System magazynowy

Magazynowanie jest jednym z głównych podziałów punktu sprzedaży dla przepływu towarów i zasobów materialnych w rachunkowości. Podczas konfiguracji podsystemu magazynowego Syrve należy wypełnić i skonfigurować następujące książki referencyjne:

• Magazyny
• Dostawcy
• Jednostki miary
• Lista towarów

Rejestracja magazynu jest pierwszym etapem konfiguracji punktu sprzedaży. Dostawcy są również uczestnikami przepływu towarów i zasobów materialnych. Współpraca z dostawcami jest rejestrowana w systemie za pomocą faktur. Każdy dostawca musi być zarejestrowany w systemie.

Przyjęcie towarów

Przyjęcie towarów w magazynie punktu sprzedaży jest dokumentowane w fakturach zakupu. Natychmiast po zaksięgowaniu tych faktur, saldo magazynowe i wskaźniki kosztów są przeliczane. Szczegółowy opis tej procedury znajduje się w Obliczanie kosztów.

Procedura wypełniania faktury jest szczegółowo opisana w przewodniku Tworzenie faktury zakupu.

Złożenie faktury jest odzwierciedlone w rejestracji odpowiednich transakcji na kontach punktu sprzedaży (zobacz Transakcje faktury zakupu).

Kontrola ceny zakupu

Aby planować i kontrolować ceny towarów kupowanych od dostawców, Syrve pozwala na prowadzenie osobnej listy cen dla każdego dostawcy. Ta lista cen określa możliwe ceny dla określonych towarów i dopuszczalną odchyłkę cenową (%), a także ustawia zachowanie systemu w takich sytuacjach: zakaz składania dokumentu zakupu, wydanie ostrzeżenia o sytuacji lub brak ostrzeżenia.

Odpis z magazynu

Istnieje kilka sposobów na dokonanie odpisu z magazynu (dla odpisów na podstawie wyników dokumentów inwentaryzacyjnych i transferów wewnętrznych, patrz poniżej):

• Na podstawie zamówienia sprzedaży (zobacz Rekord sprzedaży). Dokument ten jest tworzony automatycznie, gdy sprzedawany jest przedmiot lub danie (zamknięcie zamówienia) zawierające ten produkt jako składnik. Może być również tworzony ręcznie. Co jest odpisywane - składniki czy samo danie - jest określane przez ustawienia Metody odpisu określone w karcie listy towarów.
• Gdy zostanie zaksięgowany rekord gotowania. Składniki przedmiotu lub półproduktu zostaną odpisane zgodnie z rekordem, jednak saldo magazynowe przedmiotu lub półproduktu wzrośnie (zobacz Gotowanie).
• Na podstawie faktury wydatkowej lub zwrotnej (zobacz przewodnik Tworzenie faktury wydatkowej i Faktura zwrotna).
• Na podstawie rekordu odpisu. Automatycznie tworzony, gdy przedmiot zostaje usunięty z zamówienia i odpisany (w Syrve POS), lub ręcznie, na przykład, jeśli produkt nie może być już używany (zobacz Odpis).
• Na podstawie rekordu substytucji (zobacz Tworzenie rekordu substytucji).

Saldo powinno być przeliczane natychmiast w dniu i godzinie zaksięgowania dokumentu inwentaryzacyjnego.

Jeśli kilka dokumentów inwentaryzacyjnych, które wpływają na ilość i koszt towarów, jest zarejestrowanych z tą samą datą i godziną, zostanie ustawiony następujący priorytet:

1. Dokumenty inwentaryzacyjne
2. Dokumenty odpisu
3. Dokumenty przyjęcia towarów do magazynu

Na przykład, jeśli utworzyłeś rekord odpisu, zgodnie z którym wszystkie towary zostały odpisane, a następnie wprowadziłeś fakturę dla tych towarów z nową ceną, koszt tych towarów zostanie obliczony na podstawie ilości towarów po złożeniu rekordu odpisu.

