Plan kont

Więcej informacji na temat księgowości znajdziesz w artykułach Księgowość oraz Lista transakcji.

Dodawanie kont

Standardowy pakiet Syrve zawiera prekonfigurowane konta główne, tradycyjnie używane w branży restauracyjnej.

Możesz jednak tworzyć konta używane w Twojej firmie. Aby to zrobić:

1. Przejdź do Finanse, kliknij Plan kont, a następnie w oknie podręcznym wybierz Nowe konto.
2. Z listy wybierz jeden z predefiniowanych typów kont, który będzie używany do przypisania tego konta do jednej z grup.
3. Wprowadź Nazwa konta, która odzwierciedla jego przeznaczenie.
4. Jeśli konto jest subkontem innego konta, zaznacz Jest subkontem i wybierz je z listy.
5. Wprowadź Kod konta w systemie.
6. Jeśli na koncie znajduje się saldo, wpisz jego wartość początkową w polu Kwota.
7. Aby ograniczyć dostęp do Planu kont oraz informacji finansowych, przypisz pracownika odpowiedzialnego za konto i jego zawartość („Odp. za konto”). Kliknij Dodaj... (pod polem Odpowiedzialny), wybierz odpowiedniego pracownika i kliknij Dodaj.
8. Kliknij Zapisz.

Rejestr konta

Rejestr konta zawiera informacje dotyczące operacji na koncie za określony okres. Aby go otworzyć, kliknij dwukrotnie konto.

Informacje o operacjach na koncie mogą mieć jeden z widoków: standardowy, rozszerzony lub zredukowany. Wybierz go w trybie Widok.

Informacje o tym, kto i kiedy zmienił transakcje na koncie, są dostępne w trybach Rozszerzonym i Standardowym w kolumnach Zmodyfikowano dnia oraz Zmodyfikowano przez.

Aby wydrukować polecenie wypłaty, wybierz transakcję na koncie, kliknij Akcja i wybierz Drukuj polecenie (lub Drukuj CPO/Drukuj CRO z menu kontekstowego).

Aby szybko znaleźć powiązaną transakcję, kliknij Pokaż drugą transakcję w menu kontekstowym wiersza. Otworzy się odpowiednia karta konta z podświetloną transakcją.

Na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami” możesz otworzyć Rejestr płac odpowiadający wybranej transakcji. Kliknij Pokaż dokument w menu kontekstowym. Jest to dostępne, jeśli masz odpowiednie uprawnienia do obsługi rejestru płac.

Możesz rejestrować operacje wypłat i wpłat w karcie konta typu „Pieniądze”. Aby zarejestrować jedną z tych operacji, wybierz w menu kontekstowym Wypłata lub Wpłata, a następnie jedną z predefiniowanych standardowych operacji, lub przejdź do Akcje i kliknij Wypłata lub Wpłata.

Podczas rejestrowania wypłat dokonywanych z planu kont na koncie „Bieżące rozliczenia z pracownikami” należy wybrać numer rejestru płac, do którego należy ta operacja. Jeśli taka transakcja jest tworzona ręcznie (a jedno z kont korespondujących to „Bieżące rozliczenia z pracownikami”), należy w polu Numer określić rejestr płac, do którego należy transakcja.

W przypadku konta typu „Pieniądze” transakcje mogą odnosić się do artykułów przepływów pieniężnych (CF). Przepływy pieniężne mogą również obejmować transakcje z określonym „Kontem korespondującym” (typ „Pieniądze”). Podczas rejestrowania transakcji „Wpłata” lub „Wypłata” automatycznie zostanie wstawiony odpowiedni artykuł CF określony w ustawieniach standardowej transakcji.

Możesz edytować niektóre parametry, takie jak artykuł CF lub konto korespondujące, dla kilku transakcji na koncie jednocześnie. Aby to zrobić:

1. Użyj Ctrl lub Shift, aby wybrać wymagane transakcje.
2. Edytuj transakcje i kliknij Zapisz w oknie podręcznym. Okno edycji grupowej zostanie zamknięte, a edytowane transakcje zmienią kolor na niebieski.
3. Aby zatwierdzić zmiany, kliknij Zapisz.

