Przejdź do głównej zawartości

Protokół inwentaryzacji ujemnego salda

Aby zapobiec ujemnym saldom, można tworzyć automatyczne inwentaryzacje (należy określić specjalne ustawienie w konfiguracji serwera).

Automatyczne uzgadnianie inwentaryzacji (protokoły inwentaryzacyjne) można tworzyć za pomocą metody księgowej „ruchomej średniej ważonej”.

  1. Utwórz dokument wydania w zwykły sposób (powinno być zaznaczone księgowanie) i kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz). Mogą to być następujące dokumenty: Faktura wydania, Faktura zwrotu, Protokół likwidacji, Przesunięcie wewnętrzne, Protokół kuchenny, Protokół substytucji, Protokół sprzedaży oraz Protokół rozliczeniowy.

  2. Jeśli księgowanie dokumentu spowoduje ujemne saldo, pojawi się komunikat ostrzegawczy. Aby utworzyć automatyczne uzgodnienie inwentaryzacji i zaksięgować dokument inwentaryzacji, kliknij Tak.

Utworzony protokół inwentaryzacji otwiera się w Kroku 2 i jest wypełniony wszystkimi pozycjami z dokumentu źródłowego inwentaryzacji, które mają saldo ujemne. Automatyczne uzgodnienie inwentaryzacji musi być utworzone z następującymi parametrami:

  • Data – utworzony na datę dokumentu źródłowego inwentaryzacji
  • Godzina – domyślnie ustawiony czas księgowania faktur zakupu (w ustawieniach magazynu)
  • Magazyn – ustawiony z dokumentu źródłowego
  • LIFO – ustawione według ostatniego zamówienia zakupu
  • Komentarz „Utworzono automatycznie przed kompensatą ujemnego salda”.

Jeśli dokument, np. faktura zwrotu, obejmuje kilka magazynów, zostaną utworzone oddzielne protokoły inwentaryzacji na tę samą datę dla każdego magazynu, w którym konieczna jest korekta ujemnego salda.

Jeśli automatyczne uzgodnienie inwentaryzacji dla magazynu już istnieje na tę datę, zostanie ono uzupełnione o pozycje z ujemnym saldem zgodnie z dokumentem wydania, a ilość faktyczna dla pozycji już istniejących w protokole inwentaryzacji zostanie również zmieniona.

Przykład 1. Kompensata ujemnego salda magazynowego​

  1. Na dzień bieżący (10.04.17) i godzinę (12:15) w magazynie głównym jest 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

Zarejestruj przesunięcie wewnętrzne 15 kg pomidorów, 20 kg ogórków do magazynu „kuchnia” na tę datę i godzinę.

Aby skompensować ujemne saldo powstałe po zaksięgowaniu dokumentu przesunięcia wewnętrznego, potrzebujesz 15 kg pomidorów i 20 kg ogórków w tym magazynie.

  1. Po wypełnieniu dokumentu kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz), a następnie Tak. Zostanie utworzone automatyczne uzgodnienie inwentaryzacji, które skoryguje ujemne saldo, a dokument przesunięcia wewnętrznego zostanie zaksięgowany.
  1. Sprawdź stany magazynowe.

Stan magazynu „kuchnia”: 15 kg pomidorów, 20 kg ogórków.

Stan magazynu głównego: 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  1. Otwórz utworzone uzgodnienie inwentaryzacji, otworzy się w Kroku 2. Automatyczne uzgodnienie inwentaryzacji zostało utworzone z następującymi parametrami:

    • Na datę przesunięcia wewnętrznego (10.04.17)
    • Czas księgowania faktur zakupu w ustawieniach magazynu (11:59)
    • Magazyn – Główny
    • LIFO ustawione według ostatniej faktury zakupu z 10.04.17 o godz. 11:59.

  2. Przejdź do Kroku 3 i utwórz protokół inwentaryzacji (Drukuj – Protokół inwentaryzacji). W protokole inwentaryzacji jest nadwyżka: 15 kg pomidorów i 20 kg ogórków.

Przykład 2. Automatyczne uzgodnienie inwentaryzacji w magazynie na tę datę już istnieje​

Po wykonaniu pierwszego przykładu saldo w magazynie głównym wynosi: 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  1. Zarejestruj przyjęcie towaru do magazynu głównego po tych samych cenach na bieżącą datę (10.03.11) i godzinę (18:00).
  2. Sprawdź stan magazynu głównego. Po zaksięgowaniu faktury stan magazynu głównego wynosi: 2 kg pomidorów, 3 kg ogórków.
  3. Z tego magazynu dokonaj likwidacji: 3 kg pomidorów, 1 kg ogórków i określ datę (10.03.11) oraz godzinę (19:00).

Aby skompensować ujemne saldo powstałe po zaksięgowaniu dokumentu przesunięcia wewnętrznego (patrz Przykład 1) oraz protokołu likwidacji, potrzebujesz 11 kg pomidorów i 17 kg ogórków w tym magazynie.

  1. Po wypełnieniu dokumentu kliknij Zapisz i zamknij (lub Zapisz), a następnie Tak.

  2. Zostanie wykonane automatyczne uzgodnienie inwentaryzacji na dzień 10.03.11 (patrz Przykład 1). Ujemne saldo zostanie skorygowane, a protokół likwidacji zaksięgowany. Sprawdź stan magazynu głównego. W magazynie głównym jest 0 kg pomidorów, 0 kg ogórków.

  3. Otwórz zmienione uzgodnienie inwentaryzacji (datowane na 10.03.2011), otworzy się w Kroku 2.

Koszt towarów w automatycznym uzgodnieniu inwentaryzacji jest określony według ostatniej faktury zakupu z 10.03.11 o godz. 9:00 (patrz Przykład 1).

Jeśli koszt towarów w protokole likwidacji jest ustawiony zgodnie z fakturą zaksięgowaną o godz. 18:00, wartości w tych dwóch dokumentach (automatyczne uzgodnienie inwentaryzacji i protokół likwidacji) będą się różnić.

  1. Przejdź do Kroku 3 i utwórz protokół inwentaryzacji (Drukuj – Protokół inwentaryzacji).

Po wykonaniu Przykładu 1 w protokole inwentaryzacji była nadwyżka:

0 kg pomidorów i 0 kg ogórków.

Po wprowadzeniu zmian w automatycznym uzgodnieniu inwentaryzacji pojawiła się nadwyżka w protokole inwentaryzacji:

16 – 5 = 11 kg pomidorów, 17 kg ogórków (bez zmian).

Przykład 3. Kompensata ujemnego salda w różnych magazynach​

Na bieżącą datę (11.03.11) i godzinę (16:40) w magazynie głównym jest 60 kg ziemniaków, a w magazynie „kuchnia” 19 kg frytek. Utwórz fakturę zwrotu z różnych magazynów na tę datę i godzinę: 65 kg ziemniaków z magazynu głównego oraz 20 kg frytek z magazynu „kuchnia”.

Aby złożyć fakturę zwrotu, musisz skorygować ujemne saldo: w magazynie głównym brakuje 65 – 60 = 5 kg ziemniaków, a w magazynie „kuchnia” 20 – 19 = 1 kg frytek.

Dla każdego magazynu zostaną utworzone oddzielne automatyczne uzgodnienia inwentaryzacji (faktura zwrotu datowana na 11.03.11) na datę dokumentu źródłowego i czas księgowania faktur zakupu z ustawień magazynu (09:00). Koszt towarów jest określany według LIFO.

Sprawdź stan tych magazynów: 0 kg ziemniaków i 0 kg frytek.