Uzgadnianie stanów magazynowych na koniec dnia

Uprawnienia

Aby pracować z dokumentami magazynowymi, Twoi pracownicy muszą mieć przyznane odpowiednie uprawnienia. Aby dowiedzieć się, jakie uprawnienia są wymagane do obsługi operacji magazynowych, zobacz artykuł Separation of Permissions.

Uzgadnianie stanów magazynowych

Tworzenie dokumentu

1. Przejdź do Zarządzanie Magazynem > Uzgadnianie stanów magazynowych.
2. Kliknij Utwórz.
3. W polu Numer w razie potrzeby edytuj automatyczny numer nowego dokumentu. Numer może nie zostać wygenerowany, jeśli brakuje niektórych wymaganych danych. W takim przypadku system poprosi o wygenerowanie numeru podczas zapisywania.
4. W polu Data określ dzień uzgadniania stanów magazynowych. Czas utworzenia dokumentu jest określony w ustawieniach magazynu. Na tę datę i godzinę system porównuje rzeczywiste i księgowe stany.
5. W polu Magazyn wybierz magazyn, w którym chcesz przeprowadzić uzgadnianie stanów.
6. Wykonaj wszystkie kroki uzgadniania.

Krok 1. Inwentaryzacja przygotowanych produktów i półproduktów

1. Policz przygotowane produkty i półprodukty, z których składniki nie zostały jeszcze odpisane, i dodaj je do tabeli: wybierz nazwę i określ rzeczywistą ilość. Jeśli pozycja menu ma więcej niż jeden rozmiar, dodaj osobny wiersz dla każdego rozmiaru.

   Możesz dodać do listy zarówno pozycje menu, jak i półprodukty:

   • Użyj metody „Odpis składników”, jeśli składniki są odpisywane w momencie sprzedaży.
   • Jeśli nie są rejestrowane w zapisie kuchennym, co oznacza, że ich składniki nie zostały odpisane.

2. Aby szybko wypełnić listę inwentaryzacyjną, wybierz w menu Akcje pozycje Wypełnij wszystkimi półproduktami, Wypełnij wszystkimi pozycjami lub Wypełnij według salda, ruchu i kategorii. Dokument zostanie uzupełniony półproduktami i pozycjami menu (z metodą „Odpis składników” i recepturami).

    

   Dla wygody podczas uzupełniania listy używaj skrótów klawiaturowych. Wprowadź wartość i naciśnij Enter. Przytrzymaj klawisz Ctrl i naciśnij Home lub End, aby przejść do pierwszego lub ostatniego wiersza.

3. Kliknij Dalej.

    

   Wróć, jeśli musisz poprawić błędy obliczeń. W tym celu kliknij Wstecz.

Krok 2. Inwentaryzacja zakupionych towarów, pozycji menu i półproduktów

Towary użyte do przygotowania półproduktów i pozycji menu określonych w pierwszym kroku zostały już obliczone przez system i wstawione do tabeli.

1. Teraz musisz określić stan magazynowy towarów, gotowych produktów i półproduktów, które zostały zaksięgowane w zapisach kuchennych:

   1. Wybierz wymagany produkt z listy rozwijanej Produkt.
   2. Jeśli pozycja ma więcej niż jeden rodzaj opakowania lub musisz wprowadzić stan produktu w systemie, który jest częścią półproduktu obliczonego w pierwszym kroku, dodaj nowy wiersz. Aby to zrobić, kliknij lewym przyciskiem myszy na pozycję i wybierz z menu skrótów Dodaj bieżącą pozycję. Nowy wiersz zostanie scalony z istniejącym, a ich suma zostanie obliczona. Ta wartość zostanie porównana z saldem księgowym.
   3. Lista inwentaryzacyjna może być automatycznie uzupełniona:
      • Pozycjami listy magazynowej. Aby to zrobić, kliknij Akcje a następnie Wypełnij wszystkimi produktami lub Wypełnij wszystkimi półproduktami.
      • Pozycjami, które na dzień uzgadniania stanów mają dodatni lub ujemny stan magazynowy lub wystąpił ruch. Możesz je posortować według konkretnej grupy lub kategorii księgowej. Aby to zrobić, kliknij Akcje i następnie Wypełnij według salda, ruchu i kategorii i wybierz wymaganą pozycję.

2. Wprowadź rzeczywisty stan magazynowy i kliknij Zapisz na końcu wiersza. System pokaże saldo księgowe, porówna je z rzeczywistymi wartościami i zarejestruje różnicę. W przypadku rozbieżności możesz przeliczyć saldo pozycji. Jednak korekta zostanie zarejestrowana w systemie. Aby zapisać wszystkie pozycje naraz, wybierz Zapisz wszystkie w menu skrótów.

