Faktura zakupowa

Tworzenie faktury zakupowej

Aby zarejestrować przyjęcie towarów do magazynu, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij Utwórz i wybierz Faktura zakupowa. Jedną z istniejących faktur można użyć jako szablonu dla nowej. W tym celu używamy przycisku Kopiuj lub pozycji Kopiuj w menu kontekstowym.

1. W razie potrzeby edytuj automatycznie wygenerowany numer księgowy, pod którym faktura zostanie zarejestrowana w systemie. Numer może być niedostępny, jeśli system numeracji nie zawiera wymaganych danych. W takim przypadku podczas zapisywania dokumentu zostaniesz poproszony o wygenerowanie numeru.
2. W razie potrzeby zmień datę i godzinę rejestracji faktury w polu Data i godzina przyjęcia towaru. Domyślnie używana jest wartość podana na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach magazynu. Jeśli zaznaczona jest opcja Użyj daty najnowszej faktury, pole to zostanie wypełnione zgodnie z datą najnowszej zarejestrowanej w systemie faktury.
3. Wybierz nazwę dostawcy produktu z listy Dostawca.
4. Jeśli wszystkie towary są zaksięgowane w jednym magazynie, zaznacz pole po lewej stronie pola Rejestr i wybierz magazyn z listy. Jeśli towary wyszczególnione na fakturze są rejestrowane w różnych magazynach, to pole powinno pozostać niezaznaczone, a odpowiedni magazyn należy określić dla każdego towaru w polu Rejestr. Ta kolumna pojawi się w tabeli po odznaczeniu pola.

Magazyn można ustawić automatycznie, korzystając z najnowszej faktury zarejestrowanej w systemie.

W tym celu zaznacz opcję Użyj magazynu zgodnie z najnowszą fakturą w ustawieniach magazynu.

1. Faktury dostawców mogą być opłacane przez pracownika, któremu specjalnie przydzielono środki na ten cel. W takim przypadku zaznacz pole po lewej stronie pola Pracownik kredytowany i wybierz go z listy. Po zaksięgowaniu faktury jej kwota zostanie odpisana na konto tego pracownika (na koncie „Wydane pieniądze do rozliczenia”).

2. Szczegóły dotyczące zaksięgowanych towarów są podawane w raportach i mogą podlegać określonemu konceptowi. W tym celu wybierz jego nazwę w polu Koncept.

3. W razie potrzeby możesz ustawić następujące wskaźniki: numer faktury dostawcy (Nr ref.), numer i datę faktury VAT (pola Faktura VAT i Data) oraz numer listu przewozowego (pole List przewozowy). Możesz ustawić numer faktury VAT jako pole obowiązkowe. W tym celu zaznacz opcję Numer faktury jest wymagany na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach magazynu.

4. Wypełnij pola na karcie Dostawa i płatność:

   • Pole Termin płatności pokazuje przewidywaną datę zapłaty faktury. Do daty zaksięgowania faktury dodawany jest okres karencji i data rozliczenia. Parametry te są określone w karcie dostawcy. Jeśli karta dostawcy nie zawiera okresu karencji, termin płatności można ustawić ręcznie.

     Jeśli pole jest wypełnione, po zaksięgowaniu faktury pojawi się nowy wpis w harmonogramie płatności określający nadchodzącą płatność.

   • Po dokonaniu płatności ręcznie określ datę płatności w polu Data płatności, ponieważ nie jest ono wypełniane automatycznie.

   • Określ, czy towary są zgodne z zamówieniem i dostarczone na czas. W obecnej wersji Syrve informacje te można eksportować do systemów zewnętrznych.

5. Dla każdego towaru wypełnij odpowiednie pola faktury. Typ dostępnych do zaksięgowania pozycji zależy od wybranej zakładki: Wszystkie, Towary, Pozycje, Półprodukty, Usługi lub Modyfikatory.

