Chunk 1/2:

Korekta ujemnego salda

Syrve pozwala zarządzać rozliczaniem ujemnego salda magazynowego towarów lub dań w magazynie. Należy jednak zrozumieć, że ujemne saldo jest sygnałem, że coś zostało wykonane nieprawidłowo lub błędy są popełniane regularnie.

Poniżej znajdziesz opisy typowych sytuacji powodujących ujemne salda oraz sposoby ich naprawy.

Niepoprawny przepis

Puste przepisy wprowadzone przez pomyłkę (zapisane w historii)

System Syrve pozwala zapisać całą historię zmian przepisu. W takim przypadku można przypisać okres ważności wprowadzonych zmian, rozpoczynający się od daty utworzenia pierwszego przepisu.

Pierwsza wersja przepisu jest tworzona automatycznie podczas produkcji dania. Jeśli więc utworzysz danie (na przykład) i wpiszesz jego nazwę, jednostkę miary oraz szereg innych parametrów, ale nie "dojdziesz" do momentu wprowadzenia składników w zakładce Przepisy i zapiszesz, przepis dania będzie pusty. Gdy później chcesz wprowadzić składniki dla tego dania, musisz kliknąć Akcje i wybrać Edytuj przepis. Następnie w Historii przepisów (znajdującej się w dolnej części karty listy magazynowej) należy dostosować datę rozpoczęcia przepisu. Jest to data, od której musi być rejestrowane zużycie składników zgodnie z wprowadzonym przepisem. Innymi słowy, data, kiedy danie z tym przepisem zostało wprowadzone do sprzedaży. Po tym możesz ustawić zakładkę składników.

Jak śledzić ten błąd:

• Podczas zapisywania jakichkolwiek zmian w karcie listy magazynowej dania system wyświetla komunikat.
• Ikona pozycji w drzewie książki referencyjnej listy magazynowej (oraz wszystkie grupy zawierające tę pozycję) zawiera znak wykrzyknika: .

Jak naprawić ten błąd:

Jeśli popełniono błąd (wybrano Utwórz przepis do edycji przepisu) i poprawne składniki zostały ustawione tylko w jednej wersji przepisu lub data rozpoczęcia jest błędna, należy usunąć błędną historię przepisu.

 

Historia przepisu może być usunięta tylko w okresie otwartym na zmiany. Okres ważności otwartego okresu jest ustawiany w ogólnych ustawieniach systemu w Administracja > Ustawienia systemu, parametr Okres przechowywania danych.

Aby usunąć pustą, niepoprawną wersję przepisu, wybierz odpowiedni rekord na liście Historia przepisów, kliknij Akcje i wybierz Usuń. Data zakończenia poprzedniego okresu zostanie automatycznie dostosowana:

• Jeśli istnieje kolejny okres, data poprzedniego okresu będzie równa dacie rozpoczęcia jego okresu ważności.
• Okres ważności przepisu staje się otwarty, jeśli nie ma kolejnego okresu.

Data rozpoczęcia okresu przepisu pozycji jest ustawiona na datę późniejszą niż data pierwszego zapisu sprzedaży

Przyczyny tego błędu są takie same jak opisane powyżej. Aby go wyeliminować, należy przenieść wszystkie przepisy na datę rozpoczęcia odpowiadającą dacie rozpoczęcia sprzedaży (usunąć błędne wersje i/lub edytować datę rozpoczęcia poprawnej wersji).

Jak śledzić ten błąd:

W magazynie występuje ujemne saldo tego dania. Można to zobaczyć:

• W Raporcie salda magazynowego
• W kolumnie Saldo książki referencyjnej listy magazynowej

Brak półproduktów do pizzy

Ujemne salda można skorygować za pomocą zapisu produkcji. Na przykład do przygotowania każdej pizzy używany jest półprodukt, który jest uwzględniony w przepisie pizzy. Półprodukty do pizzy są przyjmowane do magazynu, np. pizza hut. Półprodukt jest rozchodowany z przepisu podczas sprzedaży pizzy. Jeśli jest wystarczająca ilość półproduktów do pizzy, nie występują ujemne salda dla nich.

W tym celu ilość półproduktów dla różnych pizz jest szacowana przez menedżera na podstawie historii sprzedaży za określony okres. Menedżer regularnie zamawia półprodukty na podstawie tych szacunków. Półprodukty do pizzy są regularnie przyjmowane do magazynu.

Jak śledzić ten błąd:

Magazyn może się wyczerpać z półproduktów, które nie są dostępne do przygotowania pizzy. W takim przypadku pizze będą nadal przygotowywane, ale nie według przepisu. Zamiast półproduktów użyte zostaną wszystkie jego składniki do gotowania. Przepis pizzy nie ulegnie zmianie. Podczas sprzedaży takiej pizzy półprodukty nadal będą rozchodowane (a nie składniki użyte do przygotowania pizzy). W magazynie tworzą się ujemne salda półproduktów. Aktualne saldo półproduktów można znaleźć w Raporcie salda magazynowego. W tym celu przefiltruj dane raportu według kategorii półproduktów.

