Przejdź do głównej zawartości

Jak skonfigurować i tworzyć zapytania zakupowe

Przegląd​

W niektórych sklepach zakupy są podzielone między kilka działów: szef kuchni lub kierownik kuchni odpowiada za listę wymaganych składników i artykułów oraz ich ilości, a kierownik ds. zakupów odpowiada za składanie zamówienia u dostawcy.

Czasami, aby zapobiec wyczerpaniu się pozycji z menu, sklep musi spontanicznie zamówić niektóre produkty od różnych dostawców. W takich sytuacjach przydatne są zapytania zakupowe.

Zapytanie zakupowe jest tworzone w aplikacji Syrve i może obejmować produkty kupowane od różnych dostawców.

Uprawnienia​

Aby pracować z zapytaniami zakupowymi, pracownicy sklepu powinni mieć odpowiednie uprawnienia.

Aby skonfigurować uprawnienia:

  1. Przejdź do System Settings & Maintenance > System Settings > General > Permissions.

  2. Rozwiń blok uprawnień Storage i znajdź te związane z zapytaniami zakupowymi. Możesz też wpisać "purchasing request" w polu Search.

  3. Istnieją 4 takie uprawnienia:

    1. Access to Purchasing Request. To uprawnienie daje dostęp do sekcji Purchasing Request w aplikacji Syrve. Zarówno personel kuchni (wypełniający zapytania), jak i menedżerowie (zatwierdzający zapytania) muszą mieć to uprawnienie.
    2. Confirm purchasing request. Pozwala menedżerom zatwierdzać zapytania zakupowe tworzone przez personel kuchni.
    3. Add and edit purchasing requests. Pozwala personelowi składającemu zamówienia tworzyć i edytować zapytania zakupowe.
    4. Edit purchasing request. Pozwala na edycję szkiców zapytań zakupowych, zmianę ilości i cen, dodawanie lub usuwanie produktów. Przyznawane menedżerom zatwierdzającym zapytania zakupowe.

  4. Przypisz odpowiednie uprawnienia do wymaganych ról i kliknij Update. Poniżej znajduje się przykład konfiguracji uprawnień do zapytań zakupowych.

Przebieg pracy z zapytaniem zakupowym​

Aby utworzyć zapytanie zakupowe, najpierw musisz skonfigurować odpowiedni przebieg pracy.

Aby to zrobić, przejdź do System Settings & Maintenance > Storage > Purchasing i kliknij Add.

START

  1. Nadaj nazwę przebiegowi pracy i dodaj opis. Wygodnie jest nazwać go nazwą dostawcy, aby ułatwić pracownikom wybór podczas tworzenia zapytania.
  2. Wybierz Purchasing Request jako typ zamówienia.

SKLEPY

  1. Wybierz All Stores, Selected Stores lub All Stores in the template.
  2. Dla Selected Stores wybierz sklepy z listy.
  3. Dla All stores in the template wybierz szablony z listy.

HARMONOGRAM

Ponieważ jest to zamówienie ad hoc, nie ma określonego harmonogramu.

  • Określ, jak szybko dostawca powinien dostarczyć Twoje zamówienie po jego otrzymaniu w polu Lead time (days).

  • Określ, jak szybko zamówienie powinno zostać zatwierdzone i wysłane do dostawcy w polu Time to approve (days).

     

    Jeśli w polu Time to approve (days) wpiszesz 0 i zamówienie nie zostanie zatwierdzone i wysłane do dostawcy przed godziną 23:00, zostanie automatycznie anulowane.

  • W polu Submit Before określ, kiedy Twoje zamówienie powinno zostać złożone u dostawcy, aby zostało dostarczone na czas.

  • W polu Order frequency (days) określ, jak długo Twój zapas wystarczy, zanim będziesz musiał zamówić więcej towarów. Użyj tego pola, jeśli ilość towarów jest szacowana automatycznie (zobacz krok Quantity). System automatycznie oszacuje ilość produktu wystarczającą do przetrwania do następnej dostawy.

