Przejdź do głównej zawartości

Jak skonfigurować i tworzyć wnioski zakupowe

Przegląd​

W niektórych sklepach zakupy są podzielone pomiędzy kilka działów: szef kuchni lub kierownik kuchni odpowiada za listę wymaganych składników i artykułów oraz ich ilości, a kierownik zakupów odpowiada za złożenie zamówienia u dostawcy.

Czasami, aby zapobiec wyczerpaniu się pozycji w menu, sklep musi spontanicznie zamówić niektóre produkty od różnych dostawców. Wtedy przydają się wnioski zakupowe.

Wniosek zakupowy jest tworzony w aplikacji Syrve i może obejmować produkty kupowane od różnych dostawców.

Uprawnienia​

Aby pracować z wnioskami zakupowymi, pracownicy sklepu powinni mieć odpowiednie uprawnienia.

Aby skonfigurować uprawnienia:

  1. Przejdź do Ustawienia systemu i konserwacja > Ustawienia systemu > Ogólne > Uprawnienia.

  2. Rozwiń blok uprawnień Magazyn i znajdź te związane z wnioskami zakupowymi. Możesz także wpisać "wniosek zakupowy" w polu Szukaj.

  3. Istnieją 4 takie uprawnienia:

    1. Dostęp do wniosku zakupowego. To uprawnienie zapewnia dostęp do sekcji Wniosek zakupowy w aplikacji Syrve. Zarówno personel kuchenny (wypełniający wnioski), jak i menedżerowie (zatwierdzający wnioski) muszą mieć to uprawnienie.
    2. Potwierdzenie wniosku zakupowego. Pozwala menedżerom potwierdzać wnioski zakupowe utworzone przez personel kuchenny.
    3. Dodawanie i edytowanie wniosków zakupowych. Pozwala personelowi składającemu zamówienia tworzyć i edytować wnioski zakupowe.
    4. Edytowanie wniosku zakupowego. Pozwala edytować wnioski zakupowe w wersji roboczej, zmieniać ilości i ceny, dodawać lub usuwać produkty. Przeznaczone dla menedżerów zatwierdzających wnioski zakupowe.

  4. Przypisz odpowiednie uprawnienia do wymaganych ról i kliknij Aktualizuj. Poniżej znajduje się przykład konfiguracji uprawnień do wniosków zakupowych.

Przepływ pracy wniosku zakupowego​

Aby utworzyć wniosek zakupowy, najpierw musisz skonfigurować odpowiedni przepływ pracy.

Aby to zrobić, przejdź do Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy i kliknij Dodaj.

START

  1. Nadaj przepływowi pracy nazwę i dodaj opis. Wygodnie jest nazwać go po dostawcy, aby ułatwić pracownikom wybór przy tworzeniu wniosku.
  2. Wybierz Wniosek zakupowy jako typ zamówienia.

SKLEPY

  1. Wybierz Wszystkie sklepy, Wybrane sklepy lub Wszystkie sklepy w szablonie.
  2. Dla Wybranych sklepów wybierz sklepy z listy.
  3. Dla Wszystkich sklepów w szablonie wybierz szablony z listy.

HARMONOGRAM

Ponieważ jest to zamówienie ad-hoc, nie ma określonego harmonogramu.

  • Określ, jak szybko dostawca powinien dostarczyć zamówienie po jego otrzymaniu w polu Czas realizacji (dni).

  • Określ, jak szybko zamówienie powinno zostać zatwierdzone i wysłane do dostawcy w polu Czas na zatwierdzenie (dni).

     

    Jeśli w polu Czas na zatwierdzenie (dni) zostanie wpisane 0 i zamówienie nie zostanie zatwierdzone i wysłane do dostawcy przed 23:00, zostanie automatycznie anulowane.

  • W polu Złóż przed określ, kiedy zamówienie powinno zostać złożone u dostawcy, aby zostało dostarczone na czas.

