System magazynowy

Magazynowanie jest jednym z głównych podziałów punktu sprzedaży do rozliczania przepływu towarów i zasobów materiałowych. Podczas konfiguracji podsystemu magazynowego Syrve należy wypełnić i skonfigurować następujące książki referencyjne:

• Magazyny
• Dostawcy
• Jednostki miary
• Lista magazynowa

Rejestracja magazynu jest pierwszym etapem konfiguracji punktu sprzedaży. Dostawcy są również uczestnikami przepływu towarów i zasobów materiałowych. Współpraca z dostawcami jest rejestrowana w systemie za pomocą faktur. Każdy dostawca musi być w tym celu zarejestrowany w systemie.

Przyjęcie towaru

Przyjęcie towaru do magazynu punktu sprzedaży jest dokumentowane w fakturach zakupu. Bezpośrednio po zaksięgowaniu tych faktur przeliczane są saldo magazynowe i wskaźniki kosztów. Szczegółowy opis tej procedury znajduje się w Obliczaniu kosztów.

Procedura wypełniania faktury jest szczegółowo opisana w przewodniku Tworzenie faktury zakupu.

Złożenie faktury jest odzwierciedlone w rejestracji odpowiednich transakcji na kontach punktu sprzedaży (zobacz Transakcje faktury zakupu).

Kontrola ceny zakupu

Aby planować i kontrolować ceny towarów kupowanych od dostawców, Syrve umożliwia prowadzenie osobnej listy cen dla każdego dostawcy. Ta lista cen definiuje możliwe ceny dla określonych towarów oraz dopuszczalną wariancję cenową (%), a także ustala zachowanie systemu w takich sytuacjach: zabronić złożenia dokumentu zakupu, wydać ostrzeżenie o sytuacji lub nie ostrzegać.

Rozchód z magazynu

Istnieje kilka sposobów wykonania rozchodu z magazynu (dla rozchodów na podstawie dokumentów wynikających z inwentaryzacji i transferów wewnętrznych patrz poniżej):

• Na podstawie zamówienia sprzedaży (zobacz Rejestr sprzedaży). Dokument ten jest tworzony automatycznie, gdy sprzedawany jest produkt lub danie (zamknięcie zamówienia), które zawiera ten produkt jako składnik. Może być również tworzony ręcznie. Co jest rozchodowane – składniki czy samo danie – definiują ustawienia Metody rozchodu określone w karcie listy magazynowej.
• Po zaksięgowaniu zapisu gotowania. Składniki produktu lub półproduktu zostaną rozchodowane zgodnie z zapisem, jednak saldo magazynowe produktu lub półproduktu wzrośnie (zobacz Gotowanie).
• Na podstawie faktury kosztowej lub zwrotnej (zobacz przewodniki Tworzenie faktury kosztowej i Faktura zwrotna).
• Na podstawie zapisu rozchodu. Tworzony automatycznie, gdy produkt jest usuwany z zamówienia i rozchodowany (w Syrve POS), lub ręcznie, na przykład gdy produkt nie może być już używany (zobacz Rozchód).
• Na podstawie zapisu substytucji (zobacz Tworzenie zapisu substytucji).

Saldo powinno być przeliczone natychmiast w dacie i godzinie zaksięgowania dokumentu inwentaryzacyjnego.

Jeśli kilka dokumentów inwentaryzacyjnych wpływających na ilość i koszt towarów jest zarejestrowanych z tym samym datą i godziną, ustalana jest następująca kolejność priorytetów:

1. Dokumenty inwentaryzacji
2. Dokumenty rozchodu
3. Dokumenty przyjęcia towaru do magazynu

Na przykład, jeśli utworzono zapis rozchodu, zgodnie z którym wszystkie towary zostały rozchodowane, a następnie wprowadzono fakturę na te towary z nową ceną, koszt tych towarów zostanie obliczony na podstawie ilości towarów po złożeniu zapisu rozchodu.