Jak naprawić ten błąd:

Problem ten naprawia się za pomocą zapisów produkcji. Należy utworzyć zapis produkcji z magazynu pizza hut do tego samego magazynu. Wszystkie ujemne salda takich półproduktów powinny być odzwierciedlone w dokumencie. Po zaksięgowaniu dokumentu następuje uznanie przyjętych towarów do ujemnego salda magazynowego w magazynie. Składniki wchodzące w skład półproduktów są rozchodowane z magazynu. W ten sposób sytuacja zostaje skorygowana.

Błędy w konfiguracji wykresu przygotowań

Typ miejsca produkcji jest parametrem obowiązkowym dla wszystkich pozycji listy magazynowej wprowadzanych do sprzedaży. Określa magazyn, z którego będą rozchodowane składniki podczas sprzedaży w danej sekcji lokalu.

Przypisując ten parametr do pozycji (Właściwości główne), wyświetlana jest sekcja z magazynem, z którego będzie dokonywany rozchód (gdy sprzedaż jest realizowana w każdej z sekcji lokalu).

To dopasowanie jest określone w ustawieniach sklepu.

Jak śledzić ten błąd:

• Przesunięcia podczas inwentaryzacji. W jednym magazynie jest nadwyżka, w innym niedobór.
• Ujemne saldo jest widoczne w Raporcie salda magazynowego.

Błędy księgowania

Magazyny zostały nieprawidłowo określone na fakturach zakupu (przesunięcia)

Rozchód składników dania odbywa się automatycznie z magazynu określonego w ustawieniach dla tego dania (parametr Typ miejsca produkcji). Dlatego towary muszą być księgowane z uwzględnieniem tych ustawień. Na przykład, jeśli danie jest zamawiane w barze, ale jego ustawienia wskazują, że jest przygotowywane w kuchni, składniki są rozchodowane z magazynu kuchni i tam również muszą być zaksięgowane.

Innym błędem występującym podczas wprowadzania faktur jest fakt, że ten sam dokument może rejestrować przyjęcie towarów do różnych magazynów (aby to zrobić, należy odznaczyć Rejestruj). W takim przypadku dla każdej pozycji domyślnie wstawiany jest magazyn, który można zmienić ręcznie.

Jeśli typy miejsc produkcji są ustawione poprawnie, błąd ten jest eliminowany przez korektę i ponowne zaksięgowanie faktur.

Jak śledzić ten błąd:

• Błędy przesunięć wykrywane są podczas inwentaryzacji. W jednym magazynie jest nadwyżka, w innym niedobór.
• Ujemne saldo jest widoczne w Raporcie salda magazynowego.

Jak naprawić ten błąd:

Raport ruchu magazynowego można otworzyć z inwentaryzacji i raportu salda (kliknij prawym przyciskiem i wybierz Pokaż ruch magazynowy). Jeśli usuniesz grupowanie według typów dokumentów, zobaczysz, z którego magazynu towary zostały rozchodowane.

Na przykład, jeśli w magazynie jest ujemne saldo towarów, w raporcie ruchu magazynowego należy wybrać ten magazyn (pole Magazyn), ustawić okres i zobaczyć, dla jakiej sprzedaży dań te towary zostały rozchodowane ("Zamówienie sprzedaży" jako typ dokumentu) oraz czy wystarczająca ilość towarów została zaksięgowana w tym magazynie. Następnie sprawdź przepływ tej pozycji w innym magazynie.

Błędy w książce referencyjnej listy magazynowej

Dania w książce referencyjnej listy magazynowej mają takie same lub podobne nazwy jak ich główny składnik. Może dojść do pomyłki, jeśli te towary są księgowane podczas wyboru pozycji zamiast produktu. To samo może się zdarzyć podczas inwentaryzacji: na kroku 2 wprowadzane jest saldo pozycji, a nie produktu. Jednak podczas wypełniania tych dokumentów system zawsze pokazuje typ pozycji oraz nazwę.

Jak śledzić ten błąd:

• W magazynie jest dodatnie saldo tego dania. Można to zobaczyć w kolumnie Saldo w książce referencyjnej listy magazynowej lub w Raporcie salda magazynowego.
• W dokumencie inwentaryzacji wybrany dokument ma zerowy koszt (kolumna o tej samej nazwie).

 

Produkt może mieć zerowy koszt, jeśli nie było dla niego dokumentów przyjęcia. Taka sytuacja jest dopuszczalna, jeśli dopiero otwierasz lokal lub zaczynasz pracę z systemem Syrve.

Jak naprawić ten błąd:

• Musisz poprawić potrawy wprowadzone przez pomyłkę (wybrać produkt) w fakturach zakupowych i dokumentach uzgadniania zapasów, a następnie zapisać i ponownie zaksięgować.
• Aby zapobiec takim błędom w przyszłości, zalecamy zmianę nazw pozycji o podobnych nazwach lub przypisanie im wyraźnych prefiksów w celu ich identyfikacji.