  • W polu Częstotliwość zamówień (dni) określ, jak długo zapasy wystarczą, zanim trzeba będzie zamówić więcej towarów. Użyj tego pola, jeśli ilość towarów jest szacowana automatycznie (zobacz krok Ilość). System automatycznie oszacuje ilość produktu wystarczającą do następnej dostawy.

DOSTAWCA

Wybierz dostawcę z listy lub określ GLN dostawcy.

PRODUKTY

Ta opcja jest niezmienna: Artykuły zamówienia ad-hoc.

ILOŚĆ

Określ sposób, w jaki system powinien oszacować ilość produktu w zamówieniu:

  • Jeśli chcesz, aby system oszacował ilość na podstawie prognozy sprzedaży, wybierz pozycję Użyj prognozy. W polu Procent prognozy końcowej określ, jak chcesz wykorzystać prognozę, na przykład dla 100%, 80% lub 120%.

  • Wybierz opcję Ilość według dni tygodnia, aby określić inną ilość na każdy dzień. Może to być przydatne, jeśli nie masz historii sprzedaży i prognoza nie zadziała. Ilość podzielona na dni tygodnia jest określana w specjalnym polu, gdzie wklejasz dane z arkusza Excel. W tym celu musisz utworzyć tabelę Excel z wymaganymi nagłówkami kolumn: productSku, productName, mainUnit, qtyMonday, qtyTuesday, qtyWednesday, qtyThursday, qtyFriday, qtySaturday, qtySunday. Następnie określ przybliżoną ilość produktu na każdy dzień, zapisz tabelę w formacie CSV, przekonwertuj wynikowy plik na format JSON i wklej dane do pola.

  • Plik powinien wyglądać mniej więcej tak:

    Wymagana ilość może być określona za pomocą specjalnego zestawu znaków — skryptu.

    [
      {
        "productSku":"6501106",
        "qtyMonday": 0,
        "qtyTuesday":1,
        "qtyWednesday":3,
        "qtyThursday":2,
        "qtyFriday":2,
        "qtySaturday":3,
        "qtySunday": 3
      },

      {
        "productSku":"6501102",
        "qtyMonday": 10,
        "qtyTuesday":15,
        "qtyWednesday":13,
        "qtyThursday":8,
        "qtyFriday":13,
        "qtySaturday":12,
        "qtySunday": 20
      }
    ]

  • Wybierz opcję Nie sugeruj, aby wprowadzić wymaganą ilość ręcznie. System nie będzie automatycznie wypełniał ilości.

  • Jeśli złożyłeś co najmniej jedno zamówienie, możesz je wykorzystać do oszacowania ilości. Aby to zrobić, wybierz Powtórz ostatnie zamówienie.

  • Aby zamówić ilość wystarczającą na kilka dni z uwzględnieniem salda zapasów, użyj opcji Prognoza wielodniowa.

JEDNOSTKI

Ta opcja jest również niezmienna. Jednostki opakowania zostaną wybrane automatycznie z zamówienia ad-hoc.

ZATWIERDZENIE

Zanim wyślesz zamówienie do dostawcy, może być konieczne sprawdzenie i zatwierdzenie przez pracownika restauracji.

  • Aby uwzględnić ten krok w przepływie pracy zakupów, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie w bloku Ustawienia zatwierdzenia zamówienia.

    Jeśli włączone, zamówienie zakupu musi zostać zatwierdzone przez pracownika posiadającego uprawnienie "Zatwierdź zamówienie przez pracownika".

  • Aby umożliwić kierownikowi sklepu dalsze zatwierdzanie zamówień zakupowych, jeśli przekraczają one określone kwoty, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie przez kierownika i określ kwotę zamówienia, która wyzwala ten krok. Taki pracownik musi mieć uprawnienie "Zatwierdź zamówienie przez kierownika".

  • Aby umożliwić menedżerowi HQ posiadającemu uprawnienie "Zatwierdź zamówienie przez HQ" kontrolę najdroższych zamówień zakupowych, włącz opcję Wymagane zatwierdzenie przez HQ i określ odpowiednią kwotę.

    Jeśli odpowiedzialny pracownik nie zatwierdzi zamówienia w określonym czasie, zostanie ono anulowane.