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja oznacza sprawdzenie, czy majątek punktu sprzedaży odpowiada danym księgowym. Inwentaryzacja jest bardzo czasochłonnym procesem, zwłaszcza gdy jest przeprowadzana w godzinach pracy punktu sprzedaży. Syrve pozwala szybko i dokładnie przeprowadzić inwentaryzację na podstawie danych w czasie rzeczywistym.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacyjnego (zobacz Przewodnik inwentaryzacji) odbywa się w trzech etapach: obliczanie ilości półproduktów (etap pierwszy) oraz porównanie faktycznie przechowywanych towarów z aktualną docelową ilością określoną w dokumentach (etap drugi). W wyniku tego może zostać odnotowany niedobór lub nadmiar określonych towarów magazynowych. Trzecim krokiem jest określenie kont, na których zostaną zarejestrowane wykryte niedobory lub nadmiary oraz odpowiedzialność materialna.

Do automatycznego wprowadzania danych o produktach i ich faktycznej ilości można użyć skanera kodów kreskowych (zobacz Inwentaryzacja ze skanerem kodów kreskowych).

Odpowiednie transakcje zostaną zarejestrowane na kontach punktu sprzedaży na podstawie zapisu inwentaryzacji, a także zostaną wprowadzone niezbędne zmiany w danych księgowych.

Należy pamiętać, że jeśli zostanie wykryty i zarejestrowany niedobór w zapisie inwentaryzacji, zmiany muszą być wprowadzone w dokumencie, który ten niedobór zarejestrował, a nie poprzez tworzenie nowego dokumentu. Brak takiego działania może prowadzić do zniekształcenia danych księgowych punktu sprzedaży, ponieważ ilość towarów w magazynie w określonym momencie wpływa na ich koszt, który jest używany do obliczania zysków ze sprzedaży tych towarów. Po edycji dokumentu inwentaryzacji kwoty transakcji na kontach odpowiadające temu dokumentowi są zmieniane automatycznie.

Transfer wewnętrzny

Istnieją dwa sposoby rejestracji transferu towarów z jednego magazynu do innego:

• Za pomocą specjalnego dokumentu Transfer wewnętrzny. Jednak dokument ten nie powinien być używany do przenoszenia towarów z magazynu jednego punktu sprzedaży do innego punktu w tej samej sieci.
• Za pomocą pary powiązanych dokumentów – Faktury kosztowej (z magazynu) i Faktury zakupu (do magazynu). Magazyny mogą należeć do różnych podmiotów prawnych i punktów sprzedaży działających w ramach sieci. Po zapisaniu faktury kosztowej automatycznie tworzona jest faktura zakupu, ale księgowana jest tylko operacja rozchodu. Towary mogą być przenoszone po koszcie netto lub z narzutem. Magazyn przyjmujący towar akceptuje go po cenie zakupu i rejestruje operację przyjęcia towaru. W przypadku wykrycia rozbieżności podczas przyjęcia towaru, można poprawić tylko dane w części rozchodowej operacji, podczas gdy część przyjęcia zmienia się automatycznie.

Zapis substytucji

Zapis substytucji służy do rejestrowania procesu gotowania dania z dowolnego zestawu składników lub do rozliczania zróżnicowanego doboru towarów, produktów, prac i usług. Po zakończeniu procesu gotowania rejestrowana jest dostępność dania w magazynie, a składniki są rozchodowane.

Podczas produkcji wyrobu gotowego zawartość i ilość użytych materiałów źródłowych w substytucji mogą się różnić. Jednocześnie ilość wyrobu gotowego nie musi być równa sumie ilości użytych materiałów. Koszt wyrobów gotowych jest obliczany zgodnie z rzeczywistym procesem produkcji i jest równy łącznemu kosztowi wszystkich składników.

