Jak zamawiać produkty z DC | Aplikacja Syrve

Przegląd

Jeśli delegujesz gotowanie do innych sklepów w swojej sieci lub korzystasz z magazynu do gromadzenia i dystrybucji produktów między restauracjami, aplikacja Centrum Dystrybucji może okazać się przydatna do zarządzania takimi procesami. Użyj jej do przyjmowania zamówień produkcyjnych z sieci, potwierdzania takich zamówień, wysyłania ich do przygotowania, drukowania skonsolidowanych zamówień dla personelu kuchni i magazynu oraz wysyłania towarów do zamawiających sklepów, które z kolei mogą potwierdzić odbiór towarów i zarejestrować otrzymane produkty.

Skonsolidowane zamówienie obejmuje zamówienia pochodzące z kilku sklepów sieci. Tutaj możesz zobaczyć listę towarów i posortować je według zamawiających sklepów.

 

Ta funkcjonalność służy temu samemu celowi co już znany proces zamawiania produktów, ale działa bez potrzeby dokonywania ustawień w aplikacji do zarządzania siecią na komputerze.

Konfiguracja

Zanim twoje sklepy będą mogły zamawiać produkty z centrum dystrybucji, musisz przygotować szablon produktu, jeśli chcesz go używać, i dodać workflow, który zdefiniuje harmonogram i wymagane produkty.

Możesz również skonfigurować, jak zamówienia są grupowane przed wysłaniem do centrum dystrybucji. Przejdź do Centrum Dystrybucji > Ustawienia Centrum Dystrybucji i wybierz jedną z następujących opcji:

Oddzielnie według workflow — oddzielne skonsolidowane zamówienie jest tworzone dla każdego procesu zakupowego. W rezultacie kilka skonsolidowanych zamówień może być wysłanych do produkcji na ten sam dzień produkcji.

Jedno skonsolidowane zamówienie na dzień — zamówienia ze sklepów i zewnętrznych klientów utworzone we wszystkich procesach są łączone w jedno skonsolidowane zamówienie na dzień produkcji.

Możesz również określić, kiedy kończy się dzień produkcji. To ustawienie określa, które zamówienia są uwzględniane w tym samym dniu produkcji.

Zamawianie

Zamawianie jedzenia to rutynowa operacja w restauracji i jest przeprowadzana w sekcji Zamów Produkty aplikacji Inwentarz. Niezależnie od tego, czy używasz procesu zamawiania produktów w wersji webowej, czy prekonfigurowanego procesu dla aplikacji do zarządzania siecią na Windows, wygląda to tak samo dla personelu zajmującego się zaopatrzeniem w biurze webowym. Procedura ta jest szczegółowo opisana w artykule Zamawianie Produktów.

Po potwierdzeniu przez zamawiające restauracje, zamówienia pojawiają się w centrum dystrybucji jako skonsolidowane zamówienia, gdzie są dalej obsługiwane przez personel DC.

Jeśli szablon produktu używany do zamawiania w DC ma ustawione ograniczenia minimalnej i/lub maksymalnej ilości, nie będziesz mógł potwierdzić zamówienia, jeśli warunki ograniczenia nie są spełnione: zamawiasz mniej niż minimalna ilość lub więcej niż maksymalna. Aby potwierdzić takie zamówienie, musisz mieć uprawnienie "Zezwalaj na ilości zamówień poniżej minimum ustalonego przez dostawcę".

Czasami zdarza się, że masz wystarczająco dużo produktów na stanie i nie ma potrzeby zamawiania w danym momencie. W takim przypadku możesz wybrać szkic zamówienia, kliknąć przycisk kosza, a następnie wybrać Brak potrzeby zamawiania jako powód anulowania. To zamówienie pojawi się na karcie Wysyłka nie wymagana w DC.

Centrum Dystrybucji

Ta aplikacja jest zaprojektowana do gromadzenia wszystkich zamówień produkcyjnych pochodzących z twojej sieci w sekcji Skonsolidowane Zamówienia.

W sekcji Skonsolidowane Zamówienia możesz przeglądać skonsolidowane zamówienia, sprawdzać ich bieżący status, sklepy klientów, ilość, szacowaną datę dostawy i proces zakupowy. Użyj filtrów na górze strony, aby zawęzić listę według statusu, procesu lub okresu produkcji.