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja oznacza sprawdzenie, czy majątek punktu sprzedaży odpowiada danym księgowym. Inwentaryzacja jest bardzo czasochłonnym procesem, zwłaszcza gdy jest przeprowadzana w godzinach pracy punktu sprzedaży. Syrve pozwala na szybkie i dokładne przeprowadzenie inwentaryzacji na podstawie danych w czasie rzeczywistym.

Tworzenie dokumentu inwentaryzacyjnego (zobacz Przewodnik po inwentaryzacji) odbywa się w trzech etapach: obliczanie ilości półproduktów (etap pierwszy) i porównywanie faktycznie przechowywanych towarów z aktualną ilością docelową określoną w dokumentach (etap drugi). W wyniku tego może zostać zarejestrowany niedobór lub nadmiar określonych przechowywanych towarów. Trzeci krok to określenie kont, na których zostaną zarejestrowane wykryte niedobory lub nadmiary oraz odpowiedzialność materialna.

Skaner kodów kreskowych może być używany do automatycznego wprowadzania danych o produktach i ich rzeczywistej ilości (zobacz Inwentaryzacja skanerem kodów kreskowych).

Odpowiednie transakcje zostaną zarejestrowane na kontach punktu sprzedaży na podstawie rekordu inwentaryzacyjnego, a niezbędne zmiany zostaną również wprowadzone do danych księgowych.

Należy pamiętać, że jeśli zostanie wykryty i zarejestrowany niedobór w rekordzie inwentaryzacyjnym, zmiany muszą zostać wprowadzone do dokumentu, który zarejestrował ten niedobór, zamiast tworzenia nowego dokumentu. Niezastosowanie się do tego może prowadzić do zniekształcenia danych księgowych punktu sprzedaży, ponieważ ilość towarów w magazynie w określonym momencie wpływa na jego koszt, który jest używany do obliczania zysków z sprzedaży tych towarów. Po edytowaniu dokumentu inwentaryzacyjnego, kwoty transakcji na koncie odpowiadające temu dokumentowi są automatycznie zmieniane.

Transfer wewnętrzny

Istnieją dwa sposoby rejestracji transferu towarów z jednego magazynu do drugiego:

• Za pomocą specjalnego dokumentu Transfer wewnętrzny. Jednakże, dokument ten nie powinien być używany do transferu towarów z magazynu jednego punktu sprzedaży do innego punktu sprzedaży w tej samej sieci.
• Za pomocą pary powiązanych dokumentów – Faktura wydatkowa (z magazynu) i Faktura zakupu (do magazynu). Magazyny mogą być własnością różnych podmiotów prawnych i punktów sprzedaży działających w ramach sieci. Gdy faktura wydatkowa zostanie zapisana, faktura zakupu jest tworzona automatycznie, ale tylko operacja wydatkowa jest zaksięgowana. Towary mogą być przenoszone po koszcie netto lub z narzutem. Magazyn przyjmujący akceptuje towary po cenie zakupu i akceptuje (składa) operację przyjęcia towarów. Jeśli przy akceptacji towarów zostaną wykryte jakiekolwiek niezgodności, można poprawić tylko dane w sekcji wydatkowej operacji, podczas gdy część przyjęcia operacji zmienia się automatycznie.

Rekord substytucji

Rekord substytucji jest używany do rejestracji procesu gotowania dania z dowolnego zestawu składników lub do rozliczania różnorodnego wyboru towarów, produktów, prac i usług. Gdy proces gotowania jest zakończony, dostępność dania w magazynie jest rejestrowana, a składniki są odpisywane.

Gdy produkt końcowy jest produkowany, zawartość i ilość materiałów źródłowych użytych w substytucji mogą się różnić. Jednocześnie, wynikowy produkt końcowy nie musi być równy całkowitej ilości użytych materiałów. Koszt produktów końcowych jest obliczany zgodnie z rzeczywistym procesem produkcji i jest równy całkowitemu kosztowi wszystkich składników.

