System magazynowy

Magazynowanie jest jednym z głównych podziałów punktu sprzedaży do rozliczania przepływu towarów i zasobów materiałowych. Podczas konfiguracji podsystemu magazynowego Syrve należy wypełnić i skonfigurować następujące książki referencyjne:

• Magazyny
• Dostawcy
• Jednostki miary
• Lista towarów

Rejestracja magazynu jest pierwszym etapem konfiguracji punktu sprzedaży. Dostawcy są również uczestnikami przepływu towarów i zasobów materiałowych. Współpraca z dostawcami jest rejestrowana w systemie za pomocą faktur. Każdy dostawca musi być zarejestrowany w systemie.

Przyjęcie towaru

Przyjęcie towaru do magazynu punktu sprzedaży jest dokumentowane w fakturach zakupowych. Bezpośrednio po zaksięgowaniu tych faktur przeliczane są saldo magazynowe i wskaźniki kosztów. Szczegółowy opis tej procedury znajduje się w Obliczaniu kosztów.

Procedura wypełniania faktury jest szczegółowo opisana w przewodniku Tworzenie faktury zakupowej.

Złożenie faktury jest odzwierciedlone w rejestracji odpowiednich transakcji na kontach punktu sprzedaży (zobacz Transakcje faktury zakupowej).

Kontrola ceny zakupu

Aby planować i kontrolować ceny towarów zakupionych od dostawców, Syrve pozwala prowadzić oddzielną listę cen dla każdego dostawcy. Ta lista cen definiuje możliwe ceny dla określonych towarów oraz dopuszczalne odchylenie ceny (%), a także ustala zachowanie systemu w takich sytuacjach: zabronić złożenia dokumentu zakupu, wydać ostrzeżenie o sytuacji lub nie ostrzegać.

Wydanie z magazynu

Istnieje kilka sposobów na dokonanie wydania z magazynu (dla wydania na podstawie dokumentów wynikających z inwentaryzacji i transferów wewnętrznych, patrz poniżej):

• Na podstawie zamówienia sprzedaży (zobacz Rejestr sprzedaży). Dokument ten jest tworzony automatycznie, gdy sprzedawany jest produkt lub danie (zamknięcie zamówienia), które zawiera ten produkt jako składnik. Może być również tworzony ręcznie. To, co jest wydawane – składniki czy samo danie – definiują ustawienia Metody wydania określone w karcie listy towarów.
• Po zaksięgowaniu zapisu gotowania. Składniki produktu lub półproduktu zostaną wydane zgodnie z zapisem, jednak saldo produktu lub półproduktu wzrośnie (zobacz Gotowanie).
• Na podstawie faktury kosztowej lub zwrotnej (zobacz przewodniki Tworzenie faktury kosztowej i Faktura zwrotna).
• Na podstawie zapisu wydania. Tworzony automatycznie, gdy produkt jest usuwany z zamówienia i wydawany (w Syrve POS), lub ręcznie, na przykład jeśli produkt nie może być już używany (zobacz Wydanie).
• Na podstawie zapisu substytucji (zobacz Tworzenie zapisu substytucji).

Saldo powinno być przeliczone natychmiast w dacie i czasie zaksięgowania dokumentu inwentaryzacji.

Jeśli kilka dokumentów inwentaryzacyjnych wpływających na ilość i koszt towarów jest rejestrowanych z tym samym datą i godziną, ustalana jest następująca kolejność priorytetów:

1. Dokumenty inwentaryzacji
2. Dokumenty wydania
3. Dokumenty przyjęcia towaru do magazynu

Na przykład, jeśli utworzono zapis wydania, zgodnie z którym wszystkie towary zostały wydane, a następnie wprowadzono fakturę na te towary z nową ceną, koszt tych towarów zostanie obliczony na podstawie ilości towarów po złożeniu zapisu wydania.

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja oznacza sprawdzenie, czy majątek punktu sprzedaży odpowiada danym księgowym. Inwentaryzacja jest bardzo czasochłonnym procesem, zwłaszcza gdy jest przeprowadzana w godzinach pracy punktu sprzedaży. Syrve pozwala szybko i dokładnie przeprowadzić inwentaryzację na podstawie danych w czasie rzeczywistym.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacji (zobacz Przewodnik inwentaryzacji) odbywa się w trzech etapach: obliczanie ilości półproduktów (pierwszy etap) oraz porównanie faktycznie przechowywanych towarów z aktualną docelową ilością określoną w dokumentach (drugi etap). W wyniku tego może zostać odnotowany niedobór lub nadwyżka określonych towarów. Trzeci krok to określenie kont, na których zostaną zarejestrowane wykryte niedobory lub nadwyżki oraz odpowiedzialność materialna.

