Jak skonfigurować zamawianie towarów z DC | Aplikacja Syrve

Aby dodać nowy workflow, przejdź do Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy i kliknij Dodaj.

START

1. Nadaj nazwę workflow zamawiania i dodaj opis.
2. Wybierz Zamówienie DC oparte na sieci Web jako typ zamówienia.

SKLEPY

Określ sklepy, które będą składać zamówienia.

• Wszystkie sklepy w szablonie — zostaną wybrane wszystkie sklepy należące do określonych szablonów. Ten workflow może być używany tylko w restauracjach, gdzie takie szablony są zdefiniowane w ustawieniach.
• Wybrane sklepy — określ sklepy ręcznie.

HARMONOGRAM

Harmonogram dostawy towarów jest ustawiany tak samo jak dla zamówień zakupów żywności. Szczegóły znajdziesz w artykule Workflow zakupów żywności. Zamówienia są składane automatycznie, jeśli harmonogram jest ustalony, a ręcznie, jeśli harmonogram nie jest zdefiniowany.

DOSTAWCA

• Tutaj musisz określić, który sklep w Twojej sieci będzie pełnił rolę Centrum Dystrybucji — przygotowuje towary i rozdziela je między sklepy zamawiające. Użyj tego kroku do konfiguracji magazynów i kont.
• Jeśli nie potrzebujesz tworzyć zapisów zaopatrzenia (zapisów kuchennych i dokumentów przesunięć magazynowych) w ramach workflow, na przykład wolisz tworzyć dokumenty magazynowe ręcznie, wyłącz opcję Twórz zapisy zaopatrzenia.
• Metoda wyceny transferowej może różnić się dla każdego sklepu zamawiającego. Obsługiwane metody to koszt bez VAT, koszt plus narzut oraz cennik.
• Określ swoją politykę cenową. W tym celu wybierz jedną z opcji w polu Typ wyceny produktu:
  • Koszt + narzut — użyj tej opcji, aby dodać określony procent narzutu do kosztu produktu w sklepie dostawcy.
  • Cennik — użyj tej opcji, aby pobierać ceny z cennika przygotowanego dla sklepu zamawiającego.
  • Według kosztu — użyj tej opcji, aby przekazywać towary po ich koszcie w sklepie dostawcy, bez żadnego narzutu.
• Określ narzut jako procent w polu Narzut %, jeśli wybrałeś Koszt + narzut powyżej.
• Wybierz Konto rozliczeniowe, na którym zostanie zaksięgowany koszt produktów uszkodzonych lub zagubionych w transporcie. Określ powód rozbieżności jako Strata w transporcie, aby system automatycznie utworzył zapis rozliczeniowy na etapie Potwierdzenia, który jest ostatnim krokiem workflow zamawiania DC. Jeśli konto rozliczeniowe nie zostanie określone, zapisy rozliczeniowe nie będą tworzone automatycznie.

PRODUKTY

Tutaj musisz użyć wcześniej przygotowanego szablonu produktu.

ILOŚĆ

Określ sposób, w jaki system powinien oszacować ilość produktów w zamówieniu:

• Pracownik może ręcznie określić wymaganą ilość w momencie składania zamówienia. W tym celu wybierz opcję Nie sugeruj.

• System może oszacować wymaganą ilość produktu na podstawie prognozy sprzedaży. W tym celu wybierz opcję Użyj prognozy. W polu Procent końcowej prognozy określ, jak chcesz wykorzystać prognozę, na przykład 100%, 80% lub 120%.

• Użyj Prognozy wielodniowej, jeśli chcesz, aby system oszacował ilość potrzebną do obsługi operacji przez określoną liczbę dni na podstawie prognozy.

• Możesz również zamówić taką samą ilość jak w ostatnim zamówieniu. W tym celu wybierz opcję Powtórz ostatnie zamówienie.

• Jeśli system nie może sporządzić prognozy, ponieważ nie ma historii sprzedaży, wybierz Ilość według dni tygodnia. W tym celu musisz utworzyć plik arkusza kalkulacyjnego z wymaganymi kolumnami: productSku, qtyMonday, qtyTuesday, qtyWednesday, qtyThursday, qtyFriday, qtySaturday, qtySunday i wkleić dane do pola. Określ przybliżoną ilość produktu na każdy dzień tygodnia.

  Plik powinien wyglądać tak:

  

  Zapisz plik w formacie CSV. Przekonwertuj powstały plik CSV na JSON.

  Przykład skryptu

  [
    {
      "productSku":"6501106",
      "qtyMonday": 0,
      "qtyTuesday":1,
      "qtyWednesday":3,
      "qtyThursday":2,
      "qtyFriday":2,
      "qtySaturday":3,
      "qtySunday": 3
    },
  
    {
      "productSku":"6501102",
      "qtyMonday": 10,
      "qtyTuesday":15,
      "qtyWednesday":13,
      "qtyThursday":8,
      "qtyFriday":13,
      "qtySaturday":12,
      "qtySunday": 20
    }
  ]

JEDNOSTKI

W zamówieniu można używać tylko jednostek zdefiniowanych w szablonie produktu.

ZATWIERDZENIE

Na tym etapie pracownik sprawdza zamówienie i w razie potrzeby je zmienia, na przykład dostosowuje ilość.

