Korekta ujemnego salda

Syrve pozwala zarządzać rozliczaniem ujemnego salda zapasów towarów lub dań w magazynie. Należy jednak zrozumieć, że ujemne saldo jest sygnałem, że coś zostało wykonane nieprawidłowo lub błędy są popełniane regularnie.

Poniżej znajdziesz opisy typowych sytuacji powodujących ujemne salda oraz sposoby ich naprawy.

Niepoprawny przepis

Puste przepisy wprowadzone przez pomyłkę (zapisane w historii)

System Syrve pozwala na zapis całej historii zmian przepisu. W takim przypadku można przypisać okres ważności dokonanych zmian, zaczynający się od daty utworzenia pierwszego przepisu.

Pierwsza wersja przepisu jest tworzona automatycznie podczas produkcji dania. Jeśli więc utworzysz danie (na przykład) i wpiszesz jego nazwę, jednostkę miary oraz szereg innych parametrów, ale nie „dojdziesz” do momentu wprowadzenia składników w zakładce Przepisy i nie zapiszesz przepisu, przepis dania będzie pusty. Gdy później zechcesz wprowadzić składniki dla tego dania, musisz kliknąć Akcje i wybrać Edytuj przepis. Następnie w Historii przepisów (znajdującej się w dolnej części karty listy magazynowej) należy dostosować datę rozpoczęcia przepisu. Jest to data, od której powinno być rejestrowane zużycie składników zgodnie z wprowadzonym przepisem. Innymi słowy, data, kiedy danie z tym przepisem zostało wprowadzone do sprzedaży. Po tym można ustawić zakładkę składników.

Jak śledzić ten błąd:

• Podczas zapisywania jakichkolwiek zmian w karcie listy magazynowej dania system wyświetla komunikat.
• Ikona pozycji w drzewie książki referencyjnej listy magazynowej (oraz wszystkich grup zawierających tę pozycję) zawiera znak wykrzyknika: .

Jak naprawić ten błąd:

Jeśli popełniono błąd (wybrano Utwórz przepis, aby edytować przepis) i poprawne składniki zostały ustawione tylko w jednej wersji przepisu lub data rozpoczęcia jest błędna, należy usunąć błędną historię przepisu.

 

Historię przepisu można usunąć tylko w okresie otwartym na zmiany. Okres ważności otwartego okresu jest ustawiany w ogólnych ustawieniach systemu w Administracja > Ustawienia systemu, parametr Okres przechowywania danych.

Aby usunąć pustą, niepoprawną wersję przepisu, wybierz odpowiedni rekord na liście Historia przepisów, kliknij Akcje i wybierz Usuń. Data zakończenia poprzedniego okresu zostanie automatycznie dostosowana:

• Jeśli istnieje kolejny okres, data poprzedniego okresu będzie równa dacie rozpoczęcia jego okresu ważności.
• Okres ważności przepisu staje się otwarty, jeśli nie ma kolejnego okresu.

Data rozpoczęcia okresu przepisu jest ustawiona na datę późniejszą niż data pierwszej sprzedaży

Przyczyny tego błędu są takie same jak opisane powyżej. Aby go wyeliminować, należy przenieść wszystkie przepisy na datę rozpoczęcia odpowiadającą dacie rozpoczęcia sprzedaży (usunąć błędne wersje i/lub edytować datę rozpoczęcia poprawnej wersji).

Jak śledzić ten błąd:

W magazynie występuje ujemne saldo tego dania. Można to zobaczyć:

• W Raporcie salda magazynowego
• W kolumnie Saldo w książce referencyjnej listy magazynowej

Brak półproduktów do pizzy

Ujemne salda można skorygować za pomocą Zapisu produkcji. Na przykład do każdej pizzy używany jest półprodukt, który jest uwzględniony w przepisie pizzy. Półprodukty do pizzy są przyjmowane do magazynu, na przykład pizza hut. Półprodukt jest odpisywany z przepisu podczas sprzedaży pizzy. Jeśli jest wystarczająca ilość półproduktów do pizzy, nie występują ujemne salda.

W tym celu ilość półproduktów do różnych pizz jest szacowana przez kierownika na podstawie historii sprzedaży za określony okres. Kierownik regularnie zamawia półprodukty na podstawie tych szacunków. Półprodukty do pizzy są regularnie przyjmowane do magazynu.

Jak śledzić ten błąd:

Magazyn może się wyczerpać z półproduktów, które nie są dostępne do produkcji pizzy. W takim przypadku pizze nadal będą przygotowywane, ale nie na podstawie przepisu. Zamiast półproduktów użyte zostaną wszystkie jego składniki. Przepis pizzy nie ulegnie zmianie. Podczas sprzedaży takiej pizzy półprodukty będą nadal odpisywane (nie składniki użyte do przygotowania pizzy). W magazynie powstaną ujemne salda półproduktów. Aktualne saldo półproduktów można znaleźć w raporcie salda magazynowego. W tym celu przefiltruj dane raportu według kategorii półproduktów.

