Faktura zakupu

Tworzenie faktury zakupu

Aby zarejestrować przyjęcie towarów do magazynu, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij Utwórz i wybierz Faktura zakupu. Jedną z istniejących faktur można wykorzystać jako szablon dla nowej. W tym celu używamy przycisku Kopiuj lub pozycji Kopiuj w menu kontekstowym.

1. W razie potrzeby edytuj automatycznie wygenerowany numer księgowy, pod którym faktura zostanie zarejestrowana w systemie. Numer może być niedostępny, jeśli system numeracji nie zawiera wymaganych danych. W takim przypadku zostaniesz poproszony o wygenerowanie numeru podczas zapisywania dokumentu.
2. W razie potrzeby zmień datę i godzinę rejestracji faktury w polu Data i godzina przyjęcia towaru. Domyślnie używana jest wartość podana na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach sklepu. Jeśli zaznaczona jest opcja Użyj daty najnowszej faktury, pole to zostanie wypełnione zgodnie z najnowszą fakturą zarejestrowaną w systemie.
3. Wybierz nazwę dostawcy produktu z listy Dostawca.
4. Jeśli wszystkie towary są zaksięgowane w jednym magazynie, zaznacz pole po lewej stronie pola Rejestr i wybierz magazyn z listy. Jeśli towary określone na fakturze są rejestrowane w różnych magazynach, to pole powinno pozostać niezaznaczone, a odpowiedni magazyn należy wskazać dla każdego towaru w polu Rejestr. Ta kolumna pojawi się w tabeli po odznaczeniu pola.

Magazyn można ustawić automatycznie, korzystając z najnowszej faktury zarejestrowanej w systemie.

W tym celu zaznacz opcję Użyj magazynu zgodnie z najnowszą fakturą w ustawieniach sklepu.

1. Faktury dostawców mogą być opłacane przez pracownika, któremu specjalnie przydzielono środki na ten cel. W takim przypadku zaznacz pole po lewej stronie pola Pracownik do rozliczenia i wybierz go z listy. Po zaksięgowaniu faktury jej kwota zostanie odpisana na koszt tego pracownika (na koncie „Wydane pieniądze do rozliczenia”).

2. Szczegóły dotyczące zaksięgowanych towarów są podawane w raportach i mogą podlegać określonemu konceptowi. W tym celu wybierz jego nazwę w polu Koncept.

3. W razie potrzeby możesz ustawić następujące wskaźniki: numer faktury dostawcy (Nr ref.), numer i datę faktury VAT (pola Faktura VAT i Data) oraz numer listu przewozowego (pole List przewozowy). Możesz ustawić numer faktury VAT jako pole obowiązkowe. W tym celu zaznacz opcję Numer faktury jest wymagany na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach sklepu.

4. Wypełnij pola na karcie Dostawa i płatność:

   • Pole Termin płatności pokazuje przewidywaną datę zapłaty faktury. Do daty zaksięgowania faktury dodawany jest okres karencji oraz data rozliczenia. Parametry te są określone w karcie dostawcy. Jeśli w karcie dostawcy nie określono okresu karencji, termin płatności można ustawić ręcznie.

     Jeśli pole to jest wypełnione, po zaksięgowaniu faktury pojawi się nowy wpis w harmonogramie płatności określający nadchodzącą płatność.

   • Po dokonaniu płatności należy ręcznie określić Datę płatności, ponieważ nie jest ona wypełniana automatycznie.

   • Określ, czy towary są zgodne z zamówieniem i dostarczone na czas. W obecnej wersji Syrve ta informacja może być eksportowana do systemów zewnętrznych.

5. Dla każdego towaru wypełnij odpowiednie pola faktury. Rodzaj pozycji dostępnych do zaksięgowania zależy od wybranej zakładki: Wszystkie, Towary, Pozycje, Półprodukty, Usługi lub Modyfikatory.

