Przykłady ustawień zakupów

Przegląd

Aby potwierdzić i wysłać zamówienia dostaw oraz zaakceptować produkty, przejdź do Rutynowe operacje restauracyjne > Magazyn > Zamawianie produktów. Dowiedz się więcej o pracy z zamówieniami w artykułach Zakupy żywności oraz Zamawianie towarów.

Aby skonfigurować zakup produktów od dostawców, przejdź do Ustawienia systemu i konserwacja > Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy. Przeczytaj więcej o konfiguracji zakupów w artykułach Proces zakupu żywności oraz Proces zamawiania towarów.

Zewnętrzne zamówienie zakupu

Przykład 1. Zamówienie rutynowe

Poniższe ustawienia są przydatne, gdy masz stałych dostawców, z którymi uzgodniłeś dostawę produktów do swojego sklepu, listę dostarczanych produktów, harmonogram dostaw, czas trwania i godzinę, a także cennik i osobę kontaktową u dostawcy oraz metody komunikacji.

KONFIGURACJA PROCESU

Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy > Dodaj.

ROZPOCZĘCIE

• Nazwij proces
• Opisz go
• Wybierz Zewnętrzne zamówienie zakupu jako typ zamówienia

SKLEPY

Wybierz jeden lub kilka sklepów, do których będą miały zastosowanie te zasady zakupów.

HARMONOGRAM

• Wybierz Stały harmonogram
• Określ harmonogram dostaw. Na przykład wtorek i piątek, godzina 10:00
• Ustaw Czas realizacji na 2 dni
• Ustaw Czas na zatwierdzenie na 0 dni. Kierownik zatwierdzi zamówienie w dniu jego złożenia
• Ustaw Złóż przed na 11:00

Zgodnie z ustawieniami, zamówienie będzie tworzone automatycznie w niedziele i środy. Powinno zostać potwierdzone przed godziną 11:00.

DOSTAWCA

• Wybierz dostawcę z listy
• GLN dostawcy nie jest używany

PRODUKTY

Wybierz wcześniej przygotowany szablon produktu.

ILOŚĆ

• Wybierz Użyj prognozy
• W polu Procent końcowej prognozy określ procent ilości produktu, którą planujesz zamówić. Możesz zamówić mniej niż prognozowana ilość (99% lub mniej), więcej (101% lub więcej) lub dokładnie prognozowaną ilość (100%).

JEDNOSTKI

Jeśli korzystasz z cenników dostarczonych przez dostawców, wybierz Auto. W innych przypadkach wybierz Jednostki szablonu.

ZATWIERDZENIE

Czy pracownicy powinni zatwierdzać zakup

• Włącz Wymagane zatwierdzenie
• Włącz Wymagane zatwierdzenie kierownika, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez wyższych kierowników. Określ kwotę, np. 1 000 €
• Włącz Wymagane zatwierdzenie centrali, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez kierownika sklepu. Określ kwotę, np. 3 000 €
• Wyłącz Pozwól na dodawanie produktów
• Włącz Natychmiastowe złożenie zamówienia
• Wyłącz Pozwól na zmianę daty dostawy
• Włącz Pozwól na zmianę cen, jeśli nie korzystasz z cenników dostawców. Wyłącz tę opcję, jeśli masz takie cenniki dostarczone przez dostawców

WYSYŁKA

• Wybierz Wyślij zamówienie ręcznie, jeśli nie masz adresu e-mail dostawcy
• Wybierz Wyślij zamówienie automatycznie e-mailem, jeśli adres e-mail dostawcy jest dostępny. Wypełnij formularz odpowiednio. Pole ID klienta pozostaw puste

POTWIERDZENIE

Wybierz Brak wymaganego potwierdzenia.

WYSYŁKA

Wybierz Automatyczna wysyłka.

• Wyłącz Data odbioru to data potwierdzenia przez dostawcę
• Włącz Pozwól na ręczne nadpisanie
• Określ Typ magazynu odbioru

AKCEPTACJA

Wybierz Ręczna akceptacja.