Do automatycznego wprowadzania danych o produktach i ich faktycznej ilości można użyć skanera kodów kreskowych (zobacz Inwentaryzacja ze skanerem kodów kreskowych).

Odpowiednie transakcje zostaną zarejestrowane na kontach punktu sprzedaży na podstawie zapisu inwentaryzacji, a niezbędne zmiany zostaną również wprowadzone do danych księgowych.

Należy pamiętać, że jeśli zostanie wykryty i zarejestrowany niedobór w zapisie inwentaryzacji, zmiany muszą zostać wprowadzone w dokumencie, który zarejestrował ten niedobór, a nie tworzyć nowy dokument. Brak tego może prowadzić do zniekształcenia danych księgowych punktu sprzedaży, ponieważ ilość towarów w magazynie w określonym momencie wpływa na ich koszt, który jest używany do obliczania zysków ze sprzedaży tych towarów. Po edycji dokumentu inwentaryzacji kwoty transakcji na kontach odpowiadające temu dokumentowi zmieniają się automatycznie.

Transfer wewnętrzny

Istnieją dwa sposoby rejestracji transferu towarów z jednego magazynu do drugiego:

• Za pomocą specjalnego dokumentu Transfer wewnętrzny. Jednak dokument ten nie powinien być używany do transferu towarów z magazynu jednego punktu sprzedaży do innego punktu w tej samej sieci.
• Za pomocą pary powiązanych dokumentów – Faktury kosztowej (z magazynu) oraz Faktury zakupowej (do magazynu). Magazyny mogą należeć do różnych podmiotów prawnych i punktów sprzedaży działających w ramach sieci. Po zapisaniu faktury kosztowej tworzona jest automatycznie faktura zakupowa, ale księgowana jest tylko operacja kosztowa. Towary mogą być przekazywane po koszcie netto lub z narzutem. Magazyn przyjmujący przyjmuje towary po cenie zakupu i akceptuje (zleca) operację przyjęcia towaru. W przypadku wykrycia rozbieżności przy przyjęciu towaru, można poprawić tylko dane w części kosztowej operacji, natomiast część przyjęcia zmienia się automatycznie.

Zapis substytucji

Zapis substytucji służy do rejestracji procesu gotowania dania z dowolnego zestawu składników lub do rozliczania zróżnicowanego doboru towarów, produktów, prac i usług. Po zakończeniu procesu gotowania rejestrowana jest dostępność dania w magazynie, a składniki są wydawane.

Podczas produkcji wyrobu gotowego zawartość i ilość użytych materiałów źródłowych w substytucji mogą się różnić. Jednocześnie ilość wyrobu gotowego nie musi być równa łącznej ilości użytych materiałów. Koszt wyrobów gotowych jest obliczany zgodnie z faktycznym procesem produkcji i jest równy łącznemu kosztowi wszystkich składników.

Oznacza to, że zapis substytucji jest dokumentem wielofunkcyjnym, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Inwentaryzacji. W celu zrównoważenia wykrytych niedoborów i nadwyżek.
• Sprzedaży. Do obliczenia kosztu wydanych składników na podstawie sprzedaży pozycji menu.
• Zakupu. Rejestracja produktów (o tych samych właściwościach) zakupionych od różnych dostawców. Takie produkty reprezentują ten sam składnik w przepisie.

Na przykład, Śmietana 10 % (kg):

• Danone Śmietana 10 %, szt. (250 g)
• Kraft Śmietana 10 %, szt. (400 g)

Proces przygotowania może wyglądać następująco:

1. Są dwa produkty menu z dwoma różnymi przepisami (metoda wydania – „Wydaj składniki”). Oba są składnikami trzeciego dania, np. Sałatki Cezar.
2. Gdy te dwa produkty są gotowe, jest to rejestrowane w zapisie gotowania. Składniki są wydawane, a gotowe produkty rejestrowane.
3. Gdy Sałatka Cezar, która zawiera pierwsze dwa produkty, jest sprzedawana, jest wydawana i powstaje saldo ujemne.
4. Tworzony jest zapis substytucji, aby zarejestrować dostępność Sałatki Cezar. W tym momencie ilość pierwszych dwóch produktów określona w tym dokumencie jest wydawana.

Asortyment produktów

Zestawy asortymentowe odnoszą się do grupy gotowych dań tej samej kategorii, które mają podobną zawartość i są sprzedawane w tym samym przedziale cenowym: sałatki, dania mięsne, wypieki itp. Gdy punkt sprzedaży oferuje zestaw różnorodnych dań, które nie są przygotowywane na zamówienie, lecz podawane gościom jako gotowe produkty, proces ich produkcji i sprzedaży przebiega następująco:

1. Pracownicy działów produkcji otrzymują zamówienia na wyprodukowanie dań w ilości niezbędnej i wystarczającej do obsługi procesu sprzedaży.