Skonsolidowane Zamówienie

Otwórz skonsolidowane zamówienie, aby zobaczyć zamówione produkty podzielone według sklepów lub produktów. W oknie zamówienia zakładka Oczekiwane Zamówienia pokazuje zamówienia, które są spodziewane w najbliższej przyszłości. To pomaga zdecydować, czy poczekać, aż wszystkie oczekiwane zamówienia zostaną złożone i wtedy przetworzyć produkty razem.

Jeśli Centrum Dystrybucji nie może przetworzyć jednego lub kilku zamówień, wybierz wymagane zamówienia i kliknij Odrzuć. Odrzucone zamówienia nie są uwzględniane w dalszym przetwarzaniu.

Każde skonsolidowane zamówienie przechodzi przez następujące etapy:

Akceptacja

Na tym etapie gromadzisz wszystkie zamówienia na dany dzień i akceptujesz je po otrzymaniu w DC, naciskając ZAKOŃCZ AKCEPTACJĘ ZAMÓWIEŃ w oknie zamówienia.

Potwierdzenie

Na tym etapie możesz sprawdzić, ile masz na stanie i potwierdzić ilość zamówionego produktu lub zmienić ją, jeśli masz na to pozwolenie. Możesz także dodać produkt, który nie był uwzględniony w zamówieniu na początku. Aby to zrobić, kliknij przycisk + Dodaj produkt w prawym górnym rogu ekranu. Następnie możesz wybrać produkt z szablonu produktu określonego w procesie zamawiania. Ta funkcja jest dostępna dla pracowników z uprawnieniem "Edycja produktów na etapie Potwierdzenia".

Tutaj możesz uruchomić raport Potwierdzenie Zamówienia, który pozwala sprawdzić zamówione ilości podzielone według sklepu, ilości na stanie i ilości produktu, która musi być przygotowana do realizacji zamówienia. To pomaga zdecydować, ile możesz potwierdzić. Aby uruchomić raport, kliknij ikonę drukarki w prawym górnym rogu ekranu.

Zaopatrzenie

Na tym etapie możesz zobaczyć ilość produktów na stanie, ilość do dostarczenia do realizacji zamówienia, na przykład, przygotowaną lub przeniesioną z innego magazynu, oraz ilość aktualnie gotową do wysyłki. Możesz zmieniać ilości w razie potrzeby w oparciu o bieżącą sytuację produkcyjną.

Tutaj możesz uruchomić kilka raportów:

• Raport Zadania Produkcyjnego — pokazuje ilość składników wymaganych przez każdy obszar produkcji do przygotowania wymaganej ilości produktów. Obszar produkcji jest określany przez typ miejsca produkcji podany w rekordzie produktu.
• Zamówienie Magazynowe — formularz, który pomaga personelowi magazynu pakować i wysyłać zamówienia.
• Zamówienie Produkcyjne — formularz, który informuje szefów kuchni, jakie produkty muszą być przygotowane.

Wysyłka

Po zaopatrzeniu zamówienia możesz wysłać produkty do restauracji, naciskając WYŚLIJ.

Na tym etapie możesz redystrybuować zaopatrzone ilości, jeśli z jakiegoś powodu nie pasują do zamówionych ilości. Możesz także dodać produkt, który nie był uwzględniony w zamówieniu na początku. Aby to zrobić, kliknij przycisk + Dodaj produkt w prawym górnym rogu ekranu edycji zamówienia. Teraz możesz wybrać produkt z szablonu produktu określonego podczas ustawiania procesu zamawiania. Ta funkcja jest dostępna dla pracowników z uprawnieniem "Edycja produktów na etapie Wysyłki".

Na tym etapie system tworzy dokumenty wysyłkowe, aby potwierdzić ruch towarów: fakturę przychodzącą dla sklepu odbierającego i fakturę wydatkową dla magazynu wysyłającego. Możesz przeglądać dokumenty związane z zamówieniem w kroku Zamknięte na karcie Dokumenty.

W restauracjach zamówienia zmienią swój status na Wysłane.