• Wyłącz Pozwól na zmianę jednostek
• Włącz Pozwól na dodawanie produktów. To ustawienie jest przydatne, gdy dostawca zastępuje zakupiony produkt podobnym
• Wyłącz Pozwól na zmianę magazynu odbioru
• Wyłącz Pozwól na zmianę VAT
• W kolejnym polu podaj adresy e-mail pracowników, którzy będą powiadamiani o wszelkich niezgodnościach wykrytych podczas akceptacji

REJESTRACJA

• Wybierz Zarejestruj jako odebrane, jeśli nie wystawiasz faktur zwrotnych. Włącz Użyj cen określonych przez pracowników
• Wybierz Zarejestruj i utwórz fakturę zwrotną, jeśli to stosowne. Włącz Użyj cen określonych przez pracowników

ZAKOŃCZENIE

Sprawdź wprowadzone dane i zapisz proces.

Przykład 2. Zamówienie awaryjne

Poniżej znajdują się ustawienia najlepiej stosowane do zamówień awaryjnych od tych dostawców, z którymi współpracujesz okazjonalnie lub w przypadku, gdy Twój główny dostawca nie dostarczy zamówienia.

KONFIGURACJA PROCESU

Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy > Dodaj.

ROZPOCZĘCIE

• Nazwij proces
• Opisz go
• Wybierz Zewnętrzne zamówienie zakupu jako typ zamówienia

SKLEPY

Wybierz jeden lub kilka sklepów, do których będą miały zastosowanie te zasady zakupów.

HARMONOGRAM

• Wybierz Brak określonego harmonogramu
• Czas realizacji — 1 dzień. Dostawca dostarczy Twój towar w dniu następującym po dacie zamówienia
• Złóż przed 11:00
• Częstotliwość zamówień (dni) — 7 dni. System obliczy prognozę kosztów na kolejne 7 dni, włącznie z dniem dostawy

Jeśli wyślesz zamówienie w poniedziałek przed 11:00, dostawca dostarczy je we wtorek, a system obliczy prognozę kosztów na wszystkie dni tygodnia.

DOSTAWCA

• Wybierz dostawcę z listy. Dostawca powinien być dodany do systemu przed utworzeniem zamówienia
• Użyj GLN — wyłączone
• GLN dostawcy nie jest używany

PRODUKTY

Wybierz wcześniej przygotowany szablon produktu.

ILOŚĆ

• Wybierz Użyj prognozy
• W polu Procent końcowej prognozy określ procent ilości produktu, którą planujesz zamówić. Możesz zamówić mniej niż prognozowana ilość (99% lub mniej), więcej (101% lub więcej) lub dokładnie prognozowaną ilość (100%)

JEDNOSTKI

Jeśli korzystasz z cenników dostarczonych przez dostawców, wybierz Auto. W innych przypadkach wybierz Jednostki szablonu.

ZATWIERDZENIE

Czy pracownicy powinni zatwierdzać zakup

• Włącz Wymagane zatwierdzenie
• Włącz Wymagane zatwierdzenie kierownika, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez wyższych kierowników. Określ kwotę, np. 1 000 €
• Włącz Wymagane zatwierdzenie centrali, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez kierownika sklepu. Określ kwotę, np. 3 000 €
• Wyłącz Pozwól na dodawanie produktów
• Włącz Natychmiastowe złożenie zamówienia
• Wyłącz Pozwól na zmianę daty dostawy
• Włącz Pozwól na zmianę cen, jeśli nie korzystasz z cenników dostawców. Wyłącz tę opcję, jeśli korzystasz z takich cenników.

WYSYŁKA

• Wybierz Wyślij zamówienie ręcznie, jeśli nie masz adresu e-mail dostawcy
• Wybierz Wyślij zamówienie automatycznie e-mailem, jeśli adres e-mail dostawcy jest dostępny. Wypełnij formularz odpowiednio. Pole ID klienta pozostaw puste

POTWIERDZENIE

Wybierz Brak wymaganego potwierdzenia.

WYSYŁKA

Wybierz Automatyczna wysyłka.

