Przejdź do głównej zawartości

Protokół inwentaryzacji ujemnego salda

Aby zapobiec ujemnym saldom, można tworzyć automatyczne inwentaryzacje (należy określić specjalne ustawienie w konfiguracji serwera).

Automatyczne uzgadnianie inwentaryzacji (protokoły inwentaryzacyjne) można tworzyć, stosując metodę księgowania "ruchomej średniej ważonej".

  1. Utwórz dokument wydatku w zwykły sposób (powinno być zaznaczone księgowanie) i kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz). Mogą to być następujące dokumenty: Faktura wydatkowa, Faktura zwrotna, Protokół likwidacji, Przesunięcie wewnętrzne, Protokół kuchenny, Protokół substytucji, Protokół sprzedaży oraz Protokół rozliczeniowy.

  2. Jeśli księgowanie dokumentu spowoduje ujemne saldo, pojawi się komunikat ostrzegawczy. Aby utworzyć automatyczne uzgadnianie inwentaryzacji i zaksięgować dokument inwentaryzacji, kliknij Tak.

Utworzone uzgadnianie inwentaryzacji otwiera się w Kroku 2 i jest wypełnione wszystkimi pozycjami z dokumentu źródłowego inwentaryzacji, które mają saldo ujemne. Automatyczne uzgadnianie inwentaryzacji musi być utworzone z następującymi parametrami:

  • Data – utworzone na datę dokumentu źródłowego inwentaryzacji
  • Godzina – domyślnie ustawiona godzina księgowania faktur zakupowych (w ustawieniach magazynu)
  • Magazyn – ustawiony z dokumentu źródłowego
  • LIFO – ustawione według ostatniego zamówienia zakupu
  • Komentarz "Utworzono automatycznie przed kompensatą ujemnego salda".

Jeśli dokument, np. faktura zwrotna, obejmuje kilka magazynów, zostaną utworzone oddzielne uzgadniania inwentaryzacji na tę samą datę dla każdego magazynu, w którym konieczna jest korekta ujemnego salda.

Jeśli automatyczne uzgadnianie inwentaryzacji dla danego magazynu już istnieje na tę datę, zostanie ono uzupełnione o pozycje z ujemnym saldem zgodnie z dokumentem wydatkowym, a rzeczywista ilość dla pozycji już istniejących w uzgadnianiu inwentaryzacji również zostanie zmieniona.

Przykład 1. Kompensata ujemnego salda zapasów​

  1. Na dzień bieżący (10.04.17) i godzinę (12:15) w magazynie głównym nie ma pomidorów ani ogórków (0 kg).

Zarejestruj przesunięcie wewnętrzne 15 kg pomidorów i 20 kg ogórków do magazynu „kuchnia” na tę datę i godzinę.

Aby skompensować ujemne saldo powstałe po zaksięgowaniu dokumentu przesunięcia wewnętrznego, potrzebujesz 15 kg pomidorów i 20 kg ogórków w tym magazynie.

  1. Po wypełnieniu dokumentu kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz), a następnie Tak. Zostanie utworzone automatyczne uzgadnianie inwentaryzacji, które skoryguje ujemne saldo, a dokument przesunięcia wewnętrznego zostanie zaksięgowany.
  1. Sprawdź stany magazynowe.

Stan magazynu „kuchnia”: 15 kg pomidorów, 20 kg ogórków.

Stan magazynu głównego: 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  1. Otwórz utworzone uzgadnianie inwentaryzacji, które otworzy się w Kroku 2. Automatyczne uzgadnianie inwentaryzacji zostało utworzone z następującymi parametrami:

    • Na datę przesunięcia wewnętrznego (10.04.17)
    • Godzina księgowania faktur zakupowych w ustawieniach magazynu (11:59)
    • Magazyn – Główny
    • LIFO ustawione według ostatniej faktury zakupowej z 10.04.17 o godz. 11:59.

  2. Przejdź do Kroku 3 i utwórz protokół inwentaryzacji (Drukuj – Protokół inwentaryzacji). W protokole inwentaryzacji jest nadwyżka: 15 kg pomidorów i 20 kg ogórków.

Przykład 2. Automatyczne uzgadnianie inwentaryzacji dla magazynu na tę datę już istnieje​

Po wykonaniu pierwszego przykładu saldo w magazynie głównym wynosi: 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  1. Zarejestruj przyjęcie towaru do magazynu głównego po tych samych cenach na bieżącą datę (10.03.11) i godzinę (18:00).
  2. Sprawdź stan magazynu głównego. Po zaksięgowaniu faktury stan magazynu głównego wynosi: 2 kg pomidorów, 3 kg ogórków.
  3. Z tego magazynu dokonaj likwidacji: 3 kg pomidorów, 1 kg ogórków i określ datę (10.03.11) oraz godzinę (19:00).

Aby skompensować ujemne saldo powstałe po zaksięgowaniu dokumentu przesunięcia wewnętrznego (patrz Przykład 1) oraz protokołu likwidacji, potrzebujesz 11 kg pomidorów i 17 kg ogórków w tym magazynie.

  1. Po wypełnieniu dokumentu kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz), a następnie Tak.

  2. Automatyczne uzgadnianie inwentaryzacji zostanie wykonane na dzień 10.03.11 (patrz Przykład 1). Ujemne saldo zostanie skorygowane, a protokół likwidacji zaksięgowany. Sprawdź stan magazynu głównego. W magazynie głównym jest 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  3. Otwórz zmienione uzgadnianie inwentaryzacji (z datą 10.03.2011), które otworzy się w Kroku 2.

Koszt towarów w automatycznym uzgadnianiu inwentaryzacji jest określony według ostatniej faktury zakupowej z 10.03.11 o godz. 9:00 (patrz Przykład 1).

Jeśli koszt towarów w protokole likwidacji jest ustawiony według faktury zaksięgowanej o godz. 18:00, wartości w tych dwóch dokumentach (automatyczne uzgadnianie inwentaryzacji i protokół likwidacji) będą różne.

  1. Przejdź do Kroku 3 i utwórz protokół inwentaryzacji (Drukuj – Protokół inwentaryzacji).

Po wykonaniu Przykładu 1 w protokole inwentaryzacji była nadwyżka:

0 kg pomidorów i 0 kg ogórków.

Po dokonaniu zmian w automatycznym uzgadnianiu inwentaryzacji pojawiła się nadwyżka w protokole inwentaryzacji:

16 – 5 = 11 kg pomidorów, 17 kg ogórków (bez zmian).

Przykład 3. Kompensata ujemnego salda w różnych magazynach​

Na dzień bieżący (11.03.11) i godzinę (16:40) w magazynie głównym jest 60 kg ziemniaków, a w magazynie „kuchnia” 19 kg frytek. Utwórz fakturę zwrotną z różnych magazynów na tę datę i godzinę: 65 kg ziemniaków z magazynu głównego oraz 20 kg frytek z magazynu „kuchnia”.

Aby złożyć fakturę zwrotną, musisz skorygować ujemne saldo: w magazynie głównym brakuje 65 – 60 = 5 kg ziemniaków, a w magazynie „kuchnia” 20 – 19 = 1 kg frytek.

Dla każdego magazynu zostaną utworzone oddzielne automatyczne uzgadniania inwentaryzacji (faktura zwrotna z datą 11.03.11) na datę dokumentu źródłowego i godzinę księgowania faktur zakupowych z ustawień magazynu (09:00). Koszt towarów jest określony według LIFO.

Sprawdź stan w tych magazynach: 0 kg ziemniaków i 0 kg frytek.