Uzgodnienie zapasów w środku dnia

Poniższa procedura powinna być stosowana tylko wtedy, gdy inwentaryzowane pozycje nie są na sprzedaż, dopóki wszyscy odpowiedzialni pracownicy nie zaakceptują wyników uzgodnienia zapasów.

Podczas uzgodnienia zapasów w środku dnia (z użyciem specjalnego ustawienia Include flow) możesz porównać rzeczywisty stan i stan księgowy na dzień poprzedni o godzinie 23:59 lub na ten sam czas dwa dni przed bieżącą datą. Data obliczeń zależy od czasu uzgodnienia zapasów względem rozpoczęcia dnia księgowego.

(można ustawić w ustawieniach księgowych punktu sprzedaży)

Jeśli wykonujesz uzgodnienie zapasów po rozpoczęciu dnia księgowego, system automatycznie ustawi godzinę 23:59 dnia poprzedniego w dokumencie.

Jeśli wykonujesz uzgodnienie zapasów przed rozpoczęciem dnia księgowego, system ustawi godzinę 23:59, a data obliczeń będzie równa bieżącej dacie minus dwa dni.

Wykonaj następujące czynności, aby zastosować wyniki uzgodnienia zapasów w środku dnia w systemie Syrve:

1. Utwórz dokument i wypełnij go danymi z Kroku 1 (jeśli to konieczne) zgodnie z opisem w artykule

   Uzgodnienie zapasów na koniec dnia. 

 

Nawet jeśli wpiszesz niepoprawną datę i godzinę dokumentu, system wymusi ustawienie ich na 23:59 dnia poprzedniego po wybraniu parametru Include flow.

2. W Kroku 2 wpisz pozycje do inwentaryzacji oraz ich rzeczywistą ilość.
3. Zaznacz pole Include flow. System doda do dokumentu następujące kolumny, które zostaną automatycznie wypełnione tylko po zapisaniu pozycji:
   • Flow – wyświetla całkowitą ilość (obrót) dla wszystkich przyjęć i wydatków tej pozycji od godziny 23:59 dnia obliczeniowego do momentu jej zapisania. Wartość ta może być dodatnia (przyjęcie) lub ujemna (wydatek).
   • Actual including flow – wyświetla automatycznie obliczoną wartość Rzeczywistej ilości minus Flow. Ta wartość zostanie następnie porównana ze stanem księgowym w celu wykrycia ewentualnych nadwyżek lub niedoborów.
   • Flow accounting time – wyświetla czas, w którym kliknąłeś Zapisz dla danej pozycji.
4. Zapisz obliczone pozycje.

Porównując stan księgowy ze stanem rzeczywistym na koniec dnia poprzedniego, system zarejestruje zarówno przyjęcia, jak i wydatki za dzień bieżący. Podczas ponownego obliczania pozycji system uwzględni jej obrót na moment ponownego zapisu wiersza.

Jeśli na przykład dokonasz zmian w przepisie na danie po fakcie, co skutkuje zmianami w rozchodzie składników, lub jeśli zaksięgujesz jakiś dokument dotyczący produktów, wartość obrotu w dokumencie uzgodnienia zapasów nie zostanie automatycznie zaktualizowana. Wyniki pozostaną takie same. Aby zastosować te zmiany, należy ponownie przeliczyć pozycję, uzupełniając jej obrót jeszcze raz.

Przykład uzgodnienia zapasów wybranych grup produktów w środku dnia

Załóżmy, że musisz zrobić inwentaryzację jogurtów Danone, Actimel i Danissimo z grupy Produkty Mleczne w magazynie (w sztukach) w środku dnia księgowego (po rozpoczęciu dnia księgowego). W tym celu:

1. Zawiesić sprzedaż tych produktów do czasu zakończenia uzgodnienia zapasów.

Załóżmy, że do godziny 14:30 bieżącego dnia sprzedano następującą liczbę jogurtów: Actimel i Danone – po 10 sztuk, Danissimo – 15 sztuk. Dziś o godzinie 9:00 zarejestrowano przyjęcie 30 sztuk jogurtu Actimel.

 

Zmiana kasy z dnia poprzedniego została zamknięta, a odpowiednie Zamówienia Sprzedaży zostały zaksięgowane (przed uzgodnieniem zapasów).

4. Oblicz saldo magazynowe jogurtów. Na przykład: Actimel – 65, Danissimo – 35, Danone – 40 sztuk.
5. Utwórz dokument uzgodnienia zapasów i przejdź do Kroku 2.
6. Zaznacz pole Include flow. System automatycznie ustawi następującą datę i godzinę uzgodnienia zapasów: 23:59 dnia poprzedniego. Pojawią się przyciski Flow, Actual qty including flow oraz Flow accounting time.
7. Wybierz Akcje > Wypełnij saldo, obrót i kategorię > Wybierz grupę.
8. Wybierz grupę Produkty Mleczne i kliknij OK. Dokument zostanie automatycznie wypełniony pozycjami z wybranej grupy.
9. Wprowadź rzeczywistą ilość każdego jogurtu i kliknij Usuń zero. W dokumencie pozostaną tylko pozycje z określoną rzeczywistą ilością.
10. Wybierz z menu skrótów Zapisz wszystko. System zarejestruje wydatki i przyjęcia produktów za dzień bieżący i wypełni dokument następującymi danymi: * W polu Flow:
    • Dla Danissimo i Danone ilość będzie ujemna (wydatek): -15 szt. i -10 szt.
    • Dla Actimel wyświetlona zostanie ilość całkowita: 30 (przyjęcia) − 10 (wydatki) = 20 szt. * Wartość w polu Actual qty including flow jest równa "Rzeczywistej ilości" minus "Flow".
    • Danissimo 35 − (−15) = 50 szt.
    • Danone: 40 − (−10) = 50 szt.
    • Actimel: 65 − 20 = 45 szt. * W polu Flow accounting time wyświetlany jest czas zapisania wyników obliczeń. * Pole Stan księgowy pokazuje saldo produktu na godzinę 23:59 dnia poprzedniego.

11. Jogurt Actimel wykazuje niedobór. Załóżmy, że znalazłeś dodatkowe 5 sztuk tego jogurtu. W takim przypadku musisz ponownie przeliczyć tę pozycję. Aby to zrobić, kliknij Przelicz ponownie, wpisz rzeczywistą ilość (70 szt.) i kliknij Zapisz. System przeliczy różnicę ilości, a poprzedni wynik zostanie przekreślony.
12. Pole Flow accounting time wyświetli zaktualizowany czas kliknięcia Zapisz.

13. Zakończ uzgodnienie zapasów zgodnie z normalną procedurą i wznow sprzedaż tych produktów.