    

   Dokument inwentaryzacji zostanie automatycznie zapisany po obliczeniu salda księgowego przynajmniej dla jednej pozycji.

3. Jeśli masz specjalne uprawnienie „Wypełnianie salda księgowego w rejestrze uzgadniania stanów” (B_FIBR), możesz uzupełnić kolumnę Rzeczywista ilość saldem księgowym. Aby to zrobić, kliknij Wypełnij saldo księgowe i wybierz opcję uzupełniania:

   • Wypełnij wszystko ‒ wszystkie wymienione pozycje zostaną automatycznie uzupełnione saldem magazynowym (na dzień uzgadniania).
   • Wypełnij zerem ‒ wartości salda księgowego zostaną wstawione tylko w niezapisanych wierszach o zerowej ilości.

Aby uzyskać wiarygodne dane inwentaryzacyjne, wprowadź rzeczywistą ilość produktów w wymaganych wierszach.

1. Możesz dostosować widok listy towarów. W tym celu zaznacz wymagane pozycje:

   • Tylko zero ‒ wyświetlane są tylko towary o zerowej ilości.
   • Tylko pozycje z kroku 1 ‒ wyświetlane są składniki pozycji menu i półproduktów określonych w kroku 1.
   • Tylko zapisane ‒ wyświetlane są pozycje z zarejestrowaną ilością (przycisk Zapisz jest wciśnięty).

2. Jeśli retrospektywnie edytujesz receptury pozycji menu i półproduktów (np. z powodu zmiany klasyfikacji), które zostały rozłożone na składniki w pierwszym kroku inwentaryzacji, możesz je przeliczyć w kroku drugim. Kliknij Przelicz krok 1, aby zmienić dane uzgadniania stanów. Zmodyfikowane wiersze są podświetlone na różowo.

    

   Aby usunąć wszystkie niezapisane resztki o zerowej ilości, kliknij Usuń zero. Aby usunąć konkretną pozycję z listy, wybierz odpowiednią opcję w menu skrótów.

3. Kliknij Dalej.

Krok 3. Zakończenie uzgadniania stanów

Ta tabela wyświetla wszystkie nadwyżki i braki magazynowe (jeśli występują) oraz pozostałą ilość towarów na stanie. Domyślnie produkty na tej liście są pogrupowane według list magazynowych, do których należą. Aby zresetować to grupowanie, wybierz Rozgrupuj. Masz także opcję wyświetlenia wyników uzgadniania stanów tylko dla tych pozycji, które mają nadwyżki lub braki. W tym celu zaznacz Tylko rozbieżności.

Aby zakończyć uzgadnianie:

1. Wybierz konta, na które zostaną odpisane nadwyżki i braki. Domyślnie ustawione są standardowe opcje.
2. Aby uwzględnić te wydatki (lub przychody) z określonym konceptem w raportach, wybierz go w polu Koncept.
3. Aby utworzyć zestawienie inwentaryzacyjne, które przedstawia wyniki uzgadniania stanów za pomocą formularzy inwentaryzacyjnych oraz rejestru inwentaryzacji, kliknij Drukuj i wybierz wymagany formularz.
4. Aby wydrukować wyniki uzgadniania stanów w kroku trzecim, kliknij Drukuj > Wyniki inwentaryzacji według grup.
5. Kliknij Zapisz i zamknij. Domyślnie uzgadnianie stanów jest zapisywane i księgowane, dlatego pole Księguj jest zaznaczone. Jeśli nie chcesz księgować tego dokumentu w tej chwili, usuń zaznaczenie.

Na każdym etapie uzgadniania stanów możesz wyeksportować listę pozycji do Excela. W tym celu wybierz Akcje > Eksportuj do Excela.

Znaleziono braki

Jeśli istnieje produkt z zarejestrowanym brakiem:

1. Znajdź odpowiedni dokument na liście i kliknij go dwukrotnie. Pojawi się okno Krok 2 inwentaryzacji.
2. Kliknij Przelicz w wierszu odpowiadającym produktowi, którego ilość chcesz edytować. Ten wiersz stanie się nieaktywny, a na dole pojawi się nowy wiersz, w którym możesz wprowadzić wymaganą ilość.
3. Wprowadź całkowitą ilość produktu (nie tylko brak lub nadwyżkę) i kliknij Zapisz na końcu wiersza.
4. Zapisz dokument. Aby zmiany miały wpływ na działalność księgową firmy, przeksięguj dokument. W tym celu zaznacz pozycję Przeksięgowany.