2. Dania są przygotowywane i przekazywane do obsługi sali (jest to rejestrowane w Arkuszu racji, zobacz Przekazywanie produktów z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży).

3. Dania są sprzedawane na wagę lub na porcje. Dania wchodzące w skład zestawu są drukowane jako jedna pozycja na rachunku, z podaniem ceny, całkowitej wagi oraz wyliczonej ceny.

4. Na koniec dnia tworzony jest zapis produkcji (zobacz Gotowanie), który zawiera skonsolidowane dane o gotowych produktach przekazanych z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży. Zapis produkcji może być tworzony automatycznie, jeśli przekazanie zostało prawidłowo wykonane, zobacz Syrve Kitchen — Zarządzanie dokumentami na POS.

   • Składniki są rozchodowane, a gotowe dania rejestrowane jako przyjęte zgodnie z recepturami dań.
   • Koszt produkcji jest automatycznie obliczany dla każdej pozycji (z wykorzystaniem wzoru na koszt żywności).

5. Tworzony jest specjalny dokument - Zapis substytucji (zobacz sekcję Tworzenie zapisu substytucji) do rejestracji rozchodu dań ze zestawu na sprzedaż:

   • Tworzona jest lista dań w zestawie (z uwzględnieniem wcześniej zarejestrowanego zapisu produkcji) i uzupełniana o stan magazynowy dań.
   • Niesprzedane dania mogą zostać rozchodowane lub ujęte w zapisie substytucji (sposób rozliczenia takich dań wpłynie na koszt zestawu).
   • Określana jest wielkość sprzedanego zestawu.

Przekazywanie produktów z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży

Arkusze racji mogą być używane do rejestrowania przekazania gotowych produktów z obszaru przygotowania do sprzedaży (zobacz sekcję Asortyment produktów dla szczegółowego opisu tego procesu). Nazwy gotowych produktów oraz ich ilość muszą być ręcznie wprowadzane do arkuszy racji. Informacje z tych arkuszy mogą być następnie wykorzystane przy rejestracji zapisów produkcji.

Szablon arkusza racji można wydrukować bezpośrednio z systemu Syrve. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć dowolny z istniejących zapisów na liście zapisów produkcji (Zarządzanie zapasami > Zapisy produkcji) i kliknąć Arkusz Racji. Otworzy się podgląd wypełnionego szablonu, który można wydrukować.

Jednak Syrve pozwala na pełną automatyzację procesu i wyeliminowanie papierowej dokumentacji. Szef kuchni może zważyć danie na sprzedaż bezpośrednio przy kasie, bez wyjmowania go z pojemnika. W takim przypadku zapis produkcji jest tworzony automatycznie. Jeśli szef kuchni pobierze coś z półki sprzedażowej, powinno to zostać rozliczone na kasie i odzwierciedlone w automatycznie utworzonym dokumencie.

Aby zarejestrować przepływ dań sprzedawanych na wagę przy kasie, należy ustawić szereg parametrów opisanych w sekcji Konfiguracja Syrve Kitchen i ruch towarów przy kasie.

Sprzedaż

Zamówienie sprzedaży jest stosowane w firmach cateringowych przy użyciu metod płatności zawierających dane o sprzedaży przygotowanych produktów: nazwę, ilość i cenę.

W Syrve zamówienia sprzedaży są tworzone zarówno automatycznie (na podstawie danych sprzedaży rejestrowanych przez Syrve POS), jak i ręcznie, gdy konieczne jest zarejestrowanie sprzedaży.

Pojedyncze zamówienie sprzedaży dla wszystkich dań rozchodowanych z jednego magazynu (o tym samym miejscu produkcji) jest tworzone automatycznie na koniec każdego dnia transakcyjnego. Dokument jest składany na koniec tego dnia transakcyjnego. Zawiera listę sprzedanych dań, informacje o ich ilości oraz cenie sprzedaży na podstawie wydrukowanych paragonów.

Automatycznie utworzone zamówienie sprzedaży można edytować po zamknięciu dnia transakcyjnego na kasie. Dokument może wymagać edycji, jeśli konieczna jest zamiana pozycji na liście magazynowej w celu wyeliminowania przeksięgowania.