• Wyłącz Data odbioru to data potwierdzenia przez dostawcę
• Włącz Pozwól na ręczne nadpisanie
• Określ Typ magazynu odbioru

AKCEPTACJA

Wybierz Ręczna akceptacja.

• Wyłącz Pozwól na zmianę jednostek
• Włącz Pozwól na dodawanie produktów. To ustawienie jest przydatne, gdy dostawca zastępuje zakupiony produkt podobnym
• Wyłącz Pozwól na zmianę magazynu odbioru
• Wyłącz Pozwól na zmianę VAT
• W kolejnym polu podaj adresy e-mail pracowników, którzy będą powiadamiani o wszelkich niezgodnościach wykrytych podczas akceptacji

REJESTRACJA

• Wybierz Zarejestruj jako odebrane, jeśli nie wystawiasz faktur zwrotnych. Włącz Użyj cen potwierdzonych przez pracowników
• Wybierz Zarejestruj i utwórz fakturę zwrotną, jeśli to stosowne. Włącz Użyj cen potwierdzonych przez pracowników

ZAKOŃCZENIE

Sprawdź wprowadzone dane i zapisz proces.

Przykład 3. Zakup jednorazowy w sklepie

Poniżej znajdują się ustawienia najlepiej stosowane do jednorazowego zakupu produktów w sklepie spożywczym lub na targu. W zasadzie oznacza to wprowadzenie zakupionych produktów do systemu. Nie masz stałych relacji z dostawcami: brak cenników i brak potrzeby wysyłania zamówienia e-mailem; produkty są akceptowane automatycznie.

KONFIGURACJA PROCESU

Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy > Dodaj.

ROZPOCZĘCIE

• Nazwij proces
• Opisz go
• Wybierz Zewnętrzne zamówienie zakupu jako typ zamówienia

SKLEPY

Wybierz jeden lub kilka sklepów, do których będą stosowane te zasady zakupów.

HARMONOGRAM

• Wybierz Brak zdefiniowanego harmonogramu
• Czas realizacji — 0 dni. Produkty zostały już zakupione. W takim przypadku data przyjęcia zamówienia będzie taka sama jak data jego utworzenia
• Złóż przed 23:59 — zamówienie może być wysłane w dowolnym momencie
• Częstotliwość zamówień — 1 dzień. Produkty zostały już zakupione, prognoza nie jest wymagana

DOSTAWCA

• Wybierz dostawcę z listy. Dostawca powinien być dodany przed utworzeniem zamówienia zakupowego
• Użyj GLN — wyłączone
• GLN dostawcy nie jest używany

PRODUKTY

Wybierz wcześniej przygotowany szablon produktu. W szablonie określ produkty, które można kupić na rynku lub w sklepie.

ILOŚĆ

Wybierz Nie sugeruj. Produkty zostały już zakupione, prognoza nie jest wymagana.

JEDNOSTKI

Wybierz Jednostki szablonu, ponieważ nie posiadasz cennika.

ZATWIERDZENIE

Czy pracownicy powinni zatwierdzać zakup

• Włącz Wymagane zatwierdzenie
• Włącz Wymagane zatwierdzenie przez kierownika, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez wyższych menedżerów. Określ kwotę, np. 1 000 €
• Włącz Wymagane zatwierdzenie centrali, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez kierownika sklepu. Określ kwotę, np. 3 000 €
• Wyłącz Zezwalaj na dodawanie produktów
• Włącz Złóż zamówienie od razu
• Wyłącz Zezwalaj na zmianę daty dostawy
• Włącz Zezwalaj na zmianę cen. Pracownik wprowadzi cenę zgodnie z paragonem

WYSYŁKA

Wybierz Wyślij zamówienie ręcznie. Żadne zamówienie nie zostanie wysłane do dostawcy, ponieważ produkty zostały już zakupione.

POTWIERDZENIE

Wybierz Brak wymaganego potwierdzenia.

DOSTAWA

Wybierz Automatyczna dostawa.