• Wprowadź nazwę towaru do zaksięgowania w polu Nasza nazwa produktu. Możesz także użyć „Pozycji dostawcy” do rejestracji towarów (zobacz Wprowadzanie pozycji według nazw (kodów) podanych przez dostawców). 
• Wprowadź ilość otrzymanych towarów w kolumnie W opakowaniu. W takim przypadku wartość podana w dokumentach dostawcy może różnić się od faktycznie otrzymanej. Wówczas należy ją określić w polu Ilość rzeczywista. W przypadku zmiany ilości towarów w opakowaniu, ilość rzeczywista podana na fakturze zmieni się automatycznie.
• Wprowadź cenę pozycji. Po wybraniu pozycji system użyje ceny podanej na najnowszej fakturze zakupowej (w polu Cena jednostkowa opakowania). W tym celu musi być zaznaczona opcja Użyj ceny LIFO w ustawieniach magazynu. Możesz skonfigurować system do współpracy z dostawcą według cennika.
• Określ stawkę VAT. Jeśli jest podana w karcie magazynowej produktu, stawka VAT zostanie automatycznie uwzględniona. W razie potrzeby można jednak zmienić tę wartość lub wprowadzić ją ręcznie.
• Jeśli magazyn przyjmujący nie jest wspólny dla wszystkich towarów, należy go wybrać w polu Rejestr.

1. Przejdź do następnej pozycji faktury, aby wprowadzić kolejny towar. Aby usunąć pozycję z faktury, kliknij prawym przyciskiem myszy odpowiedni wiersz tabeli i wybierz Usuń w menu kontekstowym. 
2. Kliknij Zapisz i zamknij, gdy wszystkie towary zostaną wprowadzone. Domyślnie wszystkie faktury są zapisywane i księgowane. Odznacz pole Księguj, jeśli chcesz zapisać fakturę bez jej księgowania.

Od czasu do czasu możesz chcieć zmienić swój cennik – dodać nowe pozycje lub zmienić ceny detaliczne. W tym celu wybierz wymagane pozycje na fakturze zakupowej i kliknij Akcje > Przekalkulowanie.

Zostanie utworzona aktualizacja cen dla tych pozycji z datą następującą po bieżącej. Możesz zastosować automatyczne mechanizmy obliczania cen (zobacz Aktualizacje cen).

Zgodnie z prawem wszystkie dostarczone towary muszą mieć odpowiednie świadectwa jakości. Dokumenty te mogą być przechowywane w systemie i określane podczas rejestracji produktu jako pozycji magazynowej (na karcie Obrazy). Świadectwo jakości dostarczonego towaru można później wydrukować z formularza faktury dla danej pozycji. W tym celu kliknij Akcje w oknie faktury i wybierz Świadectwa. W oknie podręcznym podaj numer świadectwa jakości i świadectwa higienicznego, a następnie kliknij Raport. Dokument można wydrukować z okna podglądu.

Możesz opłacić zapisaną fakturę zakupową. W menu Akcje wybierz Zapłać. Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi w artykule Zadłużenie wobec kontrahentów.

Z faktury zakupowej można także wydrukować inne dokumenty, na przykład list przewozowy. W tym celu kliknij Akcje i wybierz opcję – Drukuj.

Możesz również wydrukować list przewozowy z nazwami pozycji dostawcy. Dokument zostanie poprawnie wydrukowany tylko wtedy, gdy pozycje zostały zidentyfikowane według kodu lub nazwy pozycji dostawcy. Aby wydrukować fakturę, kliknij Akcje i wybierz Drukuj (według produktów dostawcy).

Jeśli pole Używaj produktów dostawcy jest odznaczone w ustawieniach magazynu, drukowanie faktury z nazwami pozycji dostawcy nie będzie dostępne.

Możesz wydrukować listy przewozowe dla kilku faktur zakupowych jednocześnie. W tym celu zaznacz je na liście, przytrzymując klawisz Ctrl lub Shift, a następnie kliknij w menu kontekstowym Raporty/Drukuj — Faktura zakupowa (uproszczona forma listu przewozowego).

Po kliknięciu pozycji menu kontekstowego Raporty otworzy się okno podglądu raportu, gdzie możesz go wydrukować. Pozycja Drukuj otwiera standardowe okno drukowania.

Raporty Ruchów magazynowych oraz Raport powiązań składników są dostępne z menu kontekstowego faktury. Ruch magazynowy jest pokazywany tylko dla tych magazynów, które zostały określone w oryginalnym dokumencie.

Rozbieżności w ilościach

Ilość towarów podana w dokumentach dostawcy może różnić się od faktycznie otrzymanej. Jeśli rozbieżności nie można skorygować podczas przyjęcia towaru, do księgowości będą używane tylko dane z oryginalnego dokumentu. Jednak rozbieżności w ilości, a także uzgodniona cena i pozycje (dostarczono niewłaściwe towary) powinny być zarejestrowane w systemie i mogą być dalej wykorzystywane do rozstrzygania sporów.