Zapis podziału

Zapis podziału to dokument wielofunkcyjny, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Podział.  Podział wyprodukowanego półproduktu lub dania na składniki źródłowe.
• Rozbiór. Rejestruje rozbiór tusz mięsnych na produkty lub półprodukty, które następnie stają się odrębnym towarem magazynowym.

Dokument ten rejestruje podział jednej pozycji z listy magazynowej, co może skutkować powstaniem kilku nowych składników. Zawartość i ilość tych składników może się różnić. Łączna waga składników nie musi być równa wadze produktu źródłowego. Całkowity koszt netto uzyskanych składników jest obliczany na podstawie wyników podziału i jest równy rozchodowanemu kosztowi netto podzielonego produktu.

Produkt dowolnego typu z listy magazynowej może być podzielony: towar, pozycja, półprodukt, modyfikator. Towary, półprodukty i dania mogą być składnikami docelowymi.

Zwrot do dostawcy

W przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

• wykrycia niezgodności podczas odbioru dostawy; np. dostawa niezamówionych towarów, dostawa nadmiernej ilości zamówionych towarów
• wykrycia wad lub przeterminowanych towarów

W systemie można utworzyć specjalny dokument rejestrujący zwrot towarów do dostawcy, tj. fakturę zwrotną. Warunki zwrotu, w tym ceny, określone są w umowie dostawy (cena zwrotu może być równa cenie zakupu, cenie rynkowej itp.).

Procedura wypełniania faktury zwrotnej jest opisana w przewodniku Zwrot do dostawców.

Obliczanie kosztów

Koszt towarów jest obliczany oddzielnie dla każdego magazynu, co oznacza, że ten sam towar może mieć różne koszty w różnych magazynach. Wartość wyświetlana dla towarów w kartotece magazynowej jest obliczana jako średnia dla wszystkich magazynów.

W zależności od procedur księgowych wdrożonych w punkcie sprzedaży, wartość towarów i materiałów magazynowanych przez punkt może być obliczana jako średnia ważona lub metodą FIFO.

• Tworzenie wartości kosztu średniego ważonego

Oto przykład tej metody.

Gdy nowa faktura jest zaksięgowana, koszt towarów zarejestrowanych jako przyjęte jest dodawany do kosztu towarów już znajdujących się w magazynie, a następnie ta ilość jest dzielona przez łączną liczbę jednostek. Przy kolejnym przyjęciu koszt pozostałych jednostek będzie liczony na podstawie kosztu wyliczonego po poprzednim przyjęciu.

Na przykład, w magazynie zarejestrowano 20 jednostek produktu, koszt każdej jednostki wynosi 0,60 €, a łączny koszt to 12,00 €. Dziesięć jednostek zostało przyjętych po 0,70 €, więc wartość przyjęcia wynosi 7,00 €. Łączny koszt 30 jednostek (20+10) w magazynie to 12,00 € + 7,00 € = 19,00 €. Koszt każdej jednostki wynosi 19/30 = 0,63 €.

• Metoda FIFO.

 

Metoda FIFO nie jest już wspierana. Prosimy o korzystanie z innych metod obliczania kosztów.

Dania lub półprodukty (tj. pozycje z recepturą) mogą być również rejestrowane w magazynie wraz z towarami. Te pozycje wykorzystują następującą metodę rozchodu: Rozchód dania lub półproduktu. Dostępność tych pozycji w magazynie jest rejestrowana w zapisach produkcji. Koszt tych dań jest obliczany w taki sam sposób jak dla produktów. Koszt dań rozchodowanych według receptury ("Rozchód składników" metoda rozchodu) jest obliczany jako łączny koszt ich składników.

Jeśli danie jest dostępne w kilku magazynach, jego koszt odzwierciedlony w kartotece magazynowej jest obliczany jako średni koszt według magazynu, ale rozchodowany (np. przy sprzedaży produktów) zgodnie z kosztem w magazynie, który jest określony przez typ miejsca produkcji.

 

Przy obliczaniu kosztu zestawu różnorodnych dań zawsze używana jest wartość MWAC (ruchomy średni ważony koszt) dań wchodzących w skład zestawu.

System oferuje również wskaźniki kosztów do wykorzystania w analizie zarządczej. Są one wyświetlane na karcie kartoteki magazynowej w zakładce Receptury. Wskaźniki te to: MWAC, LIFOC, COST oraz LIFOCRP. Zobacz Przykład obliczania kosztów, aby poznać przykład ich obliczania.

Syrve pozwala na zarządzanie ujemnym stanem magazynowym. Taka sytuacja może wystąpić, jeśli faktura zakupu towarów przyjętych do magazynu nie została zarejestrowana na czas lub receptura dania jest nieprawidłowa i wskazuje większe ilości składników niż faktycznie użyte.