• Wyłącz Data przyjęcia to data potwierdzenia przez dostawcę
• Włącz Zezwalaj na ręczne nadpisanie
• Określ Typ magazynu odbiorczego

PRZYJĘCIE

Wybierz Automatyczne przyjęcie.

Faktura z ilością i kwotą zgodną z zamówieniem zostanie wygenerowana automatycznie.

REJESTRACJA

Wybierz Zarejestruj jako przyjęte, jeśli nie wystawiasz faktur zwrotnych. Włącz Używaj ceny potwierdzonej przez pracowników.

ZAKOŃCZENIE

Sprawdź wprowadzone dane i zapisz przebieg pracy.

Przykład 4. Pełna automatyzacja

Poniższe ustawienia są przydatne, jeśli masz stałych dostawców, którzy zawsze dostarczają zamówienia na czas po uzgodnionej cenie. Twoi pracownicy nie muszą zatwierdzać zamówienia, ponieważ jest ono wysyłane do dostawcy automatycznie. Nie jest również wymagane potwierdzenie od dostawcy. Faktury zwrotne są generowane automatycznie.

KONFIGURACJA PRZEBIEGU PRACY

Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy > Dodaj.

ROZPOCZĘCIE

• Nazwij przebieg pracy
• Opisz go
• Wybierz Zewnętrzne zamówienie zakupu jako typ zamówienia

SKLEPY

Wybierz jeden lub kilka sklepów, do których będą stosowane te zasady zakupów.

HARMONOGRAM

• Wybierz Stały harmonogram
• Określ harmonogram dostaw, np. wtorek i piątek, godz. 10:00
• Czas realizacji — 2 dni
• Czas na zatwierdzenie — 0 dni. Zamówienie jest zatwierdzane przez kierownika sklepu w dniu jego utworzenia
• Złóż przed 11:00

Zgodnie z ustawieniami zamówienia będą automatycznie tworzone w każdą niedzielę i środę. Powinny być zatwierdzone przed godziną 11:00.

DOSTAWCA

• Wybierz dostawcę z listy
• GLN dostawcy nie jest używany

PRODUKTY

Wybierz wcześniej przygotowany szablon produktu.

ILOŚĆ

Użyj prognozy

Jeśli wybrano, określ Procent końcowej prognozy, aby zamówić mniej (99% prognozy lub mniej), więcej (101% lub więcej) lub dokładnie tyle, ile prognozowano (100%).

Maksimum szablonu

System zasugeruje zamówienie ilości produktów, które zapewnią poziom zapasów określony w szablonie. Podczas zamawiania tę ilość można zmienić.

JEDNOSTKI

Jeśli posiadasz cenniki dostawców, wybierz Auto. Jeśli nie masz cenników dostawców, wybierz Jednostki szablonu.

ZATWIERDZENIE

Czy pracownicy powinni zatwierdzać zakup

• Wyłącz Wymagane zatwierdzenie. Zamówienie zostanie automatycznie wysłane do dostawcy bez zatwierdzenia przez pracownika
• Wyłącz Zezwalaj na dodawanie produktów
• Wyłącz Złóż zamówienie od razu. Twoje zamówienie zostanie wysłane do dostawcy o godzinie 11:00
• Wyłącz Zezwalaj na zmianę daty dostawy
• Wyłącz Zezwalaj na zmianę cen

WYSYŁKA

Wybierz Wyślij zamówienie automatycznie e-mailem, jeśli dostępny jest adres e-mail dostawcy. Wypełnij formularz odpowiednio. Pole ID klienta pozostaw puste.

POTWIERDZENIE

Wybierz Brak wymaganego potwierdzenia.

DOSTAWA

Wybierz Automatyczna dostawa.

• Wyłącz Data przyjęcia to data potwierdzenia przez dostawcę
• Włącz Zezwalaj na ręczne nadpisanie
• Określ Typ magazynu odbiorczego

PRZYJĘCIE

Wybierz Automatyczne przyjęcie.

Faktura z ilością i kwotą zamówienia zostanie wygenerowana automatycznie.

