Jak dokonać zakupu żywności od zewnętrznych dostawców

Przegląd

Aby obsługiwać zamówienia zakupowe, przejdź do aplikacji Inventory znajdującej się w bloku Routine Restaurant Operations, a następnie do sekcji Order Products.

 

Możesz także sprawdzić swoje zamówienia zakupowe w sekcji Production & Logistics > Electronic Order w aplikacji back-office na komputerze.

Wszystkie zamówienia zakupowe (PO) przechodzą przez szereg etapów, podczas których przyjmują określone statusy. Etapy mogą się różnić w zależności od workflow zakupowego, który musi być skonfigurowany przed złożeniem jakiegokolwiek PO. Jeśli ufasz swoim dostawcom i chcesz uniknąć niechcianych operacji ręcznych podczas składania i obsługi zamówień, niektóre etapy można pominąć. Jednym ze sposobów jest użycie wbudowanej opcji prognozowania.

Etapy są następujące:

• OCZEKIWANIE NA ZATWIERDZENIE — zamówienie jest wstępnie przygotowane, ale jeszcze nie wysłane do dostawcy. Zatwierdź zamówienie, aby przejść dalej. Ten etap jest pomijany, jeśli opcja Wymagane zatwierdzenie jest wyłączona w kroku Approval w ustawieniach workflow zakupowego.

• PRZETWARZANIE — zamówienie zostało wysłane do dostawcy. Potwierdź zamówienie, aby przejść dalej. Ten etap jest pomijany, jeśli w kroku Confirmation w ustawieniach workflow zakupowego włączona jest opcja Brak wymaganego potwierdzenia.

• WYSYŁKA W TRAKCIE REALIZACJI — zamówienie jest potwierdzone lub wysłane do Twojego lokalu. Zaakceptuj zamówienie, aby przejść dalej. Ten etap jest pomijany, jeśli nie jest wymagane potwierdzenie i akceptacja, a wysyłka jest ustawiona na automatyczną.

• ZAKOŃCZONE — zamówienie zostało pomyślnie zarejestrowane w księgach.

• ANULOWANE — zakup nie został zrealizowany z jakiegoś powodu.

Wymagania dotyczące dokumentów dla dostawcy

Przed przetwarzaniem zamówień od zewnętrznego dostawcy możesz określić, jakie dane dokumentów muszą być dostarczone przy akceptacji zamówienia. Możesz zastosować zasady obowiązujące w całej organizacji lub skonfigurować indywidualne wymagania dla dostawcy.

Aby skonfigurować wymagania dotyczące dokumentów dla konkretnego zewnętrznego dostawcy:

1. Przejdź do System Settings & Maintenance > Inventory > External Suppliers.
2. Otwórz wybranego dostawcę.
3. Przejdź do Additional Information > Document requirements.
4. Pozostaw włączoną opcję Use global rules for documents, aby zastosować zasady obowiązujące w całej organizacji, zgodnie z ustawieniami dokumentów zakupowych.
5. Aby użyć innych wymagań dla tego dostawcy, wyłącz opcję Use global rules for documents i wybierz wymagane pola, zaznaczając pola wyboru Required.

Wymagania specyficzne dla dostawcy mają pierwszeństwo przed zasadami globalnymi. Jeśli zasady globalne są wyłączone, a żadne pola nie są zaznaczone, żadne z wymienionych pól nie są wymagane dla tego dostawcy.

Zasady te określają, które pola są wymagane w sekcji Additional Information podczas akceptacji zamówienia od tego dostawcy.

Jak złożyć zamówienie zakupowe

Przyjrzyjmy się bliżej procesowi zakupowemu, przechodząc przez wszystkie kroki ręcznie.

TWORZENIE

Przejdź do Inventory > Order Products. W zależności od harmonogramu zakupów, PO zostanie wygenerowane automatycznie zgodnie z harmonogramem (aby kontynuować, wybierz zamówienie z listy), lub musi zostać utworzone ręcznie, jeśli harmonogram nie jest określony — w tym celu kliknij Create, a następnie wybierz wstępnie skonfigurowany workflow zamówienia zakupowego.

ZATWIERDZENIE

Zostaniesz przeniesiony do zamówienia, gdzie możesz usunąć niechciane produkty, klikając ikonę kosza — , a w razie potrzeby dodać brakujące, klikając + Add Product. Ta opcja jest dostępna, jeśli parametr Allow adding products jest włączony w kroku Approval w ustawieniach workflow.

Możesz także zeskanować kod kreskowy, aby znaleźć i dodać produkt do zamówienia zakupowego. Skanowanie kodów kreskowych jest również dostępne podczas tworzenia wniosków zakupowych.

Tutaj możesz także zmienić ilość i cenę produktu. Jeśli w kroku Quantity ustawień workflow wybierzesz Template Maximum, kolumna Estimated Quantity zostanie wypełniona ilościami określonymi w szablonie produktu.

Kliknij Save, aby zapisać szkic i wrócić później. Zamówienie przyjmie status Draft. Kliknij Approve, aby przejść do następnego kroku. Zamówienie przyjmie status Approved.

 

Jeśli zamówienie wymaga dalszego zatwierdzenia przez kierownika sklepu lub centrali, zgodnie z ustawieniami workflow, przycisk Approve będzie wyszarzony, dopóki zatwierdzenie nie zostanie udzielone przez odpowiedniego menedżera.

Gdy wszystkie kroki są wymagane, ale opcja Approval Required jest wyłączona, zamówienie zostanie wysłane od razu (pod warunkiem, że opcja Submit order right away jest włączona). Upewnij się, że ilości produktów są określone (np. prognoza zadziałała, użyto maksymalnej ilości z szablonu itp.), w przeciwnym razie zamówienie zostanie anulowane.