DOSTAWCA

Wybierz dostawcę z listy lub podaj GLN dostawcy.

PRODUKTY

Ta opcja jest niezmienna: Ad Hoc Order items.

ILOŚĆ

Określ sposób, w jaki system powinien oszacować ilość produktu w zamówieniu:

  • Jeśli chcesz, aby system oszacował ilość na podstawie prognozy sprzedaży, wybierz opcję Use forecast . W polu Percentage of final forecast określ, jak chcesz wykorzystać prognozę, na przykład 100%, 80% lub 120%.

  • Wybierz opcję Quantity by weekdays, aby określić inną ilość na każdy dzień tygodnia. Może to być przydatne, jeśli nie masz historii sprzedaży i prognoza nie zadziała. Ilość rozbita na dni tygodnia jest określana w specjalnym polu, do którego wklejasz dane z arkusza Excel. W tym celu musisz utworzyć tabelę Excel z wymaganymi nagłówkami kolumn: productSku, productName, mainUnit, qtyMonday, qtyTuesday, qtyWednesday, qtyThursday, qtyFriday, qtySaturday, qtySunday. Następnie określ przybliżoną ilość produktu na każdy dzień, zapisz tabelę w formacie CSV, przekonwertuj powstały plik na format JSON i wklej dane do pola.

  • Plik powinien wyglądać mniej więcej tak:

    Wymaganą ilość można określić za pomocą specjalnego zestawu znaków — skryptu.

    [
      {
        "productSku":"6501106",
        "qtyMonday": 0,
        "qtyTuesday":1,
        "qtyWednesday":3,
        "qtyThursday":2,
        "qtyFriday":2,
        "qtySaturday":3,
        "qtySunday": 3
      },

      {
        "productSku":"6501102",
        "qtyMonday": 10,
        "qtyTuesday":15,
        "qtyWednesday":13,
        "qtyThursday":8,
        "qtyFriday":13,
        "qtySaturday":12,
        "qtySunday": 20
      }
    ]

  • Wybierz opcję Do not suggest, aby ręcznie wprowadzić wymaganą ilość. System nie będzie automatycznie wypełniał ilości.

  • Jeśli złożyłeś przynajmniej jedno zamówienie, możesz użyć go do oszacowania ilości. W tym celu wybierz opcję Repeat last order.

  • Aby zamówić taką ilość, która wystarczy na kilka dni z uwzględnieniem stanu magazynowego, użyj opcji Multiday Forecast.

JEDNOSTKI

Ta opcja jest również niezmienna. Jednostki opakowań zostaną wybrane automatycznie z Ad Hoc Order.

ZATWIERDZENIE

Zanim wyślesz zamówienie do dostawcy, może być konieczne jego sprawdzenie i zatwierdzenie przez pracownika restauracji.

  • Aby uwzględnić ten krok w przebiegu zakupów, włącz opcję Approval required w bloku Order Approval Settings. 

    Jeśli jest włączona, zamówienie musi zostać zatwierdzone przez pracownika posiadającego uprawnienie "Approve order by employee".

  • Aby umożliwić kierownikowi sklepu dalsze zatwierdzanie zamówień, jeśli przekraczają określone kwoty, włącz opcję Manager's approval required i określ kwotę zamówienia, która uruchamia ten krok. Taki pracownik musi mieć uprawnienie "Approve order by manager".

  • Aby umożliwić kierownikowi centrali posiadającemu uprawnienie "Approve order by HQ" kontrolę nad najdroższymi zamówieniami, włącz opcję HQ approval required i określ odpowiednią kwotę.

    Jeśli odpowiedzialny pracownik nie zatwierdzi zamówienia w określonym czasie, zostanie ono anulowane.

    Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie od razu przyjmuje status Sent i jeśli wysyłka jest ustawiona na automatyczną, zostanie wysłane do dostawcy. Upewnij się, że ilości produktów są określone (np. prognoza zadziałała), w przeciwnym razie zamówienie zostanie anulowane.