REJESTRACJA

• Wybierz Zarejestruj jako przyjęte, jeśli nie wystawiasz faktur zwrotnych. Włącz Używaj ceny potwierdzonej przez pracowników
• Wybierz Zarejestruj i utwórz fakturę zwrotną, jeśli to odpowiednie. Włącz Używaj ceny potwierdzonej przez pracowników

ZAKOŃCZENIE

Sprawdź wprowadzone dane i zapisz przebieg pracy.

Zamówienie DC

Ten przebieg pracy może być przydatny, jeśli masz wyznaczone Centrum Dystrybucji (DC), gdzie przygotowywane są produkty i półprodukty. DC przygotowuje produkty, które następnie są dostarczane do sklepów. Alternatywnym scenariuszem może być skonfigurowanie Głównego Magazynu (MS) w Twojej sieci. Sklepy w sieci zamawiają produkty z MS, a nie od dostawców zewnętrznych. MS z kolei zamawia produkty od dostawców zewnętrznych. DC i MS mogą być połączone.

Jeśli zamawiasz produkty od dostawcy zewnętrznego (np. dark kitchen), użyj przebiegu pracy Zewnętrzne zamówienie zakupu. W takim przypadku DC funkcjonuje jako zwykły dostawca zewnętrzny.

Zamówienie DC w wersji webowej

Przed rozpoczęciem

Przed przystąpieniem do przebiegu pracy dokonaj wstępnych ustawień w Aplikacji Syrve > Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn.

Tutaj możesz dodać szablon produktu, który zostanie później wybrany w przebiegu pracy zakupów. Szablon jest tworzony na podstawie cennika dostawcy. Alternatywnie możesz ręcznie dodać produkty, kategorie lub grupy do szablonu.

Zamówienie jest dalej przetwarzane w następujących sekcjach biura webowego:

• Przez sklep dokonujący zakupów — w Codzienne operacje restauracji > Magazyn > Zamów produkty
• Przez centrum dystrybucji (DC) — w Codzienne operacje restauracji > Centrum dystrybucji > Zamówienia zbiorcze

Podstawowy scenariusz przebiegu pracy

1. Tworzony jest przebieg pracy Zamówienie DC w wersji webowej.
2. Zamówienie jest tworzone automatycznie lub ręcznie, w zależności od ustawień przebiegu pracy.
3. Pracownik sklepu zatwierdza zamówienie, ale nie może go przyjąć, dopóki zamówienie nie zostanie wysłane w aplikacji Centrum dystrybucji.
   • Zamówienie trafia do centrum dystrybucji i jest wyświetlane w zamówieniu zbiorczym.
4. Pracownicy centrum dystrybucji przygotowują zamówienie i wysyłają je, określając faktyczne ilości.
   • Tworzona jest zaksięgowana faktura kosztowa oraz niezaksięgowana faktura zakupowa.
   • Zamówienie może zostać przyjęte przez sklep w ciągu 10-15 minut po utworzeniu obu faktur.
5. Pracownik sklepu przyjmuje zamówienie w biurze webowym, określając dostarczone produkty i ich ilości.

KONFIGURACJA PRZEBIEGU PRACY

Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy > Dodaj.

ROZPOCZĘCIE

• Nazwij przebieg pracy
• Opisz go
• Wybierz Zamówienie DC w wersji webowej jako typ zamówienia

SKLEPY

Wybierz jeden lub kilka sklepów, do których będą stosowane te zasady zakupów.

HARMONOGRAM

• Wybierz Stały harmonogram
• Określ harmonogram dostaw, np. wtorek i piątek, godz. 10:00
• Czas realizacji — 2 dni
• Czas na zatwierdzenie — 0 dni. Zamówienie jest zatwierdzane przez kierownika sklepu w dniu jego utworzenia
• Złóż przed 11:00 Zgodnie z ustawieniami, zamówienia będą automatycznie tworzone w każdą niedzielę i środę. Powinny być potwierdzone przed godziną 11:00.

DOSTAWCA

Dostawca DC oparty na sieci Web

Wypełnij następujące wymagane pola:

• Sklep DC
• Magazyn wysyłkowy
• Magazyn odpisu składników
• Magazyn

W polu Typ wyceny produktu wybierz Koszt + narzut i określ narzut, np. 10%.