W karcie konta możesz uzyskać szczegóły dotyczące rozliczeń z dostawcą i zweryfikować saldo. Aby to zrobić, otwórz konto „Zobowiązania wobec dostawców” i wybierz odpowiedniego dostawcę (głównego kontrahenta) oraz jednostkę organizacyjną w wierszu filtru (z symbolem ). Transakcja INVC – powstanie zobowiązania w wysokości faktury (kredyt konta), a transakcja INVPAY – spłata zobowiązania przy zapłacie faktury (debet konta). Numery faktur znajdują się w kolumnie Numer, saldo początkowe i zobowiązania w kolumnie Saldo.

Zobacz także Zadłużenie wobec kontrahentów.

Aby szybko utworzyć nową transakcję ręczną, możesz skopiować istniejącą. Możesz kopiować transakcje ręczne zarówno w obrębie jednej karty konta, jak i z jednej karty do drugiej. Aby skopiować i wkleić transakcję, wybierz odpowiednią opcję z menu kontekstowego lub użyj następujących skrótów klawiszowych: Ctrl+C oraz Shift+Ins (Ctrl+V).

Użyj filtru , aby szybko filtrować i znaleźć określone transakcje. Na przykład, aby znaleźć wszystkie transakcje, w których pole Komentarz zawiera określone znaki, wpisz znak % w wierszu filtru, a następnie poszukiwane znaki. Jeśli nie użyjesz znaku % na początku linii, system znajdzie transakcje, w których Komentarz zaczyna się od określonych znaków.

Odpis środków

Gotówka zebrana przy zamknięciu zmiany kasy jest rejestrowana jako dług pracownika, który zatwierdził pobranie gotówki swoją kartą. Gdy ten pracownik zgłosi transakcję, dług musi zostać odpisany.

1. W Planie kont kliknij dwukrotnie konto, z którego środki mają zostać odpisane (np. „Pieniądze wydane na rozliczenie”). Otworzy się karta tego konta, która odzwierciedla wszystkie ruchy. Domyślnie wyświetla wszystkie operacje z ostatnich 30 dni.
2. Kliknij ostatni wiersz listy (bieżąca data i typ operacji zostaną podświetlone na niebiesko).
3. W polu Konto korespondujące wybierz konto, na które mają zostać przyjęte środki (np. „Pieniądze, bank”).
4. Aby raport odzwierciedlał przepływ gotówki z tej operacji, określ artykuł CF.
5. W polu Główny kontrahent wybierz pracownika i wpisz powód w polu Komentarz.
6. W polu Kredyt wpisz kwotę do odpisania i kliknij Zapisz.

Zebraną gotówkę można odpisywać przy przyjęciu zmiany kasy, zobacz artykuł Przyjęcie zmiany kasy.

Zalecamy, aby przy rozliczaniu się z dostawcami (spłacie zobowiązań) korzystać ze specjalnego narzędzia, zobacz artykuł Zadłużenie wobec kontrahentów.

Należy również rejestrować odpisy kosztów najmu, amortyzacji i innych opłat.

1. W Planie kont kliknij dwukrotnie konto, na którym chcesz wykonać odpis (np. „Pieniądze, gotówka”). Otworzy się karta konta.
2. Kliknij ostatni wiersz listy (bieżąca data i typ operacji zostaną podświetlone na niebiesko).
3. W polu Konto korespondujące wybierz konto, na które mają zostać przyjęte środki (np. „Najem”).
4. Aby raport odzwierciedlał przepływ gotówki z tej operacji, określ artykuł CF.
5. W polu Kredyt wpisz kwotę do odpisania i kliknij Zapisz.

Wypłata

Wykonaj poniższe czynności, aby zarejestrować wypłatę (np. przekazujesz pieniądze dyrektorowi na rozliczenia z pracownikami):

1. W Planie kont kliknij dwukrotnie jedno z kont typu „Pieniądze”, z którego nastąpi odpis (np. „Pieniądze, gotówka”). Otworzy się karta tego konta, która odzwierciedla wszystkie ruchy. Domyślnie wyświetla wszystkie operacje z ostatnich 30 dni.

