Rekonsyliacja inwentaryzacji na koniec dnia

Uprawnienia

Aby pracować z dokumentami inwentaryzacyjnymi, Twoi pracownicy muszą mieć przyznane odpowiednie uprawnienia. Aby dowiedzieć się, jakie uprawnienia są wymagane do obsługi operacji magazynowych, zobacz artykuł Podział uprawnień.

Rekonsyliacja inwentaryzacji

Tworzenie dokumentu

1. Przejdź do Zarządzanie Inwentaryzacją > Rekonsyliacja Inwentaryzacji.
2. Kliknij Utwórz.
3. W polu Numer edytuj automatyczny numer nowego dokumentu, jeśli to konieczne. Numer może nie zostać wygenerowany, jeśli brakuje niektórych wymaganych danych. W takim przypadku system poprosi o wygenerowanie numeru przy zapisywaniu.
4. Określ dzień rekonsyliacji inwentaryzacji w polu Data. Czas utworzenia dokumentu jest określony w ustawieniach sklepu. Na tę datę i godzinę system porównuje rzeczywiste i księgowe salda.
5. W polu Magazyn wybierz magazyn, w którym chcesz przeprowadzić rekonsyliację inwentaryzacji.
6. Wykonaj wszystkie kroki rekonsyliacji.

Krok 1. Inwentaryzacja przygotowanych pozycji i półproduktów

1. Policz przygotowane pozycje i półprodukty, które nie mają jeszcze odpisanych składników i dodaj je do tabeli: wybierz nazwę i określ rzeczywistą ilość. Jeśli pozycja w menu ma więcej niż jeden rozmiar, dodaj osobny wiersz dla każdego rozmiaru.

   Możesz dodać zarówno pozycje z menu, jak i półprodukty do listy:

   • Użyj metody „Odpisz składniki”, jeśli składniki są odpisywane w momencie sprzedaży.
   • Jeśli nie są zarejestrowane w zapisie gotowania, co oznacza, że ich składniki nie zostały odpisane.

2. Aby szybko wypełnić listę inwentaryzacyjną, wybierz pozycje Wypełnij wszystkimi półproduktami, Wypełnij wszystkimi pozycjami lub Wypełnij według salda, ruchu i kategorii w menu Akcje. Dokument będzie miał dodane półprodukty i pozycje z menu (z metodą „Odpisz składniki” i przepisami).

    

   Dla wygody, kiedy wypełniasz listę, używaj skrótów klawiszowych. Wprowadź wartość i naciśnij Enter. Przytrzymaj klawisz Ctrl i naciśnij Home lub End, aby przejść do pierwszego lub ostatniego wiersza, odpowiednio.

3. Kliknij Dalej.

    

   Wróć, jeśli musisz poprawić jakiekolwiek błędy obliczeniowe. W tym celu kliknij Wstecz.

Krok 2. Inwentaryzacja zakupionych towarów, pozycji z menu i półproduktów

Towary użyte do przygotowania półproduktów i pozycji z menu określonych w pierwszym kroku zostały już obliczone przez system i wstawione do tabeli.

1. Teraz musisz określić saldo towarów, gotowych do spożycia pozycji i półproduktów, które zostały zaksięgowane w zapisach gotowania:

   1. Wybierz wymagany produkt z listy rozwijanej Produkt.
   2. Jeśli pozycja ma więcej niż jeden typ opakowania lub musisz wprowadzić saldo produktu w systemie, które jest częścią półproduktu obliczonego w pierwszym kroku, dodaj nowy wiersz. W tym celu kliknij lewym przyciskiem myszy na pozycję i wybierz Dodaj bieżącą pozycję z menu skrótów. Nowy wiersz połączy się z istniejącym, a ich suma zostanie obliczona. Ta wartość zostanie porównana z bilansem księgowym.
   3. Lista inwentaryzacyjna może być automatycznie wypełniona:
      • Pozycjami z listy magazynowej. W tym celu kliknij Akcje i następnie Wypełnij wszystkimi produktami lub Wypełnij wszystkimi półproduktami.
      • Pozycjami, które na dzień rekonsyliacji inwentaryzacji mają dodatnie lub ujemne saldo lub był ruch. Możesz je posortować według określonej grupy lub kategorii księgowej. W tym celu kliknij Akcje i następnie Wypełnij według salda, ruchu i kategorii i wybierz wymaganą pozycję.

2. Wprowadź rzeczywiste saldo i kliknij Zapisz na końcu wiersza. System pokaże saldo księgowe, porówna je z rzeczywistymi danymi i zarejestruje różnicę. Jeśli wystąpi rozbieżność, możesz przeliczyć saldo pozycji. Jednak korekta zostanie zarejestrowana w systemie. Aby zapisać wszystkie pozycje naraz, wybierz Zapisz wszystko w menu skrótów.