PRODUKTY

Szablon produktu

Wybierz wcześniej przygotowany szablon produktu.

ILOŚĆ

Wybierz Użyj prognozy i określ Procent końcowej prognozy, aby zamówić mniej niż prognozowana ilość (99% lub więcej), więcej (101% lub więcej) lub dokładnie prognozowaną ilość (100%).

JEDNOSTKI

Jednostki szablonu produktu dla DC opartego na sieci Web

Można używać tylko jednostek wybranych w Szablonie produktu na etapie PRODUKTY.

ZATWIERDZENIE

Zatwierdzenie (dla DC opartego na sieci Web)

• Włącz Wymagane zatwierdzenie
• Włącz Wymagane zatwierdzenie przez menedżera, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez wyższych menedżerów. Określ kwotę, np. 1 000 €
• Włącz Wymagane zatwierdzenie HQ, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez kierownika sklepu. Określ kwotę, np. 3 000 €
• Włącz Wymagane zatwierdzenie przez menedżera, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez wyższych menedżerów. Określ kwotę, np. 1 000 €
• Włącz Wymagane zatwierdzenie HQ, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez kierownika sklepu. Określ kwotę, np. 3 000 €
• Włącz Wyślij zamówienie od razu

WYSYŁKA

Wyślij zamówienie do DC opartego na sieci Web

Zamówienie zostanie automatycznie wysłane do centrum dystrybucji. Szczegóły zamówienia będą dostępne dla pracowników DC w zamówieniu zbiorczym w aplikacji Centrum Dystrybucji.

POTWIERDZENIE

Ręczne potwierdzenie zamówienia zbiorczego w DC opartym na sieci Web

Sklepy otrzymają potwierdzenie, gdy pracownik DC wyśle je za pomocą zamówienia zbiorczego.

WYSYŁKA

Wybierz Wysyłka produktów z DC opartego na sieci Web.

Dostawa jest rejestrowana przez pracowników DC w aplikacji Centrum dystrybucji. Sklep otrzymuje szczegóły dostawy automatycznie, gdy odpowiedni wpis zostanie oznaczony jako Wysłane w zamówieniu zbiorczym.

Wybierz magazyn odbiorczy.

ODBIÓR

Wybierz Ręczny odbiór.

Pracownik sklepu zaakceptuje produkty wysłane przez centrum dystrybucji.

REJESTRACJA

Rejestracja jako odebrane (DC oparte na sieci Web).

Produkty zostaną zarejestrowane w ilościach odebranych i określonych przez pracownika sklepu.

ZAKOŃCZENIE

Sprawdź wprowadzone dane i zapisz przepływ pracy.

Zamówienie DC (Windows App)

Przed rozpoczęciem

Twoi pracownicy ustalają, a następnie realizują zamówienia w Syrve HQ > Produkcja i Logistyka.

Tutaj utwórz formularz zamówienia zawierający listę produktów, które mogą być dostarczone przez DC, ich jednostki lub artykuły/półprodukty przygotowane przez centrum dystrybucji. W tym przypadku Lista zamówień nie jest używana w biurze opartym na sieci Web.

Szablon produktu powinien zostać utworzony w aplikacji Syrve. Produkty są dodawane do zamówienia na podstawie cennika dostawcy. Jeśli cennik nie jest dostępny, produkty, które można zamówić od tego dostawcy, powinny zostać określone ręcznie.

Podstawowy scenariusz przepływu pracy

1. Zamówienie jest tworzone automatycznie lub ręcznie przez pracownika sklepu w aplikacji Syrve.
2. Pracownik sklepu zatwierdza zamówienie, ale nie może go zaakceptować, dopóki nie zostanie wysłane za pomocą aplikacji Centrum Dystrybucji lub Syrve HQ.
   • Zamówienie jest wysyłane do centrum dystrybucji i wyświetlane w zamówieniu zbiorczym.
3. Pracownicy centrum dystrybucji przygotowują zamówienie i wysyłają je, określając faktyczne ilości i cenę na fakturze kosztowej.
   • Tworzona jest zaksięgowana faktura kosztowa oraz niezaksięgowana faktura zakupowa.
   • Zamówienie może zostać zaakceptowane przez sklep w ciągu 10-15 minut po utworzeniu obu faktur.
4. Pracownik akceptuje zamówienie w biurze opartym na sieci Web i określa dostarczone produkty oraz ich ilości.
   • Po zaakceptowaniu zamówienia faktura zakupowa zostaje zaksięgowana.