    Jeśli opcja jest wyłączona, zamówienie od razu przyjmuje status Wysłane, a jeśli wysyłka jest ustawiona na automatyczną, zostanie wysłane do dostawcy. Upewnij się, że ilości produktów są określone (np. prognoza zadziałała), w przeciwnym razie zamówienie zostanie anulowane.

  • Jeśli Minimalna kwota zamówienia jest określona w ustawieniach dostawcy, zamówienie o mniejszej kwocie nie może być wysłane automatycznie i musi zostać potwierdzone przez pracowników.

  • Aby zamówienie przyjęło status Wysłane po zatwierdzeniu, włącz opcję Złóż zamówienie od razu.

    Jeśli wyłączone, zamówienie przyjmie status Zatwierdzone po zakończeniu tego kroku, a następnie przełączy się na Wysłane automatycznie w zależności od ustawień dokonanych w kroku HARMONOGRAM.

  • Włącz opcję Zezwól na zmianę daty dostawy, aby umożliwić pracownikom zmianę daty dostawy w kroku zatwierdzenia.

WYSYŁKA

Wybierz jedną z dostępnych opcji:

  • Ręcznie. W tej sekcji nie są wymagane żadne inne ustawienia.
  • Automatycznie przez e-mail. Wprowadź wymagane szczegóły, takie jak adres e-mail, na który zostanie wysłany wniosek zakupowy, kto jest nadawcą, czy kopia wniosku musi zostać wysłana do nadawcy itp.
  • Automatycznie na FTP. Wprowadź szczegóły hosta FTP, login i hasło oraz folder FTP.

POTWIERDZENIE

Tutaj dostępne są dwie opcje: Nie wymaga potwierdzenia i Ręczne potwierdzenie. W tej drugiej opcji określ, czy dostawca może zmienić cenę jednostkową.

WYSYŁKA

Niezależnie od tego, czy wysyłka jest ręczna, czy automatyczna, będziesz musiał określić typ magazynu odbiorczego z listy. Dla automatycznej wysyłki wymagane są inne ustawienia:

  • Data odbioru to data potwierdzenia dostawcy. Włącz tę opcję, jeśli rzeczywista data odbioru produktów jest taka sama jak data, kiedy dostawca potwierdza zamówienie. W przeciwnym razie zamówienie może być przyjęte tylko w planowanym dniu dostawy.
  • Zezwól na ręczne nadpisanie. Włącz tę opcję, jeśli chcesz mieć możliwość odbioru produktów przed czasem.

AKCEPTACJA

Produkty mogą być przyjęte w sklepie automatycznie lub ręcznie.

Jeśli ręcznie, włącz odpowiednie opcje: czy zezwolić na zmianę jednostek, dodawanie produktów, zmianę VAT itp.

REJESTRACJA

Wybierz, jak produkty powinny być zarejestrowane w back office:

  • Zarejestruj jako odebrane. Włącz opcję Użyj cen określonych przez pracowników, w przypadku rozbieżności między cenami w zamówieniu a rzeczywistym kosztem produktów.
  • Zarejestruj i utwórz fakturę zwrotną. Produkty zostaną zarejestrowane w ilościach określonych przez dostawcę. Jeśli wystąpi jakikolwiek niedobór, system utworzy fakturę zwrotną.
  • Bez rejestracji. Użyj tej opcji, aby pominąć rejestrację produktów w back office. Zamówienie przejdzie do statusu Zakończone.

ZAKOŃCZENIE

Tutaj możesz sprawdzić ustawienia przepływu pracy i aktywować go.

Gdy będziesz gotowy, kliknij Zapisz.

 

Musisz utworzyć tyle przepływów pracy ad-hoc, ile dostawców, do których zamierzasz wysłać swoje zamówienia. Upewnij się, że nadajesz odpowiednie nazwy utworzonym przepływom pracy ad-hoc.

Tworzenie i zatwierdzanie zamówień​

Gdy przepływ pracy jest ustawiony, możesz tworzyć zamówienia. Pracownicy posiadający wszystkie wymagane uprawnienia mogą podjąć wszystkie niezbędne kroki. Normalna procedura wygląda następująco.