  • Jeśli w ustawieniach dostawcy określono Minimalną kwotę zamówienia, zamówienie o mniejszej wartości nie może być wysłane automatycznie i musi zostać potwierdzone przez pracowników.

  • Aby zamówienie przyjęło status Sent zaraz po zatwierdzeniu, włącz opcję Submit order right away.

    Jeśli jest wyłączona, zamówienie przyjmie status Approved po zakończeniu tego kroku, a następnie automatycznie przejdzie do statusu Sent w zależności od ustawień dokonanych w kroku SCHEDULE.

  • Włącz opcję Allow changing delivery date, aby umożliwić pracownikom zmianę daty dostawy podczas kroku zatwierdzania.

WYSYŁKA

Wybierz jedną z dostępnych opcji:

  • Ręcznie. W tej sekcji nie są wymagane żadne dodatkowe ustawienia.
  • Automatycznie e-mailem. Wprowadź wymagane dane, takie jak adres e-mail, na który zostanie wysłane zapytanie zakupowe, kto jest nadawcą, czy kopia zapytania ma być wysłana do nadawcy itp.
  • Automatycznie na FTP. Wprowadź dane hosta FTP, login i hasło oraz folder FTP.

POTWIERDZENIE

Dostępne są dwie opcje: No confirmation required oraz Manual confirmation. W tej drugiej określ, czy dostawca może zmienić cenę jednostkową.

DOSTAWA

Niezależnie od tego, czy wysyłka jest ręczna czy automatyczna, musisz określić typ magazynu odbierającego z listy. Do automatycznej wysyłki wymagane są inne ustawienia: 

  • Data odbioru to data potwierdzenia przez dostawcę. Włącz tę opcję, jeśli faktyczna data odbioru produktów jest taka sama jak data, kiedy dostawca potwierdza zamówienie. W przeciwnym razie zamówienie może zostać przyjęte dopiero w zaplanowanym terminie dostawy.
  • Zezwól na ręczne nadpisanie. Włącz tę opcję, jeśli chcesz mieć możliwość odbioru produktów wcześniej.

PRZYJĘCIE

Produkty mogą być przyjmowane w sklepie automatycznie lub ręcznie.

Jeśli ręcznie, włącz odpowiednie opcje: czy zezwolić na zmianę jednostek, dodawanie produktów, zmianę VAT itp.

REJESTRACJA

Wybierz, jak produkty powinny być rejestrowane w back office:

  • Zarejestruj jako odebrane. Włącz opcję Używaj cen określonych przez pracowników, jeśli występują rozbieżności między cenami w zapytaniu zakupowym a faktycznym kosztem produktów.
  • Zarejestruj i utwórz fakturę zwrotną. Produkty zostaną zarejestrowane w ilościach określonych przez dostawcę. Jeśli wystąpi niedobór, system utworzy fakturę zwrotną.
  • Bez rejestracji. Użyj tej opcji, aby pominąć rejestrację produktów w back office. Zamówienie przejdzie do statusu Zakończone.

ZAKOŃCZENIE

Tutaj możesz sprawdzić ustawienia przepływu pracy i go aktywować.

Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij Zapisz.

 

Musisz utworzyć tyle przepływów pracy ad-hoc, ile dostawców, do których zamierzasz wysyłać zapytania zakupowe. Upewnij się, że nadajesz odpowiednie nazwy utworzonym przepływom pracy ad-hoc.

Tworzenie i zatwierdzanie zapytań zakupowych​

Po skonfigurowaniu przepływu pracy możesz tworzyć zapytania zakupowe. Pracownicy posiadający wszystkie wymagane uprawnienia mogą wykonać wszystkie niezbędne kroki. Standardowa procedura wygląda następująco.