• Wprowadź nazwę towaru do zaksięgowania w polu Nasza nazwa produktu. Możesz również użyć „Pozycji dostawcy” do rejestracji towarów do zaksięgowania (zobacz Wprowadzanie pozycji według nazw (kodów) podanych przez dostawców).
• Wprowadź ilość otrzymanego towaru w kolumnie W opakowaniu. W takim przypadku wartość podana w dokumentach dostawcy może różnić się od faktycznie otrzymanej. Wtedy należy ją określić w polu Ilość rzeczywista. W przypadku zmiany ilości towaru w opakowaniu, ilość rzeczywista podana na fakturze zostanie automatycznie zmieniona.
• Wprowadź cenę pozycji. Po wybraniu pozycji system użyje ceny podanej na najnowszej fakturze zakupu (w polu Cena jednostkowa opakowania). Aby to działało, opcja Używaj ceny LIFO musi być zaznaczona w ustawieniach sklepu. Możesz skonfigurować system do współpracy z dostawcą według cennika.
• Określ stawkę VAT. Jeśli jest podana w karcie magazynowej produktu, stawka VAT zostanie automatycznie uwzględniona. W razie potrzeby można jednak zmienić tę wartość lub wprowadzić ją ręcznie.
• Jeśli magazyn przyjmujący nie jest wspólny dla wszystkich towarów, należy go wybrać w polu Rejestr.

1. Przejdź do następnej linii faktury, aby wprowadzić kolejny towar. Aby usunąć pozycję z faktury, kliknij prawym przyciskiem myszy odpowiedni wiersz tabeli i wybierz Usuń w menu kontekstowym.
2. Kliknij Zapisz i zamknij, gdy wszystkie towary zostaną wprowadzone. Domyślnie wszystkie faktury są zapisywane i księgowane. Odznacz pole Księguj, jeśli chcesz zapisać fakturę bez jej księgowania.

Od czasu do czasu możesz chcieć zmienić swój cennik – dodać nowe pozycje lub zmienić ceny detaliczne. W tym celu wybierz wymagane pozycje na fakturze zakupu i kliknij Akcje > Przeliczenie.

Zostanie utworzona aktualizacja cen dla tych pozycji z datą następującą po bieżącej. Możesz tu zastosować automatyczne mechanizmy kalkulacji cen (zobacz Aktualizacje cen).

Zgodnie z prawem wszystkie dostarczone towary muszą posiadać odpowiednie świadectwa jakości. Dokumenty te mogą być przechowywane w systemie i określane podczas rejestracji produktu jako pozycji magazynowej (na karcie Obrazy). Świadectwo jakości dostarczonego towaru można później wydrukować z formularza faktury dla danej pozycji. W tym celu kliknij Akcje w oknie faktury i wybierz Świadectwa. W oknie dialogowym podaj numer świadectwa jakości i świadectwa higienicznego, a następnie kliknij Raport. Dokument można wydrukować z okna podglądu.

Możesz opłacić zapisaną fakturę zakupu. W menu Akcje wybierz Zapłać. Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi w artykule Zadłużenie wobec kontrahentów.

Z faktury zakupu można również wydrukować inne dokumenty, na przykład list przewozowy. W tym celu kliknij Akcje i wybierz opcję Drukuj.

Możesz także wydrukować list przewozowy z nazwami pozycji dostawcy. Dokument zostanie poprawnie wydrukowany tylko wtedy, gdy pozycje zostały zidentyfikowane za pomocą kodu lub nazwy pozycji dostawcy. Aby wydrukować fakturę, kliknij Akcje i wybierz Drukuj (według produktów dostawcy).

Jeśli w ustawieniach sklepu pole Używaj produktów dostawcy jest odznaczone, drukowanie faktury z nazwami pozycji dostawcy nie będzie dostępne.

Możesz wydrukować listy przewozowe dla kilku faktur zakupu jednocześnie. W tym celu zaznacz je na liście, przytrzymując klawisz Ctrl lub Shift, a następnie kliknij w menu kontekstowym Raporty/Drukuj — Faktura zakupu (uproszczona forma listu przewozowego).

Po kliknięciu pozycji Raporty w menu kontekstowym otworzy się okno podglądu raportu, gdzie możesz go wydrukować. Pozycja Drukuj otwiera standardowe okno drukowania.

Raporty Ruchów magazynowych oraz Raport Krzyżowy składników są dostępne z menu kontekstowego faktury. Ruch magazynowy jest pokazywany tylko dla tych magazynów, które zostały określone w oryginalnym dokumencie.

Rozbieżności w ilościach

Ilość towaru podana w dokumentach dostawcy może różnić się od faktycznie otrzymanej. Jeśli rozbieżności nie można skorygować przy przyjęciu towaru, do rozliczeń używane będą tylko dane z oryginalnego dokumentu. Jednak rozbieżności w ilości, jak również uzgodniona cena i pozycje (dostarczono niewłaściwe towary) powinny zostać zarejestrowane w systemie i mogą być dalej wykorzystywane do rozstrzygania sporów.

