Przejdź do głównej zawartości

Workflow zamawiania produktów

Ustawienia​

W biurze internetowym możesz złożyć elektroniczne zamówienie na gotowe produkty na podstawie wstępnie ustalonego formularza zamówienia. Jest to jeden z wielu etapów cyklu produkcji i logistyki.

Jeśli w swojej działalności korzystasz z aplikacji Syrve HQ, zapoznaj się z artykułem Produkcja i logistyka, aby uzyskać więcej informacji na temat procesu produkcji.

Dostawcy wewnętrzni​

Dostawcą wewnętrznym może być dowolny sklep w Twojej sieci. Zależy to od ustawień workflow.

Jeśli korzystasz z Syrve HQ w swojej działalności, określ dostawcę w formularzu zamówienia.

Aby formularz zamówienia był dostępny w biurze internetowym, upewnij się, że formularz ma tylko jedną zakładkę, jak pokazano na poniższym obrazku.

Składanie zamówień produkcyjnych​

Każda restauracja może złożyć zamówienie na gotowe do spożycia produkty. Powinna mieć magazyn, aby móc takie produkty odebrać. Magazyn ten powinien mieć włączoną opcję Użyj do transferów wewnętrznych w aplikacji zarządzania siecią (Ustawienia korporacji > Sklep > Magazyn).

Powiadomienia e-mail​

Pracownicy mogą szybko otrzymywać powiadomienia o statusie zamówienia e-mailem. W tym celu skonfiguruj powiadomienia e-mail zgodnie z opisem w artykule E-mail. Użyj następujących kanałów: Zakupy: Workflow oraz Zakupy: Odchylenia.

Aby dowiedzieć się, jakie rodzaje e-maili są wysyłane przez blok Zakupy, zapoznaj się z artykułem Powiadomienia.

Dodawanie workflow zakupowego (zamówieniowego)​

Aby dodać nowy workflow, przejdź do Ustawienia systemowe i konserwacja > Inwentaryzacja > Zakupy i kliknij Dodaj.

Workflow zamówień produkcyjnych jest podobny do workflow zakupowego: podzielony na kroki, niektóre kroki są takie same, a niektóre różne.

START​

  1. Nadaj nazwę workflow zamawiania i dodaj opis.
  2. Wybierz typ zamówienia DC order.

SKLEPY​

Określ sklepy, które będą składać zamówienia.

  • Szablony — zostaną wybrane wszystkie sklepy należące do określonych szablonów. Ten workflow zakupowy może być używany tylko w restauracjach, gdzie takie szablony są określone w ustawieniach.
  • Wybrane sklepy — określ wymagane sklepy.

HARMONOGRAM​

Harmonogram dostaw gotowych produktów jest konfigurowany tak samo jak dla zamówień zakupów żywności. Szczegóły znajdziesz w artykule Workflow zakupów żywności.

DOSTAWCA​

Dostępna jest tylko jedna opcja — Dostawca wewnętrzny formularza zamówienia — wykonawca określony w formularzu zamówienia w aplikacji zarządzania siecią.

PRODUKTY​

Zamówienie produkcyjne może zawierać tylko pozycje z menu i półprodukty określone w formularzu zamówienia.

  1. Wybierz formularz zamówienia, który zawiera pozycje i półprodukty.
  2. Określ Typ magazynu odbiorczego, do którego te produkty mają być dostarczone.

ILOŚĆ​

Określ sposób, w jaki system powinien oszacować ilość produktu w zamówieniu:

  • Jeśli chcesz, aby system oszacował ilość na podstawie prognozy sprzedaży, wybierz pozycję Użyj prognozy . W Procent końcowej prognozy określ, jak chcesz wykorzystać prognozę, np. 100%, 80% lub 120%.

  • Wybierz opcję Ilość według dni tygodnia, aby określić inną ilość na każdy dzień. Może to być przydatne, jeśli nie masz historii sprzedaży i prognoza nie zadziała. Ilość rozbita według dni tygodnia jest określana w specjalnym polu, do którego wklejasz dane z arkusza Excel. W tym celu musisz stworzyć tabelę Excel z wymaganymi nagłówkami kolumn: productSku, productName, mainUnit, qtyMonday, qtyTuesday, qtyWednesday, qtyThursday, qtyFriday, qtySaturday, qtySunday. Następnie określ przybliżoną ilość produktu na każdy dzień, zapisz tabelę w formacie CSV, przekonwertuj powstały plik do formatu JSON i wklej dane do pola.

    Plik powinien wyglądać mniej więcej tak:

    Wymaganą ilość można określić za pomocą specjalnego zestawu znaków — skryptu.

