupu

Jeśli dla towarów zakupionych od danego dostawcy skonfigurowano cennik, wartość jednostkowa zostanie wstawiona automatycznie.

Jeśli cena zmienia się w wyniku wprowadzenia nowych danych dostawy i jest poza dozwolonymi limitami określonymi w cenniku, komórka zostanie podświetlona na różowo, a po najechaniu na nią kursorem pojawi się wskazówka opisująca przyczynę.

Jeśli księgowanie takich faktur jest zabronione i nie masz specjalnych uprawnień, nie będziesz mógł zapisać i zaksięgować dokumentu zawierającego towary o niedozwolonych cenach.

Faktury, które mają pewne niezgodności z cennikiem, są oznaczone na liście faktur.

Możesz kontrolować ceny, jeśli to konieczne, bez prowadzenia książki referencyjnej „towary zewnętrzne”. W tym celu ustaw wyrównanie „nasz produkt” na „nasz produkt” w cenniku i wybierz „Ostrzeż” lub „Zabroń księgowania”.

Tworzenie zapisu odpisu lub faktury zwrotnej dla niezgodności ilości

Możesz utworzyć zapis odpisu lub fakturę zwrotną dla niezgodności na podstawie faktury, w której takie niezgodności zostały zarejestrowane po otrzymaniu towarów. W tym celu otwórz dokument z ikoną i kliknij Działania, a następnie wybierz wymagany element. Zawierać będzie wszystkie pozycje faktury, które zawierają niezgodności.

W fakturze pozycje z niezgodnościami są podświetlone na różowo (pola ilości), a po najechaniu na nie kursorem pojawia się wskazówka pokazująca różnicę ilościową. Ilość z „minusem” oznacza różnicę w górę (rzeczywista ilość przekracza ilość towarów w opakowaniu). Dla tych różnic (niezgodności) nie są tworzone zapisy odpisu ani faktury zwrotne.