Jak kupować żywność od zewnętrznych dostawców

Przegląd

Aby obsługiwać zamówienia zakupu, przejdź do aplikacji Inwentarz znajdującej się w bloku Rutynowe operacje restauracyjne, a następnie do sekcji Zamów produkty.

 

Możesz również sprawdzić swoje zamówienia zakupu w sekcji Produkcja i Logistyka > Elektroniczne zamówienie w aplikacji back-office na komputerze.

Wszystkie zamówienia zakupu (PO) przechodzą przez kilka kroków, w których przyjmują określone statusy. Kroki mogą się różnić w zależności od przepływu pracy zakupowej, który musi być skonfigurowany przed złożeniem jakiegokolwiek zamówienia. Jeśli ufasz swoim dostawcom i chcesz uniknąć niechcianych operacji manualnych podczas składania i obsługi zamówień, niektóre kroki można pominąć. Jednym z wielu sposobów na to jest użycie wbudowanej opcji prognozowania.

Kroki są następujące:

• OCZEKUJĄCE NA ZATWIERDZENIE — zamówienie jest w wersji roboczej, ale nie zostało jeszcze wysłane do dostawcy. Zatwierdź zamówienie, aby przejść dalej. Ten krok jest pomijany, jeśli opcja Wymagane zatwierdzenie jest wyłączona w kroku Zatwierdzenie w konfiguracji przepływu pracy zakupu żywności.

• W TRAKCIE PRZETWARZANIA — zamówienie jest wysłane do dostawcy. Potwierdź zamówienie, aby przejść dalej. Ten krok jest pomijany, jeśli Nie wymaga potwierdzenia jest włączone w kroku Potwierdzenie w konfiguracji przepływu pracy zakupu żywności.

• WYSYŁKA W TRAKCIE — zamówienie jest potwierdzone lub wysłane do Twojego lokalu. Zaakceptuj zamówienie, aby przejść dalej. Ten krok jest pomijany, jeśli potwierdzenie i akceptacja nie są wymagane, a wysyłka jest ustawiona na automatyczną.

• ZAKOŃCZONE — zamówienie jest pomyślnie zarejestrowane w Twoich księgach.

• ANULOWANE — zakup nie został dokonany z jakiegoś powodu.

Jak złożyć zamówienie zakupu

Przyjrzyjmy się bliżej procesowi zakupu, przechodząc przez wszystkie kroki ręcznie.

TWORZENIE

Przejdź do Inwentarz > Zamów produkty. W zależności od harmonogramu zakupów, PO zostanie wygenerowane automatycznie zgodnie z harmonogramem (aby kontynuować, wybierz zamówienie z listy), lub trzeba je utworzyć ręcznie, jeśli harmonogram nie jest określony — w tym celu kliknij Utwórz, a następnie wybierz wstępnie skonfigurowany przepływ pracy zamówienia zakupu.

ZATWIERDZENIE

Zostaniesz przeniesiony do zamówienia, gdzie możesz usunąć niechciane produkty, klikając ikonę kosza — i, jeśli to konieczne, dodać brakujące, klikając + Dodaj produkt. Ta ostatnia opcja jest dostępna, jeśli parametr Zezwól na dodawanie produktów jest włączony w kroku Zatwierdzenie w ustawieniach przepływu pracy.

Tutaj możesz również zmienić ilość i cenę produktu. Jeśli wybierzesz Maksymalna ilość szablonu w kroku Ilość ustawień przepływu pracy, kolumna Szacowana ilość zostanie wypełniona ilościami określonymi w szablonie produktu.

Kliknij Zapisz, aby zapisać wersję roboczą i wrócić później. Zamówienie przyjmie status Wersja robocza. Kliknij Zatwierdź, aby przejść do następnego kroku. Zamówienie przyjmie status Zatwierdzone.

 

Jeśli zamówienie wymaga dalszego zatwierdzenia przez kierownika sklepu lub centralę, jak określono w ustawieniach przepływu pracy, przycisk Zatwierdź będzie wyszarzony, dopóki zatwierdzenie nie zostanie udzielone przez odpowiedniego kierownika.

Gdy wszystkie kroki są wymagane, ale opcja Wymagane zatwierdzenie jest wyłączona, zamówienie zostanie wysłane od razu (pod warunkiem, że Wyślij zamówienie od razu jest włączone). Upewnij się, że ilości produktów są określone (np. prognoza działała, użyto maksymalnej ilości szablonu itp.), w przeciwnym razie zamówienie zostanie anulowane.