Oznacza to, że rekord substytucji jest wielofunkcyjnym dokumentem, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Inwentaryzacja. Aby zrównoważyć wykryte niedobory i nadmiary.
• Sprzedaż. Aby obliczyć koszt odpisanych składników na podstawie sprzedaży pozycji menu.
• Zakup. Rejestracja produktów (o tych samych właściwościach) zakupionych od różnych dostawców. Takie produkty reprezentują ten sam składnik w przepisie.

Na przykład, Śmietana 10 % (kg):

• Śmietana Danone 10 %, szt. (250 g)
• Śmietana Kraft 10 %, szt. (400 g)

Proces przygotowania może wyglądać następująco:

1. Istnieją dwa elementy menu z dwoma różnymi przepisami (metoda odpisu – "Odpisz składniki"). Oba są składnikami trzeciego dania, np. Sałatki Cezar.
2. Gdy te dwa elementy są gotowe, jest to rejestrowane w rekordzie gotowania. Składniki są odpisywane, a gotowe elementy są rejestrowane.
3. Gdy Sałatka Cezar, która zawiera pierwsze dwa elementy, jest sprzedawana, jest odpisywana i tworzy się saldo ujemne.
4. Tworzony jest rekord substytucji, aby zarejestrować dostępność Sałatki Cezar. W tym momencie ilość pierwszych dwóch elementów określona w tym dokumencie jest odpisywana.

Asortyment przedmiotów

Zestawy asortymentowe odnoszą się do grupy gotowych dań tej samej kategorii, które mają podobną zawartość i są sprzedawane w tej samej kategorii cenowej: sałatki, dania mięsne, wypieki itp. Kiedy punkt sprzedaży oferuje zestaw różnych dań, które nie są gotowane na zamówienie, ale są oferowane gościom jako gotowe produkty, proces ich produkcji i sprzedaży przebiega następująco:

1. Pracownicy działów produkcyjnych otrzymują zamówienia na produkcję dań w ilości niezbędnej i wystarczającej do wsparcia procesu sprzedaży.

2. Dania są gotowane i przekazywane do obsługi klienta (jest to rejestrowane w Arkuszu Racji, zobacz Przekazywanie pozycji z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży).

3. Dania są sprzedawane na wagę lub na porcję. Dania wchodzące w skład zestawu są drukowane jako jedna linia na rachunku, określając cenę, całkowitą wagę i obliczoną cenę.

4. Na koniec dnia tworzony jest zapis gotowania (zobacz Gotowanie), który zawiera skonsolidowane dane na temat gotowych pozycji przekazanych z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży. Zapis gotowania może być tworzony automatycznie, jeśli transfer został prawidłowo wykonany, zobacz Syrve Kitchen — Zarządzanie dokumentami w POS.

   • Składniki są odpisywane, a gotowe dania są rejestrowane jako otrzymane zgodnie z przepisami dań.
   • Koszt produkcji jest automatycznie obliczany dla każdej pozycji (używając formuły kosztu jedzenia).

5. Tworzony jest specjalny dokument - Zapis Zastępstwa (zobacz sekcję Tworzenie zapisu zastępstwa) w celu zarejestrowania odpisu dań z zestawu do sprzedaży:

   • Tworzona jest lista dań w zestawie (uwzględniając wcześniej zarejestrowany zapis gotowania) i wypełniana bilansem zapasów dań.
   • Niesprzedane dania mogą być odpisane lub uwzględnione w zapisie zastępstwa (metoda używana do rozliczania takich dań wpłynie na koszt zestawu).
   • Określana jest ilość sprzedanego zestawu.

Przekazywanie pozycji z obszaru przygotowania do obszaru sprzedaży

Arkusze racji mogą być używane do rejestrowania przekazywania gotowych pozycji z przygotowania do sprzedaży (zobacz sekcję Asortyment pozycji dla szczegółowego opisu tego procesu). Nazwy gotowych pozycji i ich ilość muszą być ręcznie wprowadzane w arkuszach racji. Informacje z tych arkuszy racji mogą być następnie używane przy rejestrowaniu zapisów gotowania.

