Przejdź do głównej zawartości

Jak skonfigurować zamawianie produktów z DC | Legacy Workflow

Ustawienia ​

W biurze internetowym możesz złożyć elektroniczne zamówienie na gotowe produkty na podstawie wstępnie przygotowanego formularza zamówienia. Jest to jeden z wielu etapów cyklu produkcji i logistyki.

Jeśli w swojej działalności korzystasz z aplikacji Syrve HQ, zapoznaj się z artykułem Produkcja i logistyka, aby uzyskać więcej informacji o procesie produkcji.

Dostawcy wewnętrzni ​

Dostawcą wewnętrznym może być dowolny sklep w Twojej sieci. Zależy to od ustawień workflow.

Jeśli korzystasz z Syrve HQ w swojej działalności, określ dostawcę w formularzu zamówienia.

Aby formularz zamówienia był dostępny w biurze internetowym, upewnij się, że formularz ma tylko jedną zakładkę, jak pokazano na poniższym obrazku.

Składanie zamówień produkcyjnych ​

Każda restauracja może złożyć zamówienie na gotowe do spożycia produkty. Powinna mieć magazyn, aby móc odbierać takie produkty. Ten magazyn powinien mieć włączoną opcję Użyj do transferów wewnętrznych w aplikacji do zarządzania siecią (Ustawienia korporacji > Sklep > Magazyn).

Powiadomienia e-mailowe ​

Pracownicy mogą szybko otrzymywać powiadomienia o statusie zamówienia e-mailem. W tym celu skonfiguruj powiadomienia e-mail zgodnie z opisem w artykule E-mail. Użyj następujących kanałów: Zakupy: Workflow oraz Zakupy: Odchylenia.

Aby dowiedzieć się, jakie e-maile są wysyłane przez blok Zakupy, sprawdź artykuł Powiadomienia.

Dodawanie workflow zakupowego (zamawiania) ​

Aby dodać nowy workflow, przejdź do Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy i kliknij Dodaj.

Workflow zamówienia produkcyjnego jest podobny do workflow zakupowego: podzielony na kroki, niektóre kroki są takie same, a niektóre różne.

START ​

  1. Nadaj nazwę workflow zamawiania i dodaj opis.
  2. Wybierz zamówienie DC jako typ zamówienia.

SKLEPY ​

Określ sklepy, które będą składać zamówienia.

  • Szablony — wszystkie sklepy należące do określonych szablonów zostaną wybrane. Ten workflow zakupowy może być używany tylko w restauracjach, w których takie szablony są określone w ustawieniach.
  • Wybrane sklepy — określ wymagane sklepy.

HARMONOGRAM ​

Harmonogram dostaw gotowych produktów jest konfigurowany tak samo jak dla zamówień zakupu żywności. Szczegóły znajdziesz w artykule Workflow zakupu żywności.

DOSTAWCA ​

Dostępna jest tylko jedna opcja — Dostawca wewnętrzny formularza zamówienia — wykonawca określony w formularzu zamówienia w aplikacji do zarządzania siecią.

PRODUKTY ​

Zamówienie produkcyjne może zawierać tylko pozycje menu i półprodukty określone w formularzu zamówienia.

  1. Wybierz formularz zamówienia, który zawiera listę pozycji i półproduktów.
  2. Określ typ magazynu odbiorczego, do którego powinny być dostarczone te produkty.

ILOŚĆ ​

Określ sposób, w jaki system powinien oszacować ilość produktu w zamówieniu:

  • Jeśli chcesz, aby system oszacował ilość na podstawie prognozy sprzedaży, wybierz pozycję Użyj prognozy . W polu Procent końcowej prognozy określ, jak chcesz wykorzystać prognozę, na przykład 100%, 80% lub 120%.

  • Wybierz opcję Ilość według dni tygodnia, aby określić inną ilość na każdy dzień. Może to być przydatne, jeśli nie masz historii sprzedaży i prognoza nie zadziała. Ilość podzielona według dni tygodnia jest określana w specjalnym polu, do którego wklejasz dane z arkusza Excel. W tym celu musisz utworzyć tabelę Excel z wymaganymi nagłówkami kolumn: productSku, productName, mainUnit, qtyMonday, qtyTuesday, qtyWednesday, qtyThursday, qtyFriday, qtySaturday, qtySunday. Następnie określ przybliżoną ilość produktu na każdy dzień, zapisz tabelę w formacie CSV, przekonwertuj powstały plik na format JSON i wklej dane do pola.

    Plik powinien wyglądać mniej więcej tak:

    Wymaganą ilość można określić za pomocą specjalnego zestawu znaków — skryptu.