2. Użyj pól Za okres, od i do, aby ustawić okres wyświetlania ruchów na koncie. Użyj pola Typ operacji, aby filtrować operacje według typu.

3. Kliknij Akcje i wybierz z listy Wypłata. Pojawi się okno Wypłata.

   

4. Określ datę operacji (domyślnie ustawiona jest bieżąca data).

5. W polu Typ wypłaty określ powód wypłaty pieniędzy, np. „Na rozliczenie” (wartość można wybrać z listy typów wypłat, dla których konto korespondujące to „Bieżące rozliczenia z pracownikami”).

6. Pola Z konta, Konto korespondujące oraz Artykuł CF zostaną automatycznie wypełnione dla tego typu wypłaty (w polu Typ wypłaty).

7. W polu Kontrahent wybierz pracownika (dostawcę lub gościa), któremu chcesz przekazać pieniądze. W polu Kwota wpisz kwotę wypłaty.

8. Pole Oddział pokazuje nazwę punktu sprzedaży, w którym zarejestrowano tę operację.

9. Jeśli wybrano konto rozrachunkowe „Bieżące rozliczenia z pracownikami”, należy wybrać numer rejestru płac, do którego odnosi się ta operacja, w polu Rejestr płac.

10. Możesz wpisać dodatkowe informacje o operacji w polu Komentarz. Informacje te będą wyświetlane w transakcji naliczenia.

11. Jeśli dla tej operacji należy wydrukować polecenie wypłaty gotówki, zaznacz odpowiednie pole. Podczas zapisywania tej operacji otworzy się okno podglądu utworzonego dokumentu, z którego można go wydrukować lub wyeksportować do formatu MS Excel.

12. Kliknij Zapisz.

W naszym przykładzie zostanie utworzona transakcja WDA (Wn („Wydano pieniądze na rachunek”) Ma (Z konta – „Pieniądze, gotówka”).

Po zgłoszeniu przez pracownika wydanej kwoty, należy ją rozliczyć, zobacz Rozliczenie środków.

Wpłata

Operację tę można również wykonać w Syrve POS.

Jeśli musisz zarejestrować informację o wpłacie, np. jeden z gości zasila swoje konto w punkcie sprzedaży, postępuj tak:

1. W Planie kont kliknij dwukrotnie jedno z kont „Pieniądze”, które zostanie obciążone. Zostaniesz przeniesiony do karty tego konta, która odzwierciedla wszystkie ruchy.

2. Kliknij Akcje i wybierz Wpłata.

3. W razie potrzeby zmień datę wpłaty (domyślnie data bieżąca).

   

4. W polu Rodzaj wpłaty ustaw źródło pieniędzy (wartość wybierana z listy typów wpłat zdefiniowanych w systemie).

5. W polach Konto przeciwstawne (konto do uznania) oraz Pozycja CF (pozycja przepływów pieniężnych) automatycznie ustawiane są typowe parametry dla tego rodzaju wpłaty (z pola Rodzaj wpłaty). Możesz zmienić te wartości, jeśli to konieczne.

6. W polu Kontrahent wybierz pracownika (gościa lub dostawcę), który dokonuje wpłaty. W polu Kwota wpisz kwotę wpłaty.

7. Pole Oddział pokazuje nazwę punktu sprzedaży, w którym zarejestrowano tę operację.

8. Jeśli wybrano konto rozrachunkowe „Bieżące rozliczenia z pracownikami”, należy wybrać numer rejestru płac, do którego odnosi się ta operacja, w polu Rejestr płac.

9. W razie potrzeby wpisz dodatkowe informacje o tej operacji w polu Komentarz.

10. Jeśli dla tej operacji należy wydrukować polecenie przyjęcia gotówki, zaznacz odpowiednie pole. Podczas zapisywania tej operacji otworzy się okno podglądu utworzonego dokumentu, z którego można go wydrukować lub wyeksportować do formatu MS Excel.

11. Kliknij Zapisz.