KONFIGURACJA PRZEPŁYWU PRACY

Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy > Dodaj.

ROZPOCZĘCIE

• Nazwij przepływ pracy
• Opisz go
• Wybierz Zamówienie DC jako typ zamówienia

SKLEPY

Wybierz jeden lub kilka sklepów, do których będą stosowane te zasady zakupów.

HARMONOGRAM

• Wybierz Stały harmonogram
• Określ harmonogram dostaw, np. wtorek i piątek, godz. 10:00
• Czas realizacji — 2 dni
• Czas na zatwierdzenie — 0 dni. Zamówienie jest zatwierdzane przez kierownika sklepu w dniu jego utworzenia
• Złóż przed 11:00

Zgodnie z ustawieniami zamówienia będą tworzone automatycznie w każdą niedzielę i środę. Powinny być zatwierdzone do godziny 11:00.

DOSTAWCA

Formularz zamówienia Dostawca wewnętrzny

Używany będzie dostawca (sklep) wybrany w formularzu zamówienia. Formularz zamówienia jest konfigurowany w aplikacji Syrve HQ.

PRODUKTY

Produkty z formularza zamówienia

Wybierz Formularz zamówienia oraz Typ magazynu odbioru.

ILOŚĆ

Użyj prognozy

Wybierz Użyj prognozy i określ Procent końcowej prognozy, aby zamówić mniej niż prognozowana ilość (99% lub więcej), więcej (101% lub więcej) lub dokładnie prognozowaną ilość (100%).

JEDNOSTKI

Jednostki formularza zamówienia

Można używać tylko tych jednostek, które zostały określone w formularzu zamówienia. Formularz zamówienia jest ustawiany w aplikacji Syrve HQ.

ZATWIERDZENIE

Zatwierdzenie przez kierownika sklepu

• Włącz Wymagane zatwierdzenie
• Włącz Wymagane zatwierdzenie przez menedżera, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez wyższych menedżerów. Określ kwotę, np. 1 000 €
• Włącz Wymagane zatwierdzenie HQ, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez kierownika sklepu. Określ kwotę, np. 3 000 €
• Włącz Wyślij zamówienie od razu
• Wyłącz Zezwalaj na zmianę daty dostawy

WYSYŁKA

Wyślij zamówienie do DC

Zamówienie zostanie automatycznie wysłane do centrum dystrybucji. Szczegóły zamówienia będą dostępne w zamówieniu zbiorczym w aplikacji Centrum Dystrybucji lub aplikacji Syrve HQ.

POTWIERDZENIE

Potwierdzenie nie jest wymagane

Dostawca dostarczy zamówienie (potwierdzona ilość zawsze jest równa zamówionej ilości).

WYSYŁKA

Wybierz Wysyłka produktów z DC.

Dostawa jest rejestrowana przez DC w aplikacji Centrum Dystrybucji lub w aplikacji Syrve HQ.

ODBIÓR

Wybierz Odbiór produktów z DC.

Pracownik sklepu akceptuje produkty dostarczone z centrum dystrybucji.

REJESTRACJA

Wybierz Rejestracja produktów DC.

Produkty zostaną zarejestrowane w ilościach odebranych i określonych przez pracownika sklepu.

ZAKOŃCZENIE

Sprawdź wprowadzone dane i zapisz przepływ pracy.