Jak naprawić ten błąd:

Problem ten naprawia się za pomocą zapisów produkcji. Należy utworzyć zapis produkcji z magazynu pizza hut do tego samego magazynu. Wszystkie ujemne salda takich półproduktów powinny być odzwierciedlone w dokumencie. Po zaksięgowaniu dokumentu następuje uznanie przyjętych towarów na ujemne saldo magazynowe. Składniki wchodzące w skład półproduktów są odpisywane z magazynu. W ten sposób sytuacja zostaje skorygowana.

Błędy w ustawieniach wykresu przygotowania

Typ miejsca produkcji jest parametrem obowiązkowym dla wszystkich pozycji listy magazynowej wystawianych na sprzedaż. Określa magazyn, z którego będą odpisywane składniki podczas sprzedaży w danej sekcji punktu sprzedaży.

Przy przypisywaniu tego parametru do pozycji (Właściwości główne) wyświetlana jest sekcja z magazynem, z którego będzie dokonywany odpis (podczas sprzedaży w każdej z sekcji punktu sprzedaży).

To przyporządkowanie jest określone w ustawieniach sklepu.

Jak śledzić ten błąd:

• Przeksięgowania podczas inwentaryzacji. W jednym magazynie nadwyżka, w innym niedobór.
• Ujemne saldo widoczne w Raporcie salda magazynowego.

Błędy księgowania

Magazyny zostały nieprawidłowo określone na fakturach zakupu (przeksięgowania)

Odpis składników dania odbywa się automatycznie z magazynu określonego w ustawieniach dla tego dania (parametr Typ miejsca produkcji). Dlatego towary muszą być księgowane z uwzględnieniem tych ustawień. Na przykład, jeśli danie jest zamawiane w barze, ale jego ustawienia wskazują, że jest przygotowywane w kuchni, składniki są odpisywane z magazynu kuchni i tam też muszą być zaksięgowane.

Innym błędem pojawiającym się przy wprowadzaniu faktur jest fakt, że ten sam dokument może rejestrować przyjęcie towarów do różnych magazynów (aby to zrobić, należy odznaczyć Rejestruj). W takim przypadku dla każdej pozycji domyślnie wstawiany jest magazyn, który można zmienić ręcznie.

Jeśli typy miejsc produkcji są ustawione poprawnie, błąd ten jest eliminowany przez korektę i ponowne zaksięgowanie faktur.

Jak śledzić ten błąd:

• Błędy przeksięgowań wykrywane są podczas inwentaryzacji. W jednym magazynie nadwyżka, w innym niedobór.
• Ujemne saldo widoczne w Raporcie salda magazynowego.

Jak naprawić ten błąd:

Raport ruchów magazynowych można otworzyć z inwentaryzacji i raportu salda (kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Pokaż ruchy magazynowe). Jeśli usuniesz grupowanie według typów dokumentów, zobaczysz, jak towary były odpisywane z danego magazynu.

Na przykład, jeśli w magazynie jest ujemne saldo towarów, w raporcie ruchów magazynowych należy wybrać ten magazyn (pole Magazyn), ustawić okres i zobaczyć, do jakiej sprzedaży dania te towary zostały odpisane (typ dokumentu "Zamówienie sprzedaży") oraz czy w tym magazynie została zaksięgowana wystarczająca ilość towarów. Następnie sprawdź przepływ tej pozycji w innym magazynie.

Błędy w książce referencyjnej listy magazynowej

Dania w książce referencyjnej listy magazynowej mają takie same lub podobne nazwy jak ich główny składnik. Może dojść do pomyłki, jeśli te towary są księgowane podczas wyboru pozycji zamiast produktu. To samo może się zdarzyć podczas inwentaryzacji: na etapie 2 wprowadzane jest saldo pozycji, a nie produktu. Jednak podczas wypełniania tych dokumentów system zawsze pokazuje typ pozycji oraz nazwę.

Jak śledzić ten błąd:

• W magazynie jest dodatnie saldo tego dania. Można to zobaczyć w kolumnie Saldo w książce referencyjnej listy magazynowej lub w raporcie Saldo magazynowe.
• W dokumencie inwentaryzacji wybrany dokument ma zerowy koszt (kolumna o tej samej nazwie).

 

Produkt może mieć zerowy koszt, jeśli nie było dla niego dokumentów przyjęcia. Ta sytuacja jest dopuszczalna, jeśli dopiero otwierasz punkt sprzedaży lub zaczynasz pracę z systemem Syrve.

Jak naprawić ten błąd:

• Musisz poprawić potrawy wprowadzone przez pomyłkę (wybrać produkt) w fakturach zakupowych i dokumentach inwentaryzacji, a następnie zapisać i ponownie zaksięgować.
• Aby zapobiec takim błędom w przyszłości, zalecamy zmianę nazw pozycji o podobnych nazwach lub przypisanie im wyraźnych prefiksów w celu ich identyfikacji.