Do tego służą dwie kolumny ilości — W opakowaniu i Ilość rzeczywista. Jeśli wartości w tych kolumnach nie będą się zgadzać, zostaną podświetlone na różowo, a po najechaniu kursorem pojawi się podpowiedź z różnicą ilości.

Po zaksięgowaniu dokumentu ilość podana w kolumnie W opakowaniu zostanie wprowadzona do ksiąg, ale dokument, w którym zarejestrowano rozbieżność, zostanie oznaczony ikoną na liście dokumentów. Rozbieżności ilościowe można później zarejestrować w dokumentach rozchodu lub fakturach zwrotnych.

Jeśli ilość rzeczywista przekracza ilość towaru w opakowaniu, te pozycje również zostaną podświetlone. Komunikat ostrzegawczy pokaże te rozbieżności ze znakiem „minus”. Ten sam ikon używany jest dla faktur kosztowych (część wewnętrznego transferu) w przypadku, gdy odpowiednia faktura zakupu rejestruje rozbieżności ilościowe. Dokument dostarcza danych o faktycznie otrzymanej ilości towarów.

Wprowadzanie pozycji według nazw (kodów) podanych przez dostawców

Nazwę otrzymanego produktu można wprowadzić na dwa sposoby: używając nazwy, pod którą towar jest zarejestrowany w kartotece magazynowej (w kolumnie Nasza nazwa produktu) lub nazwy podanej w dokumentach dostawcy (w kolumnie Nazwa produktu dostawcy).

Pola Kod dostawcy i Nazwa produktu dostawcy są dostępne, jeśli na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach sklepu zaznaczono opcję Używaj produktów dostawcy.

Towary można wprowadzać do kartotek wyłącznie pod nazwą dostawcy, jeśli „produkt dostawcy” i „nasz produkt” są ze sobą powiązane. To powiązanie można skonfigurować wcześniej w karcie kartoteki magazynowej na zakładce Produkty dostawcy, w cenniku dostawcy lub podczas uzupełniania faktury.

Jeśli nazwy są powiązane, w polu Nazwa produktu dostawcy będą dostępne nie tylko towary i półprodukty zarejestrowane w kartotece magazynowej, ale także „towary zewnętrzne”. Są to towary dostawcy wskazanego na fakturze (pole Dostawca).

Jeśli wybierzesz „towary zewnętrzne”, automatycznie zostanie wybrana kartoteka magazynowa, w której rejestrowane jest przyjęcie (pole Nasza nazwa produktu).

W razie potrzeby można rejestrować towary pod nazwami dostawcy bez weryfikacji cen. W tym celu powiąż „nasz produkt” z „produktem dostawcy” w cenniku i wybierz opcję „Nie pokazuj ostrzeżeń”.

Usługa wliczona w cenę produktu

Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, koszt dostawy i innych usług dodatkowych może być ujęty jako osobna pozycja kosztowa lub może być wliczony w cenę zakupionych produktów.

Koszt usługi jest równomiernie rozdzielany pomiędzy fakturowane pozycje i opiera się na koszcie oraz ilości towarów. W kolumnie Dod. Koszty pojawi się kwota przypisana do każdej pozycji, która zostanie dodana do jej kosztu podczas rejestracji księgowania, jednak suma faktury pozostanie niezmieniona.

Jeśli firma posiada osobne konto VAT, rozdzielenie usługi dotyczy kosztu towarów netto VAT, a następnie oddzielnie kwoty VAT.

Aby wliczyć koszt usług w koszt towarów, wykonaj następujące kroki:

1. Utwórz fakturę zakupu zgodnie z powyższym opisem.
2. Dodaj usługę do rozdzielenia. Usługa musi mieć w karcie kartoteki magazynowej na zakładce Właściwości główne włączoną opcję Brak transferu magazynowego.
3. W menu Akcje wybierz
   • Rozdziel koszt usług według kwoty. Do obliczeń używany jest koszt towarów. Najpierw obliczany jest współczynnik rozdziału według wzoru:

Całkowite usługi / Całkowite pozostałe towary

Wartość w kolumnie Dod. Koszty dla każdej pozycji obliczana jest według wzoru:

Współczynnik rozdziału * Cena produktu

• Rozdziel koszt usług według ilości. Do obliczeń używana jest ilość zapakowanego produktu. Współczynnik rozdziału obliczany jest według wzoru:

Całkowite usługi / Całkowita ilość zapakowanych towarów

Wartość w kolumnie Dod. Koszty dla każdej pozycji obliczana jest według wzoru:

Współczynnik rozdziału * Ilość zapakowanych towarów

 

Te opcje są dostępne, jeśli na fakturze znajduje się usługa z włączoną opcją Brak transferu magazynowego.