Szablon arkusza racji można wydrukować bezpośrednio z systemu Syrve. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć dowolny z istniejących zapisów na liście zapisów gotowania (Zarządzanie zapasami > Zapisy gotowania) i kliknąć Arkusz Racji. Otworzy się formularz podglądu wypełnionego szablonu, z którego można go wydrukować.

Jednak Syrve pozwala na pełną automatyzację procesu i eliminację wszelkiej dokumentacji papierowej. Szef kuchni może zważyć danie na sprzedaż bezpośrednio przy kasie, bez wyjmowania go z pojemnika. W takim przypadku zapis gotowania jest tworzony automatycznie. Jeśli szef kuchni zabierze coś z półki sprzedażowej, powinno to zostać zarejestrowane przy kasie i odzwierciedlone w automatycznie utworzonym dokumencie.

Aby zarejestrować przepływ dań sprzedawanych na wagę przy kasie, należy ustawić szereg parametrów opisanych w sekcji Konfiguracja Syrve Kitchen i ruch zapasów przy kasie.

Sprzedaż

Zamówienie sprzedaży jest stosowane w firmach cateringowych, które używają metod płatności zawierających dane o sprzedaży przygotowanych pozycji: nazwa, ilość i cena.

W Syrve zamówienia sprzedaży są tworzone zarówno automatycznie (na podstawie danych sprzedaży zarejestrowanych przez Syrve POS), jak i ręcznie, gdy konieczne jest zarejestrowanie sprzedaży.

Jedno zamówienie sprzedaży dla wszystkich dań odpisanych z jednego magazynu (z tym samym miejscem produkcji) jest tworzone automatycznie na koniec każdego dnia transakcyjnego. Dokument jest składany na koniec tego dnia transakcyjnego. Zawiera listę sprzedanych dań, informacje o ich ilości i cenie sprzedaży na podstawie wydrukowanych paragonów.

Automatycznie utworzone zamówienie sprzedaży można edytować po zamknięciu dnia transakcyjnego na kasie. Dokument może wymagać edycji, jeśli konieczne jest zastąpienie pozycji z listy zapasów w celu wyeliminowania przeszacowania.

Zapis Podziału

Zapis Podziału to dokument wielofunkcyjny, który może być używany do odzwierciedlenia wyników następujących operacji:

• Podział. Podział wyprodukowanego półproduktu lub dania na składniki źródłowe.
• Rozbiór. Rejestruje rozbiór tusz mięsnych na produkty lub półprodukty, które następnie staną się osobnym elementem zapasów.

Ten dokument rejestruje podział jednej pozycji z listy zapasów, co może skutkować kilkoma nowymi składnikami. Zawartość i objętość tych składników mogą się różnić. Całkowita waga składników nie musi być równa wadze produktu źródłowego. Całkowity koszt netto uzyskanych składników jest obliczany na podstawie wyników podziału i jest równy odpisanemu kosztowi netto podzielonego produktu.

Produkt każdego typu z listy zapasów może być podzielony: towar, pozycja, półprodukt, modyfikator. Towary, półprodukty i dania mogą być docelowymi składnikami.

Zwrot do Dostawcy

W przypadku wystąpienia następujących sytuacji:

• wykryte niezgodności podczas odbioru dostawy; np. dostawa niezamówionych towarów, dostawa nadmiernych ilości zamówionych towarów
• wykryte wady lub przeterminowane towary

W systemie można utworzyć specjalny dokument rejestrujący zwrot towarów do dostawcy, tj. fakturę zwrotu. Warunki zwrotu, w tym ceny, są określone w umowie dostawy (cena zwrotu może być równa cenie zakupu, cenie rynkowej itp.).

Procedura wypełniania faktury zwrotu jest opisana w przewodniku Zwrot do Dostawców.