Kliknij ZAKOŃCZ WYSYŁKĘ, aby potwierdzić, że wysyłka jest zakończona.

Potwierdzenie Odbioru

Po otrzymaniu produktów zamawiające sklepy muszą potwierdzić odbiór i zaakceptowaną ilość produktów po swojej stronie. Po tym skonsolidowane zamówienie w DC przechodzi do etapu Potwierdzenie odbioru.

Na tym etapie DC przegląda wyniki potwierdzenia odbioru przesłane przez zamawiające sklepy. Jeśli zamówienie zostało zaakceptowane bez rozbieżności, kolumna Rozbieżność pokazuje Brak potrzeby przetwarzania. Aby zobaczyć zaakceptowane produkty, kliknij numer zamówienia.

Jeśli sklep zgłasza rozbieżności podczas przyjęcia, na przykład brakuje produktu, dostarczono niezamówiony produkt lub dostarczona ilość jest niższa niż oczekiwano, w kolumnie **Rozbieżność** wyświetla się czerwony wskaźnik **Przetwarzanie**.

Kliknij Przetwarzanie, aby otworzyć panel boczny ze szczegółami rozbieżności. W panelu bocznym można przejrzeć potwierdzone, wysłane i przyjęte ilości, a także kwotę rozbieżności. Aby wyświetlić tylko produkty z rozbieżnościami, wybierz Pokaż tylko rozbieżności.

Centrum dystrybucji musi przetworzyć zgłoszone rozbieżności i określić przyczynę, na przykład Nie wysłano lub Utrata w transporcie. Jeśli produkt jest oznaczony jako utracony w transporcie, system automatycznie tworzy zapis odpisu dla produktu. Koszt jest obciążany na konto określone w przepływie zamówienia na etapie Dostawcy. Jeśli produkt nie został wysłany, nie są tworzone żadne zapisy odpisów.

Kliknij Zapisz korektę, aby zapisać wybrane przyczyny rozbieżności.

Po przetworzeniu rozbieżności wskaźnik zmienia się na Nie wymaga przetwarzania. Aby zobaczyć szczegóły zamówienia po przetworzeniu, kliknij numer zamówienia.

Rozbieżności wykryte podczas przyjęcia w sklepie są uwzględniane w Raporcie rozbieżności.

 

Raport rozbieżności zawiera wszystkie zrealizowane zamówienia, w tym zamówienia bez rozbieżności.

Gdy wszystkie rozbieżności zostaną przetworzone, kliknij Zamknij skonsolidowane zamówienie, aby zamknąć skonsolidowane zamówienie.

Następnie zamówienie przechodzi do etapu Zamknięte.

Zamknięte

Gdy zamówienie zostanie przetworzone, przechodzi do etapu Zamknięte. Na karcie Dokumenty można zobaczyć dokumenty utworzone podczas przetwarzania zamówienia i sprawdzić, z którego magazynu produkty zostały wysłane i gdzie zostały przyjęte.

Karta Historia pokazuje wszystkie działania związane z zamówieniem oraz nazwisko odpowiedzialnego pracownika.

Raport rozbieżności

Raport rozbieżności pozwala zobaczyć odchylenia w zamówieniach produkcyjnych: co się stało z produktami od momentu wysłania zamówienia do momentu przyjęcia produktów w magazynie restauracji. Raporty są dostępne w Rutynowe operacje restauracyjne > Centrum dystrybucji.

 

Możesz zobaczyć tylko raporty rozbieżności dla sklepów dostarczających i zamawiających dostępnych dla Ciebie w systemie.

Raport pokazuje zrealizowane zamówienia produkcyjne dla określonego okresu, ilości zamówionych, potwierdzonych, wysłanych i przyjętych produktów, a także rozbieżności zamówionych/przyjętych i wysłanych/przyjętych, jeśli występują. Rozbieżności są wyróżnione na różowo.

Użyj przycisków znajdujących się w prawym górnym rogu ekranu, aby wyszukiwać produkty, pobierać raport w formacie Excel i filtrować dane raportu.

Dane można filtrować według sklepu zamawiającego, sklepu dostawcy gotującego i wysyłającego, stanowiska gotowania i rozbieżności.