1. Zapisz i zaksięguj fakturę.

Możesz ustawić domyślny algorytm rozdziału na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach sklepu. Dod. koszty będą obliczane według tego algorytmu i sprawdzane w menu Akcje.

Rozważmy przykłady wliczania usług w cenę fakturowanego produktu. Dodajmy kilka pozycji do faktury oraz usługę dostawy świadczoną przez dostawcę. W ustawieniach usługi włączona jest opcja Brak transferu magazynowego.

Rozdzielenie według kwoty. W menu Akcje wybierz pozycję Rozdziel koszt usług według kwoty. Obliczenia rozdzielenia przedstawiono w tabeli:

Nr.	Nazwa	Cena, €	Ilość	Razem, €	Współczynnik	Dodatkowe koszty, €
1	Ziemniaki	1	10	10	0.2041 = 5 / 24.5	2.04 = 0.2041 * 10
2	Marchew	0.7	5	3.5		0.72 = 0.2041 * 3.5
3	Kapusta	0.7	11	7.7		1.57 = 0.2041 * 7.7
4	Pomidor	1.1	3	3.3		0.67 = 0.2041 * 3.3
5	Dostawa	5	1	-	-	-
Razem (bez usług)			29	24.5

Faktura pokazuje następujące:

Rozdział według ilości. Wybierz pozycję Rozdziel koszt usług według ilości w menu Akcje. Obliczenia rozdziału przedstawiono w tabeli:

Nr.	Nazwa	Cena, €	Ilość	Razem, €	Wskaźnik	Dodatkowe koszty, €
1	Ziemniaki	1	10	10	0.1724 = 5 / 29	1.72 = 0.1724 * 10
2	Marchew	0.7	5	3.5		0.87 = 0.1724 * 5
3	Kapusta	0.7	11	7.7		1.89 = 0.1724 * 11
4	Pomidor	1.1	3	3.3		0.52 = 0.1724 * 3
5	Dostawa	5	1	-	-	-
Razem (bez usług)			29	24.5

Faktura pokazuje następujące:

Kontrola cen na fakturze zakupu

Jeśli dla towarów zakupionych od danego dostawcy skonfigurowano cennik, wartość jednostkowa zostanie wprowadzona automatycznie.

Jeśli cena zmienia się w wyniku wprowadzenia nowych danych dostawy i znajduje się poza dozwolonymi limitami określonymi w cenniku, komórka zostanie podświetlona na różowo, a po najechaniu kursorem pojawi się podpowiedź opisująca powód tego stanu.

Jeśli zakazane jest księgowanie takich faktur i nie posiadasz specjalnych uprawnień, nie będziesz mógł zapisać i zaksięgować dokumentu zawierającego towary o niedozwolonych cenach.

Faktury, które mają pewne niezgodności z cennikiem, są oznaczone na liście faktur ikoną .

Możesz kontrolować ceny, jeśli to konieczne, bez prowadzenia słownika „towarów zewnętrznych”. W tym celu ustaw w cenniku wyrównanie „nasz produkt” do „nasz produkt” i wybierz „Ostrzegaj” lub „Zabroń księgowania”.

Tworzenie dokumentu rozchodu lub faktury zwrotnej dla rozbieżności w ilościach

Możesz utworzyć dokument rozchodu lub fakturę zwrotną dla rozbieżności na podstawie faktury, na której takie rozbieżności zostały zarejestrowane podczas przyjęcia towarów. W tym celu otwórz dokument z ikoną , kliknij Akcje i wybierz odpowiednią pozycję. Zostaną uwzględnione wszystkie pozycje faktury zawierające rozbieżności.

Na fakturze pozycje z rozbieżnościami są podświetlone na różowo (pola ilości), a po najechaniu kursorem pojawia się podpowiedź pokazująca różnicę ilości. Ilość z znakiem „minus” oznacza różnicę dodatnią (rzeczywista ilość przekracza ilość towaru w opakowaniu). Dla tych różnic (rozbieżności) nie tworzy się dokumentów rozchodu ani faktur zwrotnych.