Oznacza to, że zapis substytucji jest dokumentem wielofunkcyjnym, który może służyć do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Inwentaryzacji. W celu zrównoważenia wykrytych niedoborów i nadmiarów.
• Sprzedaży. Do obliczenia kosztu rozchodowanych składników na podstawie sprzedaży pozycji menu.
• Zakupów. Rejestracji produktów (o tych samych właściwościach) zakupionych od różnych dostawców. Takie produkty stanowią ten sam składnik w przepisie.

Na przykład śmietana 10 % (kg):

• Danone Śmietana 10 %, szt. (250 g)
• Kraft Śmietana 10 %, szt. (400 g)

Proces przygotowania może wyglądać następująco:

1. Istnieją dwie pozycje menu z dwoma różnymi przepisami (metoda rozchodu – „Rozchód składników”). Obie są składnikami trzeciego dania, np. sałatki Cezar.
2. Gdy te dwie pozycje są gotowe, jest to rejestrowane w zapisie gotowania. Składniki są rozchodowane, a gotowe pozycje rejestrowane.
3. Gdy sprzedawana jest sałatka Cezar zawierająca pierwsze dwie pozycje, jest ona rozchodowana i powstaje saldo ujemne.
4. Tworzony jest zapis substytucji, aby zarejestrować dostępność sałatki Cezar. W tym momencie ilość pierwszych dwóch pozycji określona w tym dokumencie jest rozchodowana.

Asortyment pozycji

Zestawy asortymentowe odnoszą się do grupy gotowych dań tej samej kategorii, które mają podobną zawartość i są sprzedawane w tym samym przedziale cenowym: sałatki, dania mięsne, wypieki itp. Gdy punkt sprzedaży oferuje zestaw różnorodnych dań, które nie są przygotowywane na zamówienie, lecz podawane gościom jako gotowe produkty, proces ich produkcji i sprzedaży przebiega następująco:

1. Pracownicy działów produkcji otrzymują zamówienia na wyprodukowanie dań w ilości niezbędnej i wystarczającej do obsługi procesu sprzedaży.

2. Dania są przygotowywane i przekazywane do części sprzedażowej (jest to rejestrowane w Arkuszu Racji, patrz Przekazywanie produktów z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży).

3. Dania są sprzedawane na wagę lub na porcje. Dania wchodzące w skład zestawu są drukowane jako jedna pozycja na rachunku, z podaniem ceny, łącznej wagi oraz wyliczonej ceny.

4. Na koniec dnia tworzony jest zapis produkcji (patrz Gotowanie), który zawiera skonsolidowane dane o gotowych produktach przekazanych z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży. Zapis produkcji może być tworzony automatycznie, jeśli przekazanie zostało prawidłowo dokonane, zobacz Syrve Kitchen — Zarządzanie dokumentami na POS.

   • Składniki są odpisywane, a gotowe dania rejestrowane jako przyjęte zgodnie z recepturami dań.
   • Koszt produkcji jest automatycznie wyliczany dla każdej pozycji (z wykorzystaniem wzoru na koszt żywności).

5. Tworzony jest specjalny dokument - Zapis Substytucji (patrz sekcja Tworzenie zapisu substytucji) do rejestracji odpisu dań ze zestawu na sprzedaż:

   • Tworzona jest lista dań w zestawie (uwzględniając wcześniej zarejestrowany zapis produkcji) i uzupełniana o stan magazynowy dania.
   • Niesprzedane dania mogą zostać odpisane lub uwzględnione w zapisie substytucji (sposób rozliczenia takich dań wpłynie na koszt zestawu).
   • Określana jest wielkość sprzedanego zestawu.

Przekazywanie produktów z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży

Arkusze racji mogą być używane do rejestrowania przekazania gotowych produktów z obszaru przygotowania do sprzedaży (patrz sekcja Asortyment produktów dla szczegółowego opisu tego procesu). Nazwy gotowych produktów oraz ich ilość muszą być ręcznie wpisane do arkuszy racji. Informacje z tych arkuszy mogą być następnie wykorzystane przy rejestracji zapisów produkcji.