W takim przypadku koszt jest obliczany w następujący sposób:

• Jeśli istnieje dodatni stan towarów przynajmniej w jednym magazynie, koszt jest obliczany na podstawie tego stanu (ujemny stan nie jest brany pod uwagę).
• Jeśli nie ma dodatniego stanu, koszt jest obliczany na podstawie istniejącego ujemnego stanu. Oto przykład. Koszt pewnego produktu w magazynie po ostatnim zaksięgowaniu faktury wynosi 0,60 €. Po tym nie zostały zgłoszone żadne nowe faktury, a produkt został użyty, więc w pewnym momencie zarejestrowano ujemne saldo tego produktu: -5 jednostek po 0,60 € = -3,00 €. Dziesięć jednostek po 0,80 € każda zostało przyjętych na podstawie nowej faktury, a na koncie magazynu zarejestrowano transakcję na kwotę 8,00 €. Całkowity koszt zapasów wynosi 5,00 € (−3,00 € + 8,00 €), a liczba jednostek — 5 (–5+10). Zatem netto koszt każdej z tych 5 jednostek produktu wynosi 1,00 €, ale nie jest to prawda, ponieważ przedmioty w magazynie kosztują 0,80 € za jednostkę. Gdy nowe towary są przyjmowane, Syrve dokonuje rozliczenia kosztu po fakcie między transakcjami rozchodu zarejestrowanymi po nagromadzeniu ujemnego salda, co pozwala uzyskać prawidłową bieżącą wartość kosztu.

 

W niektórych przypadkach, gdy w obrębie punktu sprzedaży wyznaczonych jest kilka magazynów i zachodzą między nimi wewnętrzne transfery towarów, opisana powyżej operacja może wpaść w pętlę. Jeśli tak się stanie, zostanie zarejestrowana specjalna transakcja korygująca (CORRCOST) koszt magazynu. Specjalna transakcja „Kompensacja ujemnego salda magazynu” działa jako konto rozliczeniowe dla tych transakcji.

Koszt jest przeliczany za każdym razem, gdy produkt lub danie, które można zarejestrować za pomocą jednego z następujących dokumentów, zostanie przyjęte, a nie na koniec okresu sprawozdawczego.

• Faktura
• Karta produkcji
• Wewnętrzny transfer

Jeśli punkt sprzedaży obsługuje proces opisany w Asortymencie produktów, należy stosować następującą procedurę składania dokumentów inwentaryzacyjnych (określoną przez czas składania), aby zapewnić prawidłowe obliczenie kosztu żywności:

1. Karta produkcji
2. Karta substytucji
3. Zamówienie sprzedaży

Analiza przepływu zasobów materiałowych

Syrve udostępnia następujące raporty do monitorowania i analizy przyjęć, sprzedaży oraz salda towarów w magazynie punktu sprzedaży:

• Raport salda magazynowego – ilość towarów w magazynie punktu sprzedaży na wybrany dzień.
• Szczegółowy bilans obrotów – raport o ilości towarów w magazynie punktu sprzedaży oraz ich koszcie na początek i koniec wybranego okresu.
• Raport ruchu zapasów – zmiany w saldzie przechowywanych towarów lub dań w określonym okresie (przyjęcia, zużycie i saldo) oraz szczegółowe informacje o dokumentach rejestrujących te zmiany.
• Raport zakupów za okres – łączna wartość faktur, na podstawie których towary zostały zarejestrowane jako przyjęte do magazynów punktu sprzedaży, oraz szczegółowe informacje o dostawcach tych towarów.
• Raport sprzedaży za okres – ilości i wartości sprzedanych towarów i dań przez różne sekcje punktu sprzedaży. Raport ten może służyć jako podstawa do tworzenia gotowego zamówienia sprzedaży produktów lub Karty Menu.
• Raport inwentaryzacji – informacje o wszystkich dokumentach rejestrujących ruch zapasów w magazynach punktu sprzedaży.
• Raport powiązań składników – informacje o wszystkich daniach, które wykorzystują dany produkt jako jeden ze składników.
• Raporty niestandardowe – narzędzie umożliwiające tworzenie raportów użytkownika z określonym zestawem parametrów.

Więcej informacji na temat takich raportów można znaleźć w Analizie ruchu zapasów.

Syrve przetwarza wszystkie dane w czasie rzeczywistym, więc każde wprowadzone dane są natychmiast odzwierciedlane we wszystkich powiązanych procesach. Na przykład, gdy zostanie zarejestrowana nowa faktura jako przyjęta, saldo magazynu natychmiast zmieni się zgodnie z ilością przyjętych towarów.