Rozliczenie inwentaryzacji na koniec dnia

Uprawnienia

Aby pracować z dokumentami inwentaryzacyjnymi, Twoi pracownicy muszą mieć przyznane odpowiednie uprawnienia. Aby dowiedzieć się, jakie uprawnienia są wymagane do obsługi operacji magazynowych, zobacz artykuł Podział uprawnień.

Rozliczenie inwentaryzacji

Tworzenie dokumentu

1. Przejdź do Zarządzanie Magazynem > Rozliczenie inwentaryzacji.
2. Kliknij Utwórz.
3. W polu Numer w razie potrzeby edytuj automatyczny numer nowego dokumentu. Numer może nie zostać wygenerowany, jeśli brakuje niektórych wymaganych danych. W takim przypadku system poprosi o wygenerowanie numeru podczas zapisu.
4. W polu Data określ dzień rozliczenia inwentaryzacji. Czas utworzenia dokumentu jest określony w ustawieniach magazynu. Na tę datę i godzinę system porównuje rzeczywiste i księgowe stany magazynowe.
5. W polu Magazyn wybierz magazyn, w którym chcesz przeprowadzić rozliczenie inwentaryzacji.
6. Wykonaj wszystkie kroki rozliczenia.

Krok 1. Inwentaryzacja przygotowanych produktów i półproduktów

1. Policz przygotowane produkty i półprodukty, z których jeszcze nie zostały odpisane składniki, i dodaj je do tabeli: wybierz nazwę i określ rzeczywistą ilość. Jeśli pozycja menu ma więcej niż jeden rozmiar, dodaj oddzielny wiersz dla każdego rozmiaru.

   Możesz dodać zarówno pozycje menu, jak i półprodukty do listy:

   • Użyj metody „Odpis składników”, jeśli składniki są odpisywane w momencie sprzedaży.
   • Jeśli nie są rejestrowane w zapisie kuchennym, co oznacza, że ich składniki nie zostały odpisane.

2. Aby szybko wypełnić listę inwentaryzacyjną, wybierz w menu Akcje pozycje Wypełnij wszystkimi półproduktami, Wypełnij wszystkimi pozycjami lub Wypełnij według stanu, ruchu i kategorii. Do dokumentu zostaną dodane półprodukty i pozycje menu (z metodą „Odpis składników” i recepturami).

    

   Dla wygody podczas wypełniania listy używaj skrótów klawiszowych. Wprowadź wartość i naciśnij Enter. Przytrzymaj klawisz Ctrl i naciśnij Home lub End, aby przejść odpowiednio do pierwszego lub ostatniego wiersza.

3. Kliknij Dalej.

    

   Wróć, jeśli musisz poprawić błędy obliczeń. W tym celu kliknij Wstecz.

Krok 2. Inwentaryzacja zakupionych towarów, pozycji menu i półproduktów

Towary użyte do przygotowania półproduktów i pozycji menu określonych w pierwszym kroku zostały już obliczone przez system i wstawione do tabeli.

1. Teraz musisz określić stan magazynowy towarów, gotowych produktów i półproduktów, które zostały zaksięgowane w zapisach kuchennych:

   1. Wybierz wymagany produkt z listy rozwijanej Produkt.
   2. Jeśli pozycja ma więcej niż jeden rodzaj opakowania lub musisz wprowadzić stan produktu w systemie, który jest częścią półproduktu obliczonego w pierwszym kroku, dodaj nowy wiersz. W tym celu kliknij lewym przyciskiem myszy na pozycję i wybierz z menu kontekstowego Dodaj bieżącą pozycję. Nowy wiersz zostanie scalony z istniejącym, a ich suma zostanie obliczona. Ta wartość zostanie porównana ze stanem księgowym.
   3. Lista inwentaryzacyjna może być automatycznie wypełniona:
      • Pozycjami listy magazynowej. W tym celu kliknij Akcje, a następnie Wypełnij wszystkimi produktami lub Wypełnij wszystkimi półproduktami.
      • Pozycjami, które na dzień rozliczenia inwentaryzacji mają dodatni lub ujemny stan magazynowy lub wystąpił ruch. Możesz je posortować według konkretnej grupy lub kategorii księgowej. W tym celu kliknij Akcje, a następnie Wypełnij według stanu, ruchu i kategorii i wybierz wymaganą pozycję.

2. Wprowadź rzeczywisty stan magazynowy i kliknij Zapisz na końcu wiersza. System pokaże stan księgowy, porówna go z rzeczywistymi wartościami i zarejestruje różnicę. W przypadku rozbieżności możesz przeliczyć stan pozycji. Jednak korekta zostanie zarejestrowana w systemie. Aby zapisać wszystkie pozycje naraz, wybierz w menu kontekstowym Zapisz wszystkie.