Do tego właśnie służą dwie kolumny ilości — W opakowaniu i Ilość rzeczywista. Jeśli wartości w tych kolumnach się nie zgadzają, zostaną podświetlone na różowo, a po najechaniu kursorem pojawi się podpowiedź pokazująca różnicę w ilości.

Po zaksięgowaniu dokumentu ilość podana w kolumnie W opakowaniu zostanie wprowadzona do ksiąg, ale dokument, w którym zarejestrowano rozbieżność, zostanie oznaczony ikoną na liście dokumentów. Rozbieżności w ilościach można później zarejestrować w zapisach likwidacyjnych lub fakturach zwrotnych.

Jeśli ilość rzeczywista przekracza ilość towarów w opakowaniu, te pozycje również zostaną podświetlone. Komunikat ostrzegawczy pokaże te rozbieżności ze znakiem „minus”. Ten sam ikon używany jest dla faktur wydatkowych (część wewnętrznego transferu) w przypadku, gdy odpowiednia faktura zakupu rejestruje rozbieżności ilościowe. Dokument dostarcza danych o faktycznie otrzymanej ilości towarów.

Wprowadzanie pozycji według nazw (kodów) podanych przez dostawców

Nazwę otrzymanego produktu można wprowadzić na dwa sposoby: używając nazwy, pod którą towar jest zarejestrowany w kartotece magazynowej (w kolumnie Nasza nazwa produktu) lub nazwy podanej w dokumentach dostawcy (w kolumnie Nazwa produktu dostawcy).

Pola Kod dostawcy oraz Nazwa produktu dostawcy są dostępne, jeśli na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach sklepu zaznaczono opcję Używaj produktów dostawcy.

Towary można wprowadzać do kartotek wyłącznie pod nazwą dostawcy, jeśli „produkt dostawcy” i „nasz produkt” są ze sobą powiązane. To powiązanie można skonfigurować wcześniej w karcie magazynowej pozycji na zakładce Produkty dostawcy, w cenniku dostawcy lub podczas uzupełniania faktury.

Jeśli nazwy są powiązane, w polu Nazwa produktu dostawcy będą dostępne nie tylko towary i półprodukty zarejestrowane w kartotece magazynowej, ale także „towary zewnętrzne”. Są to towary dostawcy wskazanego na fakturze (pole Dostawca).

Jeśli wybierzesz „towary zewnętrzne”, automatycznie zostanie wybrana pozycja kartoteki magazynowej, w której rejestrowane jest przyjęcie (w polu Nasza nazwa produktu).

W razie potrzeby można rejestrować towary pod nazwami dostawcy bez weryfikacji cen. W tym celu powiąż „nasz produkt” z „produktem dostawcy” w cenniku i wybierz opcję „Nie pokazuj ostrzeżeń”.

Usługa wliczona w cenę produktu

Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, koszt dostawy i innych usług dodatkowych może mieć osobną pozycję kosztową lub może być wliczony w cenę zakupionych produktów.

Koszt usługi jest równomiernie rozdzielany między fakturowane pozycje i opiera się na koszcie oraz ilości towarów. W kolumnie Dod. Koszty pojawi się kwota przypisana do każdej pozycji, która zostanie doliczona do jej kosztu podczas rejestracji księgowania, jednak suma faktury pozostanie niezmieniona.

Jeśli firma posiada osobne konto VAT, rozdział usługi dotyczy kosztu towarów netto (bez VAT), a następnie osobno kwoty VAT.

Aby wliczyć koszt usług w koszt towarów, wykonaj następujące kroki:

1. Utwórz fakturę zakupu zgodnie z powyższym opisem.
2. Dodaj usługę do rozdzielenia. Usługa musi mieć włączoną opcję Brak transferu magazynowego w karcie magazynowej na zakładce Właściwości główne.
3. W menu Akcje wybierz
   • Rozdziel koszt usług według kwoty. W obliczeniach używany jest koszt towarów. Najpierw współczynnik rozdziału obliczany jest według wzoru:

Całkowite usługi / Całkowite pozostałe towary

Wartość kolumny Dod. Koszty dla każdej pozycji obliczana jest według wzoru:

Współczynnik rozdziału * Cena produktu

• Rozdziel koszt usług według ilości. W obliczeniach używana jest ilość zapakowanego produktu. Współczynnik rozdziału obliczany jest według wzoru:

Całkowite usługi / Całkowita ilość zapakowanych towarów

Wartość kolumny Dod. Koszty dla każdej pozycji obliczana jest według wzoru:

Współczynnik rozdziału * Ilość zapakowanych towarów

 

Te opcje są dostępne, jeśli faktura zawiera usługę z włączoną opcją Brak transferu magazynowego.