 

Jeśli zarówno opcje Wymagane zatwierdzenie, jak i Wyślij zamówienie od razu są wyłączone, zamówienie pozostanie na kroku Oczekujące na zatwierdzenie jako zatwierdzone, dopóki nie upłynie czas przewidziany na przygotowanie zamówienia w kroku HARMONOGRAM konfiguracji przepływu pracy. Następnie przejdzie do kroku Przetwarzanie. Takie zamówienie nie przejdzie dalej, ani nie pozwoli na edycję lub potwierdzenie. Jeśli ilość nie jest określona, zamówienie zostanie anulowane po upływie czasu przewidzianego na przygotowanie zamówienia w kroku HARMONOGRAM konfiguracji przepływu pracy.

PRZETWARZANIE

Skontaktuj się z dostawcą, aby uzyskać jego potwierdzenie. Następnie wybierz zamówienie, które właśnie zatwierdziłeś, i zmień ilość i/lub cenę, jeśli to konieczne (opcja Dostawca może zmienić cenę jednostkową powinna być włączona w kroku Potwierdzenie przepływu pracy). Następnie potwierdź szczegóły produktu, klikając znacznik wyboru naprzeciwko produktu, a następnie Potwierdź.

Jeśli opcja Wyślij zamówienie od razu jest włączona w ustawieniach przepływu pracy, zamówienie przyjmie status Wysłane po zatwierdzeniu. Jeśli ta opcja jest wyłączona, zamówienie będzie miało status Zatwierdzone.

WYSYŁKA

Zamówienie jest automatycznie wysyłane do Twojego lokalu, jeśli wysyłka jest ustawiona na automatyczną w ustawieniach przepływu pracy. W takim przypadku zamówienie przyjmuje status Wysłane. Musisz kliknąć znacznik wyboru naprzeciwko każdego produktu jeśli został dostarczony i ikonę krzyża jeśli nie został, a następnie Zaakceptuj, aby zaakceptować i zarejestrować towary w magazynie.

Jeśli wysyłka nie jest automatyczna, zamówienie jest potwierdzone, ale nie wysłane (status jest ustawiony na Potwierdzone). Aby wysłać zamówienie, musisz je odebrać i kliknąć Zaakceptuj. Zamówienie przyjmuje status Wysłane.

Gdy produkty zostaną wysłane, system wystawia fakturę zakupu. Ma ona ten sam numer referencyjny co zamówienie.

Następnie musisz ponownie nacisnąć Zaakceptuj, aby faktycznie zaakceptować partię. Wysyłka jest zaakceptowana, a produkty są zarejestrowane w ilości określonej w momencie akceptacji lub zamówionej od dostawcy, jeśli krok akceptacji jest pominięty.

Dodatkowe informacje

Jeśli pracownik restauracji odbiera zamówienie, dodatkowe szczegóły mogą zostać wprowadzone po jego przetworzeniu i zaakceptowaniu. Pomaga to uniknąć dodatkowego wysiłku dla księgowego przy wypełnianiu faktur zakupu.

Aby to zrobić:

1. Otwórz zamówienie i przejdź do zakładki Szczegóły.

2. W sekcji Dodatkowe informacje wypełnij następujące pola:

   • Faktura VAT — Wprowadź numer faktury wystawionej przez dostawcę.

   • Data — Wprowadź datę faktury.

   • Nr ref. — Wprowadź numer dokumentu przychodzącego.

   • Nr listu przewozowego — Wprowadź numer dokumentu transportowego dla zamówienia.

   • Koncepcja — Wybierz koncepcję, pod którą zamówienie jest składane.

   • Komentarz — Opcjonalnie dodaj komentarz do zamówienia.

     

3. Możesz otworzyć fakturę bezpośrednio z zamówienia, klikając przycisk naprzeciwko pola Faktura w bloku Informacje ogólne. Faktura otworzy się w nowym oknie. Zmień dowolne szczegóły według uznania, naciśnij Zapisz, a następnie Prześlij, jeśli chcesz natychmiast przesłać dokument.

   

ZAKOŃCZONE

Po zaakceptowaniu w sklepie i zarejestrowaniu w magazynie proces PO jest zakończony. Zamówienie przyjmuje status Przetworzone.

ANULOWANE

Jeśli coś jest nie tak (np. produkt jest niedostępny, cena wzrosła itp.), możesz anulować zamówienie zakupu ręcznie, klikając ikonę kosza niemal na każdym etapie obsługi zamówienia. Twoje zamówienie może zostać anulowane automatycznie, jeśli przegapisz czas na jego potwierdzenie lub jeśli zamówienie nie określa żadnej ilości (ilość produktu wynosi 0). Może się to zdarzyć, jeśli wybierzesz Użyj prognozy w kroku Ilość ustawień przepływu pracy, ale nie masz sprzedaży do zasilenia silnika prognozowania, a inne kroki zakupowe są ustawione na automatyczne. Zamówienie przyjmuje status Anulowane.