Utwórz zapytanie zakupowe​

Aby utworzyć zapytanie o zakup produktów i artykułów, szef kuchni lub inny pracownik kuchni powinien zalogować się do aplikacji Syrve i:

  1. Przejść do Codzienne operacje restauracji > Zapytanie zakupowe.

  2. Kliknąć Utwórz > Dodaj produkt.

  3. Wybrać wymagane produkty i kliknąć Dodaj. Możesz także zeskanować kod kreskowy, aby znaleźć i dodać produkt do zapytania zakupowego.

    Jeśli produkty mogą być dostarczone przez przynajmniej jednego dostawcę, zostanie wybrany odpowiedni przepływ pracy. System automatycznie wybiera dostawcę (przepływ pracy) oferującego najlepszą cenę, ale możesz wybrać innego w kolumnie Przepływ pracy. 

  4. Określić ilości.

  5. Kliknąć Zapisz.

W efekcie zostanie utworzony szkic zapytania, który musi zostać zatwierdzony.

Zapytanie utworzone przez pracownika z rolą Szefa kuchni oraz uprawnieniami do przeglądania, dodawania i edytowania zapytań zakupowych

Zatwierdź zapytanie zakupowe​

Ten krok zwykle wymaga zaangażowania kierownika ds. zakupów.

Aby zatwierdzić zapytanie zakupowe, zaloguj się do aplikacji Syrve i:

  1. Przejdź do Codzienne operacje restauracji > Magazyn > Zapytanie zakupowe.

  2. Kliknij na wybrane zapytanie, sprawdź je i określ ceny.

  3. W razie potrzeby możesz dodać więcej produktów do zapytania za pomocą opcji Dodaj produkt.

  4. System automatycznie wybiera jeden z dostępnych przepływów pracy. Jeśli dany produkt może być dostarczony przez więcej niż jednego dostawcę, system automatycznie wybierze tego, który oferuje najniższe ceny. Możesz jednak zmienić dostawcę, klikając odpowiedni wiersz Przepływ pracy i wybierając tego, do którego chcesz wysłać zamówienie.

  5. Gdy zapytanie jest gotowe, kliknij Zatwierdź. Jeśli wystąpią błędy, na przykład jeden z produktów nie jest uwzględniony w cennikach dostawców zewnętrznych, dla których utworzono przepływy pracy ad-hoc, takie produkty zostaną usunięte z zamówienia.

  6. Popraw błędy, jeśli wystąpiły, i kliknij Zatwierdź. System utworzy tyle zamówień, ilu jest dostawców w zapytaniu zakupowym. Każdy dostawca otrzyma zamówienie na produkty i artykuły z zapytania.

Obsługa zamówień na podstawie zapytań zakupowych​

  1. Możesz sprawdzić zamówienia, klikając na zapytanie zakupowe i przechodząc do zakładki Zamówienie.

    Na podstawie jednego zapytania zakupowego utworzono dwa zamówienia dla dwóch dostawców

  2. Otwórz utworzone zamówienie. Ma ono 3 zakładki:

    1. Szczegóły. Pokazuje szczegóły zamówienia: dostawcę, termin realizacji i przewidywaną datę dostawy. Możesz tu również dodać komentarz.

    2. Zamówienie. Tutaj możesz zmienić ilości, dodać inne produkty, jeśli to konieczne, i zapisać zmiany, klikając  .

       

      Przycisk Zatwierdź jest wyłączony, jeśli nie wprowadzono żadnych zmian w zamówieniu lub jeśli nie określono ilości.

    3. Historia. Pokazuje szczegóły przetwarzania zapytania, w tym datę i godzinę wszelkich działań oraz nazwisko pracownika dokonującego zmian.

  3. Po zatwierdzeniu zamówienia opartego na zapytaniu zakupowym, zamówienie przechodzi do statusu Potwierdzone i staje się dostępne na zakładce Codzienne operacje restauracji > Magazyn > Zamówienie produktów > Wysyłka w toku. Tam personel sklepu może sprawdzić zamówienie i przyjąć produkty przy dostawie, jeśli ustawienia tego wymagają.