Zamówienie wewnętrzne

Poniższe ustawienia są przydatne w przypadku jednorazowego zamówienia ze sklepu w ramach tej samej sieci. Zazwyczaj jest to wymagane, gdy w sklepie zabraknie produktu i powinien on zostać dostarczony jak najszybciej. Takie zamówienia są tworzone ręcznie i poza harmonogramem. Zamówienie jest zwykle dostarczane w dniu jego utworzenia. Więcej informacji o transferze wewnętrznym znajdziesz w artykule Transfer wewnętrzny.

KONFIGURACJA PRZEPŁYWU PRACY

Ustawienia systemu i konserwacja > Magazyn > Zakupy > Dodaj.

ROZPOCZĘCIE

• Nazwij przepływ pracy
• Opisz go
• Wybierz Transfer wewnętrzny jako typ zamówienia

SKLEPY

Wybierz jeden lub kilka sklepów, do których będą stosowane te zasady zakupów.

HARMONOGRAM

• Produkty są dostarczane bez Określonego harmonogramu
• Czas realizacji — 1 dzień. Dostawca dostarczy zamówienie w dniu następującym po dniu złożenia zamówienia
• Czas na zatwierdzenie do 23:59 — zamówienie można złożyć w dowolnym momencie
• Częstotliwość zamówień — 7 dni. System obliczy prognozę kosztów na kolejne 7 dni, wliczając dzień dostawy

DOSTAWCA

Wybierz Listę dostawców — listę sklepów, z których możesz zamawiać — znajdują się one blisko siebie lub w jednym mieście.

PRODUKTY

Wybierz wcześniej przygotowany szablon produktu. Szablon powinien określać produkty, które można kupić na rynku lub w sklepie spożywczym. Upewnij się, że opcja Wybierz automatycznie jest wyłączona. Zazwyczaj sklepy zamawiają produkty z pobliskiego sklepu w sytuacjach awaryjnych, np. gdy w sklepach zabraknie niektórych produktów lub rzeczy używanych na co dzień, takich jak pokrywki do papierowych kubków. W ten sposób łatwiej jest ręcznie wybrać wymagany produkt z listy.

ILOŚĆ

Wybierz Użyj prognozy.

Określ Procent prognozy końcowej. Wprowadź 99% lub mniej, aby zamówić mniej niż prognozowana ilość, 101% lub więcej, aby zamówić więcej, lub 100%, aby zamówić dokładnie tyle, ile przewiduje prognoza.

JEDNOSTKI

Wybierz Jednostki szablonu.

ZATWIERDZENIE

Czy pracownicy powinni zatwierdzać zakup

• Włącz Wymagane zatwierdzenie
• Włącz Wymagane zatwierdzenie menedżera, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez wyższych menedżerów. Określ kwotę, np. 1 000 €
• Włącz Wymagane zatwierdzenie centrali, jeśli zamówienia na duże kwoty powinny być dodatkowo zatwierdzane przez kierownika sklepu. Określ kwotę, np. 3 000 €
• Włącz Złóż zamówienie od razu
• Włącz Zezwól na zmianę daty dostawy

WYSYŁKA

Wybierz Wyślij zamówienie ręcznie. Dostawca zobaczy zamówienie w swoim internetowym biurze.

POTWIERDZENIE

Wybierz Brak wymaganego potwierdzenia.

W większości przypadków nie jest wymagane dodatkowe potwierdzenie od sklepu dostarczającego, ponieważ dostawa jest wstępnie ustalana przez sklepy.

Sklep dostarczający musi jedynie określić, że zamówienie zostało wysłane, aby w systemie mogła zostać utworzona zaksięgowana faktura kosztowa oraz niezaksiegowana faktura zakupu.

DOSTAWA

Produkt jest dostarczany przez dostawcę wewnętrznego

Wybierz Typ magazynu odbiorczego.

ODBIÓR

Odbiór produktów od dostawcy wewnętrznego przez pracownika

Zamówienie można odebrać po utworzeniu w systemie niezaksiegowanej faktury zakupu. Po odbiorze faktura zakupu zostaje zaksięgowana.

REJESTRACJA

Rejestracja produktów dostawcy wewnętrznego

ZAKOŃCZENIE

Sprawdź wprowadzone dane i zapisz przebieg pracy.