    

   Dokument inwentaryzacji zostanie automatycznie zapisany, gdy zostanie obliczony stan księgowy przynajmniej dla jednej pozycji.

3. Jeśli masz specjalne uprawnienie „Wypełnianie stanu księgowego w zapisie rozliczenia inwentaryzacji” (B_FIBR), możesz wypełnić kolumnę Rzeczywista ilość stanem księgowym. W tym celu kliknij Wypełnij stan księgowy i wybierz opcję wypełniania:

   • Wypełnij wszystko ‒ wszystkie wymienione pozycje zostaną automatycznie wypełnione stanem magazynowym księgowym (na dzień rozliczenia inwentaryzacji).
   • Wypełnij zerami ‒ wartości stanu księgowego zostaną wstawione tylko w niezapisanych wierszach z zerową ilością.

Aby uzyskać wiarygodne dane inwentaryzacyjne, wprowadź rzeczywistą ilość produktów w wymaganych wierszach.

1. Możesz dostosować widok listy towarów. W tym celu zaznacz wymagane pozycje:

   • Tylko zero ‒ wyświetlane są tylko towary o zerowej ilości.
   • Tylko pozycje z kroku 1 ‒ wyświetlane są składniki pozycji menu i półproduktów określonych w kroku 1.
   • Tylko zapisane ‒ wyświetlane są pozycje z zarejestrowaną ilością (przycisk Zapisz jest wciśnięty).

2. Jeśli edytujesz receptury pozycji menu i półproduktów retrospektywnie (np. z powodu przeklasyfikowania), które zostały rozbite na składniki w pierwszym kroku inwentaryzacji, możesz je przeliczyć w kroku drugim. Kliknij Przelicz krok 1, aby zmienić dane rozliczenia inwentaryzacji. Zmodyfikowane wiersze są podświetlone na różowo.

    

   Aby usunąć wszystkie niezapisane resztki o zerowej ilości, kliknij Usuń zero. Aby usunąć konkretną pozycję z listy, wybierz odpowiednią opcję w menu kontekstowym.

3. Kliknij Dalej.

Krok 3. Zakończenie rozliczenia inwentaryzacji

Ta tabela wyświetla wszystkie nadwyżki i niedobory (jeśli występują), a także pozostałą ilość towarów w magazynie. Domyślnie produkty na tej liście są pogrupowane według list magazynowych, do których należą. Aby zresetować to grupowanie, wybierz Rozgrupuj. Masz także możliwość wyświetlenia wyników rozliczenia inwentaryzacji tylko dla tych pozycji, które mają nadwyżki lub niedobory. W tym celu zaznacz Tylko rozbieżności.

Aby zakończyć rozliczenie:

1. Wybierz konta, na które mają zostać odpisane nadwyżki i niedobory. Domyślnie ustawione są standardowe opcje.
2. Aby uwzględnić te wydatki (lub przychody) z określonym konceptem w raportach, wybierz go w polu Koncept.
3. Aby utworzyć zestawienie inwentaryzacyjne zawierające wyniki rozliczenia inwentaryzacji za pomocą formularzy inwentaryzacyjnych oraz rejestr inwentaryzacyjny, kliknij Drukuj i wybierz wymagany formularz.
4. Aby wydrukować wyniki rozliczenia inwentaryzacji w kroku trzecim, kliknij Drukuj > Wyniki inwentaryzacji według grup.
5. Kliknij Zapisz i zamknij. Domyślnie rozliczenie inwentaryzacji jest zapisywane i księgowane, dlatego pole Zaksięguj jest zaznaczone. Jeśli nie chcesz księgować tego dokumentu w tym momencie, usuń zaznaczenie.

Na każdym etapie rozliczenia inwentaryzacji możesz wyeksportować listę pozycji do Excela. W tym celu wybierz Akcje > Eksportuj do Excela.

Znaleziono niedobór

Jeśli istnieje produkt z zarejestrowanym niedoborem:

1. Znajdź odpowiedni dokument na liście i kliknij go dwukrotnie. Pojawi się okno Krok 2 inwentaryzacji.
2. Kliknij Przelicz w wierszu odpowiadającym produktowi, którego ilość chcesz edytować. Ten wiersz stanie się nieaktywny, a na dole pojawi się nowy wiersz, w którym możesz wprowadzić wymaganą ilość.
3. Wprowadź całkowitą ilość produktu (nie tylko niedobór lub nadwyżkę) i kliknij Zapisz na końcu wiersza.
4. Zapisz dokument. Aby zmiany wpłynęły na działalność księgową firmy, przeksięguj dokument. W tym celu zaznacz pozycję Przeksięgowany.