1. Zapisz i zaksięguj fakturę.

Możesz ustawić domyślny algorytm rozdziału na karcie Ustawienia księgowości w ustawieniach sklepu. Dod. koszty będą obliczane zgodnie z tym algorytmem i będą dostępne w menu Akcje.

Rozważmy przykłady wliczania usług w cenę fakturowanego produktu. Dodajmy kilka pozycji do faktury oraz usługę dostawy świadczoną przez dostawcę. Usługa ma włączoną opcję Brak transferu magazynowego.

Rozdział według kwoty. W menu Akcje wybierz pozycję Rozdziel koszt usług według kwoty. Obliczenia rozdziału przedstawiono w tabeli:

Nr.	Nazwa	Cena, €	Ilość	Razem, €	Współczynnik	Dodatkowe koszty, €
1	Ziemniaki	1	10	10	0.2041 = 5 / 24.5	2.04 = 0.2041 * 10
2	Marchew	0.7	5	3.5		0.72 = 0.2041 * 3.5
3	Kapusta	0.7	11	7.7		1.57 = 0.2041 * 7.7
4	Pomidor	1.1	3	3.3		0.67 = 0.2041 * 3.3
5	Dostawa	5	1	-	-	-
Razem (bez usług)			29	24.5

Faktura pokazuje następujące:

Dystrybucja według ilości. Wybierz pozycję Rozdziel koszt usług według ilości w menu Akcje. Obliczenia rozdziału przedstawiono w tabeli:

Nr.	Nazwa	Cena, €	Ilość	Razem, €	Współczynnik	Dodatkowe koszty, €
1	Ziemniaki	1	10	10	0.1724 = 5 / 29	1.72 = 0.1724 * 10
2	Marchew	0.7	5	3.5		0.87 = 0.1724 * 5
3	Kapusta	0.7	11	7.7		1.89 = 0.1724 * 11
4	Pomidor	1.1	3	3.3		0.52 = 0.1724 * 3
5	Dostawa	5	1	-	-	-
Razem (bez usług)			29	24.5

Faktura przedstawia następujące:

Kontrola cen na fakturze zakupu

Jeśli dla towarów zakupionych od danego dostawcy została skonfigurowana lista cen, wartość jednostkowa zostanie wstawiona automatycznie.

Jeśli cena zmieni się w wyniku wprowadzenia nowych danych dostawy i wyjdzie poza dozwolone limity określone na liście cen, komórka zostanie podświetlona na różowo, a po najechaniu kursorem pojawi się podpowiedź opisująca powód tego stanu.

Jeśli zakazane jest księgowanie takich faktur i nie posiadasz specjalnych uprawnień, nie będziesz mógł zapisać i zaksięgować dokumentu zawierającego towary o niedozwolonych cenach.

Faktury, które mają pewne rozbieżności z listą cen, są oznaczone ikoną na liście faktur.

Możesz kontrolować ceny, jeśli zajdzie taka potrzeba, bez prowadzenia kartoteki „towarów zewnętrznych”. W tym celu ustaw w liście cen wyrównanie „nasz produkt” do „naszego produktu” i wybierz „Ostrzegaj” lub „Zabroń księgowania”.

Tworzenie dokumentu rozchodu lub faktury zwrotnej dla rozbieżności ilościowych

Możesz utworzyć dokument rozchodu lub fakturę zwrotną dla rozbieżności na podstawie faktury, na której takie rozbieżności zostały zarejestrowane przy przyjęciu towarów. W tym celu otwórz dokument z ikoną , kliknij Akcje i wybierz odpowiednią pozycję. Zostaną w niej uwzględnione wszystkie pozycje faktury, które zawierają rozbieżności.

Na fakturze pozycje z rozbieżnościami są podświetlone na różowo (pola ilości), a po najechaniu kursorem pojawia się podpowiedź pokazująca różnicę ilości. Ilość z minusem oznacza różnicę dodatnią (rzeczywista ilość przekracza ilość towaru w opakowaniu). Dla tych różnic (rozbieżności) nie tworzy się dokumentów rozchodu ani faktur zwrotnych.