 

Jeśli zarówno opcje Approval Required, jak i Submit order right away są wyłączone, zamówienie pozostanie na etapie Approval Pending jako zatwierdzone, aż upłynie czas przewidziany na przygotowanie zamówienia w kroku SCHEDULE ustawień workflow. Następnie przejdzie do kroku Processing. Takie zamówienie nie pójdzie dalej, ani nie pozwoli na edycję lub potwierdzenie. Jeśli ilość nie jest określona, zamówienie zostanie anulowane po upływie czasu przewidzianego na przygotowanie zamówienia w kroku SCHEDULE ustawień workflow.

PRZETWARZANIE

Skontaktuj się z dostawcą, aby uzyskać jego potwierdzenie. Następnie wybierz zamówienie, które właśnie zatwierdziłeś, i zmień ilość i/lub cenę, jeśli jest to wymagane (opcja Supplier can change the unit price powinna być włączona w kroku Confirmation workflow). Potwierdź szczegóły produktu, klikając znak wyboru obok produktu, a następnie kliknij Confirm.

Jeśli opcja Submit order right away jest włączona w ustawieniach workflow, zamówienie przyjmie status Sent po zatwierdzeniu. Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie będzie miało status Approved.

WYSYŁKA

Zamówienie jest wysyłane automatycznie do Twojego lokalu, jeśli wysyłka jest ustawiona na automatyczną w ustawieniach workflow. W takim przypadku zamówienie przyjmuje status Shipped.

Jeśli wysyłka nie jest automatyczna, zamówienie jest potwierdzone, ale nie wysłane (status ustawiony na Confirmed). Aby wysłać zamówienie, musisz je wybrać i kliknąć Accept. Zamówienie przyjmie status Shipped.

Po wysłaniu produktów system księguje fakturę zakupową. Ma ona ten sam numer referencyjny co zamówienie.

AKCEPTACJA

Otwórz zakładkę Acceptance. Kliknij znak wyboru obok każdego produktu , jeśli został dostarczony, oraz ikonę krzyżyka , jeśli nie.

Dodatkowe informacje

Przed zaakceptowaniem zamówienia od zewnętrznego dostawcy wprowadź dostępne dane dokumentów. W zależności od globalnych lub specyficznych dla dostawcy wymagań dotyczących dokumentów, niektóre pola muszą być wypełnione, zanim zamówienie będzie mogło zostać zaakceptowane.

Aby to zrobić:

1. Otwórz zamówienie i przejdź do zakładki Details.

2. W sekcji Additional Information wypełnij odpowiednie pola:

   • Faktura VAT — Wprowadź numer faktury VAT.

   • Data faktury VAT — Wprowadź datę faktury VAT.

   • Numer referencyjny — Wprowadź numer dokumentu przychodzącego.

   • Numer faktury — Wprowadź numer faktury.

   • Numer listu przewozowego — Wprowadź numer dokumentu transportowego dla zamówienia.

   • Koncepcja — Wybierz koncepcję, pod którą składane jest zamówienie.

   • Komentarz — Opcjonalnie dodaj komentarz do zamówienia.

     

3. Jeśli klikniesz Akceptuj bez wypełnienia wszystkich wymaganych pól, system wyświetli komunikat z listą brakujących informacji. Zamówienie nie może zostać zaakceptowane, dopóki nie uzupełnisz wymaganych pól. Nadal możesz kliknąć Zapisz, aby zapisać niekompletne zamówienie jako szkic.

4. W zależności od Wymagań zakupowych, system może również sprawdzać Numer referencyjny i Numer listu przewozowego pod kątem duplikatów podczas zapisywania lub akceptowania zamówienia. Jeśli inne zamówienie zakupu dla tego samego dostawcy ma już podany numer, system wyświetli komunikat i zablokuje operację. Użytkownicy uprawnieni do pominięcia tej walidacji otrzymają ostrzeżenie i mogą zdecydować, czy kontynuować.

5. Możesz otworzyć fakturę bezpośrednio z zamówienia, klikając przycisk  naprzeciwko pola Faktura w bloku Informacje ogólne. Faktura otworzy się w nowym oknie. Zmień dowolne szczegóły według uznania, naciśnij Zapisz, a następnie Wyślij, jeśli chcesz natychmiast przesłać dokument.

   

 

Wymagania dotyczące dokumentów mają zastosowanie tylko do dostawców zewnętrznych. Nie dotyczą dostawców wewnętrznych ani wewnętrznych dokumentów zakupowych.

Kliknij Akceptuj, aby zaakceptować partię. Przesyłka zostaje przyjęta, a produkty zarejestrowane w ilości określonej w momencie akceptacji lub zgodnie z zamówieniem od dostawcy, jeśli etap akceptacji zostanie pominięty.

ZAKOŃCZONE

Po zaakceptowaniu w sklepie i zarejestrowaniu w magazynie, proces zamówienia zakupu jest zakończony. Zamówienie otrzymuje status Przetworzone.

ANULOWANE

Jeśli coś jest nie tak (np. produkt jest niedostępny, cena wzrosła itp.), możesz ręcznie anulować zamówienie zakupu, klikając ikonę kosza niemal na każdym etapie obsługi zamówienia. Twoje zamówienie może zostać anulowane automatycznie, jeśli przekroczysz czas dozwolony na jego potwierdzenie lub jeśli zamówienie nie określa żadnej ilości (ilość produktu wynosi 0). Może się to zdarzyć, jeśli wybierzesz Użyj prognozy w kroku Ilość ustawień przepływu pracy, ale nie masz sprzedaży do zasilenia silnika prognoz, a inne kroki zakupowe są ustawione na automatyczne. Zamówienie otrzymuje status Anulowane.