Obliczanie Kosztów

Koszt towarów jest obliczany osobno dla każdego magazynu, co oznacza, że te same towary mogą mieć różne koszty w różnych magazynach. Wartość wyświetlana dla towarów w książce referencyjnej listy zapasów jest obliczana jako średnia dla wszystkich magazynów.

W zależności od procedur księgowych wdrożonych w punkcie sprzedaży, wartość towarów i materiałów przechowywanych przez punkt sprzedaży może być obliczana jako średnia ważona lub metodą FIFO.

• Tworzenie Wartości Kosztu Średniej Ważonej

Oto przykład tej metody.

Kiedy nowa faktura jest księgowana, koszt towarów zarejestrowanych jako otrzymane jest dodawany do kosztu towarów już znajdujących się w magazynie, a następnie ta ilość jest dzielona na całkowitą liczbę jednostek. Przy następnym odbiorze koszt pozostałych jednostek będzie obliczany na podstawie kosztu uzyskanego po poprzednim odbiorze.

Na przykład, 20 jednostek produktu jest zarejestrowanych w magazynie, koszt każdej jednostki wynosi 0,60 € a całkowity koszt to 12,00 €. Dziesięć jednostek zostało zarejestrowanych jako otrzymane po 0,70 €, więc odbiór wynosi 7,00 €. Całkowity koszt 30 jednostek (20+10) w magazynie wynosi 12,00 €+7,00 €=19,00 €. Koszt każdej jednostki wynosi 19/30 = 0,63 €.

• Metoda FIFO.

 

Metoda FIFO nie jest już wspierana. Proszę używać innych metod do obliczania kosztów.

Dania lub półprodukty (tj. pozycje z przepisem) mogą być również rejestrowane w magazynie wraz z towarami. Te pozycje używają następującej metody odpisu: Odpisz danie lub półprodukt. Dostępność tych pozycji w magazynie jest rejestrowana w zapisach gotowania. Koszt tych dań jest obliczany w taki sam sposób jak dla produktów. Koszt dań odpisanych według przepisu (metoda odpisu "Odpisz składniki") jest obliczany jako całkowity koszt ich składników.

Jeśli danie jest dostępne w kilku magazynach, jego koszt odzwierciedlony w książce referencyjnej listy zapasów jest obliczany jako średni koszt według magazynu, ale jest odpisywany (np. kiedy produkty są sprzedawane) zgodnie z jego kosztem w magazynie, który jest określony przez typ miejsca produkcji.

 

Kiedy koszt zestawu różnych dań jest obliczany, zawsze używana jest wartość MWAC (ruchomy średni koszt ważony) dań wchodzących w skład zestawu.

System oferuje również wskaźniki kosztów do wykorzystania w analizie zarządczej. Są one wyświetlane na karcie Przepisy w książce referencyjnej listy zapasów. Te wskaźniki to: MWAC, LIFOC, COST i LIFOCRP. Zobacz Przykład obliczania kosztów, aby zobaczyć, jak są one obliczane.

Syrve pozwala zarządzać ujemnym bilansem w magazynie. Taka sytuacja może wystąpić, jeśli faktura zakupu za towary otrzymane w magazynie nie została zarejestrowana na czas lub przepis dania jest nieprawidłowy i określa większe ilości składników niż są faktycznie używane.

W takim przypadku koszt jest obliczany w następujący sposób:

• Jeśli istnieje dodatni bilans towarów w co najmniej jednym magazynie, koszt jest obliczany na podstawie tego bilansu (ujemny bilans nie jest brany pod uwagę).
• Jeśli nie ma dodatniego bilansu, koszt jest obliczany na podstawie istniejącego ujemnego bilansu. Oto przykład. Koszt określonego produktu w magazynie po zaksięgowaniu ostatniej faktury wynosi €0,60. Nie złożono żadnych nowych faktur po tym, a produkt został użyty, więc w pewnym momencie zarejestrowano ujemne saldo tego produktu: -5 jednostek po €0,60 = - €3,00. Dziesięć jednostek po €0,80 każda zostało przyjętych na podstawie nowej faktury, a na koncie magazynowym zarejestrowano transakcję o wartości €8,00. Całkowity koszt zapasów wynosi €5,00 (−€3,00 + €8,00), a liczba jednostek — 5 (–5+10). Dlatego koszt netto każdej z tych 5 jednostek produktu jest równy €1,00, ale to nieprawda, ponieważ przedmioty w magazynie kosztują €0,80 za jednostkę. Gdy nowe towary są przyjmowane, Syrve przeprowadza post factum dystrybucję jego kosztu między transakcje odpisu zarejestrowane po akumulacji ujemnego salda, co oznacza, że uzyskuje się prawidłową wartość bieżącego kosztu.

 

W niektórych przypadkach, gdy w punkcie sprzedaży przydzielonych jest kilka magazynów i odbywają się między nimi wewnętrzne transfery towarów, opisana powyżej operacja może wejść w pętlę. Jeśli tak się stanie, zostanie zarejestrowana specjalna transakcja korygująca (CORRCOST) koszt magazynowy. Specjalne "Kompensowanie ujemnego salda magazynowego" działa jako odpowiadające konto dla tych transakcji.

Koszt jest przeliczany za każdym razem, gdy produkt lub danie, które można zarejestrować za pomocą jednego z poniższych dokumentów, jest przyjmowane, a nie na koniec okresu sprawozdawczego.

• Faktura
• Zapis gotowania
• Transfer wewnętrzny

Jeśli punkt sprzedaży wspiera proces opisany w Asortyment przedmiotów, należy użyć następującej procedury składania dokumentów inwentaryzacyjnych (określonej przez czas składania), aby zapewnić prawidłowe obliczenie kosztu żywności:

1. Zapis gotowania
2. Zapis zamiennika
3. Zamówienie sprzedaży

Analiza przepływu zasobów materialnych

Syrve zapewnia następujące raporty do monitorowania i analizy przyjęcia, sprzedaży i salda towarów w magazynie w punkcie sprzedaży:

• Raport salda zapasów – ilość towarów w magazynie punktu sprzedaży na wybrany dzień.
• Szczegółowy bilans obrotów – raport o ilości towarów w magazynie w punkcie sprzedaży oraz ich koszcie na początku i końcu wybranego okresu.
• Raport ruchu inwentaryzacyjnego – zmiany w saldzie przechowywanych towarów lub dań w określonym okresie (przyjęcie, użycie i saldo) oraz szczegółowe informacje o dokumentach rejestrujących te zmiany.
• Raport zakupów za okres – całkowite kwoty faktur, na podstawie których towary zostały zarejestrowane jako przyjęte w magazynach punktu sprzedaży oraz szczegółowe informacje o dostawcach tych towarów.
• Raport sprzedaży za okres – ilości i kwoty towarów i dań sprzedanych przez różne sekcje punktu sprzedaży. Ten raport może stanowić podstawę do stworzenia zamówienia sprzedaży gotowych produktów lub Karty Menu.
• Raport inwentaryzacyjny – informacje o wszystkich dokumentach rejestrujących ruch inwentaryzacyjny w magazynach punktu sprzedaży.
• Raport krzyżowy składników – informacje o wszystkich daniach, które wykorzystują określony produkt jako jeden ze składników.
• Raporty niestandardowe – narzędzie, które pozwala tworzyć raporty użytkownika z zdefiniowanym zestawem parametrów.

Więcej informacji na temat takich raportów można znaleźć w Analiza Ruchu Inwentaryzacyjnego.

Syrve przetwarza wszystkie dane w czasie rzeczywistym, więc wszelkie dane wejściowe są natychmiast odzwierciedlane we wszystkich powiązanych procesach. Na przykład, gdy nowa faktura zostanie zarejestrowana jako przyjęta, saldo zapasów natychmiast zmieni się zgodnie z ilością przyjętych towarów.