Korekta ujemnego salda

Syrve pozwala zarządzać księgowością ujemnego salda zapasów towarów lub dań w magazynie. Jednak musisz zrozumieć, że ujemne saldo jest sygnałem, że coś zostało wykonane nieprawidłowo lub błędy są popełniane regularnie.

Poniżej znajdziesz opisy typowych sytuacji powodujących ujemne salda oraz sposoby ich naprawy.

Nieprawidłowy przepis

Puste przepisy wprowadzone przez pomyłkę (zapisane w historii)

System Syrve pozwala zapisać całą historię zmian przepisu. W takim przypadku okres ważności wprowadzonych zmian może być przypisany do daty utworzenia pierwszego przepisu.

Pierwsza wersja przepisu jest tworzona automatycznie, gdy danie jest produkowane. Jeśli więc utworzysz danie (na przykład) i wpiszesz jego nazwę, jednostkę miary oraz szereg innych parametrów, ale nie „dojdziesz” do momentu, w którym wpisujesz składniki w zakładce Przepisy i zapiszesz to, przepis na danie będzie pusty. Gdy później zechcesz wprowadzić składniki dla tego dania, musisz kliknąć Akcje i wybrać Edytuj przepis. Następnie w Historii przepisów (znajdującej się w dolnej części karty listy zapasów) musisz dostosować datę rozpoczęcia przepisu. Jest to data, od której musi być rejestrowane zużycie składników zgodnie z wprowadzonym przepisem. Innymi słowy, data, kiedy danie z tym przepisem zostało wprowadzone do sprzedaży. Po tym możesz ustawić zakładkę składników.

Jak śledzić ten błąd:

• Podczas zapisywania jakichkolwiek zmian w karcie listy zapasów dania system wyświetla komunikat.
• Ikona pozycji w drzewie książki referencyjnej listy zapasów (oraz wszystkich grup zawierających tę pozycję) zawiera znak wykrzyknika: .

Jak naprawić ten błąd:

Jeśli popełniono błąd (wybrano Utwórz przepis do edycji przepisu) i poprawne składniki zostały ustawione tylko w jednej wersji przepisu lub data rozpoczęcia jest błędna, należy usunąć błędną historię przepisu.

 

Historię przepisu można usunąć tylko w okresie otwartym na zmiany. Okres ważności otwartego okresu jest ustawiany w ogólnych ustawieniach systemu w Administracja > Ustawienia systemu, parametr Okres przechowywania danych.

Aby usunąć pustą, nieprawidłową wersję przepisu, wybierz odpowiedni rekord na liście Historia przepisów, kliknij Akcje i wybierz Usuń. Data zakończenia poprzedniego okresu zostanie automatycznie dostosowana:

• Jeśli istnieje kolejny okres, data poprzedniego okresu będzie równa dacie rozpoczęcia jego okresu ważności.
• Okres ważności przepisu staje się otwarty, jeśli nie ma kolejnego okresu.

Data rozpoczęcia okresu przepisu jest ustawiona na datę późniejszą niż data pierwszego zapisu sprzedaży

Przyczyny tego błędu są takie same jak opisane powyżej. Aby go wyeliminować, należy przenieść wszystkie przepisy na datę rozpoczęcia odpowiadającą dacie rozpoczęcia sprzedaży (usunąć błędne wersje i/lub edytować datę rozpoczęcia poprawnej wersji).

Jak śledzić ten błąd:

W magazynie występuje ujemne saldo tego dania. Można to zobaczyć:

• W Raporcie salda zapasów
• W kolumnie Saldo książki referencyjnej listy zapasów

Brak półproduktów do pizzy

Ujemne salda można skorygować za pomocą zapisu gotowania. Na przykład do każdej pizzy używany jest półprodukt, który jest uwzględniony w przepisie pizzy. Półprodukty do pizzy są przyjmowane do magazynu, np. pizza hut. Półprodukt jest odpisywany z przepisu, gdy pizza jest sprzedawana. Jeśli jest wystarczająca ilość półproduktów do pizzy, nie występują ujemne salda.

W tym celu menedżer szacuje ilość półproduktów potrzebnych do różnych pizz na podstawie historii sprzedaży za określony okres. Menedżer regularnie zamawia półprodukty na podstawie tych szacunków. Półprodukty do pizzy są regularnie przyjmowane do magazynu.

Jak śledzić ten błąd:

Magazyn może się wyczerpać z półproduktów, które nie są dostępne do przygotowania pizzy. W takim przypadku pizze będą nadal przygotowywane, ale nie na podstawie przepisu. Zamiast półproduktów użyte zostaną wszystkie jego składniki. Przepis pizzy nie ulegnie zmianie. Gdy taka pizza zostanie sprzedana, półprodukty będą nadal odpisywane (nie składniki użyte do przygotowania pizzy). W magazynie powstają ujemne salda półproduktów. Aktualne saldo półproduktów można znaleźć w Raporcie salda zapasów. W tym celu przefiltruj dane raportu według kategorii półproduktów.