Szablon arkusza racji można wydrukować bezpośrednio z systemu Syrve. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć dowolny z istniejących zapisów na liście zapisów produkcji (Zarządzanie magazynem > Zapisy produkcji) i kliknąć Arkusz Racji. Otworzy się podgląd wypełnionego szablonu, który można wydrukować.

Jednak Syrve pozwala na pełną automatyzację tego procesu i wyeliminowanie papierowej dokumentacji. Szef kuchni może zważyć danie na sprzedaż bezpośrednio przy kasie, bez wyjmowania go z pojemnika. W takim przypadku zapis produkcji jest tworzony automatycznie. Jeśli szef kuchni pobierze coś z półki sprzedażowej, powinno to zostać rozliczone na kasie i odzwierciedlone w automatycznie utworzonym dokumencie.

Aby zarejestrować przepływ dań sprzedawanych na wagę przy kasie, należy ustawić szereg parametrów opisanych w sekcji Konfiguracja Syrve Kitchen i ruch towarów przy kasie.

Sprzedaż

Zamówienie sprzedaży jest stosowane w firmach cateringowych z wykorzystaniem metod płatności zawierających dane o sprzedaży przygotowanych produktów: nazwę, ilość i cenę.

W Syrve zamówienia sprzedaży są tworzone zarówno automatycznie (na podstawie danych sprzedażowych rejestrowanych przez Syrve POS), jak i ręcznie, gdy wymagana jest rejestracja sprzedaży.

Pojedyncze zamówienie sprzedaży dla wszystkich dań odpisanych z jednego magazynu (o tym samym miejscu produkcji) jest tworzone automatycznie na koniec każdego dnia transakcyjnego. Dokument jest składany na koniec tego dnia transakcyjnego. Zawiera listę sprzedanych dań, informacje o ich ilości oraz cenie sprzedaży na podstawie wydrukowanych paragonów.

Automatycznie utworzone zamówienie sprzedaży może być edytowane po zamknięciu dnia transakcyjnego na kasie. Dokument może wymagać korekty, jeśli konieczna jest zamiana pozycji magazynowej w celu wyeliminowania przeksięgowania.

Zapis Rozdziału

Zapis Rozdziału to dokument wielofunkcyjny, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Rozdział.  Rozdzielanie wyprodukowanego półproduktu lub dania na składniki źródłowe.
• Rozbiór mięsa. Rejestruje rozbiór tusz mięsnych na produkty lub półprodukty, które następnie stają się odrębnym towarem magazynowym.

Dokument ten rejestruje rozdzielenie jednej pozycji magazynowej, co może skutkować powstaniem kilku nowych składników. Zawartość i ilość tych składników może się różnić. Łączna waga składników nie musi być równa wadze produktu źródłowego. Łączny koszt netto uzyskanych składników jest wyliczany na podstawie wyników rozdziału i jest równy odpisanemu kosztowi netto rozdzielonego produktu.

Produkt dowolnego typu magazynowego może zostać rozdzielony: towar, pozycja, półprodukt, modyfikator. Towary, półprodukty i dania mogą być składnikami docelowymi.

Zwrot do Dostawcy

W przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

• wykrycie niezgodności podczas odbioru dostawy; np. dostawa niezamówionych towarów, dostawa nadmiernej ilości zamówionych towarów
• wykrycie wad lub przeterminowanych towarów

W systemie można utworzyć specjalny dokument rejestrujący zwrot towarów do dostawcy, tj. fakturę zwrotną. Warunki zwrotu, w tym ceny, są określone w umowie dostawy (cena zwrotu może być równa cenie zakupu, cenie rynkowej itp.).

Procedura wypełniania faktury zwrotnej jest opisana w przewodniku Zwrot do dostawców.