Aby pracownik mógł zatwierdzić zamówienia przed ich złożeniem, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie. Jeśli tego nie zrobi, zamówienie zostanie anulowane.

Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie od razu przyjmie status Wysłane i jeśli włączone jest automatyczne wysyłanie, zostanie wysłane do dostawcy.

Ten krok można pominąć, jeśli zamówienia są składane według harmonogramu, a ilość jest szacowana automatycznie.

 

Nie pomijaj tego kroku, jeśli:Nie ma zdefiniowanego harmonogramu zamawiania.Ilość powinna być określona ręcznie.

Aby przekazać zamówienie do następnego statusu — Wysłane (po zatwierdzeniu przez sklep), włącz opcję Natychmiast wyślij zamówienie.

Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie zachowuje status Zatwierdzone po zatwierdzeniu w sklepie. Status Wysłane zostanie nadany automatycznie w zależności od ustawień dokonanych w kroku HARMONOGRAM.

Jeśli opcja Wymagane zatwierdzenie jest włączona, zamówienie powinno zostać potwierdzone przez pracownika sklepu z uprawnieniem „Zatwierdź zamówienie przez pracownika”.

Aby kierownik lub odpowiedzialny pracownik mogli dodatkowo zatwierdzać zamówienia przekraczające określoną kwotę, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie kierownika i określ cenę zamówienia wymagającą zatwierdzenia. Zatwierdzający kierownik powinien mieć uprawnienie „Zatwierdź zamówienie przez kierownika”.

Aby umożliwić kierownikowi z uprawnieniem „Zatwierdź zamówienie przez kierownika” zatwierdzanie najdroższych zamówień, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie centrali i określ kwotę.

Jeśli pracownik nie potwierdzi zamówienia na czas, zamówienie zostanie automatycznie anulowane.

Aby umożliwić pracownikom dostosowanie zamówienia podczas zatwierdzania i dodawanie do niego produktów, włącz opcję Zezwalaj na dodawanie produktów.

Wyłącz opcję Pokaż koszt produktu, jeśli nie chcesz, aby sklepy zamawiające widziały koszt — mogą nie należeć do tej samej firmy co Twój sklep i w związku z tym nie muszą znać netto kosztu Twoich produktów.

Włącz opcję Zezwalaj na edycję zamówień przed ich potwierdzeniem przez dostawcę, aby umożliwić pracownikom sklepu wprowadzanie zmian w zamówieniach przed ich realizacją przez pracownika DC.

Możesz także ograniczyć czas, w którym zamówienie może być edytowane. W tym celu włącz opcję Zezwalaj na edycję zamówień przed określonym czasem.

WYSYŁKA

Zamówienie zostanie automatycznie wysłane do DC opartego na sieci Web. Szczegóły zamówienia będą dostępne w skonsolidowanym zamówieniu w biurze opartym na sieci Web.

POTWIERDZENIE

Sklepy otrzymują potwierdzenie, gdy pracownik wyśle je ze skonsolidowanego zamówienia.

WYSYŁKA

Sklep automatycznie otrzyma szczegóły wysyłki po przełączeniu odpowiedniego zapisu na status Wysłane w skonsolidowanym zamówieniu. Na tym etapie należy wybrać typ magazynu odbiorczego.

ODBIÓR

• Jeśli odbiór nie jest wymagany i możesz zaksięgować towary zgodnie z fakturą DC, wybierz opcję Automatyczny odbiór.
• Jeśli chcesz, aby towary były weryfikowane w sklepie przed zaksięgowaniem, wybierz opcję Ręczny odbiór. Niektóre parametry zamówienia można zmienić w sklepie odbierającym. W tym celu włącz wymagane opcje:
• Pozwól na zmianę jednostek. Może to być przydatne, jeśli jednostki pakowania/pomiaru dostarczonych towarów różnią się od zamówionych.
• Pozwól na dodawanie produktów. Kierownik może dodać towary do zamówienia, jeśli przesyłka zawiera przedmioty, które nie były zamówione.
• Pozwól na zmianę magazynu odbiorczego. Kierownik może zmienić magazyn odbiorczy. Może to być przydatne, jeśli wybrano niewłaściwy magazyn.
• Pozwól na zmianę stawki VAT. Kierownik może zmienić stawkę VAT w zamówieniu, jeśli VAT jest wyłączony z cen zakupu w Ustawieniach księgowości.
• Powiadamiaj w przypadku rozbieżności produktu. Określ adres e-mail, na który chcesz otrzymywać raport o rozbieżnościach: różnice w ilości, cenie lub produkcie. Zalecamy podanie adresu e-mail dostawcy, aby był na bieżąco z przyjęciem. Raport jest generowany w Excelu. Jeśli inni pracownicy również powinni otrzymywać powiadomienia o rozbieżnościach, możesz skonfigurować dla nich powiadomienia e-mail i wybrać kanał Zakupy: Odchylenia. 

REJESTRACJA 

Po przyjęciu produktów należy zaksięgować fakturę zakupu. Od tego momentu powinna być już dostępna w systemie (jest tworzona automatycznie po wysyłce).

Produkty zostaną zarejestrowane w ilości i jakości zgodnej z przyjęciem.

ZAKOŃCZENIE 

Sprawdź jeszcze raz ustawienia przepływu pracy, aktywuj przepływ pracy i kliknij Zapisz.