    

   Dokument inwentaryzacyjny zostanie automatycznie zapisany, gdy tylko saldo księgowe dla co najmniej jednej pozycji zostanie obliczone.

3. Jeśli masz specjalne uprawnienie „Wypełnij saldo księgowe w rekordzie rekonsyliacji inwentaryzacji” (B_FIBR), możesz wypełnić kolumnę Rzeczywista ilość saldem księgowym. W tym celu kliknij Wypełnij saldo księgowe i wybierz opcję wypełnienia:

   • Wypełnij wszystko ‒ wszystkie wymienione pozycje będą miały automatycznie wypełnione saldo księgowe (na dzień rekonsyliacji inwentaryzacji).
   • Wypełnij zero ‒ wartości salda księgowego zostaną wstawione tylko w niezapisanych wierszach z zerową ilością.

Aby uzyskać wiarygodne dane inwentaryzacyjne, wprowadź rzeczywistą ilość produktów w wymaganych wierszach.

1. Możesz dostosować widok listy towarów. W tym celu zaznacz wymagane pozycje:

   • Tylko zero ‒ wyświetlane są tylko towary o zerowej ilości.
   • Tylko pozycje z kroku 1 ‒ wyświetlane są składniki pozycji z menu i półproduktów określonych w kroku 1.
   • Tylko zapisane ‒ wyświetlane są pozycje z zarejestrowaną ilością (przycisk Zapisz jest wciśnięty).

2. Jeśli edytujesz przepisy pozycji z menu i półproduktów retrospektywnie (np. z powodu przeklasyfikowania), które zostały rozłożone na składniki w pierwszym kroku inwentaryzacji, możesz je przeliczyć w drugim kroku. Kliknij Przelicz krok 1, aby zmienić dane rekonsyliacji inwentaryzacji. Zmodyfikowane wiersze są podświetlone na różowo.

    

   Aby usunąć wszystkie niezapisane pozostałości o zerowej ilości, kliknij Usuń zero. Aby usunąć konkretną pozycję z listy, wybierz odpowiednią opcję w menu skrótów.

3. Kliknij Dalej.

Krok 3. Zakończenie rekonsyliacji inwentaryzacji

Ta tabela wyświetla wszystkie nadwyżki i niedobory (jeśli występują), a także pozostałą ilość towarów w magazynie. Domyślnie produkty na tej liście są pogrupowane według list magazynowych, do których należą. Aby zresetować to grupowanie, wybierz Rozgrupuj. Masz również opcję wyświetlenia wyników rekonsyliacji inwentaryzacji tylko dla tych pozycji, które mają nadwyżki lub niedobory. W tym celu zaznacz Tylko rozbieżności.

Aby zakończyć rekonsyliację:

1. Wybierz konta, na które zostaną odpisane nadwyżki i niedobory. Domyślnie ustawione są standardowe opcje.
2. Aby uwzględnić te wydatki (lub przychody) z określoną koncepcją w raportach, wybierz ją w polu Koncepcja.
3. Aby utworzyć oświadczenie inwentaryzacyjne, które dostarcza wyników rekonsyliacji inwentaryzacji za pomocą formularzy inwentaryzacyjnych, a także rejestru inwentaryzacyjnego, kliknij Drukuj i wybierz wymagany formularz.
4. Aby wydrukować wyniki rekonsyliacji inwentaryzacji w kroku trzecim, kliknij Drukuj > Wyniki inwentaryzacji z uwzględnieniem grup.
5. Kliknij Zapisz i zamknij. Domyślnie rekonsyliacja inwentaryzacji jest zapisana i zaksięgowana, dlatego pole Księguj jest zaznaczone. Jeśli nie chcesz księgować tego dokumentu w tej chwili, usuń zaznaczenie.

Możesz eksportować listę pozycji do Excela na każdym etapie rekonsyliacji inwentaryzacji. W tym celu wybierz Akcje > Eksportuj do Excela.

Znaleziono niedobór

Jeśli istnieje produkt z zarejestrowanym niedoborem:

1. Znajdź odpowiedni dokument na liście i kliknij go dwukrotnie. Pojawi się okno kroku 2 inwentaryzacji.
2. Kliknij Przelicz w wierszu odpowiadającym produktowi, którego ilość chcesz edytować. Ten wiersz staje się nieaktywny, a na dole pojawia się nowy wiersz, w którym możesz wprowadzić wymaganą ilość.
3. Wprowadź całkowitą ilość produktu (nie tylko niedobór lub nadwyżkę) i kliknij Zapisz na końcu wiersza.
4. Zapisz dokument. Aby te zmiany miały wpływ na aktywność konta firmy, ponownie zaksięguj dokument. W tym celu zaznacz pozycję Ponownie zaksięgowany.