Tworzenie zamówienia​

Aby utworzyć zamówienie na zakup produktów i artykułów, szef kuchni lub inny członek personelu kuchennego powinien zalogować się do aplikacji Syrve i:

  1. Przejdź do Codzienne operacje restauracyjne > Zamówienie.

  2. Kliknij Utwórz > Dodaj produkt.

  3. Wybierz wymagane produkty i kliknij Dodaj.

    Jeśli produkty mogą być dostarczone przez co najmniej jednego z dostawców, zostanie wybrany odpowiedni przepływ pracy. System automatycznie wybiera dostawcę (przepływ pracy) oferującego najlepszą cenę, ale możesz wybrać innego w kolumnie Przepływ pracy.

  4. Określ ilości.

  5. Kliknij Zapisz.

W wyniku tego zostanie utworzony szkic zamówienia, który musi zostać zatwierdzony.

Zamówienie utworzone przez pracownika z rolą Szefa i uprawnieniami do przeglądania, dodawania i edytowania zamówień

Zatwierdzenie zamówienia​

Ten krok zazwyczaj wymaga zaangażowania kierownika ds. zakupów.

Aby zatwierdzić zamówienie, zaloguj się do aplikacji Syrve i:

  1. Przejdź do Codzienne operacje restauracyjne > Inwentarz > Zamówienie.

  2. Kliknij na zamówienie, sprawdź je i określ ceny.

  3. W razie potrzeby możesz dodać więcej produktów do zamówienia, używając Dodaj produkt.

  4. System automatycznie wybiera jeden z dostępnych przepływów pracy. Jeśli produkt może być dostarczony przez więcej niż jednego dostawcę, system automatycznie wybierze tego, który oferuje najniższe ceny. Możesz jednak zmienić dostawcę, klikając na odpowiedni wiersz Przepływ pracy i wybierając tego, do którego chcesz wysłać zamówienie.

  5. Gdy zamówienie jest gotowe, kliknij Zatwierdź. Jeśli wystąpią jakiekolwiek błędy, na przykład jeden z produktów nie jest uwzględniony w cennikach zewnętrznych dostawców, dla których utworzono przepływy pracy ad-hoc, takie produkty zostaną usunięte z zamówienia.

  6. Popraw błędy, jeśli wystąpią, i kliknij Zatwierdź. System utworzy tyle zamówień, ile jest dostawców w zamówieniu. Każdy dostawca otrzyma zamówienie na produkty i artykuły w zamówieniu.

Obsługa zamówień na podstawie zamówień​

  1. Możesz sprawdzić zamówienia, klikając na zamówienie i przechodząc do strony Zamówienie.

    Dwa zamówienia dla dwóch dostawców zostały utworzone na podstawie jednego zamówienia

  2. Otwórz utworzone zamówienie. Ma ono 3 zakładki:

    1. Szczegóły. Pokazuje szczegóły zamówienia: dostawca, termin realizacji i oczekiwana data dostawy. Możesz również dodać tutaj komentarz.

    2. Zamówienie. Tutaj możesz zmienić ilości, dodać inne produkty, jeśli to konieczne, i zapisać zmiany, klikając .

       

      Przycisk Zatwierdź jest wyłączony, jeśli nie wprowadzono żadnych zmian w zamówieniu lub jeśli ilości nie zostały określone.

    3. Historia. Pokazuje szczegóły przetwarzania zamówienia, w tym datę i godzinę wszelkich działań w zamówieniu oraz nazwisko pracownika dokonującego zmian.

  3. Gdy zamówienie na podstawie zamówienia zostanie zatwierdzone, przechodzi do statusu Potwierdzone i staje się dostępne na karcie Codzienne operacje restauracyjne > Inwentarz > Zamówienie produktów > Wysyłka w toku. Tam personel sklepu może sprawdzić zamówienie i przyjąć produkty po dostawie, jeśli ustawienia tego wymagają.