    Przykład skryptu
    [
      {
        "productSku":"6501106",
        "qtyMonday": 0,
        "qtyTuesday":1,
        "qtyWednesday":3,
        "qtyThursday":2,
        "qtyFriday":2,
        "qtySaturday":3,
        "qtySunday": 3
      },

      {
        "productSku":"6501102",
        "qtyMonday": 10,
        "qtyTuesday":15,
        "qtyWednesday":13,
        "qtyThursday":8,
        "qtyFriday":13,
        "qtySaturday":12,
        "qtySunday": 20
      }
    ]

  • Wybierz opcję Nie sugeruj, aby wprowadzić wymaganą ilość ręcznie. System nie będzie automatycznie uzupełniał ilości.

  • Jeśli złożyłeś co najmniej jedno zamówienie, możesz je wykorzystać do oszacowania ilości, wybierając opcję Powtórz ostatnie zamówienie.

  • Aby zamówić taką ilość, która wystarczy na kilka dni z uwzględnieniem stanu magazynowego, użyj opcji Prognoza wielodniowa.

JEDNOSTKI​

Dostępna jest tylko jedna opcja — Jednostki formularza zamówienia. Produkty będą dostarczane w jednostkach opakowań określonych w formularzu zamówienia.

ZATWIERDZENIE ​

Na tym etapie pracownik sprawdza zamówienie i może je zmienić, jeśli coś jest nie tak, na przykład dostosować ilość.

  • Aby pracownik mógł zatwierdzać zamówienia przed ich złożeniem, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie. Jeśli nie zrobi tego w wyznaczonym czasie, zamówienie zostanie anulowane.

    Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie od razu przyjmuje status Wysłane, a jeśli włączone jest automatyczne wysyłanie, zostaje wysłane do dostawcy.

    Ten krok można pominąć, jeśli zamówienia są składane zgodnie z harmonogramem, a ilość jest szacowana automatycznie.

     

    Nie pomijaj tego kroku, jeśli:Nie ma zdefiniowanego harmonogramu zamawiania.Ilość produktów powinna być określona ręcznie.

  • Włącz ustawienie Wymagane zatwierdzenie przez menedżera, aby dodać dodatkowy poziom kontroli dla zamówień powyżej określonej kwoty. W takim przypadku menedżer z uprawnieniem Zatwierdź zamówienie przez menedżera musi zatwierdzić zamówienie.

  • Dla dużych zamówień możesz włączyć ustawienie Wymagane zatwierdzenie przez HQ. Dodaje to dodatkową warstwę nadzoru, wymagając zatwierdzenia przez przełożonego z uprawnieniem Zatwierdź zamówienie przez HQ.

  • Aby przekazać zamówienie do następnego statusu — Wysłane (po zatwierdzeniu przez menedżera), włącz opcję Wyślij zamówienie od razu.

    Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie zachowuje status Zatwierdzone po zatwierdzeniu przez menedżera. Status Wysłane zostanie nadany automatycznie w zależności od ustawień dokonanych w kroku HARMONOGRAM.

  • Włącz parametr Zezwól na zmianę daty dostawy, aby umożliwić pracownikom zmianę daty dostawy na etapie zatwierdzania zamówienia.

WYSYŁANIE ​

Dostępna jest tylko jedna opcja — Wyślij zamówienie do DC.

Po zatwierdzeniu zamówienia zostanie ono wysłane do aplikacji do zarządzania siecią. Następnie jest obsługiwane przez zakład produkcyjny — wykonawcę.

POTWIERDZENIE ​

Centrum produkcji i dystrybucji przygotowuje i wysyła produkty w ilości określonej w zamówieniu. Nie jest wymagane dodatkowe potwierdzenie.

WYSYŁKA​

Dostawca wysyła produkty, korzystając ze swojej kopii Syrve Office, automatycznie tworzona jest faktura kosztowa. Jest ona wysyłana do centrali Syrve. Po jej zaksięgowaniu tworzona jest faktura zakupowa na potrzeby zamawiającego.

AKCEPTACJA​

Automatyczna akceptacja​

Jeśli akceptacja nie jest wymagana i możesz zarejestrować produkty zgodnie z fakturą dostawcy, wybierz pozycję Automatyczna akceptacja.

Akceptacja produktów z DC​

Podczas odbioru produktów pracownik weryfikuje pozycje zamówienia oraz ilość dostarczonego produktu.

REJESTRACJA​

Po zaakceptowaniu produktów należy zaksięgować fakturę zakupową. Od tego momentu powinna być już dostępna w systemie (jest tworzona automatycznie po wysyłce).

ZAKOŃCZENIE​

Sprawdź jeszcze raz wszystkie ustawienia przepływu pracy, Aktywuj przepływ pracy i kliknij Zapisz.