Obliczanie kosztów

Koszt towarów jest obliczany oddzielnie dla każdego magazynu, co oznacza, że ten sam towar może mieć różne koszty w różnych magazynach. Wartość wyświetlana dla towarów w kartotece magazynowej jest obliczana jako średnia dla wszystkich magazynów.

W zależności od procedur księgowych wdrożonych w punkcie sprzedaży, wartość towarów i materiałów magazynowanych przez punkt może być obliczana jako średnia ważona lub metodą FIFO.

• Tworzenie wartości kosztu średniego ważonego

Oto przykład tej metody.

Gdy nowa faktura jest zaksięgowana, koszt towarów zarejestrowanych jako przyjęte jest dodawany do kosztu towarów już znajdujących się w magazynie, a następnie ta ilość jest dzielona przez łączną liczbę jednostek. Przy kolejnym przyjęciu koszt pozostałych jednostek będzie obliczany na podstawie kosztu wyliczonego po poprzednim przyjęciu.

Na przykład w magazynie zarejestrowano 20 jednostek produktu, koszt każdej jednostki wynosi 0,60 €, a łączny koszt to 12,00 €. Dziesięć jednostek zostało przyjętych po 0,70 €, więc wartość przyjęcia to 7,00 €. Łączny koszt 30 jednostek (20+10) w magazynie wynosi 12,00 € + 7,00 € = 19,00 €. Koszt każdej jednostki to 19/30 = 0,63 €.

• Metoda FIFO.

 

Metoda FIFO nie jest już wspierana. Proszę używać innych metod do obliczania kosztu.

Dania lub półprodukty (tj. pozycje z recepturą) mogą być również rejestrowane w magazynie wraz z towarami. Te pozycje wykorzystują następującą metodę odpisu: Odpis dania lub półproduktu. Dostępność tych pozycji w magazynie jest rejestrowana w zapisach produkcji. Koszt tych dań jest obliczany tak samo jak dla produktów. Koszt dań odpisanych według receptury ("Odpis składników" metoda odpisu) jest obliczany jako łączny koszt ich składników.

Jeśli danie jest dostępne w kilku magazynach, jego koszt odzwierciedlony w kartotece magazynowej jest obliczany jako średni koszt według magazynu, ale odpisywany (np. przy sprzedaży produktów) zgodnie z kosztem w magazynie, który jest określony przez typ miejsca produkcji.

 

Podczas obliczania kosztu zestawu różnorodnych dań zawsze używana jest wartość MWAC (ruchomy średni ważony koszt) dań wchodzących w skład zestawu.

System oferuje również wskaźniki kosztów do wykorzystania w analizie zarządczej. Są one wyświetlane na karcie receptur w kartotece magazynowej. Wskaźniki te to: MWAC, LIFOC, COST oraz LIFOCRP. Zobacz Przykład obliczania kosztów, aby zobaczyć przykład ich wyliczania.

Syrve pozwala na zarządzanie ujemnym stanem magazynowym. Taka sytuacja może wystąpić, jeśli faktura zakupu towarów przyjętych do magazynu nie została zarejestrowana na czas lub receptura dania jest nieprawidłowa i określa większe ilości składników niż faktycznie używane.

W takim przypadku koszt jest obliczany w następujący sposób:

• Jeśli w co najmniej jednym magazynie jest dodatni stan towarów, koszt jest obliczany na podstawie tego stanu (ujemny stan nie jest brany pod uwagę).
• Jeśli nie ma dodatniego stanu, koszt jest obliczany na podstawie istniejącego ujemnego stanu. Oto przykład. Koszt pewnego produktu w magazynie po ostatnim zaksięgowaniu faktury wynosi 0,60 €. Po tym nie zostały zgłoszone żadne nowe faktury, a produkt został użyty, więc w pewnym momencie zarejestrowano ujemne saldo tego produktu: -5 jednostek po 0,60 € = -3,00 €. Dziesięć jednostek po 0,80 € każda zostało przyjętych na podstawie nowej faktury, a na koncie magazynu zarejestrowano transakcję na kwotę 8,00 €. Całkowity koszt zapasów wynosi 5,00 € (−3,00 € + 8,00 €), a liczba jednostek — 5 (–5+10). W związku z tym netto koszt każdej z tych 5 jednostek produktu wynosi 1,00 €, ale nie jest to prawda, ponieważ przedmioty w magazynie kosztują 0,80 € za jednostkę. Gdy nowe towary są przyjmowane, Syrve dokonuje rozliczenia kosztu post factum pomiędzy transakcjami rozchodu zarejestrowanymi po nagromadzeniu ujemnego salda, co oznacza, że uzyskuje się prawidłową bieżącą wartość kosztu.

 

W niektórych przypadkach, gdy w obrębie punktu sprzedaży wyznaczonych jest kilka magazynów i zachodzą między nimi wewnętrzne transfery towarów, opisana powyżej operacja może wejść w pętlę. Jeśli tak się stanie, zostanie zarejestrowana specjalna transakcja korygująca (CORRCOST) koszt magazynu. Specjalna transakcja „Kompensacja ujemnego salda magazynowego” działa jako odpowiednie konto dla tych transakcji.

Koszt jest przeliczany za każdym razem, gdy przyjmowany jest produkt lub danie, które można zarejestrować za pomocą jednego z następujących dokumentów, a nie na koniec okresu sprawozdawczego.

• Faktura
• Karta produkcji
• Transfer wewnętrzny

Jeśli punkt sprzedaży obsługuje proces opisany w Asortymencie towarów, należy stosować następującą procedurę składania dokumentów inwentaryzacyjnych (określoną według czasu składania), aby zapewnić prawidłowe obliczenie kosztu żywności:

1. Karta produkcji
2. Karta substytucji
3. Zamówienie sprzedaży

Analiza przepływu zasobów materiałowych

Syrve udostępnia następujące raporty do monitorowania i analizy przyjęć, sprzedaży oraz salda towarów w magazynie punktu sprzedaży:

• Raport salda magazynowego – ilość towarów w magazynie punktu sprzedaży na wybrany dzień.
• Szczegółowy bilans obrotów – raport o ilości towarów w magazynie punktu sprzedaży oraz ich koszcie na początek i koniec wybranego okresu.
• Raport ruchu zapasów – zmiany salda przechowywanych towarów lub dań w określonym okresie (przyjęcia, zużycie i saldo) oraz szczegółowe informacje o dokumentach rejestrujących te zmiany.
• Raport zakupów za okres – łączna kwota faktur, na podstawie których towary zostały zarejestrowane jako przyjęte do magazynów punktu sprzedaży oraz szczegółowe informacje o dostawcach tych towarów.
• Raport sprzedaży za okres – ilości i wartości towarów oraz dań sprzedanych przez różne sekcje punktu sprzedaży. Raport ten może służyć jako podstawa do tworzenia zamówienia sprzedaży gotowych produktów lub Karty Menu.
• Raport inwentaryzacji – informacje o wszystkich dokumentach rejestrujących ruch zapasów w magazynach punktu sprzedaży.
• Raport powiązań składników – informacje o wszystkich daniach, które wykorzystują dany produkt jako jeden ze składników.
• Raporty niestandardowe – narzędzie pozwalające tworzyć raporty użytkownika z określonym zestawem parametrów.

Więcej informacji o takich raportach znajduje się w Analizie ruchu zapasów.

Syrve przetwarza wszystkie dane w czasie rzeczywistym, więc wszelkie dane wejściowe są natychmiast odzwierciedlane we wszystkich powiązanych procesach. Na przykład, gdy nowa faktura zostanie zarejestrowana jako przyjęta, saldo zapasów natychmiast zmieni się zgodnie z ilością przyjętych towarów.