Przejdź do głównej zawartości

Workflow zamawiania produktów. Aplikacja Syrve

Aby dodać nowy workflow, przejdź do Ustawienia systemu i konserwacja > Inwentaryzacja > Zakupy i kliknij Dodaj.

START​

  1. Nadaj nazwę workflow zamawiania i dodaj opis.
  2. Wybierz Zamówienie DC oparte na sieci Web jako typ zamówienia.

SKLEPY​

Określ sklepy, które będą składać zamówienia.

  • Wszystkie sklepy w szablonie — zostaną wybrane wszystkie sklepy należące do określonych szablonów. Ten workflow może być używany tylko w restauracjach, gdzie takie szablony są zdefiniowane w ustawieniach.
  • Wybrane sklepy — określ sklepy ręcznie.

HARMONOGRAM​

Harmonogram dostaw produktów jest ustawiany tak samo jak dla zamówień zakupu żywności. Szczegóły znajdziesz w artykule Workflow zakupu żywności. Zamówienia są składane automatycznie, jeśli harmonogram jest ustalony, a ręcznie, jeśli harmonogram nie jest zdefiniowany.

DOSTAWCA​

  • Tutaj musisz określić, który sklep w Twojej sieci będzie pełnił rolę Centrum Dystrybucji — przygotowuje produkty i rozdziela je między zamawiające sklepy. Użyj tego kroku do konfiguracji magazynów i kont.
  • Jeśli nie potrzebujesz tworzyć zapisów zaopatrzenia (zapisów produkcyjnych i dokumentów ruchu magazynowego) jako części workflow, na przykład wolisz tworzyć dokumenty inwentaryzacyjne ręcznie, wyłącz opcję Twórz zapisy zaopatrzenia.
  • Określ swoją politykę cenową. W tym celu wybierz jedną z opcji w polu Typ wyceny produktu: Koszt + narzut lub Cennik.
    • Użyj Koszt + narzut, aby zwiększyć cenę o określony procent.
    • Użyj Cennik, jeśli chcesz, aby ceny były importowane z cennika przygotowanego specjalnie dla sklepu zamawiającego.
  • Określ narzut jako procent w polu Narzut %, jeśli wybrałeś Koszt + narzut powyżej.
  • Wybierz Konto rozliczeniowe, na którym zostanie zaksięgowany koszt produktów uszkodzonych lub zagubionych w transporcie. Określ powód rozbieżności jako Strata w transporcie, aby system automatycznie utworzył zapis rozliczeniowy na etapie Potwierdzenia, który jest ostatnim krokiem workflow zamawiania DC. Jeśli konto rozliczeniowe nie zostanie określone, zapisy rozliczeniowe nie będą tworzone automatycznie.

PRODUKTY​

Tutaj musisz użyć wcześniej przygotowanego szablonu produktu.

ILOŚĆ​

Określ sposób, w jaki system powinien oszacować ilość produktów w zamówieniu:

  • Pracownik może ręcznie określić wymaganą ilość w momencie składania zamówienia. W tym celu wybierz opcję Nie sugeruj.

  • System może oszacować wymaganą ilość produktu na podstawie prognozy sprzedaży. W tym celu wybierz opcję Użyj prognozy. W polu Procent końcowej prognozy określ, jak chcesz wykorzystać prognozę, np. 100%, 80% lub 120%.

  • Użyj Prognozy wielodniowej, jeśli chcesz, aby system oszacował ilość potrzebną do wsparcia działalności przez określoną liczbę dni na podstawie prognozy.

  • Możesz także zamówić taką samą ilość jak w ostatnim zamówieniu. W tym celu wybierz opcję Powtórz ostatnie zamówienie.

  • Jeśli system nie może sporządzić prognozy z powodu braku historii sprzedaży, wybierz Ilość według dni tygodnia. W tym celu musisz utworzyć plik arkusza kalkulacyjnego z wymaganymi kolumnami: productSku, qtyMonday, qtyTuesday, qtyWednesday, qtyThursday, qtyFriday, qtySaturday, qtySunday i wkleić dane w pole. Określ przybliżoną ilość produktu na każdy dzień tygodnia.

    Plik powinien wyglądać tak:

    Zapisz plik w formacie CSV. Przekonwertuj powstały plik CSV na JSON.

    Przykład skryptu
    [
      {
        "productSku":"6501106",
        "qtyMonday": 0,
        "qtyTuesday":1,
        "qtyWednesday":3,
        "qtyThursday":2,
        "qtyFriday":2,
        "qtySaturday":3,
        "qtySunday": 3
      },

      {
        "productSku":"6501102",
        "qtyMonday": 10,
        "qtyTuesday":15,
        "qtyWednesday":13,
        "qtyThursday":8,
        "qtyFriday":13,
        "qtySaturday":12,
        "qtySunday": 20
      }
    ]

JEDNOSTKI​

W zamówieniu można używać tylko jednostek zdefiniowanych w szablonie produktu.

ZATWIERDZENIE​

Na tym etapie pracownik sprawdza zamówienie i w razie potrzeby je zmienia, np. dostosowuje ilość.

Aby pracownik mógł zatwierdzać zamówienia przed ich złożeniem, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie. Jeśli tego nie zrobi, zamówienie zostanie anulowane.

Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie od razu otrzyma status Wysłane i jeśli włączone jest automatyczne wysyłanie, zostanie wysłane do dostawcy.

Ten krok można pominąć, jeśli zamówienia są składane według harmonogramu, a ilość jest szacowana automatycznie.

 

Nie pomijaj tego kroku, jeśli:Nie ma zdefiniowanego harmonogramu zamawiania.Ilość powinna być określona ręcznie.

Aby przekazać zamówienie do następnego statusu — Wysłane (po zatwierdzeniu przez sklep), włącz opcję Wyślij zamówienie od razu.

Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie zachowuje status Zatwierdzone po zatwierdzeniu w sklepie. Status Wysłane zostanie nadany automatycznie w zależności od ustawień dokonanych w kroku HARMONOGRAM.

Jeśli opcja Wymagane zatwierdzenie jest włączona, zamówienie powinno zostać potwierdzone przez pracownika sklepu z uprawnieniem "Zatwierdź zamówienie przez pracownika".

Aby menedżer lub odpowiedzialny pracownik mogli dodatkowo zatwierdzać zamówienia przekraczające określoną kwotę, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie menedżera i określ cenę zamówienia wymagającą zatwierdzenia. Zatwierdzający menedżer powinien mieć uprawnienie "Zatwierdź zamówienie przez menedżera".

Aby umożliwić menedżerowi z uprawnieniem "Zatwierdź zamówienie przez menedżera" zatwierdzanie najdroższych zamówień, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie centrali i określ kwotę.

Jeśli pracownik nie potwierdzi zamówienia na czas, zamówienie zostanie automatycznie anulowane.

Aby umożliwić pracownikom dostosowanie zamówienia podczas zatwierdzania i dodawanie do niego produktów, włącz opcję Zezwól na dodawanie produktów.

Wyłącz opcję Pokaż koszt produktu, jeśli nie chcesz, aby sklepy zamawiające widziały koszt — mogą nie należeć do tej samej firmy co Twój sklep i w związku z tym nie muszą znać netto kosztu Twoich produktów.

Włącz opcję Zezwól na edycję zamówień przed ich potwierdzeniem przez dostawcę, aby umożliwić pracownikom sklepu dokonywanie zmian w zamówieniach przed ich realizacją przez pracownika DC.

Możesz także ograniczyć czas, w którym zamówienie może być edytowane. W tym celu włącz opcję Zezwól na edycję zamówień przed określonym czasem.

WYSYŁKA​

Zamówienie zostanie automatycznie wysłane do DC opartego na sieci Web. Szczegóły zamówienia będą dostępne w skonsolidowanym zamówieniu w biurze opartym na sieci Web.

POTWIERDZENIE​

Sklepy otrzymują potwierdzenie, gdy pracownik wyśle je ze skonsolidowanego zamówienia.

WYSYŁKA​

Sklep otrzyma szczegóły wysyłki automatycznie, gdy odpowiedni zapis zostanie oznaczony jako Wysłany w skonsolidowanym zamówieniu. Na tym etapie musisz wybrać typ magazynu odbiorczego.

ODBIÓR​

  • Jeśli odbiór nie jest wymagany i możesz zaksięgować towary zgodnie z fakturą DC, wybierz opcję Automatyczny odbiór.
  • Jeśli chcesz, aby towary zostały zweryfikowane w sklepie przed ich zaksięgowaniem, wybierz opcję Ręczny odbiór. Niektóre parametry zamówienia mogą zostać zmienione w sklepie odbierającym. W tym celu włącz wymagane opcje:
    • Zezwól na zmianę jednostek. Może być przydatne, jeśli jednostki opakowania/pomiaru dostarczonych towarów różnią się od zamówionych.
    • Zezwól na dodawanie produktów. Menedżer może dodać towary do zamówienia, jeśli przesyłka zawiera produkty, które nie były zamawiane.
  • Zezwól na zmianę magazynu odbiorczego. Kierownik może zmienić magazyn odbiorczy. Może to być przydatne, jeśli wybrano niewłaściwy magazyn.
  • Zezwól na zmianę stawki VAT. Kierownik może zmienić stawkę VAT w zamówieniu, jeśli VAT jest wyłączony z cen zakupu w Ustawieniach księgowości.
  • Powiadamiaj w przypadku rozbieżności produktu. Podaj adres e-mail, na który chcesz otrzymywać raport o rozbieżnościach: różnice w ilości, cenie lub produkcie. Zalecamy podanie adresu e-mail dostawcy, aby był na bieżąco z przyjęciem. Raport jest generowany w Excelu. Jeśli inni pracownicy również powinni otrzymywać powiadomienia o rozbieżnościach, możesz skonfigurować dla nich powiadomienia e-mail i wybrać kanał Zakupy: Odchylenia.

REJESTRACJA​

Po przyjęciu produktów należy zaksięgować fakturę zakupu. Od tego momentu powinna być już dostępna w systemie (jest tworzona automatycznie po wysyłce).

Produkty zostaną zarejestrowane w ilości i jakości zgodnej z przyjęciem.

ZAKOŃCZENIE​

Sprawdź ponownie ustawienia przepływu pracy, Aktywuj przepływ pracy i kliknij Zapisz.