Przejdź do głównej zawartości

Protokół inwentaryzacji ujemnego salda

Aby zapobiec ujemnym saldom, można tworzyć automatyczne inwentaryzacje (należy określić specjalne ustawienie w konfiguracji serwera).

Automatyczne uzgodnienia inwentaryzacyjne (protokoły inwentaryzacji) można tworzyć, stosując metodę księgowania „ruchomej średniej ważonej”.

  1. Utwórz dokument wydatku w zwykły sposób (powinno być zaznaczone księgowanie) i kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz). Mogą to być następujące dokumenty: Faktura wydatkowa, Faktura zwrotna, Protokół likwidacji, Przesunięcie wewnętrzne, Protokół gotowania, Protokół substytucji, Protokół sprzedaży oraz Protokół rozliczeniowy.

  2. Jeśli zaksięgowanie dokumentu skutkuje ujemnym saldem, pojawi się komunikat ostrzegawczy. Aby utworzyć automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne i zaksięgować dokument inwentaryzacji, kliknij Tak.

Utworzone uzgodnienie inwentaryzacyjne otwiera się w Kroku 2 i jest wypełnione wszystkimi pozycjami z dokumentu inwentaryzacji źródłowej, które mają saldo ujemne. Automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne musi być utworzone z następującymi parametrami:

  • Data – utworzone na datę dokumentu inwentaryzacji źródłowej
  • Godzina – domyślnie ustawiona godzina księgowania faktur zakupowych (w ustawieniach sklepu)
  • Magazyn – ustawiony z dokumentu źródłowego
  • LIFO – ustawione według ostatniego zamówienia zakupu
  • Komentarz „Utworzono automatycznie przed kompensatą ujemnego salda”.

Jeśli dokument, np. faktura zwrotna, obejmuje kilka magazynów, zostaną utworzone oddzielne uzgodnienia inwentaryzacyjne na tę samą datę dla każdego magazynu, w którym konieczna jest korekta ujemnego salda.

Jeśli automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne dla magazynu już istnieje na tę datę, zostanie ono uzupełnione o pozycje z ujemnym saldem zgodnie z dokumentem wydatkowym, a faktyczna ilość dla pozycji już istniejących w uzgodnieniu inwentaryzacyjnym zostanie również zmieniona.

Przykład 1. Kompensata ujemnego salda zapasów​

  1. Na dzień bieżący (10.04.17) i godzinę (12:15) w magazynie głównym jest 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

Zarejestruj przesunięcie wewnętrzne 15 kg pomidorów, 20 kg ogórków do magazynu „kuchnia” na tę datę i godzinę.

Aby skompensować ujemne saldo powstałe po zaksięgowaniu dokumentu przesunięcia wewnętrznego, potrzebujesz 15 kg pomidorów i 20 kg ogórków w tym magazynie.

  1. Po wypełnieniu dokumentu kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz), a następnie Tak. Zostanie utworzone automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne, które skoryguje ujemne saldo, a dokument przesunięcia wewnętrznego zostanie zaksięgowany.
  1. Sprawdź stany magazynowe.

Stan magazynu „kuchnia”: 15 kg pomidorów, 20 kg ogórków.

Stan magazynu głównego: 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  1. Otwórz utworzone uzgodnienie inwentaryzacyjne, otworzy się w Kroku 2. Automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne zostało utworzone z następującymi parametrami:

    • Na datę przesunięcia wewnętrznego (10.04.17)
    • Godzina księgowania faktur zakupowych w ustawieniach sklepu (11:59)
    • Magazyn – Główny
    • LIFO ustawione według ostatniej faktury zakupu z 10.04.17 o godzinie 11:59.

  2. Przejdź do Kroku 3 i utwórz protokół inwentaryzacji (Drukuj – Protokół inwentaryzacji). W protokole inwentaryzacji jest nadwyżka: 15 kg pomidorów i 20 kg ogórków.

Przykład 2. Automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne w magazynie na tę datę już istnieje​

Po wykonaniu pierwszego przykładu saldo w magazynie głównym wynosi: 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  1. Zarejestruj przyjęcie towaru do magazynu głównego po tych samych cenach na bieżącą datę (10.03.11) i godzinę (18:00).
  2. Sprawdź stan magazynu głównego. Po zaksięgowaniu faktury stan magazynu głównego wynosi: 2 kg pomidorów, 3 kg ogórków.
  3. Z tego magazynu dokonaj likwidacji: 3 kg pomidorów, 1 kg ogórków i określ datę (10.03.11) oraz godzinę (19:00).

Aby skompensować ujemne saldo powstałe po zaksięgowaniu dokumentu przesunięcia wewnętrznego (patrz Przykład 1) oraz protokołu likwidacji, potrzebujesz 11 kg pomidorów i 17 kg ogórków w tym magazynie.

  1. Po wypełnieniu dokumentu kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz), a następnie Tak.

  2. Automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne zostanie wykonane na dzień 10.03.11 (patrz Przykład 1). Ujemne saldo zostanie skorygowane, a protokół likwidacji zaksięgowany. Sprawdź stan magazynu głównego. W magazynie głównym jest 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  3. Otwórz zmienione uzgodnienie inwentaryzacyjne (z datą 10.03.2011), otworzy się w Kroku 2.

Koszt towarów w automatycznym uzgodnieniu inwentaryzacyjnym jest określony według ostatniej faktury zakupu z 10.03.11 o godzinie 9:00 (patrz Przykład 1).

Jeśli koszt towarów w protokole likwidacji jest ustawiony zgodnie z fakturą zaksięgowaną o godzinie 18:00, wartości w tych dwóch dokumentach (automatyczne uzgodnienie inwentaryzacyjne i protokół likwidacji) będą się różnić.

  1. Przejdź do Kroku 3 i utwórz protokół inwentaryzacji (Drukuj – Protokół inwentaryzacji).

Po wykonaniu Przykładu 1 w protokole inwentaryzacji była nadwyżka:

0 kg pomidorów i 0 kg ogórków.

Po wprowadzeniu zmian w automatycznym uzgodnieniu inwentaryzacyjnym pojawiła się nadwyżka w protokole inwentaryzacji:

16 – 5 = 11 kg pomidorów, 17 kg ogórków (bez zmian).

Przykład 3. Kompensata ujemnego salda w różnych magazynach​

Na dzień bieżący (11.03.11) i godzinę (16:40) w magazynie głównym jest 60 kg ziemniaków, a w magazynie „kuchnia” 19 kg frytek. Utwórz fakturę zwrotną z różnych magazynów na tę datę i godzinę: 65 kg ziemniaków z magazynu głównego oraz 20 kg frytek z magazynu „kuchnia”.

Aby złożyć fakturę zwrotną, musisz skorygować ujemne saldo: w magazynie głównym brakuje 65 – 60 = 5 kg ziemniaków, a w magazynie „kuchnia” 20 – 19 = 1 kg frytek.

Dla każdego magazynu zostaną utworzone oddzielne automatyczne uzgodnienia inwentaryzacyjne (faktura zwrotna z datą 11.03.11) na datę dokumentu źródłowego oraz godzinę księgowania faktur zakupowych z ustawień sklepu (09:00). Koszt towarów określa LIFO.

Sprawdź stan tych magazynów: 0 kg ziemniaków i 0 kg frytek.