    Przykład skryptu
    [
      {
        "productSku":"6501106",
        "qtyMonday": 0,
        "qtyTuesday":1,
        "qtyWednesday":3,
        "qtyThursday":2,
        "qtyFriday":2,
        "qtySaturday":3,
        "qtySunday": 3
      },

      {
        "productSku":"6501102",
        "qtyMonday": 10,
        "qtyTuesday":15,
        "qtyWednesday":13,
        "qtyThursday":8,
        "qtyFriday":13,
        "qtySaturday":12,
        "qtySunday": 20
      }
    ]

  • Wybierz opcję Nie sugeruj, aby wprowadzić wymaganą ilość ręcznie. System nie wypełni ilości automatycznie.

  • Jeśli złożyłeś przynajmniej jedno zamówienie, możesz je wykorzystać do oszacowania ilości, wybierając Powtórz ostatnie zamówienie.

  • Aby zamówić taką ilość, która wystarczy na kilka dni z uwzględnieniem stanu magazynowego, użyj opcji Prognoza wielodniowa.

JEDNOSTKI​

Dostępna jest tylko jedna opcja — Jednostki formularza zamówienia. Produkty będą dostarczane w jednostkach opakowania określonych w formularzu zamówienia.

ZATWIERDZENIE​

Na tym etapie pracownik sprawdza zamówienie i może je zmienić, jeśli coś jest nie tak, np. dostosować ilość.

  • Aby pracownik mógł potwierdzić zamówienia przed ich złożeniem, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie. Jeśli nie zrobi tego w wyznaczonym czasie, zamówienie zostanie anulowane.

    Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie od razu przyjmuje status Wysłane, a jeśli włączone jest automatyczne wysyłanie, zostaje wysłane do dostawcy.

    Ten krok można pominąć, jeśli zamówienia są składane według harmonogramu, a ilość jest szacowana automatycznie.

     

    Nie pomijaj tego kroku, jeśli:Nie ma określonego harmonogramu zamówień.Ilość produktów powinna być określona ręcznie.

  • Włącz ustawienie Wymagane zatwierdzenie przez menedżera, aby dodać dodatkowy poziom kontroli dla zamówień powyżej określonej kwoty. W takim przypadku menedżer z uprawnieniem Zatwierdzanie zamówienia przez menedżera musi zatwierdzić zamówienie.

  • Dla dużych zamówień możesz włączyć ustawienie Wymagane zatwierdzenie przez HQ. Dodaje to dodatkową warstwę nadzoru, wymagając zatwierdzenia przez przełożonego z uprawnieniem Zatwierdzanie zamówienia przez HQ.

  • Aby przekazać zamówienie do następnego statusu — Wysłane (po zatwierdzeniu przez menedżera), włącz opcję Wyślij zamówienie od razu.

    Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie zachowuje status Zatwierdzone po zatwierdzeniu przez menedżera. Status Wysłane zostanie nadany automatycznie w zależności od ustawień dokonanych w kroku HARMONOGRAM.

  • Włącz parametr Zezwól na zmianę daty dostawy, aby umożliwić pracownikom zmianę daty dostawy na etapie zatwierdzania zamówienia.

WYSYŁANIE​

Dostępna jest tylko jedna opcja — Wyślij zamówienie do DC.

Po zatwierdzeniu zamówienia zostanie ono wysłane do aplikacji zarządzania siecią. Następnie jest obsługiwane przez zakład produkcyjny — wykonawcę.

POTWIERDZENIE​

Centrum produkcji i dystrybucji przygotowuje i wysyła produkty w ilości określonej w zamówieniu. Nie jest wymagane dodatkowe potwierdzenie.

WYSYŁKA​

Dostawca wysyła produkty, korzystając z własnej kopii Syrve Office, automatycznie tworzona jest faktura kosztowa. Jest ona wysyłana do centrali Syrve. Po jej zaksięgowaniu tworzona jest faktura zakupowa na potrzeby zamawiającego.

AKCEPTACJA​

Automatyczna akceptacja​

Jeśli akceptacja nie jest wymagana i możesz zarejestrować produkty zgodnie z fakturą dostawcy, wybierz pozycję Automatyczna akceptacja.

Akceptacja produktów z DC​

Podczas odbioru produktów pracownik weryfikuje pozycje zamówienia oraz ilość dostarczonego produktu.

REJESTRACJA​

Po zaakceptowaniu produktów należy zaksięgować fakturę zakupową. Od tego momentu powinna być już dostępna w systemie (jest tworzona automatycznie po wysyłce).

ZAKOŃCZENIE​

Sprawdź jeszcze raz wszystkie ustawienia przepływu pracy, Aktywuj przepływ pracy i kliknij Zapisz.