Jak naprawić ten błąd:

Problem ten rozwiązuje się za pomocą zapisów gotowania. Należy utworzyć zapis gotowania z magazynu pizza hut do tego samego magazynu. Wszystkie ujemne salda takich półproduktów powinny być odzwierciedlone w dokumencie. Po zaksięgowaniu dokumentu następuje uznanie przyjęcia towarów na ujemne saldo zapasów w magazynie. Składniki zawarte w półproduktach są odpisywane z magazynu. W ten sposób sytuacja zostaje skorygowana.

Błędy w ustawieniach wykresu przygotowania

Typ miejsca produkcji jest parametrem obowiązkowym dla wszystkich pozycji listy zapasów wprowadzonych do sprzedaży. Określa magazyn, z którego będą odpisywane składniki podczas sprzedaży w danej sekcji punktu sprzedaży.

Przypisując ten parametr do pozycji (Właściwości główne), wyświetlana jest sekcja z magazynem, z którego zostanie dokonany odpis (podczas sprzedaży w każdej z sekcji punktu sprzedaży).

To powiązanie jest określone w ustawieniach sklepu.

Jak śledzić ten błąd:

• Przesunięcia podczas inwentaryzacji. W jednym magazynie jest nadwyżka, w innym niedobór.
• Ujemne saldo jest widoczne w Raporcie salda zapasów.

Błędy księgowania

Magazyny zostały nieprawidłowo określone na fakturach zakupu (przesunięcia)

Odpis składników dania jest wykonywany automatycznie z magazynu określonego w ustawieniach dla tego dania (parametr Typ miejsca produkcji). Dlatego towary muszą być księgowane z uwzględnieniem tych ustawień. Na przykład, jeśli danie jest zamawiane w barze, ale jego ustawienia wskazują, że jest przygotowywane w kuchni, składniki są odpisywane z magazynu kuchni i tam również muszą być zaksięgowane.

Innym błędem pojawiającym się przy wprowadzaniu faktur jest fakt, że ten sam dokument może rejestrować przyjęcie towarów do różnych magazynów (aby to zrobić, należy odznaczyć Rejestruj). W takim przypadku domyślnie dla każdej pozycji wstawiany jest magazyn, który można zmienić ręcznie.

Jeśli typy miejsc produkcji są ustawione poprawnie, błąd ten eliminuje się przez korektę i ponowne zaksięgowanie faktur.

Jak śledzić ten błąd:

• Błędy przesunięć wykrywane są podczas inwentaryzacji. W jednym magazynie jest nadwyżka, w innym niedobór.
• Ujemne saldo jest widoczne w Raporcie salda zapasów.

Jak naprawić ten błąd:

Raport ruchu zapasów można otworzyć z inwentaryzacji i raportu salda (kliknij prawym przyciskiem i wybierz Pokaż ruch zapasów). Jeśli usuniesz grupowanie według typów dokumentów, zobaczysz, jak towary zostały odpisane z danego magazynu.

Na przykład, jeśli w magazynie jest ujemne saldo towarów, w raporcie Ruchu zapasów należy wybrać ten magazyn (pole Magazyn), ustawić okres i sprawdzić, dla jakiej sprzedaży dania te towary zostały odpisane (typ dokumentu "Zamówienie sprzedaży") oraz czy wystarczająca ilość towarów została zaksięgowana w tym magazynie. Następnie sprawdź przepływ tej pozycji w innym magazynie.

Błędy w książce referencyjnej listy zapasów

Dania w książce referencyjnej listy zapasów mają takie same lub podobne nazwy jak ich główny składnik. Może dojść do pomyłki, jeśli te towary są księgowane przy wyborze pozycji zamiast produktu. To samo może się zdarzyć podczas inwentaryzacji: na kroku 2 wprowadzane jest saldo pozycji, a nie produktu. Jednak podczas wypełniania tych dokumentów system zawsze pokazuje typ pozycji oraz nazwę.

Jak śledzić ten błąd:

• W magazynie jest dodatnie saldo tego dania. Można to zobaczyć w kolumnie Saldo w książce referencyjnej listy zapasów lub w raporcie Saldo zapasów.
• W dokumencie inwentaryzacji wybrany dokument ma zerowy koszt (kolumna o tej samej nazwie).

 

Produkt może mieć zerowy koszt, jeśli nie było dla niego dokumentów przyjęcia. Ta sytuacja jest dopuszczalna, jeśli dopiero uruchamiasz punkt sprzedaży lub zaczynasz pracę z systemem Syrve.

Jak naprawić ten błąd:

• Musisz poprawić potrawy wprowadzone przez pomyłkę (wybrać produkt) w fakturach zakupowych i dokumentach uzgadniania stanów magazynowych, a następnie zapisać i ponownie zaksięgować.
• Aby zapobiec takim błędom w przyszłości, zalecamy zmianę nazw pozycji o podobnych nazwach lub przypisanie im wyraźnych prefiksów w celu ich identyfikacji.